ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA TP.HỒ CHÍ MINH  - BÁO CÁO QUẢN LÝ DỰ ÁN CHO KỸ SƯ CASE STUDY: Managing Project Teams: Franklin Equipment, Ltd GVHD: Bành Thị Uyên Uyên Nhóm thực hiện: Nhóm Big-Zero Tp HCM, tháng 10 năm 2015 MỤC LỤC Trang BẢNG PHÂN CÔNG Họ tên Nhiệm vụ Phần trăm công việc tóm tắc case, dịch tài liệu chương 11, phân chia công việc, trả lời câu hỏi Dịch case, dịch tài liệu chương 11, làm slide thuyết trình Dịch tài liệu chương 11, trả lời câu hỏi Trả lời câu Trả lời câu 4, tổng hợp file word % Dịch tài liệu Slide Word Trả lời câu hỏi Quản lý nhóm Tổng I.TÓM TẮT TÌNH HUỐNG Công ty Franklin Equipment, Ltd công ty chuyên sản xuất thiết bị nghiền đá dùng để đập tạo đường siêu tốc Công ty muốn mở rộng thị trường Trung Đông gặp nhiều khó khăn Charles Gatenby kiếm hợp đồng khu vực Trung Đông người công ty đề cử làm người quản lý dự án Dự án vô quan trọng Trang công ty thân Gatenby Trong dự án: • Bill Rankins: kỹ sư thiết kế xuất sắc • Rob Perry: quản lý hoạt động chịu trách nhiệm việc chế tạo lắp đặt • Elaine Bruder: quản lý tài • Stonebreaker: quản lý nhân Và người làm việc với dự án trước (kể Charles Gatenby) Carl Jobe: chuyên viên tư vấn dự án kết nối thành viên nhóm, người mà Gatenby đặt niềm tin việc giải mâu thuẫn nội đưa nhóm đạt đến thành công cuối Các vấn Jobe thành viên:  Bruber: cho có nhiều chi phí phát sinh tăng lên nhiều sản phẩm bàn giao trễ hạn Có có ý định khỏi dự án  Perry: làm việc công ty 15 năm, nhận làm chung với Rankins mâu thuẫn cá nhân Anh ta cho dự án làm làm với Rankins  Rankins: làm việc công ty năm, thừa nhận với Perry có mâu thuẫn nên làm chung Anh ta cho Perry cố thay đổi thiết kế ảnh thay đổi tồi tệ Những vấn đề không xãy làm việc người quản lý khác  Stonebreaker: tỏ hòa hứng mong chờ dự án sớm bắt đầu Cô ta cho Perry Rankins làm việc với dự án họ chuyên nghiệp Cuộc đối thoại họ cuối tiến đến sau: Jobe: "tại làm bạn mong đợi Rankins Perry làm việc tốt với nhau, kể chuyện xảy họ? Động để họ có để làm vậy?" Gatenby: "Như bạn nên biết, FEL yêu cầu thiết lập mục tiêu thức quản lý dự án quản lý chức đầu dự án Tôi làm với Bruder, Stonebreaker, Perry, Rankins Perry Rankins có mục tiêu rõ ràng họ phải làm việc tốt với hợp tác với nhau." Jobe: "những xảy họ không đáp ứng mục tiêu này?" Gatenby: "tôi đã thảo luận với cấp Có vẻ sau tháng thứ không ổn Perry Rankins FEL sa thải Rankins." Jobe: " Perry biết điều chứ?" - Gatenby: "Anh biết." Trang II.TRẢ LỜI CÁC CÂU HỎI Câu hỏi 1: Hãy cho thấy tiêu chí mà FEL phân bổ quản lý vào nhóm dự án Các tiêu chí có tác động nào? Vấn đề xảy gì? a.Cơ sở lý thuyết • Một nhóm dự án hình thành qua bước Bước hình thành nhóm - Yêu cầu đặt cho giai đoạn + Làm quen thành viên khác + Hiểu phạm vi dự án + Đặt luật lệ nhóm + Tôn trọng lẫn thành viên dự án quan hệ cá nhân - Cuối cùng, thành viên phải ý thức rằng, thân họ phần dự án • Những yếu tố ảnh hưởng đến phát triển nhóm: - Số lượng thành viên lớn 10 - Thành viên phù hợp với nhóm dự án - Các thành viên làm việc từ bắt đầu đến kết thúc dự án - Các thành viên làm việc toàn thời gian cho dự án - Các thành viên khuyến khích tin tưởng lẫn - Các thành viên báo cáo cho người quản lý dự án - Tất phòng ban có đại diện nhóm - Dự án có mục tiêu bắt buộc hấp dẫn thành viên - Các thành viên bình đẳng  Có số yếu tố mà chúng không thiết phải tuân theo  Điều quan trọng người phải nhận ràng buộc, khó khăn dự án, họ phải làm để hoàn thành dự án Tuyển chọn thành viên dự án + Người quản lý lựa chọn nhân viên cho dự án họ + Các thành viên chọn có : - Khả giải vấn đề - Sự diện - Chuyên môn nghề nghiệp - Sự tín nhiệm - Mối quan hệ tốt - Tham vọng, sáng kiến lượng  Dựa người tốt, người có sẵn người mong muốn tham • Trang gia dự án, người quản lý lựa chọn người nhóm dự án  Dự án “đi tong” từ đầu thành viên miễn cưỡng khác biệt thái độ cam kết b.Áp dụng trả lời câu hỏi • FEL phân bổ thành viên vào dự án dựa vào lực chuyên môn họ khả sẵn sàng họ • Điều đưa hiệu sau: + Dự án bảo đảm thực người có lực nên dự án không chệch khỏi mục tiêu + Hoàn thành thời gian cho phép • Nhưng lại có số điều tệ hại: + Các thành viên cam kết, đồng lòng, khuyến khích tin tưởng lẫn + Không bình đẳng + Không nhiệt huyết với dự án Câu hỏi 2: Tại vấn đề thành viên nhóm làm việc tốt quan trọng dự án quốc tế Abu Dhabi? a.Cơ sở lý thuyết Quản lí xung đột dự án: Trong giai đoạn thực hiện, vấn đề phát sinh dự án không tiến hành theo kế hoạch, vấn đề kỹ thuật, vấn đề liên quan nhân viên,các điểm mốc quan trọng dự án trở nên khó khăn để đáp ứng tiến độ chậm Điều dẫn đến căng thẳng đội chậm trễ việc ngăn chặn hoàn thành công việc họ Người quản lý dự án phải định kịp tiến độ, đầu tư kinh phí bổ sung để kiểm soát tiến độ dự án theo kế hoạch, thu hẹp phạm vi dự án nhẳm tiết kiệm thời gian.Sự căng thẳng dự án thể xung đột cá nhân áp lực để sử dụng nguồn lực hiệu Trong giai đoạn giao hàng, lịch trình tiếp tục nguồn xung đột lớn việc chậm tiến độ làm việc đáp ứng ngày hoàn thành mục tiêu khó khăn Áp lực để đáp ứng mục tiêu với lo lắng ngày tăng qua nhiệm vụ tương lai gây căng thẳng cá nhân Các vấn đề kỹ thuật giải giai đoạn trước Bằng cách thiết lập vai trò rõ ràng, phát triển mục tiêu chung tầm nhìn chung sử dụng biện pháp khuyến khích nhóm cộng tác qua khen thưởng Quản lí dự án phải khéo léo việc độc ngôn ngữ thể để xác định bất đồng không nói Họ phải giữ liên lạc với diễn dự án vấn đề nhỏ leo thang Hài hước lúc chuyển hướng tập trung vào tốt cho dự án làm giảm bớt căng thẳng có khả bùng lên dự án b.Áp dụng trả lời câu hỏi Trước tiên nên hiểu team mạnh team có đặc tính gì: • Nhóm phải chia với ý thức mục đích chung thành viên nhóm sẵn sàng làm việc để đạt mục tiêu dự án • Xác định lực chuyên môn người để sử dụng chúng cách hiệu quả, tùy Trang • • • • • • thuộc vào mục đích mà dự án cần thời gian định nào, thời kì khác đó, thành viên phải sẵn sàng chấp nhận ảnh hưởng thân, lãnh đạo thành viên kỹ thích hợp cho nhiệm vụ lúc Vai trò thành viên nhóm phải cân để tạo điều kiện cho việc hoàn thành nhiệm vụ cảm nhận tinh thần vai trò nhóm Sử dụng lượng nhóm để giải vấn đề cho cạn kiệt vấn đề mang tính chất cá nhân đấu tranh thành viên nhóm Những quan điểm khác khuyến khích tự bày tỏ ý kiến Khuyến khích chấp nhận rũi ro sáng tạo, lỗi lần giải xem hội để học hỏi kinh nghiệm trừng phạt Đặt nhân cách thành viên cao hiệu suất mà họ làm việc Khuyến khích thành viên nhận thức mục tiêu dự án Các thành viên đối xử nhóm xem điều kiện quan trọng để mang lại hai yếu tố tính chuyên nghiệp phát triển thân sau Vậy dự án mang tâm quốc tế AbuDhabi việc xung đột thành viên dự án quan trọng định thành bại dự án sau Một việc mà nhóm mạnh có hầu hết yêu cầu thành viên phải đoàn kết lẫn Việc mà mà tám mục tiêu CHIA SẺ lẫn Nếu xung đột dự án xảy việc quản lý xung đột khó khăn xử lý xung đôt ảnh hưởng đến tiến độ công việc chung toàn nhóm Trong nhóm có xung đột ý kiến sáng tạo dần lỗi ngày xuất nhiều ảnh hưởng đến dự án Khi xung đôt xảy việc mà xác định lực người khó khăn làm cho khó xác định lực họ dự án để đặt họ vào vị trí thích hợp Câu hỏi 3: Thảo luận tình tiến thoái lưỡng nan mà Jobe đối mặt a.Cơ sở lý thuyết - Thông thường nhà tư vấn bên thuê để làm cố vấn giúp cho việc quản lý, vận hành dự án trở nên dễ dàng Hơn nữa, theo xu hướng chung thành viên nhóm dự án thẳng thắn cởi mở với người - Một điều cần lưu ý việc sử dụng chuyên gia tư vấn bên nhà quản lý thường lợi dụng điều để đối phó với vấn đề mà họ chưa sẵn sàng giải Các nhà quản lý thường đưa cho chuyên viên tư vấn tình khó bảo họ “giải vấn đề cho nhóm đi” Một điều mà thường nhà quản lý không nhận chìa khóa cho việc sửa lỗi lầm nhóm đơn giản cải thiện, nâng cao mối quan hệ thành viên nhóm - Để việc nâng cao mối quan hệ thành viên diễn thuận lợi, người quản lý dự án phải sẵn sàng cho việc xem xét lại vai trò nhóm, nhìn nhận đắn thay đổi hành vi, thói quen làm việc thành viên dựa ý kiến thành viên khác nhóm - Chuyên viên tư vấn sử dụng nhiều phương pháp khác để xây dựng đội nhóm hiệu Dưới phương pháp sử dụng phổ biến o Đầu tiên thu thập thông tin chuẩn đoán sơ tình hình nhóm dự án Cho dù cá nhân hay vấn lần thành viên Trang dự án, chuyên viên tư hỏi hỏi chung hiệu suất làm việc nhóm dự án, tức là, điều cản trở phát triển dự án Nó giúp thành viên nhắm vào chủ đề thật quan tâm ,tầm quan trọng vấn đề liên quan đến Vì xác định người liên quan đề vấn đề có ảnh hưởng trực tiếp đến cách vượt qua vấn đề b.Áp dụng trả lời câu hỏi Tính tiến thoái lưỡng nan Jobe: Jobe người mà công ty Franklin Equipment thuê để giúp hỗ trợ giải vấn đề làm việc nhóm thành viên dự án Jobe kỳ vọng người kết nối thành viên nhóm lại với nhau, giúp thành viên nhóm làm việc với để đạt mục tiêu cao Thậm chí trưởng nhóm dự án- Gatenby dành nhiềm niềm tin vào Jobe Nó tạo áp lực không nhỏ cho Jobe phải cố gắng để người tin tưởng anh thất vọng Nhưng vấn người then chốt dự án, tình hình vô xấu, anh cảm thấy hoang mang Quản lý tài dường muốn khỏi nhóm Kỹ sư hiết kế nhà quản lý hoạt động thừa nhận họ ghét lẫn làm việc Nhưng quản lý nhân sự, làm việc dự án với Perry Rankins trước đó, hi vọng mối quan hệ làm việc lạc quan dự đoán đề Jobe đặt nhiều niềm tin, điều khiến anh phải cố gắng hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ, với nhóm làm việc vậy, khả thất bại hoàn toàn xãy Xin rút khỏi dự án phương án thông minh dành cho Jobe, tiếp tục lại, thành công tên tuổi anh không phương tiện phù hợp tên lữa, mang thật xa Nhưng khả thấp nhiều so với thất bại nhóm Ở lại cố gắng để đạt mục tiêu vô khó, hay thất vọng người đạt kỳ vọng lên anh Nó thật khó cho Jobe để định Câu hỏi 4:Jone nên khuyên Gatenby a.Cơ sơ lý thuyết 1.Quản lý hệ thống khen thưởng dự án - Nhà quản lý dự án có trách nhiệm quản lý hệ thống khen thưởng nhằm mục đích nâng cao hiệu suất làm việc nhóm nỗ lực cá nhân - Nhiều dự án bị đánh giá không mức, nhàm chán, xung đột với vấn đề cần ưu tiên, trở thành gánh nặng Trong trường hợp này, phần thưởng lớn hoàn thành dự án thành viên quay với họ thích giúp ích cho cá nhân họ Không may, nhóm có thái độ chất lượng dự án trở nên tồi tệ Trong hoàn cảnh này, phần thưởng thúc đẩy động lực cho việc làm việc nhóm tốt - Hầu hết dự án tổng hợp nỗ lực cá nhân, tạo cảm giác hệ thống khen thưởng khuyến khích làm việc nhóm tốt Công nhận nỗ lực thành viên bất chấp kết công việc làm cho nhóm dễ bị tan rã Công việc dự án phụ thuộc lẫn nhau, khó mà người xứng đáng với thành đạt - Trong dự án có xu hướng tập trung vào phần thưởng nhóm, có họ cảm thấy cần phải thưởng cho cá nhân Đó không dùng để bù đắp vào nỗ lực phi Trang thường họ mà báo hiệu hình mẫu cần học tập Cụ thể hơn, loại phần thưởng sau thường sử dụng  Thư khen ngợi Thư nên thêm vào hồ sơ cá nhân  Công nhận kết công việc cách công khai Đây ưu tiên hàng đầu thành viên nhóm dự án  Giao công việc  Linh hoạt Kiểu phép ngoại lệ số trường hợp Ví dụ phép trễ deadline lần chẳng hạn Hoặc cháu bị ốm… nghỉ Phần thưởng cá nhân nên sử dụng khôn ngoan tốt nên tập trung vào nhóm Nếu cảm thấy bị đối xử bất công nhóm trở nên dễ bị tan rã Phần thưởng cá nhân nên xử dụng tất người nhận thành viên hoàn toàn xứng đáng khen ngợi 2.Trẻ hóa nhóm dự án - Người quản lý dự án nhận cần thiết họp xây dựng nhóm để nâng cao khả làm việc team Mục tiêu để tăng tính hiệu nhóm thông qua việc quản lý tốt nhu cầu dự án tiến trình - Nhìn thẳng vào bên nhóm, hiệu suất mà nhóm đạt được, loại bỏ hành vi bất thường làm ảnh hướng đến tiến trình nhóm, đồng thời tăng cường hành vi tốt - Thông thường nhà tư vấn bên thuê để làm cố vấn giúp cho việc quản lý, vận hành dự án trở nên dễ dàng Hơn nữa, theo xu hướng chung thành viên nhóm dự án thẳng thắn cởi mở với người - Một điều cần lưu ý việc sử dụng chuyên gia tư vấn bên nhà quản lý thường lợi dụng điều để đối phó với vấn đề mà họ chưa sẵn sàng giải Các nhà quản lý thường đưa cho chuyên viên tư vấn tình khó bảo họ “giải vấn đề cho nhóm đi” Một điều mà thường nhà quản lý không nhận chìa khóa cho việc sửa lỗi lầm nhóm đơn giản cải thiện, nâng cao mối quan hệ thành viên nhóm - Để việc nâng cao mối quan hệ thành viên diễn thuận lợi, người quản lý dự án phải sẵn sàng cho việc xem xét lại vai trò nhóm, nhìn nhận đắn thay đổi hành vi, thói quen làm việc thành viên dựa ý kiến thành viên khác nhóm b.Áp dụng trả lời câu hỏi Thứ nhất: Khen thưởng khích lệ tinh thần thành viên để họ sẵn sàng tham gia vào dự án Gatenby phải có buổi gặp gỡ trực tiếp với thành viên nhóm dự án: - Đề cao lực người đánh giá cao thành mà họ làm dự án làm chung trước đó.Có thể có phần thường chung dể khích lệ nhóm - Nói rõ mặt hạn chế người mắc phải để họ kịp thời sửa đổi dự án Trang Cho người biết tầm quan trọng dự án tới vai trò nhiệm vụ người.Phải cho họ thấy ràng họ phần quan trọng dự án - Khuyến khích môi trường làm việc cởi mở, lịch tôn trọng lẫn Mỗi người phải có mục tiêu làm việc rõ ràng lợi ích công ty Thứ hai: Giải mâu thuẫn Perry-Rankins Đây xem mâu thuẫn căng thẳng dự án trước Cả hai người tài giỏi nên thật đáng tiếc họ làm việc dự án Gatenby cần có buổi làm việc trực tiếp với Perry Rankins để hiểu rõ nguyên nhân mâu thuẫn giải mâu thuẫn cá nhân - Cần cho người thấy rõ điểm cần sửa đổi giúp họ giảm bớt cá nhân làm dự án nhau, đặc biệt lại dự án quan trọng.Perry nên có thái độ cởi mở vơi Rankins không tự ý thay đổi thiết kế anh Rankins thái độ coi thường Perry khoe khoang cấp - Nếu hai bên không chịu sửa đổi mâu thuẫn căng thẳng giải sau: Cần thêm người làm việc trung gian họ để kết nối công việc hai người,tạo thống công việc Tránh trường hợp hai người phải trao đổi trực tiếp với dự án - Nói rõ nhiệm vụ người thưởng phạt rõ ràng, công khai sau làm dự án Khuyến khích hai người làm việc cởi mở tôn trọng lẫn Mỗi người phải có mục tiêu làm việc rõ ràng lợi ích công ty Thứ ba: Khuyên Gatenby thay đổi quan điểm :”Sau hai tháng thứ không ổn Parry Rankins FEL sa thải Rankins “ lẽ: - Việc sa thải nhân viên không nên dựa vào thời gian làm vệc lâu năm hay không mà phải dựa vào lực làm việc họ.Việc sa thải chẳng khác nào”Ma cũ bắt nạt ma mới”,nó làm tính trẻ hóa nhóm dự án.Không ảnh hưởng đến tâm lý nhân viên trẻ khác công ty - Hơn việc sa thải lại Perry (người có mâu thuấn trucwcj tiếp với Rankins) biết trước.Như hai tháng đó,Perry cố tình làm việc không tốt để Rankins bị sa thải - Gatenby nên nói rõ lại với Perry Rankins sau hai tháng làm việc mà hai người làm việc không hiểu hay cố tình gây mâu thuẫn với người lại,làm ảnh hưởng đến dự án bị phạt cho rời khỏi dự án, nghiêm trọng bị sa thải khỏi công - Trang ty.Như đảm bảo công dự án giúp công ty giữ vững uy tín Trang 10 ... Dịch tài liệu Slide Word Trả lời câu hỏi Quản lý nhóm Tổng I.TÓM TẮT TÌNH HUỐNG Công ty Franklin Equipment, Ltd công ty chuyên sản xuất thiết bị nghiền đá dùng để đập tạo đường siêu tốc Công ty... vượt qua vấn đề b.Áp dụng trả lời câu hỏi Tính tiến thoái lưỡng nan Jobe: Jobe người mà công ty Franklin Equipment thuê để giúp hỗ trợ giải vấn đề làm việc nhóm thành viên dự án Jobe kỳ vọng người