báo cáo tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa công ty TNHH thương mại ABC.pdf

báo cáo tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa công ty TNHH thương mại ABC

Trang 1

BÁO CÁO TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN 1 ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP

1.1 Đặc điểm tổ chức sản xuất

1.1.1 Loại hình kinh doanh: công ty ABC là công ty thương mại dịch vụ tổng

hợp

1.1.2 Đặc điểm kinh doanh:

- Kinh doanh hàng hoá máy tính, máy in lắp ráp sẵn bán buôn, bán qua các đại lý - Là nhà phân phối chủ yếu cho một số nhà sản xuất máy tính lớn trên toàn quốc

1.1.2.1 Thị trường tiêu thụ:

Trên toàn quốc, phân phối rộng rãi, gồm 4 khu vực lớn: Tp HCM, miền Bắc ( từ Quảng Nam trở ra), miền Trung- Tây Nguyên ( từ Đà Nẵng đến Ninh Thuận và các tỉnh Tây Nguyên), Nam Bộ ( từ Bình Thuận trở vào, trừ TP.HCM)

- Thời gian: Các giao dịch mua, bán hàng có thể thanh toán tiền ngay hoặc được

thanh toán chậm với thời hạn thanh toán 60 ngày kể từ ngày nhận hóa đơn 1.1.2.4 Hoa hồng- thưởng

- Nhà phân phối, siêu thị: thưởng 2% trên tổng doanh số hàng tháng , tính trên trị giá hoá đơn

- Đại lý: 5% trên giá bán đại lý

1.1.3 Đặc điểm hàng hoá

Trang 2

Gồm hai mặt hàng chính là Máy tính(để bàn, xách tay) và Máy in

Hàng hóa có giá trị lớn, lắp rắp nguyên chiếc, không có bán thành phẩm

Là măt hàng dễ chịu tác động của phát triển công nghệ, xu thế và tâm lý người tiêu dùng, sản phẩm thay thế, tính tiện lợi dẫn tới lỗi thời giảm giá trị của sản phẩm Chất lượng khó kiểm định

Yêu cầu bảo quản cao(nơi khô ráo, thoáng mát…)

Sản phẩm đa dạng về chủng loại, hình thức, chức năng kiểu dáng, màu sắc Hàng bán bị trả lại: do kỹ thuật không tốt, chất lượng xấu, lỗi lỹ thuật

Chi phí bảo hành và các dịch vụ hậu mãi kèm theo: liên tục thay đổi và có thể xảy ra bất cứ lúc nào

1.1.4 Bộ máy sản xuất kinh doanh

Cơ cấu tổ chức gồm:

Một tổng giám đốc: phụ trách chung Hai phó tổng giám đốc

TỔNG GIÁM ĐỐC

PHÓ TGĐ KINH DOANH

PHÒNG MUA HÀNG

PHÓ TGĐ HC- TCKT-KS

NS-PHÒNG BÁN HÀNG

PHÒNG MARKETING

BP ĐIỀU PHỐI –

KHO VẬN

PHÒNG NHÂN

SỰ - HÀNH CHÍNH

PHÒNG KẾ TOÁN –

TÀI CHÍNH

BAN KIỂM SOÁT

Trang 3

1 Phó tổng giám đốc phụ trách kinh doanh

1 Phó tổng giám đốc phụ trách nhân sự, hành chính, tài chính kế toán, kiểm soát

Phòng nhân sự hành chính: chịu trách nhiệm về việc tuyển dụng, bố trí nhân sự theo yêu cầu, thực hiện các công tác hành chính…

Phòng kế toán tài chính: chịu trách nhiệm toàn bộ công tác kế toán, tài chính tại công ty Đứng đầu là kế toán trưởng kiêm trưởng phòng kế toán tài chính

Phòng mua hàng: chịu trách nhiệm mua hàng từ các nhà sản xuất tìm kiếm nguồn hàng và nhập khẩu hàng từ nước ngoài, mua hàng theo yêu cầu của công ty

Phòng bán hàng: quản lý toàn bộ mạng lưới phân phối, bán hàng, kinh doanh dịch vụ…

Phòng maketing: chịu trách nhiệm xây dựng và thực hiện các hoạt động khuyến mãi, quảng cáo cho công ty

Bộ phận điều phối kho vận: chịu trách nhiệm về việc vận chuyển hàng mua, hàng bán, nhập xuất kho…

Ban kiểm soát: thực hiện công việc kiểm soát và kiểm tóan nội bộ tại công ty

1.1.5 Mục tiêu- phương hướng

Trở thành nhà phân phối hàng đầu trên toàn quốc cho các nhà sản xuất máy tính lớn

Tăng số lượng khách hàng, nhà phân phối, đại lý trên nhiều phân vùng

Tìm kiếm những phân vùng được xem là thị trường tiềm năng, mở rộng thị trường Đẩy mạnh hoạt động marketing

1.2 Đặc điểm của hệ thống kế toán

1.2.1 Hình thức kế toán: tập trung, sử dụng phần mềm kế toán theo hình thức

nhật kí chung

1.2.2 Kỳ kế toán: theo tháng

Đơn vị tiền tệ : VND

2 CHÍNH SÁCH KẾ TOÁN

2.1 Yêu cầu thông tin kế toán

Bảng mô tả nhu cầu thông tin kế toán

Trang 4

STT

Người sử dụng

TT

1

Tổng giám đốc

1 Đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh 2 Đánh giá khả năng tạo ra tiền trong quá trình hoạt động, khả năng chuyển đổi tài sản thành tiền

3 Dự đoán dòng tiền trong tương lai

4.Tổ chức sử dụng hiệu quả các nguồn lực

1 Kết quả hoạt động kinh doanh:

 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ

 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ

 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh

 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp

2 Tình hình nguồn vốn, tài sản:  Tỷ trọng vốn chủ sở hữu, nợ phải trả

trên tổng tài sản

 Biến động vốn chủ sở hữu 3.Chi phí

3 Lưu chuyển tiền tệ

4 Phân tích tình hình tài chính, tình hình hoạt động ( năng suất, hiệu quả…),khả năng thanh toán

6 Tiến độ thực hiện các dự án đang triển khai

2

Phó tổng giám đốc KD

1 Đánh giá về tình hình kinh doanh hiện tai: lãi, lỗ trong kỳ 2 Đánh giá hiệu quả kinh doanh của từng vùng, từng kênh phân phối để quyết định

1 Kết quả hoạt động kinh doanh theo từng khách hàng, từng mặt hàng,

2 Doanh thu, giá vốn, giảm giá, chiết khấu, lợi nhuận hoạt động kinh doanh (theo khu vực, theo kênh phân phối )

3 Hàng tồn kho, NPThu, NPTrả (theo khu vực)

Trang 5

hướng đầu tư phù hợp 3 Đưa ra các chiến lược kinh doanh tiếp theo

4 Danh sách khách hàng có số dư nợ vượt hạn mức tín dụng

5 Dự toán liên quan đến mua hàng,bán hàng

3

PTGĐ NSHC- TCKT -

KS

1 Hoạch định các chiến lược về nhân sự - tài chính

2.Sử dụng nguồn vốn của doanh nghiệp một cách có hiệu quả

Nhân sự:

1 Thông tin nhân viên

2 Thông tin các quỹ khen thưởng, phúc lợi của DN

3 Bảng lương nhân viên Tài chính:

1.Tình hình tài sản, nguồn vốn

2.Các loại quỹ: quỹ đầu tư phát triển, đầu tư xây dựng cơ bản, quỹ dự phòng tài chính 3 Dòng tiền sử dụng trong các dự án kinh doanh mới

1 Đưa ra chính sách lương, khen thưởng cho từng nhân viên 2.Quản lý nhân viên

1 Thông tin chi tiết về nhân viên

2 Thông tin về tuyển dụng nhân sự, nhu cầu nhân sự từ các phòng ban, số lượng nhân viên, quản lí

5

Trưởng phòng KTTC (Kế toán trưởng)

1.Phản ánh tình hình kinh doanh 2.Phân tích tình hình tài chính, lập các báo cáo tài và các báo cáo khác có liên quan

mua hàng

1.Chịu trách nhiệm mua hàng, tìm nhà cung cấp, đáp ứng kịp thời nhu cầu hàng cho công ty

2.Điều chỉnh lượng hàng mua

1 Thông tin về các nhà cung cấp 2 Tình hình về hàng tồn kho

Trang 6

vào

7

Phòng bán hàng

1.Để đáp ứng nhu cầu mua hàng của khách hàng

2.Xem xét khả năng thanh toán của khách hàng

1 Tình hình về hàng tồn kho

2 Thông tin về từng khách hàng hạn mức tín dụng của mỗi khách hàng

8

Phòng marke-ting

1.Khảo sát thị trường, tìm hiểu nhu cầu của khách hàng 2.Xây dựng các hoạt động khuyến mãi, quảng cáo

1 Doanh số bán hàng theo khu vực, theo mặt hàng, theo kênh phân phối (cả về lượng lẫn về giá)

2 Chi phí Marketing

9

Thủ kho, trưởng bộ phận

điều phối kho vận

1 Quản lý hàng tồn kho

2 Làm cơ sở đối chiếu với sổ kho 3 Vận chuyển hàng mua, hàng bán theo yêu cầu trên hóa đơn, chứng từ

1 Tình hình nhập, xuất, tồn (cả về lượng lẫn giá trị)

2 Tình hình mua, bán hàng (theo mặt hàng, theo nhà cung cấp/khách hàng, theo từng kho)

10

Ban kiểm

soát

1 Đảm bảo sự hữu, hiệu hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ 2.Trợ giúp BGĐ điều hành

quan Thu đủ thuế

1 Doanh thu bán hàng, giá vốn hàng bán, chi phí hoạt động, doanh thu hoạt động khác…

Trang 7

Danh mục đối tượng kế toán

chi tiết 1 Tiền

2 Các khoản phải thu

chứng từ, khu vực, kênh thuế 2 Thông kê thu nhập của người lao động

11

Nhà cung cấp

1.Bán hàng 2.Đảm bảo nguồn vốn không bị chiếm dụng

1 Phương thức và thời hạn thanh toán 2 Tài sản đảm bảo.Ngân hàng bảo lãnh, mở L/C (đối với nhà cung cấp nước ngoài)

12 Ngân hàng

1 Cung cấp tín dụng, hạn mức tín dụng

2.Gia hạn nợ

Tài sản ngắn hạn, dài hạn, nợ phải trả,phương án đầu tư kinh doanh mới, tình hình bán hàng… làm cơ sở để ngân hàng đánh giá hiệu quả hoạt động KD.=> BCTC, BC kiểm toán Tình hình tài chính, tình hình kinh doanh

14

Công ty BHYT,

BHXH

Xem xét doanh nghiệp có tuân thủ luật lệ, chế độ quy định đối với người lao động theo luật lao động hay không

Báo cáo về nhân sự, hợp đồng lao động, bảng lương và các chính sách của công ty áp dụng cho lao động trong công ty

15

Cơ quan thống

kê

Thu thập số liệu cho thống kê kinh tế

BCTC

Trang 8

phân phối, nhân viên phụ trách

2.3 Phải thu đại lý, siêu thị Từng đại lý, hóa đơn 2.4 Phải thu tiền tạm ứng thừa Từng nhân viên

trừ

hàng, nhà cung cấp

Khách hàng, nhà cung cấp

Trang 9

Hóa đơn

hàng nhập khẩu Hóa đơn

10 Hao mòn tài sản cố

định

dụng

Trang 10

10.2 Hao mòn TSCĐ vô hình Từng tài sản, bộ phận sử dụng

13 Chi phí đầu tư xây

14 Nguồn vốn kinh

doanh

Vốn chủ sở hữu Vốn khác

20 Doanh thu hoạt động

Trang 11

22.1 Chi phí nhân viên Nhân viên

Nội dung quản lý

Phương pháp mã hoá

1 Tài khoản ngân hàng

Mã nhân hàng, số hiệu tài khoản, tên ngân hàng, địa chỉ

Quản lý chi tiết theo từng tài khoản, từng đơn vị tiền tệ, theo dõi chi tiết số dư, số phát sinh hàng ngày

Mã gợi nhớ - Mã ngân hàng

Ví dụ: NH-001

2

Khách hàng – Nhà cung cấp

Mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế, hạn mức tín dụng, thời hạn thanh

Số dư, số phát sinh, từng chứng từ, theo dõi gốc nguyên tệ, khoản chiết khấu

Mã gợi nhớ - Mã loai hình – Mã khách hàng VD:KH- 01- 011

Trang 12

Số tiền phải thu, số tiền phải trả

Mã gợi nhớ - Mã phòng ban – Mã số nhân viên VD: NV- KT - 001

4 Vật tư - Hàng hoá

Mã hàng hoá, tên hàng hoá, nhóm hàng, đơn vị tính, chủng loại, xuất xứ

Số lượng nhập – xuất – tồn, đơn giá

Mã gợi nhớ - Mã gợi nhớ - Mã hàng hóa, vật tư

VD: HH – MI - 001

5 Kho hàng

Mã kho hàng, tên kho hàng, địa chỉ, tên thủ kho

Số lượng nhập – xuất - tồn ở từng kho

Mã gợi nhớ – Mã hình thức kho – Mã kho VD: KO – 01 - 001 (kho công ty số 001)

6 Tài khoản TSCĐ

Tên tài sản, loại tài sản, nhóm tài sản, ngày bắt đầu sử dụng, số năm khấu hao

nguyên giá, giá trị còn lại, giá trị hao mòn, bộ phận sử dụng…

Mã gợi nhớ - Bộ phận – Mã tài sản

VD: TS – BH - 001

7 Hợp đồng vay

Tên hợp đồng, tên ngân hàng, ngày hợp đồng, thời gian vay,lãi suất

Số dư, số phát sinh

Hình thức vay – Mã hợp đồng vay

VD:VNH - 001

8

Danh mục đầu tư xây dựng cơ bản

Mã số, tên công trình đầu tư, tên nhóm, chủ đầu tư, địa chỉ, mã số thuế, điện thoại

Tình hình tăng giảm sửa chữa lớn TSCĐ, đầu tư XDCB, mua sắm TSCĐ

Mã gợi nhớ - Bộ phận – Mã công trình đầu tư và xây dựng cơ bản

VD: SCL – BH - 001

9 Chi phí trả trước

Mã đối tượng, tên đối tượng, tài khoản, nguyên giá, số kỳ, tên tình trạng

Số phải phân bổ, số đã phân bổ, số còn lại phải phân bổ

Mã gợi nhớ - Bộ phận – Mã đối tượng

VD: TT – BH - 001

Trang 13

STT Tên chứng từ

ND DL

thu thập Nơi lập Nơi duyêt Mục đích sử dụng

1 Lệnh bán hàng

Dữ liệu khách hàng, hàng hóa, dữ liệu ngày tháng, giao hàng và thanh toán

Phòng bán hàng

Trưởng phòng bán hàng Trưởng phòng KT-TC

Cơ sở thực hiện nghiệp vụ bán hàng, cơ sở lập hóa đơn, phiếu xuất kho và phiếu giao hàng

2 Hợp đồng bán hàng

Số hợp đồng, dữ liệu khách hàng, hàng hóa, dữ liệu ngày tháng, giao hàng và hình thức thanh toán

Tùy từng hợp đồng (doanh nghiệp lập or đối tác)

P.giám đốc, giám đốc

Là căn cứ pháp lý cho N.vụ bán hàng, xác định quyền & nghĩa vụ của 2 bên

3 Phiếu xuất kho

Dữ liệu hàng hóa, dữ liệu ngày tháng, kho nhận và kho xuất

Bộ phận điều phối – kho vận

Kế toán trưởng Trưởng bộ phận điều phối-kho vận

Căn cứ để thủ kho xuất hàng, ghi thẻ kho

4 Biên bản giao hàng

Dữ liệu hàng hóa, ngày tháng, nơi giao hàng

Bộ phận điều phối kho vận

Để ghi nhận số hàng thực giao cho KH

5 Hóa đơn

Dữ liệu nhà cung cấp, hàng hóa, ngày tháng, số tiền

Phòngbán hàng

Căn cứ để nhập liệu, khấu trừ thuế

6 Phiếu yêu cầu mua

Dữ liệu hàng hóa,

Bộ phân có nhu cầu

Trưởng bộ phận có nhu

Xác nhận nhu cầu hàng, làm căn cứ để

Trang 14

hàng ngày

tháng, kèm bảng báo giá của các nhà cung cấp

cầu lập đơn đặt hàng

7

Phiếu lựa chọn nhà cung cấp

Dữ liệu NCC

Phòng mua hàng

Lựa chọn nhà cung cấp có thực, uy tín, có sản phẩm phù hợp với nhu cầu

8 Đơn đặt hàng

Dữ liệu nhà cung cấp, hàng hóa, ngày tháng

Phòng mua hàng

Trưởng phòng mua hàng KTT Ban giám đốc

Gửi NCC để đặt hàng Xác định mặt hàng, số lượng, quy cách làm căn cứ cho bên bán giao hàng

9 Hợp đồng mua hàng

Số hợp đồng, dữ liệu nhà cung cấp, hàng hóa, ngày

tháng, giao hàng và hình thức thanh toán

Bộ phận mua hàng

Trưởng phòng mua hàng KTT Ban giám đốc

Căn cứ pháp lý cho hoạt động mua bán của hai bên

10

Biên bản kiểm nhận hàng

Dữ liệu hàng hóa, ngày tháng, kho nhận

Xác định số hàng thực nhận, làm căn cứ để lập phiếu nhập kho

11 Phiếu nhập kho

Dữ liệu nhà cung cấp, hàng hóa, ngày tháng, kho nhận

Kế toán trưởng Bộ phận điều phối kho vận

Xác nhận số lượng vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá nhập kho làm căn cứ nhập liệu, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên quan

Trang 15

12

Phiếu chi, ủy nhiệm chi

Dữ liệu nhà cung cấp, ngày tháng, số tiền, mục đích chi

Kế toán tiền

Kế toán trưởng Ban giám đốc

Xác định các khoản tiền thực tế xuất quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ và kế toán nhập liệu kế toán

13

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Dữ liệu khách hàng, hàng hóa, ngày tháng, kho xuất

Kế toán kho

Trưởng bộ phận điều phối kho vận

Theo dõi số lượng hàng hoá di chuyển từ kho này đến kho khác trong nội bộ đơn vị, là căn cứ để thủ kho ghi vào thẻ kho, kế toán nhập liệu, chứng từ vấn chuyển trên đường

14

Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý

Dữ liệu khách hàng, hàng hóa, ngày tháng, kho xuất

Kế toán kho

Trưởng bộ phận điều phối kho vận

Theo dõi số lượng hàng hoá xuất kho gửi bán, là chứng từ vận chuyển trên đường

15 Phiếu thu

Dữ liệu khách hàng, ngày tháng, số tiền, mục đích thu

Kế toán tiền

Ghi nhận số tiền thực thu của nghiệp vụ kinh tế

Căn cứ để nhập liệu

16 Biên lai thu tiền

Dữ liệu khách hàng, ngày tháng, số tiền, mục đích thu

Kế toán tiền

Là căn cứ để lập phiếu thu, là biên nhận chứng minh cho việc đã thu tiền

17

Bảng thanh toán hàng đại lý (ký gửi)

Dữ liệu khách hàng, hàng hóa, ngày tháng, số tiền, hoa

Phòng bán hàng

Ban giám đốc

Theo dõi nhập xuất tồn hàng tháng Căn cứ xuất hóa đơn 8tiền và ghi sổ kế toán

Trang 16

hồng đại lý

18 Giấy báo có

Dữ liệu khách hàng, số tiền, ngày tháng

Ngân hàng Ngân hàng

Là căn cứ để nhập liệu theo dõi tiền gửi ngân hàng và phải thu khách hàng

19 Sổ phụ ngân hàng

Dữ liệu khách hàng, số tiền, ngày tháng

Ngân hàng Ngân hàng

Theo dõi tình hình thu chi tiền trong TK Là căn cứ để đối chiếu với tài khoản tiền gửi ngân hàng của công ty

20

Hợp đồng, Khế ước vay

Dữ liệu CTy, Ngân Hàng, điều khaonr, cam kết về việc sử dụng vốn, nguồn trả nợ, thời hạn, phương ánh trả nợ gốc, trả lãi, lãi suất và tái sản đảm bảo (nếu có)

Kế toán ngân hàng (của CTy)

Kế toán trưởng Ban giám đốc

Làm cơ sở để ghi nhận, theo dõi các khoản vay, chi phí lãi vay theo từng hợp đồng tín dụng

21

Bảng chấm công

Dữ liệu nhân viên, số ngày công, ngày tháng

Phòng nhân sự - Hành chính

Trưởng phòng nhân sự - Hành chính Ban giám đốc

- Theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, nghỉ hưởng BHXH, của nhân viên làm căn cứ tính trả lương cho từng nhân viên

22 Bảng thanh toán tiền

Dữ liệu nhân viên,

Kế toán tiền lương

Trưởng

phòng nhân - Làm căn cứ để thanh

Trang 17

lương số ngày công, số giờ làm thêm, ngày tháng, thưởng, phụ cấp, tiền lương

sự - Hành chính KTT Ban giám đốc

toán tiền lương - Để kiểm tra việc thanh toán tiền lương cho nhân viên

23

Bảng thanh toán tiền thưởng

Dữ liệu nhân viên, số ngày công, ngày tháng, thưởng

KTT Ban giám đốc

-Llàm căn cứ để thanh toán tiền thưởng cho nhân viên

24

Bảng kê trích nộp các khoản theo lương

Dữ liệu lương, khoản phải nộp, tỷ lệ

-Dùng để xác định số tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn mà đơn vị và người lao động phải nộp trong tháng (hoặc quý) cho cơ quan bảo hiểm xã hội và công đoàn

-Chứng từ này là cơ sở để nhập liệu về các khoản trích nộp theo lương, tính vào chi của đơn vị trừ vào lương của nhân viên

25

Biên bản giám định hàng

Ban kiểm soát

Làm căn cứ để lập hóa đơn giảm giá hàng bán, hóa đơn trả lại hàng

26 Lệnh điều

động nội bộ Dữ liệu

Phòng bán hàng

Trưởng BP bán hàng

Dùng để xét duyệt khả năng kinh doanh, hàng tồn kho Làm căn cứ lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Trang 18

27

Giấy chiết khấu

thương mại

Dữ liệu khách hàng, hàng hóa, tỷ lệ chiết khấu

Phòng bán hàng

KTT Ban Giám Đốc

Xác định khoản chiết khấu hàng bán cho khách hàng khi mua số lượng lớn

28

Hóa đơn giảm giá hàng bán

Dữ liệu khách hàng, hàng hóa, ngày tháng

Phòng bán hàng

KTT, Ban giám đốc

Làm căn cứ ghi nhận số lượng hàng, mức giảm giá trị hàng bán, các loại thuế có liên quan

29

Hoá đơn hàng bán bị trả lại

Dữ liệu khách hàng, hàng hóa, ngày tháng

Phòng bán hàng

Ghi nhận số lượng, giá trị hàng bán bị trả lại và mức thuế tương ứng

2.2.2 Thiết kế chứng từ

2.2.2.1 Phiếu yêu cầu mua hàng

 Tên chứng từ: Phiếu yêu cầu mua hàng

 Số chứng từ: PYC xxyyy (PYC _tháng_số thứ tự)

 VD: phiếu yêu cầu mua hàng thứ 1 trong tháng 3: PYC 03001

 Thời gian lập: khi bộ phận có nhu cầu phát sinh những mặt hàng cần mua và được sự phê chuẩn của người có thẩm quyền

 Nội dung thông tin: thông tin chi tiết về mặt hàng cần mua  Nơi lập: bộ phận có nhu cầu

 Nơi nhận: bộ phận mua hàng

 Mục đích lập chứng từ: xác nhận yêu cầu mua hàng của từng bộ phận có nhu cầu

Mẫu biểu phiếu yêu cầu mua hàng

Công ty TNHH Thương mại-dịch vụ ABC Số: PYC xxyyy Đ/c: 32 Trần Bình Trọng, Q5, TP.HCM

Trang 19

Bộ phận yêu cầu:

Thời gian giao hàng: Địa điểm giao: (nếu có) Bộ phận đang cần các mặt hàng sau:

STT Mã hàng Tên hàng Quy cách

Đơn vị tính

Số lượng Ghi chú

Tổng cộng

Mục đích sử dụng:

………

Người yêu cầu Trưởng bộ phận yêu cầu Người tiếp nhận Trưởng phòng mua hàng

2.2.2.2 Đơn đặt hàng

 Tên chứng từ: đơn đặt hàng

 Số chứng từ: DDH xxyyy (DDH_tháng(xx)_số thứ tự(yyy)) VD: đơn đặt hàng thứ 1 trong tháng 3: DDH 03001

 Thời gian lập: sau khi nhận được phiếu yêu cầu mua hàng đã đươc xét duyệt bởi người có thẩm quyền

 Nội dung thông tin: thông tin chi tiết về mặt hàng đặt mua  Nơi lập: phòng mua hàng

 Nơi nhận:liên 1 lưu tại phòng mua hàng, liên 2 gửi nhà cung cấp, liên 3 gửi bộ phận điều phối – kho vận

 Mục đích lập chứng từ: xác nhận hàng cần mua gửi nhà cung cấp Mẫu biểu đơn đặt hàng

Công ty: Số: DDH xxyyy Phòng:

Trang 20

Điều kiện (FOB, CIF )

Điều kiện thanh toán:

Đ/c giao nhận:

Phương thức:

Chi tiêt mua hàng: STT Mã hàng Tên hàng Quy cách(đóng gói) ĐVT số lượng Thành tiền Cộng Tổng cộng:

(Bằng chữ: )

Ngày tháng năm

Người lập BP Tín Dụng BP mua hàng (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) 2.2.2.3 Lệnh bán hàng  Tên chứng từ: Lệnh bán hàng  Số chứng từ: LBH xxyyy (LBH_tháng_số thứ tự)  VD: Lệnh bán hàng thứ 1 trong tháng 3: LBH 03001

 Thời gian lập: sau khi được bộ phận có thẩm quyền xét duyệt và chấp nhận đơn đặt hàng của khách hàng

 Nội dung thông tin: thông tin chi tiết về mặt hàng cần bán  Nơi lập: phòng bán hàng

 Nơi nhận: liên 1 giữ lại phòng bán hàng, liên 2 bộ phận điều phối – kho vận, liên 3 gửi bộ phận kế toán bán hàng

Trang 21

 Mục đích lập chứng từ: xác nhận, xét duyệt những mặt hàng cần bán Mẫu biểu lệnh bán hàng

Công ty TNHH Thương mại-dịch vụ ABC Số: LBH xxyyy Đ/c: 32 Trần Bình Trọng, Q5, TP.HCM

SĐT: 9320990

Mã số thuế: 0302987465

LỆNH BÁN HÀNG (liên:…)

Ngày …tháng…năm2010

Đơn vị mua hàng: Đại diện:

Địa chỉ: Mã số thuế: Số điện thoại:

Thời gian giao hàng: Số thamchiếu: (ĐĐH)

Bộ phận đang cần các mặt hàng sau: Chi tiêt bán hàng

STT Mã hàng Tên hàng

Quy cách

Đơn vị tính

Số lượng

Đơn

giá Thành tiền Ghi chú

Tổng cộng

Người lập Trưởng phòng kinh doanh Trưởng BP tín dụng Giám Đốc2.2.2.4 Hoá đơn hàng bán bị trả lại

 Tên chứng từ: hoá đơn hàng bán bị trả lại  Số chứng từ: HDBH/TL xxyyy

 VD: hoá đơn hàng bán bị trả lại thứ hai của tháng 6: HDBH/TL 06002  Thời điểm lập: bộ phận kiểm định chất lượng ký trên biên bản nhận hàng

bán trả lại

Trang 22

 Nội dung thông tin: thông tin chi tiết về mặt hàng cần trả lại cho người bán  Nơi lập: phòng bán hàng

 Nơi nhận: liên 1 lưu tại phòngbán hàng, liên 2 chuyển cho khách hàng, liên 3 chuyển cho bộ phận kế toán bán hàng

 Mục đích lập chứng từ: làm căn cứ để bên bán, bên mua điều chỉnh doanh số mua, bán, số thuế GTGT đã kê khai

2.2.2.5 Hoá đơn giảm giá hàng bán

 Tên chứng từ: hoá đơn giảm giá hàng bán  Số chứng từ: HDHB/GG xxyyy

 VD: hoá đơn giảm giá hàng bán thứ 2 của tháng 7: HDHB/GG 07002  Thời điểm lập: sau khi bộ phận kiểm định kiểm tra chất lượng hàng hóa

và được phê chuẩn chấp nhận giảm giá cho khách hàng bởi người có thẩm quyền

 Nội dung thông tin: thông tin chi tiết về mặt hàng cần giảm giá cho người mua

 Nơi nhận: Bộ phận điều phối – kho vận, phòng mua hàng  Nơi lập: Bộ phận điều phối – kho vận

Mẫu biểu phiếu nhập kho

Công ty: Phòng:

Trang 23

PHIẾU NHẬP KHO

Ngày tháng năm Số: PNK xxyyy

Nợ Có

Họ và tên người giao: Theo:…………số……….ngày……tháng……năm….của Nhập tại kho: Địa điểm:

STT

Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư,

dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá

Mã số Đơn vị tính

Số lượng

Đơn giá

Thành tiền Theo

chứng từ

Thực nhập

Cộng

Tổng số tiền(viết bằng chữ): Số chứng từ gốc kèm theo:

Ngày … tháng… năm…

Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên)

2.2.2.7 Phiếu xuất kho

 Tên chứng từ: Phiếu xuất kho  Số chứng từ: PXK xxyyy

Ví dụ: phiếu xuất kho thứ 25 thuộc tháng 12 PXK 12025  Số tham chiếu: lệnh bán hàng

 Mục đích lập:

Trang 24

Theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong doanh nghiệp Làm căn cứ để tính giá xuất kho.hàng hóa

 Nơi nhận:liên 1 lưu tại Bộ phận điều phối – kho vận, liên 2 gửi cho thủ kho, liên 3 gửi bp bán hàng

 Nơi lập: Bộ phận điều phối – kho vận

Mẫu biểu phiếu xuất kho

Công ty: Phòng:

PHIẾU XUẤT KHO

Ngày tháng năm Số: PXK xxyyy

Nợ Có

Họ và tên người nhận hàng:………… Địa chỉ(bộ phận): Lý do xuất kho: Xuất tại kho (ngăn lô): Địa điểm:

Số lượng

Đơn giá

Thành tiền Theo

chứng từ

Thực nhập

Cộng

Tổng số tiền(viết bằng chữ): Số chứng từ gốc kèm theo:

Ngày … tháng… năm…

(Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Hoặc BP có n/c) (Ký,họ tên)

(Ký,họ tên)

Trang 25

2.2.2.8 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

 Tên chứng từ: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ  Số chứng từ: PXKNB xxyyy

Ví dụ: phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thứ 25 thuộc tháng 12 PXKNB 12025

 Số tham chiếu: lệnh điều động nội bộ  Mục đích lập:

Theo dõi chặt chẽ số lượng hàng hóa gửi bán tại đại lý Làm căn cứ để tính giá xuất kho hàng hóa

 Nơi nhận: Liên 1 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ được lưu tại bộ phận kho để làm căn cứ ghi thẻ kho, liên 2 chuyển sang bộ phận Kế toán Tài chính, liên 3 gửi đến bộ phận điều phối kho vận để làm căn cứ xuất hàng

 Nơi lập: Bộ phận điều phối – kho vận

Mẫu biểu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Phòng:

PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ

Ngày ….tháng …năm … (Liên…)

Căn cứ lệnh điều động số:….ngày … tháng năm… của Về việc: Họ tên người vận chuyển: ……….Hợp đồng số: Phương tiện vận chuyển: Xuất tại kho: Nhập tại kho:

STT Tên nhãn hiệu,quy cách vật tư( sản phẩm, hàng hoá)

Mã số Đơn vị tính

Số lượng Đơn giá

Thành tiền Thực

xuất

Thực nhập

Trang 26

Cộng

Người lập phiếu Thủ kho xuất Người vận chuyển Thủ kho nhập (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

BIÊN BẢN GIÁM ĐỊNH

Vật tư, công cụ, hàng hoá Ngày… tháng….năm…

Số:………… Căn cứ…… số…ngày……tháng……năm……của……

Ban kiểm nghiệm gồm:

Ông/bà: ………… Chức vụ………….Đại diện…………Trưởng ban Ông/bà: ………… Chức vụ………….Đại diện…………Uỷ viên Ông/bà: ………… Chức vụ………….Đại diện…………Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại:

STT

Tên nhãn hiệu, quy cách vật

tư,công cụ,hàng

Mã số

Phương thức kiểm nghiệm

Đơn vị tính

Số lượng

theo chứng

từ

Kết quả kiểm nghiệm

Ghi chú Số lượng

đúng quy

Số lượng không đúng

Trang 27

hoá cách, phẩm chất

quy cách, phẩm chất

Ý kiến ban kiểm nghiệm:

Thành phố Hồ Chí Minh Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Trang 28

……… Trưởng bộ phận kho vận quyết định điều động số hàng hoá sau:

Cộng

Từ kho:……… Địa diểm:………… Đến kho……… Địa diểm………

Hàng hoá phải được giao đến trước ngày ………

Trưởng bộ phận kho vận (Ký,họ tên)

2.2.3 Quy trình lập và lưu chuyển chứng từ:

Công ty ABC

Bộ Phận Tài Chính Kế Toán

QUY TRÌNH LẬP - LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ

Nghiệp vụ mua hàng trong nước

Người viết quy trình ngày Người kiểm tra ngày Người xét duyệt ngày

1 Phạm vi áp dụng

Quy trình này được áp dụng cho nghiệp vụ mua hàng trong nước, giao nhận hàng trực tiếp tại kho công ty, với đối tượng là các nhà cung cấp trong nước đã ký hợp đồng với công ty Không áp dụng cho các đối tượng nhà cung cấp khác

Quy trình này được áp dụng trong trường hợp sử dụng phầm mềm kế toán, không áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp ứng dụng ERP

2 Danh mục chứng từ sử dụng:

a Phiếu yêu cầu mua hàng mẫu số…………

Trang 29

b Thư hỏi hàng

c Đơn đặt hàng mẫu số………… d Hợp Đồng Thương mại

e Phiếu giao hàng

f Phiếu nhập kho mẫu số………… g Biên bản kiểm định mẫu số………… h Hóa đơn GTGT

3 Quy trình chung

Bộ phận có nhu cầu lập Phiếu yêu cầu mua hàng thành 2 liên gửi đến trưởng bộ phận có yêu cầu xác nhận Phiếu yêu cầu mua hàng được gửi đến Bộ phận mua hàng sau khi kiểm tra nhu cầu cần hàng của bộ phận có nhu cầu trưởng bộ phận mua hàng kí duyệt, đối với nhu cầu có giá trị lớn sẽ do Ban Giám đốc kí duyệt Sau đó liên 1 của Phiếu yêu cầu mua hàng được lưu tại bộ phận có yêu cầu theo ngày chứng từ

Căn cứ vào liên 2 phiếu yêu cầu mua hàng đã kí duyệt bộ phận mua hàng tiến hành lập Thư hỏi hàng gửi cho nhà cung cấp Sau khi nhận được bảng báo giá từ nhà cung cấp, bộ phận mua hàng tiến hành phân tích lựa chọn nhà cung cấp thích hợp rồi lập Đơn đặt hàng thành 4 liên gửi cho trưởng bộ phận mua hàng và ban giám đốc kí duyệt Liên 1 của Đơn đặt hàng được lưu theo số chứng từ tại nơi lập, liên 2 gửi cho nhà cung cấp, liên 3 gửi cho phòng Kế toán Tài chính và liên 4 gửi cho bộ phận điều phối-kho vận

Khi nhận được phản hồi đồng ý từ nhà cung cấp, hai bên sẽ tiến hành kí hợp đồng Hợp đồng được lưu tại bộ phận mua hàng và bản sao của hợp đồng mua hàng được gửi đến phòng Kế toán Tài chính Nhà cung cấp giao hàng và gửi Phiếu giao hàng 2 liên đến bộ phận kiểm nhận Bộ phận kiểm nhận tiến hành kiểm đếm độc lập, ghi chép chính xác số lượng, quy cách hàng hóa rồi kí xác nhận vào Phiếu giao hàng và tiến hành lập Phiếu nhập kho gồm 3 liên đưa cho thủ kho kí xác nhận, liên 1 lưu tại nơi lập theo số thứ tự, liên 2 để tại bộ phận kho để làm căn cứ lập thẻ kho, liên 3 gửi bộ phận kế toán kèm với liên 2 của Phiếu giao hàng Đơn đặt hàng, hợp đồng mua hàng ( bản sao ), Phiếu nhập kho, Phiếu giao hàng, Hóa đơn GTGT do nhà cung cấp gửi được chuyển đến kế toán mua hàng, sau khi kiểm tra đối chiếu chứng từ, kế toán mua hàng nhập liệu nghiệp vụ mua hàng và cập nhật nợ phải trả và thuế GTGT được khấu trừ Phần mềm kế toán tự cập nhật dữ liệu mua hàng Kế toán công nợ kiểm tra, đối chiếu dữ liệu công nợ phải trả, in các báo cáo chi tiết công nợ theo yêu cầu quản lý Hóa đơn và phiếu giao hàng được lưu tại kế toán công nợ theo mã nhà cung cấp

Trang 30

Phiếu nhập kho chuyển đến cho kế toán kho để tính toán, kiểm tra và đối chiếu giá nhập kho Định kì kế toán tổng hợp kiểm tra và in các sổ, báo cáo kế toán theo quy định

4 Quy định về thời gian luân chuyển chứng từ:

Thời gian luân chuyển chứng từ được tính trên số ngày làm việc, không bao gồm các ngày nghỉ cuối tuần hay nghỉ lễ theo luật định

 Xử lý Phiếu yêu cầu mua hàng, lập Đơn đặt hàng và chuyển Đơn đặt hàng về phòng Kế toán Tài chính chậm nhất là 1 ngày kể từ ngày lập

 Phiếu nhập kho, Phiếu giao hàng và hóa đơn được chuyển tới bộ phận Kế toán Tài chính ngay sau khi nghiệp vụ được thực hiện và không quá 1 ngày kể từ ngày nhận, lập chứng từ

5 Quy định khác:

 Phòng Kế toán Tài chính có quyền yêu cầu điều chỉnh hay đề nghị hủy các chứng từ không được lập chính xác, không đầy đủ nội dung hay không được lập theo quy trình trên

 Tất cả ý kiến thắc mắc, đề nghị chỉnh sửa quy trình này cần được thông báo về phòng Kế toán Tài chính trước thời điểm hiệu lực

 Trong trường hợp công ty tiến hành tin học hóa, quy trình này có thể được hoàn chỉnh và được thông báo đến các bộ phận có liên quan ít nhất 5 ngày trước khi áp dụng

6 Thời hạn hiệu lực:

Quy trình này có hiệu lực sau 5 ngày kể từ ngày ký

Công ty ABC

Nghiệp vụ mua hàng nhập khẩu

Trang 31

Quy trình này được áp dụng cho nghiệp vụ mua hàng nhập khẩu theo phương thức CIF Áp dụng với các đối tượng nhà cung cấp có kí hợp đồng ngoại thương, đảm bảo thanh toán bằng L/C Không áp dụng cho các đối tượng nhà cung cấp khác

a Phiếu yêu cầu mua hàng mẫu số………… b Thư hỏi hàng

c Đơn đặt hàng mẫu số………… d Hợp đồng thương mại mẫu số…………

f Tờ khai hải quan mẫu số………… g Biên bản giao nhận hàng mẫu số………… h Biên lai nộp thuế hàng nhập khẩu

i Biên lai nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu j Phiếu nhập kho mẫu số…………

Bộ phận có nhu cầu lập Phiếu yêu cầu mua hàng thành 2 liên gửi đến trưởng bộ phận có yêu cầu xác nhận sau đó cả hai liên được gửi đến Bộ phận mua hàng Bộ phận mua hàng sau khi kiểm tra nhu cầu cần hàng của bộ phận có nhu cầu trưởng bộ phận mua hàng và Ban Giám đốc kí duyệt Liên 1 của phiếu yêu cầu mua hàng được lưu tại nơi lập, liên 2 được lưu ở bộ phận mua hàng

Căn cứ vào phiếu yêu cầu mua hàng đã kí duyệt bộ phận mua hàng tiến hành lập Thư hỏi hàng gửi cho nhà cung cấp Sau khi nhận được bảng báo giá từ nhà cung cấp, bộ phận mua hàng tiến hành phân tích lựa chọn nhà cung cấp thích hợp rồi lập Đơn đặt hàng thành 4 liên gửi cho trưởng bộ phận mua hàng và ban giám đốc kí duyệt Liên 1 của Đơn đặt hàng được lưu theo số chứng từ tại nơi lập, liên 2 gửi cho nhà cung cấp, liên 3 gửi cho phòng Kế toán Tài chính và liên 4 gửi cho bộ phận điều phối-kho vận

Khi nhận được phản hồi đồng ý từ nhà cung cấp, hai bên sẽ tiến hành kí hợp đồng thương mại Hợp đồng thương mại được lưu tại bộ phận mua hàng và bản sao của hợp đồng mua hàng được gửi đến phòng Kế toán Tài chính

Trang 32

Căn cứ vào Hợp đồng thương mại và Đơn đặt hàng Phòng mua hàng tiến hành thủ tục mở L/C ( hồ sơ đề nghị mở L/C nhập khẩu ):

 Giấy yêu cầu mở tín dụng thư ( theo mẫu của ngân hàng )  Bản sao có công chứng hợp đồng thương mại

 Bản sao có công chứng giấy chứng nhận đăng ký mã số doanh nghiệp xuất nhập khẩu

 Văn bản cho phép nhập khậu của Bộ thương mại hoặc bộ quản lý chuyên nghành

 Giấy đề nghị kí quỹ 100% trị giá L/C theo mẫu

 Kèm theo 2 Ủy nhiệm chi: 1 ủy nhiệm chi về thủ tục phí ngân hàng, 1 ủy nhiệm chi về việc mở L/C

Sau đó Bộ phận mua hàng tiến hành thông báo việc mở L/C thành công tới nhà cung cấp, L/C được chuyển sang bộ phận Kế toán Tài chính để nhập liệu

Khi hàng về bộ phận kiểm nhận của công ty và bên vận tải sẽ tiến hành thủ tục giao nhận hàng nhập khẩu Sau khi kiểm tra hàng hai bên tiến hành kí vào biên bản giao nhận hàng gồm 2 liên, 1 liên giao cho bên vận tải, 1 liên công ty giữ Sau đó bộ phận mua hàng tiến hành thủ tục làm tờ khai hải quan, tiến hành đóng thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu Khi thủ tục hoàn tất tiến hành chở hàng về kho bộ phận kiểm nhận lập Phiếu nhập kho thành 3 liên có chữ ký xác nhận của thủ kho, liên 1 lưu tại nơi lập theo số thứ tự, liên 2 lưu tại kho để làm căn cứ lập thẻ kho, liên 3 cùng với biên nhận đóng thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu được chuyển đến bộ phận Kế toán Tài Chính để làm căn cứ ghi sổ Đơn đặt hàng, hợp đồng mua hàng ( bản sao ), L/C, Phiếu nhập kho, Phiếu giao nhận hàng nhập khẩu, Biên nhận nộp thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu được chuyển đến kế toán mua hàng, sau khi kiểm tra đối chiếu giữa các chứng từ với Giấy báo nợ do ngân hàng gửi, kế toán mua hàng nhập liệu nghiệp vụ mua hàng và cập nhật nợ phải trả và thuế Phần mềm kế toán tự cập nhật dữ liệu mua hàng Kế toán công nợ kiểm tra, đối chiếu dữ liệu công nợ phải trả, in các báo cáo chi tiết công nợ theo yêu cầu quản lý Giấy báo nợ và phiếu giao nhận hàng nhập khẩu được lưu tại kế toán công nợ theo mã nhà cung cấp Phiếu nhập kho chuyển đến cho kế toán kho để tính toán, kiểm tra và đối chiếu giá nhập kho Định kì kế toán tổng hợp kiểm tra và in các sổ, báo cáo kế toán theo quy định

Trang 33

 Xử lý Phiếu yêu cầu mua hàng, lập Đơn đặt hàng và chuyển Đơn đặt hàng về phòng Kế toán Tài chính chậm nhất là 1 ngày kể từ ngày lập

 Phiếu nhập kho, Phiếu giao nhận hàng nhập khẩu, L/C và giấy báo nợ được chuyển tới bộ phận Kế toán Tài chính ngay sau khi nghiệp vụ được thực hiện và không quá 1 ngày kể từ ngày nhận, lập chứng từ

Công ty ABC

Nghiệp vụ bán chịu hàng hóa trong nước

a Phạm vi áp dụng

Quy trình này được áp dụng cho nghiệp vụ bán chịu hàng hóa trong nước, giao nhận hàng trực tiếp tại kho công ty, với đối tượng là các khách hàng trong nước đã ký hợp đồng với công ty Không áp dụng cho các đối tượng khách hàng khác

Trang 34

b Danh mục chứng từ sử dụng:

a Lệnh bán hàng mẫu số………… b Hợp đồng nhà phân phối mẫu số c Đơn đặt hàng của khách hàng

Liên 1 của Lệnh bán hàng đã được ký duyệt được lưu theo số thứ tự chứng từ, đính kèm Đơn đặt hàng của khách hàng, liên 2 chuyển cho bộ phận lập hóa đơn và liên 3 được chuyển sang bộ phận điều phối kho vận Bộ phận điều phối kho vận căn cứ vào Lệnh bán hàng để lập phiếu giao hàng làm 3 liên và phiếu xuất kho làm 3 liên, chuẩn bị các thủ tục giao hàng Khi khách hàng đến nhận hàng, bộ phận điều phối kho vận thực hiện việc giao hàng, thủ kho ký xác nhận trên các liên của Phiếu giao hàng và Phiếu xuất kho Liên 2 của phiếu xuất kho được giữ lại kho để ghi thẻ kho, liên 3 chuyển về phòng Kế toán Tài chính Liên 1 của Phiếu xuất kho được lưu theo số thứ tự chứng từ tại bộ phận điều phối kho vận Liên 1 của Phiếu giao hàng được lưu kèm với liên 3 Lệnh bán hàng, lưu theo số thứ tự chứng từ Liên 2 giao cho khách hàng và liên 3 chuyển về phòng Kế toán Tài chính

Khách hàng mang liên 2 của Phiếu giao hàng đến bộ phận lập hóa đơn Sau khi kiểm tra đối chiếu, bộ phận lập hóa đơn sẽ lập hóa đơn GTGT gồm 3 liên Liên 1 lưu tại bộ phận lập hóa đơn đính kèm với Lệnh bán hàng, liên 2 giao cho khách hàng và liên 3 chuyển về phòng Kế toán Tài chính

Trang 35

Phiếu giao hàng và hóa đơn được chuyển đến kế toán bán hàng, sau khi kiểm tra chứng từ , kế toán bán hàng nhập liệu nghiệp vụ bán hàng và cập nhật doanh thu, nợ phải thu và thuế GTGT phải nộp Phần mềm kế toán tự cập nhật dữ liệu bán hàng, tính giá xuất kho và cập nhật giá vốn Kế toán phải thu kiểm tra, đối chiếu dữ liệu công nợ phải thu, in các báo cáo chi tiết công nợ theo yêu cầu quản lý Hóa đơn và phiếu giao hàng được lưu tại kế toán phải thu theo mã khách hàng Phiếu xuất kho chuyển đến cho kế toán kho để tính toán, kiểm tra và đối chiếu giá vốn hàng bán Định kì kế toán tổng hợp kiểm tra và in các sổ, báo cáo kế toán theo quy định

d Quy định về thời gian luân chuyển chứng từ:

 Xử lý đơn đặt hàng, lập Lệnh bán hàng và chuyển Lệnh bán hàng về phòng Kế toán Tài chính chậm nhất là 1 ngày kể từ ngày nhận đơn đặt hàng

 Phòng Kế toán Tài chính xét duyệt Lệnh bàn hàng và chuyển trả phòng bán hàng không quá 1 ngày kể từ ngày nhận

Công ty ABC

Nghiệp vụ bán hàng hóa trong nước thu tiền ngay

Trang 36

Quy trình này được áp dụng cho nghiệp vụ bán hàng hóa trong nước thu tiền ngay, giao nhận hàng trực tiếp tại kho công ty, với đối tượng là các khách hàng trong nước Không áp dụng cho các đối tượng khách hàng khác

a Lệnh bán hàng mẫu số………… b Phiếu thu mẫu số c Đơn đặt hàng của khách hàng

Liên 1 của Lệnh bán hàng đã được ký duyệt được lưu theo số thứ tự chứng từ, đính kèm Đơn đặt hàng của khách hàng, liên 2 chuyển cho bộ phận lập hóa đơn và liên 3 được chuyển sang bộ phận điều phối kho vận Bộ phận điều phối kho vận căn cứ vào Lệnh bán hàng để lập phiếu giao hàng làm 3 liên và phiếu xuất kho làm 2 liên, chuẩn bị các thủ tục giao hàng Khi khách hàng đến nhận hàng, bộ phận điều phối kho vận thực hiện việc giao hàng, thủ kho ký xác nhận trên các liên của Phiếu giao hàng và Phiếu xuất kho Liên 2 của phiếu xuất kho được giữ lại kho để ghi thẻ kho, sau đó chuyển về phòng Kế toán Tài chính Liên 1 của Phiếu xuất kho được lưu theo số thứ tự chứng từ tại bộ phận điều phối kho vận Liên 1 của Phiếu

Trang 37

giao hàng được lưu kèm với liên 3 Lệnh bán hàng, lưu theo số thứ tự chứng từ Liên 2 giao cho khách hàng và liên 3 chuyển về phòng Kế toán Tài chính

Khách hàng mang liên 2 của Phiếu giao hàng đến bộ phận lập hóa đơn Sau khi kiểm tra đối chiếu, bộ phận lập hóa đơn sẽ lập hóa đơn GTGT gồm 3 liên Liên 1 lưu tại bộ phận lập hóa đơn đính kèm với Lệnh bán hàng, liên 2 giao cho khách hàng và liên 3 chuyển về phòng Kế toán Tài chính Khách hàng mang hóa đơn thuế GTGT đến thủ quỷ nộp tiền, kế toán lập Phiếu thu làm 3 liên gửi cho thủ quỹ kí xác nhận, liên 1 lưu tại bộ phận kế toán theo số thứ tự, liên 2 thủ quỹ lưu theo số thứ tự, liên 3 giao cho khách hàng

Phiếu giao hàng và hóa đơn được chuyển đến kế toán bán hàng, sau khi kiểm tra chứng từ , kế toán bán hàng nhập liệu nghiệp vụ bán hàng và cập nhật doanh thu, nợ phải thu và thuế GTGT phải nộp Phần mềm kế toán tự cập nhật dữ liệu bán hàng, tính giá xuất kho và cập nhật giá vốn Hóa đơn và phiếu thu được lưu tại kế toán tiền theo mã khách hàng Phiếu xuất kho chuyển đến cho kế toán kho để tính toán, kiểm tra và đối chiếu giá vốn hàng bán Định kì kế toán tổng hợp kiểm tra và in các sổ, báo cáo kế toán theo quy định

 Xử lý đơn đặt hàng, lập Lệnh bán hàng và chuyển Lệnh bán hàng về phòng Kế toán Tài chính chậm nhất là 1 ngày kể từ ngày nhận đơn đặt hàng

 Phòng Kế toán Tài chính xét duyệt Lệnh bàn hàng và chuyển trả phòng bán hàng không quá 1 ngày kể từ ngày nhận

Trang 38

Quy trình này được áp dụng cho nghiệp vụ hàng bán bị trả lại, trả hàng trực tiếp tại kho công ty, với đối tượng là các khách hàng trong nước đã mua hàng của công ty Không áp dụng cho các đối tượng khách hàng khác

2 Danh mục chứng từ sử dụng: a Phiếu đề nghị trả lại hàng b Biên bản giám định

c Hóa đơn hàng bán bị trả lại mẫu số………… d Biên bản giao nhận hàng mẫu số………… e Phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại mẫu số…………

Khách hàng gửi Phiếu đề nghị trả lại hàng đến bộ phận bán hàng Sau khi xem xét bộ phận bán hàng cử nhân viên sang bên khách hàng kiểm tra chi tiết rồi lập Biên bản giám định có chữ ký của khách hàng rồi gửi cho trưởng bộ phận bán hàng xem và ký duyệt Căn cứ vào Phiếu đề nghị trả lại hàng và Biên bản giám định Bộ phận bán hàng lập Hóa đơn hàng bán bị trả lại gồm 4 liên Bộ phận bán hàng chuyển 4 liên của Hóa đơn hàng bán bị trả lại sang bộ phận điều phối kho vận Khi khách hàng mang hàng tới trả, bộ phận điều phối kho vận mang cả 4 liên của Hóa đơn hàng bán bị trả lại cho khách hàng kí nhận Bộ phận điều phối kho vận lập Biên bản giao nhận hàng 3 liên Liên 1 hóa đơn hàng bán bị trả lại chuyển lại

Trang 39

cho bộ phận bán hàng lưu theo số chứng từ, liên 2 hóa đơn hàng bán bị trả lại cùng với liên 1 Biên bản giao nhận hàng lưu tại nơi lập theo số thứ tự; liên 3 hóa đơn hàng bán bị trả lại, liên 2 Biên bản giao nhận hàng gửi đến bộ phận kế toán tài chính; liên 4 hóa đơn hàng bán bị trả lại, liên 3 Biên bản giao nhận hàng giao cho khách hàng

Hàng hóa sau khi được kiểm tra thì Bộ phận điều phối kho vận tiến hành lập Phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại thành 2 liên, liên 1 lưu tại nơi lập, liên 2 chuyển sang bộ phận kế toán tài chính

Hóa đơn hàng bán bị trả lại, Biên bản giao nhận hàng được chuyển tới kế toán bán hàng, sau khi kiểm tra đối chiếu chứng từ kế toán bán hàng tiến hành nhập liệu nghiệp vụ hàng bán bị trả lại và cập nhật khoản giảm trừ doanh thu, giảm nợ phải thu, giảm giá vốn hàng bán và giảm thuế GTGT phải nộp Kế toán phải thu kiểm tra, đối chiếu dữ liệu công nợ phải thu Hóa đơn hàng bán bị trả lại, Biên bảo giao nhận hàng được lưu tại kế toán theo mã khách hàng Phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại chuyển đến cho kế toán kho tính toán, kiểm tra và đối chiếu giảm giá vốn hàng bán

 Phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại, Biên bản giao nhận hàng và hóa đơn hàng bán bị trả lại được chuyển tới bộ phận Kế toán Tài chính ngay sau khi nghiệp vụ được thực hiện và không quá 1 ngày kể từ ngày nhận, lập chứng từ

Trang 40

Công ty ABC

Nghiệp vụ chiết khấu thương mại

Quy trình này được áp dụng cho nghiệp vụ chiết khấu thương mại, với các đối tượng khách hàng mua hàng số lượng lớn đạt mức được hưởng khiết khấu ngay từ lần mua hàng đầu tiên hay cộng dồn doanh số của nhiều lần mua hàng

2 Danh mục chứng từ sử dụng: a Giấy chiết khấu thương mại

Khi khách hàng mua hàng với số lượng lớn hoặc mua nhiều lần đạt được mức đươc hưởng chiết khấu thì BP bán hàng đối chiếu với nhật ký bán hàng (nếu khách hàng đã

mua trước đó), lập Giấy chiết khấu thương mại cho khách hàng thành 3 liên và gửi cho

Trưởng BP bán hàng xét duyệt Sau đó chuyển liên 3 cho BP kế toán bán hàng, liên 2 gửi khách hàng, liên 1 lưu tại bộ phận Kế toán bán hàng kiểm tra đối chiếu Giấy chiết khấu thương mại Khách hàng với các chứng từ liên quan sau đó tiến hành nhập liệu vào phần mềm và ghi nhận vào sổ kế toán

4 Quy định về thời gian luân chuyển chứng từ: 5 Quy định khác: