1 Phân tích Phong cách lãnh đạo với vấn đề thay đổi ĐỀ BÀI Bạn phát triển dự án đổi mô hình quản lý cá nhân nhóm làm việc cho doanh nghiệp/ tổ chức bạn làm việc BÀI LÀM Trong năm qua, lãnh đạo toàn diện, sâu sát Ban cán đảng, đồng chí Lãnh đạo Bộ đóng góp, nỗ lực mệt mỏi nhiều lớp hệ cán bộ, công chức, viên chức công nhân viên, sinh viên người lao động, ngành tài nguyên môi trường vượt qua nhiều khó khăn, thách thức, đạt thành tựu to lớn, góp phần quan trọng vào tăng trưởng kinh tế, phát triển bền vững đất nước Nhiều chế, sách quản lý tài nguyên môi trường ngày hoàn thiện theo hướng phù hợp với kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, đáp ứng tốt yêu cầu thực tiễn sống Công tác cải cách hành chính, công tác kiểm tra, tra, giải đơn thư khiếu tố, công tác điều tra dự báo tiếp tục quan tâm đạo thực tích cực, có hiệu Tuy nhiên, chế máy Bộ Tài nguyên môi trường, đặc biệt Văn phòng Bộ nhiều điểm chưa thực hợp lý Dựa sở môn học Hành vi tổ chức, xin trình bầy số quan điểm vấn đề Văn phòng Bộ Tài nguyên Môi trường sau: I Giới thiệu Văn phòng Bộ tài nguyên Môi trường Bộ Tài nguyên Môi trường quan Chính phủ, thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực: đất đai; tài nguyên nước; tài nguyên khoáng sản, địa chất; môi trường; khí tượng, thuỷ văn; đo đạc, đồ; quản lý tổng hợp thống biển hải đảo; quản lý nhà nước dịch vụ công lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý Bộ Văn phòng Bộ Tài nguyên Môi trường đơn vị trực thuộc Bộ tài nguyên môi trường chịu trách nhiệm chung tổng hợp báo cáo, lưu trữ tài liệu, phụ trách công việc liên quan đến lãnh đạo Bộ, phối hợp tổ chức Tổng cục (cục), vụ Bộ tài nguyên môi trường Với đặc thù đơn vị hành nhà nước, Văn phòng hoạt động chủ yếu dựa sở thị, định từ cấp xuống Là cán công tác Văn phòng … năm, nhận thấy số vấn đề bật công tác Văn phòng sau: Xung đột với phòng ban chức khác Là đơn vị chịu trách nhiệm tổng hợp, phối hợp công việc với tất phận, quan thuộc Bộ, công việc Văn phòng Bộ có liên quan đến tất đơn vị khác Bộ Trong trình thực nhiệm vụ mình, Văn phòng đối mặt với nhiều xung đột với quan khác Bộ Là nơi lưu giữ tất văn đến Bộ, Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm tổng hợp báo cáo, tham mưu cho lãnh đạo Bộ để từ đưa định kịp thời, xác Tuy nhiên, việc tổng hợp liệu Văn phòng gặp nhiều khó khăn trì hoãn phòng ban khác hai lý do: là, quy trình thủ tục rắc rối; hai là, nhiệm vụ các đơn vị khác nên họ động lực để làm việc nhanh chóng Phong cách lãnh đạo với vấn đề thay đổi Cùng với phát triển lớn mạnh Bộ tài Nguyên môi trường, ngày nhiều dự án định đưa Bộ Điều đòi hỏi thay đổi cách thức thực công việc quản lý Văn phòng cho phù hợp với tình hình Chánh văn phòng vị lãnh đạo có tầm nhìn chiến lược, vậy, đưa định để thay đổi cách thức làm việc, báo cáo nay, nhiên, Phó chánh văn phòng vị lãnh đạo lớn tuổi, vị lãnh đạo không giỏi chuyên môn, không thích thay đổi ông năm nghỉ hưu Thêm nữa, vị phó chánh văn phòng nhiều năm làm việc Văn phòng Bộ nên có mối quan hệ sâu rộng máy Bộ, vậy, nhiều định thay đổi Chánh văn phòng thực số nhân viên không thực theo lệnh Chánh văn phòng, mà thực theo lệnh vị phó chánh văn phòng Những trở ngại lớn trình thay đổi Văn phòng Bộ sau: - Giữ thể diện: Việc nhân viên Văn phòng Bộ không hoàn toàn tuân thủ theo định Chánh văn phòng Đôi họ cố tình làm sai - chứng minh định Chánh văn phòng không phù hợp Lo sợ điều chưa biết: Các nhân viên Văn phòng quen với việc xếp liệu theo kiểu truyền thống họ e sợ việc áp dụng phần mềm làm cho họ mắc lỗi Chính vậy, họ có xu hướng từ chối tham gia lớp tập huấn - cách thức sử dụng hệ thống phần mềm Phá vỡ thói quen cũ: Các nhân viên muốn trì trạng thái làm việc thoải mái cách tiếp tục vai trò cũ giúp họ đảm bảo ổn định tương lai Vì vậy, nhiều nhân viên phản đối thay đổi họ sợ điều đẩy họ khỏi khu vực an toàn đòi hỏi họ phải đầu tư nhiều thời gian công sức học hỏi - vai trò Hệ thống không phù hợp: Các hệ thống khen thưởng, tuyển dụng, đào tạo hệ thống điều hành không khuyến khích nhân viên theo chế hoạt động Động lực, khuyến khích nhân viên Do văn phòng nhà nước nên quy định liên quan đến lương, thưởng theo quy định nhà nước Các nhân viên thường có suy nghĩ họ nhân viên nhà nước nên khó bị đuổi việc Chính điều này, tạo sức ì, lười biếng, ngại thay đổi họ Với tính chất thực theo kiểu thị từ xuống, nhân viên không trao quyền đưa định liên quan đến lĩnh vực phụ trách nên nhân viên thường khó thích nghi với môi trường làm việc vậy, điều dẫn đến tình trạng số nhân viên sau thời gian công tác thường có xu hướng rời khỏi tổ chức Các nhân viên mức độ cảm thấy an toàn công việc nên thường không hoàn toàn bỏ hết công sức khả vào công việc quan mà chủ yếu sử dụng thời gian họ cho công việc bên quan II Cơ sở lý luận Xung đột phương thức giải xung đột Xung đột hiểu trình bên nhận thấy quyền lợi bị xâm phạm làm phương hại bên khác Xung đột lúc ảnh hưởng tiêu cực đến tổ chức: Xung đột liên quan đến nhiệm vụ (xung đột mang tính xây dựng) làm cho người tham gia lĩnh hội thêm quan điểm khác quan điểm khuyến khích họ xem xét lại giả định sở vấn đề giải pháp áp dụng Tuy nhiên, xung đột thường biến thành xung đột cảm xúc mang nặng tính cá nhân Thay tập trung vào vấn đề cần giải quyết, bên lại coi bên vấn đề Đây gọi xung đột mang cảm xúc xã hội Ví dụ nhiều xung đột Bộ Tài nguyên môi trường từ xung đột liên quan đến công việc chuyển biến thành xung đột liên quan đến cảm xúc cá nhân Các vị lãnh đạo phòng lệnh cho nhân viên không thực nhanh chóng công việc liên quan đến phòng khác vị lãnh đạo có xung đột cá nhân với vị lãnh đạo phòng Các nguyên nhân gây xung đột bao gồm: - Những mục tiêu tương khắc - Những giá trị niềm tin khác - Sự phụ thuộc lẫn nhiệm vụ: Điều nguyên nhân dẫn đến xung đột Văn phòng Bộ với phòng ban khác Bộ - Nguồn lực khan - Những quy tắc thiếu rõ ràng: Hiện chế tài quy trình thủ tục chưa rõ ràng làm cho phòng ban có lý để đổ lỗi trách nhiệm cho Những vấn đề giao tiếp Thay đổi lãnh đạo Theo Kurt Lewin, trình thay đổi giải thích thông qua mô hình phân tích Force field Mô hình Force field bao gồm Động lực thúc đẩy tổ chức chuyển sang trạng thái công việc Một số động lực môi trường ngoại cảnh như: toàn cầu hóa, công nghệ thông tin nguồn nhân lực thay đổi Bên cạnh nguồn lực bên vậy, số lãnh đạo công ty tạo động lực tổ chức Yếu tố thứ hai mô hình Force field “trở lực”, yếu tố gọi “phản đối thay đổi”, xuất hành vi nhân viên cản trở trình thay đổi Sự ổn định có động lực trở lực tương đối cân Yếu tố quan trọng thúc đẩy trình thay đổi liên quan đến lãnh đạo Lãnh đạo hiểu tác động, thúc đẩy, tạo khả để người khác đóng góp cho hiệu thành công tổ chức mà họ thành viên Động lực khuyến khích nhân viên Động lực xác định theo hành vi bên Một người kích thích có cố gắng để hoàn thành công việc cách xuất sắc người không kích thích III Các đề xuất cải thiện lực thực công việc Văn phòng Bộ Lãnh đạo Về lý thuyết văn phòng cần lãnh đạo cải biến lãnh đạo giải Lãnh đạo cải biến giúp cho văn phòng có hướng xác phù hợp với biến đổi nhu cầu Bộ tài nguyên Môi trường Lãnh đạo giải người hàng ngày thực việc chuyển đổi văn phòng từ mô hình cũ sang mô hình mà nhà lãnh đạo cải biến đề Tuy nhiên, Văn phòng quan hành nhà nước, nên đòi hỏi cấp thiết văn phòng Lãnh đạo mang tính giải Văn phòng Bộ cần nhà lãnh đạo có tính cách sau: - Chỉ số cảm xúc: Lãnh đạo cần phải có khả nhận biết biểu lộ cảm xúc, hòa hợp cảm xúc thân người khác - Tính trực: Lãnh đạo phải người tiên phong việc thực định đề - Nghị lực: Phải người có động lực bên để thực mục tiêu - Lòng tự tin: Niềm tin vào kỹ khả lánh đạo thân để đạt mục tiêu - Trí thông minh: Có khả mức trung bình nhận thức xử lý khối lượng thông tin khổng lồ - Kiến thức: Là người đứng đầu phận tham mưu cho lãnh đạo Bộ, người lãnh đạo Văn phòng Bộ phải người có kiến thức chuyên môn lĩnh vực Bộ phụ trách - Niềm tin: Người lãnh đạo Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm quản lý khối lượng liệu, công việc khổng lồ, vậy, người lãnh đạo cần phải có niềm tin vào người cấp việc trao quyền định số vấn đề thuộc lĩnh vực mà họ phụ trách Giải mâu thuẫn với phòng ban khác Một vấn đề lớn việc tạo mâu thuẫn với phòng ban khác họ thường mâu thuẫn mặt lợi ích, thủ tục tác nghiệp phức tạp không tạo điều kiện cho chế cần thông tin nhanh chóng Vì vậy, để giải mâu thuẫn phòng ban Bộ, xin đề xuất số giải pháp sau: - Xây dựng quy trình thủ tục làm việc cụ thể phòng ban nội Bộ tài nguyên Môi trường Các quy trình cần phải cụ thể, rõ ràng, kèm theo chế tài xử phạt trường hợp làm sai quy trình Việc xây dựng quy trình chuẩn mực tạo điều kiện để phòng ban có sở để thực công việc mình, tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm phòng ban - Xây dựng chương trình hoạt động bên môi trường làm việc: thể thao, văn hóa, văn nghệ Các chương trình không giúp tăng mức độ giao tiếp nội phòng ban mà giúp cho nhân viên phòng ban khác có hội giao tiếp với Giảm trở lực cho thay đổi Để giảm phản đối nhân viên Văn phòng với thay đổi, biện pháp sau áp dụng: - Thông tin liên lạc: Lãnh đạo gửi thư đến nhân viên phòng nêu rõ vai trò, vị trí phòng với thành công chung toàn thể tập thể cán Bộ Tài nguyên Môi trường Điều này, giúp cho nhân viên nhận thức cụ thể vai trò tăng động lực cho thay đổi - Đào tạo: Thiết lập khóa tập huấn, đào tạo cách hợp lý Các khóa tập huấn không phổ biến kỹ chuyên môn mà phải nâng cao tính cấp thiết, ích lợi mà trình thay đổi mang đến cho cán phòng - Tham gia nhân viên: Trong trình thực thay đổi phải tạo kênh thông tin liên lạc giúp cán nhân viên dễ dàng, nhanh chóng gửi thông tin phản hồi đến phận thực thay đổi - Quản lý áp lực: Thiết lập phòng giải trí khuôn viên văn phòng giúp nhân viên tạm thời tách khỏi áp lực công việc - Ép buộc: Nếu sau thực tất biện pháp mà không đem lại hiệu quả, lãnh đạo Văn phòng cần thực biện pháp ép buộc Trong trường hợp phải kiến nghị lãnh đạo Bộ khiển trách vị phó Chánh văn phòng Công tác động lực, khuyến khích nhân viên Đây coi công tác khó khăn đơn vị hành nghiệp quy định nhà nước chế độ khen thưởng Các biện pháp tạo động lực cho nhân viên Văn phòng Bộ nên biện pháp phi tài chính: - Xác định khác nhân viên: Các cán quản lý Văn phòng phải xác định rõ nhu cầu khác nhân viên để từ đưa chương trình khuyến khích động viên phù hợp - Tuyển dụng nhân viên phù hợp: - Thiết lập mục tiêu đạt được: Đây công việc tương đối khó khăn mục tiêu phải xác định dựa sở: đáng tin, cụ thể, liên quan, - thời điểm, tần xuất phù hợp Cá nhân hóa khen thưởng Khen thưởng: Khen thưởng cho cá nhân hoàn thành mục tiêu - quan, tăng cường khen thưởng cho số thành tích đặc biệt Hệ thống khen thưởng phải công Tổ chức buổi diễn đàn để nhân viên trình bày ý tưởng nhằm tăng hiệu làm việc Văn phòng IV Kết luận Xung đột tồn tổ chức, vấn đề làm để phát triển xung đột mang tính công việc hạn chế xung đột mang tính cảm xúc cá nhân Đối với mô hình tổ chức hành nghiệp nhà nước, việc giải xung đột tiến hành thay đổi tổ chức lại khó khăn Điều này, đặt đòi hỏi người lãnh đạo tổ chức phải vừa linh hoạt lại vừa cứng rắn định TÀI LIỆU THAM KHẢO - Giáo trình Quản trị Hành vi tổ chức (OB) - Chương trình ĐT MBA- ĐH Griggs - Tài liệu tham khảo – Lưu hành nội - Đại học Griggs – Trung tâm ETC – Đại học quốc gia Việt Nam, Hà Nội - Giáo trình OB –Nguyễn Hữu Lam, MBA – Khoa QTKD ĐHKT TP.HCM - Tài liệu tham khảo – Lưu hành nội - Đại học Griggs – Trung tâm ETC – Đại học quốc gia Việt Nam, Hà Nội - Website: http://www.monre.gov.vn/v35/default.aspx?tabid=414 ... để làm việc nhanh chóng Phong cách lãnh đạo với vấn đề thay đổi Cùng với phát triển lớn mạnh Bộ tài Nguyên môi trường, ngày nhiều dự án định đưa Bộ Điều đòi hỏi thay đổi cách thức thực công việc... thành công việc cách xuất sắc người không kích thích III Các đề xuất cải thiện lực thực công việc Văn phòng Bộ Lãnh đạo Về lý thuyết văn phòng cần lãnh đạo cải biến lãnh đạo giải Lãnh đạo cải biến... hợp với tình hình Chánh văn phòng vị lãnh đạo có tầm nhìn chiến lược, vậy, đưa định để thay đổi cách thức làm việc, báo cáo nay, nhiên, Phó chánh văn phòng vị lãnh đạo lớn tuổi, vị lãnh đạo không