Đang tải... (xem toàn văn)
quy trinh tao lap co so du lieu luu tru tài liệu, giáo án, bài giảng , luận văn, luận án, đồ án, bài tập lớn về tất cả c...
BỘ NỘI VỤ CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC Số: 310/QĐ-VTLTNN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hà Nội, ngày 21 tháng 12 năm 2012 QUYẾT ĐỊNH Ban hành Quy trình tạo lập sở liệu tài liệu lưu trữ CỤC TRƯỞNG CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC Căn Quyết định số 89/2009/QĐ-TTg ngày 24 tháng năm 2009 Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ; Theo đề nghị Giám đốc Trung tâm Tin học, QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định Quy trình tạo lập sở liệu tài liệu lưu trữ áp dụng cho quan nhà nước sử dụng công tác tạo lập sở liệu tài liệu lưu trữ hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin Điều Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ban hành Điều Giám đốc Trung tâm Tin học, Trưởng phòng Nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ trung ương, Trưởng phòng Nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ địa phương, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia Thủ trưởng đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ Nơi nhận: - Như Điều 3; - Lãnh đạo Cục (03b); - Bộ Nội vụ (để B/C); - Website Cục; - Lưu: VT, TTTH (02) CỤC TRƯỞNG (Đã ký) Vũ Thị Minh Hương BỘ NỘI VỤ CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc QUY TRÌNH Tạo lập sở liệu tài liệu lưu trữ (Ban hành kèm theo Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 12 năm 2012 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước) A GIẢI THÍCH TỪ NGỮ VÀ LƯU ĐỒ QUY TRÌNH I GIẢI THÍCH TỪ NGỮ Dữ liệu đặc tả (siêu liệu metadata) thông tin mô tả đặc tính liệu nội dung, định dạng, chất lượng, điều kiện đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi cho trình tìm kiếm, truy nhập, quản lý lưu trữ liệu Xây dựng liệu đặc tả công việc xây dựng trường thông tin nội dung trường thông tin mô tả liệu số hóa sở liệu, phục vụ tìm kiếm, khai thác sử dụng nội dung liệu, đáp ứng mục tiêu yêu cầu sử dụng liệu Nhập liệu công việc đưa liệu vào sở liệu để quản lý khai thác sử dụng Chuẩn hóa chuyển đổi liệu công việc chuyển đổi liệu dạng số sang dạng có cấu trúc thiết kế với sở liệu Kiểm tra liệu tạo lập công việc kiểm tra liệu nhằm bảo đảm liệu nhập đầy đủ, xác, phù hợp với yêu cầu xây dựng sở liệu Nghiệm thu bàn giao sản phẩm công việc nghiệm thu kết tạo lập sở liệu sở kiểm tra Sau nghiệm thu, đơn vị tạo lập sở liệu tiến hành bàn giao kết cho đơn vị vận hành sử dụng Số hoá việc biến đổi loại hình thông tin sang thông tin số Thông tin số thông tin tạo lập phương pháp dùng tín hiệu số II LƯU ĐỒ QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH, CHUẨN BỊ TÀI LIỆU ĐỂ TẠO LẬP CƠ SỞ DỮ LIỆU XÂY DỰNG DỮ LIỆU ĐẶC TẢ CHUẨN HOÁ VÀ CHUYỂN ĐỔI DỮ LIỆU NHẬP DỮ LIỆU KIỂM TRA DỮ LIỆU ĐÃ TẠO LẬP NGHIỆM THU VÀ BÀN GIAO SẢN PHẨM B MÔ TẢ CHI TIẾT QUY TRÌNH I LẬP KẾ HOẠCH, CHUẨN BỊ TÀI LIỆU ĐỂ TẠO LẬP CƠ SỞ DỮ LIỆU Khảo sát, lựa chọn, thống kê tài liệu để tạo lập sở liệu Xây dựng, trình duyệt kế hoạch tạo lập sở liệu Bàn giao tài liệu cho phận biên mục phiếu tin Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản đến nơi biên mục phiếu tin Làm vệ sinh tài liệu II XÂY DỰNG DỮ LIỆU ĐẶC TẢ Xây dựng tài liệu hướng dẫn biên mục phiếu tin a) Rà soát nội dung cần biên mục b) Xác định nội dung cần biên mục c) Quy định việc viết tắt quy định khác d) Viết tài liệu hướng dẫn biên mục Biên mục phiếu tin a) Thiết kế phiếu tin b) In, chụp phiếu tin c) Nghiên cứu tài liệu hướng dẫn biên mục d) Thực biên mục theo hướng dẫn đ) Kiểm tra kết biên mục e) Thực sửa lỗi biên mục theo báo cáo kết kiểm tra Bàn giao tài liệu, phiếu tin cho phận bảo quản phận nhập liệu III NHẬP DỮ LIỆU Nhập phiếu tin a) Chuẩn bị trang thiết bị (cài đặt phần mềm, khởi động thiết bị) b) Nhập phiếu tin c) Kiểm tra kết nhập phiếu tin d) Thực sửa lỗi nhập phiếu tin theo báo cáo kết kiểm tra Bàn giao tài liệu, phiếu tin, liệu đặc tả cho phận thực số hoá Vận chuyển tài liệu đến nơi thực số hoá Bàn giao tài liệu cho người thực số hoá Kiểm tra đối chiếu tài liệu với danh mục, liệu đặc tả Bóc tách, làm phẳng tài liệu Thực số hoá a) Chuẩn bị trang thiết bị (khởi động thiết bị, tạo lập thư mục) b) Kẹp bìa trước số hoá c) Thiết lập thông số kỹ thuật cho thiết bị (chế độ quét dpi, quét hai mặt hay mặt, quét mầu hay đen trắng, thiết lập chế độ sáng tối, độ tương phản, …) d) Thực số hoá tài liệu theo yêu cầu đ) Xem tài liệu số hoá e) Chỉnh lại tài liệu số hoá (điều chỉnh độ sáng tối, độ tương phản, lọc nhiễu, cắt bỏ viền đen, xoay ảnh,…) g) Lưu tài liệu số hoá vào thư mục h) Đặt tên file số hoá i) Kiểm tra chất lượng tài liệu số hoá, số hoá lại tài liệu không đạt yêu cầu Kết nối liệu đặc tả với tài liệu số hoá kiểm tra kết nối liệu đặc tả với tài liệu số hoá Bàn giao tài liệu cho đơn vị bảo quản tài liệu 10 Vận chuyển tài liệu kho bảo quản xếp lên giá IV CHUẨN HOÁ VÀ CHUYỂN ĐỔI DỮ LIỆU Xây dựng tài liệu hướng dẫn chuẩn hóa chuyển đổi liệu a) Nghiên cứu, phân tích tài liệu cần chuẩn hoá chuyển đổi liệu b) Xác định quy tắc cần thực để chuẩn hoá chuyển đổi liệu c) Xác định yêu cầu độ xác liệu cần chuẩn hoá chuyển đổi d) Viết tài liệu hướng dẫn chuẩn hoá chuyển đổi liệu đ) In, chụp tài liệu hướng dẫn chuẩn hoá chuyển đổi liệu Chuẩn hoá liệu a) Nghiên cứu tài liệu hướng dẫn chuẩn hoá chuyển đổi liệu b) Thực chuẩn hoá từ ngữ, tên tệp, định dạng văn bản,… theo tài liệu hướng dẫn Chuyển đổi liệu a) Nghiên cứu tài liệu hướng dẫn chuẩn hoá chuyển đổi liệu b) Chuẩn bị công cụ phần mềm phục vụ việc chuyển đổi liệu c) Thực chuyển đổi liệu theo tài liệu hướng dẫn IV KIỂM TRA DỮ LIỆU ĐÃ TẠO LẬP (SẢN PHẨM) Xây dựng tài liệu hướng dẫn kiểm tra sản phẩm a) Xác định tiêu chí kiểm tra sản phẩm b) Xác định phương pháp kiểm tra sản phẩm c) Viết tài liệu hướng dẫn kiểm tra sản phẩm d) In, chụp tài liệu hướng dẫn kiểm tra sản phẩm Kiểm tra sản phẩm a) Nghiên cứu tài liệu hướng dẫn kiểm tra sản phẩm b) Thực hiển kiểm tra sản phẩm theo hướng dẫn c) Lập báo cáo kiểm tra d) Thực sửa lỗi theo báo cáo kết kiểm tra V NGHIỆM THU VÀ BÀN GIAO SẢN PHẨM Nghiệm thu sản phẩm Sao chép sản phẩm vào thiết bị lưu trữ, bàn giao sản phẩm a) Xây dựng tài liệu hướng dẫn chép b) Thực chép (nghiên cứu tài liệu hướng dẫn chép, chuẩn bị phương tiện lưu trữ liệu, chép sản phẩm tạo lập, lập báo cáo chép) c) Bàn giao sản phẩm d) Lập lưu trữ hồ sơ tạo lập sở liệu./ CỤC TRƯỞNG (Đã ký) Vũ Thị Minh Hương ... Xây dựng tài liệu hướng dẫn biên mục phiếu tin a) Rà so t nội dung cần biên mục b) Xác định nội dung cần biên mục c) Quy định việc viết tắt quy định khác d) Viết tài liệu hướng dẫn biên mục Biên... nội dung, định dạng, chất lượng, điều kiện đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi cho trình tìm kiếm, truy nhập, quản lý lưu trữ liệu Xây dựng liệu đặc tả công việc xây dựng trường thông tin nội dung... Hạnh phúc QUY TRÌNH Tạo lập sở liệu tài liệu lưu trữ (Ban hành kèm theo Quy t định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 12 năm 2012 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước) A GIẢI THÍCH TỪ NGỮ VÀ LƯU ĐỒ QUY TRÌNH