1 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Việt Nam gia nhập WTO mở nhiều hội, tạo điều kiện cho doanh nghiệp nước có thời để phát triển, bên cạnh đó, với khủng hoảng tài suy thoái kinh tế toàn cầu, kinh tế Việt Nam gặp phải nhiều thách thức, buộc doanh nghiệp phải thay đổi hoàn thiện cho phù hợp với tình hình Trong bối cảnh đó, doanh nghiệp nói chung doanh nghiệp dệt may nói riêng phải không ngừng nâng cao lực quản lý, đổi công nghệ để bắt kịp với phát triển ngày cao xã hội Công ty cổ phần Dệt may 29/3 công ty chuyên sản xuất, kinh doanh lĩnh vực dệt may mặc, có đặc trưng riêng ngành dệt may, nguyên phụ liệu đa dạng, phong phú, nhiều chủng loại, màu sắc; nguyên phụ liệu ngành dệt may lại chủ yếu nhập từ nước Cho nên mua nguyên phụ liệu vấn đề quan trọng, vừa đảm bảo chi phí hợp lý, vừa đảm bảo thời gian nhận nguyên phụ liệu để kịp tiến độ sản xuất Kiểm soát nội chu trình mua hàng toán công ty chưa quan tâm mức Vì vậy, cần thiết phải tăng cường kiểm soát nội chu trình mua hàng toán công ty Xuất phát từ thực tế đó, chọn đề tài: “Tăng cường kiểm soát nội chu trình mua hàng toán Công ty cổ phần Dệt may 29/3” làm luận văn tốt nghiệp Mục đích nghiên cứu đề tài Trên sở lý luận thực tế KSNB chu trình mua hàng toán Công ty, tác giả đánh giá thực trạng rút nhược điểm Trên sở đó, luận văn đề giải pháp nhằm tăng cường KSNB chu trình mua hàng toán Công ty CP Dệt may 29/3 Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: KSNB chu trình mua hàng toán Công ty CP Dệt may 29/3 Phạm vi nghiên cứu: Công ty Cổ phần Dệt may 29/3 Phương pháp nghiên cứu Luận văn dựa sở phương pháp vật biện chứng sử dụng phương pháp: phân tích, quan sát, vấn, thu thập thông tin, đối chiếu Những đóng góp đề tài Hệ thống hoá sở lý luận KSNB chu trình mua hàng toán Trên sở đó, tìm hiểu đánh giá KSNB chu trình mua hàng toán Công ty Đề xuất số giải pháp nhằm tăng cường KSNB chu trình mua hàng toán Công ty CP Dệt may 29/3 Kết cấu luận văn Ngoài phần mở đầu kết luận, luận văn kết cấu thành ba chương: Chương 1: Cơ sở lý luận KSNB chu trình mua hàng toán doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng KSNB chu trình mua hàng toán Công ty CP Dệt may 29/3 Chương 3: Một số giải pháp nhằm tăng cường KSNB chu trình mua hàng toán Công ty CP Dệt may 29/3 3 Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN 1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1 Định nghĩa kiểm soát nội Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VAS 400), Kiểm soát nội quy định thủ tục kiểm soát đơn vị kiểm toán xây dựng áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa phát gian lận, sai sót; để lập Báo cáo tài trung thực hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý sử dụng có hiệu tài sản đơn vị Theo Uỷ Ban thuộc Hội đồng Quốc gia Hoa Kỳ (COSO), kiểm soát nội trình bị chi phối người quản lý, hội đồng quản trị nhân viên đơn vị, thiết lập để cung cấp đảm bảo hợp lý nhằm đạt mục tiêu sau: hữu hiệu hiệu hoạt động; tin cậy báo cáo tài chính; tuân thủ pháp luật quy định 1.1.2 Mục tiêu kiểm soát nội Bảo vệ tài sản đơn vị; bảo đảm độ tin cậy thông tin; bảo đảm thực chế độ pháp lý; bảo đảm hiệu hoạt động lực quản lý 1.1.3 Các nhân tố chủ yếu kiểm soát nội 1.1.3.1 Môi trường kiểm soát Phương pháp điều hành lãnh đạo đơn vị, cấu tổ chức, sách nhân sự, công tác lập kế hoạch môi trường bên 1.1.3.2 Hệ thống kế toán Bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán hệ thống báo cáo kế toán 1.1.3.3 Các thủ tục kiểm soát Thủ tục kiểm soát chủ yếu bao gồm: Lập, kiểm tra, so sánh, phê duyệt số liệu liên quan đến đơn vị; kiểm tra tính xác số liệu tính toán; kiểm tra chương trình ứng dụng môi trường tin học; kiểm tra số liệu sổ kế toán tổng hợp sổ kế toán chi tiết; kiểm tra phê duyệt chứng từ kế toán, tài liệu kế toán; đối chiếu số liệu nội với bên ngoài; so sánh, đối chiếu kết kiểm kê thực tế với số liệu sổ kế toán; giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với tài sản tài liệu kế toán; phân tích, so sánh số liệu thực tế số liệu dự toán, kế hoạch Các thủ tục kiểm soát nhà quản lý xây dựng dựa ba nguyên tắc bản: nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn 1.1.3.4 Đánh giá rủi ro Đánh giá rủi ro việc nhận dạng, phân tích quản lý rủi ro đe doạ đến việc đạt mục tiêu chung mục tiêu cụ thể cho hoạt động 1.1.3.5 Giám sát Giám sát trình đánh giá chất lượng KSNB theo thời gian Những khiếm khuyết KSNB cần phát kịp thời để có biện pháp khắc phục sớm tốt 1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1.2.1 Những vấn đề chu trình mua hàng toán 1.2.1.1 Đặc điểm chu trình mua hàng toán Chu trình mua hàng toán chu trình bao gồm định trình cần thiết để có hàng hóa dịch vụ cho trình hoạt động doanh nghiệp, thường bắt đầu khởi xướng đơn đặt mua người có trách nhiệm cần hàng hóa hay dịch vụ kết thúc việc toán cho nhà cung cấp hàng hóa hay dịch vụ nhận 1.2.1.2 Chức chu trình mua hàng toán * Xử lý đơn đặt hàng Điểm khởi đầu nghiệp vụ mua hàng đơn đề nghị mua hàng người phụ trách phận cần mua hàng hóa, thường quản đốc phân xưởng, phòng kinh doanh Sau đơn đề nghị mua hàng phê duyệt phải có đơn đặt mua hàng Khi thực giao dịch lớn phức tạp phải ký kết hợp đồng cung ứng * Nhận hàng hóa hay dịch vụ Bộ phận nhận hàng kiểm tra hàng với đơn đặt hàng chủng loại, chất lượng hàng, số lượng, quy cách, phẩm chất, thời gian giao hàng, số tiền toán * Ghi nhận khoản nợ người bán Để ghi nhận đắn khoản nợ nhà cung cấp hàng hóa đòi hỏi việc ghi sổ phải xác nhanh chóng * Xử lý ghi sổ khoản toán cho người bán Các hoá đơn thường kế toán khoản phải trả lưu giữ toán Thanh toán thực Ủy nhiệm chi, séc, phiếu chi 1.2.1.3 Rủi ro chủ yếu xảy chu trình mua hàng toán Các khoản mua vào bị ghi tăng cách giả tạo (ghi khống) giá trị để hình thành khoản toán phụ trội, công ty muốn điều hòa lợi nhuận năm tài chính; yêu cầu hàng không nhu cầu; mua hàng không quy cách, phẩm chất; mua hàng với giá cao; toán nhiều lần cho lô hàng giao; sai sót ghi chép nghiệp vụ báo cáo 1.2.2 Sự cần thiết KSNB chu trình mua hàng toán Chu trình mua hàng toán đóng vai trò quan trọng việc thực chức cung ứng đầu vào KSNB chu trình mua hàng toán tốt giúp cho công ty hạn chế sai sót, rủi ro gian lận 1.2.3 Nội dung KSNB chu trình mua hàng toán 1.2.3.1 Mục tiêu KSNB chu trình mua hàng toán Để đạt mục tiêu có tính hiệu lực, hiệu hoạt động; BCTC đáng tin cậy; tính tuân thủ pháp luật quy định Nhà nước, KSNB chu trình mua hàng toán cần phải đạt số mục tiêu sau: Các nghiệp vụ mua hàng phải có đầy đủ chứng từ kèm, có phê chuẩn cấp thẩm quyền, mua đúng, mua đủ, mua kịp thời theo phê duyệt mua hàng Các nghiệp vụ mua hàng toán phải ghi nhận báo cáo trung thực, hợp lý; ghi nhận giá trị thực tế giá vốn hàng tồn kho Ghi sổ đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn rõ ràng chi tiết công nợ phải trả Các hoạt động mua hàng phải chịu chi phối pháp luật tuân thủ quy định nội 1.2.3.2 Các chứng từ sổ sách kế toán liên quan a Các chứng từ kế toán: Phiếu yêu cầu hàng hóa, bảng báo giá, đơn đặt hàng, báo cáo nhận hàng, phiếu nhập kho, Hóa đơn bán hàng, phiếu chi, ủy nhiệm chi b Các sổ sách kế toán: Sổ chi tiết sổ tổng hợp Tài khoản: 331, 133, 152, 153, 111, 112 1.2.3.3 Quy trình kiểm soát nội chu trình mua hàng a Xác định nhu cầu vật tư, hàng hoá Đây bước khởi đầu chu trình mua hàng, việc thực thông qua so sánh số lượng tồn kho với kế hoạch sử dụng loại vật tư số lượng tồn kho tối thiểu Các thủ tục kiểm soát chủ yếu giấy đề xuất mua hàng phải đảm bảo thông tin chủ yếu chủng loại hàng hoá cần mua, số lượng, chất lượng, quy cách, người đề nghị mua hàng, phiếu đề xuất mua hàng phải đánh số thứ tự trước phòng ban đề nghị mua hàng để đảm bảo hàng đề xuất mua đặt hàng, quan trọng phải có lãnh đạo phê duyệt mua hàng Chỉ người có thẩm quyền lập phiếu đề nghị mua hàng, thủ tục nhằm đối phó với sai phạm phổ biến đề xuất mua hàng chưa thật có nhu cầu mua với số lượng nhiều cần thiết, nhân viên đề nghị mua hàng thông đồng với nhà cung cấp để hưởng lợi từ việc mua hàng b Xử lý đơn đặt hàng Bộ phận mua hàng lập đơn đặt hàng lựa chọn nhà cung cấp phù hợp, thương thảo điều kiện giao hàng toán, làm thủ tục ký kết hợp đồng kinh tế Các thủ tục kiểm soát chủ yếu đơn đặt hàng nhà cung cấp phải phê duyệt cấp có thẩm quyền, đơn đặt hàng phải đánh số thứ tự trước phải tham chiếu đến phiếu đề xuất mua hàng trước Phải có báo giá từ nhiều nhà cung cấp phải vào thông tin giá lần mua trước Yêu cầu nhà cung cấp có chứng xác thực giá bán nhà cung cấp hợp lý thị trường, cam kết mối quan hệ lợi ích người mua hàng nhà cung cấp, kỷ luật nghiêm khắc phát nhân viên nhận tiền hoa hồng, nên ban hành quy tắc đạo đức nghiêm cấm nhân viên nhận quà cáp hay lợi ích khác từ nhà cung cấp Thường xuyên hoán đổi vị trí nhân viên mua hàng c Nhận hàng hoá Nhận hàng, kiểm nghiệm nhập kho phận nhận hàng thực kho địa điểm định vào thời điểm hàng giao, thể biên giao nhận hàng hoá, sau phận nhận hàng làm thủ tục nhập kho hàng hóa giao thẳng cho người sử dụng Thủ tục kiểm soát việc nhận hàng phận nhận hàng đối chiếu số lượng, chất lượng, chủng loại vật tư hàng hoá thực tế nhập với đơn đặt hàng phiếu giao hàng nhà cung cấp, phiếu nhập kho cần đánh số thứ tự trước để kiểm soát chặt chẽ d Trả lại hàng hoá giảm giá hàng mua Khi nhà cung cấp giao hàng không yêu cầu đơn đặt hàng công ty, hai bên lập biên trả lại hàng, nhà cung cấp chấp nhận giảm giá hàng mua 1.2.3.4 Quy trình kiểm soát nội chu trình toán a Ghi nhận khoản nợ người bán Kế toán công nợ ghi sổ để theo dõi nghiệp vụ phát sinh Thủ tục KSNB nghiệp vụ kế toán công nợ phải kiểm tra đối chiếu hoá đơn bán hàng nhà cung cấp với đề xuất mua hàng, đơn đặt hàng, chứng từ nhận hàng phiếu nhập kho để đảm bảo hàng mua với yêu cầu khoản toán hợp lệ xác trước hạch toán vào sổ kế toán chi tiết tổng hợp b Thanh toán cho người cung cấp Tùy thuộc vào phương thức toán thỏa thuận trước, kế toán toán tiến hành thủ tục cần thiết để chuyển tiền vào tài khoản nhà cung cấp chi tiền mặt Thủ tục KSNB UNC, phiếu chi phải người có trách nhiệm, đủ thẩm quyền ký duyệt Các phiếu chi, UNC phải đánh số trước, cẩn thận kiểm soát phiếu chi ký, phiếu chi trắng c Chiết khấu mua hàng DN mua hàng với số lượng lớn, nhà cung cấp thực khoản giảm trừ giá niêm yết Thủ tục kiểm soát nên đưa vào điều khoản hợp đồng mua bán d Chi phí mua hàng DN phải toán khoản chi phí liên quan đến trình mua hàng chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng, chi phí bảo hiểm,… Chương THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY 29/3 2.1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY 29/3 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển Công ty cổ phần Dệt may 29/3 tiền thân doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Sở Công Thương thành phố Đà Nẵng Ngày 29/3/2007 nhân kỷ niệm 32 năm ngày thành lập, công ty thức công bố cổ phần hoá với tên gọi “Công ty cổ phần Dệt may 10 29/3”, với tên giao dịch HACHIBA, công ty có đầy đủ tư cách pháp nhân, quyền XNK trực tiếp, trụ sở công ty đóng 60 Mẹ Nhu, Quận Thanh Khê, Tp Đà Nẵng 2.1.2 Chức hoạt động Công ty Chức năng: chuyên SX mặt hàng khăn, KD gia công hàng may mặc Hoạt động: Công ty hoạt động hai lĩnh vực Dệt May 2.1.3 Tổ chức máy Công ty Công ty CP Dệt may 29/3 vừa DN sản xuất vừa DN thương mại Bộ máy tổ chức công ty gồm có phận, có chức riêng biệt, phận có quan hệ chặt chẽ với 2.1.4 Đặc điểm sản xuất mặt hàng may Công ty 2.1.4.1 Đặc điểm sản phẩm may Công ty Đặc điểm sản phẩm may SX hàng loạt khác mục đích hay nhu cầu sử dụng nên sản phẩm đa dạng 2.1.4.2 Tổ chức sản xuất sản phẩm may Công ty Bộ phận sản xuất: trực tiếp SX loại khăn bông, hàng may mặc xuất Bộ phận phục vụ sản xuất: đảm bảo cho trình sản xuất liên tục 2.1.5 Hệ thống kế toán Công ty cổ phần Dệt may 29/3 2.1.5.1 Tổ chức máy kế toán: Công ty tổ chức máy kế toán theo mô hình tập trung 2.1.5.2 Tổ chức thông tin kế toán: Công ty sử dụng phần mềm kế toán Bravo 2.2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY 29/3 11 2.2.1 Môi trường kiểm soát 2.2.1.1 Phương pháp điều hành lãnh đạo công ty Ban giám đốc thường xuyên liên hệ chặt chẽ với người đứng đầu phòng ban, xí nghiệp nắm tình hình hoạt động qua báo cáo từ phòng ban Để điều hành công việc, lãnh đạo công ty ban hành Qui chế quản lý tài chính, quy định quyền hạn phận, đồng thời xác định mục tiêu cụ thể hoạt động 2.2.1.2 Công tác nhân Công ty Hiện đội ngũ lao động công ty với 2000 lao động, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ bước thích nghi với chế quản lý Ban giám đốc công ty đề Công ty phát huy tinh thần làm việc theo nhóm, khuyến khích tính sáng tạo CBCNV 2.2.1.3 Cơ cấu tổ chức Công ty Cơ cấu tổ chức phân định tương đối rõ ràng quyền hạn, nhiệm vụ phòng ban 2.2.1.4 Công tác lập kế hoạch Công ty Cuối năm công ty tiến hành lập kế hoạch tổng quát doanh thu, chi phí phát sinh năm tiếp theo, sở công ty tiến hành phân khai kế hoạch doanh thu, chi phí cho quý năm Đối với đơn đặt hàng, phòng kinh doanh vào kế hoạch sản xuất để lập định mức cho đơn đặt hàng chủng loại vật liệu, định mức bao nhiêu, đơn cho vật liệu có đơn hàng 2.2.1.5 Môi trường bên 12 2.2.2 Các chứng từ sổ sách kế toán liên quan đến KSNB chu trình mua hàng toán Công ty cổ phần Dệt may 29/3 2.2.2.1 Trình tự lập luân chuyển chứng từ kế toán Chu trình mua hàng toán Công ty gồm chứng từ kế toán sau: Đề xuất mua hàng, Đơn đặt hàng, Hợp đồng, Hoá đơn, Phiếu tính giá thành vật tư, Phiếu nhập kho, Giấy đề nghị toán, Uỷ nhiệm chi (hoặc lệnh chi, phiếu chi) 2.2.2.2 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán sổ sách kế toán Hệ thống tài khoản cụ thể hoá thêm số tài khoản chi tiết TK1521- nguyên vật liệu dệt, TK 15211- nguyên vật liệu dệt trực tiếp, TK 15212- nguyên vật liệu dệt phụ TK 1522- nguyên vật liệu may, TK 15221- nguyên vật liệu may trực tiếp, TK 15222- nguyên vật liệu may phụ TK 331- Các khoản phải trả, TK 3311- phải trả nội địa, TK 3312- phải trả nước TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, chi tiết cho ngân hàng, TK 111- Tiền mặt Tổ chức sổ sách kế toán: Công ty sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ 2.2.3 Quy trình KSNB chu trình mua hàng toán Công ty Cổ phần Dệt may 29/3 KSNB chu trình mua hàng toán Công ty CP Dệt may 29/3 trình bày sở kết hợp kiểm soát quản lý kiểm soát kế toán 2.2.3.1 Kiểm soát nội chu trình mua hàng a Kiểm soát quy trình đặt hàng 13 Phòng Kinh doanh- xuất nhập Tổng Giám đốc công ty giao nhiệm vụ việc mua hàng Nhân viên phụ trách đơn hàng lập Đề xuất mua nguyên phụ liệu trình cho Tổng giám đốc để duyệt mua, nhân viên phòng kinh doanh lựa chọn nhà cung cấp, xem xét ba bảng báo giá ba nhà cung cấp lựa chọn nhà nhà cung cấp uy tín nhất, đảm bảo chất lượng giá cả, sau bảng báo giá duyệt, nhân viên kinh doanh lập đơn đặt hàng gửi đến nhà cung cấp, đơn hàng lớn, nhân viên kinh doanh gửi mẫu nguyên phụ liệu cần đặt mua kèm theo đơn đặt hàng cho nhà cung cấp Các thủ tục kiểm soát đặt hàng Công ty đơn đặt hàng gửi cho nhà cung cấp phải với số lượng, chủng loại, chất lượng hàng cần mua; thông tin mua hàng Đề xuất mua hàng phù hợp với thông tin đơn đặt hàng phải có phê duyệt đắn cấp có thẩm quyền giấy đề xuất mua hàng đơn đặt hàng b Kiểm soát quy trình nhận hàng Đối với đơn hàng lớn, mua nguyên phụ liệu nước ngoài, sau ký hợp đồng đồng ý thủ tục mua bán hai bên, nhân viên Phòng kinh doanh- XNK mở Tờ khai hàng hoá xuất nhập hải quan để chuẩn bị nhận hàng cảng, Công ty thường làm thủ tục nhận hàng cảng Sài Gòn cảng Đà Nẵng Khi hàng đến kho công ty, nhân viên kho nhận hàng, kiểm tra số lượng hàng theo hợp đồng, thủ kho kiểm đếm số lượng kiện hàng, so sánh số lượng thực tế với số lượng ghi hợp đồng, hai bên nhận hàng giao hàng ký xác nhận vào Phiếu giao nhận hàng hoá Kết thúc trình nhận hàng thủ kho cập nhật số lượng hàng hoá nhập kho vào chương trình kế toán, nhân viên phòng 14 Kinh doanh kiểm tra chứng từ đầy đủ hợp lệ, lập phiếu tính giá thành vật tư in phiếu nhập kho Nhân viên kinh doanh Hoá đơn, hợp đồng làm giấy đề nghị toán; chứng từ gồm Hợp đồng, Hoá đơn, Phiếu tính giá thành vật tư, Phiếu nhập kho chuyển cho kế toán vật tư để theo dõi thực thủ tục toán * Thủ tục kiểm soát quy trình nhận hàng Công ty thủ kho đối chiếu số lượng, chất lượng, chủng loại hàng hoá thực tế nhập với hợp đồng đơn đặt hàng gửi đến nhà cung cấp; kế toán vật tư tổng hợp đầy đủ chứng từ mua hàng từ phòng ban liên quan chuyển sang tiến hành kiểm tra, nhập liệu vào máy tính; Chứng từ mua hàng lưu theo số thứ tự giúp cho việc kiểm tra dễ dàng, NPL nhập kho phát thừa thiếu xử lý kịp thời 2.2.3.2 Kiểm soát nội chu trình toán a Kiểm soát ghi sổ nghiệp vụ mua hàng Kế toán vật tư đối chiếu chứng từ liên quan đến nghiệp vụ mua hàng để kiểm tra xác chứng từ, sau kế toán vật tư kiểm tra số lượng giá trị nguyên phụ liệu nhập vào chương trình kế toán máy, kế toán vật tư theo dõi nguyên phụ liệu theo kho hàng Tất nghiệp vụ mua hàng thể tài khoản 331, kế toán vật tư nhập liệu đồng thời số liệu tự cập nhật đến tài khoản 331, Kế toán vật tư kiêm kế toán công nợ không nhập lại lần thứ hai mà kiểm tra, đối chiếu tài khoản 331 với Giấy đề nghị toán mà phòng kinh doanh- XNK chuyển đến Kế toán công nợ kiểm tra thời hạn toán tiền để hưởng chiết khấu toán từ phía nhà cung cấp b Kiểm soát nghiệp vụ toán cho nhà cung cấp 15 Phòng kinh doanh-XNK lập Giấy đề nghị toán tiền gửi cho Phòng kế toán, kế toán vật tư kiểm tra số lượng số tiền nguyên phụ liệu nhập vào phần mềm, sau chuyển Giấy đề nghị toán cho kế toán toán để lập UNC chuyển khoản cho nhà cung cấp lập phiếu chi chi tiền mặt, UNC kế toán trưởng, tổng giám đốc duyệt chuyển cho ngân hàng để chuyển vào tài khoản nhà cung cấp Đối với hợp đồng toán L/C, sau ký hợp đồng kinh tế, kế toán tiền gửi ngân hàng kiểm tra số dư tiền gửi, lập Giấy đề nghị phát hành thư tín dụng gửi ngân hàng để yêu cầu ngân hàng mở L/C thực thủ tục toán L/C * Thủ tục KSNB uỷ nhiệm chi, phiếu chi Tổng giám đốc công ty ký duyệt, uỷ nhiệm chi, phiếu chi đánh số thứ tự Người thực chứng từ toán người giữ tiền Giấy đề nghị toán nhân viên phòng kinh doanh-XNK lập chứng phát sinh nghiệp vụ toán tiền 2.3 NHỮNG KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC VÀ HẠN CHẾ CỦA KSNB CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY 29/3 2.3.1 Những kết đạt a Môi trường kiểm soát Cơ cấu tổ chức đơn giản, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ phòng công ty Việc lập kế hoạch định mức sản xuất cho lô hàng quan tâm mức Công tác tập huấn, đào tạo cán trọng, đội ngũ cán công nhân viên công ty đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ đặt b Hệ thống kế toán Lập, luân chuyển chứng từ tương đối chặt chẽ 16 c Thủ tục kiểm soát chu trình mua hàng toán Trước toán tiền cho nhà cung cấp, phòng kinh doanh-XNK kế toán vật tư có kiểm tra, đối chiếu cụ thể, hợp đồng kinh tế phòng KD-XNK Tổng giám đốc xem xét ký duyệt, ký duyệt chứng từ chi, kế toán trưởng kiểm tra bút toán định khoản, Tổng giám đốc người ký duyệt cuối tất khâu mua hàng 2.3.2 Những hạn chế KSNB chu trình mua hàng toán Công ty CP Dệt may 29/3 a Hạn chế môi trường kiểm soát Chưa có phận kiểm toán nội công ty Cán công nhân viên công ty thường làm việc theo thói quen, dẫn đến KSNB gặp nhiều khó khăn Chưa xây dựng sách thưởng, phạt CBCNV b Hạn chế quy trình thủ tục kiểm soát nội chu trình mua hàng toán Tuy công ty có Quy chế tài chính, chưa xây dựng cụ thể qui định mua hàng toán, chưa tính toán khoa học thời gian đặt hàng, thời gian sản xuất công ty, dẫn đến tình trạng có đơn hàng đặt mua sớm, vốn bị đầu tư không hiệu quả, ngược lại có lúc đơn hàng mua trễ dẫn đến chậm trễ cho tiến độ sản xuất giao hàng bị trễ Khi nhận hàng từ nhà cung cấp, thủ kho người trực tiếp nhận hàng theo số lượng thực tế kiện hàng, sau Phòng Kỹ thuật chất lượng may kiểm tra lại chất lượng số lượng cụ thể mặt hàng, điều dễ xảy sai sót việc nguyên phụ liệu nhập kho không chất lượng theo hợp đồng, thiếu 17 hàng kiện hàng có vấn đề chất lượng có mặt đại diện nhà cung cấp để chứng nhận điều Phòng Kế toán không tham gia phối hợp với Phòng kinh doanh trình mua nguyên phụ liệu, mua xong đưa chứng từ qua để toán theo dõi sổ sách Hàng mua đường vào cuối niên độ kế toán chưa theo dõi sổ sách kế toán Không qui định cụ thể thời hạn luân chuyển chứng từ lên phòng kế toán, từ dẫn đến chậm trễ Công ty chưa xác định xác giá gốc hàng mua nhập kho, không tính chi phí phát sinh giá mua mà hạch toán vào chi phí SX chung Nhân viên kinh doanh thông đồng với nhà cung cấp để nhận báo giá có giá cao Công ty chưa xây dựng phiếu đánh giá nhà cung cấp để lựa chọn nhà cung cấp tối ưu Nghiệp vụ toán tiền chủ yếu qua ngân hàng, công việc kế toán tiền gửi ngân hàng đảm nhiệm, từ việc làm Uỷ nhiệm chi trình kế toán trưởng duyệt chuyển ngân hàng toán, ghi sổ nghiệp vụ mua hàng, đối chiếu với sổ phụ ngân hàng, có trường hợp bị trả tiền nhầm nhà cung cấp, trả nhầm tiền cho lô hàng khác c Nguyên nhân hạn chế Ban giám đốc công ty chưa quan tâm mức đến công tác kiểm soát nội Chưa gắn trách nhiệm cá nhân với qui chế thưởng, phạt cách triệt để Công ty chưa có hướng đổi công việc cụ thể 18 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY 29/3 3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY 29/3 Tăng cường kiểm soát nội chu trình mua hàng toán công ty nhằm giúp cho kiểm soát nội công ty hoạt động hiệu hơn, giảm rủi ro sai sót xảy ra, mua hàng với giá cao, chất lượng kém, nhận hàng thiếu, không cam kết hợp đồng,… Để cạnh tranh với doanh nghiệp dệt may lớn thị trường Tổng công ty cổ phần dệt may Hòa Thọ, Công ty dệt may Hòa Khánh, …cạnh tranh giá cả, chất lượng sản phẩm, cần thiết phải tối ưu hóa chu trình, mà chu trình mua hàng toán chu trình trình hoạt động sản xuất kinh doanh công ty, có ảnh hưởng trực tiếp đến chu trình khác Nguyên phụ liệu ngành dệt may đa dạng, phong phú, nhiều chủng loại, nhiều màu sắc, nhiều kích cỡ, mua nguyên phụ liệu ngành may phức tạp, dễ xảy gian lận, sai sót, ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm xuất kho Tăng cường kiểm soát nội chu trình mua hàng toán nhằm đề số giải pháp để khắc phục hạn chế tồn mà công ty gặp phải 19 3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG KSNB CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CP DỆT MAY 29/3 3.2.1 Đối với môi trường kiểm soát a Tổ chức phận kiểm toán nội Với quy mô nay, Công ty nên thiết lập phận kiểm toán nội có từ đến người, người thực am hiểu lĩnh vực kinh doanh tài chính, gồm có người trưởng phận kiểm toán nội thành viên phận kiểm toán giúp việc b Hoàn thiện công tác nhân Công ty cần quy định rõ yêu cầu trình độ vị trí Cần xây dựng cụ thể qui chế khen thưởng, xử phạt cách hợp lý Công tác tuyển dụng lao động cần quan tâm mức Cần thường xuyên luân chuyển cán vị trí thích hợp 3.2.2 Hoàn thiện báo cáo nội phục vụ kiểm soát chu trình mua hàng toán Công ty Cổ phần Dệt may 29/3 Báo cáo chi tiết kho: Tại công ty thủ kho nhập vào chương trình kế toán máy số lượng hàng hoá nhập kho, sau kế toán lấy số liệu để xử lý tiếp công đoạn sau Vì để kiểm soát sai sót thủ kho nhập thiếu phiếu nhập kho, nhập sai số lượng hàng nhập kho, nhập không mã nguyên vật liệu nhập kho; vào Biên kiểm kê thực tế nguyên phụ liệu, quý thủ kho cần lập Báo cáo chi tiết kho Báo cáo chi tiết kho nhằm báo cáo cho Trưởng phòng kế toán, Tổng giám đốc sử dụng để đối chiếu nguyên phụ liệu nhập kho, xuất kho quý số liệu sổ sách kế toán với số liệu thực tế thủ kho 20 Báo cáo chi tiết hàng mua đường: công ty, việc nhập nguyên phụ liệu từ nước nhiều, nhiều thời gian để làm thủ tục vận chuyển nguyên phụ liệu đến kho công ty, báo cáo nhằm kiểm soát phát sinh hàng mua đường, kiểm soát đầy đủ số nguyên phụ liệu báo cáo tài vào cuối niên độ kế toán, báo cáo hàng mua đường nhằm làm sở để hạch toán vào TK151, kiểm soát số lượng hàng đường kiểm soát số lượng hàng nhập kho Báo cáo lập để theo dõi chặt chẽ hàng mua chưa tới kho công ty, đặt biệt đơn hàng nước ngoài, báo cáo thống kê thời gian gửi hàng, thời gian dự kiến hàng kho công ty, giúp cho tổng giám đốc nắm tình hình nguyên phụ liệu đơn hàng công ty Báo cáo chi tiết công nợ phải trả: báo cáo lập nhằm kiểm soát tình hình trả nợ tháng đến, thời hạn toán, chiết khấu toán hưởng, dự kiến ngày trả nợ, dự kiến nguồn tiền sử dụng để trả nợ Báo cáo lập để trình tổng giám đốc xem xét, phê duyệt tình hình nợ phải trả tháng tiếp theo, đạo để hưởng chiết khấu tránh khỏi nợ hạn Báo cáo chi tiết công nợ phải trả báo cáo cần thiết công ty lĩnh vực dệt may sử dụng nhiều nguyên phụ liệu, mua nhiều nhà cung cấp, báo cáo dùng để thống kê tình hình nợ phải toán, để kiểm soát chặt chẽ tình hình công nợ công ty 3.2.3 Hoàn thiện số thủ tục KSNB chu trình mua hàng toán Công ty Cổ phần Dệt may 29/3 3.2.3.1 Hoàn thiện kiểm soát quy trình đặt hàng 21 Các đơn đặt hàng gửi cho nhà cung cấp cần phải đánh số thứ tự, hầu hết đơn đặt hàng chấp nhận, có đơn đặt hàng không thực được, để kiểm soát chặt chẽ chu trình mua hàng, cần thiết phải đánh số thứ tự đơn đặt hàng Để tránh tình trạng nhân viên kinh doanh thông đồng với nhà cung cấp để nhận báo giá có đơn giá cao, cần thiết phải có thêm kế toán vật tư tham qua vào việc tham khảo thị trường chấp nhận báo giá từ phía nhà cung cấp, thường xuyên hoán đổi vị trí nhân viên mua hàng để đảm bảo mối quan hệ lợi ích người mua hàng nhà cung cấp Cần phải tách bạch người đặt hàng người đứng làm hợp đồng, tất khoản chiết khấu toán phải ghi thẳng vào hợp đồng Để kiểm soát giá cả, chất lượng, thời hạn giao hàng, thời hạn toán cho lô hàng, cần thiết phải lựa chọn nhà cung cấp đáp ứng tốt yêu cầu Định kỳ nhân viên mua hàng Phòng kinh doanh, nhân viên kế toán phụ trách khâu mua hàng đánh giá nhà cung cấp thông qua tiêu phiếu đánh giá nhà cung cấp, đánh giá tiêu điểm, sau tổng giám đốc duyệt để làm chọn nhà cung cấp, tác giả xây dựng phiếu đánh giá nhà cung cấp áp dụng cho Công ty CP Dệt may 29/3 Để kiểm soát hữu hiệu trình đặt hàng, tránh tình trạng phòng kinh doanh–XNK đảm nhận nhiều khâu, nhận đơn hàng khách hàng phòng Kỹ thuật chất lượng may lập Dự toán nhu cầu vật tư sau Phòng kinh doanh-XNK vào để lập Phiếu đề xuất mua vật tư 22 3.2.3.2 Hoàn thiện kiểm soát quy trình nhận hàng Tại công ty phận nhận hàng, nhận hàng từ nhà cung cấp có thủ kho kiểm tra kiện hàng, kiểm tra chất lượng hàng hoá Để ngăn ngừa gian lận sai sót xảy xác định trách nhiệm bên liên quan việc nhận hàng, cần có tham gia nhân viên kinh doanh nhân viên phòng kỹ thuật chất lượng may để kiểm tra cụ thể lượng hàng nhập kho, kiểm tra số lượng chất lượng kiện hàng, sau nhập kho hàng hóa, đại diện nhà cung cấp, thủ kho, nhân viên phòng kinh doanh, nhân viên phòng kỹ thuật chất lượng may ký vào biên nhận hàng 3.2.3.3 Hoàn thiện kiểm soát chi phí mua hàng Thực tế công ty chưa tập hợp chi phí vào giá trị hàng mua mà hạch toán vào TK 627 không theo trình tự lô hàng Để tập hợp tất chi phí mua hàng vào giá trị hàng mua theo nguyên tắc giá gốc, tổng giám đốc công ty cần đưa quy định tối đa ngày phận có liên quan phải gửi hoá đơn toán phòng kế toán 3.2.3.4 Hoàn thiện kiểm soát ghi sổ nghiệp vụ mua hàng Việc ghi sổ nghiệp vụ mua hàng có hạn chế chưa theo dõi nguyên phụ liệu mua vào theo mã hàng thống Bộ mã thiết lập cách ghép nối sau: Mã nhà cung cấp Nhóm XX Mã khách hàng Nhóm XX Mã ngành sản xuất Nhóm X Mã nguyên phụ liệu Nhóm XX Mã chi tiết nguyên phụ liệu Nhóm XXXX 3.2.3.5 Hoàn thiện kiểm soát quy trình toán Khi chứng từ mua hàng Phòng kinh doanh-XNK chuyển sang kế toán vật tư, kế toán vật tư nhập liệu vào chương trình 23 kế toán Bravo, sau kế toán vật tư chuyển cho kế toán toán Giấy đề nghị toán tiền, kế toán công nợ kế toán toán kiểm tra phần mềm, chứng từ gốc không kế toán công nợ kế toán toán kiểm tra lại Chỉ trừ lô hàng lớn, toán tiền qua ngân hàng nước kế toán toán photo chứng từ gửi cho ngân hàng Vì vậy, Phòng kinh doanh –XNK làm Giấy đề nghị toán sai, kế toán vật tư nhập liệu sai vào phần mềm kế toán kế toán toán lỗi sai tiếp tục chuyển trả tiền cho nhà cung cấp, điều có nghĩa kiểm soát nội chu trình toán công ty chưa hữu hiệu Để ngăn chặn sai sót nêu trên, tất lô hàng dù toán nước hay nước chứng từ mua hàng cần phải luân chuyển từ kế toán vật tư đối chiếu với kế toán toán, kế toán tiền gửi ngân hàng làm Uỷ nhiệm chi xong chuyển toàn bộ chứng từ cho kế toán công nợ để đối chiếu số tiền Uỷ nhiệm chi với số tiền cần trả cho nhà cung cấp Sau trình chứng từ cho Kế toán trưởng ký duyệt; làm trình toán khó bị sai sót gian lận, kiểm soát nội đánh giá hữu hiệu 3.2.4 Xây dựng quy định mua hàng toán công ty  Quy định đặt mua nguyên phụ liệu  Quy định lựa chọn nhà cung cấp  Quy định chất lượng nguyên phụ liệu  Quản lý giá  Quy định kiểm soát giao nhận nguyên phụ liệu kho  Quy định kiểm soát toán tiền mua hàng 24 KẾT LUẬN Việt Nam giai đoạn hội nhập phát triển, với kinh tế giới, Việt Nam đứng trước thời thách thức Trong bối cảnh đó, để doanh nghiệp ngày phát triển thị trường vấn đề đặt cho nhà quản lý phải kiểm soát tất khâu hoạt động doanh nghiệp, mà đặc biệt khâu liên quan đến chi phí Đặc biệt ngành dệt may Việt Nam, xu hướng đơn đặt hàng từ châu Âu chọn nhà cung cấp trọn gói, từ kéo sợi, dệt vải đến cắt, may thành phẩm; mà doanh nghiệp Việt Nam chủ yếu phải nhập nguyên phụ liệu từ thị trường nước ngoài, nên kiểm soát khâu mua nguyên phụ liệu vấn đề đáng quan tâm Trên sở nghiên cứu lý luận thực tiễn, luận văn đặt giải vấn đề sau: Một là, hệ thống hóa vấn đề lý luận KSNB KSNB chu trình mua hàng toán doanh nghiệp nói chung Hai là, luận văn sâu nghiên cứu thực trạng KSNB chu trình mua hàng toán, đánh giá thực trạng hạn chế cần khắc phục KSNB chu trình mua hàng toán Công ty Cổ phần Dệt may 29/3 Ba là, luận văn sâu nghiên cứu giải pháp giúp tăng cường KSNB chu trình mua hàng toán Công ty CP Dệt may 29/3; thiết lập báo cáo nội bộ; đồng thời tập trung xây dựng quy định mua hàng toán công ty Nhìn chung, KSNB chu trình mua hàng toán công ty cần thiết phải vận dụng vào thực tiễn để công ty phát huy hiệu kinh doanh  ... PHẢI TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY 29/3 Tăng cường kiểm soát nội chu trình mua hàng toán công ty nhằm giúp cho kiểm soát nội công ty hoạt... nhằm tăng cường KSNB chu trình mua hàng toán Công ty CP Dệt may 29/3 3 Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN 1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1... thông tin kế toán: Công ty sử dụng phần mềm kế toán Bravo 2.2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY 29/3 11 2.2.1 Môi trường kiểm soát 2.2.1.1