BÀI HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CHU TRÌNH SẢN XUẤT PGS.TS Nguyễn Thị Thu Liên TS Phạm Đức Cường Trường Đại học Kinh tế Quốc dân v1.0015112230 TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG: Hệ thống thông tin kế toán chu trình sản xuất công ty điện tử • Một công ty thay đổi chiến lược kinh doanh từ chỗ chuyên sản xuất hàng điện tử gia dụng giá thấp sang sản xuất sản phẩm khác biệt Công ty tăng đa dạng kích cỡ, phong cách tính dòng sản phẩm Để hỗ trợ cho việc chuyển dịch chiến lược kinh doanh này, công ty đầu tư mạnh vào việc tự động hóa nhà máy Công ty vận dụng kỹ thuật sản xuất tinh gọn (Lean manufacturing techniques) với mục tiêu giảm dần thành phẩm tồn kho Tuy nhiên, hệ thống kế toán chi phí công ty không thay đổi, cụ thể: chi phí sản xuất chung phân bổ theo nhân công trực tiếp việc tự động hóa giảm mạnh nhân công trực tiếp sử dụng trình sản xuất Kết là, đầu tư vào máy móc thiết bị làm tăng chi phí sản xuất chung v1.0015112230 TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG: Hệ thống thông tin kế toán chu trình sản xuất công ty điện tử Vấn đề đặt • Giám sát sản xuất cho hệ thống kế toán vai trò họ bị phạt dù việc đầu tư làm tăng hiệu chung Hơn nữa, theo thông tin kế toán, số sản phẩm sản xuất với chi phí cao Trong thiết bị sản xuất tăng khả sản xuất đồng thời giảm khiếm khuyết • Điều hành phận thiết kế sản phẩm marketing có tất thông tin bỏ qua hệ thống số liệu chi phí sản phẩm tác dụng việc định giá xác định lợi nhuận dự kiến sản phẩm Hơn nữa, số đối thủ cạnh tranh bắt đầu đặt giá bán họ thấp chi phí sản xuất mà hệ thống kế toán chi phí công ty xác định • Mặc dù loạt hoạt động thực để cải thiện chất lượng, hệ thống kế toán chi phí không cung cấp đủ số liệu để đánh giá hiệu hoạt động cần phải cải tiến Phó giám đốc phụ trách sản xuất công ty thất bại không đủ khả định lượng ảnh hưởng cải tiến chất lượng đem lại v1.0015112230 TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG: Hệ thống thông tin kế toán chu trình sản xuất công ty điện tử • Báo cáo hoạt động tiếp tục tập trung vào số liệu tài quản lý phận than phiền họ cần thông tin xác kịp thời sản lượng sản xuất, tỷ lệ sản phẩm hỏng thời gian sản xuất • Phó giám đốc phụ trách sản xuất thất bại chuyển dịch sang sản xuất tinh gọn giảm đáng kể mức hàng tồn kho báo cáo tài dựa nguyên tắc kế toán chung truyền thống (GAAP) cho thấy việc chuyển dịch làm giảm đáng kể lợi nhuận Vậy làm để sửa đổi hệ thống kế toán chi phí nhằm phản ánh xác cải tiến công ty áp dụng? v1.0015112230 MỤC TIÊU BÀI HỌC • Làm rõ hoạt động dòng thông tin liên quan chu trình sản xuất • Làm rõ cách thức tổ chức thông tin kế toán chu trình sản xuất • Xác định rủi ro tiềm tàng hoạt động kiểm soát chu trình sản xuất v1.0015112230 NỘI DUNG Khái quát chung chu trình sản xuất Quy trình thông tin kế toán chu trình sản xuất Các rủi ro tiềm tàng hoạt động kiểm soát thông tin chu trình sản xuất v1.0015112230 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CHU TRÌNH SẢN XUẤT v1.0015112230 QUY TRÌNH THÔNG TIN KẾ TOÁN CHU TRÌNH SẢN XUẤT 2.1 Các hoạt động chu trình sản xuất 2.2 Tổ chức thông tin kế toán chu trình sản xuất v1.0015112230 2.1 CÁC HOẠT ĐỘNG TRONG CHU TRÌNH SẢN XUẤT • (1.0)Thiết kế sản phẩm (Product design) • (2.0) Lập kế hoạch sản xuất (Planning and scheduling); • (3.0) Thực sản xuất (Production operations); • (4.0) Tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm (Cost accounting) v1.0015112230 (1.0) HOẠT ĐỘNG THIẾT KẾ SẢN PHẨM • Chức năng: thiết kế sản phẩm đáp ứng yêu cầu khách hàng chất lượng, độ bền tính với điều kiện tối thiểu hóa chi phí • Nội dung:  (1.1) Thiết kế sản phẩm theo yêu cầu khách hàng;  (1.2) Xác định kết cấu nguyên vật liệu sản phẩm hoàn thành;  (1.3) Xây dựng trình tự sản xuất, đồng thời xác định nhu cầu nhân công tư liệu lao động khác phục vụ cho trình sản xuất sản phẩm v1.0015112230 10 2.2 TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN CHU TRÌNH SẢN XUẤT 2.2.1 Hoạt động thiết kế sản phẩm 2.2.2 Hoạt động lập kế hoạch sản xuất 2.2.3 Hoạt động thực sản xuất 2.2.4 Tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm v1.0015112230 18 2.2.2 HOẠT ĐỘNG THIẾT KẾ SẢN PHẨM • Chứng từ chính:  Công thức sản phẩm (Bill of materials): mô tả đặc điểm, chất lượng định mức nguyên vật liệu thành phần cấu tạo nên sản phẩm hoàn thành  Bảng kê hoạt động (Operations list): mô tả yêu cầu lao động, máy móc, thiết bị phục vụ cho giai đoạn tạo sản phẩm thời gian hoàn thành giai đoạn • Thông tin cần lưu trữ:  Thông tin sản phẩm;  Thông tin nguyên vật liệu;  Thông tin nhân công, máy móc thiết bị… phục vụ sản xuất;  Thông tin chi phí sản phẩm v1.0015112230 19 2.2.2 HOẠT ĐỘNG LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤT • Chứng từ:  Kế hoạch sản xuất (Master production schedule): mô tả số lượng sản phẩm loại cần sản xuất kỳ dự toán Kế hoạch sản xuất sử dụng để xây dựng thời gian biểu chi tiết cho ngày sản xuất xác định lượng nguyên vật liệu cần mua  Đặt hàng sản xuất (Production order): liệt kê hoạt động cần thực hiện, xác định số lượng sản phẩm loại cần sản xuất địa điểm giao hàng  Yêu cầu nguyên vật liệu (Materials requisition): thể lượng vật liệu cần thiết phải sử dụng cho hoạt động sản xuất đơn đặt hàng  Phiếu chuyển kho (Move tickets): xác định thành phần chuyển kho, vị trí chuyển đến thời gian chuyển giao • Dữ liệu lưu trữ: thông tin đặt hàng khách hàng (từ chu trình bán hàng), thông tin dự toán nguyên vật liệu chi phí khác (từ chu trình mua hàng) thông tin nhân công sẵn có (từ chu trình nhân sự) v1.0015112230 20 2.2.3 HOẠT ĐỘNG THỰC HIỆN SẢN XUẤT • Chứng từ:  Chứng từ phản ánh nguyên vật liệu, nhân công chi phí khác sử dụng phục vụ sản xuất: Phiếu yêu cầu xuất kho (Routing slip) – mô tả loại lượng nguyên vật liệu cần sử dụng cho sản xuất; Phiếu xuất kho (Dispatched note) – mô tả loại lượng nguyên vật liệu thực tế xuất kho phục vụ cho sản xuất; Phiếu theo dõi thời gian (Job time tickets): ghi nhận thời gian sử dụng để sản xuất sản phẩm…  Chứng từ phản ánh sản phẩm dở dang sản phẩm hoàn thành: báo cáo tình trạng hàng tồn kho (Inventory Status Report) – thể mực độ hoàn thành sản phẩm nguồn lực sử dụng trình sản xuất Báo cáo hàng tồn kho (Inventory Warehousing) – quản lý lượng hàng tồn kho sẵn sàng để bán • Dữ liệu lưu trữ: thông tin xuất kho nguyên vật liệu chi phí khác phục vụ sản xuất, thông tin mức độ sử dụng nhân công, thông tin sản phẩm dở dang sản phẩm hoàn thành v1.0015112230 21 2.2.4 TẬP HỢP CHI PHÍ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM • Phương pháp:  Phương pháp xác định chi phí theo đơn đặt hàng (job-order costing): áp dụng cho sản phẩm sản xuất theo đơn đặt hàng theo yêu cầu khách hàng riêng biệt Theo phương pháp này, đối tượng tập hợp chi phí mẻ sản phẩm đơn hàng  Phương pháp xác định chi phí theo trình sản xuất (process costing) áp dụng doanh nghiệp sản xuất sản phẩm đại trà với số lượng lớn Theo phương pháp này, chi phí sản xuất tập hợp theo công đoạn phân xưởng sản xuất khác doanh nghiệp, sau tính chi phí bình quân cho sản phẩm hoàn thành v1.0015112230 22 2.2.4 TẬP HỢP CHI PHÍ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM (tiếp theo) • Nội dung:  Chi phí nguyên vật liệu: dựa vào phiếu xuất kho báo cáo tình trạng hàng tồn kho Chi phí tăng lên xuất nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất ghi giảm vật liệu sử dụng không hết, trả lại kho  Chi phí nhân công: vào Phiếu theo dõi thời gian - phản ánh thời gian thực tế để nhân công thực phần công việc công đoạn qui trình sản xuất  Chi phí sản xuất chung: thu thập phân bổ theo tiêu thức thích hợp • Chứng từ: bảng phân bổ chi phí sản xuất, bảng tính giá thành sản phẩm • Dữ liệu lưu trữ: thông tin giá thành sản phẩm v1.0015112230 23 CÁC RỦI RO TIỀM TÀNG VÀ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT THÔNG TIN CHU TRÌNH SẢN XUẤT Hoạt động Rủi ro tiềm tàng Thủ tục kiểm soát • Ban hành thủ tục kiểm soát nhập liệu xử lý liệu Dữ liệu bị chỉnh sửa, không • Hạn chế tiếp cận hệ thống liệu xác • Kiểm soát thay đổi hệ thống Cả chu trình liệu • Kiểm soát việc tiếp cận liệu Thông tin bị tiết lộ trái phép • Cài mã bảo vệ Xây dựng qui trình phục hồi lưu Dữ liệu bị liệu • Phân tích thay đổi chi phí thay đổi phương án thiết kế Hoạt động thiết kế Thiết kế không phù hợp • Phân tích chi phí bảo hành sửa sản phẩm chữa sản phẩm để xác định lỗi thiết kế v1.0015112230 24 CÁC RỦI RO TIỀM TÀNG VÀ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT THÔNG TIN CHU TRÌNH SẢN XUẤT (tiếp theo) Hoạt động Rủi ro tiềm tàng Thủ tục kiểm soát • Rà soát lại hệ thống kế hoạch sản xuất Hoạt động lập kế hoạch sản xuất Sản xuất thừa sản xuất thiếu • Xem xét lại phê duyệt qui trình sản xuất đơn đặt hàng • Hạn chế tiếp cận với qui trình sản xuất đơn đặt hàng Đầu tư không hiệu • Xét duyệt nghiệp vụ mua TSCĐ vào TSCĐ • Tổ chức đấu thầu v1.0015112230 25 CÁC RỦI RO TIỀM TÀNG VÀ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT THÔNG TIN CHU TRÌNH SẢN XUẤT (tiếp theo) Hoạt động Hoạt động thực sản xuất Rủi ro tiềm tàng Thủ tục kiểm soát • Kiểm soát khả tiếp cận với tài sản • Phân công theo dõi chi tiết loại tài sản từ việc ghi sổ đến việc điều chuyển theo lệnh Nguyên vật liệu • Lập chứng từ cho tất nghiệp vụ nhập tư liệu sản xuất bị xuất hàng tồn kho, thay đổi TSCĐ, kể cắp nghiệp vụ lý • Kiểm kê định kỳ tài sản ghi nhận điều chỉnh có • Hạn chế khả truy cập hệ thống liệu Nguyên vật liệu • Có biện pháp đảm bảo an toàn (bình cứu tư liệu sản xuất bị hư hỏa, bể nước cứu hỏa…) hỏng hỏa hoạn, • Mua bảo hiểm tất tài sản thiên tai v1.0015112230 26 CÁC RỦI RO TIỀM TÀNG VÀ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT THÔNG TIN CHU TRÌNH SẢN XUẤT (tiếp theo) Hoạt động Hoạt động thực sản xuất (tiếp) v1.0015112230 Rủi ro tiềm tàng Thủ tục kiểm soát • Theo dõi, giám sát thường xuyên hoạt động sản xuất Hoạt động sản xuất • Thiết lập hệ thống báo cáo hoạt động phù hợp không hiệu • Đào tạo nhân Hoạt động sản xuất bị gián đoạn • Thiết lập quan hệ với nhiều nhà cung cấp có lực • Xây dựng kế hoạch phục hồi sau cố 27 CÁC RỦI RO TIỀM TÀNG VÀ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT THÔNG TIN CHU TRÌNH SẢN XUẤT (tiếp theo) Phạm vi phát sinh Hoạt động tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm Rủi ro phát sinh Dữ liệu chi phí không • Tự động hóa liệu nguồn xác • Kiểm soát toàn trình xử lý liệu Phân bổ chi phí sản Áp dụng phương pháp xác định chi phí sản xuất xuất chung không dựa hoạt động (activity – based costing) hợp lý Báo cáo sai lệch v1.0015112230 Thủ tục kiểm soát Cải tiến công cụ đánh giá kết thực 28 GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG • Xác định phận hoạt động phận chu trình sản xuất • Mô tả hệ thống hành công cụ hệ thống thông tin kế toán • Đánh giá hoạt động hệ thống tại, phát rủi ro đề xuất giải pháp hạn chế rủi ro v1.0015112230 29 CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM Các hoạt động chu trình sản xuất không bao gồm: A Thiết kế sản phẩm B Lựa chọn nhà cung cấp C Lập kế hoạch sản xuất D Tiến hành sản xuất tính giá thành Trả lời: • Đáp án đúng: B Lựa chọn nhà cung cấp • Vì hoạt động chu trình sản xuất thường bao gồm: thiết kế sản phẩm, lập kế hoạch sản xuất, thực kế hoạch sản xuất tổng hợp chi phí sản xuất, tính giá thành v1.0015112230 30 CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM Kế hoạch sản xuất tổng thể cho biết: A Vật liệu chuyển từ kho đến phân xưởng B Số lượng sản phẩm cần sản xuất khoảng thời gian kế hoạch C Nguyên vật liệu bị cắp D Hoạt động sản xuất không hiệu Trả lời: • Đáp án đúng: B Số lượng sản phẩm cần sản xuất khoảng thời gian kế hoạch • Vì: Kế hoạch sản xuất tổng thể (Master production schedule): mô tả số lượng sản phẩm loại cần sản xuất kỳ dự toán Kế hoạch sản xuất sử dụng để xây dựng thời gian biểu chi tiết cho ngày sản xuất xác định lượng nguyên vật liệu cần mua v1.0015112230 31 TÓM LƯỢC CUỐI BÀI • Chu trình sản xuất tập hợp theo trình tự hoạt động kinh doanh hoạt động xử lý thông tin liên quan đến trình sản xuất sản phẩm Chu trình sản xuất có mối liên hệ chặt chẽ với đối tượng chu trình khác hệ thống thông tin doanh nghiệp chu trình bán hàng, chu trình mua hàng, chu trình nhân • Mỗi doanh nghiệp có đặc điểm qui trình sản xuất, đặc điểm sản phẩm khác nhau, bản, chu trình sản xuất doanh nghiệp gồm hoạt động: Thiết kế sản phẩm, Lập kế hoạch sản xuất, Thực sản xuất Tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm • Trong chu trình sản xuất nói chung hoạt động thuộc chu trình sản xuất nói riêng phát sinh rủi ro ảnh hưởng đến hệ thống thông tin kế toán Do vậy, để hệ thống thông tin kế toán chu trình sản xuất tổ chức hiệu quả, với loại rủi ro tiềm tàng phát sinh chu trình sản xuất, cần phải có hoạt động kiểm soát phù hợp v1.0015112230 32