Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu của đề tài 2 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 3 5. Lịch sử nghiên cứu 3 6. Phương pháp nghiên cứu 6 7. Đóng góp của đề tài 6 8. Bố cục của đề tài 7 Chương 1. CƠ SỞ PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ PHỤC VỤ QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TẠI UBND HUYỆN ĐẦM HÀ TỈNH QUẢNG NINH 9 1.1. Cơ sở lý luận của việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ quản lý hành chính nhà nước 9 1.1.1. Khái niệm, đặc điểm và phân loại tài liệu lưu trữ 9 1.1.1.1. Khái niệm tài liệu lưu trữ 9 1.1.1.2. Đặc điểm của tài liệu lưu trữ 11 1.1.1.3. Phân loại tài liệu lưu trữ 11 1.1.2. Khái niệm, đặc điểm, nguyên tắc và các nội dung cơ bản của hoạt động quản lý hành chính nhà nước 12 1.1.2.1. Khái niệm quản lý hành chính nhà nước 12 1.1.2.2. Đặc điểm của hoạt động quản lý hành chính nhà nước 13 1.1.2.3. Nguyên tắc quản lý hành chính nhà nước 15 1.1.2.4. Các nội dung cơ bản của hoạt động quản lý hành chính nhà nước 16 1.2. Cơ sở pháp lý của việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ 16 1.3. Cơ sở thực tiễn của việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ quản lý hành chính nhà nước tại UBND huyện Đầm Hà 18 1.3.1. Khối lượng, thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ có giá trị phục vụ quản lý hành chính nhà nước đang bảo quản tại Kho Lưu trữ UBND huyện Đầm Hà 18 1.3.1.1. Khối lượng, thành phần 18 1.3.1.2. Loại hình 19 1.3.1.3. Nội dung 19 1.3.2. Vai trò của tài liệu lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước tại UBND huyện Đầm Hà 21 1.3.2.1. Tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng đối với việc nghiên cứu xây dựng và ban hành văn bản quản lý hành chính nhà nước 21 1.3.2.2. Tài liệu lưu trữ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của nền hành chính nhà nước, thúc đẩy công cuộc cải cách hành chính 22 1.3.2.3. Tài liệu lưu trữ là cơ sở quan trọng để kiểm tra hoạt động quản lý hành chính nhà nước 23 1.3.2.4. Tài liệu lưu trữ góp phần thực hiện một nền hành chính phát triển, hiện đại nền hành chính hướng tới phục vụ nhân dân 23 1.3.2.5. Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng trong nghiên cứu khoa học quản lý nâng cao trình độ quản lý hành chính nhà nước 24 Chương 2. THỰC TRẠNG PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ PHỤC VỤ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐẦM HÀ TỈNH QUẢNG NINH 25 2.1. Khái quát về Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà và tổ chức lưu trữ tại UBND huyện Đầm Hà 25 2.1.1. Lịch sử hình thành UBND huyện Đầm Hà, tỉnh Quảng Ninh 25 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Đầm Hà...... 25 2.1.3. Vị trí, chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của tổ chức lưu trữ tại UBND huyện Đầm Hà 27 2.2. Thực trạng phân cấp quản lý và tổ chức khoa học khối tài liệu lưu trữ có giá trị phục vụ quản lý hành chính nhà nước tại UBND huyện Đầm Hà 30 2.2.1. Thực trạng phân cấp quản lý tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Đầm Hà 30 2.2.2. Thu thập, xác định giá trị và phân loại tài liệu của UBND huyện Đầm Hà 31 2.2.3. Thực trạng bảo quản tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Đầm Hà 33 2.3. Thực trạng phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý hành chính nhà nước tại UBND huyện Đầm Hà 34 2.3.1. Các quy định của UBND huyện Đầm Hà về phát huy giá trị tài liệu lưu trữ...... 34 2.3.2. Các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu đang được áp dụng tại UBND huyện Đầm Hà 36 2.3.3. Nhu cầu, số lượng, thành phần độc giả khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý hành chính nhà nước tại UBND huyện Đầm Hà 37 2.3.4. Số lượng, loại hình, nội dung tài liệu lưu trữ được đưa ra khai thác, sử dụng phục vụ công tác quản lý hành chính nhà nước tại UBND huyện Đầm Hà 40 2.4. Đánh giá hiệu quả khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý hành chính nhà nước tại UBND huyện Đầm Hà 42 2.4.1. Ưu điểm 42 2.4.2. Hạn chế 43 2.4.3. Nguyên nhân của những hạn chế 44 Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ PHỤC VỤ QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐẦM HÀ TỈNH QUẢNG NINH 46 3.1. Nhóm giải pháp về hoàn thiện cơ sở pháp lý đảm bảo cho việc phát huy giá trị tài liệu phục vụ quản lý hành chính nhà nước tại UBND huyện Đầm Hà... 46 3.1.1. Tiếp tục hoàn thiện hệ thống các văn bản quy định về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đã ban hành tại UBND huyện Đầm Hà sao cho phù hợp với tình hình thực tiễn 46 3.1.2. Xây dựng và ban hành Quy trình tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ…… 47 3.1.3. Xây dựng và ban hành Nội quy phòng đọc 48 3.1.4. Đẩy mạnh hoạt động thanh tra, kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quy định về phát huy giá trị tài liệu lưu trữ 49 3.2. Nhóm giải pháp về tuyên truyền, nâng cao nhận thức về giá trị của tài liệu lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước tại UBND huyện Đầm Hà 50 3.2.1. Tổ chức các hội nghị, nói chuyện chuyên đề, các cuộc thi tìm hiểu về giá trị của tài liệu lưu trữ phục vụ quản lý hành chính nhà nước 50 3.2.2. Công bố danh mục các hồ sơ, tài liệu có giá trị phục vụ quản lý hành chính nhà nước và hồ sơ, tài liệu hạn chế sử dụng tại UBND huyện Đầm Hà 52 3.3. Nhóm giải pháp về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tạo thuận lợi cho việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt động quản lý hành chính nhà nước tại UBND huyện Đầm Hà 52 3.3.1. Tiến hành thu thập, bổ sung đầy đủ các tài liệu có giá trị phục vụ quản lý hành chính nhà nước tại UBND huyện Đầm Hà 52 3.3.2. Tiến hành tổ chức khoa học các tài liệu lưu trữ có giá trị phục vụ quản lý hành chính nhà nước tại UBND huyện Đầm Hà 53 3.3.3. Chú trọng bảo quản an toàn các tài liệu lưu trữ có giá trị phục vụ quản lý hành chính nhà nước tại UBND huyện Đầm Hà 55 3.4. Nhóm giải pháp về đảm bảo và phát triển nhân lực cho công tác phát huy giá trị tài liệu phục vụ quản lý hành chính nhà nước tại UBND huyện Đầm Hà... 55 3.4.1. Tổ chức bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ lưu trữ…… 55 3.4.2. Tổ chức các lớp tập huấn nâng cao kỹ năng phục vụ độc giả cho cán bộ làm công tác lưu trữ 56 3.5. Nhóm giải pháp về tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác phát huy giá trị tài liệu phục vụ quản lý hành chính nhà nước tại UBND huyện Đầm Hà 57 3.5.1. Nghiên cứu, áp dụng các hình thức thông báo, giới thiệu tài liệu lưu trữ có giá trị phục vụ quản lý hành chính nhà nước qua mạng nội bộ, website của cơ quan… 57 3.5.2. Xây dựng và đưa vào sử dụng hệ thống phần mềm theo dõi, quản lý việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ quản lý hành chính nhà nước 58 3.5.3. Xây dựng các cơ sở dữ liệu lưu trữ theo lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước… 59 3.6. Nhóm giải pháp về cơ sở vật chất phục vụ cho việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt động quản lý hành chính nhà nước tại UBND huyện Đầm Hà 59 3.6.1. Xây dựng phòng đọc chuyên dụng 59 3.6.2. Trang bị các trang thiết bị khai thác sử dụng phù hợp với từng loại hình tài liệu (đặc biệt là tài liệu khoa học công nghệ và tài liệu nghe nhìn) 60 KẾT LUẬN 62 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 64 PHỤ LỤC 66
Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Nhi, Lớp: ĐH.LTH.13A MỤC LỤC Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Nhi, Lớp: ĐH.LTH.13A DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT CHỮ VIẾT TẮT CBCCVC HĐND UBND CỤM TỪ ĐẦY ĐỦ Cán bộ, công chức, viên chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Nhi, Lớp: ĐH.LTH.13A MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Tài liệu lưu trữ di sản quý báu quốc gia, ký ức thiêng liêng dân tộc Nó chứa đựng thơng tin phong phú, đa dạng có độ tin cậy cao, phản ánh cách trung thực toàn diện mặt đời sống xã hội Tuy nhiên tài liệu lưu trữ vật vô tri không tiến hành tổ chức khai thác sử dụng để giá trị to lớn “thức dậy” phục vụ cho xã hội, phục vụ cho lợi ích đáng người Từ nhận định trên, Đảng Nhà nước ta quan tâm đạo ngành, cấp, quan lưu trữ đẩy mạnh công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Trong báo cáo Chính trị Ban Chấp hành Trung ương Đảng trình bày Đại hội đại biểu tồn quốc lần thứ VI Đảng Cộng sản Việt Nam năm 1986, nêu rõ nhiệm vụ trọng trách ngành lưu trữ là: Tổ chức tốt công tác lưu trữ, bảo vệ an tồn tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ Quốc gia, tài liệu lưu trữ phải nguồn lực khác nước tham gia xây dựng bảo vệ Tổ quốc, phải đóng góp trực tiếp vào lĩnh vực nghiên cứu, xây dựng phát triển xã hội Trong Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng năm 2007 Thủ tướng phủ “Về việc tăng cường bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ” nhấn mạnh để phát huy giá trị tài liệu lưu trữ cần thực nghiêm túc vấn đề sau: Đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến pháp luật lưu trữ để nâng cao nhận thức công tác lưu trữ; Nghiên cứu ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ vào việc bảo quản, bảo vệ an toàn, bảo hiểm quản lý khai thác tài liệu lưu trữ; Bố trí diện tích thích đáng để thường xuyên tổ chức triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ; Tổ chức giải mật theo quy định, chủ động giới thiệu tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nhanh chóng có hiệu Theo quy định Hiến pháp 2013 Luật tổ chức quyền địa phương năm 2015, Ủy ban nhân dân (UBND) huyện Đầm Hà vừa quan chấp hành Hội đồng nhân dân (HĐND) huyện, vừa quan hành Nhà nước địa phương Tài liệu sản sinh q trình hoạt động Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Nhi, Lớp: ĐH.LTH.13A UBND huyện Đầm Hà đa dạng loại hình (tài liệu hành chính, tài liệu khoa học công nghệ, tài liệu ghi âm, ghi hình, tài liệu điện tử) phong phú nội dung (phản ánh mặt hoạt động UBND huyện quản lý kinh tế, nông, lâm, ngư nghiệp tiểu thủ cơng nghiệp, quản lý văn hóa, quản lý tài ngun mơi trường…) có giá trị to lớn phục vụ đắc lực cho hoạt động quản lý hành nhà nước địa phương Tuy nhiên thực tế, việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ UBND huyện Đầm Hà chưa thực việc phân cấp quản lý tài liệu lưu trữ không rõ ràng, nhận thức giá trị tài liệu lưu trữ thấp chưa ban hành văn quy định rõ ràng, cụ thể phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Từ đó, việc quy định hình thức phát huy giá trị tài liệu chưa đa dạng, phong phú, hạn chế việc tiếp cận tài liệu độc giả khiến cho giá trị to lớn tài liệu “ngủ yên” Bởi việc đề thực hệ thống giải pháp nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ quản lý hành nhà nước UBND huyện Đầm Hà tỉnh Quảng Ninh vô cần thiết Xuất phát từ lý thực trạng trên, em định lựa chọn đề tài “Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ quản lý hành nhà nước UBND huyện Đầm Hà tỉnh Quảng Ninh” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp Mục tiêu đề tài Đề tài nhằm hướng tới số mục tiêu sau: - Nghiên cứu thành phần, nội dung, ý nghĩa tài liệu lưu trữ phục vụ cơng tác quản lý hành nhà nước UBND huyện Đầm Hà; - Đánh giá thực trạng phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ quản lý hành nhà nước UBND huyện Đầm Hà; - Đề xuất số giải pháp giúp cho lưu trữ UBND huyện Đầm Hà phát huy tối đa giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt động quản lý hành nhà nước địa phương Đối tượng phạm vi nghiên cứu 3.1.Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu đề tài vấn đề phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Nhi, Lớp: ĐH.LTH.13A phục vụ quản lý hành nhà nước UBND huyện Đầm Hà 3.2 Phạm vi nghiên cứu Đề tài tập trung khảo sát phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ quản lý hành nhà nước UBND huyện Đầm Hà giai đoạn 2012 - 2016 Nhiệm vụ nghiên cứu Để đạt mục tiêu đặt ra, đề tài cần thực nhiệm vụ sau: Một là: Tìm hiểu vị trí, chức năng, nhiệm vụ UBND huyện Đầm Hà, số lượng, thành phần, nội dung khối tài liệu lưu trữ phục vụ quản lý hành nhà nước bảo quản Từ đó, làm rõ ý nghĩa tài liệu lưu trữ phục vụ cho hoạt động quản lý nhà nước địa phương Hai là: Nghiên cứu quy định hành UBND huyện Đầm Hà phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, nhu cầu độc giả khai thác sử dụng tài liệu Trên sở đưa đánh giá kết đạt tồn tại, đồng thời phân tích nguyên nhân dẫn đến tồn tại, hạn chế việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ quản lý hành nhà nước địa phương Ba là: Nghiên cứu đề xuất số giải pháp cụ thể nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ UBND huyện Đầm Hà phục vụ hoạt động quản lý hành nhà nước địa phương Lịch sử nghiên cứu Qua tìm hiểu, nghiên cứu em tổng hợp số đề tài, luận văn, viết có liên quan đến vấn đề “phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ quản lý hành nhà nước” bao hàm “cơng tác lưu trữ” nói chung nghiệp vụ “tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ” nói riêng Cụ thể sau: - Giáo trình "Lý luận thực tiễn cơng tác lưu trữ" nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm NXB Đại học Giáo dục chuyên nghiệp xuất năm 1990 đưa sở lý luận tài liệu lưu trữ (khái niệm, đặc điểm, phân loại, ý nghĩa tài liệu lưu trữ), đồng thời phân tích thực tiễn việc thực nghiệp vụ lưu trữ (thu thập xác định giá trị, phân loại, chỉnh lý, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng thống kê tài liệu lưu trữ) nước ta trước năm 90 ký XX - Giáo trình “Lý luận phương pháp công tác lưu trữ” GVC.TS.Chu Thị Hậu Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Nhi, Lớp: ĐH.LTH.13A chủ biên NXB Lao động Hà Nội xuất năm 2016 trình bày vấn đề lý luận chung tài liệu lưu trữ, tổ chức, quản lý công tác lưu trữ hướng dẫn phương pháp thực nghiệp vụ lưu trữ Đặt biệt giáo trình cịn tập hợp văn quan trọng Luật, Nghị định, Thông tư văn hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ theo quy định hành đảm bảo tính cập nhật thống - Luận văn thạc sỹ “Các giải pháp nâng cao hiệu công tác lưu trữ cấp huyện thành phố Hà Nội” tác giả Phạm Diệu Linh năm 2009 (Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn) thông qua nghiên cứu thực trạng công tác lưu trữ huyện thành phố Hà Nội đề xuất số gải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác lưu trữ hợp lý hữu ích thể chế hóa quy định pháp luật cơng tác lưu trữ cấp huyện, ổn định tổ chức lưu trữ cấp huyện, chuẩn hóa cơng vụ hướng dẫn thực thống nghiệp vụ lưu trữ - Luận văn thạc sỹ “Tổ chức quản lý lưu trữ cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh” tác giả Trần Văn Quang năm 2014 (Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn) nghiên cứu, khảo sát đưa khối lượng, thành phần, nội dung đánh giá giá trị tài liệu lưu trữ hình thành hoạt động quan nhà nước cấp huyện Hội đồng nhân dân huyện, Ủy ban nhân dân huyện phòng, ban giúp việc - Luận văn thác sỹ “Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ UBND cấp quận phục vụ công tác quản lý nhà nước địa phương” tác giả Trần Thị Mai năm 2015 (Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn) cho “Thông tin đến với quan từ nhiều nguồn khác nhau, thơng tin TLLT nguồn thông tin đáng tin cậy hoạt động quản lý nhà nước địa phương Các quan lưu trữ cần quan tâm mở rộng tính cơng khai tài liệu lưu trữ, mở cửa lưu trữ, cải tiến thủ tục hành người có nhu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu, đa dạng hóa hình thức khai thác để quan, tổ chức cá nhân quyền sử dụng sử dụng thuận lợi nhất, hiệu tài liệu lưu trữ” [12, 105] - Khóa luận tốt nghiệp "Tổng luận cơng trình nghiên cứu tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ” Nguyễn Thị Thảo năm 2011(Tư liệu Khoa Lưu Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Nhi, Lớp: ĐH.LTH.13A trữ học Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn) tổng hợp đưa đánh giá cơng trình nghiên cứu vấn đề tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu - Luận văn thạc sỹ "Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Chi cục thuế phục vụ công tác quản lý thuế địa phương (qua khảo sát số chi cục thuế thành phố Hà Nội” tác giả Trịnh Thị Thu Hương năm 2015 (Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn) đưa số giải pháp hữu ích, liên quan trực tiếp đến hoạt động tổ chức khai thác sử dụng tài liệu nhằm nâng cao hiệu công tác xây dựng hoàn thiện văn pháp lý, đa dạng hóa hình thức khai thác sử dụng mẫu hóa biểu mẫu để quản lý hoạt đông tổ chức khai thác sử dụng tài liệu - Bài viết “Vai trị cơng tác lưu trữ hành nhà nước” Thạc sĩ Lã Thị Duyên cho “Với ý nghĩa, vai trò to lớn mình, đặc biệt tiềm thơng tin khứ thông tin dự báo tài liệu lưu trữ, tổ chức tốt công tác lưu trữ góp phần tạo cơng vụ có hiệu quả, góp phần xây dựng hành đại Quan tâm làm tốt công tác lưu trữ, phục vụ cung cấp kịp thời thơng tin góp phần bảo đảm cho hoạt động hành nhà nước thông suốt” [7, 5] - Bài viết “Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ lưu trữ số nước giới số đề xuất lưu trữ Việt Nam” Thạc sĩ Nguyễn Thị Thúy Bình đăng “Kỷ yếu hội thảo khoa học khai thác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nghiên cứu khoa học xã hội nhân văn” nêu kinh nghiệm số nước giới phát huy giá trị tài liệu tạo sở pháp lý cho việc phát huy giá trị tài liệu, đa dạng hóa hình thức phát huy giá trị tài liệu theo hướng đại đưa đề xuất đối vơi lưu trữ Việt Nam Qua khảo sát nguồn tài liệu cho thấy hầu hết cơng trình, viết tập trung vào số chủ đề chủ yếu lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu quan, tổ chức định mà chưa sâu nghiên cứu giá trị tài liệu lưu trữ vấn đề làm để phát huy giá trị cơng tác quản lý hành nhà nước địa phương Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Nhi, Lớp: ĐH.LTH.13A Có thể nói, kết nghiên cứu cơng trình nguồn tài liệu tham khảo quý báu, cung cấp nhìn tổng quan tình hình lý luận thực tiễn cơng tác lưu trữ nước ta nói chung cơng tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ số quan, tổ chức nói riêng để em thực khóa luận Phương pháp nghiên cứu Thực khóa luận này, trước hết em vận dụng số phương pháp nghiên cứu sau: - Cơ sở phương pháp luận biện chứng Chủ nghĩa Mác - Lênin - Phương pháp phân tích chức để sâu tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Đầm Hà, từ xác định nguồn gốc hình thành nội dung tài liệu lưu trữ UBND huyện - Phương pháp điều tra, thăm dị, khảo sát sát cơng tác phát huy giá trị tài liệu UBND huyện Đầm Hà nhằm thu thập thông tin từ cán bộ, công chức, viên chức (CBCCVC) độc giả - Phương pháp vấn cán lưu trữ lãnh đạo Văn phòng, lãnh đạo Phòng Nội vụ UBND huyện thực tế công tác phát huy giá trị tài liệu - Phương pháp so sánh, đối chiếu lý luận với thực tế, từ rút ưu điểm tồn công tác để có giải pháp phù hợp Ngồi phương pháp chủ yếu em sử dụng phương pháp nghiên cứu giáo trình, luận án, luận văn, khóa luận số viết đăng tạp chí Văn thư lưu trữ Đóng góp đề tài Từ việc nghiên cứu khảo sát tình hình thực tế việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ quản lý hành nhà nước UBND huyện Đầm Hà, đề tài đánh giá ưu điểm, hạn chế tìm nguyên nhân hoạt động Đề tài đề xuất giải pháp cụ thể giúp UBND huyện Đầm Hà phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ quản lý hành nhà nước địa phương Ngoài ra, kết nghiên cứu đề tài làm tài liệu tham khảo giúp Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Nhi, Lớp: ĐH.LTH.13A cho việc học tập, nghiên cứu sinh viên chuyên ngành Lưu trữ học chưa có điều kiện tiếp cận với thực tế Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, đề tài kết cấu với chương sau: Chương Cơ sơ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt động quản lý hành nhà nước UBND huyện Đầm Hà tỉnh Quảng Ninh Chương tập trung nghiên cứu lý luận, sở pháp lý sở thực tiễn việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ quản lý hành nhà nước UBND huyện Đầm Hà Chương Thực trạng phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ quản lý hành nhà nước UBND huyện Đầm Hà tỉnh Quảng Ninh Chương phản ánh tình hình thực tế khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ UBND huyện Đầm Hà để phục vụ quản lý hành nhà nước như: đối tượng loại hình tài liệu khai thác; hình thức khai thác, sử dụng tài liệu; đánh giá hiệu sử dụng tài liệu lưu trữ đưa nguyên nhân Chương Một số giải pháp phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ quản lý hành nhà nước UBND huyện Đầm Hà tỉnh Quảng Ninh Từ sở lý luận chung tình hình thực tế, đề tài đưa hệ thống giải pháp hoàn thiện sở pháp lý, nâng cao nhận thức lãnh đạo độc giả, tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin đầu tư sở vật chất Trong trình thực đề tài khóa luận, em nhận bảo, hướng dẫn tận tình từ phía giảng viên hướng dẫn – Tiến sĩ Nguyễn Thị Ngọc Mai, giúp đỡ, tạo điều kiện từ phía lãnh đạo Văn phịng HĐND & UBND huyện Đầm Hà, chị Hồng Minh Thơm - cán lưu trữ tập thể CBCCVC UBND huyện Đầm Hà Bên cạnh thuận lợi, em gặp phải số khó khăn định q trình khảo sát, thu thập thơng tin việc chia sẻ thông tin từ cán lưu trữ Văn phòng HĐND & UBND huyện hạn chế, chưa cụ thể, thông tin Phông Lưu trữ UBND huyện Đầm Hà cịn mang tính chung chung nên khóa luận khơng thể tránh khỏi thiếu sót Bởi vậy, Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Nhi, Lớp: ĐH.LTH.13A em mong nhận góp ý thầy, để khóa luận hoàn thiện Nhân đây, em xin trân trọng cảm ơn thầy, cô giáo Khoa Văn thư - Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội truyền thụ kiến thức lý luận khoa học lưu trữ làm quan trọng để thực đề tài; Các CBCCVC UBND huyện Đầm Hà cung cấp thông tin, số liệu phản ánh thực tiễn công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ quản lý hành nhà nước UBND huyện Đầm Hà Hơn nữa, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Tiến sĩ Nguyễn Thị Ngọc Mai tận tình hướng dẫn em suốt trình triển khai hồn thiện khóa luận Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 24 tháng năm 2017 Sinh viên Phạm Thị Nhi 10 Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Nhi, Lớp: ĐH.LTH.13A độc giả ngày tốt đạt hiệu cao 3.5.3 Xây dựng sở liệu lưu trữ theo lĩnh vực quản lý hành nhà nước Cơng cụ tra cứu chìa khóa để thơng báo, giới thiệu thơng tin tra tìm tài liệu lưu trữ Các loại công cụ tra cứu đầy đủ, chuyên sâu đại tạo điều kiện thuận lợi cho việc nghiên cứu sử dụng tài liệu Việc tra tìm tài liệu lưu trữ mục lục hồ sơ sổ nhập tài liệu áp dụng UBND huyện Đầm Hà chiếm nhiều thời gian, hiệu công việc mang lại không cao dẫn đến phục vụ khai thác sử dụng không tiến hành nhanh chóng gây ảnh hưởng đến hiệu phát huy giá trị tài liệu Như vậy, muốn đẩy mạnh việc phát huy giá trị tài liệu việc xây dựng hồn thiện hệ thống công cụ tra cứu yêu cầu cần thiết Bên cạnh công cụ tra cứu truyền thống phổ biến mục lục hồ sơ thiết phải ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Quản lý hành nhà nước chia thành nhiều lĩnh vực, độc giả đến khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ quản lý hành nhà nước địa phương lại có nhu cầu khai thác lĩnh vực khác Chính việc xây dựng sở liệu lưu trữ theo lĩnh vực quản lý hành nhà nước giải pháp vô hợp lý thuận tiện Các loại phần mềm tra tìm thơng minh đại giúp độc giả tra tìm tài liệu theo lĩnh vực, chuyên đề cách nhanh chóng, xác Các sở liệu xây dựng phải có giao diện thân thiện, dễ sử dụng, phân chia rõ ràng phản ánh đầy đủ lĩnh vực quản lý hành nhà nước UBND huyện kinh tế, văn hóa – xã hội, quốc phịng – an ninh, quản lý địa giới hành chính, nơng nghiệp phát triển nơng thơn… 3.6 Nhóm giải pháp sở vật chất phục vụ cho việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt động quản lý hành nhà nước UBND huyện Đầm Hà 3.6.1 Xây dựng phòng đọc chuyên dụng 60 Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Nhi, Lớp: ĐH.LTH.13A Với trạng sử dụng diện tích kho bảo quản để làm nơi đọc tài liệu cho độc giả UBND huyện Đầm Hà giải pháp tình chưa hợp lý Trước mắt diện tích phịng kho chật hẹp, bố trí thêm bàn ghế khơng đáp ứng nhu cầu khai thác sử dụng độc giả có thời điểm nhiều độc giả lúc đến khai thác tài liệu khơng có chỗ ngồi nên phải di chuyển đến phòng khác để đọc tài liệu vừa gây bất tiện cho độc giả lại vừa gây khó khăn cho cán lưu trữ việc quản lý tài liệu đưa phục vụ khai thác Về lâu dài, việc khai thác tài liệu kho lưu trữ gây ảnh hưởng không nhỏ đến điều kiện bảo quản tài liệu bụi bẩn hệ thống chiếu sáng không phù hợp Mức độ thường xuyên áp dụng hình thức đặt yêu cầu cấp thiết để phát huy giá trị tài liệu nói chung phục vụ hoạt động quản lý hành nhà nước địa phương nói riêng đầu tư kinh phí xây dựng phịng đọc chuyên dụng Căn vào nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu độc giả tương lai, UBND huyện Đầm Hà cần nghiên cứu thiết kế xây dựng mới, cải tạo phòng làm việc trụ sở quan có diện tích khoảng 15 đến 18m2 làm phòng đọc chuyên dụng Phòng đọc phải kiên cố, có đầy đủ hệ thống chiếu sáng, đặt nơi yên tĩnh, gần nơi bảo quản tài liệu tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác sử dụng tài liệu 3.6.2 Trang bị trang thiết bị khai thác sử dụng phù hợp với loại hình tài liệu (đặc biệt tài liệu khoa học cơng nghệ tài liệu nghe nhìn) Các tài liệu lưu trữ có giá trị phục vụ quản lý hành nhà nước UBND huyện Đầm Hà đa dạng loại hình, ngồi khối lượng lớn tài liệu hành cịn có phận quan trọng tài liệu khoa học cơng nghệ, tài liệu nghe nhìn tài liệu điện tử Mỗi loại hình tài liệu lại có đặc thù riêng kích thước, vật mang tin, phương pháp ghi tin cách thức khai thác đòi hỏi phải trang bị trang thiết bị khai thác sử dụng tài liệu phù hợp Ngoài bàn có kích thước nhỏ để phục vụ cho việc khai thác tài liệu hành khổ giấy A4, cần trang bị thêm bàn có kích thước lớn để phục vụ khai thác tài liệu khoa học công nghệ, vẽ, đồ khổ giấy A3, A2, A1 A0 Đặc thù vật mang tin phương pháp ghi tin tài liệu nghe nhìn tài liệu điện tử địi hỏi phải có thiết bị chun dụng khai thác, sử dụng 61 Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Nhi, Lớp: ĐH.LTH.13A Bởi UBND huyện Đầm Hà cần vào vật liệu ghi tin phương pháp ghi tin đặc thù hai loại hình tài liệu để trang bị máy chiếu, máy phát khai thác tài liệu phim, ghi âm, trang bị máy tính điện tử với phần mềm chuyên dụng để khai thác tài liệu điện tử cho phù hợp hiệu Ngoài UBND huyện Đầm Hà cần phải đầu tư kinh phí để tiến hành mua sắm đầy đủ trang thiết bị cần thiết đại phục vụ cho công tác khai thác sử dụng TLLT như: giá, tủ, máy fotocopy, thiết bị chống cháy…, trang thiết bị phục vụ việc quản lý thực công tác cán lưu trữ (sổ sách, máy vi tính…) Tiểu kết chương Để cơng tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ quản lý hành nhà nước UBND huyện Đầm Hà đạt kết cao, thời gian tới UBND huyện cần nhanh chóng tiến hành nghiên cứu thực đồng hệ thống giải pháp khoa học hợp lý sở vận dụng lý luận chuyên sâu vào thực tiễn khách quan Hệ thống giải pháp cần đáp ứng tính dây chuyền, đồng xuất phát từ việc hoàn thiện sở pháp lý, nâng cao nhận thức CBCCVC giá trị tài liệu, đa dạng hóa hình thức phát huy giá trị tài liệu việc ứng dụng sức mạnh công nghệ thông tin đầu tư kinh phí cho việc phát huy giá trị tài liệu Việc thực giải pháp không vấn đề riêng biệt lưu trữ UBND huyện mà cịn vấn đề chung địi hỏi phối hợp nghiêm túc đơn vị, phận phòng ban mà cốt lõi xuất phát từ nhận thức CBCCVC Chúng em tin nhận quan tâm tương xứng thời gian tới công tác phát huy gái trị tài liệu phục vụ quản lý hành nhà nước UBND huyện Đầm Hà đạt nhiều thành tựu đáng mừng 62 Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Nhi, Lớp: ĐH.LTH.13A KẾT LUẬN Trong suốt trình hình thành phát triển, UBND huyện Đầm Hà sản sinh khối lượng không nhỏ tài liệu lưu trữ có giá trị phục vụ hoạt động quản lý hành nhà nước địa phương Trong năm qua UBND huyện Đầm Hà trọng đến việc phát huy giá trị khối tài liệu này, coi cơng tác quan trọng hoạt động quản lý hành nhà nước, đồng thời mắt xích khơng thể thiếu máy quản lý hành Bởi lẽ thơng tin tài liệu lưu trữ loại thơng tin có tính dự báo, dạng thông tin cấp một, thực tiễn kiểm nghiệm, có độ tin cậy cao nguồn gốc hình thành, đặc trưng pháp lý tính chất làm chứng lịch sử tài liệu lưu trữ quy định Chính nhiệm vụ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ làm cho nguồn tài nguyên “được tái sinh” phục vụ hoạt động quản lý hành nhà nước sứ mệnh cấp thiết quan trọng UBND huyện Đầm Hà Qua nghiên cứu, khảo sát thực trạng phát huy giá trị tài liệu phục vụ quản lý hành nhà nước UBND huyện Đầm Hà, em nhận thấy công tác bước đầu đạt thành tựu định nhiều nguyên nhân khác nhận thức điều kiện nguồn lực kinh tế khách quan nên tồn số hạn chế làm giảm hiệu lực phát huy giá trị tài liệu Thiết nghĩ, lưu trữ UBND huyện Đầm Hà bên cạnh tổ chức khoa học bảo quản an toàn tài liệu kho cần mạnh dạn đổi hình thức khai thác sử dụng tài liệu để tài liệu lưu trữ đến gần với độc giả phát huy tối đa giá trị hoạt động quản lý hành nhà nước Để làm điều đó, UBND huyện Đầm Hà cần quan tâm mở rộng tính công khai tài liệu lưu trữ, cải tiến thủ tục hành người có nhu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu, đa dạng hóa hình thức khai thác để quan, tổ chức cá nhân quyền sử dụng sử dụng thuận lợi nhất, hiệu tài liệu lưu trữ Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ vấn đề khơng phải vấn để lỗi thời đến công tác tồn nhiều hạn chế, đòi hỏi cần có nghiên cứu để đưa giải pháp khắc phục Lựa chọn đề tài phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt động quản lý hành nhà nước UBND huyện Đầm Hà, em hy vọng nhận xét, kiến nghị 63 Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Nhi, Lớp: ĐH.LTH.13A góp phần giúp cho việc phát huy giá trị tài liệu Lưu trữ UBND huyện thời gian tới đạt hiệu cao Đồng thời, kết nghiên cứu khóa luận góp phần vào việc tuyên truyền, giới thiệu tài liệu lưu trữ bảo quản UBND huyện Đầm Hà, giúp cho lãnh đạo, cán UBND huyện, độc giả biết đến hiểu giá trị, ý nghĩa tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt động quản lý hành nhà nước địa phương Nếu thực đồng có hiệu hệ thống giải pháp hữu ích định tương lai gần lưu trữ UBND huyện Đầm Hà trở thành địa tin cậy có mối liên hệ mật thiết với quan, tổ chức đông đảo đối tượng độc giả, cầu nối khứ với tại, đảm bảo phát huy tối đa giá trị tài liệu lưu trữ nói chung phục vụ quản lý hành nhà nước UBND huyện nói riêng 64 Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Nhi, Lớp: ĐH.LTH.13A DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Ban Tổ chức - Cán Chính phủ (1998), Thơng tư số 40/1998/TT-TCCP ngày 24/01/1998 hướng dẫn tổ chức lưu trữ quan nhà nước cấp Nguyễn Thị Thúy Bình (2010), Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ lưu trữ số nước giới số đề xuất lưu trữ Việt Nam, đăng Kỷ yếu hội thảo khoa học khai thác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nghiên cứu khoa học xã hội nhân văn Bộ Nội vụ (2010), Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ chức văn thư lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ , quan thuộc Chính phủ UBND cấp Bộ Nội vụ (2008), Thông tư số 04/2008/TT-BNV ngày 04/6/2008 Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ thuộc UBND cấp tỉnh, cấp huyện Chính phủ (2008), Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 Quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990), Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học Giáo dục chuyên nghiệp Lã Thị Dun (2013), Vai trị cơng tác lưu trữ hành nhà nước Nguyễn Hữu Hải chủ biên (2010), Giáo trình lý luận hành nhà nước, NXB Học viện Hành quốc gia Chu Thị Hậu chủ biên (2016), Giáo trình Lý luận phương pháp công tác lưu trữ, NXB Lao động Hà Nội 10 Trịnh Thị Thu Hương (2015), Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Chi cục thuế phục vụ công tác quản lý thuế địa phương (qua khảo sát số chi cục thuế thành phố Hà Nội), Luận văn thạc sĩ Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng- Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn 11 Phạm Diệu Linh (2009), Các giải pháp nâng cao hiệu công tác lưu trữ cấp huyện thành phố Hà Nội, Luận văn thạc sĩ Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng- Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn 12 Trần Thị Mai (2015), Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ UBND cấp 65 Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Nhi, Lớp: ĐH.LTH.13A quận phục vụ công tác quản lý nhà nước địa phương, Luận văn thạc sĩ Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng- Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn 13 Trần Văn Quang (2014), Tổ chức quản lý lưu trữ cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, Luận văn thạc sĩ Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng- Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn 14 Quốc hội (2011), Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 15 Quốc hội (2015), Luật Tổ chức quyền địa phương số 77/2015/QH13 16 Thủ tướng Chính phủ (2007), Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg Về việc tăng cường bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ 17 Nguyễn Thị Thảo (2011), Tổng luận cơng trình nghiên cứu tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, Khóa luận tốt nghiệp Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn 18 Đinh Văn Tiến (2015), Phân biệt khái niệm: Quản trị nhà nước, quản lý nhà nước Quản lý hành nhà nước, Tạp chí quản lý Nhà nước, (số 229) 19 Phạm Viết Vượng chủ biên (2007), Quản lý Hành Nhà nước Quản lý ngành Giáo dục Đào tạo, NXB Đại học Sư phạm 20.www.luanvan.net.vn 21.www.luutru.gov.vn 22.www.thuvienphapluat.vn 66 Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Nhi, Lớp: ĐH.LTH.13A PHỤ LỤC STT Phụ lục Sơ đồ cấu tổ chức Văn phịng HĐND &UBND huyện Đầm Hà Quy chế cơng tác Văn thư – Lưu trữ Văn phòng HĐND & UBND huyện Đầm Hà Quy chế công tác Khai thác sử dụng tài liệu Văn phòng HĐND & UBND huyện Đầm Hà Nội quy Kho lưu trữ Một số hình ảnh Kho lưu trữ UBND huyện Đầm Hà Nơi đọc liệu lưu trữ UBND huyện Đầm Hà Một số hình ảnh mục lục hồ sơ lưu trữ UBND huyện Đầm Hà Hình ảnh sổ theo dõi mượn hồ sơ, tài liệu lưu trữ UBND huyện Đầm Hà Đề xuất Phương án phân loại Phông lưu trữ UBND huyện Đầm Hà (giai đoạn 2001 – 2016) Phiếu khảo sát phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ quản lý hành nhà 10 nước UBND huyện Đầm Hà 67 ... dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cơng tác quản lý hành nhà nước UBND huy? ??n Đầm Hà 2.4.1 Ưu điểm Công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt động quản lý hành nhà nước UBND huy? ??n Đầm Hà. .. tác phát huy giá trị tài liệu phục vụ quản lý hành nhà nước địa phương Cơ sở thực tiễn việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ quản lý hành nhà nước UBND huy? ??n Đầm Hà Khối lượng, thành... TRỮ PHỤC VỤ QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TẠI UBND HUY? ??N ĐẦM HÀ TỈNH QUẢNG NINH 1 Cơ sở lý luận việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ quản lý hành nhà nước Khái niệm, đặc điểm phân loại tài