BÀI LÀM Giới thiệu tổ chức làm việc Hiện Tôi công tác Sở Giao dịch chứng khoán Hà Nội Sở GDCK Hà Nội tiền thân Trung tâm Giao dịch Chứng khoán Hà Nội (TTGDCKHN) thành lập theo Quyết định số 127/1998/QĐ-TTg ngày 11/7/1998 Thủ tướng Chính phủ đơn vị nghiệp có thu, chuyển đổi theo Quyết định số 01/2009/QĐ-TTg, ngày 02/01/2009 Thủ tướng phủ Theo Quyết định Sở GDCK Hà Nội tổ chức hoạt động theo mô hình công ty trách nhiệm hữu hạn thành viên thuộc sở hữu Nhà nước hoạt động theo Luật Chứng khoán Luật Doanh nghiệp Bộ Tài ban hành Điều lệ Tổ chức hoạt động cho Sở Quyết định số 1354/QĐ-BTC ngày 29/5/2009 Về tổ chức, máy quản lý điều hành: bao gồm Hội đồng quản trị, Ban Kiểm soát, Tổng giám đốc Phó Tổng Giám đốc Bộ Tài đại diện chủ sở hữu Nhà nước Sở ủy quyền cho Hội đồng Quản trị thực số quyền nghĩa vụ chủ sở hữu Nhà nước Sở; TGĐ đại diện theo pháp luật Sở Về chế tài chính: Sở đơn vị hạch toán độc lập, tự chủ tài chính, thực chế độ tài chính, chế độ báo cáo thống kê, kế toán, kiểm toán nghĩa vụ tài theo quy định pháp luật doanh nghiệp Chức năng, nhiệm vụ: Trên sở kế thừa chức trước Trung tâm (mà thực chất chức Sở GDCK), Sở tổ chức hoạt động niêm yết, giao dịch chứng khoán Sở, giám sát hoạt động thành viên giao dịch, tổ chức niêm yết, tổ chức đăng ký giao dịch, nhà đầu tư tham gia giao dịch chứng khoán, hỗ trợ phát triển thị trường thông qua việc cung cấp hệ thống sở hạ tầng kỹ thuật, thông tin, đào tạo, tuyên truyền phổ biến kiến thức Ngoài ra, để hỗ trợ trình cổ phần hóa doanh nghiệp Nhà nước huy động vốn cho đầu tư phát triển, Sở chịu trách nhiệm tổ chức đấu giá cổ phần hóa, đấu giá tài sản tài đấu thầu trái phiếu Chính phủ hệ thống Trong viết này, xin trình bày dự án đổi mô hình quản lý Ban tổ chức đấu giá Sở GDCK Hà Nội Phát triển tầm nhìn, đổi Ban Tổ chức đấu giá cổ phần thành lập từ năm 2005 theo Quyết định số 01/QĐ-TTGDHN ngày 10/01/2005 Giám đốc Trung tâm GDCK Hà Nội Ban Tổ chức đấu giá có chức tổ chức đấu giá cổ phần hóa, đấu giá tài sản tài Sau gần năm thực đến Ban tổ chức đấu giá khoảng 250 doanh nghiệp với tổng giá trị cổ phần chào bán khoảng 15,5 nghìn tỷ, tổng giá trị cổ phần trúng giá thu khoảng 29,5 nghìn tỷ Hiện nay, nhân Ban gồm 17 thành viên 02 Lãnh đạo Ban 15 thành viên phân theo 05 nhóm nghiệp vụ; đó: Trưởng Ban 01 Phó Tổng Giám đốc, Tôi phụ trách Phòng Quản lý Niêm yết kiêm Phó Ban tổ chức đấu giá cổ phần Toàn thành viên Ban tổ chức đấu giá kiêm nghiệm hoạt động phòng nghiệp vụ điều gây nhiều khó khăn công tác tổ chức, điều hành Hoạt động đấu giá thực theo vụ mà chưa có cán chuyên trách để nghiên cứu, cải tiến phương pháp tổ chức hoạt động để nâng cao hiệu làm việc Từ thực tế đó, dẫn đến cần thiết phải kiện toàn hoạt động đấu giá để phục vụ cho công tác chuyên môn, bổ sung số cán trẻ vào Ban, tạo hội làm việc mảng nghiệp vụ khác để mở rộng kiến thức, nâng cao kỹ nghiệp vụ, đồng thời đảm bảo nguồn nhân có kinh nghiệm hoạt động đấu giá từ phòng nghiệp vụ để trường hợp cần thiết Ban TGĐ điều động, phục vụ đấu giá lớn Việc đổi mô hình quản lý Ban tổ chức đấu giáđược lập dựa sở số lý thuyết OB có liên quan (Xây dựng nhóm hiệu quả; cấu trúc thiết kế tổ chức; thay đổi tổ chức) sử dụng phương pháp nghiên cứu như: Hệ thống hóa, phân tích trạng, đối chiếu so sánh mô hình; thảo luận nhóm; tổng hợp lựa chọn định Quá trình thực dự án diễn theo bước sau: Thống ý tưởng với thành viên Ban tổ chức đấu giávà lập dự án khả thi; báo cáo Tổng Giám đốc dự án Nếu dự án khôndg phê duyệt quay lại bước 1; phê duyệt tiếp tục bước sau: Thử nghiệm dự án; báo cáo kết thử nghiệm; hoành chỉnh dự án; thực hiện; báo cáo đánh giá kết sau tháng hoạt động theo mô hình Phân tích vấn đề cần phải thay đổi hoạt động Ban tổ chức đấu giá phần Sở Giao dịch chứng khoán Hà Nội Dự án nghiên cứu phân tích dựa lý thuyết OB xây dựng nhóm hiệu quả, cấu trúc thiết kế tổ chức thay đổi tổ chức Theo lý thuyết OB Nhóm hệ thống gồm hai người trở lên, tương tác lẫn nhau; lập để hành động đạt mục tiêu chung xác định; nhóm nhìn nhận thực thể xã hội Các đặc điểm hoàn toàn với Ban tổ chức đấu giácủa Sở GDCK Hà Nội Ban tổ chức đấu giáđược lập để giúp Tổng Giám đốc thực chức nhiệm vụ Sở tổ chức hoạt động đấu giá cổ phần, gắn kết công tác cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước với huy động vốn từ công chúng đầu tư qua hoạt động đấu giá cổ phần niêm yết giao dịch, góp phần thúc đẩy việc xếp khu vực doanh nghiệp nhà nước theo tiến trình cải cách kinh tế Chính phủ, xóa bỏ chế cổ phần hóa khép kín, đồng thời tạo lượng hàng hóa cho thị trường chứng khoán Ngoài ra, Ban tổ chức đấu giácũng phối hợp với SCIC, DATC việc đấu giá, tham gia trình xếp DNNN Các định nhóm bị ảnh hưởng yếu tố: Thời gian; đánh giá thành viên khác; hoà nhập vào môi trường nhóm; định chung nhóm; định từ phân cực nhóm Dưới góc độ cá nhân, thành viên lo ngại đánh giá tiêu cực đồng nghiệp đưa ý kiến Dưới sức ép hoà nhập vào nhóm, thành viên không dám bảo vệ quan điểm mình, dễ thoả hiệp với ý kiến chung Sự phân cực dẫn đến định thái nhóm Quyết định chung nhóm thường định tối ưu dựa đồng thuận từ thành viên Quyết định Ban tổ chức đấu giáthường thời gian so với nhiệm vụ giao cho cá nhân cụ thể cần thời gian để tổ chức thực cần đồng thuận đa số thành viên Trước tình hình hoạt động không hiệu cộng với việc thiếu cá nhân cầm trịch, chịu trách nhiệm trước định nhóm Các thành viên Ban tổ chức đấu giánhận thấy cần phải có thay đổi Ban Trên sở vận dụng hầu hết phương pháp lý thuyết OB như: (i) Khắc phục hai nguyên nhân gây thất bại xây dựng nhóm không để nhóm trưởng có ảnh hưởng lớn đến nhóm thành viên có quyền phản biện; (ii) Cải thiện việc định nhóm cách chấp nhận xung đột mang tính xây dựng khuyến khích sáng tạo thành viên; (iii) Thực chiến lược xây dựng nhóm theo chức năng, nhiệm vụ Nhưng kết thu hai năm không đáng kể Thỉnh thoảng có việc chậm tiến độ Các Chương trình, Báo cáo thường phải sửa lại tới lần thứ thông qua Mỗi thành viên cố gằng, tìm cách thay đổi nhóm kết không mong muốn ? Chúng ta chuyển công việc kiêm nhiệm Ban phòng nghiệp vụ không? Chúng ta thành lập Phòng đấu giá riêng liệu có hiệu không? Sau nhiều lần thảo luận thống chuyển hoạt động Ban tổ chức đấu giáthành Phòng Đấu giá Phong đấu giá chuyên trách hoạt động tổ chức đấu giá cổ phần chịu trách nhiệm trưc tiếp trước Tổng Giám đốc, tăng trách nhiệm thành viên hoạt động đấu giá cổ phần Cấu trúc tổ chức đề cập tới phân chia lao động mô hình phối hợp, truyền đạt thông tin, lưu lượng công việc quyền lực thức, định hướng cho hoạt động tổ chức Các cấu trúc tổ chức phân chia lao động thành nhóm có nhiệm vụ riêng phối hợp lực lượng lao động để hoàn thành mục tiêu chung Sự phân chia lao động- phân chia công việc chuyên môn hoá; phối hợp công việc- liên kết mắt xích hệ thống để đảm bảo hệ thống vận hành theo mục tiêu chung Bốn yếu tố cấu trúc tổ chức mạng lưới kiểm soát, tập trung hoá, hình thức hoá phòng ban hoá Trong cấu trúc theo phòng- ban chức xếp người lao động theo phạm vi kiến thức, kỹ định; theo chức cụ thể Tổ chức Mô hình tỏ phù hợp Tổ chức lớn, có tính chuyên mốn hóa cao đặc biệt phù hợp với quan quản lý Sở GDCK Hà Nội Trên sở nhận thức cấu trúc tổ chức cộng với việc tham khảo mô hình quản lý Tổ chức tương tự Việt Nam số nước khác, nhận thấy chuyển thành Phòng Đấu giá có số ưu điểm: Hỗ trợ tính chuyên môn hóa cao quản lý điều hành hoạt động đấu giá Sở; Trưởng phòng người giám sát trực tiếp thay Trưởng Ban tổ chức đấu giálà cán kiêm nhiệm Điều giúp cho công tác giám sát hiệu Trưởng phòng có đủ kỹ năng, kiến thức chuyên biệt dành toàn thời gian cho Phòng Đấu giá; định tối ưu nhanh Phòng Đấu giá có người chịu trách nhiệm người đưa định cuối Tuy mô hình Phòng Đấu giá cổ phần tạo nhược điểm nhân viên tập trung vào lợi ích cục phòng thay lợi ích chung Sở từ nẩy sinh mâu thuẫn phận Sở, dẫn đến phối hợp thực mục tiêu chung Sở Điều đòi hỏi Ban Lãnh đạo phải tăng cường kiểm soát, phối hợp Tuy nhiên nhận thấy việc chuyển thành Phòng Đấu giá cổ phàn giải vấn đề quan trọng Ban tổ chức đấu giá trước nâng cao tính chuyên môn hóa, tăng tính hiệu công việc Như nhận thức vấn đề nhóm, cấu trúc thiêt kế tổ chức quan trọng nhận thức cần phải thay đổi mô hình tổ chức mô hình khác hiệu Mô hình phân tích Force field Lewin lý thuyết OB cho thấy thay đổi Ban tổ chức đấu giácổ phần diễn theo quy trình làm tan băng, thay đổi đóng băng trở lại Ban tổ chức đấu giáchính trạng thái cân ban đầu Tự thân trạng thái qua năm đầu tồn (2005-2011) cho thấy không hiệu mong muốn Các thành viên thay đổi Điều cho thây động lực làm tan băng lớn trở lực (phân tích chi tiết động lực, trở lực phân tích trên, xin không đề cập lại) Thực tế trình thay đổi Ban tổ chức đấu giáđã sang giai đoạn thứ 2, giai đoạn thay đổi Ý tưởng lập Ban tổ chức đấu giácủa Tổng Giám đốc quan tâm Chúng hoàn chỉnh Dự án thay đổi mô hình tổ chức Ban tổ chức đấu giáđể trình phê duyệt thức Khi Dự án phê duyệt thức triển khai thực tế trình thay đổi tổ chức sang giai đoạn đóng băng trở lại Trạng thái cân xác lập, có tên Phòng Đấu giá Như việc thay đổi tổ chức Ban tổ chức đấu giádường diễn thuận lợi Kế hoạch thực Bài học rút Sau chia sẻ ý tưởng, lập Dự án, Ban tổ chức đấu giá lập Kế hoạch thực Dự án sau: Stt Hoạt động Người thực Thống ý tưởng với thành viên Ban tổ Lãnh đạo Ban chức đấu giávà lập dự án khả thi; Đấu giá 2* Báo cáo dự án; Nhóm trưởng thành viên Hoàn thành 3/2012 10/4/2012 Nếu dự án chưa duyệt quay lại bước 1; duyệt tiếp tục bước 3* Thử nghiệm, báo cáo kết thử nghiệm; Các thành viên 10/5/2012 4* Hoành chỉnh dự án; Ban Đấu giá 31/5/2012 Thực hiện; Trưởng phòng nhân viên 01/6/2012 Báo cáo đánh giá kết sau tháng hoạt Trưởng phòng động theo mô hình nhân viên 12/2012 * Giai đoạn thên chốt dự án Ngay sau đề xuất ý tưởng thay đổi với Tổng Giám đốc, Ban tổ chức đấu giá nhận thấy rõ hiệu việc thay đổi mô hình lên “giá mà thực điều sớm hơn” Nếu thay đổi diễn sơm chắn Ban tổ chức đấu giágiờ có vai trò lớn Đây học lớn Ban tổ chức đấu giácũng thành viên Kết luận Sự phân tích sở lý thuyết OB hoạt động thực tế Ban tổ chức đấu giá cho thấy mô hình Ban tổ chức đấu giácổ phần không phù hợp đố với Tổ chức thực chức tổ hoạt động đấu giá cổ phần Sở Giao dịch Chứng khoán Hà Nội điều kiện Phòng Đấu giá lựa chọn đắn trường hợp Nhận định khẳng định chắn Báo cáo đánh giá sau tháng hoạt động theo mô hình Phòng Đấu giá cho thấy Phòng Đấu giá hoàn thành công việc tiến độ, với chất lượng cao Dự án đạt kết tốt nhận định mở hướng nghiên cứu tiếp cho Nghiên cứu chuyển đổi Phòng Đấu giá trở Trung tập đấu giá cổ phần trực thuộc Sở GDCK Hà Nội, Trung tâm đấu giá cổ phần đơn vị độc lập có dấu trụ sở riêng, chịu trách nhiệm quan giám sát Sở Giao dịch Chứng khoán Hà Nội./ Tài liệu tham khảo: Giáo trình Quản trị Hành vi Tổ chức Đại học Griggs, Hà nội tháng 8/2009; www.hnx.vn www.humanmetrics.com Báo cáo thường niên năm 2010 Sở Giao dịch chứng khoán Hà Nội ... hoành chỉnh dự án; thực hiện; báo cáo đánh giá kết sau tháng hoạt động theo mô hình Phân tích vấn đề cần phải thay đổi hoạt động Ban tổ chức đấu giá phần Sở Giao dịch chứng khoán Hà Nội Dự án nghiên... hoạt động thực tế Ban tổ chức đấu giá cho thấy mô hình Ban tổ chức đấu giácổ phần không phù hợp đố với Tổ chức thực chức tổ hoạt động đấu giá cổ phần Sở Giao dịch Chứng khoán Hà Nội điều kiện Phòng... thay đổi Ban tổ chức đấu giáđã sang giai đoạn thứ 2, giai đoạn thay đổi Ý tưởng lập Ban tổ chức đấu giácủa Tổng Giám đốc quan tâm Chúng hoàn chỉnh Dự án thay đổi mô hình tổ chức Ban tổ chức đấu