HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG KI-ỐT VIỆT I Khởi tạo nhanh với Ki-ốt Việt Đăng ký đăng nhập Bắt đầu sử dụng Ki-ốt Việt II Quản lý cửa hàng chuyên nghiệp Hàng hóa Khách hàng 37 Nhà cung cấp 47 III Quản lý giao dịch thuận tiện 53 Đặt hàng 53 Hóa đơn 65 Trả hàng bán 75 Nhập hàng 84 Trả hàng nhập 95 Chuyển hàng 100 Kiểm kho 107 IV Sổ quỹ báo cáo tài 114 Sổ quỹ 114 Báo cáo tài 116 V Quản lý chuỗi cửa hàng hiệu 118 Tổng quan 118 Thêm chi nhánh nhanh chóng 120 Tìm kiếm thông tin 121 Báo cáo 123 VI Thiết lập linh hoạt 123 Quản lý cấu hình Error! Bookmark not defined Quản lý mẫu in 128 Quản lý người dùng 132 Quản lý chi nhánh 136 Thiết lập cửa hàng 138 VII Báo cáo trực quan 140 Tổng quan 140 Báo cáo bán hàng 141 Báo cáo hàng hóa 148 Báo cáo cuối ngày 156 Báo cáo công nợ 157 VIII Chức phòng bàn bar-café-nhà hàng 158 Quản lý phòng bàn 158 Quản lý nhóm phòng/bàn 161 Bán hàng bar-café-nhà hàng 164 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG KI-ỐT VIỆT I Khởi tạo nhanh với Ki-ốt Việt Đăng ký đăng nhập Đăng ký - Thao tác đăng ký đơn giản bạn cần vào trang www.kiotviet.com, nhấn nút Đăng ký - Hệ thống hiển thị hình Đăng ký sau: - Nếu đăng ký thành công hệ thống hiển thị thông báo sau: - Nhấn nút Vào gian hàng Ki-ốt Việt bạn Lần vào gian hàng Ki-ốt Việt, hệ thống có hai lựa chọn cho bạn: o o Nhấn nút Tạo liệu mẫu: Hệ thống tự động sinh liệu mẫu để bạn tìm hiểu tính hệ thống dễ dàng Dữ liệu xóa dễ dàng Nhấn nút Bỏ qua: Hệ thống không tạo liệu mẫu Đăng nhập Sau đăng ký thành công (dùng thử mua tài khoản), không cần thao tác cài đặt nào, tương tự duyệt web, bạn cần gõ địa cửa hàng, nhập tên đăng nhập, mật Kiot Viet sẵn sàng phục vụ việc quản lý bán hàng bạn! Bắt đầu sử dụng Ki-ốt Việt Nếu cửa hàng bạn đồng hành KiotViet từ lúc khai trương, bạn tiến hành bán hàng sau thêm liệu cho danh sách hàng hóa - Thiết lập thông tin cửa hàng Thêm liệu cho danh sách hàng hóa Nếu cửa hàng bạn tiến hành bán hàng trước bắt đầu sử dụng Kiot Viet, bạn cần thực hiện: - Thiết lập thông tin cửa hàng Thêm thông tin cho danh sách khách hàng, danh sách nhà cung cấp (bao gồm nợ đầu kỳ có) Thêm liệu cho danh sách hàng hóa Không cần thao tác cài đặt nào, bạn sử dụng Ki-ốt Việt để quản lý công việc bán hàng Hãy liên hệ với để giải đáp thắc mắc bạn II Quản lý cửa hàng chuyên nghiệp Hàng hóa Quản lý hàng hóa tốt tăng hiệu công việc kinh doanh bạn Thông qua việc quản lý xác tồn kho hàng hóa, lợi nhuận thu hàng hóa, hàng bán chạy, hàng tồn kho lâu người quản lý đưa định đắn cho việc kinh doanh Dù quy mô cửa hàng bạn nhỏ hay lớn, tính chất hàng hóa đơn giản hay phức tạp, Kiot Viet giúp việc quản lý hàng hóa bạn trở lên nhẹ nhàng mà hiệu Quản lý nhóm hàng Thêm nhóm hàng Để việc quản lý, tìm kiếm hàng hóa thuận tiện, bạn nên tạo nhóm hàng cửa hàng để phân loại hàng hóa - Bạn chọn menu Hàng hóa, nhấn Danh mục - Phía cột Nhóm hàng bên trái, nhấn nút dấu +, hệ thống hiển thị cửa sổ Thêm Nhóm hàng sau: - Nhập thông tin bắt buộc: Tên nhóm hàng - Nếu bạn muốn chia nhóm hàng thành dạng phân cấp cha-con, thêm nhóm hàng con, bạn cần chọn thông tin nhóm hàng cha - Nhấn nút Lưu, thành công Nhóm hàng hóa vừa thêm hiển thị phía cửa sổ Nhóm hàng hóa bên trái hình Lưu ý: Bạn thêm nhanh nhóm hàng thêm hàng hóa, hàng hóa bạn muốn gán cho nhóm hàng chưa có hệ thống Cập nhật/Xóa nhóm hàng Nếu bạn muốn thay đổi thông tin Xóa nhóm hàng bạn làm sau: - Vào Hàng hóa, chọn Danh mục - Di chuột vào nhóm hàng cần thay đổi, nhấn vào nút hình bút chì đây: Hệ thống hiển thị cửa sổ sau để bạn cập nhật: - Bạn thay đổi Tên nhóm, Nhóm cha Sau nhấn nút Lưu, hệ thống cập nhật lại thông tin nhóm hàng - Nếu bạn muốn Xóa nhóm hàng, nhấn chuột vào nút Xóa Lưu ý hệ thống xóa nhóm hàng không chứa hàng hóa Phân loại hàng hóa Để hiểu rõ cách quản lý hiệu Kiot Viet với loại hàng hóa đa dạng khác nhau, hệ thống phân chia thành loại hàng hóa - Hàng nhập Là hàng hóa bạn kiểm kê số lượng (tồn kho) cách trực tiếp Đại đa số hàng hóa bán thuộc loại hàng (ví dụ như: Áo sơ mi nam dài tay, Dầu gội đầu Sunsilk, Táo Mỹ, Xi măng…) Với hàng nhập về, bán hàng nhập hàng, tồn kho cập nhật trực tiếp - Hàng dịch vụ Là hàng hóa phi vật chất ví dụ như: Tiền công ship hàng, phí phục vụ…Do đó, với hàng dịch vụ số liệu liên quan tới tồn kho - Hàng đóng gói/pha chế Là hàng hóa tạo cách gộp nhiều loại hàng đơn lẻ khác Ví dụ như: + Hàng đóng gói: Nếu cửa hàng bạn có sách khuyến mua Xà phòng OMO 5kg tặng kèm gói nước xả vải, đóng giỏ quà Tết bao gồm: café, rượu, bánh… + Hàng pha chế: Cà phê nâu đá: tạo nguyên liệu café, sữa đường Combo cơm gà: tạo từ gạo, đùi gà, rau Khi hàng hóa thuộc loại Hàng đóng gói/pha chế bán ra, hệ thống tự động giảm tồn kho cho hàng hóa/nguyên liệu thành phần Ngược lại, nhập hàng hệ thống tăng tồn kho cho hàng hóa/nguyên liệu thành phần Với cửa hàng dịch vụ ăn uống, loại hàng hóa đặc biệt phù hợp Ngoài ra, Kiot Viet đồng thời gợi ý tính toán giá vốn với hàng đóng gói/pha chế dựa nguyên liệu/hàng hóa thành phần Tóm lại, với loại hàng hóa, cần có cách quản lý tồn kho, giá vốn, lỗ lãi chuyên biệt, song Kiot Việt quản lý cách linh động, hiệu đơn giản với người sử dụng Tính chất Tồn kho Hàng nhập Hàng dịch vụ Hàng đóng gói/pha chế Hàng nhập từ nhà cung cấp, kho hàng, kiểm số lượng riêng rẽ Có theo dõi tồn kho Hàng hóa phi vật chất Gộp từ hai nhiều hàng hóa thành phần Không theo dõi tồn kho Không theo dõi tồn kho (chỉ theo Giá vốn Tính giá vốn trực tiếp Tính giá vốn trực tiếp Ví dụ Dầu gội đầu sunsilk Tiền ship hàng dõi tồn kho hàng hóa thành phần) Tính giá vốn gián tiếp, dựa nguyên liệu thành phần Gói quà tết Bao gồm (rượu, café, bánh, kẹo) Thêm hàng hóa Khi thêm hàng hóa, tùy thuộc vào hàng hóa bạn thuộc loại mà chọn tương ứng để Kiot Viet quản lý cách hiệu tồn kho hàng hóa Tuy nhiên đừng lo lắng, giao diện thêm hàng hóa loại hàng gần tương tự nhau, tính toán phức tạp Kiot Viet làm ngầm, với người sử dụng cần nhập thông tin sản phẩm sau - Thêm hàng nhập - Bạn vào Hàng hóa, chọn Danh mục Sau nhấn vào nút Thêm (hoặc chọn Thêm mới, nhấn vào Thêm hàng hóa) Hệ thống hiển thị hình Thêm hàng hóa sau: 10 Hệ thống tự động tải xuống file excel chứa danh sách phòng/bàn hiển thị hình Hiện chưa có chức import file liệu lên phần mềm Xóa phòng/bàn Để xóa phòng bàn, bạn vào Phòng/bàn, chọn phòng/bàn muốn xóa, sau nhấn nút Xóa Quản lý nhóm phòng/bàn Thêm nhóm phòng/bàn Để việc quản lý phòng/bàn trở nên thuận tiện dễ dàng theo dõi, bạn tạo nhóm phòng/bàn Trong menu Phòng/bàn, phía cột Nhóm, nhấn nút dấu +, hệ thống hiển thị cửa sổ Thêm nhóm phòng/bàn sau: 161 - Nhập thông tin bắt buộc: Tên nhóm Ghi chú: Mô tả nhóm Nhấn nút Lưu để hoàn thành việc thêm nhóm Lưu ý: Bạn thêm nhóm phòng/bàn tạo phòng bàn bạn muốn gán cho phòng/bàn nhóm chưa có hệ thống Cập nhật, xóa nhóm phòng/bàn Nếu bạn muốn cập nhật xóa nhóm phòng/bàn, bạn làm sau: Trong menu Phòng/bàn, chọn nhóm phòng/bàn cần thay đổi, sau nhấn vào hình nút bút chì bên cạnh: 162 Hệ thống cửa sổ cập nhật thông tin cho nhóm: Bạn thay đổi thông tin nhóm ấn nút Lưu để hoàn thành, ấn nut Xóa muốn xóa nhóm 163 Bán hàng bar-café-nhà hàng Chức bán hàng nhóm hàng Bar-café-nhà hàng có nhiều điểm khác biệt so với ngành hàng khác giao diện chức Tổng quan phòng/bàn thực đơn Để bắt đầu bán hàng, bạn chọn nút Bán hàng , hệ thống hiển thị hình bán hàng sau: - Chọn phòng/bàn mà khách muốn vào, phòng/bàn chọn màu đỏ hình Phòng/bàn sử dụng có màu xanh lá, phòng/bàn trống có màu xanh dương - Bạn chọn hiển thị phòng/bàn chưa sử dụng việc chọn chế độ hiển thị: 164 - Số lượng phòng/bàn sử dụng tổng số phòng/bàn hiển thị góc bên trái Những phòng/bàn đặt hay có thông tin kèm thể chữ i màu xanh bên cạnh tên bàn/phòng - Bạn chọn nút Thực đơn để hiển thị thực đơn sau chọn bàn để hệ thống tự chuyển sang tab Thực đơn cách chọn hộp thoại Mở thực đơn chọn góc trái bên hình bán hàng (được mặc định chọn) Màn hình hiển thị ăn có thực đơn bạn 165 - Bạn tìm mặt hàng theo nhóm cách chọn nút lọc nhóm hàng góc bên phải Hệ thống hiển thị nhóm hàng để bạn lựa chọn: 166 Bán hàng Về bản, giao diện bán hàng bar-café-nhà hàng nhiều khác biệt so với ngành hàng khác Các ăn chọn hiển thị phía bên phải hình bán hàng giá tiền số lượng Bạn điều chỉnh giá bán mặt hàng giống giao diện bán hàng thông thường Sau bước nhập tiền khách trả toán 167 Tính chuyển/ghép phòng/bàn: Để chuyển/ghép phòng/bàn, hình bán hàng, bạn chọn nút Chuyển/ghép bàn Lưu ý: nút chuyển/ghép bàn xuất bàn bạn chọn có ăn hóa đơn Hệ thống hiển thị sau: 168 Bạn chọn Chuyển bàn để thực chuyển, sau chọn phòng bạn muốn chuyển đến, ấn nút Thực để chuyển bàn Để ghép bàn, bạn chọn Ghép hóa đơn, sau chọn hóa đơn bạn muốn ghép Hệ thống cho phép thực ghép hóa đơn bạn chọn hóa đơn bất kỳ: 169 Tìm kiếm thông tin khách hàng Hệ thống hỗ trợ tìm kiếm thông tin khách hàng theo mã, tên khách hàng số điện thoại, hệ thống tự động hiển thị tên giống bạn gõ để lựa chọn Bạn chọn nút Mở rộng, bạn tìm kiếm thông tin khách hàng thêm khách hàng (ấn vào dấu cộng) khách hàng chưa tồn sở liệu 170 Khi khách hàng hệ thống, bạn thêm hình Bán hàng cách nhấn nút dấu + cạnh ô tìm kiếm khách hàng TÍnh Nhà bếp: Để hỗ trợ cho việc phục vụ quán bar-café-nhà hàng thêm hiệu xác, Kiotviet cho mắt tính tính hình bếp, giúp công việc quản lý nhà hàng thêm phần dễ dàng Để truy cập vào hình nhà bếp, công cụ chọn nút Nhà bếp: Hệ thống hiển thị hình bếp sau: Màn hình Nhà bếp chia làm khu vực: - Chờ chế biến: Khi khách hàng gọi hình bán hàng, cập nhập sang hình chờ chế biến kèm theo số lượng Chọn nút hoàn thành xong phần ăn (ví dụ: có 10 order cho súp, bếp hoàn thành order) phần order 171 hoàn thành hết - Đã xong/Chờ cung ứng: Hiển thị chế biến xong chờ mang lên phục vụ cho khách Chọn nút để phục vụ phần order nút để phục vụ tất phần ăn chế biến Sau nhà bếp chế biến xong, hình người phục vụ hay thu ngân có thay đổi, cụ thể sau: - Những chế biến xong chưa phục vụ lên cho khách có màu đỏ - Những chế biến xong phục vụ lên cho khách có màu xanh 172 Thu ngân phục vụ Về bản, hình thu ngân phục vụ/bồi bàn nhiều điểm khác biêt Cả hai có khu vực hình dành cho phòng/bàn thực đơn Điều khác biệt nằm khu vực toán: - Khu vực toán nhân viên phục vụ: Cho phép nhân viên lập hóa đơn cho bàn, có nút Yêu cầu toán, cho phép nhân viên phục vụ thông báo tới nhân viên quầy thu ngân - Khu vực toán nhân viên thu ngân: Có hai chức toán tiền cho khách chuyển/ghép bàn Khi nhân viên phục vụ yêu cầu toán, thông báo xuất hình nhân viên thu ngân sau: 173 174 Hướng dẫn sử dụng phần mềm bán hàng Ki-ốt Việt cập nhật ngày 23-12-2014 Mọi thắc mắc xin liên hệ tổng đài 1800 6162 (miễn phí) email cho địa chỉ: hotro@kiotviet.com để tư vấn giải đáp ©2014 – KiotViet sản phẩm công ty TNHH phần mềm Citigo Thương hiệu kiotviet.com, Logo Kiotviet… đăng ký độc quyền nhãn hiệu CITIGO Việt Nam 175 ... KI-ỐT VIỆT I Khởi tạo nhanh với Ki-ốt Việt Đăng ký đăng nhập Đăng ký - Thao tác đăng ký đơn giản bạn cần vào trang www.kiotviet.com, nhấn nút Đăng ký - Hệ thống hiển thị hình Đăng ký sau: - Nếu... dấu + bên cạnh - Giá bán - Chọn “Cho phép bán hàng” bạn muốn mặt hàng hiển thị hình bán hàng - Giá vốn: Giá để tính lợi nhuận - Tồn kho: Số lượng hàng hóa + Thông tin mở rộng: - Thêm hình ảnh,... hàng hóa - Bạn chọn menu Hàng hóa, nhấn Danh mục - Phía cột Nhóm hàng bên trái, nhấn nút dấu +, hệ thống hiển thị cửa sổ Thêm Nhóm hàng sau: - Nhập thông tin bắt buộc: Tên nhóm hàng - Nếu bạn