Môn học: Quản trị Hành vi Tổ chức BÀI TẬP CÁ NHÂN Đề bài: Bạn phát triển dự án đổi mô hình quản lý cá nhân nhóm làm việc cho doanh nghiệp/tổ chức bạn làm việc Hãy xác định doanh nghiệp/tổ chức bạn, có vấn đề hay hội liên quan đến chủ đề môn học hành vi tổ chức? Tại sao? Bạn có giải pháp mang tính thực tiễn dựa sở lý thuyêt hành vi tổ chức? ĐỀ TÀI: XÂY DỰNG HỆ THỐNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ LÀM VIỆC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VẠN THẮNG TRÊN QUAN ĐIỂM KHOA HỌC QUẢN TRỊ HÀNH VI TỔ CHỨC VỀ ĐỘNG VIÊN KHUYẾN KHÍCH NHÂN VIÊN LÀM VIỆC Công ty cổ phần đầu tư xây dựng Vạn Thắng – Van Thang construction investment Join Stock Company (Van Thang Coinve.,JSC) thành lập năm 2009 theo theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103039656 ngày 06/08/2009 Sở kế hoạch đầu tư TP Hà nội cấp Ban đầu với số vốn điều lệ tỷ đồng, có 01 văn phòng đại diện 60 CBNV với thông tin sau: - Trụ sở Cổ đông sáng lập Vốn điều lệ Số cán nhân viên Mạng lưới hoạt động : P406 Nơ 18 đô thị Pháp Vân –Tứ Hiệp, Hoàng Mai, Hà nội : Các cá nhân : tỷ VND : Đến số lượng CBNV 60 : 24 tỉnh thành phố Các đối tác lớn: - Tập đoàn Dầu Khí Việt Nam Tổng Công ty Xây Dựng Số 1, Tổng công ty Cầu Thăng Long Tổng công ty công nghiệp xi măng Việt Nam Mục tiêu: Trở thành Công ty xây dựng công trình giao thông lớn năm 2015 Sứ mệnh: - Xây dựng văn hóa cởi mở, hòa đồng môi trường làm việc hiệu - Sứ mệnh với nhân viên; Đem lại giá trị bền vững hấp dẫn cho cổ đông - Sứ mệnh với cổ động; Đóng góp tích cực vào phát triển cộng đồng xã hội - Sứ mệnh với xã hội, cộng đồng Giá trị cốt lõi: - Hướng tới khách hàng; Nỗ lực vượt trội; Năng động sáng tạo; Tinh thần đồng đội; Tuân thủ kỷ luật Yếu tố người vấn đề quan trọng để Vạn Thắng thực mục tiêu trở thành công ty xây dựng công trình giao thông đứng top đầu Việt Nam vào năm 2015, thực tầm nhìn, sứ mệnh giá trị cốt lõi Đề đạt mục tiêu thực thách thức lớn, đòi hỏi người Công ty phải nỗ lực từ hoàn thành mục tiêu Việc khuyến khích nhân viên làm việc thực công việc quan trọng cấp thiết Công ty Tầm quan trọng khuyến khích, tạo động lực làm việc khẳng định giá trị cốt lõi là: “Nỗ lực vượt trội” Do đó, yếu tố then chốt Vạn Thắng cần phải thực việc đổi mô hình quản lý cá nhân, nhóm làm việc theo hướng động việc khuyến khích nhân viên, nâng cao động lực làm việc Để cạnh tranh thị trường, đứng vững phát triển chiến lược cạnh tranh tối ưu chất lượng sản phẩm Việc nâng cao chất lượng sản phẩm đòi hỏi không quy trình làm việc, trang thiết bị sở vật chất, công nghệ mà đòi hỏi trình độ nỗ lực nhân viên Chỉ nhân viên có tinh thần thái độ làm việc tốt, làm việc có động lực trì chất lượng sản phẩm Đặc biệt chất lượng sản phẩm để khẳng định cần thời gian dài, liên tục trì thị trường ghi nhận Trong việc trì chất lượng sản phẩm cần phải trọng đến yếu tố quy trình, công nghệ, sở vật chất người Trong đó, quy trình, công nghệ, sở vật chất mang tính ổn định cao, người không giống vậy, họ thường xuyên phải khuyến khích trì động lực làm việc Với lý trên, Việc thực dự án khuyến khích động viên, nâng cao nỗ lực làm việc nhân viên việc làm cấp thiết Trong tổ chức, doanh nghiệp yếu tố định thành công làm việc nhân viên tổ chức Sự làm việc cá nhân kết hợp lực mong muốn họ để làm công việc Do đó, động lực yếu tố quan trọng kích thích tiềm năng, nỗ lực làm việc nhân viên Sự khích lệ tổ chức cá nhân khác nguồn lực quan trọng để tạo nên động lực nhân viên, mối quan hệ xã hội chìa khóa thành công cách kích thích người khác Động lực mong muốn cố gắng đạt mục tiêu công ty thỏa mãn nhu cầu cá nhân Một người kích thích có cố gắng để hoàn thành công việc người không kích thích Động lực mong muốn làm gì, đâu, điều xác định khả thỏa mãn nhu cầu cho cá nhân Tuy nhiên cá nhân phải tổ chức định họ thỏa mãn nhu cầu cá nhân tổ chức (công ty) đạt mục tiêu Do đó, động lực cá nhân gắn với mục tiêu công ty Động lực xuất phát từ việc cố gắng thỏa mãn nhu cầu chưa đáp ứng (khi thỏa mãn nhu cầu không động lực) trình thúc đẩy động lực, Hình Nhu cầu không thỏa mãn Sự tước đoạt Tăng ức chế Ức chế chức ức chế không chức Cố gắng để đạt Nhu cầu đươc thỏa mãn Giảm ức chế Hành vi bên Đạt mục tiêu Trạng thái cân Hình2: Quá trình thúc đẩy động lực Thành phần động lực gồm: Sự cố gắng cá nhân, mục tiêu công ty nhu cầu cá nhân Quá trình thúc đẩy động lực nhân viên bắt đầu với nhu cầu không thỏa mãn Những nhu cầu không thỏa mãn trạng thái thiếu thốn, bạn muốn mà không đạt nên gây ức chế Sự ức chế có hai dạng có chức không chức Ức chế chức ức chế tích cực, làm cho nhân viên hướng vào việc thực công việc Ức chế không chức ức chế tiêu cực, dẫn đến vấn đề tâm lý cho nhân viên giảm cố gắng nhân viên Từ ức chế chức năng, nhân viên có cố gắng phù hợp, tập trung thực công việc để đạt kết họ Mối liên hệ cố gắng trình thực công việc khả tăng cường nỗ lực để đạt thành công công việc Khi có cố gắng họ đạt hiệu cao công việc Tuy nhiên, cố gắng nhiều lần mà không đạt kết ức chế chức ban đầu chuyển thành ức chế không chức gây hại đến tâm lý nhân viên Do đó, công việc nhân viên phải rõ ràng, việc bố trí công việc phải khoa học, phù hợp với lực phải có hỗ trợ đầy đủ, đào tạo hướng dẫn để cố găng nhân viên đạt kết Khi thực công việc, nhân viên hướng đến việc hoàn thành công việc Khi việc hoàn thành công việc nhân viên với mục tiêu công ty kết hợp thành thúc đẩy động lực làm việc nhân viên Khi đó, việc nhân viên hoàn thành công việc dẫn đến mục tiêu công ty đạt Do đó, công ty phải có mục tiêu rõ ràng, có kế hoạch thực mục tiêu cụ thể đảm bảo nhân viên biết rõ chúng Qua nhân viên biết ý nghĩa công việc họ hiểu rõ công ty mong đợi họ họ phải để đạt mục tiêu công ty Mỗi cá nhân có mục tiêu chúng liên hệ chặt chẽ với mục tiêu công ty Khi mục tiêu công ty thực nhân viên thưởng cho việc làm tương ứng với kết đóng góp họ Phần thưởng thỏa mãn cho nhân viên Mục tiêu phần thưởng cá nhân thường lại khác công ty có hệ thống khen thưởng chung cho toàn nhân viên Do vậy, phải hòa hợp hệ thống với mục tiêu cá nhân Muốn tăng cường động lực, công ty phải đảm bảo nhu cầu cá nhân phải thỏa mãn Để thỏa mãn nhu cầu cá nhân trước hết phải đánh giá xác nhu cầu họ gì? Có hệ thống đánh giá kết làm việc ghi nhận đóng góp, nỗ lực nhân viên Có hệ thống khen thưởng, sách đãi ngộ công theo hiệu làm việc Mô hình đặc tính công việc bao gồm thay đổi kỹ năng, xác định nhiệm vụ, ý nghĩa công việc, tự định phản hồi yếu tố định đến động lực làm việc nhân viên Kỹ phù hợp đào tạo, nhiệm vụ, ý nghĩa công việc xác định rõ ràng nhân viên có động lực làm việc Sự tự định (tự chủ) cao có động lực Khi nhân viên nhận phản hồi hiệu làm việc giúp họ có động lực công việc Một số cách thay đổi mô hình đặc tích công việc để tạo động lực áp dụng như: Mở rộng công việc, luân chuyển công việc, làm việc nhà, làm việc mềm dẻo thời gian Việc khuyến khích, tạo động lực cho nhân viên thực công việc khó định đến thành công hay không công ty Qua lý thuyết nghiên cứu động lực làm việc đưa số gợi ý để áp dụng việc khuyến khích, tạo động lực cho nhân viên: - Xác định khác lực trình độ nhu cầu cá nhân Qua bố trí công việc, sử dụng biện pháp khích lệ phù hợp; Ví dụ: Người có trình độ thấp người quản lý phải để ý quan tâm, động viên giao tiếp nhiều hơn, không cần giám sát chặt họ đào tạo tốt - Tuyển dụng nhân viên phù hợp với công việc, với môi trường văn hóa doanh nghiệp Nếu không phù hợp dù họ có cố gắng không đạt kết cao, bị stress xung đột văn hóa dẫn đến triệt tiêu động lực làm việc; - Thiết lập mục tiêu đạt Nhân viên thường làm việc tốt công việc có thử thách phải thử thách đạt Những mục tiêu đặc biệt khó khăn cần có hướng dẫn; Nếu thử thách cao không đạt dẫn đến việc dần động lực làm việc; - Cá nhân hóa khen thưởng theo nhu cầu khác cá nhân công ty để thỏa mãn tốt nhu cầu cá nhân; Ví dụ: Người có trình độ cao cần phân công ủy quyền nhiều hơn, thử thách, giao trách nhiệm…; Người có nhu cầu thăng tiến phần thưởng việc bổ nhiệm, người có nhu cầu cao tiền phần thưởng tăng lương, thưởng tiền - Khen thưởng yếu tố quan trọng để tạo động lực cho nhân viên Mỗi phần thưởng phải vào kết đạt công việc, khen thưởng theo hiệu công việc Hệ thống khen thưởng phải công bằng, phù hợp với cố gắng nhân viên; - Tiền lý để cá nhân làm việc Do bỏ qua yếu tố việc tạo động lực cho nhân viên Tuy nhiên, tiền yếu tố thúc đẩy riêng biệt sử dụng không hợp lý phản tác dụng Qua nghiên cứu lý thuyết OB, thấy việc tạo động lực cho nhân viên, khích lệ nhân viên yếu tố then chốt để thành công, công việc khó phức tạp Hiện tại, hệ thống đánh giá Vạn Thắng dạng sơ khai quy định đơn lẻ, chưa lập thành hệ thống chi tiết cho công việc, vị trí cụ thể hệ thống chưa có các tiêu chí, điều kiện cụ thể trình độ, kinh nghiệm, kỹ cho vị trí công việc Việc dẫn đến hệ quả: • Tuyển dụng lựa chọn không xác chưa có tiêu chuẩn cụ thể Người lao động tuyển chọn không phù hợp nhanh chóng bỏ việc công việc không phù hợp với họ, dẫn đến việc tốn chi phí tuyển dụng, đào tạo • Bố trí người không việc, không lực dẫn đến không phát huy lực người có trình độ, đặt người trình độ thấp vào vị trí không phù hợp Cả trường hợp làm người lao động chịu đựng ức chế không chức dẫn đến stress, động lực làm việc • Nhân viên vị trí không xác định công việc cụ thể phải làm, vị trí ý nghĩa trách nhiệm công việc Chúng ta thấy rõ mối quan hệ công việc cá nhân mục tiêu công ty, cá nhân không rõ công việc động lực hoàn thành điều kiện hoàn thành công việc dẫn đến mục tiêu Công ty không đạt • Với công việc mô tả cụ thể vị trí làm việc, người quản lý Vạn Thắng dễ dàng đưa mục tiêu, kế hoạch cụ thể cho nhân viên theo hướng mục tiêu, kế hoạch có thách thức đảm bảo thực để tạo động lực cho nhân viên làm việc Do tính người có thách thức có động lực, cố gắng, tập trung cao • Không có để đánh giá kết làm việc nhân viên công việc không mô tả chi tiết • Không có sở thống nhất, khoa học để đánh giá kết làm việc nhân viên Dẫn đến đánh giá nhân viên sai lệch, không công Chúng ta biết hệ thống khen thưởng, sách tiền lương (tăng, giảm lương), sách đề bạt… sách quan trọng công cụ tạo động lực cho nhân viên Hệ thống phải đảm bảo công phù hợp với cố gắng nhân viên Nhưng áp dụng sách này, Vạn Thắng phải dựa vào kết đánh giá nhân viên định kỳ hàng quý hàng năm Nếu kết đánh giá nhân viên không xác, tất hệ thống khen thưởng, sách lương, bổ nhiệm tác dụng Thậm chí tạo ức chế không chức cho nhân viên bị đối xử không công bằng, không ghi nhận kết với đóng góp Điều thấy rõ qua kỳ chia thưởng dịp điều chỉnh lương Vạn Thắng, sau chia thưởng điều chỉnh lương thường có sóng nhân viên xin chuyển công tác họ cảm thấy không đánh giá Việc hoàn toàn khắc phục hệ thống KPI • Khi xây dựng hệ thống KPI, người quản lý thân nhân viên Vạn Thắng định kỳ tự đánh giá mức độ hoàn thành, hiệu công việc Từ nhân viên biết phải cố gắng để đạt mục tiêu kế hoạch mình, đồng thời nhận thông tin phản hồi hiệu công việc, kịp điều chỉnh công việc phù hợp trì động lực làm việc Người quản lý thực dễ dàng việc đánh giá kết nhân viên có tiêu cụ thể, rõ ràng, xác định từ đầu giao kế hoạch cho nhân viên Việc xây dựng hệ thống đánh giá KPI Vạn Thắng đặc biệt quan trọng công cụ Vạn Thắng để động viên khuyến khích nhân viên tập trung vào vấn đề: (1) Tiền lương; (2) Thưởng - chủ yếu tiền định kỳ hàng quý, năm (3) Bổ nhiệm thăng tiến Cả vấn đề phụ thuộc hoàn toàn vào kết đánh giá nhân Trong khi, việc đánh giá nhân muốn xác, công thiết phải có hệ thống KPI Đối với Vạn Thắng yếu tố quan trọng yếu tố người văn hóa doanh nghiệp, định hướng tới người phải xây dựng hệ thống sách, công cụ để tạo động lưc điều kiện cho nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ Tất vấn đề thấy lại phụ thuộc vào vấn đề JD KPI có đo lường kết làm việc nhân viên Yêu cầu hệ thống JD KPI phải xây dựng đầy đủ, khách quan, khoa học đơn giản dễ áp dụng Hệ thống KPI cần tập trung vào vài tiêu đo lường được, hạn chế sử dụng tiêu không lượng hóa cụ thể Do phận nhân Vạn Thắng người không chuyên lĩnh vực việc xây dựng khó mà cần hỗ trợ tư vấn chuyên gia bên Mặt khác việc có yếu tố bên (thuê tư vấn) góp phần làm cho môi trường làm việc phong phú đa dạng hơn, có nhiều cách tiếp cận góp phần tạo ảnh hưởng tích cực tạo động lực cho nhân viên Sau triển khai dự án, kết đánh giá nhân theo KPI liên kết trực tiếp với sách khuyến khích động viên nhân viên Vạn Thắng cụ thể Căn kết đánh giá nhân viên được: Tăng lương, khen thưởng bổ nhiệm Đây nội dung quan trọng việc tạo trì động lực nhân viên Vạn Thắng Đồng thời JD việc tuyển dụng bố trí công việc đảm bảo xác khoa học, đáp ứng nguyên tạo động lực làm việc theo quan điểm môn khoa học quản trị hành vi tổ chức (OB) Tất nhiên, để tạo động lực cho nhân viên Vạn Thắng nội dung này, mà phải áp dụng công cụ, cách thức khác như: chế độ đãi ngộ phúc lợi khác, xây dựng môi trường văn hóa Vạn Thắng, tuyên truyền để nhân viên hiểu rõ mục tiêu, sứ mệnh Vạn Thắng… Việc áp dụng hệ thống công cụ, cách thức theo nội dung nghiên cứu OB khó khăn thiết phải thực hiên thực sáng tạo để phù hợp với thực tiễn Đồng thời Vạn Thắng cần không ngừng điều chỉnh để phù hợp với thay đổi điều kiện bên ngoài, thay đổi cá nhân theo thời gian Chỉ triển khai trì việc tạo động lực, khuyến khích nhân viên làm việc, giữ lôi kéo người hiền tài, thỏa mãn nhu cầu người lao động Vạn Thắng thực thành công mục tiêu đến 2015 trở thành công ty xây dựng công trình giáo thông Việt Nam chiến lược kinh doanh giai đoạn tiếp theo./ Tài liệu tham khảo: Giáo trình “Quản trị hành vi tổ chức”, Chương trình đạo tạo thạc sỹ quản trị kinh doanh quốc - Đại học Griggs 1/2010 ... Không có để đánh giá kết làm việc nhân viên công việc không mô tả chi tiết • Không có sở thống nhất, khoa học để đánh giá kết làm việc nhân viên Dẫn đến đánh giá nhân viên sai lệch, không công Chúng... quan hệ công việc cá nhân mục tiêu công ty, cá nhân không rõ công việc động lực hoàn thành điều kiện hoàn thành công việc dẫn đến mục tiêu Công ty không đạt • Với công việc mô tả cụ thể vị trí làm. .. cảm thấy không đánh giá Việc hoàn toàn khắc phục hệ thống KPI • Khi xây dựng hệ thống KPI, người quản lý thân nhân viên Vạn Thắng định kỳ tự đánh giá mức độ hoàn thành, hiệu công việc Từ nhân viên