Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty CP nội thất phú hưng (hà nội)

CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1. Sự cần thiết của tổi chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại doanh nghiệp thương mại 1.1 Khái niệm 1.1.1 Bán hàng là gì? Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa gắn với phần lợi ích và rủi ro cho khách hàng, đồng thời được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của quá trình sản xuất, kinh doanh, đây là quá trình chuyển hóa vốn từ hình thái hiện vật (sản phẩm, hàng hóa) sang hình thái vốn tiền tệ hoặc vốn trong thanh toán (HT). Chính vì vậy đẩy nhanh quá trình bán hàng đồng nghĩa với việc rút ngắn chu kỳ sản xuất kinh doanh, tăng nhanh vòng quay vốn, tăng lợi nhuận doanh nghiệp. 1.1.2 Vai trò của kế toán bán hàng Đối với một doanh nghiệp nói chung và một nói riêng, tổ chức công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàngcó vai trò quan trọng trong từng bước hạn chế được sự thất thoát hàng hóa, phát hiện được những hàng hóa chậm luân chuyển để có biện pháp xử lý thích hợp và kịp thời nhằm thúc đẩy quá trình tuần hoàn vốn. Các số liệu kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàngcung cấp cho doanh nghiệp giúp cho các nhà quản trị doanh nghiệp nắm bắt được mức độ hoàn chỉnh về kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh. Từ đó tìm ra những thiếu xót, nguyên nhân sự mất cân đối giữa khâu mua, dự trữ và khâu bán để có biện pháp khắc phục kịp thời. Từ các số liệu trên báo cáo tài chính mà kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàngcung cấp, nhà nước nắm được tình hình kinh doanh và tình hình tài chính của doanh nghiệp, từ đó thực hiện chức năng quản lý, kiểm soát vĩ mô nền kinh tế, đồng thời nhà nước có thể kiểm tra việc doanh nghiệp chấp hành các quy định của pháp luật như thế nào. Ngoài ra thông qua các số liệu mà kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàngcung cấp, các bạn hàng của doanh nghiệp biết được khả năng mua, dự trữ và bán các mặt hàng của doanh nghiệp để từ đó có quyết định đầu tư, cho vay vốn hoặc có quan hệ làm ăn với doanh nghiệp. 1.1.3 Nhiệm vụ của kế toán bán hàng Để đáp ứng được các yêu cầu quản lý về thành phẩm, hàng hóa; bán hàng xác định kết quả và phân phối kết quả các hoạt động, kế toán phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình hiện có và sự biến động của từng loại thành phẩm, hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị. Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác các khoản doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu và chi phí của từng hoạt động trong doanh nghiệp, đồng thời theo dõi và đôn đốc các khoản phải thu của khách hàng. Phản ánh và tính toán chính xác kết quả của từng hoạt động, giám sát tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước và tình hình phân phối kết quả các hoạt động. Cung cấp các thông tin kế toán phục vụ cho việc lập Báo cáo tài chính và định kỳ phân tích hoạt động kinh tế liên quan đến quá trình bán hàng, xác định và phân phối kết quả. 1.1.4 Yêu cầu quản lý kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng Quản lý quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng là một yêu cầu thực tế, nó xuất phát từ mục tiêu của doanh nghiệp. nếu doanh nghiệp quản lý tốt khâu bán hàng thì mới đảm bảo được chỉ tiêu hoàn thành kế hoạch tiêu thụ và đánh giá chính xác hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đó. Do vậy vấn đề đặt ra cho mỗi doanh nghiệp đó là:  Quản lý kế hoạch và tình hình thực hiện kế hoạch tiêu thụ đối với từng thời kỳ, từng khách hàng, từng hoạt động kinh tế  Quản lý chất lượng, cải tiến mẫu mã và xây dựng sản phẩm là thương hiệu sản phẩm là mục tiêu cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.  Quản lý theo dõi từng phương thức bán hàng, từng khách hàng, tình hình thanh toán của khách hàng, yêu cầu thanh toán đúng hình thức, đúng hạn để tránh hiện tượng mất mát, thất thoát, ứ đọng vốn. Doanh nghiệp lựa chọn hình thức tiêu thụ sản phẩm đối với từng đơn vị, từng thị trường, từng khách hàng nhằm đẩy nhanh quá trình tiêu thụ, đồng thời phải tiến hành thăm dò, nghiên cứu thị trường, mở rộng quan hệ buôn bán trong và ngoài nước.  Quản lý vốn chặt chẽ của thành phẩm mang tiêu thụ, giám sát chặt chẽ các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các số liệu đồng thời phân bổ cho hàng tiêu thụ, đảm bảo cho việc xác định tiêu thụ được chính xác, hợp lý.  Đối với việc hạch toán tiêu thụ phải tổ chức chặt chẽ, khoa học, đảm bảo việc xác định kết quả cuối cùng của quá trình tiêu thụ, phản ánh và giám đốc tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước đầy đủ, kịp thời. 1.1.5 Mối quan hệ về bán hàng và xác định kết quả bán hàng Bán hàng là khâu cuối cùng của quá trình kinh doanh của doanh nghiệp còn xác định kết quả bán hàng là căn cứ quan trọng để đơn vị quyết định tiêu thụ hàng hóa nữa hay không. Do đó có thể nói giữa bán hàng và xác định kết quả bán hàngcó mối quan hệ mật thiết. kết quả bán hàngcao là mục đích cuối cùng của doanh nghiệp còn bán hàng là phương tiện trực tiếp để đạt được mục đích đó. 2. Lý luận chung về tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại doanh nghiệp thương mại 2.1. Các phương thức bán hang và thanh toán 2.1.1 Phương thức bán hàng 2.1.1.1 Phương thức bán hàng trực tiếp Theo phương thức này, bên khách hàng uỷ quyền cho cán bộ nghiệp vụ đến nhận hàng tại kho của doanh nghiệp bán hoặc giao nhận hàng tay ba (các doanh nghiệp thương mại mua bán thẳng). Số hàng khi bàn giao cho khách hàng, và khách hàng kí vào chứng từ bán hàng của doanh nghiệp thì được chính thức coi là tiêu thụ và người bán mất quyền sở hữu số hàng này. Người mua thanh toán hay chấp nhận thanh toán số hàng mà người bán đã bàn giao. a, Phương thức bán buôn: Bán buôn là việc bán hàng cho các đơn vị, doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế khác với mục đích để chuyển bán hoặc sản xuất gia công rồi bán, kết thúc quá trình này hàng hoá chưa đi vào tiêu dùng mà tiếp tục lưu thông hoặc đi vào quá trình sản xuất rồi lưu thông. Khối lượng hàng tiêu thụ theo phương thức bán buôn mỗi lần đều rất lớn, vì vậy nên doanh nghiệp thường lập chứng từ cho từng lần bán. Bán buôn thường được tiến hành theo 2 phương thức: Bán buôn qua kho: Là phương thức bán hàng mà thành phẩm sản xuất ra được nhập vào kho của doanh nghiệp sau đó mới xuất ra để bán, nó được thực hiện dưới hai hình thức: Giao hàng trực tiếp tại kho và chuyển hàng cho bên mua. Theo hình thức giao hàng trực tiếp tại kho: Bên mua cử đại diện đến kho của bên bán để nhận hàng. Bên bán xuất hàng từ kho và giao trực tiếp cho bên mua. Hàng được ghi nhận là bán khi bên mua đã nhận hàng và ký xác nhận trên hoá đơn bán hàng. Theo hình thức chuyển hàng cho bên mua: Căn cứ vào hợp đồng đã ký kết hoặc theo đơn đặt hàng, doanh nghiệp xuất hàng từ kho, dùng phương tiện của mình hoặc đi thuê để chuyển đến cho bên mua theo thời gian và địa điểm đã ghi trong hợp đồng. Hàng hoá, thành phẩm chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của bên doanh nghiệp, hàng được coi là bán khi bên mua đã kiểm nhận và đã trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền về số hàng đã nhận. Chi phí vận chuyển do doanh nghiệp (bên bán) chịu hay bên mua chịu là do sự thoả thuận từ trước giữa hai bên. Nếu doanh nghiệp chịu chi phí vận chuyển, sẽ được tính vào chi phí bán hàng. Nếu bên mua chịu chi phí vận chuyển, sẽ phải thu tiền của bên mua. Bán buôn vận chuyển thẳng: Là phương thức bán hàng mà sản phẩm sản xuất ra không nhập vào kho của doanh nghiệp mà chuyển thẳng từ nơi sản xuất đến người mua. Phương thức bán buôn này cũng được thực hiện dưới hai hình thức: bán buôn vận chuyển trực tiếp và bán buôn vận chuyển theo hình thức chuyển hàng. Bán buôn vận chuyển thẳng trực tiếp (còn gọi là giao hàng tay ba): Doanh nghiệp nhận hàng ở bên bán (đối với hàng hóa) và giao trực tiếp cho khách hàng của mình tại kho. Khi bên mua nhận đủ hàng và ký nhận trên hoá đơn bán hàng thì hàng được coi là bán. Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng: Doanh nghiệp sau khi nhận hàng (hàng hóa) từ bên bán, dùng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài và chuyển số hàng đó giao cho khách hàng của mình theo địa điểm đã được thoả thuận. Hàng hoá chuyển bán trong trường hợp này vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thương mại, khi nào hàng đến tay khách hàng được họ kiểm nhận và trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền thì hàng được coi là bán. b, Phương thức bán lẻ: Bán lẻ là bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng, bán giao hàng cho khách và thu tiền của khách hàng. Phương thức này có đặc điểm là khi kết thúc hoạt động bán hàng, sản phẩm rời khỏi lĩnh vực lưu thông đi vào lĩnh vực tiêu dùng. Khối lượng bán ra trong mỗi lần nhỏ do vậy không lập chứng từ cho từng lần bán mà chỉ cuối ngày hoặc cuối ca người bán hàng lập báo cáo bán hàng để phản ánh số hàng bán ra trong ngày hoặc trong ca bán. Bán lẻ được tiến hành theo các phương thức sau: + Bán hàng thu tiền tập trung: Là hình thức bán hàng trong đó, tách rời nghiệp vụ thu tiền của người mua và nghiệp vụ giao hàng cho người mua. Ở quầy có nhân viên thu ngân chuyên làm nhiệm vụ thu tiền cho khách và viết hoá đơn. Căn cứ và hoá đơn đã thu tiền nhân viên bán hàng giao hàng cho khách. Hết ca bán hàng, nhân viên bán hàng căn cứ vào hoá đơn bán hàng và lập báo cáo bán hàng. Nhân viên thu ngân làm giấy nộp tiền và nộp tiền bán hàng cho thủ quỹ. Ở đây, thừa thiếu tiền bán hàng ở quầy thuộc trách nhiệm của thu ngân, thừa thiếu hàng hoá ở quầy thuộc trách nhiệm của nhân viên bán hàng. + Bán hàng thu tiền trực tiếp: Nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền và giao hàng cho khách. Hết ca, hết ngày bán hàng, nhân viên bán hàng làm giấy nộp tiền và nộp tiền cho thủ quỹ. Việc thừa, thiếu hàng hoá ở quầy và tiền thu về bán hàng do nhân viên bán hàng hoàn toàn chịu trách nhiệm. Ngoài hai hình thức bán lẻ chủ yếu, còn các phương thức bán lẻ sau: + Bán hàng tự chọn + Bán hàng trên truyền hình + Bán hàng qua internet 2.1.1.2 Phương thức gửi hàng Theo phương thức này, định kỳ doanh nghiệp gửi hàng cho khách hàng trên cơ sở thoả thuận hợp đồng mua bán giữa hai bên và giao hàng tại địa điểm đã quy ước trong hợp đồng. Hàng được hạch toán vào doanh thu trong các trường hợp sau: + Doanh nghiệp nhận được tiền do khách hàng thanh toán (Tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng…) + Khách hàng đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán. + Khách hàng ứng trước tiền hàng và hàng đã gửi đi bán. + Hai bên thoả thuận thanh toán theo kế hoạch. 2.1.1.3 Bán hàng đại lý Theo phương thức này, doanh nghiệp sẽ giao hàng cho cơ sở nhận đại lý. Bên đại lý sẽ trực tiếp bán hàng và thanh toán tiền cho doanh nghiệp đồng thời được hưởng hoa hồng đại lý bán hàng. Số hàng gửi đại lý vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp và được xác định là tiêu thụ khi doanh nghiệp nhận được tiền do bên đại lý thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. 2.1.1.4 Bán hàng trả góp Theo phương thức này, khi giao hàng cho người mua thì số hàng đó được coi là tiêu thụ và doanh nghiệp mất quyền sở hữu về số hàng đó. Người mua sẽ thanh toán lần đầu ngay tại thời điểm mua. Số tiền còn lại người mua chấp nhận trả dần ở các kỳ tiếp theo và phải chịu một tỷ lệ lãi nhất định. Thông thường thì số tiền trả ở các kỳ sau phải bằng nhau bao gồm một phần tiền gốc và một phần tiền lãi trả chậm. 2.1.1.5 Các phương thức hàng trao đổi hàng Hàng trao đổi hàng là phương thức tiêu thụ mà trong đó, người bán đem sản phẩm vật tư hàng hoá, dịch vụ của mình đổi lấy vật tư hàng hoá, dịch vụ của người mua. Giá trao đổi là giá bán của vật tư sản phẩm hàng hoá dịch vụ đó trên thị trường. Phương thức này có thể chia làm ba trường hợp: + Xuất kho lấy hàng ngay. + Xuất hàng trước, lấy vật tư sản phẩm hàng hoá về sau. + Nhập hàng trước, xuất hàng trả sau. 2.1.1.6 Các trường hợp được coi là tiêu thụ khác Trên thực tế ngoài các phương thức bán hàng như trên, sản phẩm hàng hoá của doanh nghiệp có thể tiêu thụ bằng nhiều hình thức khác. Đó là khi doanh nghiệp xuất thành phẩm hàng hoá để bán, tặng, để trả lương, thưởng cho cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp. 2.1.2 Các phương thức thanh toán Tương ứng với mỗi phương thức bán hàng thì doanh nghiệp có các phương thức thanh toán khác nhau. Thông thường, trong doanh nghiệp hay thanh toán qua các phương thức sau: Thanh toán trực tiếp: bằng tiền mặt hoặc bằng phương thức đổi hàng: Việc giao hàng và thanh toán tiền hàng được thực hiện ở cùng một thời điểm, và giao hàng ngay tại doanh nghiệp. Do vậy, việc bán hàng được hoàn tất ngay khi giao hàng và nhận tiền. Thanh toán chậm: Hình thức này có đặc điểm là kể từ khi giao hàng tới lúc thanh toán hàng có một khoảng thời gian nhất định (tuỳ thuộc vào hai bên mua và bán) Thanh toán qua ngân hàng: Có 2 hình thức + Thanh toán bằng phương thức chuyển khoản với điều kiện người mua đã chấp nhận thanh toán, việc bán hàng được xem như là đã thực hiện + Thanh toán bằng phương thức chuyển khoản qua ngân hàng với điều kiện người mua có quyền từ chối thanh toán một phần hoặc không thanh toán do hàng chuyển đến không đúng quy cách phẩm chất trong hợp đồng mua hàng.