1 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Công ty cổ phần Phát triển đô thị Khu công nghiệp Quảng Nam – Đà Nẵng có chức thi công xây dựng công trình, hạng mục công trình Tuy có nhiều cố gắng công tác kiểm soát, thực tế năm qua công tác kiểm soát nói chung kiểm soát chi phí xây lắp nói riêng bộc lộ nhiều hạn chế, chưa đáp ứng yêu cầu công tác quản lý Do việc tìm hiểu công tác kiểm soát chi phí xây lắp thông qua hệ thống KSNB Công ty để tìm giải pháp tăng cường việc kiểm soát chi phí xây lắp, hạn chế tối đa thất thoát vấn đề cấp thiết Nhận thức tầm quan trọng đó, tác giả nghiên cứu chọn đề tài luận văn thạc sĩ với tiêu đề: “ Tăng cường kiểm soát chi phí xây lắp Công ty Cổ phần Phát triển đô thị Khu công nghiệp Quảng Nam – Đà Nẵng” Mục đích nghiên cứu Về mặt lý luận: Luận văn tổng hợp vấn đề lý luận kiểm soát nội chi phí xây lắp, đặc điểm doanh nghiệp xây lắp công tác kiểm soát nội chi phí xây lắp Về mặt thực tiễn: Luận văn nghiên cứu công tác kiểm soát nội chi phí xây lắp Công ty Cổ phần Phát triển đô thị Khu công nghiệp Quảng Nam - Đà Nẵng điều kiện sản xuất công ty, qua vận dụng đặc điểm ngành xây lắp nhằm tăng cường công tác kiểm soát nội chi phí xây lắp cho công ty, chống thất thoát, lãng phí nâng cao hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh sức cạnh tranh xu hướng phát triển Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu đề tài lý luận nội dung, đặc điểm kiểm soát nội chi phí xây lắp doanh nghiệp 2 - Phạm vi nghiên cứu: Phạm vi nghiên cứu đề tài Công ty Cổ phần Phát triển đô thị Khu công nghiệp Quảng Nam – Đà Nẵng có chức sản xuất kinh doanh xây lắp Phương pháp nghiên cứu - Phỏng vấn trực tiếp: Giám đốc, Kế toán trưởng, Trưởng phòng kế hoạch – kỹ thuật, Chỉ huy trưởng công trình, Giám sát thi công để tìm hiểu môi trường kiểm soát - Quan sát, tìm hiểu vướng mắc, hạn chế quy trình kiểm soát Chi phí xây lắp trình thi công xây dựng công trình, hạng mục công trình - Vận dụng lý thuyết thủ tục, quy trình kiểm soát Chi phí xây lắp để mô tả, giải thích đề xuất giải pháp Những đóng góp luận văn Trên sở hệ thống hóa vấn đề lý luận kiểm soát chi phí phân tích làm rõ thực trạng kiểm soát chi phí xây lắp Công ty CP Phát triển đô thị Khu công nghiệp Quảng Nam Đà Nẵng, luận văn có đóng góp cụ thể sau: - Đánh giá thực trạng kiểm soát chi phí xây lắp; mặt tồn tại, hạn chế kiểm soát chi phí xây lắp lý giải cần thiết phải tăng cường kiểm soát chi phí xây lắp Công ty CP Phát triển đô thị Khu công nghiệp Quảng Nam Đà Nẵng - Đề xuất giải pháp mang tính thực tiễn nhằm tăng cường kiểm soát chi phí xây lắp Công ty CP Phát triển đô thị Khu công nghiệp Quảng Nam Đà Nẵng Kết cấu luận văn Chương Cơ sở lý luận kiểm soát Chi phí xây lắp doanh nghiệp xây dựng Chương Thực trạng kiểm soát Chi phí xây lắp Công ty cổ phần Phát triển đô thị Khu công nghiệp Quảng Nam Đà Nẵng Chương Giải pháp tăng cường kiểm soát Chi phí xây lắp Công ty cổ phần Phát triển đô thị Khu công nghiệp Quảng Nam Đà Nẵng CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP TRONG DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG 1.1 Khái quát chung hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp xây dựng 1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội hệ thống kiểm soát nội 1.1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội - Kiểm soát tổ chức - Kiểm soát kế toán 1.1.1.2 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội - Theo chuẩn mực kiểm toán Quốc tế IAS 400 - Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam VAS 400 - Theo Liên đoàn kế toán Quốc tế (IFAC) 1.1.2 Vai trò, vị trí hệ thống kiểm soát nội Xây dựng hệ thống kiểm soát nội vững mạnh giúp cho doanh nghiệp giảm bớt rủi ro, gian lận, bảo đảm tính tin cậy thông tin kế toán, tránh sai sót nhân viên gây tổn hại cho doanh nghiệp, giúp nhà quản lý sử dụng hiệu tránh lãng phí nguồn lực trình sản xuất kinh doanh 1.1.3 Các nhân tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội 1.1.3.1 Môi trường kiểm soát * Các nhân tố bên bao gồm: đặc thù quản lý; cấu tổ chức; sách nhân sự; công tác kế hoạch; ủy ban kiểm soát * Các nhân tố bên 1.1.3.2 Hệ thống kế toán Xét mặt quy trình, tính kiểm soát hệ thống kế toán thể thông qua ba giai đoạn trình kế toán là: lập chứng từ kế toán, phản ánh vào sổ kế toán lập báo cáo kế toán 1.1.3.3 Thủ tục kiểm soát nội - Nguyên tắc phân công, phân nhiệm - Nguyên tắc bất kiêm nhiệm - Nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn Thông thường thủ tục kiểm soát thiết kế bao gồm biện pháp sau: kiểm soát vật chất tài sản sổ sách; Kiểm soát độc lập việc thực hiện; Định dạng trước; Sử dụng tiêu 1.2 Đặc điểm sản xuất doanh nghiệp xây dựng công tác kiểm soát chi phí - Thứ nhất, sản xuất xây lắp mang tính chất riêng lẻ - Thứ hai, sản phẩm xây dựng có giá trị lớn, khối lượng công trình lớn, thời gian thi công tương đối dài - Thứ ba, thời gian sử dụng sản phẩm xây lắp tương đối dài - Thứ tư, sản phẩm xây dựng sử dụng chỗ, địa điểm xây dựng thay đổi theo địa bàn thi công phí thay đổi theo vùng lãnh thổ ảnh hưởng lớn đến doanh nghiệp - Thứ năm, sản xuất XDCB thường diễn trời, chịu tác động trực tiếp điều kiện môi trường, thiên nhiên, thời tiết Do đó, việc thi công xây lắp mức độ mang tính chất thời vụ 1.3 Kiểm soát nội chi phí xây lắp doanh nghiệp xây dựng 1.3.1 Nội dung chi phí dự toán chi phí xây lắp công trình doanh nghiệp xây dựng 1.3.1.1 Nội dung chi phí doanh nghiệp xây dựng Trong doanh nghiệp xây dựng chi phí phát sinh chủ yếu chiếm tỷ trọng lớn chi phí công trình xây dựng, gồm chi phí sau: CP NVLTT; CP NCTT; CP MTC; CPSXC 1.3.1.2 Dự toán chi phí xây lắp công trình doanh nghiệp xây dựng Nội dung dự toán xây dựng công trình bao gồm: Chi phí xây dựng; chi phí thiết bị; chi phí khác dự toán công trình; chi phí dự phòng 1.3.2 Kiểm soát nội chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 1.3.2.1 Mục đích kiểm soát nội chi phí nguyên vật liệu trực tiếp * Kiểm soát vật chất: hệ thống KSNB hữu hiệu giúp ngăn ngừa mát, hư hỏng sử dụng lãng phí nguyên vật liệu * Kiểm soát trình ghi chép: chứng từ đánh số trước, xét duyệt trước cho phép NVL vận động có tác dụng bảo vệ NVL, không để sử dụng sai mục đích 1.3.2.2 Các phận tham gia kiểm soát Phòng kế hoạch vật tư, phòng kế toán, phòng kỹ thuật; phận nhận hàng; thủ kho; phận thi công 1.3.2.3 Thủ tục kiểm soát CPNVLTT * Khâu mua NVL - Phải có phân chia trách nhiệm phận duyệt mua phận thực nghiệp vụ mua NVL, phận xuất NVL với phận kế toán vật tư Các phận phải thực độc lập - Ban hành số sách mua NVL * Khâu nhập, xuất, tồn NVL * Khâu sử dụng NVL * Khâu bảo quản vật tư 1.3.3 Kiểm soát nội chi phí nhân công trực tiếp 1.3.3.1 Mục đích kiểm soát nội CPNCTT - Tổng chi phí nhân công thực tế phát sinh không vượt so với dự toán CP NCTT - Đảm bảo hiệu việc quản lý thời gian lao động, số lượng lao động tiền lương lao động 6 - Đảm bảo độ tin cậy thông tin liên quan đến chi phí tiền lương - Chi phí tiền lương phản ánh có thật, đầy đủ, xác, đánh giá đúng, phù hợp với chuẩn mực chế độ kế toán hành 1.3.3.2 Các phận tham gia kiểm soát Quản lý nhân sự; kiểm soát phận lao động; phận tính lương ghi chép lương 1.3.3.3 Thủ tục kiểm soát CPNCTT Một cách hữu hiệu để kiểm soát chi phí tiền lương hoạch định theo dõi việc thực kế hoạch tiền lương Thực phân công phân nhiệm công tác tiền lương phận chức Thiết lập sách tuyển dụng rõ ràng văn trì hệ thống sổ nhân cập nhật liên tục Việc toán lương cho công nhân viên thực dựa bảng lương, người thực phải độc lập với phận tính lương Xây dựng sách định mức lao động tiền lương Sổ sách kế toán tiền lương phải ghi chép cách thống nhất, hợp lý 1.3.4 Kiểm soát nội chi phí sử dụng máy thi công 1.3.4.1 Mục đích kiểm soát nội CPMTC - Chi phí sử dụng máy thi công thực tế phát sinh không vượt dự toán chi phí sử dụng máy thi công - Đảm bảo hiệu việc quản lý nhiên liệu, thời gian suất hoạt động máy - Đảm bảo hoàn thành khối lượng công việc giao - Chi phí sử dụng máy thi công có thật, ghi chép đầy đủ, xác, phù hợp với chuẩn mực chế độ kế toán hành 1.3.4.2 Các phận tham gia kiểm soát Bộ phận quản lý máy thi công; phận vận hành MTC; phận theo dõi hoạt động máy; phận ghi chép sổ sách 1.3.4.3 Thủ tục kiểm soát nội CPMTC * Kiểm soát chi phí khấu hao máy thi công: - Về kiểm soát nguyên giá máy thi công: để quản lý tốt đơn vị cần xây dựng quy định, nguyên tắc thủ tục tài sản cố định - Về kiểm soát thời gian khấu hao, phương pháp tính khấu hao mức trích khấu hao có tuân thủ theo quy định hành hay không cần kiểm tra việc ghi chép sổ sách có trung thực, hợp lý không * Phân chia trách nhiệm chức liên quan đến máy thi công nhằm tạo kiểm soát lẫn * Phân loại máy thi công, tổ chức theo dõi cho loại, xác định thời gian sử dụng * Ban quản lý công trình phải thường xuyên kiểm kê máy thi công * Kiểm soát chi phí dịch vụ mua chi phí khác tiền 1.3.5 Kiểm soát nội chi phí sản xuất chung 1.3.5.1 Mục đích kiểm soát nội CPSXC - Tổng CPSXC thực tế phát sinh nhỏ so với dự toán CPSXC - Đảm bảo hiệu việc quản lý thời gian lao động nhân viên quản lý đội, công trường - Theo dõi, phân bổ công cụ dụng cụ xuất dùng Đội, Công trường vào CPSXC hợp lý, xác - Đảm bảo độ tin cậy thông tin liên quan đến CPSXC - CPSXC có thật, ghi chép đầy đủ, xác, hợp lý, tuân thủ chuẩn mực chế độ kế toán hành 1.3.5.2 Các phận tham gia kiểm soát Phòng kỹ thuật; phận quản lý đội xây dựng; phòng kế toán 1.3.5.3 Thủ tục kiểm soát nội CPSXC * Tuân thủ chuẩn mực chế độ kế toán hành CPSXC * Phân chia trách nhiệm chức liên quan đến CPSXC đồng thời tăng cường theo dõi, kiểm soát TSCĐ để từ kiểm soát khấu hao TSCĐ * Tuân thủ chế độ tiền lương khoản trích theo lương * Kiểm tra việc thực thủ tục quy định việc quản lý hạch toán CPSXC * Quy định trình tự ghi sổ, trình luân chuyển chứng từ * Đối với công cụ dụng cụ xuất dùng cho thi công cần lưu ý đến công cụ dụng cụ phân bổ nhiều lần phải có chứng từ phân bổ cụ thể, xác… * Đối với khoản chi tiền, phải có chứng từ đầy đủ phải có phê duyệt người có thẩm quyền KẾT LUẬN CHƯƠNG Chương trình bày điểm lý thuyết Kiểm soát nội chi phí xây lắp để làm sở cho đánh giá phân tích hệ thống kiểm soát nội chi phí xây lắp doanh nghiệp xây dựng cụ thể chương Các mục tiêu doanh nghiệp đạt hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp đánh giá thật hữu hiệu Công tác KSNB chi phí thực tốt giúp cho doanh nghiệp xây dựng ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót thiệt hại, đáp ứng tiến độ thi công, đảm bảo chất lượng công trình nâng cao uy tín doanh nghiệp Chương đánh giá phân tích thực trạng kiểm soát nội chi phí xây lắp cụ thể Công ty CP Phát triển đô thị Khu công nghiệp Quảng Nam Đà Nẵng 9 CHƯƠNG THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CP PHÁT TRIỂN ĐÔ THỊ VÀ KHU CÔNG NGHIỆP QUẢNG NAM – ĐÀ NẴNG 2.1 Khái quát chung Công ty Cổ phần Phát triển đô thị Khu công nghiệp Quảng Nam Đà Nẵng 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển Công ty Thông tin chung: Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Phát triển đô thị khu công nghiệp Quảng Nam Đà Nẵng (trước 22/07/1995 tên công ty là: Công ty Xây lắp Công nghiệp phát triển đô thị Quảng Nam Đà Nẵng) Địa trụ sở : 21 Lê Hồng Phong - Thành phố Đà Nẵng 2.1.2 Chức đặc điểm hoạt động kinh doanh Công ty - Xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp, công trình công cộng - Đầu tư xây dựng công trình kỹ thuật hạ tầng (san lấp mặt bằng, xây dựng đường sá, cấp thoát nước, kênh mương thuỷ lợi) 2.1.3 Cơ cấu tổ chức máy quản lý Công ty 2.1.3.1 Tổ chức máy quản lý công ty Cơ cấu máy quản lý công ty bao gồm: Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, Phòng kế hoạch – kỹ thuật, phòng thiết bị - vật tư, phòng kế toán – tài chính, phòng tổ chức – hành chính, đội xây dựng Xí nghiệp trực thuộc 2.1.3.2 Tổ chức trường thi công Tổ chức trường thi công bao gồm: Chỉ huy trưởng công trường, tổ kế toán vật tư, tổ kế hoạch kỹ thuật, tổ thủ kho bảo vệ, tổ xe máy thiết bị thi công, tổ gia công cốt pha cốt thép, tổ khí, tổ nhân công nề, tổ điện nước 2.1.3.3 Tổ chức kế toán công ty 10 a Tổ chức máy kế toán Tổ chức máy kế toán công ty bao gồm: kế toán trưởng, kế toán tổng hợp, kế toán vật tư, kế toán tiền lương, kế toán TSCĐ, kế toán công nợ - ngân hàng, kế toán ngân quỹ, kế toán xí nghiệp kế toán công trường b Hình thức sổ kế toán áp dụng công ty: Công ty áp dụng công tác kế toán máy tính với hình thức chứng từ ghi sổ 2.2 Thực tế công tác kiểm soát nội chi phí xây lắp Công ty CP Phát triển đô thị Khu công nghiệp Quảng Nam - Đà Nẵng 2.2.1 Môi trường kiểm soát chi phí xây lắp Công ty 2.2.1.1 Đặc thù quản lý Với chế độ tập trung thủ trưởng điều hành kiểm soát từ xuống dưới, đảm bảo truyền đạt phản hồi thông tin cách xác, tập trung theo yêu cầu lãnh đạo 2.2.1.2 Cơ cấu tổ chức Cơ cấu điều hành tổ chức công ty chia thành: phận quản lý đạo công ty phận quản lý trực tiếp công trường Về cơ cấu tổ chức xây dựng tương đối hợp lý, phục vụ tốt cho công tác KSNB nói chung KSNB chi phí xây lắp nói riêng 2.2.1.3 Chính sách nhân Chính sách nhân công ty nhìn chung thực tốt, doanh nghiệp kinh doanh có hiệu nên công tác nhân trọng Tuy nhiên qua nghiên cứu cho thấy công ty chưa trọng cho công tác tuyển dụng đào tạo để phát triển nguồn nhân lực sau tuyển dụng 2.2.1.4 Kế hoạch dự toán xây dựng công trình Lãnh đạo công ty quan tâm đến công tác xây dựng dự toán 11 Tuy nhiên, đơn vị lại không thiết lập kế hoạch ngắn hạn chi phí xây lắp cho công trình 2.2.2 Xây dựng dự toán chi phí sản xuất Công ty Trong dự toán chi phí xây dựng công trình, hạng mục công trình bao gồm dự toán chi phí trực tiếp (chi phí vật tư, chi phí nhân công, chi phí máy thi công trực tiếp phí khác) Riêng chi phí sản xuất chung tính theo tỷ lệ quy định Minh họa qua trích dự toán Hạng mục “Nhà kho – Văn phòng” công trình “Tổ hợp kho – Văn phòng công ty SAFI Đà Nẵng” xây dựng Khu công nghiệp Thọ Quang – Sơn Trà – TP Đà Nẵng: 2.2.3 Tổ chức chứng từ, sổ sách kế toán báo cáo kế toán công ty 2.2.3.1 Tổ chức chứng từ công ty Nhìn chung việc lập chứng từ công ty thực tốt phục vụ có hiệu cho việc kiểm tra giám sát nghiệp vụ phát sinh chi phí; kèm theo quy trình luân chuyển chứng từ nhanh chóng giúp cho việc hạch toán theo dõi chi phí chặt chẽ kịp thời 2.2.3.2 Tổ chức sổ sách báo cáo kế toán công ty Hiện nay, nhằm tăng cường hiệu công tác kế toán, công ty sử dụng phần mềm kế toán Đây nhân tố góp phần tích cực trình hoạt động hệ thống KSNB chi phí 2.2.4 Kiểm soát nội chi phí xây lắp công ty CP Phát triển đô thị & Khu công nghiệp Quảng Nam – Đà Nẵng 2.2.4.1 Kiểm soát nội chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Công ty * Kiểm soát vật chất CPNVLTT: Đối với nguyên vật liệu phục vụ thi công công trình, công ty thường không để tồn kho nhiều mà có nhu cầu đề xuất để mua nhập kho nhằm giảm chi phí bảo quản 12 Vật tư xuất kho quản lý đội trưởng đội thi công người phải chịu hoàn toàn trách nhiệm có sai sót xảy * Kiểm soát kế toán CPNVLTT Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu bao gồm: kiểm soát trình mua NVL nhập kho kiểm soát trình xuất NVL để thi công công trình - Kiểm soát trình mua NVL nhập kho - Kiểm soát trình xuất NVL để thi công CT: * Những mặt tồn thủ tục kiểm soát CPNVLTT: Việc phê duyệt khâu mua vật tư dựa đề xuất ban huy công trình báo cáo kịp thời từ công trình, kế hoạch chi phí ngắn hạn cho giai đoạn, hạng mục công trình nên chưa kiểm soát việc đề xuất mua vật tư hợp lý hay không Phòng vật tư liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp để mua vật tư dễ xảy sai phạm phận thông đồng với nhà cung cấp để hưởng chiết khấu Giai đoạn nhập vật tư, chưa có qui trình chuẩn việc kiểm tra để nhận NVL Trong trình sử dụng NVL, BCH công trình không tiến hành nghiệm thu khối lượng công việc hàng ngày Do trình kiểm kê thực tháng lần, thời gian lâu nên số trường hợp mát với số lượng lớn, khó khăn việc khắc phục hậu Trong số nghiệp vụ, việc nhập, xuất ghi chép NVL cho xây lắp cán quản lý công trình thực toàn công việc mà chưa có kiểm tra giám sát, dẫn đến việc thông đồng nâng khối lượng vật tư nhập thẳng để thi công không qua kho, tự điều chỉnh để cân đối hao hụt,… 2.2.4.2 Kiểm soát nội chi phí nhân công trực tiếp công ty 13 Để kiểm soát công nhân thi công công trình, CHT công trình có mặt công trình để kiểm tra, giám sát hiệu làm việc công nhân thông qua Bảng chấm công Tại công trình, nhân công trực tiếp hưởng lương hai hình thức là: Khoán sản phẩm (các tổ khoán) lương thời gian (các tổ công nhật) * Những mặt tồn thủ tục kiểm soát nội CPNCTT - Khi toán khối lượng cho tổ khoán, BCH CT đề nghị, không kịp thời xử lý thất thoát tổ khoán nhận vật tư sử dụng lãng phí cắp, nên trường hợp toán vượt khối lượng hoàn thành xảy - Công ty chưa có kế hoạch cụ thể, phận thực chức kiểm tra để kiểm tra trình giao khoán lại cho tổ khoán từ BCH công trình 2.2.4.3 Kiểm soát nội chi phí máy thi công công ty * Kiểm soát vật chất Máy thi công phải kiểm tra mặt kỹ thuật trước xuất dùng có cố phải sữa chữa để đảm bảo định mức đề Máy thi công xuất dùng cho thi công công trình, nhiên liệu xuất dùng cho máy thi công phải kiểm tra, giám sát phụ trách kỹ thuật thi công, huy trưởng công trình * Kiểm soát kế toán Khi có nhu cầu sử dụng máy thi công, BCH công trình viết Phiếu đề xuất gởi Phòng Thiết bị vật tư, phòng thiết bị - vật tư kiểm tra trình lãnh đạo ban hành Lệnh điều động xe máy đến công trình Phòng Kế hoạch – kỹ thuật làm hợp đồng thuê cho công trình Việc theo dõi máy thi công theo dõi qua Nhật ký hoạt động xe máy hay thẻ theo dõi chuyến xe (đối với xe trung chuyển) Cuối buổi làm việc có xác nhận lái xe, kỹ thuật công trình Khi kết thúc công việc, BCH công trình ký xác nhận gởi phòng thiết bị - vật tư để xử lý 14 Định kỳ, vào nhật ký hoạt động xe máy công trình, kế toán công trình tiến hành lập Bảng xác nhận khối lượng ca máy * Những mặt tồn thủ tục kiểm soát nội chi phí máy thi công: Qua thực tế cho thấy việc kiểm soát hoạt động máy thi công chưa thực hiệu quả, phụ thuộc chủ yếu vào giám sát BCH công trình 2.2.4.4 Kiểm soát nội chi phí sản xuất chung công ty * Kiểm soát vật chất Việc kiểm soát vật chất thực khoản mục chi phí gồm: chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, chạy máy thi công cho hoạt động quản lý chung công trình * Kiểm soát kế toán Công ty giao trách nhiệm cụ thể cho nhân viên quản lý đội thi công có kiểm tra chéo nhân viên này; đội trưởng, tổ trưởng thực thẩm quyền công nhân thực nhiệm vụ giao Đối với việc kiểm soát chi phí thực cụ thể cho đội thi công * Những mặt tồn thủ tục kiểm soát nội chi phí sản xuất chung: - Chi phí sản xuất chung khoản mục chi phí tổng hợp khó kiểm soát Công ty chưa xây dựng thủ tục kiểm soát cụ thể khoản chi phí - Công ty chưa vào đánh giá, phân tích chi phí sản xuất chung thực tế phát sinh so với dự toán 2.2.5 Đánh giá thực trạng kiểm soát chi phí xây lắp công ty CP Phát triển đô thị Khu công nghiệp Quảng Nam – Đà Nẵng 2.2.5.1 Những mặt ưu điểm Công ty tổ chức cấu quản lý hợp lý 15 Các sách nhân tuyển dụng, đề bạt, khen thưởng… khuyến khích nhân viên gắn bó với công việc Công ty trọng đến công tác lập dự toán trình hoạt động Để đảm bảo công tác quản lý, hệ thống thông tin kế toán tổ chức vận hành phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh Công ty có biện pháp tổ chức quản lý hữu hiệu khoản chi phí phát sinh 2.2.5.2 Những mặt hạn chế Các phòng ban phối hợp với thiếu tính đồng việc kiểm tra, giám sát hoạt động công trình Trong việc kiểm soát nghiệp vụ mua vật tư Công ty chưa đưa tiêu chí để lựa chọn nhà cung cấp hợp lý tách biệt việc đề nghị mua hàng, đặt hàng, nhận hàng Việc toán xây lắp qui định toán năm công trình làm ảnh hưởng lớn đến thông tin kế toán sử dụng phân tích để kiểm soát, ảnh hưởng đến toán năm xác định không tốt % khối lượng hoàn thành, chẳng hạn: - Đánh giá sản phẩm dở dang chủ yếu dựa vào toán khối lượng bên, mà chưa xây dựng thời điểm đánh giá kết xác - Nhiều khoản chi phí NVL sử dụng cho xây lắp chưa nhận chứng từ từ nhà cung cấp nên kế toán phản ánh không kịp thời vào sổ sách dẫn đến kết báo cáo năm tài không xác Nhìn chung, công tác kiểm soát nội CPXL công ty nhiều bất cập Công ty cần phải tăng cường công tác kiểm soát nội chi phí xây lắp nhằm đảm bảo quản lý chặt chẽ chi phí đem lại hiệu kinh doanh tốt 16 KẾT LUẬN CHƯƠNG Trên sở lý thuyết chương 1, chương luận văn trình bày khái quát Công ty Cổ phần Phát triển đô thị Khu công nghiệp Quảng Nam - Đà Nẵng, từ trình hình thành, phát triển, chức năng, nhiệm vụ đặc điểm tổ chức sản xuất quản lý Công ty, xem xét thực trạng môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin kế toán công tác kiểm soát khoản mục CPXL đơn vị Đi sâu vào tìm hiểu thủ tục kiểm soát CP NVLTT, thủ tục kiểm soát CP NCTT, thủ tục kiểm soát chi phí MTC thủ tục kiểm soát CP SXC để từ tồn quy trình kiểm soát CPSX Chương trình bày số giải pháp nhằm tăng cường hoạt động kiểm soát nội chi phí xây lắp công ty thời gian tới CHƯƠNG GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN ĐÔ THỊ VÀ KHU CÔNG NGHIỆP QUẢNG NAM – ĐÀ NẴNG 3.1 Giải pháp tăng cường kiểm soát chi phí xây lắp thông qua hoàn thiện môi trường kiểm soát công ty 3.1.1 Về cấu tổ chức Hiện nay, cấu tổ chức công ty tương đối hoàn chỉnh lại chưa tạo kết hợp kiểm soát phòng ban công trình xây dựng, phận kiểm soát công việc xây lắp thường xuyên diễn công trình Do đó, công ty cần xây dựng tổ kiểm soát công trình để kiểm tra hoạt động xây lắp công trình * Chức tổ kiểm soát công trình: - Kiểm tra báo cáo hàng ngày, hàng tuần kiểm tra việc thực kế hoạch Ban huy công trường 17 - Định kỳ hay đột xuất thực kiểm kê vật tư, thiết bị, CCDC công trường - Phân tích tình hình sử dụng vật tư công trình trước trình lãnh đạo công ty xét duyệt nhu cầu cấp vật tư - Kiểm tra khối lượng công việc hoàn thành việc toán chi phí nhân công - Theo dõi báo cáo kịp thời cho Ban giám đốc cố công việc Ban huy công trường đề xuất phương hướng giải - Phân tích chi phí xây lắp lập kế hoạch chi phí ngắn hạn công trình, hạng mục công trình 3.1.2 Chính sách nhân Để đảm bảo cho công tác tuyển dụng đào tạo công nhân viên sau tuyển dụng tốt công ty cần phải thiết lập quy trình tuyển dụng đào tạo 3.1.2.1 Quy trình tuyển dụng Xác định nhu cầu lập kế hoạch tuyển dụng; Thông báo thu nhận hồ sơ; Tổ chức thực hiện; Đánh giá thông báo kết tuyển dụng; Hướng dẫn thử việc, lập thủ tục tiếp nhận bố trí công tác 3.1.2.2 Quy trình đào tạo Lập kế hoạch hàng năm; Tổ chức đào tạo; Đánh giá công tác đào tạo 3.1.3 Công tác lập kế hoạch phân tích chi phí xây lắp 3.1.3.1 Kế hoạch chi phí ngắn hạn Hàng ngày, Ban huy công trình có trách nhiệm báo cáo tiến độ thi công định kỳ lập kế hoạch khối lượng thi công công trình Với chức nhiệm vụ tổ kiểm soát, Kế hoạch chi phí ngắn hạn lập dựa sở giá trị dự toán công trình đơn giá trúng thầu công trình; vào hệ thống định mức sử dụng nguyên liệu vật liệu thiết lập, định mức giao khoán… tổ kiểm soát tiến 18 hành thiết lập kế hoạch chi phí ngắn hạn cho hạng mục công trình theo tiến độ Với kế hoạch chi phí này, BCH công trình có nhu cầu vật tư, vào báo cáo định kỳ công trình, tổ kiểm soát kiểm tra thực tế công trình để đưa ý kiến đề xuất có nên tiếp tục cấp vật tư, điều động xe máy, tuyển nhân công hay không, từ làm để Giám đốc phê duyệt 3.1.3.2 Phân tích chi phí xây lắp công trình + Phân tích biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Tổng chi Định mức tiêu hao Đơn giá phí NVL = KLXL x NVL cho đơn vị x NVL trực tiếp KLXL Ký hiệu: Cv = ΣQt x mv x pv - Chỉ tiêu phân tích: -> Tổng chi phí NVL trực tiếp kế hoạch: Cv k = ΣQt x v v mkxpk - > Tổng chi phí NVL trực tiếp thực tế: Cv t = ΣQt x mvt x pvt - Đối tượng phân tích: ∆Cv = Cvt - Cvk - Các nhân tố ảnh hưởng: -> Ảnh hưởng định mức tiêu hao NVL: ∆mv = ΣQt x (mvtmvk) x pvk -> Ảnh hưởng đơn giá NVL xuất dùng: ∆pv = ΣQt x mvt x (pvt-pvk) - Tổng hợp nhân tố ảnh hưởng: ∆Cv = ∆mv + ∆pv Sau phân tích, cần phải nhận xét, đánh giá nhân tố ảnh hưởng để tìm nguyên nhân biến động chi phí NVL trực tiếp + Phân tích biến động chi phí nhân công trực tiếp Sự biến động chi phí nhân công trực tiếp chịu ảnh hưởng hai nhân tố, mức hao phí ngày công lao động cho đơn vị KLXL đơn giá ngày công lao động 19 Thực phân tích tương tự việc phân tích chi phí NVL trực tiếp ta thấy nhân tố ảnh hưởng đến chi phí nhân công trực tiếp như: số lượng công nhân không đáp ứng đủ dẫn đến tiến độ thi công không đảm bảo, trình độ tay nghề công nhân thấp… + Phân tích biến động chi phí sử dụng MTC Đơn giá ca Tổng chi phí sử Số ca máy (giờ máy) cho = KLXL x x máy (giờ máy dụng MTC đơn vị KLXL MTC) + Phân tích biến động chi phí sản xuất chung Bằng phương pháp so sánh, CP SXC lập bảng để so sánh kế hoạch ngắn hạn với thực tế xem có biến động lớn không Đối với CP SXC, phân tích khó phân biệt mức độ ảnh hưởng nhân tố nên thường tiến hành phân tích theo tổng số chi phí theo yếu tố để đánh giá thay đổi khoản chi thực tế so với kế hoạch, qua để thấy việc thực tốt hay không tốt để nhằm tăng cường kiểm soát chi phí xây lắp 3.2 Giải pháp tăng cường kiểm soát chi phí xây lắp thông qua hoàn thiện quy trình kiểm soát chi phí công ty 3.2.1 Kiểm soát chi phí NVL trực tiếp 3.2.1.1 Quy trình kiểm soát mua NVL nhập kho Để có sở phê duyệt cho Ban giám đốc Ban huy công trường có nhu cầu cấp vật tư quy trình kiểm soát chi phí nguyên vật liệu cần có tham gia tổ kiểm soát công trình Khi có nhu cầu NVL cho thi công CT, thủ kho báo cáo cho BCH công trình, BCH công trình lập Phiếu yêu cầu cấp vật tư kèm bảng toán khối lượng vật liệu sử dụng gửi cho tổ kiểm soát công trình Tổ kiểm soát công trình kiểm tra thực tế kho công trình Sau kiểm tra nhu cầu cấp vật tư, hợp lý tổ kiểm soát tham mưu cho Ban giám đốc phê duyệt Nếu duyệt mua 20 phải có lựa chọn nhà cung cấp trưởng phòng kế hoạch – kỹ thuật thực Phòng kế hoạch – kỹ thuật đàm phán với nhà cung cấp, lập hợp đồng trình lãnh đạo phê duyệt chuyển cho phòng thiết bị - vật tư, phòng thiết bị - vật tư cử cán thực đơn hàng hay hợp đồng Phòng kế toán kiểm tra Phiếu yêu cầu cấp vật tư, hợp đồng cho phận mua hàng tạm ứng tiền Kế toán ngân quỹ lập phiếu chi chi tiền mua vật tư Sau hoàn tất thủ tục cần thiết, phòng thiết bị - vật tư tiến hành mua vật tư theo yêu cầu Khi nhập vật tư yêu cầu phải có tham gia tất BCH công trình, không để tình trạng giao cho thủ kho tại, kiểm tra nhập kho phải đưa qui định kiểm soát nghiêm ngặt loại vật tư cụ thể Sau kiểm tra xong lập biên giao nhận hàng hoá Căn biên giao nhận, hoá đơn, phiếu nhập kho, đề xuất, hợp đồng (đơn hàng), phận kế toán kiểm tra, hoàn ứng hay toán cho nhà cung cấp, nhập máy để vào sổ kế toán 3.2.1.2 Quy trình kiểm soát xuất sử dụng NVL Khi phát sinh nhu cầu sử dụng vật tư từ tổ thi công Tổ trưởng lập Phiếu yêu cầu vật tư Phiếu yêu cầu vật tư sau lập trình cho Ban huy công trình để kiểm tra nhu cầu cấp vật tư có hợp lý hay không Nếu nhu cầu cấp vật tư hợp lý Ban huy công trình phê duyệt chuyển phiếu yêu cầu vật tư đầy đủ chữ ký phế duyệt cho thủ kho Thủ kho tiến hành xuất vật tư để thi công Trong trình thực thi công huy trưởng công trình giám sát thực tế để tránh tình trạng thất thoát vật tư Quá trình kiểm soát tiến hành ngày phải lập bảng Quyết toán khối lượng vật liệu sử dụng 21 Thủ kho vào tình hình xuất vật tư ngày, nhập lại số vật liệu thừa, lập phiếu xuất kho vào thẻ kho Kế toán công trình tập hợp chứng từ báo cáo phòng kế toán – tài để ghi sổ 3.2.1.3 Kiểm soát việc xếp dỡ, bảo quản NVL - Công nhân bốc hàng phải theo hướng dẫn Thủ kho - Hàng hóa phải xếp theo chủng loại, tất hàng hóa xếp kho có mái che bảo vệ mưa nắng … - Bảo quản: Nhà kho phải thoáng mát, sẽ, khô ráo, không ẩm ướt, có tường che, đủ ánh sáng… 3.2.2 Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp Để khắc phục hạn chế phục vụ tốt cho công tác kiểm soát chi phí xây lắp, nâng cao hiệu trình hoạt động, có nhu cầu nhân công để thi công, BCH công trình đề xuất nhu cầu nhân công Tổ kiểm soát công trình kiểm tra nhu cầu nhân công thực tế công trình để tham mưu đề xuất cho Ban giám đốc tuyển dụng Sau phê duyệt ký hợp đồng tuyển dụng, hồ sơ chuyển qua phòng kế hoạch – kỹ thuật, nhân công làm việc quản lý trực tiếp BCH công trình Để kiểm soát tốt thời gian lao động, công trình, trước bắt đầu ngày làm việc, tổ trưởng nhận công việc từ huy trưởng kỹ thuật công trình hướng dẫn BCH công trình kiểm tra, lên bảng kê khối lượng hoàn thành tổ Định kỳ (cuối tháng), dựa bảng chấm công, bảng kê khối lượng hoàn thành, kế toán công trình tiến hành lập bảng toán tiền lương cho tổ Tổ kiểm soát công trình kiểm tra lại định mức so với khối lượng hoàn thành, hao hụt mát (nếu có), đối chiếu với đợt kiểm tra,… 22 Tổ kiểm soát sau kiểm tra xác nhận tham mưu cho Ban giám đốc phê duyệt chuyển cho phòng kế toán – tài Như vậy, với kế hoạch chi phí ngắn hạn giúp cho lãnh đạo chủ động tìm nguồn nhân công cho mùa xây dựng, việc thực toán khối lượng vật tư sử dụng ngày qui trình kiểm soát NVL giúp xử lý trách nhiệm tổ thi công kịp thời trường hợp làm sử dụng vượt định mức 3.2.3 Kiểm soát chi phí sử dụng MTC Khi có nhu cầu máy thi công, BCH công trình viết Phiếu đề xuất gởi cho tổ kiểm soát công trình Tổ kiểm soát vào kế hoạch chi phí ngắn hạn để kiểm tra nhu cầu tình hình thực tế công trình Tổ kiểm soát sau kiểm tra nhu đề xuất ý kiến để lãnh đạo phê duyệt Đối với xe máy cần xem xét hiệu làm việc xe cách điều động lái máy, kết hợp với thuê để kiểm tra việc thực khối lượng công việc, từ định định mức cụ thể cho công trình Việc theo dõi máy thi công theo dõi qua Nhật ký hoạt động xe máy Cuối buổi làm việc có xác nhận lái xe, kỹ thuật công trình Khi kết thúc công việc, có bảng xác nhận khối lượng ca máy Dựa bảng xác nhận khối lượng ca máy, BCH công trình lái máy lập Biên nghiệm thu khối lượng ca máy hoàn thành làm sở cho việc toán ghi gổ kế toán 3.2.4 Kiểm soát chi phí sản xuất chung Các khoản chi phí sản xuất chung công trình xây lắp thường liên quan đến chi phí lương cán quản lý công trình, công cụ dụng cụ phục vụ quản lý, chi phí tiền mặt khác điện, nước, giao dịch tiếp khách nghiệm thu,…đối với khoản chi phí giao dịch khó xác định dự toán xác, lập kế hoạch ngắn hạn chi phí sản xuất chung lập số khoản mục chi phí 23 phát sinh thường xuyên dễ nhận biết chi phí lương, dụng cụ quản lý, khấu hao TSCĐ đặc thù,… Khi có nhu cầu vật tư sử dụng cho quản lý thi công, phận sử dụng công trình lập Phiếu yêu cầu vật tư Phiếu yêu cầu vật tư chuyển cho huy trưởng công trình ký duyệt (việc ký duyệt sở kế hoạch thủ trưởng đơn vị ủy quyền qui định trách nhiệm vật chất) Khi Phiếu yêu cầu cấp vật tư có chữ ký phận có thẩm quyền, thủ kho lập Phiếu xuất kho, biên giao nhận, huy trưởng duyệt Thủ kho vào Phiếu xuất kho ký duyệt để cấp vật tư cho tổ khoán hay phận sử dụng Kế toán công trình xử lý thu hồi lại kho (nếu sử dụng nhiều lần) phân bổ hết Lập bảng phân bổ, gởi cho phận kế toán văn phòng kiểm tra, lãnh đạo duyệt phân bổ vào chi phí chung công trình KẾT LUẬN CHƯƠNG Để góp phần tăng cường công tác kiểm soát nội chi phí xây lắp công ty Cổ phần Phát triển đô thị Khu công nghiệp Quảng Nam Đà Nẵng, dựa thực trạng môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí máy thi công chi phí sản xuất chung, từ luận văn đúc kết đưa số giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội CPXL đơn vị, góp phần nâng cao hiệu hoạt động xây lắp, tiết kiệm chi phí, nâng cao sức cạnh tranh đặc biệt giai đoạn hội nhập KẾT LUẬN Trước xu hội nhập phát triển kinh tế nay, cạnh tranh diễn không doanh nghiệp xây lắp nước 24 mà nhà thầu quốc tế vào cuộc, địa bàn thành phố Đà Nẵng, điều đòi hỏi doanh nghiệp ngày trọng hoàn thiện công tác quản lý, tự đổi mới, nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành xây lắp nhằm nâng cao sức cạnh tranh, giữ vững thị phần khẳng định vị Để thực điều đó, việc tăng cường công tác kiểm soát nội nói chung kiểm soát nội CPXL nói riêng yêu cầu cần thiết Công tác kiểm soát nội tốt nâng cao chất lượng công trình, rút ngắn thời gian thi công, hạn chế rủi ro, chủ động nguồn lực, đem lại hiệu hoạt động cách tốt Trên sở nghiên cứu lý luận thực tiễn kiểm soát nội CPXL, đề tài đưa số giải pháp có sở, thiết thực, hợp lý, góp phần nâng cao hiệu công tác kiểm soát nội CPXL Công ty Cổ phần Phát triển đô thị Khu công nghiệp Quảng Nam Đà Nẵng Về bản, luận văn giải số vấn đề vận dụng hiệu công ty nói riêng doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực xây lắp nói chung là: Trước nhất, đưa hệ thống vấn đề lý luận kiểm soát nội nói chung kiểm soát nội CPXL nói riêng doanh nghiệp xây lắp Tiếp theo, đề tài phản ánh thiết thực đánh giá thực trạng công tác kiểm soát nội CPXL Công ty Cổ phần Phát triển đô thị Khu công nghiệp Quảng Nam – Đà Nẵng cách toàn diện, qua đưa đánh giá cụ thể thực trạng công tác đơn vị Cuối cùng, cần thiết phải tăng cường công tác kiểm soát nội CPXL Công ty Cổ phần Phát triển đô thị Khu công nghiệp Quảng Nam – Đà Nẵng, đưa số giải pháp nhằm quản lý chặt chẽ chi phí, tăng sức cạnh tranh đơn vị giai đoạn phát triển 25 ... trạng kiểm soát Chi phí xây lắp Công ty cổ phần Phát triển đô thị Khu công nghiệp Quảng Nam Đà Nẵng Chương Giải pháp tăng cường kiểm soát Chi phí xây lắp Công ty cổ phần Phát triển đô thị Khu công. .. KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN ĐÔ THỊ VÀ KHU CÔNG NGHIỆP QUẢNG NAM – ĐÀ NẴNG 3.1 Giải pháp tăng cường kiểm soát chi phí xây lắp thông qua hoàn thiện môi trường kiểm soát. .. LẮP TẠI CÔNG TY CP PHÁT TRIỂN ĐÔ THỊ VÀ KHU CÔNG NGHIỆP QUẢNG NAM – ĐÀ NẴNG 2.1 Khái quát chung Công ty Cổ phần Phát triển đô thị Khu công nghiệp Quảng Nam Đà Nẵng 2.1.1 Quá trình hình thành phát