Kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền trong quy trình kiểm toán Báo cáo tài chính do Công ty Kiểm toán và dịch vụ Tin học thực hiện.doc

Kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền trong quy trình kiểm toán Báo cáo tài chính do Công ty Kiểm toán và dịch vụ Tin học thực hiện

Lời mở đầu

Từ khi nớc ta chuyển từ nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung sang nềnkinh tế hàng hoá nhiều thành phần theo định hớng xã hội chủ nghĩa, vận độngtheo kinh tế thị trờng có sự quản lý của nhà nớc, thực hiện mục tiêu : Dângiàu, nớc mạnh, xã hội công bằng, dân chủ, văn minh; hiệu quả kinh tế đã trởthành một vấn đề đợc nhiều ngời quan tâm

Sự ra đời của kiểm toán là nhằm phát huy hiệu quả kinh tế, phát huymọi nguồn lực phục vụ cho công cuộc Công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nớc Các dịch vụ kiểm toán ngày càng mở rộng đặc biệt dịch vụ kiểm toánbáo cáo tài chính đã có đợc chỗ đứng hết sức vững vàng Để đáp ứng đợc nhucầu phát triển của ngành kiểm toán, trờng Đại học Kinh tế quốc dân đã đachuyên ngành Kiểm toán vào đào tạo Và để cung cấp cho sinh viên kiến thứcthực tế, Khoa Kế toán - Trờng Đại học Kinh tế quốc dân phối hợp với cácCông ty kiểm toán để giúp đỡ các sinh viên thực hiện điều này

Chu trình bán hàng và thu tiền là một bộ phận có liên quan đến rất nhiều

chỉ tiêu trọng yếu trên Báo cáo tài chính , nó có quan hệ mật thiết với Báo cáokết quả kinh doanh của doanh nghiệp Do đó, kiểm toán chu trình bán hàng vàthu tiền là một phần hành quan trọng trong kiểm toán Báo cáo tài chính Nhậnthức đợc điều này nên trong thời gian thực tập tại Công ty Kiểm toán và Dịchvụ Tin học em đã chọn đề tài “Kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền trongquy trình kiểm toán Báo cáo tài chính do Công ty Kiểm toán và dịch vụ Tinhọc thực hiện”

Mục đích nghiên cứu của đề tài là vận dụng lý thuyết về kiểm toán, đặcbiệt là kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền trong kiểm toán báo cáo tàichính và việc xem xét thực tiễn công tác kiểm toán của Công ty AISC, từ đórút ra bài học kinh nghiệm và đa ra một số biện pháp nhằm hoàn thiện côngtác kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chínhdo Công ty AISC thực hiện

Do thời gian có hạn, khả năng cũng nh kinh nghiệm bản thân còn hạnchế nên bài viết không tránh khỏi nhiều sai sót Em mong đợc thầy cô, cácanh chị kiểm toán viên có kinh nghiệm cùng bạn bè quan tâm đến đề tài nàygiúp đỡ để em có thể hoàn thành tốt hơn.

Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của TS Lê Thị Hòa (giáo viên hớng dẫn ),anh Đào Tiến Đạt (Giám đốc chi nhánh AISC Hà Nội ) ,các anh chị trong Công ty và các thầy cô giáo trong Khoa đã giúp em hoàn thành bài viết này.

1.1.2 Chức năng cơ bản của chu trình bán hàng - thu tiền

Bán hàng - thu tiền ( tiêu thụ) là quá trình chuyển quyền sở hữu của hànghoá qua quá trình trao đổi hàng-tiền (giữa khách thể kiểm toán với khách hàngcủa họ).

Với ý nghĩa nh vậy, quá trình này đợc bắt đầu từ yêu cầu mua của kháchhàng( đơn đặt hàng, hợp đồng mua hàng…( chu trình mua hàng - trả tiền).Tiến hành thuê m) và kết thúc bằngviệc chuyển đổihàng hoá thành tiền Trong trờng hợp này, hàng hoá và tiền tệ đợc xác địnhtheo bản chất kinh tế của chúng Hàng hoá là những tài sản hay dịch vụ chứađựng giá trị và có thể bán đợc; tiền tệ là phơng tiện thanh toán nhờ đó mọiquan hệ giao dịch thanh toán đợc giải quyết tức thời.Tuy nhiên, ranh giới củabán hàng (tiêu) và thu tiền (thụ) đợc thể chế hoá trong từng thời kỳ và chotừng đối tợng cũng có điểm cụ thể khác nhau Ví dụ, phạm vi của hàng hoá cóhoặc không bao hàm đất đai, sức lao động là tuỳ thuộc vào quan hệ xã hộitrong trong từng thời kỳ; Hoặc khái niệm thu tiền cũng có thể chỉ đợc tính khitiền đã trao tay hay chuyển vào tài khoản của ngời bán song cũng có thể tínhcả những trờng hợp khách hàng đã chấp nhận trả tiền.v.v…( chu trình mua hàng - trả tiền).Tiến hành thuê m Do vậy, trongkiểm toán phải dựa vào các văn bản pháp lý để xem xét ranh giới của các đốitợng kiểm toán nói trên.

Bán hàng là một quá trình có mục đích thống nhất song phơng thức thựchiện mục đích này rất đa dạng Chẳng hạn, theo phơng thức trao đổi và thanhtoán có thể bán hàng theo phơng thức thu tiền mặt trực tiếp về két hoặc thuqua ngân hàng, bán hàng theo phơng thức giao hàng trực tiếp nhng sẽ thu tiềnsau (bán chịu), bán hàng theo phơng thức gửi hàng, theo yêu cầu của kháchhàng và chờ khách hàng chấp nhận (sau khi kiểm tra chất lợng và số lợnghàng hoá rồi trả tiền)…( chu trình mua hàng - trả tiền).Tiến hành thuê m

Theo cách thức cụ thể của quá trình trao đổi, hàng hoá sản xuất ra, dịchvụ hoàn thành có thể bán trực tiếp cho ngời tiêu dùng theo phơng thức bán lẻhoặc gián tiếp qua phơng thức bán buôn, bán hàng qua đại lý…( chu trình mua hàng - trả tiền).Tiến hành thuê m Với mỗi ph-ơng thức này, trình tự của quá trình bán hàng diễn ra khác nhau, các thủ tụcgiao, nhận, thanh toán cũng khác nhau, tổ chức công tác kế toán, kiểm soátcũng khác nhau Do đó nội dung và cách thức kiểm toán cụ thể cũng khácnhau Để thể hiện đợc những nguyên lý chung của kiểm toán và chu trình này,nội dung và phơng pháp kiểm toán nêu sau đây sẽ đề cập những vấn đề chungnhất trên cơ sở hoạt động của loại công ty điển hình của chu trình bán hàng -thu tiền là công ty bán buôn.

Với bản chất và hình thức biểu hiện trên, có thể cụ thể hoá chu trình bánhàng - thu tiền thành các chức năng với các bớc công việc tơng ứng nh: xemxét nhu cầu và quyết định tiêu thụ, xem xét khả năng của khách hàng và quyếtđịnh bán chịu, vận chuyển và bốc xếp hàng hoá, lập hoá đơn bán hàng , ghi sổhàng bán, ghi sổ khoản phải thu và thu tiền Mỗi bớc công việc nói trên lại

bao gồm nhiều nghiệp vụ với những minh chứng bằng các chứng từ tơng ứng.Hiểu đợc các chức năng , các chứng từ cùng quá trình luân chuyển của chúngmới có thể đa ra những quyết định đúng đắn trong kiểm toán

Xử lý đặt hàng của ngời mua: Đặt hàng của ngời mua có thể là đơn đặt

hàng, là phiếu yêu cầu mua hàng, là yêu cầu qua th, fax, điện thoại và sau đólà hợp đồng về mua - bán hàng hóa dịch vụ

Xét duyệt bán chịu: Do bán hàng gắn liền với thu tiền trong cùng một

khái niệm “tiêu thụ” nên ngay từ thỏa thuận ban đầu, sau khi quyết định báncần xem xét và quyết định bán chịu một phần hay toàn bộ lô hàng.Việc xétduyệt có thể đợc tính toán cụ thể trên lợi ích của cả hai bên theo hớng khuyếnkhích ngời mua trả tiền nhanh qua tỉ lệ giảm giá khác nhau qua thời hạn thanhtoán.

Chuyển giao hàng: Là chức năng kế tiếp chức năng duyệt bán Theo

nghĩa hẹp của khái niệm “tiêu thụ” thì vận chuyển hàng hóa đến ngời mua làđiểm bắt đầu của chu trình nên thờng là điểm chấp nhận đợc ghi sổ bán hàng.Vào lúc giao hàng chứng từ vận chuyển cũng đợc lập Chứng từ vận chuyểnthờng là hóa đơn vận chuyển hay vận đơn.

Gửi hóa đơn tính tiền cho ngời mua và ghi rõ nghiệp vụ bán hàng:

Hóa đơn bán hàng là chứng từ chỉ rõ mẫu mã, số lợng hàng hóa, giá cảhàng hóa gồm cả giá gốc hàng hóa, chi phí vận chuyển, bảo hiểm và các yếutố khác theo luật thuế giá trị gia tăng Hóa đơn đợc lập thành 3 liên: liên đầuđợc gửi cho khách hàng, các liên sau đợc lu lại ghi sổ và theo dõi thu tiền.

Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền: Sau khi thực hiện các chức năng về

bán hàng cùng ghi sổ kế toán các nghiệp vụ này cần thực hiện tiếp các chứcnăng thu tiền cả trong điều kiện bình thờng và không bình thờng Trong mọitrờng hợp đều cần xử lý và ghi sổ các khoản thông thờng về thu tiền bán hàng.

Xử lý và ghi sổ hàng bán bị trả lại và khoản bớt giá: Các khoản giảm trừ

doanh thu xảy ra khi ngời mua không thỏa mãn về hàng hóa Khi đó, ngời báncó thể nhận lại hàng hóa hoặc bớt đi Trờng hợp này phải lập bảng ghi nhớhoặc có th báo Có hoặc hóa đơn chứng minh cho việc ghi giảm các khoản phảithu Trên cơ sở đó ghi đầy đủ và kịp thời vào Nhật ký hàng bị trả lại và cáckhoản bớt giá đồng thời ghi vào sổ phụ.

Thẩm định và xóa sổ khoản phải thu không thu đợc: Có thể có những

trờng hợp ngời mua không chịu thanh toán hoặc không còn khả năng thanh

toán Sau khi thẩm định, nếu thấy khoản thất thu này là “ bất khả kháng”, cầnxem xét xóa sổ khoản phải thu đó.

Dự phòng nợ khó đòi: Đợc lập với yêu cầu đủ trang trải các khoản đã tiêu

thụ kỳ này song không có khả năng thu đợc trong cả tơng lai Tuy nhiên ởnhiều công ty, dự phòng này là số d đo điều chỉnh cuối năm của quản lý vềbớt giá đối với các khoản không thu đợc tiền.

1.1.3 Mục tiêu kiểm toán bán hàng - thu tiền

Kiểm toán bán hàng - thu tiền là một phần hành cụ thể của kiểm toán tàichính Vì vậy, nhiệm vụ chung của kiểm toán bán hàng - thu tiền là triển khaicác chức năng kiểm toán thông qua việc vận dụng các phơng pháp kiểm toánthích ứng với đặc thù của phần hành này qua các bớc trong quy trình kiểmtoán.

Chức năng của kiểm toán đã đợc cụ thể hóa thành các mục tiêu kiểmtoán Do chu trình bán hàng - thu tiền đợc cấu thành bởi các nghiệp vụ cụ thểvà từ đó hình thành các khoản mục trên các báo cáo tài chính nên các mụctiêu đặc thù của kiểm toán bán hàng - thu tiền cần cụ thể hóa cả mục tiêukiểm toán tài chính và mục tiêu kiểm toán nghiệp vụ phù hợp với các đặcđiểm của phần hành kiểm toán này Mặt khác, mặc dù các nghiệp vụ bánhàng và thu tiền có quan hệ chặt chẽ và tạo nên chu trình xác định song mỗiloại nghiệp vụ này lại có yêu cầu riêng và phản ánh cụ thể vào sổ kế toánriêng theo trình tự độc lập tơng đối Do đó mục tiêu đặc thù cho các khoảnmục và nghiệp vụ bán hàng, nghiệp vụ thu tiền cũng cần có định hớng cụ thểqua các mục tiêu kiểm toán đặc thù riêng biệt

Trên cơ sở mục tiêu kiểm toán đặc thù đã xác định, cần cụ thể hóa cáccông việc tơng ứng với mỗi mục tiêu của kiểm toán nội bộ nói riêng hay củakiểm soát nội bộ nói chung Từ đó, xác định những công việc tơng ứng củacác trắc nghiệm đạt yêu cầu và trắc nghiệm độ tin cậy trong kiểm toán tàichính Trên cơ sở đó, xác định những mẫu chọn để thực hiện các thủ tục xácminh cụ thể nh đối chiếu lại hóa dơn với sổ sách, lấy xác nhận của ngời muahàng và các khoản phải thu v.v

1.1.4 Chứng từ và sổ sách sử dụng trong quá trình kiểm toán Các chứng từ đợc sử dụng trong quá trình kiểm toán bao gồm:

- Đơn đặt hàng của khách hàng đã đợc phê duyệt:- Phiếu xuất kho;

- Hóa đơn bán hàng;

- Hóa đơn vận chuyển và vận đơn;- Bảng giá đã đợc phê duyệt;

- Phiếu thu/ Giấy báo Có khách hàng;- Các hợp đồng, khế ớc tín dụng;

- Các bảng sao kê của Ngân hàng, Bảng quyết toán và thanh lý hợpđồng;

Các sổ sách sử dụng trong quá trình kiểm toán - Sổ nhật ký bán hàng;

- Sổ Cái TK phải thu khách hàng, Sổ Cái TK doanh thu;- Sổ Nhật ký thu tiền, sổ chi tiết các khoản phải thu;

- Sổ theo dõi dự phòng;

…( chu trình mua hàng - trả tiền).Tiến hành thuê m

1.2 Những công việc kiểm soát nội bộ chủ yếu và trắcnghiệm đạt yêu cầu về bán hàng

Các mục tiêu kiểm toán bán hàng và thu tiền cần đợc thực hiện qua cáctrắc nghiệm đạt yêu cầu và trắc nghiệm độ tin cậy Do bán hàng thu tiền làmột quá trình chuyển quyền sở hữu hàng hóa - tiền tệ giữa ngời mua và ngờibán, gắn với lợi ích kinh tế và trách nhiệm pháp lý của mỗi bên nên công việckiểm soát nội bộ cần đợc thực hiện chặt chẽ Hơn nữa quá trình này bao hàmnhiều chức năng cụ thể có liên quan chặt chẽ với nhau.Do đó, những côngviệc kiểm soát nội bộ chủ yếu và các trắc nghiệm đạt yêu cầu tơng ứng cần đ-ợc xác định cụ thể Từ phân tích quá trình này thành các chức năng khác nhaucó thể thấy những công việc kiểm soát nội bộ chủ yếu cùng các trắc nghiệmđạt yêu cầu tơng ứng thờng bao gồm cả tính đồng bộ của chứng từ, việc đánhsố trớc các chứng từ, việc phân cách nhiệm vụ trong công tác kế toán, việc xétduyệt các nghiệp vụ bán hàng.

Sự đồng bộ của sổ sách: Đòi hỏi hệ thống kế toán chứng từ đến sổ kế

toán và bảng tổng hợp có tác dụng kiểm soát tối đa các nghiệp vụ và do đó,các trình tự kế toán phải có trớc khi đặt ra các mục tiêu kiểm soát nội bộ Tấtnhiên, với mọi đơn vị, khung pháp lý về kế toán là nh nhau và đợc quy định tr-ớc Tuy nhiên, mỗi đơn vị lại có thể lựa chọn các hình thức kế toán, các phơngthức kế toán khác nhau dẫn dến trình tự kế toán cụ thể cũng khác nhau Hơnnữa , mọi văn bản pháp lý vẫn chỉ là khung tối thiểu còn thực tế của mỗi đơnvị lại rất đa dạng, phong phú Do đó, mỗi đơn vị cần định sẵn trình tự cụ thể t -ơng ứng với hệ thống sổ sách tạo thành yếu tố kiểm soát có hiệu lực

Tơng ứng với công việc kiểm soát này, trắc nghiệm đạt yêu cầu dựa vàoquy định về trình tự ghi sổ đã nêu để đối chiếu với thực tiễn của đơn vị đợckiểm toán Tuy nhiên, trắc nghiệm đạt yêu cầu cũng cần chú ý cả những chitiết cụ thể của tính đồng bộ không chỉ trong trình tự mà ngay trong từng sự kếthợp cụ thể.

Việc đánh số thứ tự các chứng từ: Sử dụng các chứng từ có đánh số trớc

theo thứ tự liên tục có tác dụng vừa đề phòng bỏ sót, dấu diếm, vừa tránhtrùng lặp các khoản phải thu, các khoản ghi sổ bán hàng Tất nhiên việc đánhsố trớc phải có mục đích rõ ràng kèm theo việc tổ chức hợp lý theo hớng tíchcực để đạt mục đích đó Ví dụ, khi bán hàng và vận chuyển diễn ra với tầnsuất lớn cần kiểm soát qua số thứ tự liên tục của vận đơn để tránh bỏ sót cácnghiệp vụ thu tiền cần phân công nhân viên làm hóa đơn lu trữ tất cả chứng từvận chuyển đã đánh số liên tục sau mỗi lần vận chuyển đã thu tiền và cùngmột ngời khác định kỳ soát lại tất cả các số thứ tự và tìm nguyên nhân của bấtkỳ sự bỏ sót nào.

Trắc nghiệm đạt yêu cầu thông thờng cho việc kiểm soát này là chọn ramột dãy liên tục các chứng từ khác nhau nh liên thứ hai của hóa đơn bán hàngđã ghi vào nhật ký tiêu thụ để phát hiện các trờng hợp bỏ sót hay ghi trùngtrong dãy liên tục Trắc nghiệm này đồng thời cung cấp bằng chứng cho cả haimục tiêu: hiệu lực và trọn vẹn.

Lập bảng cân đối thanh toán tiền hàng và gửi cho ngời mua: Các Công

ty có nghiệp vụ bán hàng và thu tiền với qui mô lớn, thông thờng hàng thángcó tổng hợp và lập bảng cân đối giữa giá trị hàng bán với các khoản đã thutiền, và các khoản phải thu để kiểm soát công việc bán hàng và thu tiền Docác cân đối này có liên quan đến ngời mua nên cần gửi đến ngời mua để thôngbáo đồng thực thời xác nhận quan hệ mua - bán đã phát sinh trong tháng Để

đảm bảo tính khách quan trong xác nhận, các bảng cân đối này có thể phâncông cho ngời không có liên quan ( đến thu tiền hàng, đến ghi sổ bán hàng vàthu tiền ) lập ra và gửi qua bu diện để ngời mua dễ dàng trả lời ngay cả khi cósai sót Trong trờng hợp này, lập và xác nhận các bảng cân đối hàng, tiền vàphải thu là công việc kiểm soát nội bộ hữu hiệu Trắc nghiệm đạt yêu cầutrong trờng hợp này là sự xem xét và đa ra ý kiến của kiểm toán viên về việclập và xác nhận các bảng cân đối trên.

Xét duyệt nghiệp vụ bán hàng cũng là việc kiểm soát nội bộ thờng thấy

và tập trung vào ba điểm chủ yếu:

a Việc bán chịu phải đợc duyệt y cẩn trọng trớc khi bán hàng.

b Hàng bán chỉ đợc vận chuyển sau khi duyệt với đầy đủ chứng cứ (tài khoản, con dấu, chữ ký hợp pháp của bên mua).

c Giá bán phải đợc duyệt bao gồm cả phí vận chuyển, giảm giá, bớtgiá và điều kiện thanh toán

Hai việc kiểm soát đầu tiên nhằm ngăn chặn tổn thất do vận chuyển đếnngời mua “ma” hay ngời mua không có điều kiện thanh toán hoặc dây datrong thanh toán Việc duyệt giá nhằm tránh thất thu, kích thích thỏa đángtăng thu và giải quyết hợp pháp và hiệu quả các quan hệ lợi ích giữa các bêntrong quan hệ mua - bán

Tơng ứng với việc kiểm soát nội bộ này, trắc nghiệm đạt yêu cầu đợcthực hiện qua xem xét chứng từ với các thủ tục xét duyệt tơng ứng theo bađiểm then chốt nói trên

Phân cách nhiệm vụ đầy đủ trong tổ chức công tác tài chính kế toán là

công việc trọng yếu trong kiểm soát nội bộ nhằm ngăn chặn những sai sót vàgian lận trong kế toán nói chung và lĩnh vực bán hàng - thu tiền nói riêng

Trắc nghiệm đạt yêu cầu thích hợp là xem xét chung sự phân công trongcông tác kế toán và quan sát thực tế công việc kế toán

Tính độc lập của ngời kiểm tra - kiểm soát trong việc thực hiện trình tự

kiểm soát nội bộ là yếu tố chủ yếu trong việc phát huy hiệu lực của kiểm soátnội bộ Thông thờng, sử dụng kiểm toán viên nội bộ để kiểm soát việc xử lývà ghi sổ các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền sẽ đảm bảo chất lợng kiểm soátvà phục vụ tốt cho việc thực hiện các mục tiêu kiểm toán.

1.3 Trắc nghiệm độ vững chãi các nghiệp vụ bán hàng.

Nếu các mục tiêu dặc thù đã có nhiều cơ hội cùng khó khăn trong việclựa chọn theo tình huống cụ thể cùng kinh nghiệm và khả năng phán đoán củakiểm toán viên thì cơ hội và khó khăn này càng nhiều hơn trong việc lựa chọncác trắc nghiệm độ vững chãi Mỗi mục tiêu kiểm toán chung có thể có mộthoặc nhiều mục tiêu kiểm toán đặc thù; đến lợt mình, mỗi mục tiêu đặc thùnày lại có nhiều trắc nghiệm độ vững chãi có thể đồng thời hoặc đợc chọn lọctùy đặc điểm của đơn vị đợc kiểm toán và tùy kết quả đánh giá hệ thống kiểmsoát nội bộ qua trắc nghiệm đạt yêu cầu Những trắc nghiệm độ vững chãi t-ơng ứng với mỗi mục tiêu nêu sau đây chỉ là những định hớng chung.

Các khoản bán hàng đã ghi sổ đều có hiệu lực

Nhìn chung, việc ghi sổ những khoản bán hàng vô thực thờng ít xảy ranếu các khoản doanh thu hay thu thập tơng ứng đợc xem là căn cứ để tínhthuế Tuy nhiên tình huống đó vẫn có thể xảy ra khi có những thay đổi trongchính sách thuế nói chung hay mức thuế suất nói riêng giữa các kỳ kinhdoanh Hơn nữa doanh thu hay thu thập không chỉ xem là căn cứ tính thuế màcó thể xem là cơ sở xem xét bổ sung vốn lu động, vay vốn hoặc thu hút thêmvốn v.v…( chu trình mua hàng - trả tiền).Tiến hành thuê m Vì vậy, với mục tiêu này có thể chú ý tới những sai phạm theonhững hớng sau:

- Sai sót do sơ suất hoặc do hạn chế khác của ngời ghi sổ cha đợc pháthiện, điều chỉnh hết qua kiểm soát nội bộ

- Cố ý ghi nghiệp vụ bán hàng không nhất quán với kỳ quyết toán.- Có khoản bán hàng đã ghi vào Nhật ký nhng thực tế cha vận chuyển.- Vận chuyển cho ngời mua “ ma” vẫn đợc ghi nh khoản bán hàng.

Với xu hớng chung và những dặc thù riêng trong từng cuộc kiểm toán,trắc nghiệm độ vững chãi cho những nghiệp vụ vô thực theo ý nghĩa trên tùytheo khả năng có sai sót và gian lận Trong trờng hợp bình thờng trắc nghiệmnày chỉ thực hiện khi phát hiện những yếu kém về kiểm soát nội bộ trong khâubán hàng Chẳng hạn, qua trắc nghiệm đạt yêu cầu có thể phát hiện khâu yếukém về năng lực kế toán của ngời ghi sổ cha phát hiện đầy đủ, trong kiểm soátnội bộ, kiểm toán viên có thể chỉ thực hiện thử nghiệm này ở những khâu yếuđã phát hiện; Với xu hớng cố ý ghi nghiệp vụ bán hàng của kỳ này với kỳkhác có thể đối chiếu ngày ghi trên chứng từ với ngày ghi sổ của nhữngnghiệp vụ bán hàng phát sinh vào thời gian gần với giao điểm giữa 2 kỳ kinhdoanh Với các khoản bán hàng đã ghi sổ nhng thực tế không vận chuyển cần

ghi lại những khoản đó từ nhật ký để đối chiếu với các chứng từ vận chuyển.Nếu ngay cả chứng từ này vẫn có khả năng là hóa đơn “ma” hay vận đơn “ma”, có thể xác minh qua đối chiếu các khoản bán hàng nghi vấn đã ghi sổvới các chứng từ nh lệnh bán, duyệt bán chịu, cho phép vận chuyển…( chu trình mua hàng - trả tiền).Tiến hành thuê m Cáchlàm khác có hiệu lực là lập bảng kê về hàng bán chịu có chú ý đến nguồn gốccủa việc bán hàng: Nếu khoản phải thu đợc ghi vào Sổ quỹ hoặc hàng bị trả lạiđã nhập kho thì nghiệp vụ bán hàng đợc khẳng định đã phát sinh Ngợc lại nếuviệc bán chịu trở thành nợ khó đòi đã xóa sổ hoặc chỉ trên giấy ghi nhớ bánchịu hay cha trả tiền thì phải xác minh bằng cách đi sâu xem xét chứng từ vậnchuyển và đơn đặt hàng của ngời mua Trong một số trờng hợp có thể xácminh qua hệ thống tin khác ngoài kế toán nếu thông tin này cho khả năng tốthơn trong việc xác minh

Tuy nhiên, cần chú ý nguyên tắc cơ bản là việc kiểm toán bình thờngkhông phải chủ yếu để vạch gian lận trừ khi chúng có ảnh hởng cụ thể đếnbáo cáo tài chính Cụ thể hơn, những gian lận chỉ cần xác minh qua trắcnghiệm độ vững chãi khi kiểm toán viên nhận thấy kiểm soát nội bộ đã buônglỏng khâu nào đó và cần thiết xác minh lại.

Các nghiệp vụ bán hàng đợc phê chuẩn đúng đắn

Mục tiêu đợc phép trong bán hàng thờng có liên quan trực tiếp đến cácquyết định về bán chịu, về vận chuyển và về giá cả Trắc nghiệm độ vững chãichính là việc rà soát các quyết định về chính sách chung cùng những thay đổicụ thể trong từng thơng vụ Các trắc nghiệm này có quan hệ và tác động tíchcực đến việc triển khai các mục tiêu khác có liên quan đặc biệt là trắc nghiệmvề định giá Trắc nghiệm độ vững chãi về định giá là so sánh giá thực tế củahàng bán bao gồm cả phí vận chuyển, khoản bớt giá với bảng giá đã đợcduyệt Nếu giá cả đợc thỏa thuận qua từng thơng vụ cần xem xét quyền hạncủa ngời cho phép thay đổi này Các hợp đồng mua bán hàng hóa cũng đợcxem xét tơng tự hoặc có thể qua xác nhận của ngời mua …( chu trình mua hàng - trả tiền).Tiến hành thuê mCác nghiệp vụ bánhàng đợc ghi sổ đầy đủ

Một công ty danh tiếng thờng chú ý tăng uy tín của mình, ở đây xu hớngkhai tăng thờng xảy ra nhiều hơn xu hớng dấu diếm doanh thu Tuy nhiên ,không loại trừ các trờng hợp, đặc biệt là các công ty kinh doanh theo kiểu“chụp giật” hoặc tạo “ lỗ tình thế” vẫn có xu hớng dấu diếm doanh thu và thunhập Ngoài ra, chỉ tiêu doanh thu và thu nhập còn liên quan đến các chínhsách tài chính qua từng thời kì Do vậy, hớng chú ý cũng rất đa dạng Tất

nhiên trắc nghiệm độ vững chãi không phải chỉ hớng vào phát hiện gian lận.Nguyên tắc chung là phải ứng dụng trắc nghiệm này khi trắc nghiệm đạt yêucầu phát hiện công việc kiểm soát nội bộ không đợc thực hiện đầy đủ.

Các khoản bán hàng ghi sổ đã đợc phân loại thích hợp

Với các nghiệp vụ bán hàng, phân loại đúng các nghiệp vụ vào các tàikhoản, tiểu khoản thích hợp thòng không phát sinh những vấn đề phức tạp nhnhững loại nghiệp vụ khác Tuy nhiên, những nghiệp vụ liên quan trực tiếpđến các khoản phải thu tiền mặt hoặc đến những mặt hàng tơng tự nhng giá cảkhác nhau hoặc các nghiệp vụ bán tài sản hoạt động không thuộc hàng hóa th-ờng có nhiều khả năng tiềm ẩn trong việc vi phạm mục tiêu phân loại.

Thông thờng, trắc nghiệm độ vững chãi các nghiệp vụ bán hàng theo mụctiêu phân loại gắn với trắc nghiệm này theo mục tiêu định giá Trong trờnghợp này, cần xem xét lại các chứng từ của các mặt hàng tơng tự nhng có giábán khác nhau và đối chiếu với các sổ chi tiết, sổ tổng hợp Các nghiệp vụ bánhàng - thu tiền mặt tại két cần đợc đối chiếu qua các quan hệ đối ứng trên cáctài khoản tổng hợp Các tài sản không phải hàng hóa đợc bán trong kỳ thờng ítxảy ra và có thể phát hiện qua kết quả phần hành kiểm toán tài sản hoặc quacác Nhật ký bán hàng

Các khoản bán hàng đợc ghi sổ kịp thời

Để ngăn ngừa bỏ sót các nghiệp vụ , việc ghi sổ các nghiệp vụ bán hàng ,đợc thực hiện theo nguyên tắc cập nhật Vì vậy, đồng thời với việc kiểm toántheo mục tiêu định giá, mục tiêu trọn vẹn, cần đối chiếu ngày ghi trên cácchứng từ vận chuyển đã chọn với ngày ghi trên hóa đơn bán hàng , Nhật kýbán hàng và Sổ quỹ Những chênh lệch lớn về thời gian ghi sổ có thể chứađựng khả năng gian lận trong sử dụng tiền bán hàng hoặc kê khai hàng hóahay doanh số bán hàng

Các nghiệp vụ bán hàng đợc ghi đúng vào các sổ thu tiền và cộng dồnchính xác

Ghi sổ đúng tất cả nghiệp vụ bán hàng vào Sổ quỹ và các sổ theo dõi thutiền có thể coi là đòi hỏi chính xác cơ học của chuyển sổ phản ánh t ơng quangiữa bán hàng với thu tiền và quan hệ giữa hàng - tiền đã thu và còn phải thu,đặc biệt với các khoản tồn đọng.

1.4 Công việc kiểm soát nội bộ và trắc nghiệm nghiệp vụthu tiền

Cách thức và trình tự dự kiến các trắc nghiệm cho nghiệp vụ thu tiềncũng tơng tự nh cách thức và trình tự này cho các nghiệp vụ bán hàng.Cụ thể,với mỗi mục tiêu kiểm toán nghiệp vụ nói chung cần có những công việc kiểmsoát nội bộ tơng ứng Theo đó, những trắc nghiệm đạt yêu cầu đợc dự kiến t-ơng thích để xác minh cho mỗi công việc kiểm soát nội bộ Trên cơ sở đó,những trắc nghiệm độ vững chãi cũng đợc xác định phù hợp Nh vậy, nhữngtrắc nghiệm đạt yêu cầu tùy thuộc vào những công việc kiểm soát nội bộ màkiểm toán viên muốn dựa vào đó để giảm bớt trắc nghiệm độ vững chãi Đếnlợt mình, trắc nghiệm độ vững chãi tùy thuộc vào kết quả của trắc nghiệm đạtyêu cầu và những đánh giá, nghiên cứu khác trong kiểm toán.

Trong phơng thức thu tiền mặt trực tiếp rất khó phát hiện các khoản

tiền mặt bị biển thủ trớc khi ghi sổ.Ví dụ, nhân viên quầy hàng cố ý gian lậnbằng cách biển thủ tiền bán hàng không ghi sổ Biện pháp tốt nhất là phâncách nghiệp vụ bán hàng với nghiệp vụ thu tiền trong tổ chức kiểm soát nộibộ Tất nhiên, công việc phân cách nhiệm vụ này còn tùy thuộc vào quy môquầy hàng và vào cách tổ chức kinh doanh của công ty Nếu với một quầyhàng nhỏ trong đó chỉ một ngời vừa bán hàng vừa thu tiền và báo cáo về côngty thì chính sách nhân sự trong việc tuyển chọn và sử dụng nhân viên phải đợccoi trọng.Tuy nhiên, trong mọi trờng hợp, cần kết hợp các biện pháp về tổchức bộ máy kinh doanh với xây dựng hệ thống sổ sách theo mẫu sẵn từ giấybáo nhận tiền có đánh số trớc đến bảng kê tiền mặt đủ để ngăn chặn biển thủtiền mặt Khi tiền mặt đợc báo về công ty theo giấy báo đánh số trớc và bảngkê yêu cầu lập kịp thời thì các biện pháp kiểm soát thờng xuyên việc lập vàgửi các giấy báo, các bảng kê vẫn phải coi là công việc hệ trọng trong kiểmsoát nội bộ Trong trờng hợp này, trắc nghiệm đạt yêu cầu hớng vào việc xácminh các công việc kiểm soát nội bộ trên Trắc nghiệm độ vững chãi sẽ là việcđối chiếu trực tiếp các khoản tiền ghi trên bảng kê hoặc báo cáo thu của cácbộ phận về trung tâm.

Thủ tục kiểm toán nội bộ hữu hiệu với các khoản thu tiền bán hàng

là qui định rõ việc chuyển các khoản tiền thu trực tiếp tại công ty vào tàikhoản ở ngân hàng Theo đó, trình tự kiểm toán cũng đặt ra cả việc gửi đầy đủcác khoản thu này vào ngân hàng Trong trờng hợp này, trắc nghiệm độ vữngchãi có thể bắt đầu từ việc đối chiếu tổng số tiền đã thu đợc và ghi vào Nhậtký thu tiền vào Sổ quỹ trong một kỳ nhất định với số thực tế nộp vào ngânhàng trong cùng kỳ đó Trình tự này không phát hiện đợc khoản thu không ghisổ hoặc chuyển vào ngân hàng không kịp thời nhng có thể khám phá ra những

khoản tiền thu không nộp, khoản nộp không vào sổ và những sai phạm tơngtự.

Trong phơng thức thanh toán qua ngân hàng cùng các khoản thu

trực tiếp nộp vào ngân hàng cần đặc biệt chú ý đến các chứng cứ thu tiền.

Khi bán hàng theo phơng thức nhờ ngân hàng thu tiền, các giấy báocủa ngân hàng là chứng cứ quan trọng Về nguyên tắc, giấy báo này của ngânhàng đợc gửi cho công ty thờng xuyên theo từng nghiệp vụ phát sinh Kế toángiao dịch với ngân hàng cần đính kèm chứng từ minh chứng cho nghiệp vụ đóvào giấy báo.Tiếp đó, cần phân loại giấy báo theo từng ngân hàng giao dịch vàsắp xếp giấy báo theo số thứ tự liên tục ghi trên giấy báo.Trên cơ sở đó, thựchiện các phép đối chiếu giữa số phát sinh trên giấy báo với chứng từ gốc đínhkèm, giữa các số thứ tự liên tục của các giấy báo, giữa số d đầu kì của giấybáo sau với số d cuối kì của giấy báo trớc liền đó, giữa số d của giấy báo cuốikì với số d của tài khoản Tiền gửi ngân hàng trên Sổ cái Nếu việc đối chiếunày đã đợc thực hiện có nền nếp trong kiểm soát nội bộ, kiểm toán tài chínhthờng hớng vào trắc nghiệm đạt yêu cầu Khi phát hiện những yếu kém trongkiểm soát nội bộ cần thực hiện trắc nghiệm độ vững chãi Trọng điểm của trắcnghiệm độ vững chãi này, ngoài những điểm yếu kém trong kiểm soát nội bộcó khả năng ảnh hởng trọng yếu đến Báo cáo tài chính, cần phải quan tâm đặcbiệt đến những nghiệp vụ phát sinh vào thời gian giao điểm giữa 2 kỳ kế toán.

1.5 kiểm toán các khoản phải thu ở ngời mua hàng

Các khoản phải thu ở ngời mua phát sinh từ quá trình bán hàng nên cóquan hệ chặt chẽ với quá trình này tạo nên chu trình bán hàng - thu tiền Tuynhiên, do “ độ trễ” của quá trình thu tiền so với quá trình bán hàng nên số tiềnghi trên khoản mục này của Bảng Cân đối tài sản, cũng là số d của các tàikhoản phải thu ở khách hàng là số lũy kế từ các quá trình kinh doanh trớc đếncuối kỳ kinh doanh này Cùng với thời điểm phát sinh và thời hạn thanh toánkhác nhau, các khoản phải thu còn liên quan đến nhiều ngời mua có đặc điểm,điều kiện kinh doanh, quản lý và khả năng thanh toán khác nhau và có thể dẫnđến các khoản nợ quá hạn, nợ khó đòi hoặc không đòi đợc ở ngời mua.Do đó,với các khoản phải thu này, việc trình bày, thuyết minh rõ các khoản phải thucần đợc coi là công việc kiểm soát nội bộ Để kiểm soát đợc các khoản phảithu và đảm bảo thu đợc tiền, các công ty phải theo dõi Giám đốc thờng xuyêntrên các bảng kê, Nhật ký Cuối kỳ, cần lập ra bảng cân đối giữa doanh thu vớicác khoản đã thu tiền và các khoản phải thu còn lại, bảng cân đối giữa các

khoản nợ quá hạn với các thời hạn khác nhau…( chu trình mua hàng - trả tiền).Tiến hành thuê m Mục đích chủ yếu của côngviệc kiểm soát này là góp phần giải quyết các quan hệ thanh toán sòng phẳngvà bảo đảm hiệu quả kinh doanh nói chung Theo đó, mục tiêu trình bày trongkiểm toán cần đợc quan tâm đầy đủ Cũng từ đó, các trắc nghiệm phân tíchcần đợc sử dụng triệt để cả trong lập kế hoạch, chơng trình kiểm toán lẫntrong thực hành kiểm toán kết hợp trắc nghiệm trực tiếp các số d Mặt khác,nếu hàng hóa và tiền mặt đã thu là những tài sản tồn tại trong đơn vị đợc kiểmtoán với hình thái vật chất cụ thể nên có thể kết hợp kiểm kê với các phơngpháp kiểm toán khác thì các khoản phải thu lại không xác minh dễ dàng nhvậy Do đó, trong kiểm toán các khoản phải thu, phơng pháp điều tra thôngqua chọn mẫu và lấy xác nhận có thể coi là một đặc thù riêng trong việc thựchiện các mục tiêu và thủ tục kiểm toán các khoản phải thu.

Xác nhận các khoản phải thu là thủ tục ( cách thức) quan trọng nhất để

đáp ứng các mục tiêu hiệu lực, định giá và kịp thời ( đúng thời hạn) Theothông lệ quốc tế , xác nhận các khoản phải thu( điều tra để các minh) cùng vớixem xét hiện vật ( kiểm kê) các tài sản là hai yêu cầu phổ biến Xác nhận nàyđợc kết hợp với các trắc nghiệm công việc để xác minh và phát hiện những saiphạm liên quan đến các khoản phải thu không có thật, đến số tiền còn cha rõràng hoặc đã trở thành các khoản nợ khó đòi hay không đòi đợc Mặc dù xácnhận này không đảm bảo phát hiện mọi sai lầm nói trên nhng vẫn tin cậy hơncác trắc nghiệm nghiệp vụ vì nó tạo ra bằng chứng từ ngời độc lập ở bên ngờiđơn vị đợc kiểm toán

Về loại xác nhận: Có 2 loại thông dụng cho xác nhận khoản phải thu là

xác nhận khẳng định và xác nhận phủ định.

Xác nhận khẳng định đòi hỏi thông qua quả quyết của ngời mua trên

mọi giấy yêu cầu xác nhận về khoản nợ tiền hàng của ngời bán: hoặc đúnghoặc sai, hoặc có phần lu ý Trong trờng hợp này, mọi giấy yêu cầu xác nhậncủa kiểm toán viên đều đợc trả lời

Xác nhận phủ định chỉ đòi hỏi thông báo của ngời mua khi họ không

đồng tình với số tiền ghi trên giấy yêu cầu xác nhận và trên báo cáo hàngtháng của ngời mua

Về thời gian: Giấy xác nhận đợc gửi đến ngời mua để trắc nghiệm số d

của các tài khoản phải thu ghi trên Bảng Cân đối tài sản Do đó, ngày gửi giấyxác nhận cần gần với ngày lập Bảng Tuy nhiên, có thể do yêu cầu phải hoànthành công việc kiểm toán trong thời gian gấp nên giấy xác nhận có thể phải

gửi vào ngày trớc khi lập Bảng Trong trờng hợp này có thể chấp nhận nếu hệthống kiểm soát nội bộ hữu hiệu và không có những rủi ro dẫn đến mất khảnăng thanh toán Do vậy, nếu quyết định xác nhận khoản phải thu trớc ngàycuối năm thì cần trắc nghiệm những nghiệp vụ xảy ra giữa ngày xác nhận vàngày lập Bảng Cân đối tài sản.

Về các khoản mục phải chọn để xác nhận: Cần chú ý đến cả qui mô của

số d và độ dài thời gian của các khoản phải thu Thông thờng, trọng điểm củaxác nhận là những số d lớn và đã kéo dài nhiều tháng Tuy nhiên, cũng cần kếthợp chọn ngẫu nhiên các khoản còn lại.

Theo dõi và xử lý các khoản không trả lời: thờng đợc thực hiện theo

trình tự chặt chẽ Thông thờng, nếu không nhận đợc giấy xác nhận gửi lần thứnhất, cần gửi tiếp lần thứ hai Nếu sau lần thứ hai vẫn không nhận đợc, cần cócách thức hỗ trợ để xét tính hiệu lực của số d tài khoản Theo đó, với mọi xácnhận khẳng định không đợc phản hồi từ ngời mua có thể thực hiện các cáchhỗ trợ sau:

- Trắc nghiệm các khoản phải thu tiền mặt tiếp sau:

Có thể giấy xác nhận không đợc phản hồi là do khoản phải thu không cóhiệu lực hoặc đã có thỏa thuận trả tiền vào thời gian xác nhận Do đó việc xemxét các bằng chứng thu tiền mặt tiếp theo sau qua đối chiếu các chứng từ nhậntiền và sổ chi tiết các khoản phải thu là một cách thức hỗ trợ tích cực cho cảcác giấy xác nhận khoản phải thu cha đợc phản hồi và cả các khoản không ănkhớp giữa nghiệp vụ bán hàng không thu đợc tiền với số tiền đã thu với bằngchứng cụ thể.

- Thẩm tra các chứng từ bán hàng và thu tiền nh: Hóa đơn bán hàng

để định rõ bên mua và ngày lập hóa đơn để tính tiền cho ngời mua; Chứng từvận chuyển để xác định hiệu lực của nghiệp vụ vân chuyển.

Khi có kết quả xác nhận, cần xác định lý do dẫn đến các khoản chênhlệch giữa sổ sách và xác nhận Thông thờng, chênh lệch này bao gồm:

- Khoản tiền phải thu ghi sổ đã đợc thanh toán.- Ngời mua cha hoặc không nhận đợc hàng.- Hàng bán bị trả lại.

- Sai lệch trong quá trình ghi sổ hoặc bán hàng.

Kết thúc việc xác nhận: Sau khi thu thập và xử lý xác nhận, kể cả các

thủ tục hỗ trợ, cần thẩm tra lại hệ thống kiểm soát nội bộ trên cơ sở phân tíchsự phù hợp giữa những sai lệch vừa phát hiện với đánh giá ban đầu về hệthống kiểm soát này Đồng thời cần thực hiện khoa học việc suy rộng từ mẫuchọn đền quần thể khoản phải thu ngay cả khi chênh lệch từ xác minh khôngảnh hởng nhiều đến khoản mục phải thu Trên cơ sở đó có quyết định cuốicùng về số d các khoản phải thu qua xác nhận và tập hợp những bằng chứngkèm theo.

Trắc nghiệm những khoản phải thu đã xóa sổ và khoản thu khôngghi sổ.

Các khoản tiền bán hàng không thể thu đợc tiền cần xóa sổ và là tổnthất tài chính do rất nhiều nguyên nhân khác nhau kể cả khả năng xảy ra thiếusót trong thủ tục bán hàng đến khả năng gian lận để biển thủ khoản tiền thựctế đã thu Do vậy, cần trắc nghiệm toàn diện các khoản tiền hàng đã xóa sổ.Thủ tục thông thờng cho những trắc nghiệm này là thẩm tra lại việc xét duyệtxóa sổ của ngời có trách nhiệm.Trong trờng hợp cần thiết phải xem xét cả môitrờng kiểm soát và thủ tục kiểm soát đặc biệt là đặc tính của ngời đợc giaoquyền xét duyệt và quan hệ kinh tế cùng sự phân cách nhiệm vụ giữa ngời ghisổ với ngời phê duyệt xóa sổ.

Khả năng sai phạm trong ghi sổ các khoản phải thu còn chứa đựng ởviệc “đánh lận” giữa những khoản thực tế đã thu tiền nhng vẫn còn chuyểnvào sổ sách thành khoản phải thu để biển thủ số tiền đã thu hoặc che giấukhoản tiền mặt thâm hụt Trong trờng hợp này buộc phải kiểm tra lại cácchứng từ đặc biệt là giấy báo hoặc báo cáo thu tiền, hớng chú ý vào tên ngờinhận tiền, số tiền đã nhận và ngày ghi trên giấy báo Từ đó, thực hiện đốichiếu giữa các chứng từ này với những sổ nhật ký thu tiền và giấy biên nhậnsố tiền đã nộp Phơng pháp này thờng tốn thời gian nên phải kết hợp với việckhảo sát và đánh giá những yếu kém của hệ thống kiểm soát nội bộ về thutiền

Tên gọi : Công ty Kiểm toán và Dịch vụ tin học

Tên giao dịch: Auditing and Information Service Company( viết tắt làAISC)

Địa chỉ: 142 Nguyễn Thị Minh Khai , Quận 3 TPHCM.Chi nhánh tại Hà Nội: 39B Thụy Khuê-HN.

Hình thức sở hữu vốn: Vốn nhà nớc, vốn tự có, vốn vay.

Tài khoản Công ty tại Ngân hàng Công thơng : số 710A02227

Lĩnh vực kinh doanh: Kiểm toán, t vấn tài chính kế toán, t vấn đầu t vàdịch vụ tin học.

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Công ty kiểm toán và dịch vụ tin học( AISC) là một doanh nghiệp Nhà nớctrực thuộc Sở tài chính TPHCM, hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực kiểmtoán t vấn tài chính kế toán và dịch vụ tin học.

Công ty đợc thành lập theo thông báo số 637 / TC/ CĐKT ngày 21/3/1994của Bộ Tài chính và Quyết định số 1292/QĐ-UB-TM ngày 29/4/1994 củaUBND thành phố Hồ Chí Minh.

AISC hoạt động theo giấy phép kinh doanh số 103020 do Trọng tài kinhtế thành phố Hồ Chí Minh cấp ngày 4/5/1994 Trụ sở giao dịch chính của côngty 142 Nguyễn Thị Minh Khai- Quận 3 thành phố Hồ Chí Minh

Do có nhiều nỗ lực đầu t để phát triển và tạo dựng một chất lợng dich vụổn định, ngay từ khi thị trờng chứng khoán ra đời , AISC đã đợc Uỷ ban chứngkhoán nhà nớc công nhận đủ năng lực kiểm toán các doanh nghiệp tham gianiêm yết chứng khoán Năm 2000, Công ty đã tham gia kiểm toán một sốdoanh nghiệp thuộc lĩnh vực này , trong đó có TRánimẽ là doanh nghiệp đã đacổ phiếu ra thị trờng và Công ty gạch ngói Long Bình, thủ Đức là đơn vị chuẩnbị đa cổ phiếu ra thị trờng …( chu trình mua hàng - trả tiền).Tiến hành thuê m

Tổng số vốn đầu t ban đầu là 2 tỉ VNĐ ( vốn pháp định là 300 triệu VNĐ) -Vốn cố định : 600 triệu

-Vốn lu động: 1400 triệu.

Trong đó vốn ngân sách: 436,224 triệu VNĐ càng ngày càng hoàn thiệntrong các lĩnh vực hoạt động của mình và số lợng các chi nhánh của Công tytại các tỉnh và thành phố đã tăng lên đáng kể

Chi nhánh tại Hà Nội: 39B Thuỵ Khê - HN ĐT: 048473960.

Chi nhánh miền Trung: 92A Quang Trung- Đà Nẵng ĐT: 0511895619.

Văn phòng đại diện miền Tây: 64 Nam Kỳ Khởi Nghĩa – Cần Thơ ĐT: 071 813004.

Với sự tăng trởng không ngừng, AISC từ chỗ là một doanh nghiệp có mứcdoanh thu thuộc loại nhỏ trong giai đoạn mới thành lập đã đạt đợc mức tăng tr-ởng khá từ vài năm trở lại đây Giai đoạn từ năm 1998 đến nay, doanh thu củaCông ty thờng xuyên đạt mức từ 4-5 tỷ đồng mỗi năm, luôn đảm bảo các chỉtiêu nộp ngân sách Thu nhập của cán bộ, kiểm toán viên của AISC thuộc loạikhá trong khu vực các doanh nghiệp kiểm toán độc lập.

2.1.2 Những nét chính về chi nhánh AISC tại HN.

Chi nhánh tại Hà Nội đợc thành lập theo Quyết định số 4485/ QĐ- UBngày 9/8/2001 của UBND thành phố Hà Nội Chi nhánh hoạt động theo Giấyphép kinh doanh số 314886 do sở Kế hoạch và Đầu t Hà Nội cấp ngày4/8/2001.

Khách hàng của chi nhánh bao gồm tất cả các doanh nghiệp thuộc cácthành phần kinh tế, các đơn vị có vốn đầu t nớc ngoài, các cơ quan nhà nớc,các đoàn thể công cộng và tổ chức xã hội Các khách hàng hoạt động hầu hếttrong tất cả các ngành nghề nh ngân hàng, thơng mại, xây dựng, dịch vụ, buchính viễn thông, công nghiệp thuộc nhiều thành phần kinh tế trên tất cả địabàn trong cả nớc

Số lợng nhân viên của Chi nhánh không nhiều, chỉ khoảng gần 20 nhânviên nhng họ đều là những nhân viên có trình độ nghiệp vụ cao và đạo đứcnghề nghiệp Chi nhánh AISC tại Hà Nội có đội ngũ cán bộ và cộng tác viênđông đảo, gồm những chuyên gia có kinh nghiệm, có nhiều năm công táctrong ngành quản lý kinh tế, tài chính, kế toán, kiểm toán, pháp lý…( chu trình mua hàng - trả tiền).Tiến hành thuê m ợc đào đtạo có hệ thống , đã tốt nghiệp đại học, trên đại học ở trong và ngoài nớc trongđó đã có nhiều chuyên gia làm việc ở nớc ngoài.

Nguyên tắc hoạt động của chi nhánh là độc lập về nghiệp vụ chuyên môn,tự chủ về tài chính, khách quan, chính trực Chịu sự kiểm tra và kiểm soát củaCơ quan chức năng Nhà nớc theo luật pháp Nhà nớc VIệt Nam quy định, Chinhánh chịu trách nhiệm trớc pháp luật về tính trung thực , chính xác và bí mậtcủa những số liệu, tài liệu do Chi nhánh kiểm tra hoặc cung cấp cho các doanhnghiệp và đảm bảo đợc xã hội, các cơ quan pháp luật, nhà nớc tôn trọng.

Hoạt động của Chi nhánh theo cơ chế thị trờng vừa là căn cứ vừa là đối ợng hoạt động Chi nhánh phải chịu trách nhiệm kinh doanh có lãi, bảo toàn vàphát triển vốn Với giá cả, lệ phí dịch vụ hợp lý, chất lợng của dịch vụ cao, Chinhánh AISC Hà Nội đã ngày càng có huy tín và đạt đợc những hiệu quả kinhdoanh tốt.

t-2.1.3 Những dịch vụ AISC cung cấp.

a) Kiểm toán.

- Kiểm toán báo cáo tài chính

- kiểm toán dự toán và quyết toán công trình XDCB.

- Xác định giá trị doanh nghiệp để cổ phần hoá theo luật định - Thẩm đinh giá trị tài sản và góp vốn liên doanh.

b) T vấn quản lý- tài chính- kế toán -thuế - Tiến hành đăng ký chế độ kế toán

- Hớng dẫn áp dụng chế độ kế toán chính thống kê- thuế theo luậtđịnh.

- T vấn đầu t - T vấn về quản lý

- T vấn cải tổ hệ thống kế toán và quản trị kinh doanh, môi trờngkiểm soát nội bộ

- T vấn về việc lựa chon các thiết bị tin học, cài đặt các hệ thốngthông tin trong quản trị kinh doanh.

- Cung cấp các phần mềm tin học nh: quản trị kinh doanh, kế toán,thuế doanh nghiệp , quản lý kế hoạchách sạn, quản lý ngân sách Nhà nớc,quản lý các đinh mức XDCB.

- Cung cấp các loại giấy vi tính, giấy văn phòng.

2.1.4 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Chi nhánh AISC Hà Nội

Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức của Chi nhánh AISC tạiThành phố Hà Nội

Giám đốc Công ty

Giám đốc điều hành Giám đốc nhân sự

Phòng Kiểm

toán II

Phòng Kiểm toán

xây dựngcơ bản

Phòng tin học

Phòng đào tạo

và t vấn

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Chi nhánh AISC Hà Nội đợc phâncấp hoạt động tơng đối độc lập Do đó chức năng và nhiệm vụ của các chinhánh giống nh chức năng và nhiệm vụ của Công ty tại thành phố Hồ ChíMinh

Chi nhánh của AISC tại Hà Nội do giám đốc lãnh đạo đó là ông ĐàoTiến Đạt, giám đốc của chi nhánh có quyền điều hành và quyết định mọihoạt động của Chi nhánh theo đúng luật pháp Nhà nớc.

Giám đốc Chi nhánh phải chịu trách nhiệm trớc giám đốc Công ty vềmọi hoạt động của Chi nhánh Giúp việc cho giám đốc Chi nhánh có mộtphó giám đốc và kế toán trởng.

Mỗi phòng ban trong Chi nhánh đều có một trởng phòng và các phòngnày đều do giám đốc trực tiếp chỉ đạo và phân công nhiệm vụ Các phòngnghiệp vụ thực hiện chức năng theo đúng tên gọi của mình.

+ Phòng Hành chính- Tổng hợp chịu trách nhiệm về kế toán và quảnlý nhân sự của Công ty, còn các phòng ban khác đều thực hiện dịch vụkiểm toán và các dịch vụ khác có liên quan đến kế toán, kiểm toán , dịchvụ tin học cho khách hàng có nhu cầu.

+ Phòng Kiểm toán 1,2: Có chức năng kiểm toán các đơn vị kháchhàng , chủ yếu kiểm toán các doanh nghiệp Nhà nớc Ngoài ra khách hàngcòn là các doanh nghiệp liên doanh, doanh nghiệp có vốn đầu t nớc ngoài.Mỗi phòng có một trởng phòng và có 3 nhóm kiểm toán Trong mỗi nhómkiểm toán có một nhóm trởng.

+ Phòng Kiểm toán XDCB: Chuyên kiểm toán cho các đơn vị XDCB.Điểm đặc biệt là ngoài các kiểm toán viên phòng Kiểm toán XDCB còn cócác kỹ s xây dựng.

+ Phòng Marketing ; Có chức năng gặp gỡ khách hàng về việc lựachọn, chào hàng, quảng cáo Công ty, gửi th chúc mừng…( chu trình mua hàng - trả tiền).Tiến hành thuê m

+ Phòng tin học: Chuyên t vấn cho khách hàng về việc lựa chọn cácthiết bị tin học, cài đặt các hệ thống thông tin trong quản trị kinh doanh,xây dựng các chơng trình phần mềm tin học.

+ Phòng Đào tạo và T vấn : Tổ chức đào tạo bồi dỡng kế toán trởng vàkiểm toán nội bộ Bên cạnh đó cung cấp các dịch vụ t vấn về thuế, đầu t,quảng cáo, kế toán.

2.2 Quá trình thực hiện kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền

2.2.1 tìm hiểu về khách hàng

Việc tìm hiểu khách hàng giúp cho kiểm toán viên có những hiểu biếtvề khách hàng từ đó có những định hớng và thiết kế phơng pháp kiểm toáncho phù hợp Việc tìm hiểu khách hàng nh sau:

Công ty TNHH United Motor Việt Nam ( gọi tắt là Công ty) là doanhnghiệp 100% vốn nớc ngoài đợc thành lập bởi Công ty Chế tạo máy móc

Trùng Khánh( Trung Quốc) Công ty hoạt động theo giấy phép số ACP-HL ngày 30/03/2000.

23/CP-Trụ sở chính của Công ty : Xã Quang Tiến- Sóc Sơn- Hà Nội.Văn phòng đại diện: 43A- Nam Thành Công- Hà Nội

Ngành nghề kinh doanh : Sản xuất và lắp ráp các linh kiện phụ tùng xegắn máy 2 bánh và sản xuất mũ bảo hiểm cho ngời đi xe.

Thị trờng tiêu thụ: Chủ yếu các sản phẩm của Công ty tiêu thụ tại HàNội, một phần để xuất khẩu.

Công ty hoạt động theo Luật đầu t nớc ngoài tại Việt Nam và tuân thủtheo các quy định hiện hành Hàng năm, Báo cáo tài chính của Công ty phảiđợc kiểm toán theo quy định của Luật đầu t nớc ngoài trớc khi gửi tới các cơquan chức năng để công bố công khai

Hệ thống kế toán

Với sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty, kiểm toán viên nhận thấy rằngtrong việc phân công công tác kế toán đảm bảo theo đúng nguyên tắc bấtkiêm nhiệm, nguyên tắc phân công phân nhiệm rõ ràng Cơ cấu bộ máy kếtoán của Công ty là hoàn toàn hợp lý.

Chế độ kế toán mà Công ty áp dụng:

Công ty thực hiện hạch toán theo chế độ kế toán Việt Nan ban hànhtheo Quyết định 1141/QĐ/CĐ ngày 01/11/1995 của Bộ Tài Chính Niên độ kếtoán bắt đầu vào ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm Riêng năm đầutiên hoạt động thì niên độ kế toán bắt đầu vào ngày 01/04/2000 kết thúc ngày31/12/2000.

Hình thức mở sổ kế toán: theo hình thức Nhật kí chứng từ

Đồng tiền sử dụng trong hạch toán là Việt Nam đồng (VNĐ) Trong kì cácnghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ đợc quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giáhạch toán và cuối kì quy theo tỷ giá thực tế, chênh lệch tỷ giá phát sinh trongthanh toán đợc kết chuyển vào kết quả hoạt động kinh doanh trong kì Cáckhoản nợ phải thu, phải trả cha đợc thanh toán tại ngày 31/12/2001 có số dngoại tệ đợc quy đổi bằng VND theo tỷ giá mua bán bình quân ngân hàng.

Phơng thức bán hàng: Công ty chủ yếu thực hiện các nghiệp vụ bánhàng trực tiếp theo phơng thức trả chậm Sở dĩ Công ty chấp nhận việc bán

hàng cho khách hàng bằng phơng thức trả chậm bởi nó hoàn toàn phù hợp vớicơ chế thị trờng đang cạnh tranh khốc liệt Khi phát sinh các nghiệp vụ bánhàng thì trởng phòng kinh doanh thảo luận trực tiếp với khách hàng để quyếtđịnh giá cả và các điều khoản khác Hợp đồng mua bán sẽ do phó Tổng giámđốc phụ trách bán hàng kí, sau đó phòng kinh doanh sẽ lập hoá đơn bán hàng,giao hàng cho khách và đợc sự soát xét phê duyệt của trởng phòng kinhdoanh Sau đó chuyển chứng từ lên cho phòng tài chính kế toán ghi sổ Nếukhách hàng thanh toán ngay thì phòng tài chính kế toán sẽ lập phiếu thu vànhập tiền vào quỹ Trong trờng hợp khách hàng mua trả chậm, phòng kìnhdoanh đề nghị và Ban giám đốc và phê chuẩn phơng thức bán chịu,đối với cáckhoản phải thu khó đòi Công ty lập dự phòng theo chế độ quy định

Doanh thu bán hàng đợc ghi nhận khi đồng thời thoả mãn 2 điều kiệnsản phẩm đã cung cấp cho khách hàng và khách hàng thanh toán ngay hoặcchấp nhận thanh toán.

Tài khoản phải thu khách hàng đợc mở sổ để theo dõi chi tiết cho từngkhách hàng

Sau khi nắm bắt đợc khái quát về tình hình của khách hàng, AISC tổchức cơ cấu nhân sự để tiến hành kiểm toán.

Bảng Số 1: cơ cấu nhân sự thực hiện kiểm toán tại Công ty TNHHUnited Motor

Đào Tiến ĐạtTrần Duy NguyênPhí Văn An

Nguyễn Văn HngNguyễn Hữu Phúc

Giám đốc

Trởng phòng kiểm toánPhó phòng kiểm toánKTV

Chuyên viên

Phụ trách chungChủ nhiệm kiểm toánKTV

Trợ lý kiểm toán

2.2.2 Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ.

Để đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ bán hàng vàthu tiền, KTV của AISC đã thực hiện việc kiểm tra các giấy tờ nh: bản saođiều lệ của khách hàng, quy chế về việc ghi nhận doanh thu, theo dõi kháchhàng, chiết khấu, giảm giá, bớt giá, lập dự phòng phải thu khó đòi, xoá sổ.

Qua tìm hiểu KTV nhận thấy cán bộ của phòng kế toán đều là nhữngngời có chuyên môn nghiệp vụ cao,đề là những ngời liêm khiết đáng tin cậy.Đồng thời việc phân công, phân nhiệm rất rõ ràng nên các số liệu thờng xuyênđợc đối chiếu đầy đủ.

Qua việc tìm hiểu hoạt động kinh doanh, hệ thống kiểm soát nội bộ củaCông ty United Motor và qua các bớc đánh giá tổng quát, kiểm toán viên nhậnthấy rằng hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng đợc thiết kế và hoạt độngtơng đối có hiệu quả, đã xây dựng và thực thi đợc các thủ tục kiểm soát đặcthù cho chu trình bán hàng và thu tiền nh: chính sách quản lý tiền mặt, việcghi nhận doanh thu, theo dõi và thu hồi các khoản nợ Theo đó kiểm toán viênđánh giá rủi ro kiểm soát ở mức độ trung bình và có thể thiết kế phơng phápkiểm toán bằng cách: có thể dựa vào kết quả kiểm tra của hệ thống kiểm soátnội bộ trong quá trình kiểm toán và kết hợp với việc thực hiện kiểm tra chọnmẫu đối với từng khoản mục cụ thể

Do vậy KTV tiến hành các thủ tục phân tích để đợc cái nhìn tổng quát hơn vềchu trình bán hàng và thu tiền của công ty NIIH United Motor.

2.3 THực Hiện CáC THử NGHIệM CƠ BảN ĐốI VớI CHU TRìNH BáN HàNG Và THU TIềN

2.3.1 Thực hiện các thủ tục phân tích tổng quát

Sau khi có một cái nhìn tổng quát về tình hình kinh doanh của kháchhàng, kiểm toán viên thực hiện các bớc phân tích tổng quát đối với từng tàikhoản trong chu trình bán hàng và thu tiền nh: tài khoản doanh thu, tài khoảnphải thu khách hàng, tài khoản tiền (bao gồm tiền mặt và tiền gửi ngân hàng).

Tuy nhiên, khi đánh giá tổng quát các tài khoản của chu trình bán hàngvà thu tiền, KTV sử dụng phơng pháp phân tích thông qua việc so sánh, đốichiếu giữa số liệu của năm tài chính hiện hành với số liệu của năm trớc là chủyếu, nhằm phát hiện ra những biến động bất thờng, có ảnh hởng lớn đến việclập kế hoạch và thiết kế phơng pháp kiểm toán Những biến động này có thểchứa đựng những sai sót hoặc gian lận có tính trọng yếu mà kiểm toán viêncần phải quan tâm khi thực hiện kiểm tra chi tiết Đây là một phơng pháp đơngiản, dễ thực hiện so với nhiều phơng pháp phân tích khác nên đợc sử dụngnhiều trong quá trình kiểm toán Song, nó mới chỉ dừng lại ở những đánh giában đầu về tính trọng yếu của từng tài khoản, không phù hợp với bớc kiểm trachi tiết Đây là một phơng pháp đơn giản, dễ thực hiện so với nhiều phơngpháp phân tích khác nên đợc sử dụng nhiều trong quá trình kiểm toán Song,nó mới chỉ dừng lại ở những đánh giá ban đầu về tính trọng yếu của từng

khoản, không phù hợp với bớc kiểm tra chi tiết và cha phản ánh đợc mối quanhệ giữa các tài khoản trong cùng một chu trình.

Khi tiến hành đánh giá, thông thờng kiểm toán viên lấy các số liệu trênBáo cáo tài chính của đơn vị, sổ tổng hợp, sổ chi tiết các tài khoản Các tàiliệu này đợc Ban giám đốc, kế toán trởng, kế toán phần hành cung cấp.

Thực hiện đánh giá tổng quát tài khoản doanh thu

Bảng số 2: Bảng phân tích tổng quát tài khoản doanh thu của Công ty TNHH Umted Motor

Chỉ tiêuLuỹ kế đến 12-2000

31-Luỹ kế đến 2001

31-12-Chênh lệch

Doanh thu thuần 6.262.282.40016.898.513.50010.636.231.100 166,84

Đây là năm thứ hai đi vào hoạt động, năm trớc công ty chỉ hoạt động 6tháng cuối năm (từ tháng 4 đến tháng 9: đầu t xây dựng cơ bản, từ tháng 10đến tháng 12 bắt đầu đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh) nên việc phân tíchdoanh thu so với năm trớc không đợc chú trọng và kết quả của việc phân tíchnày không phản ánh chính xác tính hợp lý của việc ghi nhận doanh thu Bảngtrên cho ta thấy doanh thu năm nay tăng so với năm trớc rất nhiều

Chính vì vậy kiểm toán viên quan tâm đến tỷ lệ lãi gộp của năm nay sovới tỷ lệ lãi gộp của năm trớc Thông thờng, nếu không có gì biến động giữagiá bán và chi phí sản xuất thì tỷ lệ không biến động qua các năm Để tính đợctỷ lệ này kiểm toán viên phải kết hợp với kiểm toán phần giá vốn hàng bán Sốliệu này đợc lấy trên báo cáo tài chính đã đợc kiểm toán năm trớc và giá vốnhàng bán trong năm nay để ớc tính Kiểm toán viên thu đợc số liệu và lậpbảng phân tích.

Thực hện đánh giá tổng quát Tài khoản phải thu khách hàng

Phần lớn các nghiệp vụ bán hàng của Công ty đều đợc thực hiện theophơng thức trả chậm Sở dĩ Công ty chấp nhận việc bán hàng cho khách hàngtrả chậm vì điều đó hoàn toàn phù hợp với cơ chế thi trờng với điều kiện cạnhtranh khắc nghiệt Do vậy việc ghi nhận doanh thu phải đợc gắn liền với quátrình theo dõi việc ghi sổ và thanh toán các khoản phải thu của khách hàng.Cho nên khi kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền kiểm toán viên phải đặcbiệt quan tâm đến những biến động của các khoản phải thu khách hàng.

Bảng số 4 : Đánh giá tổng quát khoản phải thu khách hàng của Công tyUnited Motor

Thực hiện đánh giá tổng quát tài khoản giá vốn

Nếu nhìn qua ta sẽ thấy chu trình bán hàng và thu tiền không có liênquan nhiều đến giá vốn hàng bán Nhng trên thực tế khi có bất kỳ một nghiệpvụ bán hàng nào xảy ra thì kế toán phải đồng thời ghi 2 bút toán: một bút toán

phản ánh giá vốn, mộ bút toán phản ánn doanh thu Bên cạnh đó, việc xuấthàng giao cho khách hàng cũng cần phải theo dõi giá vốn hàng bán Cho nênkhi kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền KTV cũng cần phải quan tâmđến những biến động của tài khoản giá vốn.

Bảng số 5: Đánh giá tổng quát khoản giá vốn của Công ty United Motor.

Luỹ kế31-12-2001

2.3.2 Kiểm toán các khoản phải thu khách hàng

Tài khoản phải thu là một tài khoản mà các KTV thờng cho là tài khoảntrọng yếu Nó là một chỉ tiêu cơ bản để đánh giá khả năng thanh toán và phântích tình hình tài chính của doanh nghiệp Mặt khác, tài khoản phải thu cũnglà một tài khoản chứa đựng nhiều rủi ro, sai sót nên số lợng bằng chứng cầnthu thập là tơng đối íớn KTV thu thập băng chứng kiểm toán về tài khoảnphải thu bằng cách gửi th xác nhận đến khách hàng nợ của đơn vị đợc kiểmtoán Do đó, công việc thu thập bằng chúng tơng đối mất thời gian Đó cũngchính là lý do kiểm toán viên thờng tiến hành kiểm toán khoản mục phải thukhách trớc tiên trong kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền.

2.3.2.1 Thực hiện kiểm tra chi tiết số d tài khoản phải thu

Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, các nghiệp vụ bán hàngtrả chậm thờng chiếm một tỉ trọng lớn trong chu trình bán hàng thu tiền Dovậy, cần phải phản ảnh rõ mối quan hệ giữa doanh thu và các khoản phải thu.Sự tăng hay giảm doanh thu thờng dẫn đến sự thăng hay hay giảm các khoảnphải thu Vì vậy khi thiết lập thủ tục kiểm toán, việc kiểm tra chi tiết cáckhoản phải thu khách hàng cũng cần phải kiểm tra tính đúng đắn và hợp lýcủa chính sách ghi nhận doanh thu trong kỳ.

Trớc hết, kiểm toán viên tiến hành kiểm tra số liệu tổng hợp của tàikhoản 131 trên Bảng cân đối kế toán ngày 31-12-2001

Bảng số 1: Biểu chỉ đạo

C«ng ty KiÓm to¸n vµ dÞch vô tin häc

Kh¸ch hµng: C.ty TNHH UnitedMotor

Sæ kiÓm to¸n31/12/2001

Sè kÕ to¸n31/12/2000

Ph¶i thu kh¸ch hµng

7.639.153.787 487.906.821 7.298.916.966 2.985.156.500

Biểu 2: Bảng tổng hợp sai sót của Công ty United MotorCông ty kiểm toán và dịch vụ tin học

Khách hàng: Công ty TNHH United motorTênNgày

Khoản mục: Phải thu khách hàngNgời T.HHung28/4Mã số E1 Bớc công việc: Tổng hợp sai sót

Niên độ kiểm toán: 31/12/2001Ngời K.TNguyên30/4Trang 1 Điểu chỉnh tăng nợ phải thu và doanh thu

Công ty đã mở sổ đầy đủ, khoa học, chứng từ lập đầy đủ theo đúng quy định của Bộ tài chính,các khách hàng đợc theo dõi trên sổ chi tiết riêng, trong năm Công ty đã có hoạt động đối chiếucông nợ Tuy nhiên đối với khoản phải thu vẫn còn sai sót.

Để xây dựng số d của tài khoản phải thu trên Bảng cân đối kế toán có đúng hay không KTV căn cứ vào Bảng kê nợ phải thu Tài khoản 131 để kiểm tra chi tiết số d Tài khoản 131 Sau đây ta có Bảng kê nợ phải thu Tài khoản 131 tính đến ngày 31/12/2001.

Biểu 3: Bảng kê nợ phải thu TK131 tính đến ngày 31/12/2001

Công ty kiểm toán và dịch vụ tin học

Khách hàng: Cty TNHH United MotorKhoản mục : Phải thu khách hàngBớc công việc: Kiểm tra chi tiếtNiên độ kiểm toán: 31-12-2001

TênNgàyNgời T.HHung 28/4

: Đã đối chiếu khớp đúng với Bảng Cân đối kế toán ngày 31/12/2001.

R: Đã có biên bản đối chiếu công nợ.

#: Đã thanh toán vào tháng 01 và đầu tháng 02/2002.*: Chọn mẫu để gửi th xác nhận.

Tiếp theo, kiểm toán viên tiến hành kiểm tra chi tiết số d Tài khoản phảithu khách hàng Trên thực tế để kiểm toán chi tiết số d các khoản phải thukhách hàng kiểm toán viên thờng phải thực hiện việc gửi th xác nhận nợ đến

khách hàng Quy trình gửi th xác nhận nợ thờng đợc thực hiện theo các bớcsau:

Quyết định kiểu nh xác nhậnđể gửi đi

Theo dõi, xử lý các th phúcđáp và thực hiện các thủ tục

kiểm toán thay thế

Thống nhất với ban Giám đốc khách hàng :

Trớc khi gửi th xác nhận, kiểm toán viên phải thông báo với Giám đốcCông ty về việc gửi th xác nhận công nợ Trong trờng hợp ban Giám đốckhách hàng không đồng ý với việc xác nhận nợ phải thu của kiểm toán viênthì Ban Giám đốc cần đa ra lý do, nếu lý do đó là hợp lý thì KTV có thể bỏqua việc xác nhận ngời đó Tuy nhiên, không vì thế mà KTV bỏ qua số d đó.KTV phải thực hiện các thủ tục kiểm toán thay thế để xác minh số d đó là cóthật và đúng đắn Trong quá trình hội ý Ban Giám đốc Công ty United Motorkhông đồng ý cho KTV gửi th xác nhận đế một khách hàng đó là Công tyTNHH Minh Phúc Với lý do là: Công ty TNHH Minh Phúc là một kháchhàng mới, phải mất rất nhiều công sức Công ty TNHH Minh Phúc mới chịumua hàng cho Công ty Bởi vì trớc đây Công ty TNHH Minh Phúc là kháchhàng lớn và thờng xuyên của Công ty Thiết bị Viễn Dơng (đối thủ cạnh tranhcủa Công ty TNHH United Motor) Việc gửi th xác nhận đến khách hàng nàycó thể làm cho khách hàng hiểu nhầm là Công ty United Motor muốn đòi nợ,

hoặc tình hình tài chính của Công ty không lành mạnh và sẽ dẫn đến khả năngCông ty Minh Phúc huỷ bỏ hợp đông dài hạn đã ký kết Hơn nữa, khoản nợnày có số tiền không đến mức quá lớn (95.569.275 đồng) so với các kháchhàng khác và so với tổng doanh thu mà Công ty bán ra KTV chấp nhận lý đonày và tiến.hành kiểm tra chi tiết nghiệp vụ

Xác định quy mô mẫu chọn:

Quy mô mẫu chọn phụ thuộc vào đánh giá của KTV về khả năng sai sótCông ty United Motor là Công ty mới thành lập do vậy số lợng khách hàngkhông đông Tuy nhiên, các khách hàng của Công ty có cả trong và ngoài nớc.Các khách hàng nớc ngoài giao dịch mua bán với Công ty đều

thông qua văn phòng đại diện tại Việt Nam Do đó, việc gửi th xác nhận chocác khách hàng nớc ngoài đợc thực hiện bằng cách gửi th cho các văn phòngđại diện.

Tiêu chuẩn dể chọn mẫu là các khách hàng có số d nợ lớn, những số dquá thời hạn thanh toán đã lâu, những số hàng có số phát sinh lớn, nhữngkhách hàng trong năm không Phát sinh giao dịch Căn cứ vào các tiêu chuẩnđó KTV nhận thấy rằng trong tổng số các khách hàng Công ty có 15 kháchhàng chuyên giao dịch với Công ty, có giá trị phát sinh các nghiệp vụ lớn, …( chu trình mua hàng - trả tiền).Tiến hành thuê mmà KTV đáng phải quan tâm Nhng trong khi tìm hiểu KTV thấy rằng trongsố 15 khách hàng đó đã có 2 khách hàng trong năm đã có đối chiếu công nợ, 3khách hàng đã thanh toán số d nợ cuối năm vào tháng 01 và đầu tháng 02 năm2002 Do đó, với những khách hàng này KTV không chọn để gửi th xác nhậnnợ.

Quyết định kiểu gửi th xác nhận:

Nh đã biết có 03 kiểu th xác nhận đó là: Th xác nhận mở, th xác nhậnđóng (thụ động) , th xác nhận chủ động Trong hầu hết các cuộc kiểm toánKTV chỉ gửi th xác nhận chủ động, bởi vì khi không nhận đợc th trả lời thì cónghĩa là có điều gì đó bất thờng mà KTV cần điều tra thêm Trong khi đó vớith xác nhận thụ động KTV không thể phân biệt đợc khách hàng đồng ý haykhông nhận đợc th xác nhận hoặc khách hàng không quan tâm đến việc trả lời.Một lý do nữa khiến KTV phải chọn th xác nhận chủ động là vì KTVchỉ chọn những khách hàng có số d nợ lớn để gửi th xác nhận nên cần phải thuđợc bằng chứng có sự xác nhận số d từ phía con nợ, sự xác nhận này là mộtbằng chứng có giá trị và nếu thu thập đợc thì công việc kiểm tra chi tiết sẽ bớtkhó khăn hơn nhiều Vì thế, nếu không nhận dợc th trả lời sau 02 lần gửi th

xác nhận thì KTV sẽ yêu cầu khách hàng can thiệp để có đợc tối đa các thôngtin phản hồi từ phía con nợ

Từ bảng kê nợ Tài khoản phải thu, KTV chọn ra các khách hàng sau đểgửi th xác nhận nợ:

1 Công ty XNK Phú Yên: 1.003.857.262

5 Công ty XNK Hải Phòng : 1.781.431.87911 Công ty TNHH Minh Tiến : 538.024.86013 Công ty Loncin : 691.881.8214 Công ty Intimex : 446.451.235

9 Công ty XNK thiết bị HN: 280.166.39312 Công ty Cokyvina : 63.251.1637 Công ty TNHH Anh Quân : 312.659.000Mẫu th xác nhận nh sau:

Biểu số 4: Mẫu th xác nhận nợ:Công ty TNHH UNITed motor

Địa chỉ 43 A – Nam Thành Công – Hà Nội

Hà Nội, ngày 20 tháng 03 năm 2002

Th xác nhận nợ

Kính gửi: Ban Giám đốc Công ty XNK Hải Phòng

Để phục vụ tốt cho công việc kiểm toán tại Công ty United Motor,chúng tôi kính mong Quý Công ty xác nhận số công nợ đối với Công tyUnited Motor tại thời điểm 31/12/2001 nh sau:

Theo số liệu sổ sách, số tiền mua hàng hoá thành phẩm Công ty XNKHải Phòng cha thanh toán cho Công ty United Motor tính đến 31/12/2001 là1.781.431.879 đồng.

Bằng chữ: Một tỷ bảy trăm tám mốt triệu bốn trăm ba mốt nghìn támtrăm bảy mơi chín đồng.

Việc xác nhận số tiền này chỉ phục vụ cho mục đích xác nhận chính xácsố d nợ trên báo cáo kế toán không phục vụ mục đích gì khác.

Rất mong Quý Công ty xác nhận số nợ trên và gửi th về địa chỉ:Công ty Kiểm toán và Dịch vụ tin học

Số 11A - Đoàn Trần Nghiệp – Hà Nội Trớc ngày 28/03/2002

Công ty TNHH United Motor

Giám đốc

Số chênh lệch: Lý do chênh lệch:

Xin chân thành cảm ơn sự hợp tác của Quý Công ty

Xác nhận của Quý Công ty

Ngời xác nhận(Chức vụ, ký, đóng dấu)

* Theo dõi xử lý các th phúc đáp và thực hiện những thủ tục kiểm toán thay thế:

Để đảm bảo th xác nhận đợc gửi đầy đủ đến tay ngời nhận thì KTV soátxét lại th xác nhận trớc khi khách hàng gửi đi KTV kiểm tra kỹ lỡng tínhđúng đắn về mặt nội dung xác nhận, quy mô số tiền, kiểm tra địa chỉ của ngờinhận và địa chỉ của AISC trên phong bì kèm theo để đảm bảo rằng th phúc đápsẽ đến tay khách nợ và đến tay KTV

Cuối cuộc kiểm toán, KTV tổng hợp kết quả xác nhận nợ để lập bảngkê danh sách th xác nhận đợc trả lời và không đợc trả lời.

Mỗi th trả lời KTV nhận đợc sẽ có hai khả năng: Đồng ý hoặc khôngđồng ý Đối với các th trả lời không đồng ý, KTV phải xác minh thêm để xácđịnh xem số d của chủ nợ đúng hay số d của khách hàng đúng.

Trong số 08 khách hàng AISC chọn gửi th xác nhận thì có: - 05 th trả lời đồng ý với số d của Công ty United Motor.

- 02 th trả lời không đồng ý với số d của Công ty United Motor.- 01 th không có thông tin phản hồi

Nh vậy 02 th có số d không trùng khớp với sổ sách của Công ty UnitedMotor đó là:

1 Công ty Loncin.

2 Công ty XNK Thiết bị Hà Nội

Công việc của KTV lúc này là tìm nguyên nhân tại sao lại có sự sai lệchđó Muốn vậy KTV phải thực hiện việc xem xét chi tiết sổ sách, chứng từ đểtìm ra câu trả lời Sai lệch trên đợc KTV xem xét và phát hiện nguyên nhânnh sau.

Với Công ty Loncin, chi tiết các khoản mua và thanh toán nh sau:(Các biểu này do Công ty Loncin cung cấp)