Đang tải... (xem toàn văn)
Sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước Việt Nam (tt)Sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước Việt Nam (tt)Sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước Việt Nam (tt)Sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước Việt Nam (tt)Sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước Việt Nam (tt)Sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước Việt Nam (tt)Sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước Việt Nam (tt)Sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước Việt Nam (tt)Sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước Việt Nam (tt)Sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước Việt Nam (tt)Sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước Việt Nam (tt)Sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước Việt Nam (tt)Sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước Việt Nam (tt)Sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước Việt Nam (tt)
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA NGUYỄN THỊ LAN ANH SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC VIỆT NAM Chuyênngành: Quản lý công Mãsố: 62 34 04 03 TÓM TẮT LUẬN ÁN TIẾN SĨQUẢN LÝ CÔNG HÀ NỘI, 2017 Côngtrìnhđượchoànthànhtại: HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA Ngườihướngdẫnkhoahọc:1 TS NguyễnThịLiênHương PGS TS Nguyễn Minh Mẫn Phảnbiện 1:…………………………………………… Phảnbiện 2: …………………………………………… Phảnbiện3: …………………………………………… LuậnánsẽđượcbảovệtrướcHộiđồngđánhgiáluậnáncấpHọcviện Địađiểm: Phòngbảovệluậnántiếnsĩ - Phònghọp… Nhà ……, HọcviệnHànhchínhQuốcgia.Số: 77 - ĐườngNguyễnChíThanh QuậnĐốngĐa - HàNội Thờigian: Vàohồi ……… … ngày … tháng … năm ……… CóthểtìmhiểuluậnántạiThưviệnQuốcgiaViệt Nam hoặcThưviệncủaHọcviệnHànhchínhQuốcgia DANH MỤC CÔNG TRÌNH CỦA TÁC GIẢ LuậnvănThạcsỹLưutrữvàQuảntrịvănphòng xâydựngbảngthờihạnbảoquảnmẫutàiliệuphôngUỷ ban "Nghiêncứu, nhândântỉnh, thànhphốtrựcthuộcTrungương",năm 2006 Đềtàinghiêncứukhoahọccấpbộ“Nghiêncứu, xâydựngmộtsốquytrìnhnghiệpvụcơbảncủacôngtáclưutrữ”, năm 2011 Bàibáo “Vềcôngtácvănthư, lưutrữhiện nay”, TạpchíQuảnlýnhànước, tháng 10/2013 Bàibáo“Giớithiệubộcôngcụquảnlýhồsơchoquảntrịtốt”,TạpchíQuảnlýnhàn ước, tháng 5/2016 Bàibáo“Xácđịnhcáctiêuchícơbảnđánhgiáhiệuquảsửdụngtàiliệulưutrữtrong quảnlýhànhchínhnhànước”,TạpchíQuảnlýnhànước, tháng 11/2016 Bàibáo“Sửdụngtàiliệulưutrữtronghoạtđộngcủacơquanhànhchínhnhànước ”,TạpchíQuảnlýnhànước, tháng 8/2017 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong nguồn thông tin sử dụng hoạt động quản lý, điều hành quan, tổ chức, thông tin tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng góp phần tạo nên hiệu lực, hiệu định quản lý đặc điểm tính pháp lý, độ chân thực, độ tin cậy cao tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ hình thành lựa chọn từ hệ thống văn quan, tổ chức Trong hoạt động quan hành nhà nước, văn vừa nguồn thông tin làm cứ, vừa phương tiện giải công việc, đồng thời phản ánh kết thực chức năng, nhiệm vụ Ở nước ta, thực tế việc sử dụng tài liệu lưu trữ hoạt động quan hành nhà nước chưa thực hiệu Trong hoạt động quản lý, điều hành, ba nguồn thông tin thiết yếu cần sử dụng thông tin tại, thông tin dự báo thông tin khứ Việc thiếu sử dụng không hiệu ba nguồn thông tin phần làm hạn chế chất lượng trình cải cách hành nhà nước chưa đáp ứng yêu cầu đại hoá hành phục vụ nghiệp xây dựng, phát triển bảo vệ đất nước bối cảnh hội nhập quốc tế Việt Nam Nhằm đánh giá thực trạng, phân tích nguyên nhân đề xuất số giải pháp để phát huy giá trị tài liệu lưu trữ hoạt động quan hành nhà nước, tác giả chọn vấn đề “Sử dụng tài liệu lưu trữ hoạt động quan hành nhà nước Việt Nam” làm đề tài luận án Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu - Mục đích nghiên cứu Xây dựng luận nhằm định hướng đề xuất giải pháp nâng cao hiệu sử dụng tài liệu lưu trữ hoạt động quan hành nhà nước - Nhiệm vụ nghiên cứu: + Luận giải mục đích, ý nghĩa nội dung hoạt động khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quan hành nhà nước; + Khảo sát, đánh giá thực tiễn sử dụng tài liệu lưu trữ hoạt động quan hành nhà nước; + Xây dựng luận định hướng sử dụng tài liệu lưu trữ hoạt động quan hành nhà nước; + Xây dựng giải pháp nâng cao hiệu sử dụng tài liệu lưu trữ hoạt động quan hành nhà nước Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu Việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ hoạt động quản lý quan hành nhà nước - Phạm vi nghiên cứu + Phạm vi nội dung: Nghiên cứu tiêu chí đánh giá hiệu sử dụng tài liệu lưu trữ; nghiên cứu thực trạng sử dụng tài liệu lưu trữ số quan quản lý hành làm định hướng xây dựng giải pháp nâng cao hiệu sử dụng tài liệu lưu trữ hoạt động quan hành nhà nước + Phạm vi không gian: Khảo sát thực tế số quan hành nhà nước trung ương cấp tỉnh; tổng hợp, so sánh, phân tích số liệu báo cáo quan quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ bộ, quan ngang bộ, Ủy ban nhân dân, Sở Nội vụ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác Phương pháp luận phương pháp nghiên cứu Trong trình nghiên cứu đề tài, sở phương pháp luận chủ nghĩa Mác – Lênin, chủ nghĩa vật biện chứng, chủ nghĩa vật lịch sử, tác giả sử dụng phương pháp nghiên cứu sau đây: - Phương pháp nghiên cứu lý thuyết: Thu thập, phân tích, đối chiếu, so sánh thông tin nguồn tài liệu tham khảo; tổng hợp thành tựu lý thuyết, kết nghiên cứu cụ thể công bố ấn phẩm; tìm hiểu chủ trương, sách liên quan trực tiếp đến chủ đề nghiên cứu - Phương pháp nghiên cứu thực tiễn: Xây dựng nội dung, kết cấu phiếu khảo sát, phát phiếu, phân tích, tổng hợp, đánh giá phiếu khảo sát; khảo sát, vấn trực tiếp; xin ý kiến chuyên gia; phân tích tổng kết kinh nghiệm thực tiễn Giả thuyết khoa học câu hỏi nghiên cứu Các câu hỏi nghiên cứu đặt luận án là: Tại phải sử dụng tài liệu lưu trữ hoạt động quan hành nhà nước? Thực tế nay, việc sử dụng tài liệu lưu trữ quan hành nhà nước Việt Nam thật nhà quản lý coi trọng; công chức, viên chức thực hiệu hay chưa? Dựa sở luận án đề xuất giải pháp nâng cao hiệu sử dụng tài liệu lưu trữ hoạt động quan hành nhà nước? Quản lý hành nhiệm vụ trọng yếu quan hành nhà nước Tài liệu lưu trữ hình thành từ hoạt động quan, nội dung chứa đựng thông tin trực tiếp (thông tin cấp I), thông tin xác, có giá trị pháp lý độ tin cậy cao Thông tin, có thông tin văn bản, thông tin tài liệu lưu trữ cứ, liệu để triển khai thực nhiệm vụ quản lý hành Cùng với yếu tố quyền lực, người, tổ chức máy nguồn lực vật chất, thông tin yếu tố quan trọng để đảm bảo cho hiệu hoạt động quan quản lý hành nhà nước Việc sử dụng thông tin khứ với thông tin tại, thông tin dự báo cần thiết tất yếu khách quan để phục vụ quản lý, quản trị, điều hành quan, tổ chức Thời gian qua, việc sử dụng tài liệu lưu trữ quan hành nhà nước hạn chế, dẫn đến hiệu chưa cao Nguyên nhân chủ yếu cán bộ, công chức nhà nước chưa nắm hiểu xác tính chất tài liệu lưu trữ, vai trò, giá trị ý nghĩa tài liệu lưu trữ dối với hoạt động quan Đối với người đứng đầu quan, chưa thực quan tâm đến công tác quản lý hồ sơ, tài liệu; chưa nhận thức hết tầm quan trọng, cần thiết việc sử dụng tài liệu lưu trữ hoạt động quan; chưa chấp hành nghiêm túc quy định pháp luật công tác văn thư, lưu trữ nên việc đạo triển khai tổ chức thực quy định công tác mang tính hình thức, chưa trọng đến hiệu thực tế Đối với đội ngũ công chức, thiếu kiến thức pháp luật nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; quan hướng dẫn, chế tài cụ thể nên việc thực trách nhiệm việc quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ chưa quy định, đặc biệt việc sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ hoạt động tham mưu, tham gia thực trình xây dựng ban hành định quản lý chưa coi trọng Việc khảo sát thực tế, tìm hạn chế, bất cập xác định xác nguyên nhân dẫn đến tình trạng sử dụng tài liệu lưu trữ chưa hiệu để đề xuất giải pháp, phần quan trọng luận án Các giải pháp hướng tới việc phục vụ hành theo xu hướng yêu cầu tất yếu hành công đóng góp tích cực việc nâng cao hiệu sử dụng tài liệu lưu trữ hoạt động quản lý quan nhà nước Đóng góp khoa học luận án - Về mặt lý luận: Kết nghiên cứu luận án góp phần bổ sung lý luận giá trị sử dụng tài liệu lưu trữ; khẳng định việc sử dụng tài liệu lưu trữ điều kiện cần thiết đảm bảo tính khoa học hiệu cho hoạt động quản lý hành nhà nước - Về mặt thực tiễn + Luận án làm rõ, hoạt động quan hành nhà nước, việc sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ góp phần bảo đảm chất lượng định quản lý hành chính; bảo đảm tính thống nhất, hệ thống trình triển khai hoạt động quản lý hành chính; đánh giá kết hoạt động, rút kinh nghiệm, nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý hành + Từ thực tiễn sử dụng tài liệu lưu trữ hoạt động quan hành nhà nước, thấy, so với vai trò cần thiết, việc sử dụng tài liệu thực tế chưa đáp ứng yêu cầu bảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý Tình trạng phổ biến quan chưa có đầy đủ yếu tố đạo sát sao, liệt lãnh đạo; ý thức công chức chuyên môn; biên chế trình độ công chức lưu trữ; điều kiện sở vật chất, kỹ thuật, công nghệ để hoạt động soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, thu thập, bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ đạt chất lượng tốt + Trên sở định hướng sử dụng tài liệu bối cảnh thời đại xu hướng phát triển đất nước, giới, luận án xây dựng giải pháp nâng cao hiệu sử dụng tài liệu lưu trữ hoạt động quan hành nhà nước Theo đó, để giải pháp đạt kết quả, cần có phát huy vai trò, trách nhiệm quan hành nhà nước; quan quản lý nhà nước nội vụ, văn thư, lưu trữ sở đào tạo Cấu trúc luận án Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo phụ lục, luận án gồm có chương Chương Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến luận án Chương Cơ sở lý luận sử dụng tài liệu lưu trữ hoạt động quản lý hành nhà nước Chương Thực trạng sử dụng tài liệu lưu trữ hoạt động quan hành nhà nước Việt Nam Chương Định hướng giải pháp nâng cao hiệu sử dụng tài liệu lưu trữ hoạt động quan hành nhà nước Việt Nam NỘI DUNG Chương TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU LIÊN QUAN ĐẾN LUẬN ÁN 1.1 Tổng quan tình hình nghiên cứu 1.1.1 Tình hình nghiên cứu nước 1.1.1.1 Về sử dụng tài liệu lưu trữ Sử dụng tài liệu lưu trữ khâu cuối chuỗi quy trình công việc có liên quan, kế thừa gắn kết chặt chẽ với ba nghiệp vụ thu thập, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu công tác lưu trữ; đồng thời coi thước đo đánh giá hiệu công tác lưu trữ Để phục vụ cho hoạt động quản lý, đạo công tác lưu trữ nhằm bảo quản an toàn phát huy hiệu giá trị tài liệu lưu trữ lĩnh vực, chủ đề sử dụng tài liệu lưu trữ thảo luận hội nghị, hội thảo; đối tượng nghiên cứu đề tài, công trình khoa học triển khai, nghiệm thu ứng dụng quan quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ trung ương, địa phương Tại sở đào tạo, số đề tài, công trình khoa học cấp đào tạo trình độ thạc sỹ, tiến sỹ chuyên ngành lưu trữ chuyên ngành có liên quan nghiên cứu nội dung sử dụng tài liệu, đồng thời vấn đề đề cập nhiều viết tạp chí, trang thông tin điện tử văn thư, lưu trữ, quản lý nhà nước, lịch sử… 1.1.1.2 Về sử dụng tài liệu lưu trữ hoạt động quan hành nhà nước Việt Nam Cho đến thời điểm tại, chưa có đề tài, công trình nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ hoạt động quan hành nhà nước Việt Nam 1.1.2 Tình hình nghiên cứu nước 1.1.2.1 Về sử dụng tài liệu lưu trữ nói chung Cơ quan lưu trữ nước có tài liệu hướng dẫn, phương pháp theo nguyên tắc, nghiệp vụ thống sở luật pháp nước tiêu chuẩn chung Hội đồng Lưu trữ quốc tế (ICA) chi nhánh Hội đồng Lưu trữ quốc tế 1.1.2.2 Về sử dụng tài liệu lưu trữ bối cảnh xã hội thông tin điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin Trong bối cảnh ứng dụng công nghệ thông tin hình thành khối lượng lớn tài liệu điện tử, vấn đề quản lý tài liệu lưu trữ điện tử đề tài Hội đồng Lưu trữ quốc tế, chi nhánh Hội đồng Lưu trữ quốc tế lưu trữ nước đặc biệt quan tâm, xây dựng thực chương trình, dự án, tài liệu quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, sử dụng tài liệu lưu trữ phần bắt buộc hệ thống 1.1.2.3 Về vai trò tài liệu lưu trữ hành công Các dự án, chương trình ICA, PARBICA vai trò tài liệu lưu trữ hồ sơ việc thúc đẩy trách nhiệm giải trình tính minh bạch quản trị quan hệ lưu trữ hồ sơ truy cập thông tin trình dân chủ hóa; yêu cầu quản trị tốt đòi hỏi phải lưu trữ hồ sơ tốt 1.1.3 Đánh giá chung tình hình nghiên cứu Các kết nghiên cứu chủ yếu tập trung vào vấn đề sau: - Vai trò, tầm quan trọng tài liệu lưu trữ hoạt động quốc gia, phủ, quan tổ chức cá nhân với nhiều mục đích khác nhau: trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, lịch sử, khoa học - Các vấn đề pháp lý, quy định, nguyên tắc, tiêu chuẩn, hướng dẫn nghiệp vụ sở tiêu chuẩn quốc tế thực tế quốc gia, địa phương, quan tổ chức công tác quản lý phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ - Các yêu cầu vấn đề đặt bối cảnh tài liệu lưu trữ bao gồm tài liệu truyền thống tài liệu điện tử với thách thức mà tài liệu điện tử liên tục tăng số lượng tính phức tạp thay đổi không ngừng công nghệ - Vai trò tài liệu lưu trữ cần thiết tổ chức mô hình quản lý sử dụng tài liệu lưu trữ xu hướng hành mới: quản trị tốt để đạt hiệu suất, hiệu quả, minh bạch trách nhiệm giải trình - Một số vấn đề lý luận thực tiễn, kinh nghiệm công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ mục đích, nhu cầu khác Nhà nước, xã hội Ngoài vấn đề trên, chưa có tài liệu nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ lưu trữ quan, tổ chức lưu trữ lịch sử phục vụ cho hoạt động quan hành nhà nước 1.2 Những vấn đề luận án cần giải Trên sở kế thừa, tiếp thu kết nghiên cứu, luận án xác định nhiệm vụ tập trung giải vấn đề sau: - Làm rõ sở lý luận cần thiết sử dụng tài liệu lưu trữ hoạt động quan hành nhà nước sở nội dung đặc điểm hoạt động quan hành nhà nước - Phân tích hoạt động quan hành nhà nước bối cảnh yêu cầu đại hoá, cải cách hành nhà nước; phát triển công nghệ thông tin, toàn cầu hoá, bảo vệ chủ quyền quốc gia… - Phân tích thực trạng sử dụng tài liệu lưu trữ hoạt động quan hành nhà nước qua khảo sát thực tế số quan, đánh giá kết đạt hạn chế ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động quan hành nhà nước cần khắc phục - Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu sử dụng tài liệu lưu trữ hoạt động quan hành nhà nước phù hợp với điều kiện trị, kinh tế, văn hóa, xã hội Việt Nam đáp ứng yêu cầu hội nhập quốc tế, phát triển khoa học công nghệ Tiểu kết chương Với vai trò tài liệu lưu trữ công tác lưu trữ, Việt Nam giới có nhiều nghiên cứu loại hình thông tin tài liệu đặc biệt Qua tìm hiểu, thấy nghiên cứu nước thể chủ yếu loại đề tài nghiên cứu khoa học, luận văn, luận án; hội nghị, hội thảo khoa học; viết nghiên cứu, trao đổi; giáo trình, sách chuyên đề, chuyên khảo Do mối liên hệ mật thiết, ảnh hưởng lẫn khâu nghiệp vụ lưu trữ mà hầu hết công trình, kết nghiên cứu không tách riêng chủ đề sử dụng tài liệu Đối với tài liệu, nghiên cứu nước ngoài, vấn đề sử dụng tài liệu lưu trữ tổ chức lưu trữ quốc tế, quan lưu trữ nước đề cập góc độ sử dụng tài liệu lưu trữ nói chung; sử dụng tài liệu bối cảnh ứng dụng công nghệ thông tin, hành công theo xu hướng giới Những kết nghiên cứu nói có liên quan định chưa tập trung vào vấn đề sử dụng tài liệu lưu trữ quan hành nhà nước; đặc biệt Việ Nam, quan hành nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử cấp trung ương cấp tỉnh; tài liệu hành thành phần chủ yếu Phông lưu trữ nhà nước; công chức hành đối tượng tạo lập sử dụng tài liệu lưu trữ Do vậy, cần làm rõ vấn đề cần thiết, thực trạng giải pháp nâng cao hiệu sử dụng tài liệu lưu trữ quan Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC 2.1 Về hoạt động quản lý hành nhà nước 2.1.1 Khái niệm đặc điểm quản lý hành nhà nước Quản lý hành nhà nước hoạt động quan thực thi quyền lực nhà nước (quyền hành pháp) để quản lý, điều hành lĩnh vực đời sống xã hội theo quy định pháp luật, Chính phủ Uỷ ban nhân dân cấp Quản lý hành nhà nước có đặc điểm sau: - Quản lý hành nhà nước lệ thuộc vào trị hệ thống trị - Quản lý hành nhà nước có tính chấp hành điều hành, tiến hành chủ thể có quyền hành pháp - Quản lý hành nhà nước hoạt động có tính thống nhất, thứ bậc tổ chức chặt chẽ - Quản lý hành nhà nước hoạt động mang tính thường xuyên, liên tục, tương đối ổn định thích ứng - Quản lý hành nhà nước đa dạng chuyên môn, phạm vi hoạt động rộng, có tính chuyên môn hoá nghề nghiệp cao - Quản lý hành nhà nước hoạt động không lợi nhuận 2.1.2 Đặc điểm nội dung hoạt động quan hành nhà nước 2.1.2.1 Đặc điểm hoạt động quan hành nhà nước - Hoạt động quan hành nhà nước với tư cách phận máy nhà nước - Hoạt động quan hành nhà nước với tư cách quan hành pháp, thực chức chấp hành, điều hành 2.1.2.2.Nội dung hoạt động quan hành nhà nước - Hoạch định, xây dựng thể chế, sách, quy hoạch, chiến lược, kế hoạch, quy trình quản lý hành nhà nước - Tổ chức thực để thể chế, sách, quy hoạch, chiến lược… triển khai thực tế theo chức năng, nhiệm vụ quản lý hành nhà nước phân công - Kiểm soát hành nhà nước để kiểm tra, tổng kết, đánh giá kết thực 2.1.3 Điều kiện bảo đảm hoạt động quan hành nhà nước - Hệ thống pháp luật quy định hoạt động quan thực thi công vụ; - Các thủ tục, quy tắc, luật lệ quy định cách thức tiến hành nhiệm vụ quan hành nhà nước đầy đủ, rõ ràng khoa học, hợp lý; - Chủ thể thực thi công vụ; - Cơ sở vật chất để thực thi công vụ; - Kỹ thuật nghiệp vụ hành chính; - Quyết định hành chính: Quyết định hành nhà nước biểu thị ý chí Nhà nước, kết thực quyền hành pháp, mang tính mệnh lệnh đơn phương quyền lực nhà nước Văn phương tiện thông tin thể định hành chính, đồng thời, định hành tạo nên từ nguồn thông tin văn Văn thể nội dung quy phạm pháp luật, quy định hành dạng chữ viết, phương tiện để chủ thể quản lý truyền đạt thông tin kiểm tra đánh giá việc thực định quản lý để khách thể quản lý thực Do vậy, điều kiện bản, có vai trò quan trọng việc bảo đảm hoạt động quan hành nhà nước; 2.2 Sử dụng tài liệu lưu trữ hoạt động quản lý hành nhà nước 2.2.1 Về tài liệu lưu trữ giá trị tài liệu lưu trữ 2.2.1.1 Khái niệm đặc điểm tài liệu lưu trữ Khái niệm Trên giới, tài liệu lưu trữ coi nguồn tài nguyên thông tin, nước có khái niệm tài liệu lưu trữ văn pháp luật Ở Việt Nam, sở kế thừa, bổ sung quy định trước đó, Luật lưu trữ năm 2011 quy định: Tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm gốc, chính; trường hợp không gốc, thay hợp pháp” Đặc điểm tài liệu lưu trữ - Tài liệu lưu trữ thông tin khứ tất kiện, tượng, biến cố lịch sử, mặt hoạt động nhà nước xã hội, bao gồm tổ chức cá nhân - Tài liệu lưu trữ gốc, chính, coi thông tin gốc, thông tin cấp một, có độ tin cậy, tính xác tính pháp lý cao Nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ sử dụng nguồn sử liệu gốc, tiếp cận gần với thật kiện, tượng qua 2.2.1.2 Giá trị tài liệu lưu trữ Giá trị trị, quốc phòng, an ninh, ngoại giao Ở hầu giới Việt Nam, tài liệu lưu trữ sử dụng làm chứng, phương tiện để giải vấn đề trị, quốc phòng, an ninh, ngoại giao quốc gia quan hệ song phương, đa phương quốc tế Đặc biệt, tài liệu lưu trữ chứng quan trọng chứng minh chủ quyền quốc gia, giải xung đột biên giới, lãnh thổ Tài liệu lưu trữ tư liệu gốc để quan chức nghiên cứu đường lối, sách Đảng, Nhà nước ta lĩnh vực ngoại giao quân sự; từ có tổng kết, đánh giá để rút kinh nghiệm phát huy mạnh, làm sở hoạch định phương hướng tương lai Tài liệu lưu trữ nguồn thông tin đáng tin cậy hỗ trợ đắc lực cho công tác bảo vệ an ninh quốc gia trật tự an toàn xã hội Giá trị kinh tế Tài liệu lưu trữ phản ánh tình hình phát triển kinh tế chung đất nước, tình hình phát triển ngành, lĩnh vực nên có ý nghĩa kinh tế to lớn Các thông tin tài liệu lưu trữ hồ sơ xây dựng loại công trình quốc gia, trọng điểm; hồ sơ khai thác, vận hành nhà máy, xí nghiệp, hầm mỏ, cầu đường; tài liệu thiết kế chế tạo máy; điều tra khảo sát địa chất, địa hình, thổ nhưỡng, khí tượng thuỷ văn, môi trường, trồng, vật nuôi; số liệu, báo cáo dân cư, tình hình, đặc điểm phát triển kinh tế - xã hội; kết công trình nghiên cứu khoa học, sáng chế có liên quan… quan trọng để xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế hàng năm, dài hạn định hướng cho giai đoạn quốc gia, ngành, địa phương Thông tin tài liệu lưu trữ khai thác để phục vụ việc tìm kiếm, khai thác tài nguyên, khoáng sản Trong lĩnh vực xây dựng, tài liệu lưu trữ sử dụng để phục vụ việc nâng cấp, tu bổ, sửa chữa thiết kế công trình xây dựng nhà cửa, cầu, đường Trong quan, tổ chức kinh tế , tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin công nghệ, kinh nghiệm, bí sản xuất, kinh doanh Giá trị khoa học – công nghệ Trong lĩnh vực khoa học, thông tin khứ dự báo tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng phát minh, sáng chế, nghiên cứu bảo đảm tính kế thừa phát huy phạm vi rộng, không nước mà quốc tế Nguồn thông tin có giá trị độ tin cậy cao nguồn sử liệu cho công trình nghiên cứu khoa học, khoa học tự nhiên, khoa học xã hội nhân văn Giá trị văn hóa, xã hội Tài liệu lưu trữ phản ánh thành lao động sáng tạo vật chất, tinh thần, nhận thức xã hội tự nhiên người qua giai đoạn lịch sử, có ý nghĩa văn hoá xã hội sâu sắc Đó di sản văn hoá vật chất văn hoá tinh thần dân tộc, di sản văn minh nhân loại, có vai trò to lớn phát triển trị, xã hội, kinh tế, khoa học, công nghệ, văn hoá, nghệ thuật… tương lai 2.2.2 Sự cần thiết sử dụng tài liệu lưu trữ hoạt động quản lý hành nhà nước 2.2.2.1 Khái niệm, yêu cầu hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ Khái niệm, yêu cầu Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ việc đưa thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu xã hội, quan, tổ chức công dân, phục vụ nghiệp xây dựng, phát triển đất nước nghiên cứu lịch sử Do đặc điểm tài liệu lưu trữ, công tác tổ chức sử dụng sử dụng tài liệu lưu trữ có số yêu cầu sau: - Phục vụ rộng rãi, nhanh chóng, xác, đầy đủ yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; - Bảo vệ bí mật Nhà nước bí mật đời tư cá nhân; - Bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ Các hình thức sử dụng - Phục vụ sử dụng tài liệu phòng đọc - Cấp cấp chứng thực tài liệu lưu trữ; - Công bố tài liệu lưu trữ; - Tổ chức trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ Bên cạnh việc khai thác thông tin tài liệu từ hình thức sử dụng tài liệu quan lưu trữ trên, tài liệu lưu trữ sử dụng với tư cách thông tin khứ, thông tin pháp lý hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ việc cá nhân trình thực chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức Do vậy, nguồn thông tin tài liệu lưu trữ quan lưu trữ không đến quan lưu trữ sử dụng tài liệu lưu trữ, người giải công việc sử dụng tài liệu lưu trữ, đồng thời có trách nhiệm tạo lập nên tài liệu lưu trữ từ hoạt động, công việc với giấy tờ, văn bản, tài liệu hàng ngày soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ… 2.2.2.2 Sự cần thiết sử dụng tài liệu lưu trữ hoạt động quản lý hành nhà nước Thứ nhất, sử dụng tài liệu lưu trữ để bảo đảm chất lượng định quản lý hành Xuất phát từ nguyên tắc hành nhà nước phù hợp với quy luật vận động khách quan xã hội mục tiêu hành nhà nước; để thực chức định hướng, chức điều chỉnh, chức hướng dẫn, tổ chức thực hiện; chức kiểm tra, tra, xử lý vi phạm chức cưỡng chế hành chính, định quản lý phải có chất lượng, nội dung định quản lý phải đảm bảo yêu cầu tính khoa học, tính toàn diện, tính thống nhất, tính kịp thời, tính linh hoạt tính hợp pháp, hợp lý khả thi Dưới hình thức thể văn bản, để định hành chứa đựng nội dung bảo đảm theo yêu cầu trên, có góp phần không nhỏ kết thu thập, xử lý thông tin trình nghiên cứu, xây dựng, ban hành định, có thông tin tài liệu Thứ hai, sử dụng tài liệu lưu trữ để bảo đảm tính thống nhất, hệ thống trình triển khai hoạt động quản lý hành Bộ máy quan hành pháp tổ chức thành khối thống từ Trung ương tới địa phương với thẩm quyền cấp quản lý Để đối tượng chịu quản lý chấp hành đắn định quản lý, quan hành cấp tiến hành xây dựng hướng dẫn tổ chức thực pháp luật, sách, kế hoạch nhằm đạt mục tiêu xác định, đảm bảo tính hệ thống, tính quán đảm bảo tuân thủ tính cưỡng chế Qua hệ thống văn bản, tài liệu, nắm được, theo dõi, điều chỉnh mối quan hệ trình quản lý theo tính chất quan hệ hành nhà nước Thứ ba, sử dụng tài liệu lưu trữ để đánh giá kết hoạt động, rút kinh nghiệm, nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý hành Kết hoạt động quản lý thể thực tế chất lượng quản lý nhà nước, quản lý xã hội mặt, lĩnh vực cụ thể Những kết phản ánh, ghi nhận lưu giữ thông tin ngôn ngữ, số liệu, hình ảnh dạng tài liệu Do đó, nội dung phản ánh tài liệu phương tiện để đánh giá, tổng kết kết tốt, việc chưa làm làm chưa tốt, rút học, tìm nguyên nhân nghiên cứu biện pháp khắc phục, làm tốt nhằm đạt tới mục tiêu đề nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý 2.3 Tiêu chí đánh giá hiệu sử dụng tài liệu lưu trữ hoạt động quan hành nhà nước 2.3.1 Khái niệm hiệu quả, tiêu chí đánh giá hiệu Với tư cách công cụ hỗ trợ cho hoạt động quản lý hành chính, tài liệu lưu trữ phải phát huy giá trị để phục vụ cho hành lực, hiệu lực, hiệu Đánh giá hiệu sử dụng tài liệu hoạt động nhằm đánh giá cách có hệ thống hiệu sử dụng phục vụ sử dụng tài liệu trình làm việc quan, bao gồm ý thức, kết sử dụng, điều kiện, khả phục vụ sử dụng phương pháp, kỹ có liên quan đến việc sử dụng phục vụ sử dụng tài liệu Tiêu chí đánh giá hiệu sử dụng tài liệu tiêu chuẩn thực mang tính hợp lý khả thi, phản ánh kết việc quản lý cung cấp thông tin tài liệu đáp ứng yêu cầu thực tiễn hoạt động hành hiệu lực, hiệu Các tiêu chí để đánh giá hiệu sử dụng tài liệu bao gồm tiêu chí định tính tiêu chí định lượng; tiêu chí định tính chủ yếu, dựa đặc điểm thông tin tài liệu hoạt động hành chính, tác động hoạt động hành chính, hệ thống trị, phủ điện tử… đến trình hình thành, quản lý sử dụng tài liệu 2.3.2 Các nội dung tiêu chí đánh giá hiệu sử dụng tài liệu Tài liệu lưu trữ sử dụng vào mục đích thực tiễn, nghiên cứu khoa học nghiên cứu lịch sử cho đối tượng Đối với loại đối tượng lại có mục đích sử dụng, nội dung tài liệu nơi sử dụng chủ yếu, thường xuyên khác Mỗi loại quan sử dụng tài liệu cho nhiều mục đích trước hết để phục vụ chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề, lĩnh vực quan, tổ chức Với quan quản lý nhà nước, nguồn tài liệu lưu trữ lịch sử tài liệu quan, quan sản sinh sử dụng chủ yếu, thường xuyên theo tiêu chuẩn tác giả nội dung tài liệu, tài liệu quan làm phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan tài liệu có giá trị cao phông lưu trữ quan Bên cạnh mục đích nghiên cứu khoa học, lịch sử việc sử dụng tài liệu mục đích thực tiễn quan hành nhà nước có tầm quan trọng đặc biệt Do vậy, để xác định tiêu chí đánh giá hiệu sử dụng tài liệu, cần vào chức năng, nhiệm vụ quan hành nhà nước, tác động đặc điểm hoạt động đến cách hình thành sử dụng thông tin tài liệu,từ xác định đối tượng mục đích sử dụng phục vụ sử dụng Việc đánh giá hiệu sử dụng tài liệu dựa nhóm nội dung tiêu chí sau: - Ban hành văn quy định; - Hướng dẫn, kiểm tra thực quy định; - Tổ chức, nhân lưu trữ; - Kho, trang thiết bị, phòng đọc; - Chất lượng tài liệu lưu trữ ; - Sử dụng tài liệu; - Phục vụ sử dụng Tiểu kết chương Quản lý hành nhà nước, hoạt động quan hành nhà nước vừa có đặc điểm chung quản lý nhà nước, quan nhà nước; vừa có đặc điểm riêng hoạt động chấp hành, điều hành hệ thống quan hành pháp để thực thi pháp luật, quản lý điều hành công việc hàng ngày nhà nước, xã hội với nội dung chủ yếu: hoạch định, xây dựng thể chế, sách, quy hoạch, chiến lược, kế hoạch, quy trình quản lý nhà nước; tổ chức thực để thể chế, sách, quy hoạch, chiến lược triển khai thực tế theo chức năng, nhiệm vụ quản lý hành nhà nước phân công; kiểm soát hành nhà nước để kiểm tra, tổng kết, đánh giá kết thực Để bảo đảm hoạt động, quan hành nhà nước cần có điều kiện pháp lý, tổ chức máy, người, nguồn lực vật chất, thông tin, có thông tin tài liệu hành khứ Từ đặc điểm nội dung hoạt động quản lý hành nhà nước, tài liệu quan hành nhà nước tạo lập, hình thành vừa phương tiện, công cụ để truyền tải, tiếp nhận trao đổi thông tin pháp lý, thông tin quản lý, vừa ghi lại văn hóa kết thực chức năng, nhiệm vụ quan Tài liệu đa dạng thể loại, phong phú nội dung, phản ánh toàn diện lĩnh vực hoạt động kinh tế, xã hội có ý nghĩa nhiều mặt phát triển đất nước, sử dụng cho hai mục đích phục vụ hoạt động thực tiễn nghiên cứu lịch sử Để xây dựng hoàn thiện hành lực, hiệu lực hiệu quả, có đóng góp thông tin tài liệu - loại công cụ hỗ trợ thiết yếu cho hoạt động quản lý hành nhà nước Để đánh giá hiệu tài liệu nói chung tài liệu lưu trữ nói riêng hoạt động quan hành nhà nước, việc nghiên cứu, xây dựng tiêu chí chất lượng tài liệu, cách tổ chức, quản lý sử dụng tài liệu cần thiết có tác dụng thiết thực việc xác định nội dung mức độ đáp ứng yêu cầu sử dụng phục vụ sử dụng tài liệu phù hợp với lý luận thực tiễn Những tiêu chí để xem xét, nhìn nhận thực tiễn, đánh giá kết đạt hạn chế cần khắc phục; đồng thời sở để nghiên cứu, xây dựng giải pháp tăng cường hiệu sử dụng tài liệu lưu trữ hoạt động quan hành nhà nước Chương THỰC TRẠNG SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC VIỆT NAM 3.1 Quy định pháp luật sử dụng tài liệu lưu trữ Khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ khâu nghiệp vụ cuối cùng, mục đích công tác lưu trữ, quy định văn pháp luật nước, thể quan tâm, nhận thức phủ xã hội ngày tăng việc bảo vệ di sản tài liệu lưu trữ, việc cho phép công chúng tiếp cận tài liệu lưu trữ phần quan trọng hệ thống dân chủ đại, đồng thời thể tính minh bạch, công khai, tinh thần trách nhiệm phủ Ở nước ta, “Bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ” theo tinh thần Nghị Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ X lĩnh vực đời sống xã hội quan điểm đạo xuyên suốt thể quy định pháp luật thực tế hoạt động Đây kết kế thừa phát huy thực tế lịch sử từ ngày đầu sau Cách mạng tháng Tám thành công, nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa đời, từ Thông đạt số 1-C/VP ngày 03/01/1946 Chủ tịch Hồ Chí Minh đến văn quản lý, đạo công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ qua thời kỳ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia năm1982 Hội đồng Nhà nước, Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 Ủy ban thường vụ Quốc hội Nghị định Chính phủ, Quyết định, Chỉ thị Thủ tướng Chính phủ, Quyết định, Thông tư đặc biệt đến năm 2011, Quốc hội thông qua Luật lưu trữ, thể quan tâm xuyên suốt Đảng, Nhà nước công tác lưu trữ tầm quan trọng tài liệu lưu trữ hoạt động quản lý nhà nước nói riêng giá trị nghiệp bảo vệ, xây dựng phát triển đất nước nói chung 3.1.1 Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ Luật lưu trữ Việt Nam quy định “Người đứng đầu quan, tổ chức quy định Luật quy định khác pháp luật có liên quan quy định việc sử dụng tài liệu lưu trữ Lưu trữ quan quan, tổ chức mình” 3.1.2 Đối tượng quyền sử dụng tài liệu lưu trữ Ở tất nước, công dân sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích công khai, hợp pháp Luật lưu trữ Việt Nam quy định: “Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử nhu cầu đáng khác” 3.1.3 Trách nhiệm quản lý sử dụng tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ có giá trị nhiều mặt, sử dụng sai mục đích ảnh hưởng tới quyền lợi quốc gia, dân tộc công dân ảnh hưởng trực tiếp tới tuổi thọ, tình trạng vật lý, nguyên tài liệu lưu trữ Luật lưu trữ Việt Nam quy định, bên cạnh quyền sử dụng tài liệu lưu trữ, quan, tổ chức, cá nhân sử dụng tài liệu lưu trữ có trách nhiệm thực nghĩa vụ 3.2 Thực trạng sử dụng tài liệu lưu trữ quan hành nhà nước Việt Nam 3.2.1 Đặc điểm hình thành, thành phần, nội dung tài liệu 3.2.1.1 Đặc điểm hình thành Thứ nhất, tài liệu hình thành từ hoạt động chấp hành điều hành Đây hoạt động tiến hành sở pháp luật nhằm mục đích thực pháp luật, điều hành cấp dưới, trực tiếp áp dụng pháp luật tổ chức thực hoạt động thực tiễn Trong hoạt động chấp hành điều hành, tài liệu hình thành phản ánh toàn trình trình văn hóa thông tin theo quy trình soạn thảo, ban hành văn bản, tiếp nhận, giải xử lý thông tin văn bản, tạo nên hồ sơ vấn đề, việc diễn quan hành nhà nước Thứ hai, tài liệu hình thành từ hoạt động ban hành định quản lý hành Quyết định quản lý hành định lĩnh vực quản lý hành nhà nước, thể ý chí đơn phương quan nhà nước người có chức vụ, thẩm quyền Nhà nước trao quyền, thực sở pháp luật để thi hành pháp luật, theo trình tự hình thức pháp luật quy định, hướng tới việc thực nhiệm vụ quản lý hành Dưới hình thức văn bản, định hành có tên gọi định có tên gọi khác định hành chứa đựng nội dung định hành Quá trình định hành gắn bó trực tiếp với trình soạn thảo, ban hành quản lý văn theo thẩm quyền, thủ tục, trình tự giải công việc, tính chất công việc quy định pháp luật công tác văn công tác lưu trữ Thứ ba, tài liệu hình thành từ hoạt động giải nhiệm vụ thuộc chức Quá trình xây dựng, tổ chức thực kết giải công việc thường xuyên đột xuất gắn liền với phương tiện đồng thời sản phẩm thể văn bản, hồ sơ, tài liệu Những hồ sơ ghi lại phản ánh toàn nội dung công việc, trách nhiệm người đạo, tham gia trực tiêp giải nhiệm vụ Thứ tư, tài liệu hình thành từ hoạt động cung cấp dịch vụ hành công Đây loại hình dịch vụ gắn liền với chức quản lý nhà nước nhằm đáp ứng yêu cầu người dân Khi cung cấp dịch vụ này, nhà nước sử dụng quyền lực công để tạo dịch vụ cấp giấy phép, giấy chứng nhận, đăng ký, công chứng, thị thực, hộ tịch… Sản phẩm dịch vụ văn bản, giấy tờ kết thực quy trình, thủ tục hoạt động quản lý theo quy định pháp luật Ở giai đoạn lưu trữ hành, tài liệu hình thành, tạo lập, quản lý sử dụng đồng thời với trình giải công việc, thực chức năng, nhiệm vụ công chức, quan chuyển giao vào bảo quản lưu trữ quan sau công việc kết thúc, coi tài liệu phông lưu trữ quan khối tài liệu phản ánh lĩnh vực quản lý nhà nước định phản ánh giai đoạn lịch sử định Ở giai đoạn lưu trữ lịch sử, tài liệu lưu trữ lựa chọn theo giá trị thông tin tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn gồm nhiều phông lưu trữ quan, phản ánh lĩnh vực quản lý nhà nước khác nhau, nhiều giai đoạn lịch sử khác Đây đặc điểm hình thành quản lý tài liệu theo vòng đời liên tục khép kín, liên quan chặt chẽ đến nhu cầu, mục đích sử dụng hoạt động phục vụ sử dụng tài liệu hoạt động quan hành nhà nước 3.2.1.2 Thành phần, nội dung tài liệu Thành phần tài liệu - Tài liệu quan ban hành Đây loại tài liệu chiếm khối lượng lớn mang thông tin quan trọng - Tài liệu quan cấp trên, quan cấp quan ngang cấp trình đạo, báo cáo, trao đổi… - Các thư từ góp ý, kiến nghị, đơn, thư … Nội dung tài liệu - Tài liệu tổng hợp; - Tài liệu nội chính; - Tài liệu kinh tế - tài chính; - Tài liệu nông nghiệp; - Tài liệu công nghiệp; - Tài liệu văn hoá, xã hội; - Tài liệu khoa học - công nghệ; - Tài liệu tài nguyên - môi trường; - Tài liệu xây dựng, quản lý phát triển đô thị 3.2.2 Tình hình hoạt động sử dụng tài liệu 3.2.2.1 Ban hành quy chế, quy định sử dụng tài liệu lưu trữ Một nội dung điều chỉnh văn quy định công tác văn thư, lưu trữ quan sử dụng tài liệu lưu trữ Hầu hết quan quy định sử dụng tài liệu quy chế công tác văn thư, lưu trữ, số quan ban hành quy định riêng vấn đề 3.2.2.2 Mục đích sử dụng - Cung cấp thông tin phục vụ hoạt động đạo, quản lý, điều hành lãnh đạo; phục vụ giải công việc chuyên môn hàng ngày công chức quản lý công chức chuyên môn - Phục vụ cho nhiệm vụ trị, kinh tế, xã hội cung cấp hồ sơ dự án đầu tư nước nước ngoài, hồ sơ sử dụng đất, phát triển quy hoạch; công tác rà soát văn quy phạm pháp luật, tra kiểm tra; nghiên cứu, viết lịch sử ngành, lịch sử quan; nghiên cứu khoa học, luận văn, luận án - Phục vụ giải chế độ, sách thi đua khen thưởng, người có công, thâm niên nghề nghiệp; giải khiếu kiện đất đai… 3.2.2.3 Đối tượng sử dụng loại hình tài liệu sử dụng Phần lớn tài liệu phục vụ cho cán bộ, công chức quan, văn phòng, đơn vị chức năng, sở ngành để giải công việc theo chức năng, nhiệm vụ Ngoài ra, cán hưu trí, người dân đến khai thác sử dụng tài liệu, xác nhận, chứng thực thông tin để thực chế độ, sách Tài liệu sử dụng chủ yếu tài liệu hành bao gồm văn quy phạm pháp luật; văn bộ, tỉnh; giấy phép xây dựng, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; tài liệu thi đua khen thưởng; văn thu hồi, giao, chuyển nhượng, cho thuê đất; tài liệu liên quan đến dự án, công trình; khiếu nại, tố cáo; tổ chức máy Những tài liệu khai thác, sử dụng lưu trữ quan lưu trữ lịch sử 3.2.2.4 Hình thức, phương pháp sử dụng Hình thức sử dụng tài liệu phổ biến khai thác chỗ phòng đọc, cung cấp chứng thực lưu trữ, cung cấp cho mượn theo thời hạn công chức quan 3.2.3 Đánh giá thực trạng sử dụng tài liệu 3.2.3.1 Những kết đạt - Về lãnh đạo, đạo công tác sử dụng tài liệu lưu trữ - Về việc chấp hành quy định công tác lập hồ sơ, quản lý sử dụng hồ sơ - Về ý thức sử dụng tài liệu lưu trữ công chức trình giải công việc - Về kết công tác thể hiệu việc sử dụng tài liệu 3.2.3.2 Hạn chế nguyên nhân hạn chế việc sử dụng tài liệu - Về hạn chế: So với khối lượng thông tin lớn, phản ánh đa dạng, phong phú lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý hành nhà nước qua thời kỳ hoạt động quan tài liệu lưu trữ việc sử dụng chưa khai thác hết giá trị nguồn thông tin Việc sử dụng tài liệu phục vụ sử dụng tài liệu thường thụ động phía quan có tài liệu phía độc giả đến tra tìm, nghiên cứu Số công chức tra tìm tài liệu để nghiên cứu thông tin phục vụ tham mưu, đề xuất giải công việc chuyên môn không nhiều không thường xuyên - Về nguyên nhân hạn chế: + Do ý thức, thói quen sử dụng tài liệu; + Do thực trạng tuân thủ yêu cầu sử dụng thông tin tài liệu văn hành chính; + Do chất lượng hồ sơ, tài liệu, hiệu thông tin Đây yếu tố ảnh hưởng lẫn theo chiều hướng tiêu cực, phần ảnh hưởng đến chất lượng soạn thảo, ban hành văn nói riêng hiệu lực, hiệu quản lý hành nói chung Tiểu kết chương Tài liệu tài liệu lưu trữ hoạt động quan hành nhà nước hình thành từ trình thực chức năng, nhiệm vụ quan hoạt động công vụ đội ngũ công chức Những tài liệu sản phẩm quy trình giải công việc gắn liền với quy trình soạn thảo, ban hành văn bản; tiếp nhận, xử lý, giải văn lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan Đồng thời, quy trình tham mưu, đề xuất, giải công việc không sử dụng hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ công việc giai đoạn hành hồ sơ, tài liệu lưu trữ Công tác quản lý sử dụng tài liệu lưu trữ thời gian gần quan hành nhà nước có chuyển biến tích cực kết việc thực quy định pháp luật, thay đổi nhận thức công chức vai trò công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ, góp phần hoàn thành tốt nhiệm vụ quan nói riêng hoạt động quản lý hành nhà nước nói chung Tuy nhiên, kết chưa khai thác hết giá trị tài liệu để phục vụ hành tiến trình đổi đất nước Bên cạnh kết đạt được, đối chiếu với tiêu chí đánh giá hiệu sử dụng tài liệu lưu trữ, nhận thấy công tác sử dụng tài liệu quan hành nhà nước có nhiều hạn chế Để tiếp tục thực nhiệm vụ cải cách hành chính, xây dựng hành lực, hiệu cách liệt năm tới, cần có thay đổi nhận thức, trách nhiệm, biện pháp phù hợp với tình hình thực tiễn yêu cầu công tác quản lý sử dụng hiệu tài liệu lưu trữ Chương ĐỊNH HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦACƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC VIỆT NAM 4.1 Bối cảnh định hướng 4.1.1 Bối cảnh Cả lý luận thực tiễn, nước nước ngoài, thống rằng, mục đích cuối thước đo hiệu công tác lưu trữ việc sử dụng tài liệu, việc giá trị thông tin tài liệu lưu trữ phải phục vụ cho đời sống người, bao gồm tất mặt hoạt động mà sinh phản ánh Điều thuộc chất công tác lưu trữ Tuy nhiên, giai đoạn, thời kỳ, hoàn cảnh, cần xem xét điều kiện định tác động đến việc sử dụng tài liệu từ góc độ cần thiết, điều kiện thực cách đánh giá hiệu Với tư cách vừa phương sản phẩm, vừa công cụ phục vụ hoạt động hành chính, tài liệu phải quản lý sử dụng đáp ứng yêu cầu phù hợp bối cảnh chung hành Hiện nay, công tác lưu trữ nói chung, công tác sử dụng tài liệu hoạt động quan hành nhà nước nước ta nói riêng đứng trước hội thách thức chủ yếu sau đây: Một là, yêu cầu nâng cao hiệu hoạt động quan hành quản lý nhà nước điều kiện xây dựng nhà nước pháp quyền Hai là, bối cảnh xây dựng, phát triển kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa theo hướng công nghiệp hóa, đại hóa; hội nhập quốc tế bảo vệ chủ quyền quốc gia Ba là, phát triển cách mạng khoa học công nghệ có tác động mạnh mẽ đến kinh tế tri thức, đòi hỏi việc ứng dụng hiệu công nghệ thông tin hoạt động quan hành nhà nước 4.1.2 Định hướng Để nâng cao hiệu sử dụng tài liệu lưu trữ phù hợp bối cảnh nước, quốc tế đáp ứng yêu cầu nêu trên, cần xác định định hướng xuyên suốt sau: - Tài liệu lưu trữ phải sử dụng phục vụ lãnh đạo Đảng theo nguyên tắc tổ chức hoạt động quản lý nhà nước nói chung quản lý hành nhà nước nói riêng; thừa nhận chịu lãnh đạo Đảng, quản lý Nhà nước nguyên tắc thượng tôn pháp luật, đáp ứng tốt yêu cầu xây dựng hành công khai, minh bạch, đại, hoạt động hiệu lực, hiệu với Chính phủ hành động kiến tạo phát triển - Tài liệu lưu trữ phải sử dụng hiệu hoạt động quản lý hành nhà nước lĩnh vực - Tài liệu lưu trữ phải sử dụng bảo đảm kế thừa phát huy giá trị lịch sử, truyền thống, văn hóa - Tài liệu lưu trữ phải quản lý sử dụng phù hợp với thực tế Việt Nam thông lệ quốc tế 4.2 Các giải pháp chủ yếu Công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ quan hành nhà nước nằm mối liên hệ tổng thể với công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ Nhà nước, quốc gia; sử dụng tài liệu lưu trữ hoạt động quan hành nhà nước liên quan chặt chẽ với sử dụng tài liệu Nhà nước, xã hội theo quy định Luật lưu trữ “sử dụng có hiệu tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam” Luật tiếp cận thông tin “cơ quan nhà nước có trách nhiệm cung cấp thông tin tạo ra”, trừ trường hợp thông tin thuộc bí mật nhà nước Để nâng cao hiệu sử dụng tài liệu lưu trữ hoạt động quan hành nhà nước, cần tiến hành nhóm giải pháp đồng văn pháp luật, nội dung quản lý nhà nước quan có thẩm quyền toàn đối tượng điều chỉnh với quy định, biện pháp cụ thể quan 4.2.1 Các giải pháp chung 4.2.1.1 Hoàn thiện hệ thống thể chế công tác văn thư, lưu trữ a) Hoàn thiện hệ thống văn quy phạm pháp luật, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ bảo đảm khoa học, hợp lý, phù hợp pháp luật hành phát triển công nghệ giới, tạo nên khuôn khổ pháp lý chế thực đồng bộ, hiệu b) Có biện pháp quản lý để tổ chức thực có hiệu quy định pháp luật 4.2.1.2 Kiện toàn mặt tổ chức lưu trữ a) Đối với quan thực chức quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ b) Đối với tổ chức lưu trữ quan hành nhà nước 4.2.1.3 Bảo đảm yêu cầu chất lượng nhân lực hành nhân lực lưu trữ 4.2.1.4 Đầu tư tài chính, sở vật chất kỹ thuật 4.2.1.5 Ứng dụng khoa học công nghệ quản lý khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 4.2.2 Giải pháp cụ thể Bên cạnh giải pháp chung tổng thể, để nâng cao hiệu sử dụng tài liệu lưu trữ hoạt động quan hành nhà nước, quan cần quy định cụ thể việc sử dụng tài liệu hoạt động sau: Thứ tăng cường sử dụng tài liệu lưu trữ hoạt động hoạch định, xây dựng thể chế, sách, quy hoạch, chiến lược, kế hoạch, quy trình quản lý hành nhà nước hình thức xây dựng ban hành văn quy phạm pháp luật văn áp dụng pháp luật Thứ hai tăng cường sử dụng tài liệu lưu trữ hoạt động tổ chức, quản lý điều hành thực chức năng, nhiệm vụ quan Thứ ba tăng cường sử dụng tài liệu lưu trữ hoạt động kiểm soát hành giám sát, kiểm tra, tra, kiểm toán 4.3 Điều kiện thực giải pháp 4.3.1 Đổi nhận thức công chức vai trò tài liệu lưu trữ nói chung sử dụng tài liệu lưu trữ nói riêng 4.3.2 Có hệ thống văn pháp luật làm tổ chức quản lý công tác lưu trữ thống nhất, phù hợp thực tiễn 4.3.3 Nguồn nhân lực hành lưu trữ đáp ứng yêu cầu sử dụng phục vụ sử dụng tài liệu 4.3.4 Đầu tư kinh phí, trang thiết bị 4.3.5 Tăng cường công tác tra, kiểm tra Tiểu kết chương Chương đề giải pháp điều kiện thực giải pháp nâng cao hiệu sử dụng tài liệu lưu trữ hoạt động quan hành nhà nước bối cảnh nước quốc tế với định hướng tăng cường hiệu lực, hiệu quản lý hành nhà nước lĩnh vực Các giải pháp mặt kế thừa, phát huy kết đạt công tác sử dụng tài liệu lưu trữ nói chung, mặt khác tập trung đề cập đến đối tượng sử dụng đồng thời chủ thể trực tiếp tạo tài liệu công chức trình thực thi công vụ hành Các giải pháp cần thực đồng bộ, có tính đến điều kiện xuất phát trước hết từ trách nhiệm, vai trò người đứng đầu với tâm, nhận thức đắn cấp lãnh đạo cần thiết phải tiến hành kịp thời thay đổi công tác quản lý sử dụng tài liệu lưu trữ đạo liệt, sát khó triển khai thực tế Một hành công bối cảnh giới vận động phát triển với Chính phủ kiến tạo, Chính phủ đại cần có hệ thống thể chế, tổ chức máy Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa đủ mạnh, đội ngũ công chức hành đủ tâm, đủ tầm với điều kiện tài chính, nguồn lực vật chất, thông tin, công cụ hỗ trợ, công nghệ khoa học đại đáp ứng yêu cầu hoạt động công vụ xây dựng nhà nước Việt Nam dân, dân dân KẾT LUẬN Nhằm xây dựng luận định hướng đề xuất giải pháp nâng cao hiệu sử dụng tài liệu lưu trữ hoạt động quan hành nhà nước, luận án hoàn thành nhiệm vụ nghiên cứu sau: - Luận giải mục đích, ý nghĩa nội dung hoạt động khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quan hành nhà nước - Khảo sát, đánh giá thực tiễn sử dụng tài liệu lưu trữ hoạt động quan hành nhà nước - Xây dựng luận định hướng sử dụng tài liệu lưu trữ hoạt động quan hành nhà nước, sở đề xuất giải pháp nâng cao hiệu sử dụng tài liệu lưu trữ hoạt động quan hành nhà nước Kết nghiên cứu luận án xem xét để ứng dụng với đối tượng sau: - Cơ quan hành nhà nước: Với tư cách quan hình thành, quản lý sử dụng tài liệu lưu trữ, đồng thời nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ quốc gia, quan hành nhà nước cụ thể hóa nội dung tiêu chí đánh giá hiệu công tác sử dụng tài liệu hoạt động quan nhằm thực quy định pháp luật văn thư, lưu trữ, đồng thời phục vụ tốt cho hoạt động hành - Cơ quan lưu trữ: Với tư cách quan quản lý, thu thập, bảo quản phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ từ quan hành nhà nước, nội dung nghiên cứu luận án bổ sung vào lý luận công tác lưu trữ; xây dựng, hướng dẫn tổ chức thực nghiệp vụ sử dụng tài liệu với đối tượng quan hành nhà nước, tài liệu quản lý nhà nước phù hợp, cụ thể - Cơ sở đào tạo (Học viện Hành Quốc gia): Kết nghiên cứu bổ sung vào nội dung chương trình đào tạo, bồi dưỡng, nghiên cứu khoa học kiến thức, yêu cầu, kỹ quản lý, sử dụng tài liệu lưu trữ hoạt động quản lý hành cho hệ đào tạo, lớp bồi dưỡng trình độ quản lý nhà nước Sử dụng tài liệu lưu trữ ba nghiệp vụ lưu trữ chính, mục tiêu mà công tác lưu trữ hướng tới, đồng thời kết cuối quan trọng không công tác lưu trữ mà kết nối kế thừa công tác văn thư Do vậy, chất lượng tài liệu, hiệu sử dụng tài liệu lưu trữ không phụ thuộc vào công việc quan lưu trữ kể từ tài liệu thu thập mà chúng tạo lập cần lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị lựa chọn để lưu trữ Bên cạnh tài liệu truyền thống mà phần lớn vật mang tin giấy, tài liệu điện tử hình thành phổ biến với khối lượng ngày lớn với xu hướng thay nhiều loại văn giấy tờ dạng in Thực tế đặt nhiều vấn đề cần phải giải công tác văn thư công tác lưu trữ Các quan hành nhà nước vừa nơi hình thành tài liệu, nguồn bổ sung tài liệu chủ yếu, vừa đối tượng sử dụng tài liệu Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam nên có vai trò quan trọng chất lượng tài liệu nói chung hiệu sử dụng tài liệu lưu trữ nói riêng Với phạm vi nghiên cứu khả tác giả, kết luận án dừng mức độ cần thiết việc sử dụng tài liệu lưu trữ hoạt động quan hành nhà nước, thực trạng sử dụng tài liệu lưu trữ chưa hiệu quả, chưa đáp ứng yêu cầu hành nhà nước đề xuất định hướng, giải pháp để kịp thời bước nâng cao hiệu sử dụng tài liệu lưu trữ quan hành nhà nước Trong điều kiện thực tiễn xu hướng phát triển hoạt động hành nhà nước nói chung công cụ thông tin tài liệu hỗ trợ hoạt động hành nhà nước nói riêng bối cảnh thời đại nước giới, cần phải tiếp tục nghiên cứu vấn đề liên quan đến nội dung luận án mô hình tổ chức quan lưu trữ theo hướng tập trung, kết nối, chia sẻ nguồn lực thông tin, tránh tình trạng cát cứ, rời lẻ, vừa trùng lắp vừa thiếu thông tin, không bảo đảm cung cấp kịp thời, thuận tiện Để làm việc này, cần nghiên cứu cách thức tổ chức thông tin tài liệu hoạt động quan hành nhà nước; ứng dụng công nghệ thông tin để xây dựng sở liệu quốc gia có khả tập hợp tạo lập dịch vụ khai thác sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ hệ thống thông tin lĩnh vực quản lý hành nhà nước, thông tin chuyên môn chuyên ngành địa chính, tài nguyên, khoáng sản, môi trường, nông nghiệp, khí tượng thủy văn, khoa học công nghệ,… cách nhanh chóng, khắc phục khoảng cách không gian, thời gian Đồng thời, nhà nghiên cứu lưu ý đến cảnh báo Tổ chức UNESCO từ năm đầu kỷ XXI việc giới đối mặt với nguy bệnh “alzheimer thông tin” không lường trước mặt trái công nghệ; việc số hóa, việc ứng dụng công nghệ không tính đến khả trì, kế thừa sản phẩm công nghệ hệ trước làm nguồn sử liệu gốc vật mang tin loại thông tin, ký ức giới thiếu di sản tư liệu dạng vật mang tin truyền thống./ ... hiệu sử dụng tài liệu lưu trữ hoạt động quan hành nhà nước Chương THỰC TRẠNG SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC VIỆT NAM 3.1 Quy định pháp luật sử dụng tài liệu. .. tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ quan hành nhà nước nằm mối liên hệ tổng thể với công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ Nhà nước, quốc gia; sử dụng tài liệu lưu trữ hoạt động quan hành nhà nước liên quan. .. tiễn sử dụng tài liệu lưu trữ hoạt động quan hành nhà nước; + Xây dựng luận định hướng sử dụng tài liệu lưu trữ hoạt động quan hành nhà nước; + Xây dựng giải pháp nâng cao hiệu sử dụng tài liệu lưu