Trường ĐH Khoa Học Tự Nhiên Tp Hồ Chí Minh TRUNG TÂM TIN HỌC Ứng dụng CNTT nâng cao Bài 4: Các tùy chọn xử lý văn tiện dụng 2016 Nội dung Các tùy chọn & xử lý văn tiện dụng Các tùy chọn Word Options Sử dụng AutoCorrect AutoText So sánh văn Ghi nhận thay đổi văn Tạo ghi chú/chú thích Chèn lưu đồ - sơ đồ tổ chức vào văn Bảo vệ văn Chèn ứng dụng khác vào tài liệu Cất tài liệu sang định dạng pdf 31/08/2016 Các tùy chọn Word Options  Công dụng Thiết lập tùy chọn cho Word để đạt hiệu tốt  Cách khai báo Chọn File Options Thay đổi màu sắc hình giao diện 31/08/2016 Các tùy chọn Word Options (tt)  Proofing Khai báo chế độ tự động chỉnh sửa nhập văn Đánh dấu kiểm tra tả ngữ pháp tiếng Anh nhập liệu 31/08/2016 Các tùy chọn Word Options (tt)  Save Lựa chọn cấu trúc file Word mặc định lưu Thiết lập thời gian Word tự độ lưu để tự phục hồi (AutoRecover) Word bị lỗi bị điện Thiết lập nơi lưu trữ file Recover Thiết lập thư mục ổ đĩa mặc định lưu mở file 31/08/2016 Các tùy chọn Word Options (tt)  Advanced - - - - Thay ký tự nhập cho vùng chọn Khi chọn cho phép tự động chọn nguyên từ Cho phép di chuyển đoạn văn cách kéo thả Sử dụng Ctrl + Click sử dụng liên kết Tự động tạo khung giữ chỗ chèn AutoShape Sử dụng phím Insert để chuyển đổi chế độ nhập văn từ Insert qua Overtype 31/08/2016 Các tùy chọn Word Options (tt)  Advanced (tt) Lựa chọn chế độ hình mặc định chèn vào văn Nếu chép văn bị khoảng cách ký tự bỏ lựa chọn Hiển thị ký hiệu Bookmark vị trí đánh dấu Hiển thị khung bao quanh vùng văn 31/08/2016 Các tùy chọn Word Options (tt)  Advanced (tt) Khai báo số lượng tập tin Word sử dụng gần mục Recent Thay đổi đơn vị đo thước (Inches, Points, Centimeters, …) Luôn tạo lưu dự phòng thực lệnh Save Cho phép lưu chế độ 31/08/2016 Các tùy chọn Word Options (tt)  Customize Ribbon Tạo thêm Ribbon tùy ý theo cách riêng người dùng Khai báo phím tắt cho lệnh Word 31/08/2016 Các tùy chọn Word Options (tt)  Quick Access Toolbar Thêm bớt lệnh Word vào truy cập nhanh 31/08/2016 10 Tạo ghi chú/chú thích  Comment _Ghi ● Công dụng ● Tạo ghi cho từ hay đoạn văn văn Cách thực  Chọn đoạn văn hay từ muốn tạo ghi Review\ Comments  New Comment 31/08/2016 24 Tạo ghi chú/chú thích  Comment _Ghi ● Cách sửa: Nhấp chuột vào ghi để sửa nội dung cần chuột phải vào từ có ● ghi  Edit Comment Cách xóa: *Chuột phải vào từ có ghi  Delete Comment chọn Delete từ thẻ Review: xóa ghi *Chọn Delete All Comments in Document: xóa tất ghi văn 31/08/2016 25 Tạo ghi chú/chú thích (tt)  Footnote & Endnote ● ● Công dụng: Trong trình xử lý văn bản, ta tạo thích cho từ Nội dung diễn giải thích trình bày chân trang (Footnote) chân (Endnote) Cách thực  Di chuyển trỏ đến vị trí sau từ cần thiết  Trên thẻ References, nhóm Footnotes, chọn lệnh Insert Footnote lệnh Insert Endnote, sau nhập thích vào 31/08/2016 26 Tạo ghi chú/chú thích (tt)  FootNote & EndNote ● Có thể thực tạo thích quy định dạng trình bày thích cách mở hộp thoại nhóm lệnh Footnotes:  Mục Location: chọn Footnote nội dung thích trình bày chân trang, chọn Endnote nội dung thích trình bày chân (cuối văn bản)  Mục Format: chọn Number format sau từ làm thích đánh số, chọn Custom mark muốn chọn ký tự thích khác ● Có thể chuyển chân trang thành chân ngược lại: chuột phải vào vùng chân trang chọn 31/08/2016 27 Nội dung Các tùy chọn & xử lý văn tiện dụng Các tùy chọn Word Options Sử dụng AutoCorrect AutoText So sánh văn Ghi nhận thay đổi văn Tạo ghi chú/chú thích Chèn lưu đồ - sơ đồ tổ chức vào văn Bảo vệ văn Chèn ứng dụng khác vào tài liệu Cất tài liệu sang định dạng pdf 31/08/2016 28 Chèn lưu đồ - Sơ đồ tổ chức vào văn (SmartArt)  Công dụng Word cung cấp công cụ giúp vẽ lưu đồ hay sơ đồ tổ chức cách nhanh chóng đẹp  Sử dụng Để dấu nháy vị trí muốn chèn  chọn Insert\Illustrations\SmartArt chọn kiểu mẫu cho sẵn  OK 31/08/2016 29 Chèn lưu đồ - Sơ đồ tổ chức vào văn (tt) Trong SmartArt Tools chọn Design để chỉnh sửa thiết kế Format để định dạng Chèn thêm Shape Thay đổi kiểu dáng Shape 31/08/2016 Chọn kiểu thể Chọn mẫu định dạng Thay đổi màu nét viền 30 Nội dung Các tùy chọn & xử lý văn tiện dụng Các tùy chọn Word Options Sử dụng AutoCorrect AutoText So sánh văn Ghi nhận thay đổi văn Tạo ghi chú/chú thích Chèn lưu đồ - sơ đồ tổ chức vào văn Bảo vệ văn Chèn ứng dụng khác vào tài liệu Cất tài liệu sang định dạng pdf 31/08/2016 31 Bảo vệ văn  Công dụng Giúp bảo vệ văn an toàn, tránh tùy tiện thay đổi, chép người không phép  Password Open Modify ● Mở văn muốn đặt mật bảo vệ File\Info\Protect Document  Encrypt with Password  Sau nhập mật lưu lại văn 31/08/2016 32 Bảo vệ văn (tt)  Mật Open Modify (tt) ● Hoặc vào File\Save as\Tools\General Option Sau nhập mật vào:  Password to Open: mở văn phải nhập mật  31/08/2016 Password to Modify: mở văn mật chọn mục Read only để xem không chỉnh sửa 33 Bảo vệ văn (tt)  Protect ● Ngoài chế độ Password open Modify, Word cho phép thiết lập chế độ bảo vệ khác:Review\Protect\Restrict Editing Giới hạn sử dụng kiểu dáng (Styles) văn • • • • Tracked changes: bảo vệ văn với chế độ Track change thiết lập Comments: khóa văn bản, phép thêm Comment_ghi Filling in forms: khóa văn làm việc với phần thiết kế Forms (không cho chép) No changes (Read only) : khóa văn cho xem Sau lựa chọn chế độ bảo vệ  chọn Yes, Start Enforcing Protection  nhập mật 31/08/2016 34 Nội dung Các tùy chọn & xử lý văn tiện dụng Các tùy chọn Word Options Sử dụng AutoCorrect AutoText So sánh văn Ghi nhận thay đổi văn Tạo ghi chú/chú thích Chèn lưu đồ - sơ đồ tổ chức vào văn Bảo vệ văn Chèn ứng dụng khác vào tài liệu Cất tài liệu sang định dạng pdf 31/08/2016 35 Chèn ứng dụng khác vào tài liệu  Ý nghĩa: Đôi trình soạn thảo muốn nhúng loại văn khác vào tài liệu để mô tả sử dụng  Thao tác: ● Để dấu nháy vị trí muốn chèn  Insert\Text\Object  chọn ứng dụng tương ứng  OK 31/08/2016 36 Nội dung Các tùy chọn & xử lý văn tiện dụng Các tùy chọn Word Options Sử dụng AutoCorrect AutoText So sánh văn Ghi nhận thay đổi văn Tạo ghi chú/chú thích Chèn lưu đồ - sơ đồ tổ chức vào văn Bảo vệ văn Chèn ứng dụng khác vào tài liệu Cất tài liệu sang định dạng pdf 31/08/2016 37 Cất tài liệu sang định dạng PDF  Ý nghĩa: Word cho phép lưu văn dạng PDF/XPS  Thao tác: ● Chọn File\Save & Send\Create PDF/XPS Document  Create PDF/XPS ● Hoặc File\Save as\Save as type : chọn PDF (*.pdf) 31/08/2016 38 ... Các tùy chọn & xử lý văn tiện dụng Các tùy chọn Word Options Sử dụng AutoCorrect AutoText So sánh văn Ghi nhận thay đổi văn Tạo ghi chú/chú thích Chèn lưu đồ - sơ đồ tổ chức vào văn Bảo vệ văn. .. Các tùy chọn & xử lý văn tiện dụng Các tùy chọn Word Options Sử dụng AutoCorrect AutoText So sánh văn Ghi nhận thay đổi văn Tạo ghi chú/chú thích Chèn lưu đồ - sơ đồ tổ chức vào văn Bảo vệ văn. .. Các tùy chọn & xử lý văn tiện dụng Các tùy chọn Word Options Sử dụng AutoCorrect AutoText So sánh văn Ghi nhận thay đổi văn Tạo ghi chú/chú thích Chèn lưu đồ - sơ đồ tổ chức vào văn Bảo vệ văn