BÀI TẬP CÁ NHÂN MÔN QUẢN LÝ TỔ CHỨC VÀ CÁC HÀNH VI NHÂN SỰ Họ tên: Nguyễn Thị Thanh Hòa Lớp: Gamba V0210 Mail: hoapvnc@gmail.com CHỦ ĐỀ: XÂY DỰNG NHÓM HƯỚNG DẪN ĐĂNG KÝ VÀ MUA CỔ PHIẾU PVA TẠI CÔNG TY CP TỔNG CÔNG TY XÂY LẮP DẦU KHÍ NGHỆ AN I GIỚI THIỆU CÔNG TY CP TCT XÂY LẮP DẦU KHÍ NGHỆ AN (PVNC) Tên công ty: Công ty Cổ phần Tổng Công ty Xây lắp Dầu khí Nghệ An Tên tiếng Anh: PetroVietnam - Nghe An Construction Joint Stock Corporation Tên viết tắt: Địa chỉ: PVNC Tầng 8; 9, 10 - Toà nhà Dầu khí Nghệ an - Thành phố Vinh - Tỉnh Nghệ An Điện thoại: Mã số thuế: (84.038) 3844560 Fax: (84.038) 3566600 2900325413 Tài khoản giao dịch: 51010000000478 Ngân hàng Đầu tư Phát triển Nghệ An Logo Tổng Công ty: Nguyễn Thị Thanh Hòa Gamba.V0210 PVNC Vốn điều lệ đăng ký: 100.000.000.000 đồng (Một trăm tỷ đồng) 10 Ngành nghề kinh doanh Tổng Công ty xây lắp Dầu khí Nghệ An hoạt động theo giấy phép kinh doanh số 2703000523 Sở Kế hoạch đầu tư tỉnh Nghệ An cấp ngày 22/3/2005, đăng ký thay đổi lần 12 ngày 19/10/2010 với chức năng: + Xây dựng công trình dân dụng, giao thông; Kinh doanh bất động sản; Khai thác kinh doanh khoáng sản vật liệu xây dựng; Kinh doanh lữ hành du lịch, dịch vụ khách sạn; … + Bán buôn xăng dầu sản phẩm liên quan; Bán buôn máy móc, thiết bị điện, vật liệu điện; Khai thác quặng sắt; Khai thác quặng kim loại không chứa sắt; Tư vấn, môi giới, đấu giá bất động sản, đấu giá quyền sử dụng đất; + Đầu tư kinh doanh khu công nghiệp, khu đô thị, thủy điện, dân dụng, công nghiệp, giao thông, công trình thủy, điện năng, công trình hạ tầng kỹ thuật; + Kinh doanh sản phẩm từ gỗ, khai thác sơ chế gỗ, đồ mỹ nghệ; II TẦM NHÌN CHIẾN LƯỢC HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Tầm nhìn: Phát triển Tổng Công ty Xây lắp Dầu khí Nghệ An ngày vững mạnh Trở thành Công ty hàng đầu ngành Dầu khí khu vực Bắc Trung Bộ lĩnh vực xây dựng cạnh tranh với nhà thầu khác khu vực thực tổng thầu EPC xây lắp công trình dầu khí nhiều lĩnh vực Chiến lược: Nguyễn Thị Thanh Hòa Gamba.V0210 - Tập trung trọng tâm vào xây lắp công trình chuyên ngành dầu khí, công trình xây dựng công trình: dân dụng, công nghiệp, giao thông, công trình thủy, thuỷ lợi, điện năng… - Tăng nhanh tỷ trọng công việc có hàm lượng chất xám công nghệ cao - Phát huy lực sẵn có, mở rộng phát triển lĩnh vực xây nhà cao tầng để khai thác tối đa nguồn lực nhằm mang lại hiệu cao cho Tổng Công ty - Tập trung đào tạo phát triển nguồn nhân lực có trình độ cao, đáp ứng yêu cầu xây lắp công trình theo tiêu chuẩn nước quốc tế -Từng bước mở rộng hợp tác với đối tác khác nước nhằm nâng cao lực cạnh tranh nước khu vực sở đáp ứng cách động nhu cầu ngày cao khách hàng Xây dựng thương hiệu PVNC thành thương hiệu mạnh nước, khu vực Để đáp ứng nhu cầu ngày lớn dự án xây dựng hộ chung cư cho cán công nhân viên Tỉnh Nghệ An Ngoài ra, Tổng Công ty cần thêm vốn để trang bị thêm máy móc thiết bị nhằm chủ động nâng cao lực thi công công trình, đồng thời góp phần tăng sức cạnh tranh vị Tổng Công ty Tổng Công ty có phương án phát hành cổ phiếu tăng vốn điều lệ từ 100 tỷ đồng lên 600 tỷ đồng Sau kết thúc đợt chào bán cổ phiếu tăng vốn điều lệ, Tổng Công ty có vốn điều lệ 600 tỷ đồng Với số tiền huy động từ việc chào bán thêm lần này, PVNC sử dụng vào mục đích nâng cao lực thi công công trình đồng thời đầu tư vào Dự án dự kiến triển khai Để thực thành công việc tăng vốn điều lệ, nhiệm vụ đề phải có kết hợp phòng ban thành lập nhóm làm việc riêng để đạo phục vụ nhiệm vụ này, nhóm “Hướng dẫn đăng ký mua cổ phiếu PVA” thành lập với mục đích Nguyễn Thị Thanh Hòa Gamba.V0210 III PHÂN TÍCH CÁC YẾU TỐ LIÊN QUAN ĐẾN VIỆC THÀNH LẬP NHÓM “HƯỚNG DẪN ĐĂNG KÝ VÀ MUA CỔ PHẦN PVA” Các khái niệm bản: Nhóm hai hay nhiều cá nhân có tác động qua lại phụ thuộc lẫn nhau, người đến với để đạt đến mục tiêu cụ thể Nhóm thường phân thành nhóm thức nhóm không thức Nhóm thức nhóm định nghĩa cấu tổ chức quản lý đơn vị Việc hình thành nhóm thức người lãnh đạo tổ chức song điều nghĩa muốn hình thành Nhóm thức quy định chiến lược kinh doanh, cấu trúc tổ chức, công nghệ kỹ thuật sử dụng… Nhóm thức chia thành nhóm mệnh lệnh nhóm nhiệm vụ Nhóm mệnh lệnh nhóm xác định sơ đồ tổ chức bao gồm người lao động nhận mệnh lệnh báo cáo trực tiếp lên người quản lý Nhóm nhiệm vụ bao gồm người lao động làm việc với để hoàn thành nhiệm vụ mục tiêu Nhóm không thức liên minh không xác định cách có tổ chức cấu trúc thức Những nhóm hình thành tự nhiên từ môi trường công việc sở quan hệ thể thụ cảm cá nhân Nhóm không thức hình thành để thỏa mãn nhu cầu xã hội, nhu cầu quan hệ người Nhóm không thức phân thành nhóm lợi ích nhóm bạn bè Các giai đoạn phát triển nhóm: Sự phát triển nhóm trình động, phần lớn nhóm nằm tình trạng liên tục thay đổi Tuy nhiên ta chia phát triển nhóm thành bốn giai đoạn: Nguyễn Thị Thanh Hòa Gamba.V0210 - Hình thành: đặt trưng việc giải chủ yếu không vững chắc, không ổn định mục đích, cấu trúc, lãnh đạo nhóm Các thành viên nhóm thăm dò để xác định dạng hành vi phù hợp – hành vi người chấp nhận Giai đoạn kết thúc thành viên thấy phận nhóm - Bão tố: giai đoạn xung đột nhóm Các thành viên chấp nhận tồn nhóm có kháng cự lại kiểm soát mà nhóm ảnh hưởng tới cá nhân Hơn nữa, cá nhân có xung đột với người kiểm soát nhóm Giai đoạn bão tố kết thúc hình thành cách rõ ràng cấu trúc thứ bậc lãnh đạo nhóm - Hình thành chuẩn mực giai đoạn mà quan hệ gắn bó gần gũi phát triển, gắn bó nhóm tăng cường Giai đoạn kết thúc có cấu trúc rõ ràng nhóm nhóm có mong đợi chung chuẩn mực - xác định hành vi thành viên nhóm hay sai, chấp nhận hay không chấp nhận - Giai đoạn thực hiện: Cấu trúc thời điểm rõ ràng người chấp nhận Năng lượng nhóm chuyển từ việc tìm hiểu lẫn sang việc thực tốt nhiệm vụ Cấu trúc nhóm Hiểu biết cấu trúc nhóm tìm thấy ba khái niệm: vai trò, chuẩn mực địa vị Con người đòi hỏi phải thực nhiều vai trò, với nhiều vai trò khác hành vi cá nhân khác Có số thái độ hành vi thực phù hợp với vai trò tạo đồng vai trò Con người có lực thay đổi hành vi cho phù hợp với thay đổi vai trò nhanh họ nhận thấy tình yêu cầu đòi hỏi cách rõ ràng thay đổi Nguyễn Thị Thanh Hòa Gamba.V0210 Tất nhóm thiết lập chuẩn mực, tiêu chuẩn chấp nhận hành vi Những chuẩn mực chung cho tất thành viên nhóm Các chuẩn mực cho thành viên nhóm điều họ hoặckhông thể làm tình định Những chuẩn mực thức viết nội quy, quy chế, luật lệ thủ tục để người tuân thủ Song, phần lớn chuẩn mực không thức, bất thành văn Địa vị nhân tố quan trọng để giải thích dự đoán hành vi nhân tố động viên mạnh mẽ có kết cục hành vi chủ yếu cá nhân nhận thức khác biệt nhận thức họ người khác địa vị họ Các nguyên tắc làm việc theo nhóm - Tạo đồng thuận: Những buổi họp cách thức tuyệt hảo để bổi đắp tinh thần đồng đội thói quen làm việc theo nhóm từ lúc đầu thành lập nhóm Những loạt buổi họp giúp thành viên làm quen với nhau, tạo trí mục tiêu giao vấn đề cần giải mặt tổ chức - Thiết lập mối quan hệ với ban quản trị - Khuyến khích óc sáng tạo - Phát sinh ý kiến mới: Mọi ý kiến cần ghi chép lên biểu đồ hay bảng để người nhìn thấy Sau đó, loại bỏ nhũng ý kiến bất khả thi tóm tắt ý khả thi - Học cách ủy thác - Khuyến khích người phát biểu - Chia sẻ trách nhiệm - Cần linh hoạt: Mỗi thành viên phải có khả thực vai trò chí người khác Dù việc khó đến đâu có đồng lòng toàn nhóm hoàn thành Tại nên làm việc theo nhóm Nguyễn Thị Thanh Hòa Gamba.V0210 Nhóm giúp cải thiện giao tiếp thông qua hoạt động trao đổi diễn thường xuyên, người trở nên thân thiện, từ giúp bầu không khí học tập, lao động trở nên sôi động Mọi người dần giảm bớt chủ nghĩa cá nhân để hướng đến tập thể, để giải vấn đề lớn mà người nhóm người làm việc độc lập, riêng rẽ hoàn thành Bầu không khí làm việc tổ chức thay đổi theo hướng tích cực, người có thái độ thiện chí với Chính mà vấn đề hóc búa thường giải dễ dàng - Xây dựng tinh thần đồng đội hỗ trợ phát triển, mở rộng hợp tác liên hệ tất cấp - Thu hút người vào công việc, nâng cao tinh thần làm việc, phát triển ý thức chất lượng tiến Tạo hội thuận lợi cho thành viên phát huy tài mình: Nhóm tạo hội tuyệt vời để giải vấn đề công việc hàng ngày Mọi người có dịp nhóm họp, suy nghĩ đưa ý kiến cho việc giải vấn đề khó khăn Quá trình sử dụng kiến thức, sức lao động, máy móc, nguyên liệu… xảy bất trắc, vận dụng chất xám chất xám tập thể phương thức tối ưu để khắc phục bất trắc Nhóm tạo hội vô hạn cho thành viên giải khó khăn, đồng thời khiến thành viên nhận thấy phần hữu tổ chức - Nâng cao trình độ thành viên hoạt động toàn tổ chức thông qua: Thảo luận nhóm, kích thích sáng tạo người Hiệu học tập hay suất lao động bị ảnh hưởng nhiều tâm lí người thực hiện, tham gia vào nhóm tâm lí thành viên cải thiện nhiều, hiệu học tập, suất lao động cải thiện đáng kể Mặt khác, tham gia hoạt động nhóm, vấn đề khó khăn thành viên đưa giải tập thể, áp lực công việc giảm bớt, đồng thời họ nhận thấy Nguyễn Thị Thanh Hòa Gamba.V0210 nhiều khía cạnh chưa tích cực lao động học tập để tự khắc phục thay đổi cho phù hợp II XÂY DỰNG NHÓM “HƯỚNG DẪN ĐĂNG KÝ VÀ MUA CỔ PHẦN PVA” TẠI TỔNG CÔNG TY XÂY LẮP DẦU KHÍ NGHỆ AN Dựa kiến thức nhóm, lợi ích hiệu từ mô hình làm việc theo nhóm Để việc huy động vốn phục vụ cho việc tăng vốn điều lệ đạt kết tốt, Tổng Công ty Xây lắp Dầu khí Nghệ an lập kế hoạch triển khai việc thành lập nhóm “Hướng dẫn đăng ký mua cổ phiếu PVA” Thành lập nhóm: Các thành viên nhóm chọn lọc từ nhân phòng ban, dự kiến từ năm đến bảy cán Các thành viên chọn lọc tiêu chuẩn người trẻ, nhanh nhạy, động, nhiệt tình, có khả giao tiếp tốt, cử thân thiện Sau tập hợp đủ số thành viên nhóm tiến hành bầu nhóm trưởng Tiêu chí bầu Nhóm trưởng người có khả giao tiếp tốt, tạo mối quan hệ thân thiện với thành viên nhóm; Có khả đánh giá, tổng hợp vấn đề; Có khả nhân sự: phân chia nhiệm vụ, giao nhiệm vụ cho thành viên, đánh giá vấn đề…, khả chuyên môn, khả quan trọng, đảm bảo công việc thực với hiệu cao Nhiệm vụ nhóm: Nhiệm vụ chung: Hưóng dẫn cổ đông đăng ký nộp tiền mua cổ phần PVA Nhiệm vụ nhóm trưởng: Thống mục tiêu chiến lược cho nhóm; Chủ trì họp; Đảm bảo tiến độ thực công việc, nhiệm vụ đề ra; Kiểm tra, phân tích, khắc phục sai sót; Phân nhiệm vụ thực cho thành viên Nhiệm vụ thành viên: - Hướng dẫn, tiếp nhận kiểm tra đơn đăng ký mua cổ phần - Lên danh sách để kiểm tra, rà soát thông tin thống kê số lượng tiền nộp - Phối hợp với phòng tài để đối chiếu lượng tiền lập báo cáo Nguyễn Thị Thanh Hòa Gamba.V0210 - Tổng hợp kết để báo cáo lên lãnh đạo Tổng công ty Các vấn đề cần giải nhóm giải pháp: - Phương thức làm việc nhóm chủ yếu gặp gỡ trực tiếp thành viên; Tuy nhiên trao đổi thông tin qua email, điện thoại hình thức khác cho đảm bảo cung cấp tài liệu đến thành viên khác Giải pháp: + Có số buổi hội ý để tháo gỡ khó khăn, vướng mắc công việc nhóm; thảo luận phân chia công việc cho giai đoạn tiếp theo; Tăng cường công tác hướng dẫn, xếp cập nhật thông tin đến thành viên + Khích lệ động viên cho ý tưởng; ý kiến đóng góp cá nhân; + Có linh hoạt công việc; thành viên làm việc tinh thần tự nguyện chia sẻ trách nhiệm, sẵn sàng hướng dẫn hỗ trợ cần; có trao đổi hợp tác với đơn vị khác để nắm bắt thông tin hỗ trợ hiệu công việc - Xuất xung đột nhóm ý kiến trái ngược cho vấn đề Đây giai đoạn phân tách thành nhóm nhỏ tổng thể nhóm lớn cần thảo luận để xếp cách hợp lý cho nhiệm vụ nhóm hiệu công việc mục tiêu chung Giải pháp: + Có mục đích rõ rệt: Mỗi thành viên biết rõ việc phải làm tầm quan trọng việc ấy, vai trò cá nhân phải cụ thể nhóm toàn tâm để đạt mục đích đề + Xây dựng tinh thần làm việc nhóm: Trưởng nhóm phải tạo phương thức làm việc theo nhóm, xây dựng hợp tác, đồng thuận tương trợ thành viên Trong trình làm việc, nhóm trưởng nên cởi mở, sẵn sàng tiếp thu ý tưỏng nguồn tư liệu cung cấp thành viên nhóm, tạo không khí chan hoà giữ gìn đoàn kết nhóm Nguyễn Thị Thanh Hòa Gamba.V0210 + Các thành viên chủ động giao tiếp, tích cực lắng nghe để thấu hiểu thay phán xét nhau; Luôn phải có tinh thần nhiệt huyết, tự tin hăng hái làm việc, hỗ trợ, quan tâm khích lệ lẫn nhau, tâm để hoàn thành tốt nhiệm vụ + Để giải khúc mắc ý kiến trái chiều cần có trao đổi, điều chỉnh nhằm tạo đồng thuận, công việc thành viên cho ý kiến nhóm xem xét mang tính khả thi hiệu cao cho thực Để giữ tinh thần làm việc chung hoà thuận tin tưởng lẫn công cụ hiệu - Công việc nhóm chia theo thời kỳ khác có mục đích cho giai đoạn chiến lược phương pháp cho thời kỳ cụ thể vấn đề xem xét rõ ràng Đánh giá kết quả: Để đánh giá hiệu làm việc nhóm “Hướng dẫn đăng ký mua cổ phần PVA” cần dựa vào tiêu chí sau đây: - Khả phối hợp làm việc nhóm - Khả cập nhật thông tin; tổng hợp báo cáo nhanh, xác số lượng người tham gia đăng ký mua cổ phần - Sự linh hoạt trình triển khai công việc - Tính cụ thể khả thi nhiệm vụ thành viên Kế hoạch triển khai xây dựng nhóm “Hướng dẫn đăng ký mua cổ phần PVA”: Nội dung công việc Thời gian Truyền thông, hướng 15- Người tham gia Cách thức tham Ban truyền thông gia Truyền thông cho dẫn cổ đông nhà đầu 20/9/2011 cổ đông tư Tiếp nhận đơn đăng ký 20/9/2011 nhà đầu tư Toàn thời gian, Nguyễn Thị Thanh Hòa Thành Gamba.V0210 viên 10 cổ đông nhà đến đầu tư Thu tiền nhóm làm việc theo nhóm Kết hợp với 15/11/2011 15/11/2011- Thành 2/12/2011 nhóm, thành viên phòng kế toán lấy viên phòng tài thông tin đối Rà soát thông tin lần 15/11/2011- kế toán Thành viên cuối cho người đăng 2/12/2011 nhóm mua cổ phần In sổ cho cổ đông chiếu số tiền Chia hồ sơ giao nhiệm vụ rà soát cụ thể lần 12/2011 cuối Thành viên nhóm Làm việc theo phòng ban nhóm kết hợp liên quan công ty chứng khoán Trong trình làm việc, tưởng nhóm có trách nhiệm cập nhật báo cáo kết công việc chung công việc cụ thể cá nhân để lãnh đạo cấp nắm bắt tình hình có phản hồi, điều có tác động tích cực đến tinh thần làm việc nhóm hiệu công việc giao Kết thúc đợt làm việc có buối đánh giá rút kinh nghiệm cho lần hoạt động khác, nêu việc làm tốt tồn cần khắc phục, có công việc nhóm nhìn nhận cách cụ thể Đánh giá kết rõ ràng tạo khích lệ, động viên cho thành viên nhóm, từ đưa phương pháp để xây dựng nhóm làm việc sau hiệu Nhóm công cụ cần thiết để thúc đẩy cho nhiệm vụ cụ thể thời gian cụ thể, xây dựng mô hình nhóm hiệu điều không Tổng công ty Xây lắp Dầu khí Nghệ An hướng tới mà chung cho tổ chức; Đánh giá tầm quan nhóm giúp thúc đẩy hiệu công việc triển khai nhiệm vụ tốt Đó điều mà đề tài quan Nguyễn Thị Thanh Hòa Gamba.V0210 11 tâm hướng tới, giúp cung cấp thêm cách nhìn vai trò nhóm làm việc thúc đẩy hiệu cho nhiệm vụ công việc cụ thể Tài liệu tham khảo: - GRIGGS - MBA Program, Giáo trình Quản trị Hành vi Tổ chức - Nguyễn Hữu Lam, 2009, Hành Vi Tổ Chức,1, Hồng Đức - Tài liệu tăng vốn điều lệ Tổng Công ty Xây lắp Dầu khí Nghệ an - Nguồn internet Nguyễn Thị Thanh Hòa Gamba.V0210 12 ... bất trắc Nhóm tạo hội vô hạn cho thành vi n giải khó khăn, đồng thời khiến thành vi n nhận thấy phần hữu tổ chức - Nâng cao trình độ thành vi n hoạt động toàn tổ chức thông qua: Thảo luận nhóm,... trò nhóm làm vi c thúc đẩy hiệu cho nhiệm vụ công vi c cụ thể Tài liệu tham khảo: - GRIGGS - MBA Program, Giáo trình Quản trị Hành vi Tổ chức - Nguyễn Hữu Lam, 2009, Hành Vi Tổ Chức, 1, Hồng Đức... Đảm bảo tiến độ thực công vi c, nhiệm vụ đề ra; Kiểm tra, phân tích, khắc phục sai sót; Phân nhiệm vụ thực cho thành vi n Nhiệm vụ thành vi n: - Hướng dẫn, tiếp nhận kiểm tra đơn đăng ký mua cổ