KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN _ & _ BÀI TẬP LỚN MÔN HỌC: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN PROJECT MANAGEMENT FOR INFORMATION SYSTEMS James Cadle and Donald Yeates CHƯƠNG 19: QUẢN LÝ NHÀ CUNG CẤP CHƯƠNG 20: QUẢN LÝ THAY ĐỔI Giảng viên hướng dẫn : TS Tống Minh Đức Lớp : Cao học HTTT- K27B Nhóm : Học viên : Trần Thông Trung Lê Thị Huế Nguyễn Tiến Thụy Hà Nội, 2016 MỤC LỤC Chương 19 Quản lý nhà cung cấp 19.1 Mở đầu Thông thường dự án phải gọi tới dịch vụ tổ chức người bên chuyên cung cấp dịch vụ thiết bị để đáp ứng phần thiếu hụt tạm thời điều kiện họ họ Các nhà cung cấp bên sử dụng hai hoàn cảnh: - Thứ nhóm dự án giữ kiểm soát trực tiếp ngày qua ngày công việc nhà cung cấp Đây trường hợp bình thường khi, ví dụ: lập trình viên hợp đồng sử dụng; riêng thực tế họ trả tiền thông qua hóa đơn thông qua bảng lương, họ quản lý giống thành viên khác nhóm dự án - Thứ hai phần công việc bảo đảm thực dựa hợp đồng phụ nhà cung cấp, với kiểm soát thực quản lý dự án sở nguyên tắc.Chương có liên quan với tình thứ hai Việc sử dụng nhà thầu phụ dự án thường thấy Nếu công ty phần mềm cung cấp giải pháp "chìa khóa" cho khách hàng họ phải cung cấp hệ thống hoàn chỉnh tất thành phần như: phần cứng, phần mềm, thông tin, huấn luyện đào tạo … phải mua số yếu tố phi phần mềm từ nhà thầu phụ Đây trường hợp phổ biến dự án trở phức tạp đòi hỏi bổ sung thống tăng kết hợp đa dạng lực nguồn lực Tất nhiên khách hàng tìm đơn giản hóa cho họ cách định “nhà thầu chính” người mà chịu trách nhiệm tổng thể dự án để khiến họ cảm thấy yên tâm so với việc cố gắng để quản lý số nhà cung cấp khác Đổi lại, dàn xếp chuyển rủi ro việc liên kết nhà thầu phụ nhà thầu Điều quan trọng, đó, xếp hợp đồng phụ phải thiết lập đúng, rủi ro liên kết với hợp đồng phụ đề cập việc kiểm soát đầy đủ thực thông qua công việc nhà thầu phụ Một ví dụ cụ thể thực dự án xây dựng hệ thống mạng nội cho đơn vị cần ký hợp đồng phụ với nhà cúng cấp máy thiết bị mạng 19.2 Thiết lập hợp đồng 19.2.1 Đánh giá lựa chọn nhà thầu phụ Điều quan trọng để đảm bảo nhà thầu phụ phải lựa chọn “phạm vi cung cấp" rõ ràng hiểu hai bên Mô hình quy trình thể hình 19.1 cung cấp khung chuẩn để đạt điều Nói chung, phương pháp tiếp cận để công việc thầu phụ phải theo số giai đoạn định Mặc dù người quản lý dự án có vai trò quan trọng hợp lý tranh thủ hỗ trợ chuyên gia đặc biệt, người hiểu cách thức nghiên cứu thị trường biết cách để đánh giá nhà cung cấp đàm phán ký hợp đồng Các giai đoạn trình xây dựng hợp đồng phụ mô tả Hình 19 Quá trình tìm kiếm lựa chọn nhà cung cấp - Quyết định (xác định) công việc cho nhà thầu phụ Có nhiều lý để đưa định ký hợp đồng phụ số dự án, bao gồm: + Thiếu kỹ nguồn lực cần thiết Đây tình trạng tạm thời rút từ số dự án mà yêu cầu tất nguồn lực tập trung vào thời gian, dự án bị kéo dài thời gian hay phải định kỹ mà không nằm lực cốt lõi họ + Áp lực để giảm số lượng nhân viên Nhiều tổ chức phải đối mặt với áp lực từ nhà phân tích thị trường, quan quản lý quyền để "làm nhiều với nguồn nhân lực hơn”, cách để đạt điều tính toán hạ thấp việc thuê thêm nhân viên Trong trường hợp này, cần thiết để ký hợp đồng phụ nguồn lực nội không đủ để thực phần toàn dự án + Cân đối chi phí Mặc dù tổ chức sở hữu lực nội đủ đáp ứng, điều rẻ ký hợp đồng phụ thuê làm việc để củng cố, cân quy mô kinh tế chi phí lao động thấp thông qua việc điều hành, ví dụ, thuê lao động vùn vùng Viễn Đông (Châu Á) + Kỹ chuyên môn cao Điều giá trị tổ chức phát triển kỹ đặc biệt cho dự án cụ thể làm thay nhà cung cấp đặc biệt Ngoài ra, chuyên gia phát triển sản phẩm chất lượng cao khoảng thời gian ngắn hơn, xác họ làm việc lĩnh vực mà họ có chuyên môn + Chuyển rủi ro Có nghĩa mong muốn để chuyển rủi ro Như công nghệ, thương mại tài chuyển cho người khác; để thấy sau khuôn khổ hợp đồng cho số dự liệu Dù lý cho việc giao ký hợp đồng thầu phụ, điều quan trọng phải làm rõ họ làm gây ảnh hưởng đến lựa chọn nhà cung cấp cách nhà cung cấp quản lý - Xác định rõ công việc Tiếp theo, đặc tả rõ ràng công việc phải làm nên dựng lên Nếu có đặc tả kỹ thuật từ khách hàng, điều tạo sở cho phạm vi công việc cho hợp đồng phụ Điều quan trọng để xác định ranh giới công việc nhà thầu phụ nhà thầu thực hoàn toàn rõ ràng - Phát nhà cung cấp đủ lực Phát nhà cung cấp đủ lực trường hợp cụ thể hữu ích mà chuyên gia đấu thầu làm, cần phải có kinh nghiệm thị trường biết tiếp cận nhà cung cấp có giá trị Người quản lý dự án có nhiều kinh nghiệm thị trường lao động kỹ thuật đề nghị nhà cung cấp biết để có sản phẩm thích hợp có nhiều tiềm Với khu vực đấu thầu công khai Liên minh châu Âu, đấu thầu cạnh tranh yêu cầu pháp luật Quá trình bắt đầu cách gửi thư ngỏ thông qua tạp chí thức Cộng đồng châu Âu Như đường chấm chấm hình 19.1 cho thấy, nhiên, số trường hợp không cần phải xác định nhà cung cấp, không cần làm Nó có nhà cung cấp có khả cung cấp sản phẩm đặc biệt dịch vụ cụ thể hay điều tổ chức luôn sử dụng nhà cung cấp chuyên biệt Trong trường hợp đó, ba giai đoạn bỏ qua trình di chuyển thẳng đến hợp đồng đàm phán Ví dụ thực dự án có sử dụng web ta thường xuyên sử dụng công ty website ADC Việt Nam - Gửi lời mời thầu Khi phát nhà cung cấp phù hợp, bước yêu cầu họ thực việc mời thầu thức việc cung cấp sản phẩm dịch vụ theo yêu cầu Một lần nữa, chuyên gia đấu thầu có vai trò quan trọng việc xây dựng thư mời thầu (ITTS) Định dạng ITT thay đổi từ tổ chức đến tổ chức phải bao gồm phạm vi công việc rõ ràng ý tưởng, hợp đồng theo chuẩn chung mà người mua mong muốn sử dụng Vào thời gian ITT xây dựng, họ thiết lập tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu dựa vào để đánh giá Điều làm cho trình dễ dàng thông qua danh sách rút gọn sau có chứa tiêu chí xác định công việc cần thực - Danh sách nhà cung cấp sàng lọc (rút gọn) Nếu có nhiều nhà cung cấp đáp ứng ITT, để đánh giá tất họ cách chi tiết không khả thi Vì vậy, cần thiết phải rút gọn danh sách ban đầu xuống để quản lý hết Điều thực cách sử dụng tiêu chí đánh giá trước thành lập thảo luận chi tiết phần Điều cần thiết thực giai đoạn mang tính tổng quan bên ngoài, điều không đem lại lợi ích nhiều, sử dụng danh sách hội thẩm giám định viên, người có quan điểm bổ sung cho đêm lại lợi ích - Đánh giá nhà cung cấp Khi danh sách soạn thảo, nhiều chi tiết đánh giá làm từ nhà cung cấp lại Các vấn đề liệu nhà cung cấp cung cấp sản phẩm dịch vụ cần thiết vào thời điểm, chi phí chất lượng Tuy nhiên, yếu tố khác nên đưa vào việc đánh giá, bao gồm: - Quy mô, danh tiếng tình trạng tài nhà thầu phụ Trường hợp nhà thầu phụ phần tập đoàn lớn hơn, việc định giá phải xem xét tập đoàn - Các khách hàng thị trường cung cấp nhà thầu phụ - Quy mô nhà thầu phụ nằm mối liên hệ với nhà thầu Vấn đề liệu nhà thầu có quyền lực' - nói cách khác, kinh nghiệm, nguồn lực ảnh hưởng - để quản lý nhà thầu phụ có hiệu quả, điều lý doanh nghiệp dự kiến phần không đáng kể việc quay vòng vốn nhà thầu phụ - Các vị trí tham chiếu Trường hợp đặc biệt nơi mà nhà thầu phụ không khai thác trước đó, người quản lý dự án muốn điều tra hồ sơ theo dõi với khách hàng khác - Một kiểm tra xảy sở nhà thầu phụ, để kiểm tra quy trình tiêu chuẩn tính khả thi hoạt động kiểm soát chất lượng sản phẩm Trong trình khảo sát, kết đạt cần để tìm muốn làm việc kinh doanh với nhà thầu phụ Sự hợp tác kỹ thuật viên cởi mở giấu giếm trách nhiệm muốn rõ tất thứ hợp đồng để chặt chẽ? Không có sai việc có hợp đồng, số doanh nghiệp hình thức hợp đồng mà làm cho họ làm việc chăm khó chịu để làm việc - Thỏa thuận hợp đồng Cuối cùng, hợp đồng thỏa thuận Đây vấn đề quan trọng thảo luận chi tiết phần 19.2.2 Khuôn khổ hợp đồng Điểm khởi đầu dẫn đến hoàn thành hợp đồng phụ xác định đầy đủ phạm vi việc cung cấp Nó phải hoàn thiện cách đầy đủ, chi tiết với thiết bị dịch vụ cung cấp bao gồm: - Các chức yêu cầu kỹ thuật việc cung cấp - Việc thưc thi cách chi tiếp điều kiện tốt điều kiện chấp nhận - Ngân sách có sẵn - Một danh sách đầy đủ xác sản phẩm từ nhà cung cấp - Xác định ngày mà dịch vụ, sản phảm cung cấp nơi mong muốn - Xác định phương thức cài đặt theo yêu cầu - Dựa vào tiêu chí mà sản phẩm dịch vụ chấp nhận - Việc kiểm soát quản lý dự án mà người mua muốn phải tuân theo - Các chế kiểm soát chất lượng áp dụng cho sản phẩm dịch vụ, bao gồm quyền người mua để áp đặt chế đảm bảo chất lượng riêng họ Chủ đầu tư, người quản lý dự án cần đảm bảo lợi ích hai nhà phát triển khách hàng Điểm quan trọng để đảm bảo điều khoản hợp đồng liền mạch thống 'back-to-back' Có nghĩa là, khách hàng áp đặt điều khoản vào nhà thầu điều cần phản ánh điều khoản nhà thầu phụ Nếu điều không thực nhà thầu gặp rủi ro Tình trạng biểu diễn hình 19.2 Một vấn đề quan trọng khác hợp đồng quyền sở hữu sản phẩm phát triển Trường hợp mà công việc thực mà chi phí nhà thầu đảm nhiệm chuyển cho nhà thầu toán đương nhiên quyền sở hữu trí tuệ (IPR) thuộc nhà thầu Trường hợp nhà thầu phụ cung cấp sở hữu, có lẽ hình thức sửa đổi, phải thảo luận quyền sở hữu quyền IPR điều khoản mà họ bán, cấp phép, đến người dùng cuối Nếu nhà thầu phụ cấp giấy phép cho việc sử dụng sản phẩm, hợp đồng phải bao gồm việc dàn xếp điều chỉnh cho hình phát sinh nhà thầu phụ dừng việc kinh doanh Với phần mềm, đặc trưng thông thường đặt mã nguồn , nộp cho bên thứ ba đáng tin cậy, người phát hành đến người mua trường hợp quy định định, bao gồm việc phá sản nhà cung cấp Trong hợp đồng nên bao gồm quy ước bảo hành, hỗ trợ bảo trì từ nhà cung cấp sau bàn giao cho nhà thầu hay khách hàng Thông thường, nhà thầu chèn khoản phạt vào hợp đồng phụ sảy việc giao hàng trễ, điều chỉnh “tiền bồi thường định trước” để trang trải việc không thực đúng; tùy thuộc vào hoàn cảnh định Lý Thứ nhất, nhà thầu bị ràng buộc điều khoản phạt tài chịu trách nhiệm cho việc cung cấp hệ thống tổng thể khách hàng khó khăn tốn để tìm nhà thầu phụ thay thích hợp Thứ hai, nhà thầu phải chịu tất loại chi phí bổ sung phát sinh từ chậm trễ - chẳng hạn nhân viên để làm – Điều không không nằm “tiền bồi thường định trước” Thứ ba, thất bại nhà thầu phụ phản ánh xấu đến uy tín đánh giá nhà thầu việc sử dụng họ Do phải lựa chọn nhà thầu phụ từ đầu 19.3 Thực giám sát nhà cung cấp Các nhà thầy phụ yêu cầu thực theo mô hình thiếp kế dự án thường xuyên báo cáo lại kết Việc sử dụng định dạng báo cao tốt phải có định dạng báo cáo mà nhà thầu sử dụng Người quản lý dự án phải đảm bảo chắn tiêu chí thủ tục đầy đủ để kiểm soát Mức độ quan tâm mà quản lý dự án chi tiết để nhà thầu phụ dựa vào điểm tới hạn nó, lý này, Do đảm bảo nhà thầu phụ đường dự án Nếu điều ngăn ngừa điểm ý quản lý dự án nhà thầu phụ phải tăng cường Chỉ công việc bắt đầu số phương pháp sử dụng để giữ cho tiến độ công việc nhà thầu phụ Chúng mô tả Duyệt thiết kế, vẽ chi tiết kỹ thuật Approval of designs, drawings and specifications Quản lý dự án phải chắn nhóm dự án kiểm tra phê duyệt thiết kế nhà thầu phụ chúng hoàn thành thời gian xây dựng kế hoạch dự án Tương tự vậy, kế hoạch nhà thầu phụ phải kiểm tra để chắn họ đủ thời gian cho phép xem xét lịch trình riêng họ Những họp tiến độ Progress meetings Cuộc họp tiến độ tổ chức thường xuyên với báo cáo nhà cung cấp đến khách hàng, mà tranh toàn dự án trình bày Tiến độ nhà thầu phụ so với kế hoạch thống cần xem xét giám sát sai lệch Người quản lý dự án cần phải tạo môi trường mở hợp tác để nhà thầu phụ cảm thấy nêu vấn đề mối quan tâm không giấu khó khăn họ rơi vào khủng hoảng thực Kiểm chứng Witnessing tests 10 Gần so với Charles Handy, Rob Goffe Gareth Jones có cung cấp phương án thay phân tích kết nối văn hóa tổ chức với kinh nghiệm cá nhân từ việc sử dụng nó, thực bóng đèn sáng lên đầu người dân họ xem xét văn hóa đơn vị họ Họ nói đặc tính doanh nhiệp mô tả cách xác định phận , phòng ban dự án mô tả thuộc tính: • • Tính cộng đồng Tính đoàn kết Giải thích thuật ngữ: Tính cộng đồng thước đo thân thiện Tính cộng đồng sống cá nhân nơi làm việc Nó có nghĩa người liên quan đến cách thân thiện, cách chăm sóc; họ tìm “look out” cho người khác Nhóm dự án với tính xã hội cao chơi với bên công việc, phát minh ngôn ngữ riêng họ phát triển đặc điểm đội ngũ Các lợi ích fi nơi làm việc đến từ tính xã hội cao thường người có liên quan với tinh thần đồng đội cao, chia sẻ thông tin ý tưởng, sẵn sàng làm việc giới hạn bình thường Các loại khí tìm thấy công ty thành lập thường cao tính xã hội nơi sáng tạo cao cam kết thực cần thiết để thiết lập phát triển doanh nghiệp Tính cộng đồng khía cạnh tốt: có mặt tối Tính xã hội cao dẫn đến tình hữu nghị trở nên quan trọng hiệu suất Có thể có nhiều chống chịu hiệu suất bất đồng với đồng nghiệp không muốn trích hay không đồng ý Kết giải pháp tốt không thực hiện; sống tất thỏa hiệp Trong tổ chức lớn, tính cộng đồng cao dẫn đến việc thiết lập bè phái, “phòng bếp” “nhóm” nơi người bị tước quyền “vào” “ra” Nếu nghĩ đời sống cộng đồng điều trung tâm, sau đoàn kết điều đứng đầu Nó liên quan đến nhiệm vụ quản lý dự án: mục tiêu chung, công việc chung lợi ích chung mà ảnh hưởng đến tất người Bạn không cần phải thích tất người vào dự án bạn bạn phải tập trung để có công việc làm Trong tổ chức đoàn kết cao, hiệu suất hoạt động không dung nạp cánh cửa hiệu suất hiển thị - không nhớ họ họ Nhưng muốn làm việc đội dự án phải đoàn kết – tập trung? Tập trung nhiều vào mục tiêu dẫn đến bầu không khí ngột ngạt mà hiệu suất điều quan trọng có khám phá nghiêng hiệu suất giải 25 Hình 20.4 Ma trận cộng đồng/ đoàn kết Đây ma trận chiều – gia tăng cộng đồng đoàn kết thể hình 20.4 với văn hóa khác Chúng ta nhìn văn hóa khác thời gian ngắn văn hóa có khía cạnh tích cực tiêu cực hiển thị theo cách khác Networked cultures (văn hóa mạng) Trong văn hóa mạng: - Mọi người biết nơi làm việc bên công việc Họ yêu mến giúp đỡ lẫn - Có cởi mở, tin tưởng khoan dung - Hiệu suất chịu quản lý theo cách mô tả chương 21 quản lý hiệu - Khuyến khích phát triển có tiếp cận mở để phát triển nghiệp di chuyển người xung quanh - Mọi người đói phó tốt với độ phức tạp không chắn; họ “cảm thấy” hướng tới giải pháp - Ngoài văn hóa mạng khoan dung hiệu suất kém, họ phụ thuộc vào đồng thuận, tập trung vào trình thảo luận kết kết Mercenary cultures Trong văn hóa đánh thuê: (văn hóa đánh thuê) - Có thỏa thuận mạnh mẽ mục tiêu mục tiêu - Có cảm giác thực mục đích lái xe - Công việc quan trọng có nhiệm vụ trọng tâm tốt 26 - Mục đích giao tiếp để nói công việc Mặt khác nơi toàn phần để làm việc hòa bình hay cảm thông người không cung cấp “ lãng phí không gian” Các nhà quản lý nghĩ đến họp ngắn kết khuynh hướng nghiêng giúp đỡ người khác Fragmented Trong văn hóa bị phân mảnh: cultures - Mọi người làm việc cho không cho tổ (Văn hóa bị phân chức mảnh) - hiệu suất cao tất thứ; người bạn biết, bạn cung cấp mà đếm n Có nhiều tự do; bạn vấn bất tận (cao tính xã hội) nhắc nhở liên tục công ty mục tiêu (đoàn kết cao) Communal cultures Mọi người văn hóa cộng đồng: (Văn hóa cộng đồng - Có mức độ cam kết với Còn có tình hữu nghị lượng cao tập trung vào mục tiêu - Tập trung vào sản phẩm dịch vụ; nhu cầu cho chương trình nghị cá nhân - Làm việc theo nhóm tất thời gian - Hỗ trợ nhà lãnh đạo Cuối cùng, số ý kiến chung văn hóa tổ chức Mỗi tổ chức đặc trưng văn hóa nhất, ví dụ văn hóa cá nhân (sử dụng Handy) phân mảnh (sử dụng Goffee Jones), hầu hết tổ chức chứng minh vài văn hóa khác lúc Ví dụ, phận nhân nối mạng, phận tư cấn bị phân mảnh phận bán hàng người làm thuê Ngoài ra, định nghĩa văn hóa tốt hay xấu.Tất phụ thuộc vào hay hợp lý cho môi trường cạnh tranh bối cảnh làm việc Ví dụ, phận công nghệ thông tin có văn hóa mạng bạn dẫn đầu đội ngũ tư vấn bên với văn hóa phù hợp cách thức làm việc với nhu cầu khách hàng 27 20.4 Quản lý dự án với thay đổi Ngay sau dự án đưa ra, tìm nhà tài trợ từ doanh nghiệp, người đóng vai trò người quản lý thay đổi; họ cần phải đáng tin cậy có ảnh hưởng Bạn cần phải làm việc với nhà tài trợ quan hệ đối tác bạn cần họ ký vào định đóng vai trò hàng đầu việc mang lại thay đổi Bạn cần phải nâng cao nguyện vọng họ để trở thành chiến binh triệt dự án Họ kỳ vọng quản lý khó khăn kỹ thuật khó khăn người, việc thực hệ thống để họ không vỡ mộng Bạn cần đến giúp đỡ từ người khác tốt, thử xác định người đại lý thay đổi tổ chức nhận cam kết cho việc tham gia họ từ nhà quản lý trực tiếp họ Nhóm cần đào tạo hỗ trợ phát triển kỹ để thực nhiệm vụ thay đổi chương trình Ví dụ, bạn cần đào tạo người sử dụng để trở thành quản trị hệ thống hướng dẫn người dùng kiểm tra nghiệm thu Hãy nhớ rằng, mặc dù, ủy thác công việc nghĩa thoái vị trách nhiệm: bạn cần liên tục cung cấp, hỗ trợ hoạt động giám sát người sử dụng để đảm bảo họ làm việc tích cực hiệu Bạn phải tập trung vào lợi ích kinh doanh thay đổi mà bạn giới thiệu, có trách nhiệm nhóm chia sẻ để đạt chúng Sau có nhà tài trợ bên sử dụng dự án, sau bạn cần phải khởi động dự án cho đối tượng người dùng rộng Ở giai đoạn đầu vòng đời dự án hệ thống, bạn không hiểu hết cần thời gian chức cần phải có hệ thống Trong thực tế, nguy hiểm cách nói nho chạy chống bạo động tin đồn lan truyền hệ thống làm gây thiệt hại nhiều để danh tiếng tương lai bạn Thông thường, giai đoạn người muốn biết là: hệ thống giới thiệu, người chịu trách nhiệm từ điểm kinh doanh để làm cho làm việc, ảnh hưởng đến họ, số rộng làm cho kinh doanh làm điều đo lường Bất nơi có thể, bạn nên cố gắng để đảm bảo thông điệp chuyển xuống dòng quản lý - bắt đầu với tài trợ bạn từ phận IT 28 Đừng ngại nói 'tôi không biết', phải rõ ràng biết, cho ngày mà bạn chuẩn bị để dính vào liên quan đến bạn cung cấp thêm thông tin A 'đếm ngược để đi-live' biểu đồ cách tốt để chuẩn bị cho người dài build-up trước họ có bàn tay họ hệ thống Bạn muốn xem xét việc cho dự án hệ thống tên xây dựng thương hiệu trực quan, chẳng hạn biểu tượng, giai đoạn Điều mang lại cho người dân hữu hình để xác định dự án tháng trước hệ thống thực đầu ngồi vào bàn Xây dựng lòng tin tâm trí người sử dụng bước việc thực thay đổi Điều quan trọng phải liên quan đến nhân viên khách hàng việc thay đổi Với giúp đỡ huấn luyện từ nhóm dự án, người sử dụng tìm thông tin, phân tích liệu, nhu cầu tigate tra giải pháp động não, báo cáo chuẩn bị tài liệu đào tạo truyền thông Một cách mạnh mẽ để bắt đầu trình liên quan đến người sử dụng việc chuẩn bị hồ sơ rủi ro cho dự án Chắc chắn, hành động phủ đầu nhiều rủi ro giảm để người sử dụng tự, họ tham gia vào công việc dự án Xây dựng lòng tin tâm trí có nghĩa giao tiếp rộng rãi với khắp người bị ảnh hưởng hệ thống Đầu tiên, cần phải có cách phù hợp để mô tả cần thiết phải thay đổi Điều thường có nghĩa tìm cách mô tả vấn đề với tình hình - đẩy hướng tới hệ thống - tầm nhìn, hội cung cấp hệ thống - kéo hướng tới Bạn cần phải có kế hoạch xe phù hợp với thông tin liên lạc Ví dụ, sử dụng xe 'hot' cho thông tin kiến nhạy cảm , xe "nguội" cho tin nhắn bàn chi tiết Điển hình xe nóng mặt đối mặt kiện hội nghị, hội thảo, sentations trước, họp nhóm họp quản lý thường xuyên Xe lạnh điều vô giấy phương tiện điện tử video, thông báo, áp phích, email mail nội Hầu hết tất cả, nhớ munication tranh trình hai chiều: bạn cần phải dành thời gian để lắng nghe để thông báo Sử dụng môt hình để nhớ cố gắng để xây dựng lòng tin tâm trí Nó hoàn toàn đơn giản ABC dễ hiểu AABBCC 29 AA - Đối tượng hành động Xác định đối tượng hành động bạn muốn từ họ - Các rào cản lợi ích: Xác định rào cản mà đối tượng có, ngăn chặn họ cung cấp hành động nói cho họ lợi ích đến từ hành động Truyền thông điều khiển: Chọn kênh thông tin để đối tượng điều khiển biện pháp mà bạn sử dụng để kiểm tra xem hiểu rõ thông điệp nhận BB - CC Đôi cần có nhìn tổng quan cần thiết người tham gia vào dự án thay đổi Sẽ có người ủng hộ không ủng hộ, người quan tâm không đủ lực Sau thời gian trở nên rõ ràng tất cá nhân nhận đối xử tốt cách Một khung công việc thực phân loại sơ hiển thị hình 20.5 Hình 20.5: Sự thay đổi lực/ ma trận cam kết Những người phân loại theo lực – họ có khả thực thay đổi, thực chúng mang theo người khác với trình này, cam kết – niềm tin họ vào thay đổi cần thiết trình diễn niềm tin Do nhóm lại góc phần tư ma trận • Ở phía bên trái có người có thẩm đóng phần quan trọng trình thay đổi phát triển dự án mới, số lý họ không muốn làm điều cảm thông 30 • • • cảm thấy không an tâm nó; tình hình bối cảnh cần điều tra Họ có mối quan tâm phát triển mà chưa có bề mặt Ở phía bên phải người có khả năng, sẵn sàng tự tin thay đổi Đây người nhà lãnh đạo thay đổi người có ảnh hưởng tích cực phát triển Ở phía bên trái người xuất 2: không muốn thực thay đổi Không sớm muộn – sớm tốt họ phải di chuyển chuyển sang bên Ở góc phía bên phải người mong muốn có động thẩm quyền để dẫn dắt thay đổi thực Hãy xem xét cho họ huấn luyện, đào tạo, cung cấp giám sát hộ trợ cấp huấn luận viên cho họ Bạn cần tiếp tục chiến thắng trái tim tâm trí từ bạn lần khởi động dự án thông qua phải tiếp xa nữa, hệ thống gần với đời sống người dùng, điểm nhấn mạnh hoạt động người dùng phải di chuyển từ cung cấp thông tin để xác định kỹ kiến thức: từ truyền thông đến đào tạo Hai tập hoạt động phải liên kết chặt chẽ, có ý tưởng tốt để sử dụng đội để phát triển cung cấp Chìa khóa để đào tạo hệ thống hiệu phải xung quanh nhiệm vụ kinh doanh mà người dùng thực hiện, không xung quanh menu chức hệ thống Làm cho ví dụ huấn luyện thực tế sử dụng liệu trực tiếp bạn Bằng cách làm người nhìn thấy bối cảnh hệ thống sử dụng bạn giảm thiểu vấn đề thực sau Không bị hạn chế suy nghĩ đào tạo lớp học thông thường; xem xét việc cung cấp đào tạo nơi làm việc, sử dụng người sử dụng - chắn bạn chọn người cách cẩn thận đầu tư đủ thời gian việc xây dựng kỹ đào tạo họ Một cách tiếp cận thành công tạo mô hình văn phòng mà bạn chạy kịch trước "công việc thực tế" cách sử dụng hệ thống thủ tục Được thiết kế tốt, kiện cung cấp cho lợi ích việc có tác động mạnh mẽ vào người liên quan (người phần tương lai, vài nhất, sau hành động người ủng hộ mạnh mẽ thay đổi với đồng nghiệp họ ) đưa phản hồi có giá trị phụ thuộc phận kỹ thuật khác dự án Cuối cùng, chắn tài liệu đào tạo hướng dẫn người dùng nhìn chuyên nghiệp Chất lượng vật liệu in đóng vai trò lớn việc hình thành kỳ vọng ban đầu người sử dụng chất lượng hệ thống 31 Hầu hết hệ thống thông tin công cụ để người sử dụng để hỗ trợ công việc họ; để thực việc thay đổi thành công, bạn phải đảm bảo người sử dụng hệ thống cách hiệu hiệu Chỉ hệ thống có sẵn nghĩa người sử dụng Do đó, thay đổi chương trình kết hợp hoạt động thiết kế đào tạo, nâng cao nhận thức, giao tiếp trình kinh doanh quan trọng cho thành công hệ thống thông tin trình ject Trang bị kiến thức bối cảnh kinh doanh cho dự án hiểu biết văn hóa tổ chức bạn làm việc bên trong, bạn thiết kế quản lý chương trình thay đổi mà người dùng với bạn đảm bảo toàn dự án cung cấp nhu cầu kinh doanh Có số công cụ thực tế mô hình giúp đỡ thời gian Hãy xem xét tảng băng thay đổi; tất biết phần tảng băng mà thấy nhỏ nhiều so với phần mà không thấy Trong thời gian thực hiện, thấy vấn đề phải quản lý - chi phí, chất lượng thời gian - dựa nằm bên Dưới bề mặt bốn nhóm người ảnh hưởng đến tiến độ Họ đối thủ người tiêu cực thay đổi nói chung có nhìn tiêu cực thay đổi nói riêng Quảng bá mặt khác đối diện; họ có nhìn tích cực thay đổi nói chung tích cực thay đổi nói riêng Họ thấy vài lợi ích cá nhân có lẽ tận dụng lợi thay đổi Họ O-loại người đề cập trước Có đối thủ tiềm ẩn - người dường ủng hộ thay đổi mức độ hời hợt Cuối cùng, có người ủng hộ tiềm năng, hỗ trợ thay đổi Eral quát thuyết phục thay đổi đặc biệt Hầu hết phản ứng thay đổi có khoảng cách thay đổi giới thiệu, giao diện hệ thống CNTT người sử dụng nó, ity functional- hệ thống Họ thay đổi kinh doanh nguyên tắc, phạm vi Những sten nên giải giai đoạn trường hợp kinh doanh Như có linh hoạt cách mà vấn đề giải mối quan tâm người dân giải Phương thức thay đổi cung cấp cách thức nhanh chóng dễ dàng trình giám sát hoạt động cho thay đổi lớn nhỏ Đơn giản, nói Và nói mức độ không hài lòng với xảy đến nay, tầm nhìn nhứng xảy ra, số bước đạt cần phải lớn kháng cự thay đổi Sẽ thay đổi D V F 32 Vì vậy, có kháng cự, kiểm tra mức độ không hài lòng với trạng – D; đề xuất rõ ràng lợi ích rõ ràng – V; bước đường để đạt mục đích dễ dàng – F; cách để giảm kháng cự đạt bạn muốn Phân tích ảnh hưởng liên quan đến thay đổi sử dụng để phát triển kế hoạch hành động để thực thay đổi, xác định trở ngại để đề xuất giải pháp giúp đỡ để xác định hành động nhằm làm suy yếu trở ngại Nó cung cấp khuôn khổ cho việc xét yếu tố - ảnh hưởng liên quan đến thay đổi đến tình “như một” khía cạnh hệ thống cho phép liệt kê thúc đẩy động lực kiềm chế lực lượng (hình 20.6) Bắt đầu với mục tiêu rõ ràng – cách cụ thể xác giúp đỡ để xem mục tiêu cách khác cung cấp manh mối cho giải pháp, ý định tuyên bố việc sử dụng phân tích lực lượng Sau danh sách lực lượng cấm lực lượng hai cột riêng biệt, tất chúng dán nhãn, xác định sức bền tầm quan trọng họ, dù có hay không thay đổi - cách dễ dàng chậm Sau đó, gán điểm số cho người số họ, từ cho dành cho yếu đến dành cho khỏe, và, sở số điểm tổng hợp, định làm để tăng cường lực đẩy làm giảm lực cẩm Kinh nghiệm cho thấy việc giảm lực lượng cấm thường hoạt động tốt Đưa tất nỗ lực bạn vào tăng sức mạnh lực đẩy có tác động tiêu cực Hình 20.6: Phân tích ảnh hưởng liên quan đến thay đổi Kế hoạch Lực lượng gây trở ngại Lực lượng thực thay đổi thay đổi Thiết nhận biết lợi ích 33 Tình trạng không hài lòng Thường xuyên làm gián đoạn công việc Áp lực từ bên Thiếu tin tưởng vào người tạo thay đổi Những chức hệ thống Đề cao lợi ích cá nhân Theo hệ thống có liên quan, bạn nghĩ công việc bạn kết thúc sau vòng đời dự án kết thúc, người sử dụng công việc bắt đầu Đối với người sử dụng dể làm cho hầu hết lợi ích tiềm hệ thống cho dự án để đạt mục tiêu kinh doanh mình, người dùng cần hỗ trợ bạn sau go – live Công việc dễ dàng nhiều đào tạo nhà thiết kế để tạo nhóm tự hỗ trợ, người tự tin việc sử dụng tài liệu giấy hình biết số đồng nghiệp họ để chuyến đến cho cố vấn địa phương Nhưng việc thiết lập hệ thống hỗ trợ có vài học kinh nghiệm lớn để nhớ Hãy chắn mức hỗ trợ lọc vấn đề giải trách nhiệm họ Giám sát gọi giúp đỡ bàn, bạn tìm thấy vấn đề lặp lặp lại, sản xuất ngắn hạn, người sử dụng nhắm mục tiêu “thực hành tốt nhất” hướng dẫn để giáo dục người sử dụng để giải Hãy chắn tân binh đào tạo thực hành tốt không lại để tìm cách riêng để làm việc Nếu nhân viên doanh thu cao, đào tạo dựa máy tính cách hiệu để đối phó với đào tạo nghề lắp ráp Cuối chắn bạn dừng lại, xem xét lợi ích mà người dùng mang lại so với mục tiêu ban đầu, ghi nhận đóng góp người thực Một dự án lớn kết thúc rõ ràng Một mô hình quản lý thay đổi kinh doanh tóm tắt hình 20.7 Nó nhấn mạnh cần thiết làm việc với đội ngũ quản lý dự án sử dụng cao cấp tham gia với tất bên liên quan 34 Hình 20.7: Mô hình quản lý giai đoạn thay đổi kinh doanh Người sử dụng Sự từ chối Kháng cự (Trở ngại) Giai đoạn Hoạt động Khởi động Bắt đầu thực - Tập trung vào quản lý cấp cao nhóm dự án sử dụng • Thiết lập quan hệ đối tác với nhà tài trợ bạn • Xây dựng đội ngũ người dùng • Tạo thương hiệu dự án Thông tin Chiếm cảm tình trí tuệ • • • • • Thăm dò Đào tạo - Tập trung vào ảnh hưởng quan trọng cải đạo ban đầu Xác định kế hoạch truyền thông AABBCC Thu thập thông tin phản hồi Bề mặt kháng cự Xây dựng kỹ giao tiếp Tập trung lớn vào khối lượng người xem 35 Kỹ cho người dùng cuối • • • • Cam kết Nhìn lại Xây dựng dựa thành công • • • Thiết kế tình học tập an toàn, ví dụ phi công, dự án mô hình văn phòng Phát triển văn hóa công việc đào tạo với liệu thực tế Xây dựng chế hỗ trợ Đào tạo người dùng Tập trung vào sản phẩm tốt xấu Những vấn đề khai thác ban đầu Dừng lại xem xét, đánh giá thành công Khuyến khích 'mô hình' hành vi xây dựng thực hành tốt 20.5 Đạt thành công Mục đích sách giúp nhà quản lý dự án có câu trả lời cho câu hỏi: “Tại dự án bạn thất bại” Thật ra, tất người tham gia dự án biết hai điều: - Nhiều dự án thất bại coi thất bại Đó câu hỏi, có thất bại bỏ qua dự án coi thành công - Mọi người biết nguyên tắc vàng, làm phá vỡ quy tắc, “Nó vào ban đêm” Có loạt kiểm tra tình trạng dự án công cụ chẩn đoán để đánh giá khả thành công hay thất bại dự án, nói rằng, nhận điểm số thích hợp mang lại thành công cho dự án Một dự án thành công, nghĩa hoàn thành tất công việc mà khách hàng mong muốn, chất lượng đạt yêu cầu đề ra, công việc hoàn thành thời hạn chi phí cho phép Phân dự án thành loại: Dự án thành công Dự án thử thách Dự án thiệt hại Dự án thành công Dự án đáp ứng khái niệm Dự án thử thách dự án hoàn thành vào hoạt động Tuy nhiên chi phí bị đẩy lên, thời gian thực dài dự kiến bàn giao chức 36 Những dự án thiệt hại, dự án bị hủy bỏ giai đoạn phát triển Nhìn chung, có 16% dự án coi thành công, 53% Dự án thử thách 31% bị hủy bỏ Nếu nhìn theo hướng tích cực, người ta nói 69% dự án thành công Báo cáo khảo sát tham vọng biết tất câu trả lời cung cấp “khả thành công” Có yếu tố quan trọng để dẫn tới thành công dự án, là: Sự tham gia người sử dụng , nhân tố quản lý yêu cầu rõ ràng, xác từ phía khách hàng Với thời gian nhỏ hơn, thành phần phần mềm bàn giao sớm làm tăng tỷ lệ thành công dự án Với thời gian ngắn dẫn đến trình lặp lặp lại trình thiết kế, phát triển, thử nghiệm triển khai thành phần nhỏ Quá trình gọi “grow-ing” phần mềm, ngược với quan niệm "phát triển" phần mềm Một tổ chức lớn quản lý thay đổi, đề lý thay đổi thường vậy: Không có đủ nội dung cấp bách, Không có đủ người muốn thực thay đổi Các bên đủ quan tâm, để thúc đẩy thay đổi Không có tầm nhìn, tầm nhìn định hướng cho tổ chức hướng Năng lực quản lý mục tiêu nguyên nhân hàng đầu dẫn đến thất bại dự án Dưới mắt truyền thông, thay đổi kinh doanh đạt thời gian ngắn, điều với hệ thống CNTT Trong suốt vòng đời phát triển, tất người cần phải tin thay đổi hữu ích có thể, hệ thống hoạt động cung cấp lợi ích tốt Leaving an elephant in the way – Bỏ lại voi đường di chuyển Để hệ thống thay đổi thành công liên quan đến nhiều người Giao tiếp tốt có nghĩa người nhận thông điệp tích cực lợi ích hệ thống mới, khó khăn trở ngại xuất Trở ngại đến từ tổ chức, hoăc đến từ người quản lý nhân viên, không cho tham gia vào trình thay đổi 37 Không có chiến dễ dàng cả, nói cách khác, dự án chờ đợi công việc hoàn thành tất công việc dự án hoàn thành Tuyên bố thắng lợi sớm, dễ để tin trình phái triển hoàn thành hệ thống thử nghiệm tiến triển tốt Không gắn thay đổi vào sống hàng ngày Hệ thống thay đổi không dừng lại Quá trình thực cần theo đuổi cách nghiêm túc để đảm bảo tất phận hệ thống làm việc người sử dụng chúng 20.6 Tóm tắt Các thành phần chương trình thay đổi kế hoạch nghĩa tiểu dự án theo nghĩa nó, để đảm bảo tăng cường công tác truyền thông đào tạo thay đổi lợi ích hệ thống Sự tham gia người sử dụng suốt trình phát triển, họ quản lý thay đổi họ trở thành nạn nhân Một số phần cuối báo cáo là: - Hãy đối xử với tất người với kính trọng nhau, để hiểu quan điểm cách nhìn nhận họ - Bạn cần phải có người có bạn để có ủng hộ lôi kéo thêm người bạn khác - Luôn trì tập trung vào lợi ích kinh doanh thay đổi - Hãy sử dụng giúp đỡ chuyên gia Bạn không cần thiết phải làm tất việc! 38 QUESTIONS Bạn người quản lý dự án cho hệ thống quản lý kế toán cung cấp lợi nhuận tổn thất tài khoản hàng tháng cho hệ thống 30 đại lý phân phối máy tính, phần nhượng quyền cho chủ sở hữu, quản lý phận Họ làm tất hạch toán cho trước thay đổi vấn đề bạn mong đợi để gặp phải? Trên thực tế họ đại lý phân phối máy tính thực khác biệt không? Tại họ kết hợp hệ thống? Hãy xem xét tổ chức sử dụng bạn nơi bạn học văn hóa gì? Tại phải có văn hóa cụ thể? Với tư cách nhân viên văn hóa tổ chức cung cấp cho bạn hài lòng gì? Bạn tìm nhà tuyển dụng đâu? Với văn hóa tổ chức ưu tiên bạn, với tư cách nhân viên trách nhiệm nghĩa vụ mình? Bạn phải thiết kế chương trình “lòng tin hiểu biết” kết nối với việc thực hệ thống cho việc ghi chép quản lý cổ phiếu công ty xuất sách bán sách Giai đoạn chương trình vậy? 39 ... thể với quản lý dự án Quản lý dự án công nghệ thông tin xúi giục để tin dự án thay đổi thực theo khuôn khổ, cách tiếp cận quản lý dự án truyền thông cách tiếp cận tốt cho án quản lý thay đổi Các... dựa thông tin cung cấp hệ thống - Để thúc đẩy tính hiệu cho hệ thống bối cảnh này, bạn phải đưa người với bạn, để họ định chắn tốt tiếp cận giải thích liệu thông báo định - Hệ thống quản lý thông. .. không nhà thầu phụ làm việc hệ thống nhà thầu Sẽ hợp lý, hệ thống nhà thầu thực điều không khả thi nhà thầu phụ có hệ thống chất lượng phát triển tốt để thực việc Một số mức độ bảo đảm cung cấp hệ