Đang tải... (xem toàn văn)
Nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Ngành: Quản trị văn phòng MỤC LỤC TRANG DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 3 LỜI MỞ ĐÂU 4 CHƯƠNG I – LÝ LUẬN CHUNG VỂ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG . 6 1.1. Khái quát chung về công tác văn phòng . 6 1.2. Ví trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng 6 1.2.1. Vị trí của văn phòng 6 1.2.2. Vai trò của văn phòng . 7 1.2.3. Chức năng của văn phòng . 8 1.2.4. Nhiệm vụ của của văn phòng 8 CHƯƠNG II – THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND XÃ TÂN LẬP . 10 2.1. Khái quát chung về UBND xã . 10 2.1.1. Đôi nét về UBND xã Tân Lập 10 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã 10 2.1.2.1. Trong lĩnh vực kinh tế UBND xã, thị trấn thực hiện 11 2.1.2.2. Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp . 11 2.1.2.3. Trong lĩnh vực giao thông vận tải . 12 2.1.2.4. Trong lĩnh vực y tế, giáo dục . 12 2.1.3. Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND xã 13 2.1.3.1. Địa chính 13 2.1.3.2. Công an 14 2.1.3.3. Tư pháp 14 2.1.3.4. Chỉ huy quân sự . 15 2.1.3.5. Văn hóa – xã hội . 16 2.1.3.6. Văn phòng thống kê 16 2.1.3.7. Kế toán ngân sách 17 2.1.4. Tổ chức và hoạt động của bộ máy văn phòng UBND xã . 17 2.14.1. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng UBNDxã 17 2.2. Thực trạng của công tác văn phòng tại UBND xã . 17 2.1.3.Nhận xét, đánh giá 22 2.1.3.1.Ưu điểm . 22 2.1.3.2. Hạn chế . 22 CHƯƠNG III – MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN PHONG TẠI UBND XÃ TÂN Hoàng Quốc Ngọc-Lớp: ĐHLTQTVP1-K1 Trang 1 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Ngành: Quản trị văn phòng LẬP . 24 3.1. Sự cần thiết ( tầm quan trọng ) của công tác văn phòng 24 3.2. Một số kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng 25 3.2.1. Từng bước hiện đại hóa trang thiết bị, phương tiện 25 3.2.2. Chú trọng đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ . 26 3.2.3. Ứng dụng một cách có hiệu quả cong nghệ thông tin . 26 KẾT LUẬN 28 PHỤ LỤC . 30 TÀI LIỆU THAM KHẢO 31 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt UBND HĐND MTTQ KTXH VH-XH KH-KT : Diễn giải : Ủy ban nhân dân : Hội đồng nhân dân : Mặt trận tổ quốc : Kinh tế xã hội : Văn hóa – xã hội : Khoa học kỹ thuật Hoàng Quốc Ngọc-Lớp: ĐHLTQTVP1-K1 Trang 2 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Ngành: Quản trị văn phòng LỜI MỞ ĐẦU Cuộc cánh mạng khoa học – công nghệ với các thành tựu to lớn cung với các xu thế toàn cầu hóa kinh tế đang tác động mạnh mẽ, sâu sắc tới mọi hoạt động chính trị, kinh tế, văn hóa – xã hội . ở từng vùng miền của mỗi Quốc gia. Thông tin trong nền kinh tế hiện đại, luôn được coi là chất liệu cơ bản để mỗi cơ quan, tổ chức hoạt dộng sáng tạo nhằm đạt được chất lượng, hiệu quả trong quá trình công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước. Như vậy, một trong các vấn đề bức xúc mà cơ quan, đơn vị, tổ chức phải giải quyết là phải nâng cao chất lượng công tác văn phòng, công tác thông tin tại đơn vị mình. Xuất phát từ cầu thực tế nói trên và sự cần thiết của văn phòng trong mỗi cơ quan, đơn vị, tổ chức. Em đã lựa chọn và nghiên cứu đề tài: “ Nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng tại UBND xã Tân Lập – huyện Lục Yên – tỉnh Yên Bái ”. Nhăm khẳng định sự cần thiết, tầm quan trọng của công tác văn phòng trong UBND xã Tân Lập nói riên và các cơ quan, đơn vị nói chung. Hoàng Quốc Ngọc-Lớp: ĐHLTQTVP1-K1 Trang 3 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Ngành: Quản trị văn phòng Nội dung bài Báo cáo thực tập tốt nghiệp ngoài phần mở đầu và kết luận được trình bày trong 3 chương sau: Chương I – Lý luận chung về công tác văn phòng. Chương II – Thực trạng của công tác văn phòng tại UBND xã Tân Lập. Chương III - Một số kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác văn phòng tại UBND xã Tân Lập. Trong thời gian đi thực tập từ ngày 25/4/2011 đến ngày 22/5/2011 tại UBND xã Tân Lập. Em đã nhận được sự giúp đỡ, chỉ bảo nhiệt tình của cán bộ UBND xã Tân Lập và Thầy Hà Công Hải đã hướng dẫn cho em hoàn thành tốt đợt thực tập này. Bài báo cáo này là sản phẩm em thu được trong thời gian đi thực tế vừa qua. Em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của toàn thể cán bộ trong UBND xã và thầy giáo Hà Công Hải đã hướng dẫn, nhưng bài báo cáo vẫn không tránh khỏi nhưng thiếu sót. Vì vậy em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của quý thầy cô và các bạn để bài báo của em được hoàn thiện tốt hơn./. Em xin chân thành cảm ơn ! Hoàng Quốc Ngọc-Lớp: ĐHLTQTVP1-K1 Trang 4 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Ngành: Quản trị văn phòng CHƯƠNG I – LÝ LUẬN CHUNG VỂ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1.1. Khái quát chung về văn phòng. Khái niệm văn phòng: Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức để thực hiện tốt chức năng theo yêu cầu của nhà quản trị. Văn phòng tồn tại gắn với mỗi cơ cấu, loại hình tổ chức và để trợ giúp cho các nhà quản trị nên việc xác định phạm vi độc lập của một văn phòng chỉ mang tính chất tương đối. Trên cơ sở nhận thức về sự tồn tại tất yếu khách quan của văn phòng cụ thể xác định theo nghĩa rộng và hiểu theo nghĩa hẹp. Văn phòng hiểu theo nghĩa rộng hay còn gọi là Văn phòng toàn bộ, bao gồm toàn bộ bộ máy của cơ quan đơn vị từ cấp cao đến cấp cơ sở với các nhân sự trong hệ thống quản lý của tổ chức, bao gồm toàn bộ cơ sở vật chất kỹ thuật và môi trường phục vụ cho mọi hoạt động của tổ chức nói chung, cho hệ thống quản lý nói riêng. Hoàng Quốc Ngọc-Lớp: ĐHLTQTVP1-K1 Trang 5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Ngành: Quản trị văn phòng Văn phòng hiểu theo nghĩa hẹp hay còn gọi là Văn phòng chức năng chỉ bao gồm toàn bộ máy giúp nhà quản trị những công việc, đặc biệt là trong nhiệm vụ và ngay trong cơ cấu tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao. Dù đã được hiểu theo nghĩa nào thì văn phòng cũng là một thực thể tồn tại khách quan và có hệ thống cơ cấu tổ chức được quản lý điều hành theo mục tiêu nhất định. 1.2. Vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. 1.2.1. Vị trí của văn phòng. Trong quá trình hoạt động, các tổ chức luôn có mối quan hệ đối nội và đối ngoại thông qua những văn bản giao dịch. Số lượng văn bản nhiều hay ít cũng tùy thuộc vào địa lý pháp lý, tính chất hoạt động, chức năng nhiệm vụ của mỗi tổ chức, nhưng nhất thiết là phải có văn phòng hay còn gọi là phòng hành chính. Để thực hiện việc quản lý và lưu trữ các văn bản này, cùng với thúc đẩy các hoạt động tổng hợp, tham mưu, hậu cần cho công tác quản trị cũng cần có vị trí tương xứng trong tổ chức. Văn phòng là một bộ phận gần gũi, có quan hệ mật thiết với lãnh đạo, quản lý cơ quan, đơn vị trong mọi hoạt động. Do văn phòng trợ giúp cho các nhà quản trị về công tác thông tin điều hành nên có mối quan hệ rất mật thiết và mang tính thường xuyên. Mối quan hệ này góp phần quan trọng xuất phát từ đặc điểm cua quản lý thông tin, mặt khác là việc cung cấp các điều kiện vật chất, kỹ thuật phục vụ cho quá trình quản lý điều hành tổ chức. Văn phòng là bộ phận trung gian thực hiện việc ghép nối các mối quan hệ trong quản lý điều hành đơn vị theo yêu cấu. Đây là hoạt động diễn ra thường xuyên rất phong phú nên nhà lãnh đạo không chỉ giao cho bộ phận văn phòng tiếp nhận, xếp đặt các mối quan hệ. Vì vậy có nhiều người đứng đầu tổ chức ủy nhiệm cho văn phòng trực tiếp xem xét, giải quyết theo yêu cầu của nhà quản lý. 1.2.2. Vai trò của văn phòng. Hoàng Quốc Ngọc-Lớp: ĐHLTQTVP1-K1 Trang 6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Ngành: Quản trị văn phòng Theo nguyên lý và thực tế tồn tại của văn phòng trong tổ chức, người ta nhận thấy bộ phận này không thể thiếu vắng trong quá trình quản lý điều hành của một tổ chức. Việc tổ chức văn phòng như thế nào còn tùy thuộc vào các yêu cầu của nhà quản trị, thậm chí họ có thể thuê dịch vụ văn phòng từ bên ngoài tổ chức trong những điều kiện, hoàn cảnh nhất định. Qua đó chúng ta cũng thấy được bộ phận văn phòng có vai trò rất lớn đối với các nhà quản trị. Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý điều hành đơn vị. Văn phòng là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, nhất là quan hệ đối ngoại. Văn phòng là bộ máy làm việc của các nhà lãnh đạo. Văn phòng là trung tâm khâu nối các hoạt động quản lý, điều hành của tổ chức. Văn phòng là người dịch vụ tổng hợp cho các đơn vị nói chung và các nhà lãnh đạo nói riêng. Chính vì văn phòng đóng một vai trò rất quan trọng nên các nhà quản trị cũng cần quan tâm xây dựng, củng cố văn phòng theo hướng hiện đại hóa. Đồng thời nhận thức hoạt động văn phòng là hoạt động nghề nghiệp, thực tế trong xã hội tồn tại tất yếu tổ chức ngành văn phòng. 1.2.3. Chức năng của văn phòng. Văn phòng bao gồm 3 chức năng chính là tổng hợp, tham mưu và hậu cần: - Chức năng tổng hợp: Quá trình thu thập, phân tích, quản lý sử dụng thông tin và xử lý các thông tin phải tuân theo những nguyên tắc và trình tự nhất định, mới mang lại hiệu quả thiết thực. Hoạt động như trên thuộc về chức năng tổng hợp của công tác văn phòng. Chức năng này không chỉ có tác dụng thiết thực đến chức năng tham mưu của văn phòng mà còn có vai trò quan trọng đối với sự thành công hay thất bại của cơ quan đơn vị. Chính vì ý nghĩa to lớn đó của chức năng này nên các đơn vị, các doanh nghiệp luôn quan tâm củng cố và hiện đại hóa công tác văn phòng cho kịp với tốc độ phát triển của thời đại. Hoàng Quốc Ngọc-Lớp: ĐHLTQTVP1-K1 Trang 7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Ngành: Quản trị văn phòng - Chức năng tham mưu: Trợ giúp cho các nhà lãnh đạo để đưa ra những quyết định đúng đắn và chính xác. Ngoài bộ phận văm phòng làm chức năng tham mưu thì các bộ phận khác cũng đảm nhiệm chức năng tham mưu về các chuyên môn nghiệp vụ của bộ phận mình. - Chức năng hậu cần: Tạo cơ sở vật chất cho cán bộ, nhân viên trong cơ quan, đơn vị để họ thực hiện tốt chương trình kế hoạch đã đề ra. Hỗ trợ các phương tiện dụng cụ và điều kiện cần thiết để cán bộ, nhân viên nâng cao năng suất lao động và hiệu quả công tác. Góp phần tiết kiệm tiền của cả nhà nước, doanh nghiệp và thời gian của từng cán bộ nhân viên. Bảo đảm môi trường sinh thái lành mạnh, hài hòa, tạo lập được diện mạo của cơ quan, đơn vị đàng hoàng, sạch sẽ. Góp phần xây dựng đơn vị, cơ quan, ttoor chức theo hướng hiện đại và hòa nhập với các nước trong khu vực và trên thế giới. 1.2.4. Nhiệm vụ của Văn phòng. Đối với từng cơ quan, tổ chức, tùy thuộc vào quy mô lớn hay nhỏ mà bộ phận của văn phòng có những nhiệm vụ khác nhau. Nhiệm vụ đặt ra là phải đảm bảo cho hoạt động của tổ chức diễn ra thường xuyên và liên tục. Nhưng nói chung thì bộ phận văn phòng trong bấy kỳ cơ quan tổ chức nào cũng có 7 nhiệm vụ cơ bản: 1. Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan. 2. Xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của cơ quan. 3. Thu thập, xử lý và sử dụng thông tin của cơ quan, đơn vị. 4. Trợ giúp về văn bản của cơ quan, đơn vị. 5. Bảo đảm các yếu tố vật chất, tài chính cho hoạt động của cơ quan. 6. Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng. 7. Duy trì hoạt động thường xuyên của văn phòng. Hoàng Quốc Ngọc-Lớp: ĐHLTQTVP1-K1 Trang 8 Bỏo cỏo thc tp tt nghip Ngnh: Qun tr vn phũng CHNG II THC TRNG CA CễNG TC VN PHềNG TI UBND X TN LP 2.1. Khỏi quỏt chung v UBND xó v hot ng ca cụng tỏc vn phũng ti UBND xó Tõn Lp. 2.1.1. V trớ a lý xó Tõn Lp huyn Lc Yờn tnh Yờn bỏi. Xã Tân Lập là một xã vùng 3 của huyện Lục Yên tỉnh Yên Bái, địa bàn xã nằm dọc theo con sông chảy cách huyện Lục Yên khoảng 25 km. Tổng diện tích: 3.209,56 ha; xã đợc chia làm 11 thôn bản và 05 dân tộc anh em cùng chung sống (Kinh, Tày, Nùng, Dao, Mờng) toàn xã có 842 hộ dân với 4016 khẩu. Về đờng giao bộ theo tuyến trục chính có chiều dài là: 17 km. Địa giới hình thành gồm: + Phía Đông giáp xã Yên Thế, Liễu Đô, Minh Tiến. + Phía Nam giáp với xã Phan Thanh, hồ Thác Bà. Hong Quc Ngc-Lp: HLTQTVP1-K1 Trang 9 Bỏo cỏo thc tp tt nghip Ngnh: Qun tr vn phũng + Phía Tây giáp với sông chảy và xã Phúc Lợi, Động Quan. + Phía Bắc giáp với xã Tân lĩnh, Yên Thắng. Ranh giới giáp với các xã trong huyện: + Xã Yên Thắng : 2,1 km. + Thị trấn yên Thắng : 1,575 km. + Xã Liễu Đô : 2,150 km. + Xã Động Quan : 3,950 km. Nét nổi bật nhất trong cơ cấu tổ chức từ chính quyền xã đến các thôn bản trong là lấy cách thiết chế theo địa hình khu vực của làng xóm để xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy xã UBND xã vững mạnh thực hiện đúng theo chủ trơng, đờng lối của Đảng đ- ợc quần chúng nhân dân mới tin tởng vào sự lãnh đạo sáng suất, đúng đắn theo chính sách của Đảng và Nhà nớc. 2.1.2. Chc nng, nhim v, quyn hn ca UBND xó Tõn Lp. Căn cứ vào luật tổ chức HDDND và UBND đã đợc Quốc hội thông qua ngày 26 tháng 11 năm 2003 quy định về chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của HĐND và UBND nh sau: 2.1.2.1. Trong lĩnh vực kinh tế UBND xã, th trấn thực hiện những nhiệm vụ quyền hạn sau đây: - Xây dựng kế hoach phát triển KT XH hàng năm trình HĐND cùng cấp thông qua để trình UBND huyện phê duyệt, tổ chức thực hiện kế hoach đó. - Lập dự toán thu ngân sách Nhà nớc trên địa bàn, dự toán thu chi ngân sách địa phơng và phơng án bổ sung dự toán ngân sách cấp mình, dự toán điều chỉnh ngân sách địa phơng trong điều kiện cần thiết và lập quyết yoans ngân sách địa phơng trình HĐND cùng cấp quyết định và báo cáo UBND, cơ quan tài chính cấp trên thực hiện tiếp. - Tổ thực hiện ngân sách đại phơng, phối hợp với các cơ quan nhà nớc cấp trên trong việc quản lý ngõn sách nhà nớc trên địa bàn xã, thị trấn và báo cáo về ngân sách nhà nớc theo quy định của pháp luật. Hong Quc Ngc-Lp: HLTQTVP1-K1 Trang 10 . Nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng tại UBND xã Tân Lập – huyện Lục Yên – tỉnh Yên Bái ”. Nhăm khẳng định sự cần thiết, tầm quan trọng của. về công tác văn phòng. Chương II – Thực trạng của công tác văn phòng tại UBND xã Tân Lập. Chương III - Một số kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác