Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC HÌNH VẼ DANH MỤC BẢNG PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2 3. Mục đích nghiên cứu 4 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 4 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4 5.1. Đối tượng nghiên cứu 4 5.2. Phạm vi nghiên cứu 4 6. Phương pháp nghiên cứu 4 7. Cấu trúc đề tài 5 Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN 7 1.1. Một số khái niệm cơ bản về quản lý và giải quyết văn bản 7 1.1.1. Khái niệm văn bản đi 7 1.1.2. Khái niệm văn bản đến 7 1.1.3. Khái niệm quản lý văn bản 8 1.1.4. Giải quyết văn bản 8 1.2. Ý nghĩa của việc quản lý và giải quyết văn bản 9 1.2.1. Đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan 9 1.2.2. Góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác văn thư nói riêng và hoạt động của cơ quan nói chung 10 1.2.3. Góp phần phòng chống tệ quan liêu, giấy tờ 12 1.2.4. Góp phần giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước, cơ quan 13 1.2.5. Giữ gìn bằng chứng hoạt động của cơ quan, tổ chức 15 1.3. Trách nhiệm quản lý và giải quyết văn bản 16 1.3.1. Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan 17 1.3.2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) 17 1.3.3. Trách nhiệm của Thủ trưởng đơn vị 17 1.3.4. Trách nhiệm của cán bộ chuyên môn 18 1.3.5. Trách nhiệm của văn thư cơ quan 18 1.4. Một số văn bản hiện hành quy định về quản lý và giải quyết văn bản 19 Chương 2 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN TẠI BAN DÂN VẬN TRUNG ƯƠNG 22 2.1. Giới thiệu khái quát về Ban Dân vận Trung ương 22 2.1.1. Lịch sử hình thành Ban Dân vận Trung ương 22 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ban Dân vận Trung ương 23 2.1.2.1. Chức năng 23 2.1.2.2. Nhiệm vụ 23 2.1.2.3. Quyền hạn của Ban Dân vận Trung ương 24 2.1.2.4. Cơ cấu tổ chức của Ban Dân vận Trung ương 24 2.2. Thực trạng quản lý và giải quyết văn bản tại Ban Dân vận Trung ương 24 2.2.1. Các văn bản hiện hành quy định, hướng dẫn về quản lý và giải quyết văn bản của Ban Dân vận Trung ương 24 2.2.2. Tình hình tổ chức bộ phận văn thư tại Ban Dân vận Trung ương 26 2.2.2.1. Tổ chức bộ phận văn thư 26 2.2.2.2. Bố trí nhân sự thực hiện công tác văn thư 26 2.2.3. Quản lý và giải quyết văn bản 27 2.2.3.1. Quản lý văn bản đi 27 2.2.3.2. Quản lý và giải quyết văn bản đến 36 2.2.3.3. Lập hồ sơ hiện hành 45 2.2.4. Nhận xét 46 2.2.4.1. Ưu điểm 46 2.2.4.2. Hạn chế 47 2.2.4.3. Nguyên nhân 49 Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN TẠI BAN DÂN VẬN TRUNG ƯƠNG 51 3.1. Nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan về tầm quan trọng của việc quản lý và giải quyết văn bản 51 3.2. Thanh tra, kiểm tra, giám sát việc thực hiện Quy chế công tác Văn thư, Lưu trữ của cơ quan 53 3.3. Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của văn thư cơ quan cũng như nghiệp vụ văn thư của các chuyên viên trong cơ quan 54 3.4. Đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý và giải quyết văn bản 55 3.5. Thực hiện lập hồ sơ công việc và nâng cao chất lượng lập hồ sơ 56 3.6. Thống nhất các hệ thống số đăng ký văn bản đi đồng thời thực hiện đúng các quy định của Nhà nước và cơ quan về quản lý văn bản mật 58 PHẦN KẾT LUẬN 61 TÀI LIỆU THAM KHẢO 62 PHỤ LỤC
4.HUONG DAN 11 BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN TẠI BAN DÂN VẬN TRUNG ƯƠNG Khóa luận tốt nghiệp ngành Người hướng dẫn Sinh viên thực hiện Mã số sinh viên Khóa Lớp : LƯU TRỮ HỌC : THS PHẠM THỊ HẠNH : NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG : 1305LTHC026 : 2013-2017 : ĐH LTH 13C HÀ NỘI - 2017 4.HUONG DAN 11 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là đây là công trình do tôi tự nghiên cứu và thực hiện với sự hướng dẫn của giảng viên Khoa Văn thư – Lưu trữ, Ths Phạm Thị Hạnh Các số liệu sử dụng trong khóa luận do tôi tự tìm hiểu, phân tích một cách chân thực, khách quan Các nội dung nghiên cứu và kết quả trong đề tài này là trung thực và chưa được công bố dưới bất kỳ hình thức nào trước đây Ngoài ra, trong khóa luận có sử dụng một số khái niệm của các tác giả khác đều có trích dẫn và chú thích rõ ràng Hà Nội, ngày 24 tháng 4 năm 2017 Sinh viên Nguyễn Thị Thu Hương 4.HUONG DAN 11 LỜI CẢM ƠN Được sự đồng ý và phân công của Khoa Văn thư – Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, trong khoảng thời gian hơn 01 tháng qua tôi đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Quản lý và giải quyết văn bản tại Ban Dân vận Trung ương” Để hoàn thành khóa luận, tôi xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong Khoa Văn thư – Lưu trữ trong quá trình giảng dạy đã trang bị cho tôi nhiều kiến thức quý báu Đặc biệt, tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Ths Phạm Thị Hạnh, cô đã chỉ dẫn tận tình, chu đáo giúp tôi có thể hoàn thành khóa luận tốt nghiệp Cuối cùng, tôi xin gửi lời cảm ơn đến tập thể cán bộ, công chức, viên chức của Ban Dân vận Trung ương đã tạo điều kiện cho tôi khảo sát và hoàn thành khóa luận tốt nghiệp một cách thuận lợi Với điều kiện thời gian cũng như những kinh nghiệm còn nhiều hạn chế của bản thân, khóa luận này không tránh khỏi những thiếu sót Do đó, tôi mong nhận được sự đóng góp, cho ý kiến nhiệt tình của các thầy cô giảng viên trong khoa để đề tài khóa luận được hoàn thiện hơn Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Nguyễn Thị Thu Hương 4.HUONG DAN 11 MỤC LỤC 4.HUONG DAN 11 DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Ký hiệu viết tắt Cán bộ, công chức, viên chức CB, CC, VC Trung ương TW 4.HUONG DAN 11 DANH MỤC HÌNH VẼ STT Tên hình Trang số 1 Hình 2.1 Số lượng văn bản đi của Ban Dân vận TW từ năm 2013 – 2016 28 2 Hình 2.2 Bìa Sổ đăng ký văn bản đi 31 3 Hình 2.3 Trang đầu Sổ đăng ký văn bản đi 32 4 Hình 2.4 Chứng từ kết thúc của Sổ đăng ký văn bản đi 33 5 Hình 2.5 Số lượng văn bản đến Ban Dân vận TW từ năm 2013 – 2016 37 6 Hình 2.6 Mẫu dấu “Đến” của cơ quan 39 7 Hình 2.7 Trang chủ Ban Dân vận TW 41 8 Hình 2.8 Nhập mới công văn đến trên phần mềm 42 9 Hình 2.9 Chế độ in mục lục văn bản của phần mềm 42 10 Hình 2.10 Mục lục công văn đến của các cơ quan TW ngày 08/3/2017 43 4.HUONG DAN 11 DANH MỤC BẢNG STT Tên bảng Trang số 1 Bảng 2.1 Các hệ thống số đăng ký văn bản đi của Ban Dân vận TW từ năm 2013 - 2016 30 2 Bảng 2.2 Nội dung các cột, mục bên trong sổ đăng ký văn bản đi 32 3 Bảng 2.3 Nội dung các cột, mục trong Sổ đăng ký văn bản đến 40 PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý do chọn đề tài Nhu cầu được thông tin là nhu cầu tất yếu của con người và ngày càng gia tăng mạnh mẽ khi xã hội ngày càng phát triển và được xem là kỷ nguyên công nghệ Thông tin giúp con người bắt kịp xu hướng, nhịp đập của xã hội, giúp các cơ quan hoạt động hiệu quả, đạt hiệu suất cao Điều này đã đặt ra yêu cầu thông tin được cung cấp không chỉ đảm bảo tính chính xác mà còn cần phải nhanh chóng, kịp thời Để quản lý, đưa thông tin vào phục vụ hoạt động của cơ quan, tổ chức phải cụ thể hóa và hợp pháp hóa chúng thể hiện dưới dạng văn bản Thông tin đầu ra, đầu vào sẽ tương ứng với văn bản đi, đến của cơ quan Văn phòng và cụ thể là bộ phận văn thư được xem là đầu mối của mọi văn bản Do đó, công tác văn thư đã trở thành mắt xích quan trọng trong hoạt động quản lý của cơ quan Đồng nghĩa với việc phải quản lý và giải quyết văn bản tập trung, thống nhất, nhanh chóng, kịp thời Đòi hỏi các cơ quan, tổ chức cần nâng cao hơn nữa nhận thức về tầm quan trọng của việc quản lý và giải quyết văn bản Xuất phát từ những lý do nói trên cùng với quá trình tìm hiểu tại bộ phận văn thư thuộc Phòng Hành chính - Quản trị - Tài vụ của Ban Dân vận TW, tôi lựa chọn đề tài “Quản lý và giải quyết văn bản tại Ban Dân vận Trung ương” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp Có thể thấy công tác văn thư nói chung, quản lý và giải quyết văn bản nói riêng không phải là đề tài mới Đặc biệt, được nhiều sinh viên lựa chọn để báo cáo kết quả thực tập, khóa luận tốt nghiệp của sinh viên ngành Văn thư – Lưu trữ, song chưa có đề tài nào nghiên cứu về việc quản lý và giải quyết văn bản tại Ban Dân vận TW – đây là một trong các cơ quan của Đảng Do đó, tôi chọn đề tài này hy vọng thông qua việc khảo sát sẽ đánh giá được những ưu điểm và hạn chế còn tồn tại trong việc quản lý và giải quyết văn bản của Ban Dân vận TW Từ đó đưa ra được một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của việc quản lý và giải quyết văn bản của cơ quan nói riêng đồng thời góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan nói chung 8 2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề Quản lý và giải quyết văn bản là một trong những nghiệp vụ của công tác văn thư đồng thời đóng vai trò vô cùng quan trọng nhằm đảm bảo cung cấp thông tin phục vụ hoạt động của cơ quan nhanh chóng, kịp thời và chính xác Từ những nhận thức đúng đắn về tầm quan trọng của việc quản lý và giải quyết văn bản nói riêng và công tác văn thư nói chung, nhiều nhà nghiên cứu, sinh viên, học viên đã chọn đây là đối tượng nghiên cứu cho đề tài, báo cáo của mình Khoa Văn thư – Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã có 45 năm lịch sử đào tạo về văn thư – lưu trữ do đó, không chỉ các sinh viên trong khoa mà còn cả các sinh viên thuộc các ngành đào tạo khác như Quản trị văn phòng, Quản trị nhân lực… cũng lựa chọn đây là đối tượng nghiên cứu cho khóa luận tốt nghiệp Cụ thể như sau: - Đặng Thị Luyến (2015) “Tìm hiểu việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và giải quyết văn bản tại Cục Quản lý đấu thầu – Bộ Kế hoạch và Đầu tư , Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Nhữ Mai Nhung (2015), Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Giấy An Hòa, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Nguyễn Thị Hiền (2016), Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Thiệu Hóa, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Trần Bích Khuyên (2016), Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch Quảng Ninh, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Vi Thị Lợi (2016), Nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư tại văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Nguyễn Thị Luyến, Đại học Nội vụ Hà Nội (2016), Tổ chức công tác văn thư tại văn phòng HĐND – UBND TP Bắc Ninh, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 9 - Hoàng Lan Nhi (2016), Công tác văn thư, lưu trữ tại văn phòng HĐND – UBND huyện Quang Bình, tỉnh Hà Giang, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Huỳnh Thị Hoàng Thư (2016), Tổ chức quản lý văn thư, lưu trữ tại quận Cẩm Lệ, TP Đà Nẵng, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn cũng có một số khóa luận được thực hiện với đề tài về quản lý và giải quyết văn bản Cụ thể: - Nguyễn Thị Ngọc Dung (2010), Ứng dụng, khai thác phần mềm quản lý văn bản ở một số quận, huyện thuộc thành phố Hà Nội, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn - Phùng Thị Hiền (2010), Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến tại Tổng công ty Bưu chính Việt Nam, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn - Nguyễn Thị Hiền (2010), Công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản tại Công ty cổ phần giao nhận vận tải ngoại thương, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn - Trần Thị Hà Phương (2011), Ứng dụng phần mềm quản lý văn bản tại một số Sở thuộc thành phố Hà Nội, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Ngoài ra, trên tạp chí Văn thư – Lưu trữ có một số bải viết về vấn đề nêu trên: - Trần Vũ Thành (2013), Những điểm mới trong quy định của nhà nước về quản lý văn bản và một số kiến nghị, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 11/2013, tr 2-6 - Trần Vũ Thành (2016), Từ thực tế hoạt động quản lý văn bản đi, đến tới lập và hoàn thiện hồ sơ tại lưu trữ cơ quan, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 7/2016, tr 29-33 - Hoàng Minh Thơ, Ths Hoàng Văn Thụ (2010), Hoàn thiện hơn nữa công tác văn thư tại các cơ quan, tổ chức nhà nước trong giai đoạn hiện nay, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 8/2010, tr 23-27 10 + Các ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng, thành lập nhưng không có con dấu riêng thì trong quyết định thành lập phải có điều khoản quy định về sử dụng con dấu của cấp uỷ, cơ quan có thẩm quyền thành lập ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng, đó + Đối với các ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng, đã thành lập nhưng chưa có quy định về sử dụng con dấu thì phải có quy định bổ sung về việc sử dụng con dấu Nếu các đồng chí lãnh đạo ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng, là thường trực cấp uỷ hoặc lãnh đạo cơ quan ký văn bản thì được sử dụng con dấu của cấp uỷ hoặc cơ quan Các trường hợp khác, sử dụng con dấu của cơ quan thường trực ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng, đó 8 Nơi nhận văn bản Nơi nhận văn bản ghi tên cơ quan hoặc cá nhân nhận văn bản với mục đích như để báo cáo, để biết, để theo dõi, để thi hành v.v và nơi lưu Nơi nhận được trình bày tại góc trái dưới phần nội dung văn bản (ô số 8b - mẫu 1) Đối với tờ trình phải ghi rõ gửi cấp có thẩm quyền xử lý phía dưới "tên loại và trích yếu nội dung văn bản" Đối với công văn thì nơi nhận được ghi trực tiếp sau các cụm từ "Kính gửi " và "Đồng kính gửi " (nếu có) trên phần nội dung văn bản (ô số 8a - mẫu 1) và còn được ghi như các loại văn bản có tên gọi khác (ô số 8b - mẫu 1) * Văn bản của các cơ quan trực thuộc Đảng và Nhà nước dùng con dấu của cơ quan Nhà nước thì thể thức văn bản trình bày theo quy định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền II Các thành phần thể thức bổ sung Ngoài các thành phần thể thức bắt buộc, tùy theo nội dung và tính chất từng văn bản cụ thể, người ký văn bản có thể quyết định bổ sung các thành phần thể thức sau đây : 1 Dấu chỉ mức độ mật Dấu chỉ mức độ mật có 3 mức : mật, tối mật và tuyệt mật Dấu chỉ mức độ mật có viền khung hình chữ nhật và được trình bày phía dưới số và ký hiệu văn bản (ô số 9 - mẫu 1) 2 Dấu chỉ mức độ khẩn Dấu chỉ mức độ khẩn có 3 mức : khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc hẹn giờ Dấu chỉ mức độ khẩn được trình bày phía dưới dấu chỉ mức độ mật (ô số 10-mẫu 1) 3 Chỉ dẫn về phạm vi phổ biến, dự thảo và tài liệu hội nghị - Đối với văn bản cần phải chỉ dẫn phạm vi phổ biến, sử dụng thì phải ghi hoặc đóng các dấu chỉ dẫn cụ thể cho từng trường hợp như : " THU HỒI", "XONG HỘI NGHỊ TRẢ LẠI", "XEM XONG TRẢ LẠI", "XEM XONG TRẢ LẠI trước ngày ", "KHÔNG PHỔ BIẾN", "LƯU HÀNH NỘI BỘ" Các thành phần này được trình bày dưới địa điểm và ngày tháng năm ban hành văn bản (ô số 11 - mẫu 1) Riêng trường hợp chỉ dẫn " KHÔNG PHỔ BIẾN TRÊN CÁC PHƯƠNG TIỆN THÔNG TIN ĐẠI CHÚNG " ghi ở phía dưới, chính giữa trang cuối cùng của văn bản - Đối với văn bản dự thảo nhiều lần thì phải ghi ngày tháng năm dự thảo và có chỉ dẫn "Dự thảo lần thứ " được trình bày dưới số và ký hiệu (ô số 12b - mẫu 1); văn bản giao cho các cơ quan, đơn vị chức năng dự thảo thì có thể ghi tên cơ quan, đơn vị đó vào trang cuối, phía trái văn bản - Văn bản được sử dụng tại hội nghị thì ghi chỉ dẫn "Tài liệu hội nghị ngày ", trình bày phía trên tiêu đề và địa điểm, ngày tháng năm ban hành văn bản (ô số 12 a - mẫu 1) - Ký hiệu chỉ tên tệp văn bản và số lượng bản phát hành được trình bày tại lề trái chân trang đối với văn bản 1 trang, tại lề trái trên cùng từ trang thứ 2 đến trang cuối cùng đối với văn bản có nhiều trang III Bản sao và các thành phần thể thức bản sao 1 Các loại bản sao Có 3 loại bản sao: - Bản sao y bản chính: là bản sao nguyên văn từ bản chính do cơ quan ban hành bản chính nhân sao và phát hành - Bản trích sao: là bản sao lại một phần nội dung từ bản chính do cơ quan ban hành bản chính hoặc cơ quan lưu trữ đang quản lý bản chính thực hiện - Bản sao lục: là bản sao lại toàn văn từ bản sao y bản chính 2 Các hình thức sao - Sao thông thường: là hình thức sao bằng cách viết lại hay đánh máy lại nội dung cần sao - Sao photocopy: là hình thức sao chụp lại văn bản bằng máy photocopy, máy fax hoặc các thiết bị chụp ảnh khác 3 Thể thức bản sao và cách trình bày a Thể thức bản sao và cách trình bày thông thường: Để bảo đảm giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành, các loại bản sao phải có đủ các thành phần thể thức bản sao và được trình bày phía dưới đường phân cách (đường 13 - mẫu 2) với nội dung được sao như sau : - Tên cơ quan sao văn bản trình bày ở trên cùng, góc trái, dưới đường phân cách (ô số 14 - mẫu 2) - Số và ký hiệu bản sao: các bản sao được đánh chung một hệ thống số của từng cơ quan sao theo nhiệm kỳ cấp uỷ; ký hiệu các loại bản sao được ghi chung là BS (bản sao) Số và ký hiệu bản sao trình bày dưới tên cơ quan sao (ô số 15 - mẫu 2) - Chỉ dẫn loại bản sao: tùy thuộc vào loại bản sao để ghi: "Sao y bản chính", hoặc: "Trích sao từ bản chính số ngày của " hoặc: "Sao lục" Chỉ dẫn loại bản sao được trình bày trên cùng góc phải, dưới đường phân cách (ô số 16 - mẫu 2) - Địa điểm, ngày, tháng, năm sao văn bản trình bày dưới chỉ dẫn loại bản sao (ô số 17 - mẫu 2) - Chữ ký, thể thức đề ký bản sao và dấu cơ quan sao được trình bày dưới địa điểm, ngày tháng năm sao (ô số 18 - mẫu 2) - Nơi nhận bản sao nếu cần có thể ghi rõ mục đích sao gửi như: để thi hành, để phổ biến, v.v Nơi nhận bản sao được trình bày dưới số và ký hiệu sao (ô số 19 - mẫu 2) b Văn bản sao nhiều lần: Đối với văn bản sao lục nhiều lần chỉ cần trình bày một lần thể thức sao lục Trong trường hợp văn bản chính hết trang thì phần sao lục trình bày vào trang mới và đánh số trang tiếp tục liền với văn bản chính, giữa trang cuối văn bản chính và trang trình bày phần sao cần đóng dấu giáp lai c Bản sao bằng hình thức photocopy: - Nếu photocopy bản chính có phần chữ ký để in nhiều bản và đóng dấu cơ quan ban hành thì bản sao đó có giá trị pháp lý như bản chính và không phải trình bày thể thức bản sao - Nếu photocopy bản chính cả phần chữ ký và dấu cơ quan ban hành có trình bày thể thức bản sao thì bản sao đó có giá trị pháp lý như bản chính - Nếu photocopy bản chính cả phần chữ ký và dấu cơ quan ban hành nhưng không trình bày thể thức bản sao thì bản sao đó chỉ có giá trị thông tin, tham khảo IV Yêu cầu kỹ thuật trình bày văn bản (xem mẫu 1,2, 3) Một số yêu cầu kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng như sau : 1 Văn bản được đánh máy hoặc in trên giấy trắng có kính thước 210 x 297 mm (tiêu chuẩn A4) sai số cho phép ± 2 2 Vùng trình bày văn bản như sau: a Mặt trước: - Cách mép trên trang giấy: 25 mm - Cách mép dưới trang giấy: 25 mm - Cách mép trái trang giấy: 35 mm - Cách mép phải trang giấy: 15 mm b Mặt sau (nếu in 2 mặt): - Cách mép trên trang giấy: 25 mm - Cách mép dưới trang giấy: 25 mm - Cách mép trái trang giấy: 15 mm - Cách mép phải trang giấy: 35 mm 3 Văn bản có nhiều trang thì trang thứ hai phải đánh số trang bằng chữ số Ả Rập cách mép trên trang giấy 10 mm và cách đều hai mép phải, trái của phần có chữ (bát chữ) 4 Những văn bản có hai phụ lục trở lên thì phải ghi số thứ tự của phụ lục bằng chữ số Ả Rập 5 Đối với các cấp uỷ, tổ chức, cơ quan đảng có sử dụng máy tính để chế bản văn bản thì font, cỡ, kiểu chữ thống nhất dùng bộ mã các ký tự chữ Việt theo Tiêu chuẩn TCVN 6909: 2001 (bộ mã TCVN 6909: 2001) như mẫu 3 hướng dẫn này 6 Những văn bản, văn kiện của Đảng in thành sách, đăng báo, in trên tạp chí không trình bày theo yêu cầu kỹ thuật này V Tổ chức thực hiện 1 Hướng dẫn này thay thế "Hướng dẫn của Văn phòng Trung ương về thể thức văn bản số 01-HD/VPTW, ngày 02-02-1998" và có hiệu lực từ ngày ký 2 Các cấp uỷ, tổ chức, cơ quan đảng từ Trung ương đến cơ sở tổ chức thực hiện hướng dẫn này Văn phòng Đảng uỷ Quân sự Trung ương và Văn phòng Đảng uỷ Công an Trung ương cụ thể hoá Hướng dẫn này cho phù hợp với đặc điểm tổ chức Đảng trong Quân đội và Công an Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc cần trao đổi, đề nghị phản ánh về Văn phòng Trung ương Đảng CHÁNH VĂN PHÒNG đã ký Ngô Văn Dụ Mẫu 1: VÞ trÝ c¸c thµnh phÇn thÓ thøc v¨n b¶n cña §¶ng 12a ← 35 mm → 2 1 3 4 5b 11 12b 9 5a 10 8a 6 7a 15 mm 8b 7b 7c ←25 mm → Ghi chú : 1 Tiêu đề 2 Tên cơ quan ban hành văn bản 3 Số và ký hiệu 4 Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản 5a Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản 5b Trích yếu nội dung công văn 6 Nội dung văn bản (có thể có nhiều trang) 7a Thể thức đề ký, chức vụ người ký 7b Chữ ký 7c Họ tên người ký 8a Nơi nhận công văn 8b Nơi nhận văn bản 9 Dấu chỉ mức độ mật 10 Dấu chỉ mức độ khẩn 11 Dấu chỉ phạm vi phổ biến 12a Dấu chỉ tài liệu hội nghị 12b Dấu chỉ dự thảo Mẫu 2 : VÞ trÝ c¸c thµnh phÇn thÓ thøc b¶n sao 6 8b 7a 7b 7c 13 14 16 15 17 19 18 Ghi chú : 13 Đường phân giới giữa văn bản sao với thể thức sao 14 Tên cơ quan sao 15 Số và ký hiệu sao 16 Ghi chỉ dẫn loại bản sao 17 Địa điểm và ngày, tháng, năm sao 18 Thể thức đề ký, chức vụ, chữ ký, họ tên người ký và dấu cơ quan sao 19 Nơi nhận bản sao Mẫu 3: Font, cỡ, kiểu chữ theo Tiêu chuẩn TCVN 6909: 2001 dùng để trình bày th ể th ức văn b ản c ủa Đ ảng TT 1 2 Thành phần thể thức Tiêu đề: Đảng Cộng sản Việt Nam Tên cơ quan ban hành văn bản Font chữ Cỡ chữ Kiểu chữ Ví dụ trình bày Times New Roman 15 In hoa, đậm ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM a Tên cơ quan ban hành văn bản, cơ quan sao văn bản nt 14 In hoa, đậm HUYỆN ỦY QUỲNH PHỤ b Tên cơ quan cấp trên nt 14 In hoa TỈNH ỦY THÁI BÌNH 3 Số và ký hiệu văn bản, bản sao nt 14 In thường Số 127-QĐ/TW 4 Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản, bản sao nt 14 In thường, nghiêng Hạ Long, ngày 20 tháng 01 năm 2004 5 Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản a Tên loại văn bản nt 16 In hoa, đậm THÔNG BÁO b Trích yếu nội dung văn bản nt 14 - 15 In thường, đậm về công tác phòng chống tệ nạn xã hội c Trích yếu nội dung công văn nt 12 In thường, nghiêng Về chế độ công tác phí TT Thành phần thể thức Font chữ Cỡ chữ Kiểu chữ Ví dụ trình bày Times New Roman 14 - 15 In thường Trong công tác chỉ đạo T/M BAN THƯỜNG VỤ 6 Phần nội dung văn bản 7 Thể thức đề ký, chức vụ và họ tên người ký a Thể thức đề ký nt 14 In hoa, đậm b Chức vụ người ký thay mặt, ký thay, ký thừa lệnh nt 14 In hoa c Họ tên người ký nt 14 In thường, đậm 8 a b 9 Nơi nhận văn bản, bản sao Nơi nhận Nơi nhận cụ thể Chỉ mức độ mật nt nt nt 14 12 14 In thường In thường In hoa, đậm 10 Chỉ mức độ khẩn nt 14 In hoa, đậm 11 Chỉ dẫn phạm vi phổ biến, sử dụng nt 12 In hoa, đậm 12 PHÓ TRƯỞNG BAN Trần Quang Huy Nơi nhận: - Ban Tuyên giáo Huyện ủy Từ Sơn MẬT KHẨN XONG HỘI NGHỊ XIN TRẢ LẠI Ký hiệu tên người đánh máy, tên nt 8 In hoa T.31QĐ/TW320 tệp văn bản, số bản phát hành Ghi chú: Nếu dùng dấu khắc sẵn để thay thế một số thành phần thể thức văn bản thì font, cỡ, kiểu chữ của các dấu phải tương xứng với font, cỡ, kiểu chữ được chế bản bằng máy tính ... chức Ban Dân vận Trung ương (xem Phụ lục 1) 2.2 Thực trạng quản lý giải văn Ban Dân v ận T rung ương 2.2.1 Các văn hành quy định, hướng dẫn quản lý gi ải văn Ban Dân vận Trung ương Ban Dân vận. .. 29 Chương THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN TẠI BAN DÂN VẬN TRUNG ƯƠNG 2.1 Giới thiệu khái quát Ban Dân vận Trung ương 2.1.1 Lịch sử hình thành Ban Dân vận Trung ương Đảng Cộng sản Việt... trọng việc quản lý giải văn Xuất phát từ lý nói với q trình tìm hiểu phận văn thư thuộc Phịng Hành - Quản trị - Tài vụ Ban Dân vận TW, lựa chọn đề tài ? ?Quản lý giải văn Ban Dân vận Trung ương? ?? làm