Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 3 Chương 1: Giới thiệu vài nét về Chi cục Văn thư Lưu trữ 3 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Bắc Giang. 3 1.1.1 Lịch sử hình thành của Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Bắc Giang. 3 1.1.2 Chức năng 5 1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn 5 1.1.4 Cơ cấu tổ chức 6 1.1.4.1 Cơ cấu tổ chức: 6 1.1.4.2 Các phòng chuyên môn và đơn vị sự nghiệp trực thuộc 7 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính Tổng hợp Chi cục Văn thư Lưu trữ 7 1.2.1. Chức năng 7 1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 7 1.2.3. Cơ cấu tổ chức 8 Chương 2: Thực trạng Công tác Văn thư – Lưu trữ của Chi cục Văn thư Lưu trữ 10 2.1 Hoạt động quản lý 10 2.1.1 Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ 10 2.1.2 Quản lý Phông Lưu trữ Chi cục Văn thư Lưu trữ 12 2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ trong công tác Văn thư – Lưu trữ của Chi cục Văn thư Lưu trữ 12 2.1.4 Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm Văn thư – Lưu trữ, quản lý công tác thi đua khen thưởng trong Công tác Văn thư – Lưu trữ 13 2.1.5 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế Công tác văn thư – Lưu trữ của cơ quan 13 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 13 2.2.1 Thực tiễn Công tác Văn thư 13 2.2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 14 2.2.1.2 Quản lý và giải quyết văn bản đi đến 15 2.2.1.3 Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ 17 2.2.1.4 Quản lý và sử dụng con dấu 19 2.2.2 Thực tiễn Công tác Lưu trữ 20 2.2.2.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ. 21 2.2.2.2. Công tác phân loại tài liệu lưu trữ 22 2.2.2.3. Công tác xác định giá trị tài liệu 23 2.2.2.4 Công tác Chỉnh lý tài liệu 24 2.2.2.5 Công tác Thống kê và Xây dựng công cụ tra tìm Tài liệu lưu trữ 25 2.2.2.6 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 25 2.2.2.7 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. 26 Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Bắc Giang và một số đề xuất khuyến nghị 30 3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 30 3.1.1 Sắp xếp các cặp, hộp tài liệu lên giá trong kho 30 3.1.2 Kiểm đếm tài liệu mang ra tu bổ, phục chế của Sở y tế 30 3.1.3 Xuất, Nhập tài liệu lưu trữ phục vụ độc giả 31 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư – Lưu trữ của cơ quan 32 3.2.1 Về Công tác Văn thư 32 3.2.1.1. Ưu điểm 32 3.2.1.2. Hạn chế 33 3.2.2 Về Công tác Lưu trữ 33 3.2.2.1. Ưu điểm 33 3.2.2.2. Hạn chế 33 3.3 Một số khuyến nghị 34 3.3.1 Đối với Chi cục Văn thư Lưu trữ 34 3.3.2 Đối với bộ môn văn thư lưu trữ của Khoa, Trường 35 C. PHẦN KẾT LUẬN 36 D.PHỤ LỤC 37
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ – LƯU TRỮ BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP CHUYÊN ĐỀ: TÌM HIỂU THỰC TRẠNG CÁC QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ TỈNH BẮC GIANG Sinh viên : Thân Thị Lan Anh Lớp : Đại học Lưu trữ học K2B Người hướng dẫn : Chuyên viên Đặng Ngọc Anh Hà Nội, 2017 MỤC LỤC MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét Chi cục Văn thư -Lưu trữ 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Chi cục Văn thư -Lưu trữ tỉnh Bắc Giang 1.1.1 Lịch sử hình thành Chi cục Văn thư -Lưu trữ tỉnh Bắc Giang 1.1.2 Chức 1.1.3 Nhiệm vụ quyền hạn 1.1.4 Cơ cấu tổ chức 1.1.4.1 Cơ cấu tổ chức: 1.1.4.2Các phòng chuyên môn đơn vị nghiệp trực thuộc 1.2 Tình hình tổ chức, chức nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Phịng Hành - Tổng hợp Chi cục Văn thư- Lưu trữ 1.2.1 Chức .7 1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn 1.2.3 Cơ cấu tổ chức Chương 2: Thực trạng Công tác Văn thư – Lưu trữ Chi cục Văn thưLưu trữ .10 2.1 Hoạt động quản lý .10 2.1.1 Xây dựng, ban hành văn quy định công tác văn thư, lưu trữ 10 2.1.2 Quản lý Phông Lưu trữ Chi cục Văn thư- Lưu trữ 12 2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ công tác Văn thư – Lưu trữ Chi cục Văn thư- Lưu trữ 12 2.1.4 Đào tạo, bồi dưỡng nhân làm Văn thư – Lưu trữ, quản lý công tác thi đua khen thưởng Công tác Văn thư – Lưu trữ 13 2.1.5 Thanh tra, kiểm tra, giải xử lý vi phạm quy chế Công tác văn thư – Lưu trữ quan .13 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 13 2.2.1 Thực tiễn Công tác Văn thư 13 2.2.1.1 Soạn thảo ban hành văn 14 2.2.1.2 Quản lý giải văn đến 15 2.2.1.3 Công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ 17 2.2.1.4 Quản lý sử dụng dấu 19 2.2.2 Thực tiễn Công tác Lưu trữ 20 2.2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 21 2.2.2.2 Công tác phân loại tài liệu lưu trữ 22 2.2.2.3 Công tác xác định giá trị tài liệu 23 2.2.2.4 Công tác Chỉnh lý tài liệu 24 2.2.2.5 Công tác Thống kê Xây dựng cơng cụ tra tìm Tài liệu lưu trữ 25 2.2.2.6 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ .25 2.2.2.7 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 26 Chương 3: Báo cáo kết thực tập Chi cục Văn thư- Lưu trữ tỉnh Bắc Giang số đề xuất khuyến nghị 30 3.1 Báo cáo tóm tắt công việc làm thời gian thực tập kết đạt được 30 3.1.1 Sắp xếp cặp, hộp tài liệu lên giá kho 30 3.1.2 Kiểm đếm tài liệu mang tu bổ, phục chế Sở y tế 30 3.1.3 Xuất, Nhập tài liệu lưu trữ phục vụ độc giả 31 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư – Lưu trữ quan 32 3.2.1 Về Công tác Văn thư 32 3.2.1.1 Ưu điểm 32 3.2.1.2 Hạn chế .33 3.2.2 Về Công tác Lưu trữ .33 3.2.2.1 Ưu điểm 33 3.2.2.2 Hạn chế .33 3.3 Một số khuyến nghị 34 3.3.1 Đối với Chi cục Văn thư- Lưu trữ 34 3.3.2 Đối với môn văn thư- lưu trữ Khoa, Trường 35 C PHẦN KẾT LUẬN 36 D.PHỤ LỤC .37 A PHẦN MỞ ĐẦU Thực tập cuối khóa khâu quan trọng trình đào tạo tất nghành Đợt thực tập tạo điều kiện cho sinh viên vận dụng kiến thức học vào thực tế công việc sở thực tập, qua sinh viên so sánh kiến thức lí luận được trang bị trình đào tạo với thực tiễn sở thực tập Từ giúp sinh viên luyện tập kĩ nghiệp vụ, nâng cao ý thức trách nhiệm người công chức tương lai Sau trình học tập rèn luyện trường, ngày 10/01/2017 được giới thiệu trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, Ban lãnh đạo Chi cục văn thư lưu trữ tỉnh Bắc Giang tạo điều kiện cho thực tập quan, thực hội quý báu giúp thân tơi gắn lí thuyết với thực hành, rèn luyện kĩ nghiệp vụ tích lũy kinh nghiệm phục vụ tốt cho tương lai Nhận thức được tầm quan trọng công tác Văn thư, Lưu trữ quan, tổ chức, doanh nghiệp, Khoa Văn thư – Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đào tạo nguồn nhân lực có trình độ Văn thư, Lưu trữ có chất lượng, đáp ứng nhu cầu xã hội Đặc biệt với mục đích học đơi với hành, hàng năm Khoa Văn thư - Lưu trữ thường xuyên tổ chức cho sinh viên năm thứ tư thực tập ngành nghề nhằm mục đích: - Giúp sinh viên củng cố kiến thức được trang bị đồng thời bước gắn học với hành, lý luận gắn với thực tiễn - Giúp sinh viên làm quen tăng cường kỹ ngành nghề, lực chuyên môn được đào tạo - Giúp sinh viên hệ thống hóa tăng cường củng cố kiến thức thuộc chuyên ngành Qua ba tháng thực tập Chi cục Văn thư- Lưu trữ tỉnh Bắc Giang tơi xin trình bày kết báo cáo thực tập cuối khóa bao gồm nội dung sau : Chương 1: Giới thiệu vài nét quan, tổ chức Chương2: Thực trạng công tác lưu trữ ( công tác văn thư- lưu trữ) quan, tổ chức Chương 3: Báo cáo kết thực tập quan, tổ chức đề xuất, khuyến nghị Tôi xin chân thành cảm ơn Ban Giám đốc, đồng chí Lãnh đạo Chi cục Văn thư lưu trữ đồng chí cán cơng chức, viên chức công tác Chi cục Văn thư Lưu trữ tiếp nhận tạo điều kiện giúp đỡ tơi hồn thành nhiệm vụ đợt thực tập Đặc biệt hướng dẫn trực tiếp chị Đặng Ngọc Anh giúp hiểu sâu nhiệm vụ cơng việc Qua đây, xin được gửi lời cảm ơn chân thành tới quý Thầy, Cô khoa Văn thư – Lưu trữ tận tình hướng dẫn tơi thời gian qua Do thời gian thực tập có hạn, hiểu biết nghiệp vụ hạn chế nên “Báo cáo thực tập” tơi khơng tránh khỏi thiếu sót Kính mong nhận được đóng góp ý kiến Thầy, Cô giáo để báo cáo được hồn chỉnh Tơi xin chân thành cảm ơn! Bắc Giang, ngày 10 tháng 03 năm 2017 Sinh viên Thân Thị Lan Anh B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét Chi cục Văn thư -Lưu trữ 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Chi cục Văn thư -Lưu trữ tỉnh Bắc Giang 1.1.1 Lịch sử hình thành Chi cục Văn thư -Lưu trữ tỉnh Bắc Giang Nghị Quốc hội nước Việt Nam Dân chủ Cộng hịa khóa II, kỳ họp thứ 5, ngày 27/10/1962 phê chuẩn việc hợp hai tỉnh Bắc Giang Bắc Ninh thành đơn vị hành mới, lấy tên Hà Bắc, tỉnh lỵ đặt thị xã Bắc Giang Sau sáp nhập, công tác văn thư- lưu trữ được quan tâm coi trọng nhiệm vụ tổng thể Văn phòng Một kiện quan trọng công tác lưu trữ tỉnh Hà Bắc thời kỳ nói riêng lịch sử nghành Lưu trữ tỉnh Hà Bắc nói chung việc xây dựng Kho Lưu trữ tỉnh trực thuộc Văn phòng UBHC theo Quyết định số 603/TCDC ngày 06/09/1965 tỉnh Hà Bắc Ngày 07/01/1997 UBND tỉnh Quyết định số 01/UB v/v thành lập Sở, quan ngang Sở, quan trực thuộc UBND tỉnh Bắc Giang Kho Lưu trữ tỉnh Bắc Giang được thành lập thuộc văn phòng UBND tỉnh, phận thuộc Phòng Tổ chức Hành có chức năng, nhiệm vụ theo phân công, chỉ đạo, lãnh đạo trực tiếp Văn phịng UBND tỉnh nhằm đảm bảo, gìn giữ số lượng tài liệu được bảo quản Kho tiến hành chỉnh lý thu nộp tài liệu quan đơn vị đóng địa bàn tỉnh Bắc Giang Trải qua 20 năm hình thành phát triển ( 1997- 2017 ) Chi cục Văn thưLưu trữ tỉnh Bắc Giang quản lý khoảng 997,5 mét giá tài liệu với tổng số 37 phông gồm loại hình tài liệu như: Tài liệu hành chính, tài liệu nghe nhìn, khối hồ sơ kỷ vật cán B… Tài liệu hành Với số lượng 1.032 m/giá 50 phơng, có nhiều phông tài liệu quan trọng phông: Sở tư pháp, Ty tài chính, Ty thương nghiệp Bắc Giang, Thanh tra tỉnh Hà Bắc, Cục thuế tỉnh Hà Bắc, sở xây dựng tỉnh Hà Bắc, sở giáo dục đào tạo tỉnh Hà Bắc, Ban tổ chức quyền tỉnh Bắc Giang, Sở y tế tỉnh Bắc Giang, Phông chi cục Lưu trữ,Sở Lao động TB&XH tỉnh Bắc Giang ,Uỷ ban DS - Kế hoạch hố gia đình tỉnh Bắc Giang , Sở Công nghiệp Tiểu thủ công nghiệp tỉnh Bắc Giang, Sở Tài Vật giá tỉnh Bắc Giang, Sở Khoa học công nghệ môi trường tỉnh Bắc Giang,Ty Văn hố - Thơng tin tỉnh Hà Bắc … tài liệu có ý nghĩa lịch sử, trị xã hội to lớn, thể chặng đường cách mạng Việt Nam Khối hồ sơ, kỷ vật của cán bộ B Khối hồ sơ, kỷ vật chiếm số lượng lớn phông (285 mét giá) với gần 56.000 hồ sơ, kỷ vật cán B Cán B- cán bộ, chiến sĩ Miền Nam tập kết Bắc, tham gia lao động sản xuất Miền Bắc cán Miền Bắc theo yêu cầu cán Cách mạng vào Nam công tác theo đường Dân Tài liệu được sắp xếp phân loại theo tên gọi địa dư (tên tỉnh, hay thành phố nơi sinh quê quán cán bộ) Tiếp theo tỉnh thành, hồ sơ được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ tên gọi cán Kết chỉnh lý khối tài liệu khoa học cho thấy có 55.710 hồ sơ cán B từ 89 tỉnh,thành nước (theo địa giới hành giai đoạn 1945 đến 1975); có 147 cán B có quê quán từ tỉnh Trung Quốc, Lào, Campuchia,Thái Lan Tới số lượng hồ sơ B trả được : 4503 hồ sơ Số lượng cán kỷ vật :3403 người Riêng tỉnh Bắc Ninh đơn vị hành liên quan đến Bắc Giang có 1288 hồ sơ cán B,trong : Tỉnh Bắc Giang : 08 hồ sơ Tỉnh Hà Bắc :1276 hồ sơ Cán có quê quán từ CamPuchia : 03 hồ sơ Cán có quê quán từ Trung Quốc : 01 hồ sơ Tài liệu nghe nhìn Trung tâm bảo quản 115 phim gồm phim tài liệu phim điện ảnh Những phim phản ánh kiện lịch sử, hoạt động lãnh đạo Đảng Nhà nước, sống sinh hoạt, chiến đấu, sản xuất nhân dân Việt Nam Trong có 20 phim hãng phim nước quay thời điểm chiến tranh Việt Nam Trung tâm quản lý 1.000 ảnh 115 phim nhựa thời kỳ tỉnh Hà Bắc, 100 cuộn băng VHF gần 116 đĩa, băng video 1.1.2 Chức Quyết định số 79/QĐ-UBND ngày 30/7/2010 UBND tỉnh Bắc Giang việc thành lập Chi cục Văn thư – Lưu trữ có quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Chi cục sau: + Chi cục Văn thư - Lưu trữ tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có chức giúp Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ tỉnh trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định pháp luật; + Chi cục Văn thư- Lưu trữ chịu chỉ đạo, quản lý tổ chức, biên chế hoạt động Sở Nội vụ, đồng thời chịu hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ chi cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ; + Chi cục Văn Thư – Lưu trữ có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng kinh phí hoạt động ngân sách nhà nước cấp theo quy định pháp luật 1.1.3 Nhiệm vụ quyền hạn - Giúp Giám đốc sở Nội Vụ thực các nhiệm vụ sau: + Trình cấp có thẩm quyền ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, chương trình, đề án, dự án tổ chức thực chế độ, quy định văn thư, lưu trữ; + Hướng dẫn, kiểm tra việc thực chế độ, quy định văn thư, lưu trữ; + Thẩm định trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục nguồn thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh’’; + Thẩm định trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giá trị” Lưu trữ lịch sử tỉnh; + Nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ; + Tổ chức tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư lưu trữ; + Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giải khiếu nại tố cáo xử lý vi phạm pháp luật văn thư, lưu trữ; + Thực báo cáo Thống kê văn thư, lưu trữ; + Sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ - Giúp giám đốc sở Nội vụ thực nhiệm vụ lưu trữ của tỉnh + Hướng dẫn quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu; + Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; + Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu; + Bảo vệ, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ; + Tu bổ, phục chế bảo hiểm tài liệu lưu trữ; + Xây dựng công cụ tra cứu tổ chức thực nhiệm vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; + Thực số dịch vụ công tác lưu trữ; + Quản lý tài chính, tài sản thực nhiệm vụ khác Giám đốc Sở Nội vụ quy định 1.1.4 Cơ cấu tổ chức 1.1.4.1 Cơ cấu tổ chức: -Lãnh đạo Chi cục: + Chi cục trưởng 02 Phó Chi cục trưởng Chi cục Cơ cấu tổ chức gồm: Chi cục trưởng Chủ tịch UBND tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm hướng dẫn phụ cấp chức vụ hệ số 0,7 Phó Chi cục trưởng giám đốc sở nội vụ bổ nhiệm, miễn nhiệm hưởng vụ cấp chức vụ hệ số 0,5 • Chi cục trưởng người đứng đầu Chi cục, chịu trách nhiệm trước giám đốc Sở Nội vụ trước pháp luật toàn hoạt động Chi cục Văn thư Lưu trữ; đồng thời chủ tài khoản Chi cục • Các Phó Chi cục trưởng giúp Chi cục trưởng theo dõi chỉ đạo tổ chức triển khai thực nhiệm vụ theo phân công Chi cục trưởng; chịu trách 2.2.2.7 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nghiệp vụ quan lưu trữ có Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Giang, nhằm cung cấp cho quan Đảng Nhà nước, tổ chức trị xã hội tổ chức kinh tế, cá nhân thơng tin cần thiết có tài liệu lưu trữ, phụ vụ mục đích trị, kinh tế, văn hóa, khoa học lợi ích đáng công dân Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu nghiệp vụ cuối công tác lưu trữ, nghiệp vụ cuối nghiệp vụ quan trọng lẽ, làm tốt tất nghiệp vụ khác mà không tổ chức khai thác tài liệu cơng tác lưu trữ coi thất bại, mục đích khai thác sử dụng tài liệu đưa tài liệu phục vụ đông đảo quần chúng nhân dân, tài liệu chỉ nằm kho chỉ tài liệu chết khơng có ý nghĩa Nhận thấy tầm quan trọng UBND tỉnh, Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ quan tâm, đầu tư sở vật chất kinh phí cho việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu, để tài liệu phát huy được hết giá trị Trong năm qua cơng tác tổ chức khai tác, sử dụng tài liệu Chi cục được tổ chức cách tôt nhất, Chi cục biên soạn sách chỉ dẫn phông, sổ mục lục tài liệu lưu trữ, sổ tổng hợp tài liệu lưu trữ kho giúp cho việc tra tìm tài liệu nhanh chóng xác Chi cục có quy định nghiêm ngặt việc khai thác tài liệu không chỉ người đến khai thác mà cán làm công tác lưu trữ quan cụ thể: + Công dân, tổ chức đến tra cứu tài liệu phải xuất trình giấy giới thiệu chứng minh thư nhân dân giấy tờ liên quan đến nội dung cần khai thác + Lưu trữ viên kiểm tra tính xác thực giấy tờ xuất trình.Người đến khai thác tài liệu điền thơng tin lý rõ họ tên vào giấy đề nghị khai thác, sử dụng tài liệu + Lưu trữ viên tra tìm được tài liệu chụp đóng dấu sao, dấu chứng thực chủa Chi cục trường hợp khơng tìm được tài liệu trả lời cho 26 công dân, tổ chức biết + Lưu trữ viên chuyển văn chụp có đóng dấu chứng thực cho Chi cục phó xem xét, ký xác nhận, sau đóng dấu đầy đủ vào vào giao cho đối tượng khai thác tiếp nhận + Mọi độc giả đến nghiên cứu, tra tìm tài liệu lưu trữ có trách nhiệm kê khai phiếu đề nghị khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ chứng minh thư phô tô Đối với quan, tổ chức: cần thêm giấy giới thiệu chứng minh thư người trực tiếp đến tra cứu để quản lý độc giả để Chi cục lập kế hoạch khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quan Việc tổ chức sử dụng tài liệu Chi cục tổ chức hình thức: - Cho độc giả mượn tài liệu, chứng thực tài liệu Thông thường độc giả đến khai thác tài liệu để mang tài liệu liên quan đến Huân, Huy chương để làm thủ thục hưởng chế độ nhà nước, tài liệu thuyên chuyển công tác cán bộ, tài liệu khen thưởng, đất đai, xây dựng trường học Cán lưu trữ quan sẽ tìm kiếm cấp chứng thực cho độc giả, độc giả phải ký vào phiếu yêu cầu khai thác tài liệu để làm chứng có vấn đề xảy Trên thực tế, người đến khai thác tài liệu Chi cục cán bộ, nhân dân tồn tỉnh có nhân dân tỉnh Bắc Ninh đến khai thác khối tài tiệu Hà Bắc vấn đề khen thưởng, Huân huy chương, tài liệu đất đai họ thường yêu cầu cấp chứng thực - Tổ chức phòng đọc; Những tài liệu đọc quan tài liệu q, tài liệu chứa nhiều thơng tin có giá trị, số lượng tài liệu khơng thể cho mạng khỏi Chi cục được độc giả sẽ nghiên cứu phòng đọc quan Hoặc yêu cầu độc giả họ muốn nghiên cứu Chi cục mà khơng muốn mang cán lưu trữ sẽ tìm kiếm tài liệu phục vụ độc giả Theo thống kê gần đây, Chi cục phục vụ khai thác cho 2100 lượt độc giả đến khai thác, trung bình năm có từ 500 đến 600 lượt độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu 27 Thực Chỉ thị số 05/2007/CT - TTg Thủ tướng Chính phủ bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, Chi cục Văn thư – Lưu trữ thực thêm hình thức giới thiệu tài liệu lưu trữ đến với độc giả như: - Sử dụng tài liệu để xây dựng phim: Như phim tư liệu “Lưu trữ Bắc Giang - Ký ức trường tồn” để kỷ niệm ngày Lưu trữ Việt Nam ngày 03 tháng 01 45 năm ngày thành lập kho lưu trữ tỉnh Bắc Giang Chỉ 30 phút ngắn ngủi với nội dung: Công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ phục vụ đắc lực việc hoạch định sách phát triển kinh tế xã hội địa phương phục vụ nhu cầu, lợi ích tổ chức cá nhân thông qua tài liệu lưu trữ bộ, phim để lại nhiều ấn tượng sâu sắc lòng người xem cán ngành lưu trữ, tăng thêm tình yêu nghề, yêu tài liệu lưu trữ Với mục tiêu ngày phát triển công tác lưu trữ, công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Chi cục kết hợp với Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước ứng dụng phần mềm Quản lý tài liệu lưu trữ, năm Trung tâm lưu trữ sẽ tiến hành nhập thông tin tài liệu vào phần mềm theo chỉ tiêu đăng ký với Cục Khi nhập liệu việc khai thác ngày trở nên nhanh chóng, xác hơn, quản lý tài liệu lưu trữ ngày chặt chẽ Được quan tâm Sở Nội vụ UBND tỉnh để việc khai thác, sử dụng tài liệu hiệu đảm bảo an toàn tài liệu, tránh mát, hư hỏng tài liệu xảy UBND tỉnh ban hành 02 nội quy: + Nội quy phòng đọc + Nội quy bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ kho lưu trữ tỉnh Nội dung nội quy bảo quản khai thác sử dụng tài liệu kho lưu trữ tỉnh sau: - Người khơng có nhiệm vụ khơng được vào kho lưu trữ; - Không hút thuốc phòng kho phòng làm việc Trung tâm lưu trữ; - Khơng mang vũ khí, vật liệu nổ vào khu vực trung tâm lưu trữ - Cán bộ, cơng chức Trung tâm lưu trữ tỉnh có trách nhiệm đảm bảo 28 vệ sinh thường xuyên kho lưu trữ Đảm bảo thông tin kỹ thuật ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm tài liệu kho - Các đối tượng đến khai thác tài liệu phải tuân thủ theo hướng dẫn cán Trung tâm lưu trữ; - Chỉ được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phòng đọc Trường hợp xin chứng thực tài liệu phải được phép Giám đốc Trung tâm lưu trữ - Nghiêm cấm mang tài liệu khỏi phịng đọc - Độc giả có trách nhiệm bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ khai thác, để xảy tình trạng mất, rách nát, hư hỏng độc giẩ phải bồi thường bị truy cứu trách nhiệm hình - Người đến xin khai thác tài liệu lưu trữ phải có giấy giới thiệu quan, đơn vị có đơn đề nghị xác nhận quyền địa phương Trung tâm lưu trữ tỉnh tiếp nhận đơn vị xin khai thác từ thứ đến thứ thông báo kết khai thác vào thứ tuần - Cán bộ, công chức Trung tâm lưu trữ tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh, đối tượng đến khai thác tài liệu lưu trữ có trách nhiệm chấp hành nghiêm nội quy Với nội quy công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Chi cục diễn khoa học, quy định đảm bảo an toàn, sử dụng tài liệu đạt hiệu cao 29 Chương 3: Báo cáo kết thực tập Chi cục Văn thư- Lưu trữ tỉnh Bắc Giang số đề xuất khuyến nghị 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập kết đạt được Trong thời gian thực tập Chi cục Văn thư- Lưu trữ (từ ngày 10.01 đến ngày 10.03.2017), theo phân công Trưởng Phịng Hành – Tổng hợp, em được thực tập Phòng Lưu trữ lịch sử – Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Bắc Giang Do Chi cục Văn thư- Lưu trữ tỉnh Bắc Giang Cơ quan Lưu trữ, nên lưu trữ quan ra, phịng, ban tập trung vào nhiệm vụ bảo quản tài liệu phục vụ mục đích khai thác sử dụng tài liệu xã hội Trong trình thực tâp, hướng dẫn, chỉ bảo cán Lưu trữ, đặc biệt chị Đặng Ngọc Anh, em bước đầu được áp dụng lý luận vào thực tiễn qua nội dung công việc sau: 3.1.1 Sắp xếp cặp, hộp tài liệu lên giá kho Sau kiểm tra chỉnh sửa tài liệu hoàn chỉnh, cộng thêm khâu khử axit, khử trùng tài liệu, cán Phòng Bảo quản tài liệu sẽ sắp xếp tài liệu lên giá để phục vụ cho việc khai thác, sử dụng tài liệu Các cặp hộp tài liệu sẽ được sắp xếp theo nguyên tắc từ xuống dưới, từ trái sang phải theo thứ tự số cặp hộp hồ sơ Như thế, khối tài liệu lần lượt được xếp lên giá tài liệu kho cách khoa học 3.1.2 Kiểm đếm tài liệu mang tu bổ, phục chế Sở y tế Trong q trình bảo quản tài liệu Phơng Lưu trữ Sở y tế, khối tài liệu hình thành giai đoạn trước năm 1954 ngày bị xuống cấp Một số hồ sơ bị mờ, không rõ chữ, giấy bị ố vàng nhiều tờ bị rách nên Trưởng phòng Bảo quản Tài liệu Lưu trữ đề nghị với Chi cục trưởng Chi cục Văn thư- Lưu trữ có biện pháp tu bổ khối tài liệu bị xuống cấp Trong khối tài liệu xuống cấp ấy, sẽ đưa tài liệu bị xuống cấp để mang tu bổ, phục chế Những tài liệu mang tu bổ phục chế số tờ được đánh góc trái tờ tài liệu, bên góc phải sẽ phải đánh số hồ sơ Nhiệm vụ cán phải kiểm xem tài liệu mang tu bổ khớp với danh sách lập 30 hay chưa Nếu có tờ số chưa được kê thiếu số tài liệu sẽ phải bổ sung vào kê tài liệu mang tu bổ Cuối trình lên Trưởng phịng Tu bổ, phục chế phê duyệt 3.1.3 Xuất, Nhập tài liệu lưu trữ phục vụ độc giả Nhiệm vụ quan trọng Chi cục Văn thư- Lưu trữ bảo quản phát huy giá trị tài liệu Phông Lưu trữ bảo quản Chi cục Văn thưLưu trữ Vì vậy, ngày, độc giả sẽ đến Phịng đọc làm thủ tục để trình lãnh đạo Chi cục cho phép khai thác tài liệu Sau lãnh đạo đồng ý phê duyệt vào phiếu đăng kí khai thác sử dụng tài liệu, cán phòng đọc sẽ giao phiếu yêu cầu khai thác cho phòng Bảo quản Trưởng phịng bảo quản phân cơng cho cán phụ trách kho xuất tài liệu phục vụ độc giả Trong điều kiện thực tập Chi cục, em được trực tiếp vào kho để xuất tài liệu phục vụ độc giả Và chỉ lấy hồ sơ mà độc giả yêu cầu Chẳng hạn độc giả Nguyễn Thị Mai yêu cầu được đọc tài liệu Phông Ủy ban tố cáo tội ác chiến tranh đế quốc Mỹ tay sai hồ sơ số 01, 05, 08, 10, 11, 12, 14, 18, 19, 20, 21, 24, 27, 28, 29, 30, 32, 34, 36, 39, 41, 41…để phục vụ nghiên cứu làm khóa luận tốt nghiệp cuối cấp cán Phụ trách kho chỉ lấy hồ sơ Trước giao cho độc giả, cán Phòng bảo quản sẽ kiểm lại số tờ đăng kí vào Sổ giao nhận tài liệu Phòng Đọc Phòng Bảo quản Cuối sẽ giao tài liệu cho độc giả Kết thúc thời gian được khai thác tài liệu, cán phòng đọc sẽ giao lại số tài liệu, cán phòng bảo quản nhận lại kiểm tra lại số hồ sơ, số tờ kí vào sổ giao nhận Kết thúc chuyển tài liệu vào cặp hộp vị trí cũ Như vậy, sau thời gian thực tập Chi cục Văn thư- Lưu trữ từ ngày 10/01/2017 đến ngày 10/03/2017, hướng dẫn chỉ bảo cán phòng Bảo quản, em phần được tiếp xúc trực tiếp với công việc Phịng bảo quản Qua đó, em hiểu rõ ngành nghề mà chọn Từ đó, em thấy nghề Lưu trữ nghề vất vả đầy ý nghĩa cán Lưu trữ người gánh vai kí ức dân tộc 31 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư – Lưu trữ quan Trong thời gian thực tập Chi cục Văn thư- Lưu trữ, được thực tập phịng Lưu trũ lịch sử em được tham quan giới thiệu nhiều Công tác Văn thư – Lưu trữ quan Em nhận thấy công tác Văn thư, Lưu trữ Chi cục được quan tâm chỉ đạo sát Ban Giám đốc, Trưởng Phịng Hành – Tổng hợp người tham mưu, giúp việc cho Ban Giám đốc Do vậy, Công tác Văn thư, Lưu trữ Chi cục vào nề nếp ngày phát triển, đáp ứng được nhu cầu ngày cao khai thác sử dụng tài liệu Cán văn thư, lưu trữ không ngừng được nâng cao nghiệp vụ chuyên môn qua đợt tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ Các trang thiết bị, sở vật chất ngày được đầu tư đại Tuy nhiên, bên cạnh ưu điểm tồn số hạn chế nhỏ Nên em xin mạnh dạn đưa số đề xuất sau: 3.2.1 Về Công tác Văn thư 3.2.1.1 Ưu điểm - Công tác văn thư Chi cục được lãnh đạo quan tâm, chỉ đạo thực theo quy định Nhà nước yêu cầu nhiệm vụ quan - Lãnh đạo quan tâm đầu tư mua sắm đầy đủ, trang thiết bị phục vụ công tác văn thư trang bị máy in, máy to, hệ thống máy vi tính, trang thiết bị văn phịng phẩm : Bút chì, bút tẩy, dao rạch giấy, ghim, kẹp, mực - Cán văn thư nhiệt tình, cần cù, chăm chỉ cơng việc, chấp hành tốt nội quy giấc làm việc Chi cục - Công tác tổ chức quản lý văn đi, đến, lập hồ sơ hành được thực nghiêm túc quy định nhà nước quy chế làm việc quan - Công tác quản lý sử dụng dấu được thực chặt chẽ thống đảm bảo an toàn, cất giữ cẩn thận theo quy định quan Nhà nước 32 3.2.1.2 Hạn chế - Cán văn thư chăm chỉ, nhiệt tình cịn thụ động, chưa sáng tạo, trình độ chun mơn cịn thấp, đóng dấu chưa được thành thạo, cịn sai vị trí đóng dấu treo - Vẫn số cán bộ, viên chức soạn thảo văn mắc nhiều lỗi, công tác soạn thảo văn thực chưa thành thạo - Việc Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư chậm trễ, quan chưa ứng dụng phần mềm quản lý văn đến 3.2.2 Về Công tác Lưu trữ 3.2.2.1 Ưu điểm - Công tác lưu trữ được lãnh đạo Chi cục quan tâm chỉ đạo thực theo quy định Nhà nước yêu cầu nhiệm vụ công tác quan - Có đầy đủ trang thiết bị bảo quản tài liệu (máy hút ẩm, máy đo độ ẩm, quạt thơng gió ) - Cơ hồ sơ, tài liệu lưu trữ được chỉnh lý, sắp xếp khoa học được bảo quản cẩn thận, an toàn cặp, hộp - Tài liệu kho được chỉnh lý - Công tác Ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ tốt, công tác nhập liệu phục vụ cho công tác thống kê, tra tìm, bảo quản khai thác, sử dụng tài liệu tài liệu Vận dụng biện pháp khoa học kỹ thuật chống ẩm, chống côn trùng, chống nấm mốc bảo vệ cho tài liệu - Ban hành văn hướng dẫn phòng Nội vụ huyện, thành phố thực công tác thu thập, bổ sung tài liệu, xác định giá trị tài liệu, báo cáo thống kê tình hình thực nhiệm vụ cơng tác Chi cục hướng dẫn, chỉ đạo - Công tác chỉnh lý giúp quan tỉnh giải được khối tài liệu tồn đọng thành hồ sơ có gía trị phục vụ họat động quan - Tinh thần trách nhiệm cán lưu trữ cao, nhiệt tình, cởi mở cơng tác phục vụ tìm tài liệu cho độc giả, ln đồn kết giúp đỡ lẫn 3.2.2.2 Hạn chế Cơng tác lưu trữ Chi cục có nhiều điểm tích cực nhiên cịn 33 tồn mặt hạn chế sau: - Đa số cán làm công tác lưu trữ trái ngành, không chuyên môn, nghiệp vụ công tác lưu trữ nên số cán lưu trữ việc thực nghiệp vụ lưu trữ chậm, chưa đạt chỉ tiêu cơng việc đặt ra, cịn xảy sai xót - Do chưa có trụ sở riêng văn tịa nhà làm việc UBND tỉnh nên diện tích kho lưu trữ năm gần hết - Chưa có phịng đọc chun dụng, mà chỉ phòng đọc chức Cán lưu trữ kiêm cán phòng đọc, việc khai thác tài liệu phịng đọc Chi cục lưu trữ người sử dụng - Tuy được đầu tư trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ số máy bảo quản tài liệu hỏng, chỉ cịn máy sử dụng được - Việc sắp xếp kho tàng chưa được hợp lý kho đóng, kho mở bố trí cịn xen kẽ nhau, gây khó khăn cho công tác bảo quản - Biển chỉ dẫn phơng chưa được đặt vị trí - Nhiều tài liệu bị mờ, rách nát chưa được tu bổ, phục chế kịp thời, số tài liệu thiếu nhãn - Các hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu cịn ít, chưa phổ biến rộng rãi khơng tương xứng với giá trị vốn có tài liệu 3.3 Một số khuyến nghị 3.3.1 Đối với Chi cục Văn thư- Lưu trữ Thời gian thực tập Chi cục, em nhận được giúp đỡ, quan tâm Chi cục trưởng toàn cán viên chức Chi cục Tuy nhiên, kính mong Chi cục sẽ tạo điều kiện cho chúng em thực tập Phòng thời gian để trực tiếp được gắn lý luận vào thực tiễn Bởi lẽ, chúng em được học nhiều lý luận sách thời gian thực hành nên thời gian thực tập sẽ thời gian để chúng em có trải nghiệm thực tế Nhất khâu nghiệp vụ Công bố, Sưu tầm…chúng em muốn thực hành Vì vậy, em mong muốn rằng, khóa sau Chi cục trưởng sẽ tiếp tục quan tâm, tạo điều kiện cho bạn đến Chi cục thực tập có trải nghiệm sâu sắc 34 3.3.2 Đối với mơn văn thư- lưu trữ Khoa, Trường - Kính mong nhà trường, khoa Văn thư – Lưu trữ tạo điều kiện cho chúng em có hội va chạm, tiếp xúc với công việc thực tiễn để chúng em thấy được lý luận thực tiễn có khác biệt - Trong trình học tập, nhà trường nên tổ chức nhiều buổi thực tế quan, đơn vị để sinh viên vừa học lý thuyết, vừa thấy mối liên hệ với thực tiễn Đồng thời tăng thêm niềm đam mê nghề nghiệp từ giúp cho chúng em có ý thức, trách nhiệm cao cơng việc sau trường Khi đó, kết học tập sẽ được nâng cao sau chúng em sẽ trở thành cán tương lai có triển vọng, được đào tạo chuyên nghiệp 35 C PHẦN KẾT LUẬN Qua đợt thực tập Chi cục Văn thư- Lưu trữ tỉnh Bắc Giang, thời gian thực tập khơng nhiều giúp em có trải nghiệm thực tế công tác Văn thư, Lưu trữ, chuyên ngành mà chúng em theo học Mặc dù tồn số hạn chế định song được thực tốt, xứng đáng đơn vị đầu ngành việc thực lưu trữ, bảo quản tài liệu có giá trị lịch sử Quốc gia Qua giúp cho em có được kiến thức, kinh nghiệm thực tế có kiến thức làm hành trang cho công việc sau Đợt thực tập với hướng dẫn tận tình cán bộ, cơng chức, viên chức có trình độ chuyên môn kiến thức sâu rộng nên vướng mắc, khó khăn q trình kiến tập em được giải đáp cụ thể Từ đó, giúp cho em có nhìn đầy đủ, sâu sắc kỹ năng, nghiệp vụ mình, cho em học hỏi, bổ sung thêm kiến thức, kết hợp vận dụng so sánh kiến thức học trường vào thực tế làm việc Chi cục để tạo điều kiện cho giải công việc được tốt Ngược lại, bên cạnh đợt thực tập giúp cho em nhận được điểm yếu kém Vì vậy, em phải phấn đấu học tập để sau trường em góp phần cơng sức nhỏ bé vào cơng tác Văn thư, lưu trữ quan nói riêng ngành Văn thư, lưu trữ Việt Nam nói chung Một lần nữa, em xin gửi lời cảm ơn chân thành sâu sắc đến tập thể thầy cô Khoa Văn thư – Lưu trữ trang bị cho em kiến thức lý luận chuyên ngành Văn thư, Lưu trữ tập thể cán bộ, công chức, viên chức Chi cục Văn thư- Lưu trữ tạo điều kiện để em hoàn thành đợt thực tập này./ 36 D.PHỤ LỤC (Phần mềm quản lý văn điều hành) ( Dấu đến Chi cục Văn thư- Lưu trữ tỉnh Bắc Giang ) ( Sổ đăng ký công văn ) ( Nội dung sổ đăng ký Công văn ) ( Sổ đăng ký độc giả ) ( Nội dung sổ đăng ký độc giả ) ( Nhà kho tầng Lưu trữ hồ sơ giá ) ( Tủ trưng bày hình ảnh nhân vật lịch sử nhà kho tầng ) ... tựu khoa học công nghệ công tác Văn thư – Lưu trữ Chi cục Văn thư- Lưu trữ Có thể nói, Cơng tác Văn thư – Lưu trữ công việc quan trọng quan tổ chức nói chung Chi cục Văn thư- Lưu trữ nói riêng... tố cáo xử lý vi phạm pháp luật văn thư, lưu trữ; + Thực báo cáo Thống kê văn thư, lưu trữ; + Sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ - Giúp giám đốc sở Nội vụ thực nhiệm vụ lưu trữ của tỉnh. .. thư – Lưu trữ Công tác Văn thư Lưu trữ Chi cục Văn thư- Lưu trữ hai cán làm công tác kiêm nhiệm Văn thư Lưu trữ Hai cán tốt nghiệp chuyện ngành Văn thư – Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nên