1 MỞ ĐẦU Lí chọn đề tài Trong năm gần đây, kinh tế - xã hội Việt Nam ngày phát triển, đem lại cho doanh nghiệp nhiều thời thách thức, đòi hỏi doanh nghiệp phải có thay đổi công tác quản lý, điều hành, tiết kiệm chi phí, đồng thời nâng cao hiệu kinh doanh để cạnh tranh với thị trường nước Trong bối cảnh đó, doanh nghiệp cần phải có hoạch định chiến lược cách quản lý hữu hiệu từ khâu mua hàng đến khâu toán, để tránh thất thoát tài sản, tiết kiệm chi phí … cách tốt để tồn phát triển bền vững Hiện nay, công ty thiết lập thủ tục kiểm soát nội chu trình mua hàng toán Tuy nhiên, việc kiểm soát nhiều bất cập hạn chế Vì vậy, việc tăng cường kiểm soát nội chu trình mua hàng toán yêu cầu cấp thiết nhằm hỗ trợ doanh nghiệp hạn chế rủi ro dẫn đến thất thoát tài sản Xuất phát từ thực tế đó, chọn đề tài “Tăng cường kiểm soát nội chu trình mua hàng toán Công ty Cổ phần Du lịch Dịch vụ Hội An” làm Luận văn tốt nghiệp Cao học Mục tiêu nghiên cứu Trên sở lí luận kiểm soát nội chu trình mua hàng toán, đồng thời vào thực tiễn kiểm soát nội chu trình mua hàng toán đơn vị, từ đưa giải pháp phù hợp nhằm tăng cường kiểm soát nội chu trình mua hàng toán Công ty Cổ phần Du lịch Dịch vụ Hội An 2 Các câu hỏi đặt nghiên cứu - Kiểm soát nội chu trình mua hàng toán có cần thiết cho việc hạn chế thất thoát tài sản Công ty Cổ phần Du lịch Dịch vụ Hội An hay không ? - Làm để kiểm soát tốt việc thất thoát tài sản Công ty Cổ phần Du lịch Dịch vụ Hội An ? Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu lí luận kiểm soát nội chu trình mua hàng toán thực trạng kiểm soát nội chu trình mua hàng toán Công ty Cổ phần Du lịch Dịch vụ Hội An Từ vận dụng lí luận nghiên cứu, đưa giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát chu trình mua hàng toán công ty - Phạm vi nghiên cứu: Luận văn tập trung vào nghiên cứu công tác kiểm soát nội khâu mua hàng toán tiền mua hàng Công ty Cổ phần Du lịch Dịch vụ Hội An Phương pháp nghiên cứu Trong trình nghiên cứu luận văn, tác giả sử dụng phương pháp vật biện chứng vật lịch sử, phương pháp điều tra phân tích, vấn, tổng hợp, đối chiếu, thu thập thông tin để đánh giá công tác kiểm soát nội chu trình mua hàng toán, từ đưa giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội chu trình mua hàng toán công ty Những đóng góp đề tài - Về mặt lí luận: Luận văn hệ thống hóa vấn đề kiểm soát nội chu trình mua hàng toán doanh nghiệp - Về mặt thực tiễn: Trên sở tồn công tác kiểm soát nội chu trình mua hàng toán Công ty Cổ phần Du lịch Dịch vụ Hội An, từ đưa giải pháp, kiến nghị nhằm tăng cường kiểm soát nội chu trình mua hàng toán, nhằm nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh công ty Kết cấu đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục, danh mục tài liệu tham khảo, luận văn gồm chương: Chương 1: Những vấn đề lí luận kiểm soát nội chu trình mua hàng toán doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội chu trình mua hàng toán Công ty Cổ phần Du lịch Dịch vụ Hội An Chương 3: Các giải pháp tăng cường kiểm soát nội chu trình mua hàng toán Công ty Cổ phần Du lịch Dịch vụ Hội An 4 CHƯƠNG NHỮNG VẤN ĐỀ LÍ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội Theo Ủy ban Hội đồng quốc gia Hoa kỳ việc chống gian lận báo cáo tài (COSO): “Kiểm soát nội trình người quản lý, hội đồng quản trị nhân viên đơn vị chi phối, thiết lập để cung cấp đảm bảo hợp lý - Kiểm soát trình Kiểm soát nội bao gồm chuỗi hoạt động kiểm soát diện cho phận đơn vị kết hợp với thành thể thống Quá trình kiểm soát phương tiện để giúp cho đơn vị đạt mục tiêu 1.1.2 Mục tiêu kiểm soát nội Mục tiêu 1: Bảo vệ tài sản đơn vị Mục tiêu 2: Đảm bảo độ tin cậy thông tin Mục tiêu 3: Đảm bảo việc thực chế độ pháp lý Mục tiêu 4: Bảo đảm hiệu hoạt động lực quản lý 1.1.3 Những yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội 1.1.3.1 Môi trường kiểm soát a Đặc thù quản lý b Cơ cấu tổ chức c Chính sách nhân d Công tác lập kế hoạch dự toán e Ủy ban kiểm soát f Bộ phận kiểm toán nội g Môi trường bên 1.1.3.2 Hệ thống kế toán a Lập chứng từ kế toán b Ghi chép sổ sách kế toán c Lập báo cáo tài 1.1.3.3 Các thủ tục kiểm soát a Nguyên tắc phân công phân nhiệm b Phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm c Nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn 1.2 NỘI DUNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG KIỂM TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1.2.1 Khái niệm chu trình mua hàng toán - Là giai đoạn hoạt động sản xuất kinh doanh, liên quan tới việc mua hàng nghiệp toán tài sản cố định, vật tư, hàng hóa 1.2.2 Chức chu trình mua hàng toán a Xử lý đơn đặt mua hàng ký hợp đồng mua bán b Nhận hàng hóa, dịch vụ kiểm định c Ghi nhận khoản nợ người bán d Xử lý ghi sổ khoản toán người bán 1.2.3 Mục tiêu kiểm soát nội chu trình mua hàng toán - Hàng hóa mua vào đảm bảo quy cách, chất lượng, số lượng - Các nghiệp vụ toán phê chuẩn người có thẩm quyền trước thực - Việc toán phải đảm bảo với số lượng hàng thực tế mua, nhà cung cấp 6 - Các nghiệp vụ mua vào phải có đầy đủ chứng từ kèm như: Yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, biên nhận hàng, báo cáo nhận hàng, hóa đơn người bán có phê chuẩn người có thẩm quyền 1.2.4 Những rủi ro xảy chu trình mua hàng toán - Người thẩm quyền đề nghị mua hàng - Bộ phận mua hàng gian lận việc đặt hàng, phận sử dụng hàng hóa cho mục đích riêng trình hóa đơn để toán liên quan đến hàng hóa - Bộ phận mua hàng chọn nhà cung cấp mà không bán hàng hóa phù hợp mức giá thấp phận đảm nhận tiền hoa hồng không phép từ nhà cung cấp 1.2.5 Kiểm soát nội chu trình mua hàng toán doanh nghiệp 1.2.5.1 Kiểm soát nội chu trình mua hàng - Yêu cầu mua hàng: Khi có yêu cầu hàng hóa, phận có liên quan làm thủ tục yêu cầu mua hàng Đây chứng từ khởi đầu cho chu trình mua hàng - Đặt hàng: Đơn đề nghị mua hàng chuyển cho phận phụ trách mua hàng Để kiểm soát nội tốt phận độc lập với phòng ban khác chịu trách nhiệm nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ từ bên - Nhận hàng: Khi hàng vận chuyển đến địa điểm giao hàng thỏa thuận trước, phận nhận hàng vào đơn đặt hàng hợp đồng mua bán để kiểm tra thực tế quy cách, số lượng chất lượng hàng nhận 7 - Trả lại hàng: Khi kiểm nhận, phát hàng không quy cách, chất lượng không đảm bảo số lượng không với đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán, hóa đơn, phận mua hàng có quyền từ chối, xúc tiến thủ tục trả lại hàng 1.2.5.2 Kiểm soát nội chu trình toán Căn vào chứng từ liên quan, kế toán hàng tồn kho ghi nhận nghiệp vụ mua hàng vào sổ chi tiết hàng hóa Bộ chứng từ đầy đủ nghiệp vụ mua hàng bao gồm: Đơn đề nghị mua hàng, đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán, biên kiểm nhận hàng hóa, hóa đơn Việc xét duyệt chi quỹ để toán cho người bán phận phòng tài vụ thực Sự tách rời hai chức kiểm tra chấp nhận toán Đây biện pháp kiểm soát hữu hiệu Cuối tháng, phận kế toán công nợ cần phải đối chiếu công nợ với nhà cung cấp, đối chiếu sổ chi tiết với sổ Cái 8 CHƯƠNG THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DU LỊCH DỊCH VỤ HỘI AN 2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DU LỊCH DỊCH VỤ HỘI AN 2.1.1 Đặc điểm hình thành phát triển Công ty 2.1.2 Chức nhiệm vụ Công ty 2.1.2.1 Chức 2.1.2.2 Nhiệm vụ 2.1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý công ty 2.1.4 Tổ chức kế toán công ty 2.1.4.1 Sơ đồ tổ chức kế toán công ty 2.1.4.2 Hình thức kế toán công ty 2.2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DU LỊCH DỊCH VỤ HỘI AN 2.2.1 Môi trường kiểm soát 2.2.1.1 Các nhân tố bên - Sự vận hành tính hữu hiệu sách, thủ tục đơn vị, nhân tố chủ yếu nhận thức hành động nhà quản lý 2.2.1.2 Các nhân tố bên - Cục Thuế, tra lao động (kiểm tra tình hình sử dụng lao động, chế độ quyền lợi, thu nhập người lao động), báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh cho Phòng Thương mại Du lịch Hội An 2.2.1.3 Hệ thống sổ sách, báo cáo tài khoản kế toán - Bảng cân đối kế toán Mẫu số B 01 - DN - Báo cáo kết hoạt động kinh doanh Mẫu số B 02 - DN - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B 03 - DN - Bản thuyết minh báo cáo tài Mẫu số B 09 – DN 2.2.2 Mục tiêu kiểm soát nội chu trình mua hàng toán công ty * Đối với khâu mua hàng Mua hàng tên hàng, đảm bảo quy cách, chất lượng, số lượng kết cấu hàng, mua nhà cung cấp, giá, mua theo phê duyệt lãnh đạo * Đối với khâu toán Việc toán phải đảm bảo với số lượng hàng thực tế mua, nhà cung cấp Thanh toán giá thỏa thuận hợp đồng, trả đủ số tiền thực nợ nhà cung cấp Thanh toán hạn khoản nợ nhà cung cấp, cam kết thời hạn toán 2.2.3 Kiểm soát nội chu trình mua hàng toán Công ty Cổ phần Du lịch Dịch vụ Hội An 2.2.3.1 Kiểm soát nội chu trình mua hàng - Thủ tục yêu cầu mua hàng: Khi có yêu cầu hàng hóa, phận liên quan nhu cầu phận, cân đối hàng hóa tồn kho, kế hoạch mua hàng, kế hoạch tiêu thụ công ty - Đặt hàng: Căn vào phiếu đề nghị mua hàng duyệt, phận mua hàng lập đơn đặt hàng - Nhận hàng: 10 Bộ phận nhận hàng kiểm tra số lượng hàng phải đủ theo yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, chủng loại hàng phải ghi rõ ràng để dễ kiểm tra, chất lượng đảm bảo nhu cầu sử dụng thời hạn dùng * Quy trình kiểm soát mua hàng công ty thực qua bước sau: - (1): Căn vào nhu cầu thực tế hàng tồn kho nhu cầu hàng hóa, phận lập phiếu yêu cầu mua hàng trình kế toán trưởng, giám đốc phê duyệt - (2): Căn vào yêu cầu mua hàng duyệt, phận mua hàng lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán giá cả, tiến hành làm thủ tục mua hàng - (3): Bộ phận mua hàng hoàn tất thủ tục cần thiết (phiếu yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng ), tiến hành đặt hàng mua hàng hóa với nhà cung cấp công ty - (4): Bộ phận mua hàng tiến hành làm hợp đồng, đặt hàng với nhà cung cấp lựa chọn - (5): Khi hàng phận nhận hàng, kế toán, thủ kho tiến hành làm thủ tục nhận hàng, kiểm tra chất lượng hàng hóa, chọn mẫu kiểm tra - (6): Lập biên kiểm nhận hàng có đầy đủ chữ ký xác nhận bên liên quan: Bộ phận nhận hàng, kế toán, nhà cung cấp hàng hóa đạt yêu cầu - (7): Thủ kho tiến hành nhận hàng hóa đồng thời kiểm tra hàng hóa mặt số lượng, chất lượng, chủng loại … sau đó, ký vào biên nhận hàng tiến hành nhập kho - (8): Thủ kho tiến hành nhận hàng hóa, nhập kho, ký phiếu nhập kho lên thẻ kho theo mặt hàng 11 - (9): Sau hoàn thành thủ tục mua hàng, nhận hàng Bộ phận mua hàng làm giấy đề nghị toán tiền hàng trình kế toán trưởng, giám đốc phê duyệt - (10): Sau giấy đề nghị toán duyệt, chuyển cho phận kế toán toán làm thủ tục toán cho nhà cung cấp 2.2.3.2 Kiểm soát nội chu trình toán Khi đến hạn toán, kế toán toán chuyển chứng từ toán cho kế toán trưởng, giám đốc xét duyệt chấp nhận toán Đối với toán tiền mặt kế toán toán vào chứng từ gốc lập phiếu chi, phiếu chi lập thành 03 liên: - Một liên kế toán toán lưu; - Một liên chuyển cho thủ quỹ lưu; - Một liên chuyển cho nhà cung cấp Bảng 2.5: Phiếu chi Công ty Cổ phần Du lịch Dịch vụ Hội An PHIẾU CHI Ngày 05 tháng 10 năm 2011 Quyển số Số: 14/10 Nợ TK 152: 10.877.500 Có TK 111: 10.877.500 Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Đình Toàn Địa Phòng kế toán Lý chi: Thanh toán tiền mua hàng Số tiền 10.877.500 Kèm theo Chứng từ gốc Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập Người nhận tiền Đã nhận đủ số tiền (bằng chữ): (Mười triệu, tám trăm bảy bảy ngàn, năm trăm đồng y) (Nguồn: Công ty Cổ phần Du lịch Dịch vụ Hội An) 12 Trường hợp mà nhân viên mua hàng ứng tiền để toán trước cho nhà cung cấp người xin tạm ứng phải viết giấy đề nghị tạm ứng Giấy đề nghị tạm ứng phải có đầy đủ chữ ký giám đốc, kế toán trưởng, phụ trách phận người tạm ứng * Quy trình kiểm soát toán công ty thực qua bước sau: - (1): Khi nhận chứng từ toán phận mua hàng, vào chứng từ có liên quan đến việc mua hàng, kế toán toán lập phiếu chi trình kế toán trưởng, giám đốc ký duyệt - (2): Chuyển chứng từ chi tiền cho thủ quỹ chi tiền, xuất quỹ (thanh toán cho phận mua hàng toán cho nhà cung cấp) - (3): Đến cuối kỳ, phận kế toán in kê phiếu nhập, sổ chi tiết công nợ, sổ chi tiết vật tư, tiến hành kiểm tra đối chiếu số lượng nguyên liệu với thủ kho kế toán kho 2.2.4 Đánh giá công tác KSNB chu trình mua hàng toán công ty * Ưu điểm - Ban giám đốc công ty trọng vào công tác lập kế hoạch mua hàng, kiểm tra hàng hóa - Chứng từ kế toán công ty lập đầy đủ đánh số thứ tự trước sử dụng tuân theo quy định hành - Khâu lập kế hoạch, đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp lúc nhận hàng tổ chức thực chặt chẽ, đặc biệt khâu kiểm tra chất lượng hàng hóa mua vào * Hạn chế - Các thành viên ban kiểm soát thành viên kiêm nhiệm họ thời gian để thực nhiệm vụ ban kiểm soát 13 - Khâu mua hàng chưa kiểm soát hữu hiệu, phận mua hàng kiêm nhiều khâu từ công tác liên hệ với nhà cung cấp, đặt hàng, nhận hàng … việc phân công vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm - Công ty chưa trọng đến công tác lập kế hoạch toán, điều dẫn đến khó khăn cân đối tài * Nguyên nhân tồn - Ban kiểm soát chưa thực phát huy chức nhiệm vụ - Chưa có kiểm tra, đối chiếu thường xuyên việc thực kiểm soát nội - Công ty chưa trọng đến công tác lập kế hoạch 14 CHƯƠNG CÁC GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DU LỊCH DỊCH VỤ HỘI AN 3.1 XÁC ĐỊNH CÁC MỤC TIÊU KIỂM SOÁT Hiện nay, công ty quan tâm đến hiệu kinh doanh đơn vị, chưa quan tâm nhiều đến việc đảm bảo tuân thủ quy định, quy chế nội nhằm hạn chế tối đa thất thoát tài sản đơn vị, việc kiểm soát chu trình mua hàng toán chưa chặt chẽ 3.2 TĂNG CƯỜNG CÁC THỦ TỤC KSNB CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY 3.2.1 Đối với nghiệp vụ mua hàng nhập kho * Khâu đặt hàng: - Tránh thông đồng với nhà cung cấp để nhận tiền hoa hồng, nâng giá * Khâu nhận hàng: - Nhận hàng cần kiểm tra kỹ số lượng, chủng loại hàng hóa, mẫu mã, chất lượng … theo đơn đặt hàng, phát sai sót phải báo cho nhà cung cấp để trả đổi lại hàng Đối với hàng mua đường cuối tháng chưa nhập kho, kế toán công ty cần theo dõi vào tài khoản 151 (hàng mua đường), ghi theo giá tạm tính hàng nhập kho vào hóa đơn để điều chỉnh tăng giảm, phản ánh vào sổ sách kế toán, tránh trường hợp bỏ sót nghiệp vụ 3.2.2 Đối với nghiệp vụ toán Các chứng từ toán công ty kế toán toán tập hợp phải kiểm tra phê duyệt giám đốc, kế toán trưởng người ủy quyền 15 Cần tách biệt kế toán tiền (tiền mặt, TGNH) kế toán toán, công nợ Khi đến hạn toán, kế toán toán tập hợp chứng từ toán, tiến hành đối chiếu, kiểm tra chứng từ như: Số tiền giấy đề nghị toán số tiền phải trả hóa đơn nhà cung cấp chuyển đến: số lượng, chủng loại, mẫu mã hóa đơn phải với đơn đặt hàng, phiếu nhập kho chuyển cho kế toán tiền kiểm tra lại 3.2.3 Hoàn thiện quy trình KSNB mua hàng toán Căn giải pháp nhằm tăng cường KSNB chu trình mua hàng toán Tác giả hoàn thiện quy trình kiểm soát nội chu trình mua hàng toán công ty, gồm bước sau đây: (1) Căn vào thực tế hàng tồn kho có nhu cầu hàng hóa phục vụ kinh doanh, nhu cầu hàng hóa phận, lập phiếu yêu cầu mua hàng (2) Phòng cung ứng vào phiếu yêu cầu mua hàng kế hoạch mua hàng phế duyệt tham mưu lãnh đạo phê duyệt phiếu yêu cầu mua hàng Giám đốc, trưởng phòng cung ứng công ty phê duyệt (3) Căn phiếu yêu cầu hàng hóa phê duyệt, phận mua hàng tiến hành làm thủ tục mua hàng (4) Làm thủ tục mua hàng (5) Tiến hành lựa chọn nhà cung cấp (6) Bộ phận mua hàng hoàn tất thủ tục cần thiết (phiếu yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng ), tiến hành đặt hàng mua hàng hóa (7) Tiến hành làm thủ tục hợp đồng, đơn đặt hàng với nhà cung cấp lựa chọn (8) Khi hàng phận kiểm tra chất lượng hàng hóa, chọn mẫu kiểm tra 16 (9) Kiểm nhận hàng có đầy đủ chữ ký xác nhận bên liên quan (10) Thủ kho tiến hành nhận hàng hóa đồng thời kiểm tra hàng hóa mặt số lượng, chất lượng, chủng loại (11) Thủ kho lên thẻ kho số lượng hàng hóa nhập kho ký phiếu nhập kho (12) Sau hoàn thành thủ tục mua hàng, nhận hàng Bộ phận mua hàng làm giấy đề nghị toán chuyển cho phận kế toán (13) Kế toán toán kiểm tra chứng từ toán (14) Kế toán toán lập chứng từ toán trình kế toán trưởng, giám đốc phê duyệt (15) Chuyển chứng từ toán duyệt cho thủ quỹ (16) Căn vào chứng từ có liên quan đến việc mua hàng, thủ quỹ toán cho phận mua hàng toán cho nhà cung cấp (17,18) Nhập liệu vào máy, cuối kỳ phòng kế toán in kê phiếu nhập, sổ chi tiết công nợ, sổ chi tiết vật tư 3.3 HOÀN THIỆN SỔ SÁCH, BÁO CÁO PHỤC VỤ KSNB CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY 3.3.1 Trình tự luân chuyển chứng từ * Quy trình mua hàng thực qua bước sau: Bước 1: Khi có nhu cầu phận có nhu cầu lập phiếu yêu cầu hàng hóa Bước 2: Phiếu yêu cầu hàng hóa gửi cho phòng cung ứng Bước 3: Căn vào phiếu yêu cầu hàng hóa kế hoạch mua hàng hóa, dự trù hàng hóa, phận mua hàng thực thủ tục thu thập báo giá, chọn giá nhà cung cấp hợp lý trình lãnh đạo phê duyệt, đưa định mua hàng 17 Bước 4: Sau thỏa thuận phòng cung ứng lập đơn đặt hàng, hợp đồng mua hàng trình giám đốc ký duyệt Bước 5: Căn vào hợp đồng ký, phận mua hàng thông báo số lượng thời gian nhận hàng cho thủ kho Bước 6: Hàng hóa giao đến tận kho công ty - Căn vào hợp đồng, đơn đặt hàng phận nhận hàng kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hóa - Đồng thời thủ kho phải theo dõi, cập nhập số lượng thực nhập vào thẻ kho, sổ kho Bước 7: Nhà cung cấp giao hóa đơn thông thường hóa đơn GTGT cho nhân viên mua hàng Bước 8: Hóa đơn bán hàng thông thường hóa đơn GTGT phận mua hàng chuyển cho kế toán kho Bước 9: Kế toán kho nhập liệu vào máy tính, in phiếu nhập kho Bước 10: Bộ phận kế toán liên quan vào phiếu nhập kho hóa đơn để ghi sổ kế toán * Quy trình toán thực qua bước sau: Bước 1: Bộ phận mua hàng sau hoàn thành nghiệp vụ mua hàng, lập giấy đề nghị toán chuyển cho kế toán toán Bước 2: Khi có nhu cầu toán, kế toán toán lập chứng từ toán Bước 3: Căn vào chứng từ gốc liên quan đến nghiệp vụ mua hàng, kế toán lập phiếu chi tiền mặt toán tiền mặt, lập ủy nhiệm chi toán qua ngân hàng Bước 4: Chuyển toàn chứng từ toán cho kế toán trưởng, giám đốc ký phê duyệt chấp nhận toán Bước 5: Căn vào chứng từ toán, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục toán Bước 6: Xuất quỹ 18 Bước 7,8: Kế toán phận liên quan theo dõi, ghi sổ lưu chứng từ 19 3.3.2 Hệ thống sổ sách, báo cáo a Báo cáo tổng hợp mua hàng Bảng 3.1: Báo cáo tổng hợp mua hàng Công ty Cổ phần Du lịch Dịch vụ Hội An BÁO CÁO TỔNG HỢP MUA HÀNG SỐ: Tháng 10 năm 2011 Chứng từ Ngày, tháng ghi sổ Số hiệu (1) (2) Ngày Diễn giải tháng (3) (4) Tài khoản ghi Nợ TK khác CC Nguyên Số Số tiền DC vật liệu hiệu (5) Số chuyển sang 05/10/2011 PN1 05/10 05/10/2011 PN2 05/10 Mua thực phẩm Mua khăn Cộng (6) (7) (8) Phải trả người bán (ghi Có) (9) 152 15.250.000 152 10.887.500 331 725.000 111 153 chuyển trang sau Người ghi sổ Kế toán trưởng Ngày 31 tháng 10 năm 2011 Giám đốc 20 b Báo cáo công tác thu mua Bảng 3.2: Báo cáo công tác thu mua Công ty Cổ phần Du lịch Dịch vụ Hội An BÁO CÁO CÔNG TÁC THU MUA SỐ: Tháng 10 năm 2011 TT Nhà cung cấp Metro Đà Nẵng Cty Phú Gia Lập bảng Tên hàng hóa Thịt bò Thịt heo Bí sọc Xà lách Mực Khăn ĐVT kg kg kg kg kg Kế toán trưởng Kế hoạch 45 20 15 10 290 Thực Ghi 45 20 15 10 290 Ngày 31 tháng 10 năm 2011 Giám đốc 21 c Báo cáo công nợ phải trả Bảng 3.3: Báo cáo công nợ phải trả Công ty Cổ phần Du lịch Dịch vụ Hội An BÁO CÁO CÔNG NỢ PHẢI TRẢ SỐ: Tháng 10 năm 2011 TT Nhà cung cấp Metro Đà Nẵng Cty Phú Gia Thời gian nợ Số tiền Ghi Đã trả Chưa Quá đủ trả hạn Ngày nợ Ngày trả 05/10/2011 05/11/2011 9.750.000 07/10/2011 07/11/2011 725.000 Lập bảng Kế toán trưởng Ngày 31 tháng 10 năm 2011 Giám đốc 3.4 CÁC GIẢI PHÁP BỔ SUNG NHẰM TĂNG CƯỜNG KSNB CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY 3.4.1 Tăng cường công tác quản lý 3.4.2 Chính sách nhân Phát triển đội ngũ cán quản lý có lực, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao Định kỳ, công ty cần luân chuyển cán 22 làm việc phận phù hợp với trình độ lứa tuổi, điều chuyển cán quản lý phận với 3.4.3 Công tác lập kế hoạch Công ty nên xây dựng kế hoạch toán từ đầu năm để biết luồng tiền từ có sách cân đối thu chi cho hợp lý 3.4.4 Hệ thống kế toán Để thuận tiện cho việc tra cứu, kiểm tra chứng từ cần thiết đồng thời kiểm soát chứng từ cần phải đánh số liên tục chứng từ mã hóa cho danh mục chứng từ 23 KẾT LUẬN Trong kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt nay, kiểm soát tốt chi phí kinh doanh vấn đề nhà quản lý quan tâm hàng đầu Để làm điều đó, doanh nghiệp phải thiết lập hệ thống kiểm soát tốt khoản chi phí từ nội đơn vị thông qua thủ tục kiểm soát chi phí Qua nghiên cứu lí luận kiểm soát nội chu trình mua hàng toán thực trạng KSNB chu trình mua hàng toán Công ty Cổ phần Du lịch Dịch vụ Hội An, luận văn giải số vấn đề sau: - Hệ thống hóa lí luận kiểm soát nội chu trình mua hàng toán, rủi ro xảy ra, mục tiêu, chức năng, thủ tục kiểm soát nội chu trình mua hàng toán - Tìm hiểu đặc điểm hình thành phát triển công ty, tình hình hoạt động kinh doanh, tổ chức quản lý công ty, thực trạng kiểm soát nội chu trình mua hàng toán công ty, ưu điểm, hạn chế nguyên nhân dẫn đến tồn - Xác định mục tiêu kiểm soát nội chu trình mua hàng toán Công ty Cổ phần Du lịch Dịch vụ Hội An - Tăng cường thủ tục kiểm soát nội chu trình mua hàng toán Công ty Cổ phần Du lịch Dịch vụ Hội An - Hoàn thiện sổ sách, báo cáo phục vụ cho kiểm soát nội mua hàng toán Công ty Cổ phần Du lịch Dịch vụ Hội An  ... trạng kiểm soát nội chu trình mua hàng toán Công ty Cổ phần Du lịch Dịch vụ Hội An Chương 3: Các giải pháp tăng cường kiểm soát nội chu trình mua hàng toán Công ty Cổ phần Du lịch Dịch vụ Hội An. .. mục tiêu kiểm soát nội chu trình mua hàng toán Công ty Cổ phần Du lịch Dịch vụ Hội An - Tăng cường thủ tục kiểm soát nội chu trình mua hàng toán Công ty Cổ phần Du lịch Dịch vụ Hội An - Hoàn... thời hạn toán 2.2.3 Kiểm soát nội chu trình mua hàng toán Công ty Cổ phần Du lịch Dịch vụ Hội An 2.2.3.1 Kiểm soát nội chu trình mua hàng - Thủ tục yêu cầu mua hàng: Khi có yêu cầu hàng hóa,