Đang tải... (xem toàn văn)
Trong công tác xây dựng và bảo vệ đất nước hiện tại, tài liệu lưu trữ quốc gia là vũ khí đắc lực giúp cho toàn Đảng, toàn dân ta đấu tranh xác định chủ quyền quốc gia, biên giới hải đảo; là tài liệu quan trọng nhất ghi lại chủ nghĩa anh hùng cách mạng của quân và dân ta.
Hoàng Thị Huyền Lớp QLKT44A BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT VTLTNN; Văn thư Lưu trữ nhà nước TTLT Trung tâm Lưu trữ TTTB Trung tâm Tu bổ TLLT Tài liệu lưu trữ TTNC Trung tâm Nghiên cứu TW Trung ương VTLTVN Văn thư Lưu trữ Việt Nam 1 Hoàng Thị Huyền Lớp QLKT44A LỜI MỞ ĐẦU Tài liệu lưu trữ quốc gia phản ánh toàn bộ các mặt hoạt động xã hội của quá khứ, trong đó có hoạt động về chính trị, quân sự, ngoại giao; hoạt động về kinh tế, văn hoá xã hội…Loài người muốn phát triển phải kế thừa, đúc rút kinh nghiệm của nhiều thời kỳ lịch sử khác nhau mà các thông tin của quá khứ để lại có độ tin cậy cao nhất, làm bằng chứng cho lịch sử là tài liệu lưu trữ. Trong công tác xây dựng và bảo vệ đất nước hiện tại, tài liệu lưu trữ quốc gia là vũ khí đắc lực giúp cho toàn Đảng, toàn dân ta đấu tranh xác định chủ quyền quốc gia, biên giới hải đảo; là tài liệu quan trọng nhất ghi lại chủ nghĩa anh hùng cách mạng của quân và dân ta. Trong phạm vi đất nước ta tài liệu lưu trữ quốc gia là phương tiện khảo cứu để xây dựng, sửa chữa và phục hồi các sân bay cầu đường, bến cảng, các công trình thiết kế đô thị; đồng thời các tài liệu lưu trữ quốc gia góp phần làm ổn định đời sống dân sinh, xác định phân vạch địa giới hành chính nội bộ … qua đó tài liệu lưu trữ quốc gia đóng vai trò lớn trong ổn định chính trị xã hội, phát triển kinh tế ở nước ta hiện nay. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước là cơ quan của Bộ Nội vụ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực văn thư lưu trữ thuộc Phông lưu trữ quốc gia theo quy định của pháp luật. Để Cục thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của mình thì công tác kế hoạch là một trong những công tác quan trọng hàng đầu góp phần làm nên những thành tựu kể trên của Cục. Do đó việc hoàn thiện công tác lập kế hoạch của Cục là vấn đề rất cần được chú trọng quan tâm. Do tầm quan trọng của công tác lập kế hoạch đối với hoạt động của Cục, sau quá trình học tập ở trường và thời gian tìm hiểu thực tế 2 Hoàng Thị Huyền Lớp QLKT44A với sự giúp đỡ của các cán bộ trong cơ quan đặc biệt là bác Vũ Văn Côi và cô Võ Thị Thu Tâm cùng sự hướng dẫn nhiệt tình của cô giáo Bùi Thị Hồng Việt, em đã tập trung nghiên cứu về công tác lập kế hoạch của Cục và lựa chọn đề tài “ Hoàn thiện công tác lập kế hoạch tại Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.” Trong phạm vi đề tài này em xin đề cập đến các nội dung sau: Chương I: Cơ sở lý luận của lập kế hoạch Chương II: Thực trạng công tác lập kế hoạch của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Chương III: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác lập kế hoạch tại Cục văn thư và Lưu trữ nhà nước. Do kiến thức còn hạn chế và còn nhiều nguyên nhân khách quan khác, đề tài này không thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định, em rất mong nhận được sự giúp đỡ của các thầy cô giáo, những người có kinh nghiệm và sự góp ý của những người quan tâm để đề tài này được hoàn chỉnh hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Hoàng Thị Huyền 3 Hoàng Thị Huyền Lớp QLKT44A CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA LẬP KẾ HOẠCH 1.1. Khái niệm và vai trò của lập kế hoạch 1.1.1. Khái niệm Kế hoạch là sản phẩm của quá trình lập kế hoạch. Trước hết chúng ta tìm hiểu kế hoạch là gì? Kế hoạch là một tập hợp các mục tiêu và phương thức để thực hiện mục tiêu. Mục tiêu là kết quả mà chúng ta mong đợi trong tương lai, trả lời câu hỏi phải đạt được cái gì. Còn phương thức thực hiện mục tiêu bao gồm các hệ thống công cụ và giải pháp, trả lời câu hỏi làm bằng cách nào và làm như thế nào. Trên thực tế các tổ chức tồn tại hai loại kế hoạch là kế hoạch chính thức và kế hoạch phi chính thức. Kế hoạch chính thức được thể hiện bằng văn bản và thường được xây dựng bởi một tập thể. Còn kế hoạch phi chính thức không được thể hiện bằng văn bản mà chỉ là những ý định trong đầu các nhà quản lý và thường được lập bởi một người hoặc rất ít người. Ở đây chúng ta chỉ xem xét đến kế hoạch chính thức. Lập kế hoạch không phải là một sự kiện đơn thuần có bắt đầu và có kết thúc rõ ràng. Lập kế hoạch là quá trình tiếp diễn phản ánh và thích ứng với những biến động diễn ra trong môi trường của mỗi tổ chức. Trên ý nghĩa này, lập kế hoạch được coi là quá trình thích ứng với sự không chắc chắn bằng việc xác định các phương án hành động để đạt được những mục tiêu cụ thể của tổ chức. Trong quá trình hoạt động của một tổ chức, những yếu tố không chắc chắn có nguồn gốc rất 4 Hoàng Thị Huyền Lớp QLKT44A đa dạng. Loại yếu tố không chắc chắn thứ nhất là không chắc chắn về trạng thái. Chúng liên quan đến một môi trường không thể dự đoán được. Loại thứ hai là không chắc chắn về sự ảnh hưởng, tức là sự ảnh hưởng của những biến đổi môi trường là không dự đoán được. Một loại yếu tố không chắc chắn nữa là không chắc chắn về hậu quả, tức là không dự đoán được những hậu quả của các quyết định Như vậy, lập kế hoạch là quá trình xác định các mục tiêu và lựa chọn các phương thức để đạt được các mục tiêu đó (1) . Hay lập kế hoạch là quá trình xây dựng, lựa chọn một trong những phương án hành động trong tương lai cho toàn bộ tổ chức và cho từng bộ trong tổ chức. 1.1.2. Vai trò Có nhiều cách hiểu về chức năng lập kế hoạch. Trên giác độ ra quyết định, lập kế hoạch là một loại ra quyết định đặc thù để xác định tương lai cụ thể mà các nhà quản lý mong muốn cho tổ chức của họ. Chúng ta biết rằng quản lý có bốn chức năng cơ bản là lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra. Chúng ta có thể hình dung lập kế hoạch bắt đầu từ rễ cái của một cây sồi đồ sộ, rồi từ đó mọc lên các “ nhánh” tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra. Trên ý nghĩa này, lập kế hoạch là chức năng khởi đầu và trọng yếu đối với nhà quản lý bởi nó gắn liền với việc lựa chọn chương trình hành động trong tương lai, và chẳng những lập kế hoạch là chức năng cơ bản nhất của tất cả các nhà quản lý ở mọi cấp mà các chức năng còn lại của quản lý cũng phải dựa trên nó. Lập kế hoạch là phương pháp tiếp cận hợp lý để đạt được mục tiêu định trước, lựa chọn một trong những hành động tương lai cho toàn bộ và cho từng bộ phận của tổ chức đồng thời xác định phương thức đạt mục tiêu. Trong phạm vi tổ chứ, lập kế hoạch là ra quyết định 1) Trang 333, 334, giáo trình khoa học quản lý, Đoàn Thị Thu Hà, Nguyễn Thị Ngọc Huyền, Nhà xuất bản Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội, 2001 5 Hoàng Thị Huyền Lớp QLKT44A xem tổ chức phải làm gì, làm như thế nào, khi nào và ai làm. Kế hoạch là cái cầu dẫn tổ chức đến mục đích. Kế hoạch là công cụ làm cho các sự kiện diễn ra ngẫu nhiên tự phát trở thành hiện thực. Lập kế hoạch là quá trình đòi hỏi có tri thức, đòi hỏi phải xác định đường lối một cách có ý thức và đưa ra quyết định trên cơ sở mục tiêu, sự hiểu biết và những đánh giá thận trọng. Lập kế hoạch cũng giúp cho tổ chức định hướng mục tiêu, định hướng các hoạt động và các nguồn lực, giúp tổ chức phản ứng linh hoạt với những thay đổi của môi trường. Nhờ đó tăng khả năng thành công và giảm thiểu rủi ro có thể xảy ra. Khi tương lai có độ chắc chắn cao thì nhà quản lý phải lập kế hoạch để tìm ra phương pháp tốt nhất để đạt được mục tiêu. Lập kế hoạch cũng giúp giảm được những lãng phí, chồng chéo về thời gian và các nguồn lực khác làm cho hoạt động trở nên hiệu quả hơn. Nhờ kế hoạch làm cho công tác kiểm tra dễ dàng, thuận tiện hơn. Nếu không có các kế hoạch, nhà quản lý có thể không biết tổ chức và khai thác con người và các nguồn lực khác của tổ chức một cách hiệu quả, thậm chí không có được ý tưởng rõ ràng về cái họ cần tổ chức và khai thác. Không có kế hoạch nhà quản lý và các nhân viên của họ có rất ít cơ hội để đạt được mục tiêu của mình, không biết khi nào và ở đâu làm gì. Lúc này việc kiểm tra sẽ trở nên rất phức tạp. Ngoài ra trong thực tế, những kế hoạch tồi cũng thường ảnh hưởng xấu đến tương lai của toàn bộ tổ chức. 1.2. Hệ thống kế hoạch của tổ chức Hệ thống kế hoạch của tổ chức là tổng thể bao gồm nhiều loại kế hoạch có quan hệ gắn bó chặt chẽ với nhau theo một định hướng chung nhằm thực hiện mục tiêu tối cao của tổ chức. Các kế hoạch của tổ chức có thể được phân loại theo một số tiêu thức khác nhau. Trong phần này sẽ đề cập đến sự phân loại theo tiêu thức cơ bản nhất. 6 Hoàng Thị Huyền Lớp QLKT44A 1.2.1. Theo cấp kế hoạch Các tổ chức được quản lý bằng hai cấp kế hoạch tiêu biểu là kế hoạch chiến lược và kế hoạch tác nghiệp. Các kế hoạch chiến lược do những nhà quản lý cấp cao của tổ chức thiết kế nhằm xác định những mục tiêu tổng thể cho tổ chức. Các kế hoạch tác nghiệp bao gồm những chi tiết cụ thể hoá của các kế hoạch chiến lược thành những hoạt động hàng năm, hàng quý, hàng tháng, hàng tuần, thậm chí hàng ngày như kế hoạch nhân công, kế hoạch tiến độ, kế hoạch nguyên vật liệu và tồn kho. Mục đích đặt ra đối vơi kế hoạch tác nghiệp là bảo đảm mọi người trong tổ chức đều hiểu về các mục tiêu của tổ chức và xác định rõ trách nhiệm của họ liên quan như thế nào đến việc thực hiện các mục tiêu đó và tiến hành các hoạt động ra sao để đạt được những kết quả dự kiến. Các kế hoạch chiến lược liên quan đến mối quan hệ giữa con người của tổ chức với các con người trong tổ chức khác. Các kế hoạch tác nghiệp lại chỉ liên quan đến con người của chính tổ chức đó mà thôi. Giữa hai loại kế hoạch kế hoạch chiến lược và kế hoạch tác nghiệp, sự khác nhau chủ yếu trên 3 mặt: - Thời gian: kế hoạch chiến lược thường cho khoảng thời gian từ 2, 3 năm trở lên, trong một số trường hợp có thể lên tới 10 năm. Trong khi đó, kế hoạch tác nghiệp thường chỉ có một năm trở xuống. - Phạm vi hoạt động: kế hoạch chiến lược tác động tới những mảng hoạt động lớn, liên quan đến tương lai của toàn bộ tổ chức. Kế hoạch tác nghiệp chỉ có một phạm vi hạn hẹp ở trong một mảng hoạt động nào đó. - Mức độ cụ thể: các mục tiêu chiến lược thường cô đọng và tổng thể (thiên về định tính). Trong khi đó, các mục tiêu của kế hoạch tác nghiệp thường cụ thể, chi tiết ( thiên về định lượng ). 7 Hoàng Thị Huyền Lớp QLKT44A Được định ra bởi: Người sáng lập, Hội đồng quản trị, người đứng đầu tổ chức Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, những nhà quản lý cấp cao Những nhà quản lý cấp trung gian, cấp thấp Sơ đồ 1.1: Các cấp độ kế hoạch Sơ đồ 1.1. thể hiện mô hình lý tưởng về các cấp độ kế hoạch. Tuy nhiên trong thực tế, trách nhiệm về việc lập kế hoạch có thể biến đổi ở mỗi tổ chức, các tổ chức lớn thường có các chuyên gia lập kế hoạch chuyên nghiệp (tập trung hay phân cấp), trong khi đó ở các tổ chức nhỏ một hội đồng gồm các nhà điều hành, nhà quản lý, thậm chí một số nhân viên cốt cán có thể gặp gỡ nhau, động não suy nghĩ lập kế hoạch. Ngoài ra trong cả hai trường hợp, Ban giám đốc đôi khi đóng vai trò chủ động trong việc xác định mục tiêu chiến lược và lập kế hoạch. 1.2.2. Theo hình thức thể hiện 1.2.2.1. Chiến lược Chiến lược là loại kế hoạch đặc biệt quan trọng đối với mỗi tổ chức. Phạm trù chiến lược được sử dụng rộng rãi ở nhiều lĩnh vực khác nhau, đặc biệt trong lĩnh vực quản lý nhà nước hay quản lý doanh nghiệp. Trong bất kỳ lĩnh vực nào, chúng ta có thể thấy chiến lược là 8 Xác định sứ mệnh Các kế hoạch chiến lược Các kế hoạch tác nghiệp Hoàng Thị Huyền Lớp QLKT44A một công cụ hữu hiệu trong công tác quản lý. Nhà nghiên cứu lịch sử quản lý Alfred D. Chandler đã đưa ra khái niệm chiến lược như sau: “ Chiến lược là việc xác định những định hướng và mục tiêu dài hạn cơ bản của tổ chức và đưa ra phương án hành động và sự phân bổ các nguồn lực cần thiết để đạt được những định hướng mục tiêu đó”. Thuật ngữ chiến lược thường được dùng theo 3 ý nghĩa phổ biến nhất là: thứ nhất, các chương trình hành động tổng quát và sự triển khai các nguồn lực quan trọng để đạt được các mục tiêu toàn diện; thứ hai, chương trình các mục tiêu của tổ chức và những thay đổi của nó, các nguồn lực được sử dụng để đạt được các mục tiêu này, các chính sách điều hành việc thu thập, sử dụng và bố trí các nguồn lực này; và thứ ba, xác định các mục tiêu dài hạn cơ bản của một tổ chức, và lựa chọn các đường lối hoạt động và phân bố các nguồn lực cần thiết để đạt được các mục tiêu này Lập kế hoạch chiến lược là quá trình xác định làm sao để đạt được những mục tiêu dài hạn của tổ chức với các nguồn lực có thể huy động được. Về mặt nội dung, lập kế hoạch chiến lược là quá trình xây dựng chiến lược và không ngừng hoàn thiện bổ sung chiến lược khi cần thiết. Nói một cách khác, lập kế hoạch chiên lược xoay quanh việc xây dựng chiến lược cho tổ chức trên cơ sở phân tích vị trí của tổ chức trong môi trường hoạt động của nó. 1.2.2.2. Chính sách Chính sách là quan điểm, phương hướng và cách thức chung để ra quyết định trong tổ chức. Trong một tổ chức có thể có nhiều loại chính sách khác nhau cho những mảng hoạt động trọng yếu. Ví dụ, chính sách khuyến khích tài năng trẻ nhằm tạo động lực phấn đấu cho lớp người trẻ tuổi trong tổ chức. Chính sách đào tạo nhân viên để đáp ứng với đòi hỏi của công việc hiện tại và tương lai. Phương thức đào 9 Hoàng Thị Huyền Lớp QLKT44A tạo ở đây có thể là đào tạo qua công việc, đào tạo tại các cơ sở đào tạo bên trong hoặc bên ngoài tổ chức v.v Tóm lại, chính sách là kế hoạch theo nghĩa của nó là những quy định chung hướng dẫn tư duy và hành động khi ra quyết định trong những lĩnh vực cơ bản của tổ chức. Các chính sách giúp cho việc giải quyết các vấn đề trong các tình huống nhất định và giúp cho việc thống nhất các kế hoạch khác nhau của tổ chức. Các chính sách là tài liệu chỉ dẫn cho việc ra quyết định trong phạm vi co giãn nào đó. Chính sách khuyến khích tự do sáng tạo nhưng vẫn trong một khuôn khổ giới hạn nào đó, tuỳ thuộc vào các chức vụ và quyền hạn của tổ chức. 1.2.2.3. Thủ tục Thủ tục là kế hoạch thiết lập phương pháp cần thiết cho việc điều hành các hoạt động tương lai. Thực ra thủ tục là sự hướng dẫn về hành động hơn là tư duy, và nó chỉ ra một cách chi tiết một biện pháp chính xác mà theo đó một hoạt động nào đó cần phải thực hiện. Chúng là một chuỗi những hoạt động cần thiết theo thứ tự thời gian, theo cấp bậc quản lý. 1.2.2.4. Quy tắc Các quy tắc giải thích rõ ràng sự hành động hoặc không hành động cụ thể, cần thiết, không cho phép làm theo ý riêng. Có thể coi chúng là kế hoạch đơn giản nhất. Không nên nhầm lẫn giữa quy tắc với chính sách và các thủ tục. Các quy tắc gắn liền với các thủ tục theo nghĩa chúng hướng dẫn hành động mà không ấn định trình tự thời gian. Trong khi đó thủ tục cũng bao hàm sự hướng dẫn những quy định cả trình tự cho các hành động. Trong thực tế có thể coi thủ tục là một dãy các quy tắc. Tuy nhiên không nhất thiết quy tắc là một phần của thủ tục. Hơn nữa, các chính sách hướng dẫn việc ra quyết định trong khi quy tắc cũng là sự hướng 10