-1- MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Vấn đề thất thoát công tác xây lắp là một bài toán kho chung đối với các doanh nghiệp xây lắp hiện Điều này đặt cho các nhà quản lý là phải làm thế nào co thể kiểm soát được chi phí quá trình thi công mà vẫn đảm bảo chất lượng công trình Công ty Cổ phần Lilama được thành lập và đong Miền Trung đến được 30 năm, sở vật chất, máy moc thiết bị bước được hiện đại hoá nhằm đáp ứng được với yêu cầu kỹ thuật các sản phẩm chế tạo hiện Với mục tiêu chất lượng cả về công tác quản lý lẫn sản phẩm cung cấp cho khách hàng, Công ty không ngừng cải tiến và xây dựng mới các thủ tục kiểm soát nội bộ Tuy nhiên, điều kiện nền kinh tế hiện nay, khủng hoảng kinh tế kéo dài, chính sách cân đối vĩ mô không ổn định, lãi suất ngân hàng cao làm cho chi phí sản xuất tăng, đo giá thành sản phẩm xây lắp tăng theo Mặt khác, với chế đấu thầu cạnh tranh, công khai thì để thắng thầu các công trình, Công ty cần phải co các bước chuẩn bị kỹ lưỡng về mọi mặt, mà đo hiệu quả công tác kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất sản phẩm xây lắp nhằm khắc phục tình trạng lãng phí, thất thoát vốn quá trình thi công sẽ gop phần quan trọng giúp Công ty đạt được các mục tiêu đề Với thực tế đo đặt cho Công ty Cổ phần Lilama một yêu cầu cần phải giải quyết đo là phải tăng cường kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất sản phẩm xây lắp Đo cũng là lý tác giả nghiên cứu và chọn đề tài: “Tăng cường kiểm soát chi phí xây lắp Công ty Cổ phần Lilama 7” làm đề tài luận văn cho mình Mục đích nghiên cứu Về mặt lý luận: Luận văn tổng hợp vấn đề lý luận bản về kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất doanh nghiệp xây lắp -2- Về mặt thực tiễn: Luận văn nghiên cứu công tác kiểm soát nội bộ về chi phí xây lắp Công ty Cổ phần Lilama điều kiện sản xuất hiện Công ty Qua đo, phát hiện hạn chế công tác kiểm soát chi phí xây lắp nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ về chi phí cho Công ty Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu về công tác kiểm soát chi phí sản xuất doanh nghiệp xây lắp Phạm vi nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu Công ty Cổ phần Lilama Phương pháp nghiên cứu Trong quá trình nghiên cứu, tác giả sử dụng các phương pháp nghiên cứu cụ thể: Phương pháp quan sát trực tiếp, phương pháp phân tích, phương pháp tổng hợp, phương pháp so sánh lý thuyết và thực tiễn kiểm soát chi phí xây lắp Công ty Qua đo, suy luận logic để đánh giá công tác kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp Công ty Cổ phần Lilama Ý nghĩa khoa học thực tiễn đề tài Luận văn tổng hợp sở lý luận về công tác kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất các doanh nghiệp xây lắp Đánh giá thực trạng công tác kiểm soát nội bộ về chi phí xây lắp Công ty Cổ phần Lilama Qua đo, nhận diện các điểm còn yếu công tác kiểm soát nội bộ Công ty và đưa một số hướng giải quyết nhằm tăng cường công tác kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất Công ty giúp giảm giá thành sản phẩm xây lắp Kết cấu luận văn Nội dung chính luận văn bao gồm chương -3- Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP XÂY LẮP 1.1 Khái niệm, mục tiêu hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam hiện hành: “Hệ thống kiểm soát nội bộ là các qui định và các thủ tục kiểm soát đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các qui định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sot; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng co hiệu quả tài sản đơn vị.” 1.1.2 Mục tiêu hệ thống kiểm soát nội bộ - Đảm bảo về tính trung thực và đáng tin cậy BCTC - Đảm bảo hợp lý việc chấp hành luật pháp và các quy định - Giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần,… 1.2 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ 1.2.1 Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát bao gồm: đặc thù về quản lý, cấu tổ chức, chính sách nhân sự, công tác kế hoạch và dự toán, bộ phận kiểm toán nội bộ, các nhân tố bên ngoài 1.2.2 Hệ thống kế toán Kiểm soát nội bộ hệ thống kế toán nhằm đảm bảo: Nghiệp vụ kinh tế, tài chính được thực hiện sau co sự chấp thuận người co thẩm quyền; Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi chép kịp thời, đầy đủ và chính xác vào các tài khoản kỳ kế toán phù hợp, làm sở lập báo BCTC phù hợp với chế độ kế toán theo quy định hiện hành; Chỉ được tiếp cận trực tiếp với tài sản hay tài liệu -4- kế toán co sự đồng ý Ban Giám đốc; Các tài sản ghi sổ kế toán được đối chiếu với tài sản theo kết quả kiểm kê thực tế và co biện pháp thích hợp để xử lý nếu co chênh lệch 1.2.3 Thủ tục kiểm soát Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam hiện hành: “Thủ tục kiểm soát là các quy chế và thủ tục Ban lãnh đạo đơn vị thiết lập và chỉ đạo thực hiện đơn vị nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể” Các thủ tục kiểm soát được xây dựng dựa ba nguyên tắc: nguyên tắc phân công, phân nhiệm; nguyên tắc bất kiêm nhiệm; nguyên tắc ủy quyền, phê chuẩn 1.2.3.1 Kiểm soát trực tiếp Kiểm soát trực tiếp là các thủ tục, quy chế, quá trình kiểm soát được thiết lập nhằm trực tiếp đáp ứng các mục tiêu hệ thống kiểm soát nội bộ Thuộc loại này gồm co: kiểm soát bảo vệ tài sản, thông tin; kiểm soát xử lý; kiểm soát quản lý 1.2.3.2 Kiểm soát tổng quát Kiểm soát tổng quát là sự kiểm soát tổng thể đối với nhiều hệ thống, nhiều công việc khác 1.3 Kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất doanh nghiệp xây lắp 1.3.1 Đặc điểm hoạt động kinh doanh xây lắp ảnh hưởng đến công tác kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất 1.3.1.1 Đặc điểm về sản phẩm xây lắp - Sản phẩm xây lắp co quy mô, kết cấu phức tạp - Sản phẩm xây lắp cố định nơi sản xuất còn các điều kiện sản xuất (xe máy thi công, thiết bị, vật tư, người lao động,…) phải di chuyển theo địa điểm đặt sản phẩm - Sản phẩm xây lắp được sử dụng lâu dài, chịu ảnh hưởng môi trường sinh thái, cảnh quan Sau hoàn thành, sản phẩm xây lắp -5- rất kho thay đổi Khi nghiệm thu, nếu không đạt chất lượng thiết kế thì phải phá làm lại làm cho chi phí sản xuất tăng lên 1.3.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý các doanh nghiệp xây lắp Cơ cấu tổ chức và quản lý các doanh nghiệp xây lắp rất đa dạng và co sự thay đổi, sản phẩm xây lắp co đặc thù riêng so với các sản phẩm công nghiệp khác 1.3.1.3 Đặc điểm về chi phí sản xuất hoạt động xây lắp Chi phí sản xuất sản phẩm xây lắp là biểu hiện tiền toàn bộ các khoản hao phí về lao động sống và lao động vật hoa phát sinh quá trình sản xuất sản phẩm xây lắp doanh nghiệp một thời kỳ nhất định và chi phí này cấu thành nên giá thành sản phẩm xây lắp Phân loại chi phí xây lắp theo công dụng kinh tế gồm: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí sản xuất chung 1.3.2 Nội dung kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất doanh nghiệp xây lắp 1.3.2.1 Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát ảnh hưởng đến quá trình thực hiện và kết quả các thủ tục kiểm soát Để tạo lập môi trường kiểm soát các công trình xây dựng, cần sử dụng tổng hợp ảnh hưởng các nhân tố như: triết lý quản lý, cấu tổ chức, chính sách nhân sự,… 1.3.2.2 Hệ thống thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp a/ Hệ thống thông tin dự toán Hệ thống thông tin dự toán chính là hệ thống định mức cho các khoản mục chi phí Hệ thống định mức chi phí bao gồm: Định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, định mức chi phí nhân công trực tiếp, định mức chi phí sử dụng máy thi công và định mức chi phí chung Điều thuận lợi việc xây dựng định mức chi phí cho các -6- công trình là Bộ xây dựng ban hành hệ thống định mức xây lắp b/ Hệ thống thông tin thực Hệ thống thông tin thực hiện chi phí sản xuất các doanh nghiệp xây lắp là hệ thống thông tin kế toán cho việc đo lường các chi phí sản xuất thực tế phát sinh quá trình thi công xây lắp 1.3.2.3 Chính sách kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp Các chính sách kiểm soát nội bộ nhà quản lý thiết lập nhằm mục đích giúp đơn vị kiểm soát các rủi ro co thể gặp phải a/ Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp * Đối với kiểm soát hành: Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu bao gồm: Kiểm soát quá trình cung ứng nguyên vật liệu và kiểm soát sử dụng nguyên vật liệu * Đối với kiểm soát sau: là phân tích sự biến động các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phương pháp thay thế liên hoàn Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chịu ảnh hưởng ba nhân tố: + Khối lượng công tác xây lắp (Q) + Định mức tiêu hao vật liệu cho đơn vị khối lượng xây lắp (m) + Đơn giá nguyên vật liệu xuất dùng (p) - Đối tượng phân tích: ∆Cv = Cv1 - Cvk = ∑Q1m1i p1i - ∑Q1mki pki - Các nhân tố ảnh hưởng: + Ảnh hưởng định mức nguyên vật liệu tiêu hao: ∆m Cv = ∑Q1 ( m1i - mki) pki = ∑Q1m1i pki - ∑Q1mki pki + Ảnh hưởng đơn giá vật liệu: ∆p Cv =∑ Q1 m1i (p1i - pki) = ∑Q1m1i p1i - ∑Q1m1i pki + Tổng hợp các nhân tố: ∆Cv = ∆m Cv + ∆p Cv b/ Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp: -7- * Đối với kiểm soát hành Xây dựng các chính sách nhằm kiểm soát về số lượng lao động, suất lao động, giá lao động,… * Đối với kiểm soát sau Chi phí nhân công trực tiếp chịu ảnh hưởng ba nhân tố: + Khối lượng công tác xây lắp (Q) + Định mức hao phí lao động cho đơn vị khối lượng xây lắp (m) + Đơn giá lao động (đ) - Đối tượng phân tích: ∆CL = CL1 - CLk = ∑ Q1 mki đki - ∑ Q1 m1i đ1i - Các nhân tố ảnh hưởng: + Ảnh hưởng định mức hao phí lao động: ∆m CL = ∑Q1 (m1i - mki) đki = ∑ Q1 m1i đki - ∑ Q1 mki đki + Ảnh hưởng đơn giá lao động: ∆đ CL = ∑Q1 m1i (đ1i - đki) = ∑ Q1 m1i đ1i - ∑ Q1 m1i đki + Tổng hợp các nhân tố: CL = ∆m CL + ∆đ CL c/ Kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công: * Đối với kiểm soát hành Xây dựng các chính sách nhằm kiểm soát về nhiên liệu sử dụng cho máy thi công, số giờ máy hoạt động, tiền lương công nhân điều khiển máy thi công, hiện trạng máy thi công,… * Đối với kiểm soát sau: Chi phí sử dụng máy thi công chịu ảnh hưởng ba nhân tố: + Khối lượng công tác xây lắp (Q) + Định mức ca máy cho một đơn vị khối lượng xây lắp (m) + Đơn giá ca máy thi công (p) - Đối tượng phân tích: ∆CM = CM1 - CMk = ∑ Q1m1i pM1i - ∑ Q1mki pMki -8- - Các nhân tố ảnh hưởng: + Ảnh hưởng số ca máy phục vụ cho đơn vị khối lượng xây lắp: ∆m CM = ∑ Q1 (m1i - mki) pMki = ∑ Q1m1i pMki - ∑ Q1mki pMki + Ảnh hưởng đơn giá ca máy thi công: ∆p CM = ∑ Q1 m1i (pM1i – pMki) = ∑ Q1m1i pM1i - ∑ Q1m1i pMki + Tổng hợp nhân tố: ∆CM = ∆m CM + ∆p CM d/ Kiểm soát chi phí sản xuất chung: * Đối với kiểm soát hành: Bao gồm: Kiểm soát nguyên vật liệu phục vụ chung cho công trình, kiểm soát chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương quản lý công trình, kiểm soát chi phí khấu hao TSCĐ, kiểm soát chi phí chi phí khác tiền,… * Đối với kiểm soát sau Chi phí sản xuất chung bao gồm: Định phí sản xuất chung và biến phí sản xuất chung Cần thực hiện tách biệt định phí sản xuất chung và biến phí sản chung thì mới co thể kiểm soát được KẾT LUẬN CHƯƠNG Trong chương luận văn, sở lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ và đặc thù riêng biệt ngành xây dựng để đưa lý luận về kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất các doanh nghiệp xây lắp Luận văn cũng khẳng định: Một hệ thống kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất hiệu quả thì cần phải co một môi trường kiểm soát tốt; hệ thống thông tin khoa học, linh hoạt và kịp thời; đồng thời, phải co các chính sách kiểm soát hữu hiệu Vì vậy, để đánh giá thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất Công ty Cổ phần Lilama 7, luận văn sẽ sâu tìm hiểu các nội dung -9- Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LILAMA 2.1 Khái quát chung Công ty cổ phần Lilama 2.1.1 Quá trình hình thành Công ty Tiền thân Công ty là Xí nghiệp lắp máy số được thành lập vào tháng 12 năm 1977 Năm 1993, Bộ xây dựng co quyết định thành lập lại Xí nghiệp thành doanh nghiệp Nhà nước và đến ngày 02/01/1996 Bộ xây dựng quyết định đổi tên thành Công ty lắp máy và xây dựng số Ngày 04/01/2005, Bộ xây dựng quyết định thực hiện sắp xếp, đổi mới, phát triển các Tổng công ty Nhà nước và doanh nghiệp Nhà nước độc lập thuộc Bộ Xây dựng theo hướng cổ phần hoa Công ty chính thức chuyển đổi thành Công ty Cổ phần Lilama từ ngày 01/06/2007 2.1.2 Đặc điểm hoạt động Công ty 2.1.2.1 Ngành, nghề kinh doanh Lắp đặt máy moc, thiết bị, dây chuyền công nghệ và gia công chế tạo kết cấu thép, đường ống, bồn, bể áp lực, các thiết bị tiêu chuẩn và phi tiêu chuẩn; Xây dựng, lắp đặt, thí nghiệm và hiệu chỉnh các thiết bị ngành điện, trạm biến áp và đường dây truyền tải lên đến 500KV; … 2.1.2.2 Phạm vi kinh doanh và hoạt động: Công ty tiến hành các hoạt động kinh doanh phạm vi cả nước và nước ngoài 2.1.2.3 Cơ sở hạ tầng: gồm 01 nhà máy khí và 01 xưởng khí 2.1.2.4 Các dự án và thực hiện: Công ty ký hợp đồng thi công các công trình như: trạm 500 KVA Đà Nẵng, thuỷ điện Rào Quán - Quảng Trị,… Hiện nay, Công ty thi công các công trình như: nhà máy nhiệt điện Vũng Áng, công trình thủy điện Hủa Na,… 2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Công ty 2.1.3.1 Sơ đồ tổ chức - 10 ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG BAN KIỂM SOÁT HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TỔNG GIÁM ĐỐC PHÒNG TỔ CHỨC – HÀNH CHÍNH BỘ PHẬN TC-LĐ-TL PHÓ TGĐ KỸ THUẬT THI CÔNG PHÓ TGĐ TÀI CHÍNH PHÓ TGĐ NỘI CHÍNH PHÒNG CUNG ỨNG –VẬT TƯ PHÒNG TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN PHÓ TGĐ KỸ THUẬT THI CÔNG PHÒNG KINH TẾ – KỸ THUẬT PHÒNG QUẢN LÝ MÁY BỘ PHẬN HC- QT BAN ĐIỀU HÀNH VŨNG ÁNG NHÀ MÁY CHẾ TẠO CƠ KHÍ LILAMA7 ĐỘI LẮP MÁY II ĐỘILẮP MÁY I Ghi chú: Quan hệ trực tuyến ĐỘI LẮP MÁY III ĐỘI LẮP MÁY IV ĐỘI LẮP MÁY V ĐỘI XÂY DỰNG ĐỘI SƠN (Nguồn: Công ty Cổ phần Lilama 7) Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Công ty Cổ phần Lilama Quan hệ chức ĐỘI ĐIỆN ĐỘI CƠ GIỚI SỬA CHỮA - 11 - 2.1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ bộ phận 2.1.4 Tổ chức công tác kế toán Công ty 2.1.4.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán Công ty KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP Thủ quỹ Kế toán Kế toán ngân hàng, tiền lương, toán khoản trích theo lương Kế toán vật tư, tài sản cố định Kế toán tiền mặt, toán Kế toán công trình Ghi chú: Quan hệ trực tuyến Hình 2.2.Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Công ty Cổ phần Lilama Quan hệ chứctừ 2.1.4.2 Hệ thống chứng kế toán Công ty sử dụng các biểu mẫu và chứng từ kế toán theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/3/2006 Bộ trưởng Bộ Tài chính và Thông tư số 244/2009/TT – BTC ngày 31/12/2009 Bộ Tài chính 2.1.4.3 Hệ thống tài khoản Hệ thống tài khoản kế toán Công ty được xây dựng chi tiết dựa hệ thống tài khoản kế toán Việt Nam được ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/3/2006 Bộ trưởng Bộ Tài chính và Thông tư số 244/2009/TT – BTC ngày 31/12/2009 Bộ Tài chính 2.1.4.4 Hệ thống sổ kế toán: Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán máy vi tính là Nhật ký chung 2.1.4.5 Hệ thống báo cáo kế toán: Báo cáo tài chính và Báo cáo kế toán quản trị - 12 - 2.2 Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ Công ty Cổ phần Lilama Để tìm hiểu và đánh giá thực trạng công tác kiểm soát chi phí sản xuất xây lắp Công ty Cổ phần Lilama 7, tác giả thực hiện quan sát thực tế các công trình xây dựng, nghiên cứu tài liệu, chứng từ kế toán, phỏng vấn các nhân viên thuộc khối văn phòng Công ty và các đội xây dựng 2.2.1 Thực trạng môi trường kiểm soát Công ty 2.2.1.1 Quan điểm điều hành ban lãnh đạo Công ty: Luôn hướng đến mục tiêu chất lượng công tác quản lý và chất lượng sản phẩm 2.2.1.2 Cơ cấu tổ chức: Công ty thực hiện phân chia quyền hạn và trách nhiệm đối với các nhân viên và phòng ban 2.2.1.3 Chính sách nhân sự: Công ty xây dựng các chính sách tuyển dụng, đào tạo, khen thưởng, kỷ luật,… 2.2.1.4 Công tác kế hoạch: Công ty thực hiện xây dựng kế hoạch từ tổng quát đến cụ thể nhằm kiểm tra tiến độ thi công và kiểm soát chi phí sản xuất 2.2.1.5 Kiểm toán nội bộ: Công ty chưa co bộ phận này 2.2.1.6 Ban kiểm soát: Chưa phát huy được vai trò mình 2.2.1.7 Các nhân tố bên ngoài: Co nhiều nhân tố không thuận lợi đối với hoạt động Công ty như: khủng hoảng kinh tế, lãi suất ngân hàng, đối thủ cạnh tranh,… 2.2.2 Các thủ tục kiểm soát mà Công ty áp dụng Công ty xây dựng gần đầy đủ các thủ tục kiểm soát quản lý từ các hoạt động nhỏ nhất đơn vị và ban hành thành văn bản cụ thể, đo quy định rõ nội dung thủ tục như: Mục đích, phạm vi áp dụng, trình tự các bước thực hiện thủ tục, lưu hồ sơ, các biểu mẫu liên quan, các bộ phận liên quan,… - 13 - 2.3 Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp Công ty Cổ phần Lilama 2.3.1 Hệ thống thông tin phục vụ công tác kiểm soát chi phí xây lắp 2.3.1.1 Hệ thống thông tin dự toán Đối tượng lập dự toán chi phí là nội dung công việc, hạng mục công trình, công trình; Hệ thống thông tin dự toán chi phí xây lắp được thiết lập dựa hệ thống định mức chi phí, bao gồm: Định mức chi phí trực tiếp, định mức chi phí chung, định mức thu nhập chịu thuế tính trước, định mức lán trại tạm; Chi phí trực tiếp bao gồm: chi phí vật liệu, chi phí nhân công, chi phí máy thi công, chi phí trực tiếp khác 2.3.1.2 Hệ thống thông tin thực hiện Hệ thống thông tin thực hiện Công ty chủ yếu là hệ thống thông tin kế toán Hệ thống thông tin này được thực hiện thông qua sự kết hợp hạch toán kỹ thuật nghiệp vụ và hạch toán kế toán 2.3.2 Nội dung công tác kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp Công ty Cổ phần Lilama 2.3.2.1 Kiểm soát hiện hành đối với chi phí xây lắp a/ Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp * Kiểm soát trình cung ứng nguyên vật liệu: Kiểm soát quá trình cung ứng nguyên vật liệu được hình thành dưới hai hình thức: - Nguyên vật liệu Công ty trực tiếp mua nhập tại kho công trình: Công ty thường áp dụng hình thức này đối với vật liệu co giá trị lớn sắt, thép, xi măng,… - Nguyên vật liệu đội xây lắp tự mua theo ủy quyền của Công ty nhập tại kho công trình: Công ty thường áp dụng hình thức này đối với các loại vật liệu cát, sỏi,… * Kiểm soát trình xuất sử dụng nguyên vật liệu: Khi co nhu cầu vật liệu, các Tổ xây lắp sẽ làm Giấy đề nghị xuất vật liệu trình kỹ thuật - 14 - công trình kiểm tra và chuyển cho Chỉ huy trưởng duyệt Sau đo, kế toán công trình lập Phiếu xuất kho và chuyển cho thủ kho để xuất vật liệu * Kiểm soát bảo quản nguyên vật liệu: Toàn bộ vật liệu phải được nhận dạng, co mã hiệu hoặc treo bảng tên vật tư; Các loại vật liệu được bảo quản kho thì được phân loại, sắp xếp để thuận tiện xuất và theo dõi; Vật liệu ngoài bãi phải được kê lot, sắp xếp, che đậy theo chủng loại, kích cỡ và nguồn gốc vật liệu b/ Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp * Kiểm soát đối với công việc giao khoán: Căn vào đơn giá công việc được xác định thông qua sự thỏa thuận và đồng ý Chỉ huy trưởng và bên nhận khoán, hai bên tiến hành ký kết Hợp đồng giao khoán Công ty cử nhân viên kỹ thuật giám sát chất lượng thi công hoặc giao cho Chỉ huy trưởng giám sát Cuối tháng, nhân viên kỹ thuật công trình hoặc Chỉ huy trưởng tiến hành nghiệm thu, xác nhận khối lượng công việc thực tế hoàn thành Phiếu xác nhận khối lượng xây lắp hoàn thành, sau đo chuyển cho kế toán để làm tính lương * Kiểm soát đối với công việc trả theo thời gian: - Kiểm soát về số lượng ngày công: Hàng ngày, các đội trưởng sẽ thực hiện chấm công cho các công nhân Các trường hợp nghỉ ốm đau, tai nạn,… phải được báo cáo đầy đủ - Kiểm soát đơn giá ngày công: Đối với công nhân làm việc theo hợp đồng dài hạn thì thống nhất mức lương Công ty Đối với công nhân thuê ngoài thì đơn giá tiền lương được thỏa thuận trước thuê tùy theo trình độ tay nghề, tình hình nhân lực địa phương - Kiểm soát suất lao động: Cuối tháng, các đội trưởng sẽ thực hiện xếp loại kết quả công việc theo A, B, C và quy hệ số, co sự phê duyệt Chỉ huy trưởng Dựa vào bảng chấm công, bảng xếp loại - 15 - kết quả lao động để kế toán tiến hành tính lương cho công nhân c/ Kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công - Đơn vị thi công vào nhu cầu và kế hoạch thi công mình mà lập Phiếu yêu cầu thiết bị gửi Phòng Kinh tế – Kỹ thuật Nếu yêu cầu phù hợp thì chuyển cho Phòng Quản lý máy, sau đo trình Tổng giám đốc phương án thuê ngoài hay điều động thiết bị thi công - Đối với máy thi công thuê ngoài: Hằng ngày, nhân viên kỹ thuật công trình giám sát công việc máy thi công Nhật trình máy thi công về thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc Khi công việc hoàn thành, nhân viên kỹ thuật trình Nhật trình máy thi công cho Chỉ huy trưởng duyệt, sau đo chuyển cho kế toán để thực hiện toán - Đối với máy thi công của đơn vị: Sau Tổng giám đốc duyệt Phiếu yêu cầu thiết bị, Phòng Quản lý máy lập quyết định điều động hoặc lệnh điều động thiết bị thi công cùng với quyết định giao thợ vận hành trình lên Tổng giám đốc duyệt, sau đo chuyển cho Phòng Quản lý máy để thực hiện bàn giao thiết bị thi công và lập Biên bản bàn giao Kiểm soát chi phí máy thi công bao gồm: Kiểm soát đối với nhiên liệu, vật liệu phụ sử dụng máy thi công, kiểm soát đối với ca máy hoạt động và kiểm soát đối với tình trạng máy thi công d/ Kiểm soát chi phí sản xuất chung Chi phí sản xuất chung chỉ mới được theo dõi, tổng hợp theo công trình không tổ chức theo dõi theo loại chi phí cấu thành 2.3.2.2 Kiểm soát sau đối với chi phí xây lắp Báo cáo kế toán quản trị Công ty chỉ mới dạng so sánh số liệu dự toán và số liệu thực thế các khoản mục chi phí theo công trình, hạng mục công trình sau hoàn thành, đánh giá chênh lệch Từ đo, xác định một số nguyên nhân và rút bài học kinh nghiệm cho các công trình khác - 16 - 2.3.3 Nhận xét thực trạng hệ thống kiểm soát nội đối với chi phí xây lắp Công ty Cổ phần Lilama 2.3.3.1 Về môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát Công ty co nhiều yếu tố thuận lợi để phát huy hiệu lực hệ thống kiểm soát nội bộ Tuy nhiên, bên cạnh đo vẫn còn một số nhược điểm như: chưa xây dựng quy trình tuyển dụng lao động, ban kiểm soát chưa phát huy được vai trò, chưa thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ 2.3.3.2 Về hệ thống thông tin Hệ thống thông tin dự toán được lập với sự hỗ trợ phần mềm lập dự toán và co sự kiểm tra, tính toán lại các nhân viên Phòng Kinh tế – Kỹ thuật; Hệ thống thông tin thực hiện với hệ thống kế toán tương đối hoàn thiện về chứng từ, tài khoản, sổ kế toán và báo cáo tài chính, đảm bảo cung cấp thông tin chính xác và kịp thời Tuy nhiên, hệ thống thông tin dự toán chưa phù hợp với hệ thống thông tin thực hiện, đối tượng hạch toán chi phí chưa tương ứng với đối tượng lập dự toán chi phí, đo gây kho khăn việc kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp 2.3.3.3 Về công tác kiểm soát chi phí xây lắp Công ty ban hành thành văn bản nhiều quy chế kiểm soát nội bộ và no cũng đem lại nhiều hiệu quả nhất định công tác quản lý, nhiên bên cạnh đo, vẫn tồn các khe hở là điều kiện cho các sai phạm xảy hoặc chưa kiểm soát thật tốt chi phí xây lắp: * Đối với kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: - Công ty chỉ thực hiện mua vật liệu co đề xuất các đơn vị sử dụng không thực hiện lập kế hoạch từ trước Do đo, chưa tạo sự chủ động về vật liệu cho công tác xây lắp - Công ty chưa xây dựng bảng điểm cụ thể để đánh giá về nhà cung cấp mà chỉ đánh giá cảm tính - 17 - - Các loại vật liệu đội xây lắp tự mua theo ủy quyền Công ty nhập kho công trình được cung cấp nhà cung cấp Chỉ huy trưởng lựa chọn nên dễ xảy gian lận việc khai khống về giá vật liệu Bên cạnh đo, giao dịch thực hiện mà không co ký kết Hợp đồng hoặc Đơn đặt hàng nên không co sự ràng buộc về thời gian giao hàng, số lượng,… - Công ty chỉ thực hiện kiểm tra, đánh giá vật liệu bàn giao không thực hiện đánh giá lại trước đưa vật liệu vào sử dụng * Đối với kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp: - Việc tuyển dụng lao động chỉ thực hiện các bộ phận sử dụng co nhu cầu đề xuất nên không chủ động về nguồn lao động - Chưa kiểm soát chặt chẽ đối với lao động theo thời vụ vì các lao động này thường xuyên thay đổi, việc kiểm soát phụ thuộc vào sự giám sát đội trưởng * Đối với kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công: - Thiết bị thi công chỉ được đưa đến công trình co giấy đề nghị đơn vị thi công mà không xây dựng kế hoạch từ trước - Tại công trình, máy thi công được sử dụng chưa được bảo quản tốt nên ảnh hưởng đến chất lượng và tuổi thọ máy - Việc theo dõi giờ máy hoạt động thực hiện dưới sự giám sát kỹ thuật công trình, nhiên mới chỉ theo dõi về thời gian máy hoạt động chưa ghi nhận về khối lượng công việc thực hiện để đánh giá suất làm việc bộ phận này - Định kỳ, không thực hiện kiểm tra kiến thức về quy trình vận hành máy thi công nhằm đánh giá kiến thức cũng trình độ tay nghề công nhân vận hành máy thi công - Việc sửa chữa, bảo dưỡng thiết bị thi công không co kế hoạch trước, chủ yếu sửa thiết bị hư hỏng, gây thế bị động cho việc sử - 18 - dụng thiết bị thi công, làm ảnh hưởng đến tiến độ thi công * Đối với kiểm soát chi phí sản xuất chung: Chi phí sản xuất chung được theo dõi theo công trình không được theo dõi chi tiết theo loại chi phí cấu thành nên không thực hiện việc phân tích, đánh giá chi phí sản xuất chung thực hiện so với dự toán, đo không phát hiện được nhân tố ảnh hưởng mà co biện pháp điều chỉnh hợp lý KẾT LUẬN CHƯƠNG Bằng cách nghiên cứu tài liệu, quan sát thực tế, trực tiếp phỏng vấn, kết hợp với lý luận về kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất các doanh nghiệp xây lắp, chương này, bên cạnh việc giới thiệu về Công ty Cổ phần Lilama 7, luận văn trình bày thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp Công ty với sự minh họa thực tế về kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp hạng mục công trình “Phun cát, sơn kết cấu thép khu nhà CBCNV” Từ thực tế Công ty, luận văn đúc kết các ưu điểm, nhược điểm, từ đo đưa các kiến nghị nhằm tăng cường công tác kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp Công ty Chương MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LILAMA 3.1 Đối với môi trường kiểm soát - Cần phải xây dựng và ban hành thành văn bản quy trình tuyển dụng lao động - Cần phải nâng cao vai trò Ban kiểm soát để bảo vệ lợi ích các cổ đông - Thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ làm việc trực tiếp dưới sự điều hành Tổng giám đốc và hoàn toàn độc lập với các bộ phận khác - 19 - 3.2 Đối với hệ thống thông tin - Nâng cao vai trò báo cáo kế toán quản trị - Công ty co thể trang bị thêm phần mềm quản lý công trình giúp kiểm soát chi phí xây lắp chặt chẽ - Điều chỉnh, bổ sung một số bảng biểu Công ty phù hợp với thủ tục kiểm soát nhằm kiểm soát chi phí xây lắp chặt chẽ 3.3 Đối với công tác kiểm soát chi phí xây lắp 3.3.1 Đối với kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - Cần lập kế hoạch trước việc mua vật tư: Các đơn vị trực thuộc Công ty tiến hành lập dự trù về nhu cầu vật tư, đo dự trù về chủng loại vật tư, về thời gian giao hàng Sau đo, gửi cho Phòng Kinh tế – Kỹ thuật hoặc Ban kỹ thuật công trình kiểm tra và trình Tổng giám đốc phê duyệt Sau đo, Tổng giám đốc chỉ định bộ phận thực hiện Nhờ việc lập dự trù về nhu cầu vật tư từ trước nên Hợp đồng mua vật tư, Công ty co thể ấn định rõ vật tư mua làm đợt, mỗi đợt với số lượng bao nhiêu, gồm loại gì, thời gian giao hàng là nào,…Như vậy, Công ty vừa giảm được chi phí bảo quản, hạn chế việc thất thoát, mất cắp mà vẫn đảm bảo tiến độ thi công - Cần xây dựng bảng điểm đánh giá nhà cung cấp: Căn vào danh sách nhà cung ứng Công ty để chọn một số nhà cung ứng co tính khả thi cao, sau đo gửi Phiếu khảo sát nhà cung ứng Sau thu thập thông tin từ nhà cung ứng, bộ phận mua hàng tiến hành thành lập hội đồng để đánh giá nhà cung ứng Phiếu đánh giá nhà cung ứng theo thang điểm đánh giá cụ thể Sau đo, lập danh sách nhà cung ứng được chấp nhận để trình Tổng giám đốc duyệt Sau thực hiện xong thủ tục giao nhận hàng, bộ phận mua hàng cần phải đánh giá lại nhà cung ứng Bảng đánh giá lại nhà cung ứng theo hợp đồng hoặc định kỳ hàng năm, sau đo xếp loại theo - 20 - mức độ nhà cung ứng tốt, trung bình, kém - Các loại vật liệu cát, đá, sỏi,… thì nên giao khoán cho Chỉ huy trưởng dựa dự toán lập và yêu cầu Chỉ huy trưởng phải lập Đơn đặt hàng với mẫu co sẵn hoặc lập Hợp đồng mua vật liệu để ràng buộc trách nhiệm nhà cung cấp với việc giao hàng - Cần thực hiện bảo quản vật tư tốt hơn, kiểm tra về mặt số lượng và chất lượng vật tư xuất sử dụng - Tăng cường việc cử nhân viên Phòng Kinh tế – Kỹ thuật và Phòng cung ứng vật tư đến kiểm tra việc sử dụng vật tư công trình 3.3.2 Đối với kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp - Hàng năm, Công ty nên lập kế hoạch cho việc sử dụng lao động để chủ động việc tuyển dụng, đào tạo, điều phối, lao động, tránh việc thiếu lao động cần thiết gây chậm trễ công việc - Để kiểm soát số lượng lao động theo thời vụ, Công ty cần quản lý công nhân theo các Đội thi công Định kỳ, các đội thi công báo cáo quân số cho Chỉ huy trưởng, sau đo Chỉ huy trưởng báo cáo lại với Phòng Tổ chức lao động tiền lương 3.3.3 Đối với kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công - Công ty cần lập kế hoạch trước cho việc sử dụng thiết bị thi công tạo tính chủ động việc cung cấp, điều phối thiết bị thi công, tránh gây tình trạng thiếu thiết bị thi công, phải chờ đợi,… làm chậm trễ tiến độ thi công - Máy thi công đưa vào sử dụng cần được bảo quản tốt hơn, lúc không sử dụng máy thi công thì máy cần phải được che đậy, được đưa vào khu bảo quản không nên để ngoài trời - Việc theo dõi giờ máy thi công hoạt động được giám sát nhân viên kỹ thuật công trình cả về thời gian vận hành thiết bị thi công lẫn khối lượng công việc thực hiện chi tiết theo công trình Qua - 21 - đo, co thể đánh giá suất làm việc công nhân vận hành máy thi công và co biện pháp điều chỉnh kịp thời - Tháng (hoặc quý, năm), cần tổ chức thực hiện kiểm tra kiến thức lý thuyết và thực hành về quy trình vận hành máy thi công công nhân điều khiển thiết bị thi công Qua đo, đánh giá lực công nhân điều khiển thiết bị thi công, sau đo trình Tổng giám đốc để co quyết định bồi dưỡng nghiệp vụ, đào tạo lại hoặc sa thải, - Hàng tháng, Phòng quản lý máy cần thực hiện kiểm tra, đánh giá tình trạng kỹ thuật thiết bị thi công để chủ động việc sửa chữa, bảo dưỡng thiết bị và điều phối thiết bị 3.3.4 Đối với kiểm soát chi phí sản xuất chung Cần theo dõi chi tiết theo loại chi phí cấu thành phí sản xuất chung, đồng thời xây dựng hệ thống tài khoản kế toán chi tiết cho đối tượng, qua đo co thể thực hiện việc phân tích, đánh giá và kiểm soát chi phí sản xuất 3.3.5 Kiểm soát sau đối với chi phí xây lắp 3.3.5.1 Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Bảng 3.1 - Bảng phân tích chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Công trình: … Hạng mục: … Tên vật liệu Chi phí NVL tính theo Q1mk Pk Q1m1Pk Q1m1P1 Mức độ ảnh hưởng ∆m ∆P Tổng hợp Cát tiêu chuẩn Sơn Sumo AC 225 … Cộng Sau lập bảng, thực hiện phân tích sự ảnh hưởng các nhân tố định mức vật liệu tiêu hao và giá vật liệu đến sự biến động chi - 22 - phí nguyên vật liệu trực tiếp, xác định nguyên nhân, từ đo co biện pháp kiểm soát hợp lý 3.3.5.2 Đối với chi phí nhân công trực tiếp Bảng 3.2 - Bảng phân tích chi phí nhân công trực tiếp Công trình: … Hạng mục: … Stt Loại Chi phí nhân công tính theo Mức độ ảnh hưởng nhân công Q1mkđk Q1m1đk Q1m1đ1 ∆m Tổng ∆đ hợp Nhân công 3,5/7 Nhân công 4,0/7 … Cộng Sau lập bảng, thực hiện phân tích sự ảnh hưởng các nhân tố định mức hao phí lao động và giá lao động đến sự biến động chi phí nhân công trực tiếp, xác định nguyên nhân, từ đo co biện pháp kiểm soát hợp lý 3.3.5.3 Đối với chi phí sử dụng máy thi công Bảng 3.3 - Bảng phân tích chi phí sử dụng máy thi công Công trình: … Hạng mục: … Stt Thiết bị Chi phí MTC tính theo Q1mkpk Q1m1pk Q1m1 p1 Mức độ ảnh hưởng ∆m ∆p Tổng hợp Cần trục bánh Máy phun sơn Tổng cộng Sau lập bảng, thực hiện phân tích sự ảnh hưởng các nhân tố định mức ca máy phục vụ và giá ca máy thi công đến sự biến - 23 - động chi phí sử dụng máy thi công xác định nguyên nhân, từ đo co biện pháp kiểm soát hợp lý 3.3.5.4 Đối với chi phí sản xuất chung Bảng 3.4 - Bảng phân tích chi phí sản xuất chung Công trình: … Hạng mục: … Stt Nội dung chi phí Dự toán Thực Chênh lệch hiện Giá trị Tỷ lệ (%) Biến phí sản xuất chung Chi phí nhiên liệu … Định phí sản xuất chung Chi phí khấu hao tài sản cố định … Tổng cộng Sau lập bảng, thực hiện phân tích để xác định các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí sản xuất chung, từ đo tìm hiểu nguyên nhân và đưa biện pháp kiểm soát phù hợp KẾT LUẬN CHƯƠNG Thông qua việc tìm hiểu và đánh giá thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp Công ty Cổ phần Lilama 7, chương này, luận văn đưa một số kiến nghị nhằm tăng cường kiểm soát chi phí xây lắp phù hợp với điều kiện hiện Công ty, giúp nâng cao hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ, tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm xây lắp, tăng khả cạnh tranh Công ty trước các đối thủ cạnh tranh và ngoài nước - 24 - KẾT LUẬN Mỗi doanh nghiệp muốn phát triển và đạt được các mục tiêu đặt thì cần phải thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh đơn vị mình Nếu việc kiểm soát được tổ chức hợp lý, sẽ mang lại hiệu quả vô cùng to lớn cho doanh nghiệp, mà đo kiểm soát chi phí là một vấn đề quan trọng đối với nhà quản lý Hệ thống kiểm soát chi phí hữu hiệu sẽ đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp: gop phần tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng khả cạnh tranh doanh nghiệp,… Đối với Công ty Cổ phần Lilama cũng vậy, Ban Tổng giám đốc tìm các biện pháp thích hợp để đáp ứng được các yêu cầu thị trường cũng nâng cao hiệu quả công việc Việc tăng cường kiểm soát chi phí xây lắp co thể thực hiện nhiều cách cần phải co tính khả thi cao, phù hợp với điều kiện hiện doanh nghiệp Qua quá trình tìm hiểu thực tế về công tác kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp Công ty Cổ phần Lilama 7, tác giả đưa một số kiến nghị thiết thực, phù hợp với điều kiện thực tế Công ty nhằm tăng cường kiểm soát chi phí xây lắp Công ty  ... Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LILAMA 2.1 Khái quát chung Công ty cổ phần Lilama 2.1.1 Quá trình hình thành Công ty Tiền thân Công ty là Xí nghiệp... nhằm tăng cường công tác kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp Công ty Chương MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LILAMA 3.1 Đối... dung công tác kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp Công ty Cổ phần Lilama 2.3.2.1 Kiểm soát hiện hành đối với chi phí xây lắp a/ Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp * Kiểm soát