Đang tải... (xem toàn văn)
Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Công Nghiệp Quang Nam
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa kế toán LỜI MỞ ĐẦU Chuyển sang kinh doanh trong cơ chế thị trường và thực hiện hạch toán độc lập, mối quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp là thực hiện bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh với mục đích cuối cùng là lợi nhuận. Để đạt được mục đích này thì các doanh nghiệp phải áp dụng đồng thời nhiều biện pháp và một trong những biện pháp quan trọng đối với doanh nghiệp đó là: Sản phẩm sản xuất ra phải có chất lượng cao và giá thành hạ, tức là chi phí để sản xuất ra sản phẩm phải tiết kiệm hợp lý và có kế hoạch cụ thể. Vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất vật chất. Chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng số chi phí sản xuất của doanh nghiệp. Trong khi đó, nguyên vật liệu thường đa dạng, phức tạp nên các doanh nghiệp cần phải tổ chức tốt công tác quản lý nguyên vật liệu. Tổ chức công tác kế toán vật liệu là điều kiện quan trọng không thể thiếu được để quản lý vật liệu, thúc đẩy việc cung cấp đầy đủ, kịp thời, đồng bộ những vật liệu cần thiết cho sản xuất, dự trữ và sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm, ngăn ngừa các hiện tượng hư hỏng, mất mát và lãng phí nguyên vật liệu trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh. Sau một thời gian thực tập tại công ty TNHH Công Nghiệp Quang Nam, đi sâu tìm hiểu thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty. Em nhận thấy tầm quan trọng của công tác kế toán nguyên vật liệu, và ảnh hưởng của chi phí nguyên vật liệu đến hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Trên cơ sở những kiến thức có được từ học tập, nghiên cứu, cùng với sự hướng dẫn, giúp đỡ nhiệt tình của Tiến sỹ: Trần Thị Nam Thanh- giảng viên khoa kế toán, Đại học Kinh Tế Quốc Dân và các cán bộ kế toán công ty TNHH Công Nghiệp Quang Nam em đã viết báo cáo tốt nghiệp với đề tài: “Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Công Nghiệp Quang Nam” Báo cáo được bố cục như sau: GVHD: Trần Thị Nam Thanh SV: Lê Thị Mai 1 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa kế toán Chương I: Đặc điểm và tổ chức nguyên vật liệu tại công ty TNHH Công Nghiệp Quang Nam Chương II: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Công Nghiệp Quang Nam. Chương III: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Công Nghiệp Quang Nam. Trong quá trình hoàn thành báo cáo tốt nghiệp, mặc dù đã có sự cố gắng nỗ lực, nhưng do thời gian và kinh nghiệm nghiên cứu cũng như thực tiễn còn hạn chế nên báo cáo này khó tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong thầy cô giáo, các cán bộ lãnh đạo, cán bộ nghiệp vụ ở công ty thông cảm và góp ý chỉ bảo để báo cáo của em được hoàn chỉnh hơn. Em xin chân thành cảm ơn!. GVHD: Trần Thị Nam Thanh SV: Lê Thị Mai 2 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa kế toán Chương I: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH CÔNG NGHIỆP QUANG NAM 1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty TNHH Công Nghiệp Quang Nam 1.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty TNHH Công Nghiệp Quang Nam. Nguyên vật liệu là đối tượng lao động, là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất là cơ sở vật chất cấu thành nên sản phẩm. Đặc điểm nổi bật của nguyên vật liệu là khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh và bị tiêu hao toàn bộ vào trong quá trình sản xuất, không giữ lại nguyên hình thức vật chất ban đầu, giá trị của chúng được chuyển toàn bộ một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh. Là một đơn vị sản xuât kinh doanh thuộc ngành cơ khí với chức năng nhiệm vụ sản xuất các thiết bị phụ tùng cho ngành sản xuất vật liệu xây dựng, các sản phẩm phục vụ cho đô thị( như xe gom rác), đúc các chi tiết sản phẩm cho ngành điện như đế quạt… và các bán thành phẩm như vòng bi, bu long, ê cu…Do đó, sử dụng nhiều loại vật liệu khác nhau trong quá trình sản xuất sản phẩm vì vậy công ty phải bố trí hệ thống kho tàng hợp lý, bố trí sắp xếp các loại vật liệu một cách khoa học tiện cho việc sử dụng. 1.1.2 Phân loại nguyên vật liệu tại công ty TNHH Công Nghiệp Quang Nam. Để tiến hành sản xuất sản phẩm công ty phải sử dụng nhiều loại vật liệu khác nhau với khối lượng vật liệu tương đối lớn, trong đó mỗi loại vật liệu có vai trò và công dụng khác nhau. Vì vậy để quản lý được chặt chẽ, hạch toán chính xác tình hình nhập xuất nguyên vật liệu, tồn kho vật liệu đảm bảo cung cấp kịp thời vật liệu một cách khoa học kịp thời cho sản xuất, công ty đã tiến hành phân loại nguyên vật liệu như sau: GVHD: Trần Thị Nam Thanh SV: Lê Thị Mai 3 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa kế toán - Nguyên vật liệu chính: Là những đối tượng lao động chủ yếu của công ty khi tham gia vào quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm và thường chiếm tỷ trọng giá trị lớn trong tổng giá trị toàn bộ nguyên vật liệu trong công ty và bao gồm: sắt, thép, tôn, gang là những vật liệu chủ yếu cấu tạo nên thực thể của sản phẩm. - Vật liệu phụ: Gồm dầu mở, que hàn, rẻ lau, sơn các loại, vòng bi…. - Nhiên liệu: Bao gồm xăng, dầu điezen, than, khí CO 2 , khí O 2…. - Phụ tùng thay thế như vòng bi xe, xăm lốp, nhíp, bu lông, ốc vít… - Phế liệu thu hồi: Các loại vật liệu thu hồi trong quá trình sản xuất như phôi tiện và các loại phụ tùng cũ hỏng không sửa chữa được. 1.1.3 Mã hóa nguyên vật liệu tại công ty TNHH Công Nghiệp Quang Nam. Để phục vụ cho công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu được tốt hơn đồng thời quản lý vật tư được chặt chẽ dễ dàng hơn công ty đã thực hiện việc mã hóa các nguyên vật liệu bằng cách mở sổ danh điểm vật liệu: “Sổ danh điểm vật liệu” là tổng hợp toàn bộ các loại vật liệu mà công ty đang sử dụng trong sổ danh điểm, nguyên vật liệu được theo dõi từng loại, từng nhóm, từng thứ, từng quy cách một cách chặt chẽ giúp cho công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu được quy định một cách riêng. Sắp xếp một cách trật tự, rất tiện khi tìm những thông tin về một thứ, một nhóm, một loại nguyên vật liệu nào đó. Sổ danh điểm vật liệu được xây dựng trên cơ sở quy định số liệu của các loại vật tư nhóm vật tư: 4 số đầu quy định loại vật liệu như vật liệu chính, vật liệu phụ .2 chữ số tiếp theo chỉ nhóm vật liệu như: Sắt, thép, gang .2 chữ số tiếp theo chỉ thứ vật liệu . Sổ danh điểm vật liệu được thể hiện ở phụ lục 1 GVHD: Trần Thị Nam Thanh SV: Lê Thị Mai 4 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa kế toán 1.2 Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu tại công ty TNHH Công Nghiệp Quang Nam. 1.2.1 Các phương thức hình thành nguyên vật liệu tại công ty TNHH Công Nghiệp Quang Nam. Nguyên vật liệu ở công ty TNHH Công Nghiệp Quang Nam chủ yếu được hình thành từ quá trình thu mua ở trong nước và nước ngoài. Ngoaì ra, có một số nguyên vật liệu sau khi mua về muốn sử dụng được vào trong quá trình sản xuất được thi phải qua công đoạn là chuyển tới công ty khác thuê gia công cho hợp lý với nhu cầu sử dụng. 1.2.3 Tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại công ty TNHH Công Nghiệp Quang Nam. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và định mức kỹ thuật, phòng kế toán vật tư có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch vật tư, tìm các nguồn cung ứng, so sánh giá cả, chất lượng để đảm bảo cung cấp cho bộ phận sản xuất nguyên vật liệu đúng số lượng, chủng loại và đúng tiến độ hợp đồng. Cán bộ phòng vật tư phải luôn bám sát, kiểm tra kho một cách thường xuyên, đối chiếu sổ sách với thực tế phát hiện ra những vấn đề phát sinh, kịp thời giải quyết, giảm thiện hại đến mức thấp nhất. Vật liệu về đến xí nghiệp, trước khi nhập kho sẽ được nhân viên phòng KCS kiểm tra chất lượng về quy cách, phẩm chất. Nếu đủ quy cách, phẩm chất, chủng loại thì người kiểm tra phải ký tên đóng dấu KCS, sau đó mới tiến hành nhập kho. Tại kho của công ty, thủ kho có nhiệm vụ quản lý nguyên vật liệu xem có đúng quy cách về chủng loại, chất lượng, có đầy đủ với số lượng hay không? Thủ kho chịu trách nhiệm toàn bộ về số nguyên vật liệu nhập kho của mình, nghiêm cấm việc vay mượn nhập hàng trước. Hàng về nhập kho phải có hóa đơn, chứng từ, mọi việc ngoài quy định phải xin ý kiến và được sự đồng ý của giám đốc. Thủ kho còn có trách nhiệm ghi chép cẩn thận, nắm chắc các con số để thông báo cho phòng vật tư, sắp xếp cho khoa học hợp lý. GVHD: Trần Thị Nam Thanh SV: Lê Thị Mai 5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa kế toán Song song với sự quản lý của thủ kho, tại phòng kế toán, kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào các hóa đơn, chứng từ để tiến hành tổng hợp, phản ánh đầy đủ, chính xác số liệu về tình hình mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập – xuất – Tồn nguyên vật liệu; Kiểm tra tình hình mua vật tư về số lượng, chất lượng, giá cả …nhằm cung cấp đầy đủ, kịp thời vật liệu cho sản xuất. Về bộ phận bốc vác vận chuyển, làm việc theo sự điều động của phòng kế hoạch vật tư của công ty. Bốc vác vận chuyển phải kịp thời theo tiến độ. Phòng kế hoạch vật tư căn cứ theo yêu cầu chất lượng của sản phẩm có nhiệm vụ tìm ra các nguyên vật liệu đáp ứng tiêu chuẩn đặt ra. Các loại nguyên vật liệu, phụ tùng nếu không thể xem xét chất lượng bằng mắt thường thì phải sử dụng các công cụ kiểm tra để thử hoạc cho vào máy chạy để đánh giá. Như vậy, có thể nói thủ kho quản lý nguyên vật liệu về mặt hiện vật còn kế toán nguyên vật liệu quản lý nguyên vật liệu về mặt giá trị. GVHD: Trần Thị Nam Thanh SV: Lê Thị Mai 6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa kế toán CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH CÔNG NGHIỆP QUANG NAM. 2.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty TNHH Công Nghiệp Quang Nam. 2.1.1 Đánh giá nguyên vật liệu tại công ty TNHH Công Nghiệp Quang Nam Đối với vật liệu nhập kho Nguyên vật liệu mua về được xác định theo giá thực tế và bằng: Giá mua chưa có thuế GTGT đầu vào ( công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ ) cộng với chi phí vận chuyển bốc dở và trừ đi các khoản chiết khấu, giảm giá ( nếu có ). Việc phản ánh thanh toán được theo dõi trên các tài khoản 331- phải trả người bán, TK 111- Tiền mặt, TK 112- Tiền gửi ngân hàng, TK 141 – Tạm ứng. Trường hợp vật liệu giao tại kho xí nghiệp thì trong giá mua ( giá thanh toán với người bán chưa có thuế GTGT) đã bao gồm cả chi phí vận chuyển thì: giá thực tế của vật liệu nhập kho bằng : Giá mua ghi trên hóa đơn ( chưa có thuế giá trị gia tăng ) Đối với vật liệu xuất kho Khi xuất kho vật liệu, kế toán vật tư tính giá thành thực tế của vật liệu xuất kho tho phương pháp bình quân gia quyền. Giá vật liệu xuất kho = Số lượng xuất x đơn giá thực tế bình quân Ví dụ: Trên sổ chi tiết vật liệu của công ty tháng 12 năm 2010 mặt hàng thép CT3TN φ 28 tồn đầu tháng số lượng 520kg số tiền:7.280.000 VNĐ Trong tháng nhập 1.980 kg số tiền: 29.700.000VNĐ Giá vật liệu xuất kho cho sản xuất là: 7.280.000+ 29.700.000 36.980.000 = = 14.792 VNĐ 520 + 1.980 2.500 GVHD: Trần Thị Nam Thanh SV: Lê Thị Mai 7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa kế toán 2.1.2 Thủ tục nhập, xuất nguyên vật liệu Tất cả mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty liên quan đến việc nhập xuất vật liệu đếu phải lập được các chứng từ kế toán đầy đủ, kịp thời, chính xác theo đúng chế độ ghi chép về vật liệu được nhà nước ban hành, đồng thời đảm bảo được các thủ tục quy định. 2.1.2.1 Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu Do đặc điểm vật liệu của công ty chủ yếu là mua ngoài nên khi có nhu cầu cần, công ty cử cán bộ vật tư đến nơi ký hợp đồng. Khi vật liệu chuyển về kho, công ty thành lập ban kiểm nghiệm vật tư để tiến hành kiểm tra về chất lượng, số lượng, quy cách, đơn giá, nguồn mua vật liệu. Tiến trình thực hiện hợp đồng kiểm nhận vật tư là: Phòng kế hoạch đại diện thủ kho, hội đồng kiểm nhập vật tư của công ty sẽ lập “ Biên bản kiểm nghiệm vật tư” thành 2 bản. Một bản giao cho phòng kế hoạch để ghi sổ theo dõi tình hình hợp đồng, một bản giao cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán. Trường hợp vật liệu không đúng quy cách, phẩm chất hoạc thiếu hụt, thì phải lập thêm một bản giao phòng kế hoạch làm thủ tục khiếu nại gửi cho đơn vị bán. Đối với các vật liệu đảm báo các yêu cầu đủ tiêu chuẩn nhập kho, kế toán căn cứ vào hóa đơn bán hàng và biên bản kiểm nghiệm vật tư đồng thời lập phiếu nhập kho, phiếu nhập kho được lập thành 3 liên với đầy đủ các chữ ký theo quy định + Một liên giao cho thủ kho để nhập vật liệu vào thẻ kho rồi sau đó chuyển cho phòng kế toán để làm căn cứ ghi vào sổ kế toán. + Một liên giao cho phòng kế hoạch sản xuất vật tư giữ và lưu lại + Một liên giao cho người mua cùng với hóa đơn và phiếu xuất kho ( do bên bán lập ) và gửi cho phòng kế toán làm thủ tục thanh toán Ví dụ 01: Công ty mua vật tư của công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội theo hóa đơn GTGT số 221844 ngày 03 tháng 12 năm 2010 GVHD: Trần Thị Nam Thanh SV: Lê Thị Mai 8 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa kế toán Biểu 2.1.1 Hóa đơn GTGT HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số 01GTKT-3LL ( Liên 2: Giao cho khách hàng ) ET/2010 N0 221844 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH động cơ Quang Vinh Địa chỉ : 189 Hoàng Mai Số TK 766A005432 Điện thoại : 04.8567546 MS: 0 1 2 2 1 0 2 0 6 9 1 Họ tên người mua hàng : Nguyễn Bá Trọng Đơn vị: Công ty TNHH Công Nghiệp Quang Nam. Địa chỉ: Minh Hải- Văn Lâm- Hưng Yên Số TK: 466.10.00.0026311 Hình thức thanh toán ( Trả chậm ) MS: 0 9 0 0 2 3 9 3 5 1 x x x x STT Tên hàng hóa Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Động cơ 45KW Cái 4 15.000.000 60.000.000 2 Động cơ 100KW Cái 3 20.000.000 60.000.000 Cộng tiền hàng 120.000.000 Thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 12.000.000 Tổng cộng tiền thanh toán 132.000.000 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm ba hai triệu đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị Biểu số 2.1.2: Biên bản kiểm nghiệm vật tư GVHD: Trần Thị Nam Thanh SV: Lê Thị Mai 9 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa kế toán Đơn vị: CT TNHH CN Quang Nam Địa điểm: Minh Hải-Văn Lâm-Hưng Yên Mẫu số 03VT Quyết định số15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/3/2006 của BTBTC BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Ngày 03 tháng 12 năm 2010 Số: 717 Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 221844 ngày 10 tháng 12 năm 2010 của : Công ty TNHH động cơ Quang Vinh Ban kiểm nghiệm gồm có: 1. Ông: Lê Anh Tuấn- cán bộ vật tư. 2. Bà: Nguyễn thị Kết- thủ kho. 3. Ông: Nguyễn Văn Toán- Phòng kỹ thuật KCS. 4. Bà: Nguyễn Thị Dịu- kế toán vật tư. Đã kiểm nghiệm số vật tư theo hóa đơn trên để nhập kho vật tư, số liệu cụ thể như sau: STT Tên, nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Sl theo Ctừ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú SL đúng quy cách, phẩm chất SL không đúng quy cách phẩm chất 1 Động cơ 45KW Đếm Cái 4 4 - 2 Động cơ 100KW Đếm Cái 3 3 - Cộng Cái 7 7 - Biên bản lập xong vào hồi 14h cùng ngày Thủ kho Cán bộ vật tư Phòng kỹ thuật Kế toán Giám đốc Biểu 2.1.3: Phiếu nhập kho GVHD: Trần Thị Nam Thanh SV: Lê Thị Mai 10
