LỜI CẢM ƠN Em xin chân thành cảm ơn Cô giáo, Ths Đào Thị Uyên, người tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em suốt trình thực hoàn thành Khoá luận Em xin gửi lời cảm ơn tới Thầy, Cô Khoa Thông tin – Thư viện Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn tận tình bảo, dạy dỗ em suốt năm học tập Trường Em xin gửi lời cảm ơn tới Ban lãnh đạo cô chú, anh chị công tác Trung tâm Thông tin – Tư liệu - Thư viện Học viện Chính trị - Hành Khu vực I giúp đỡ em nhiều trình thực tập hoàn thành Khoá luận Em xin cảm ơn gia đình bạn bè - người bên em, động viên khuyến khích để em hoàn thành Khoá luận có kết ngày hôm Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 18 tháng 05 năm 2009 Sinh viên Trần Thị Như K50 Thông tin – Thƣ viện LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan: Khoá luận “Tăng cường hiệu hoạt động Trung tâm Thông tin – Tư liệu – Thư viện Học viện Chính trị - Hành Khu vực I” công trình riêng tác giả Mọi số liệu kết nghiên cứu khoá luận trung thực Trong tình làm khóa luận trình độ có hạn, tác giả sử dụng số tài liệu nhằm mục đích tham khảo chép nguyên văn Tôi xin cam đoan: Mọi giúp đỡ việc thực đề tài khoá luận cảm ơn thông tin trích dẫn khóa luận rõ nguồn gốc Tôi xin chịu trách nhiệm Khoá luận Hà nội, ngày 18 tháng năm 2009 Tác giả Trần Thị Nhƣ BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT AACR Quy tắc biên mục Anh – Mỹ ( Anglo-American Cataloguing Rules) CSDL Cơ sở liệu ISBD Mô tả thƣ mục theo tiêu chuẩn quốc tế (International Standard Bibliographic Description) Trung tâm TT - TL - TV Trung tâm Thông tin – tƣ liệu – thƣ viện TT – TV Thông tin – Thƣ viện MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU: 1 Tính cấp thiết đề tài Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu đề tài Tình hình nghiên cứu đề tài Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Phƣơng pháp nghiên cứu 5.1 Phương pháp luận 5.2 Phương pháp nghiên cứu cụ thể Đóng góp mặt lý luận thực tiễn khoá luận 6.1 Ý nghĩa mặt lý luận 6.2 Ý nghĩa mặt thực tiễn Bố cục Khoá luận NỘI DUNG Chƣơng 1: THỰC TRẠNG CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN – TƢ LIỆU – THƢ VIỆN HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH KHU VỰC I 1.1 Quá trình hình thành phát triển 1.2 Chức nhiệm vụ 1.2.1 Chức 1.2.2 Nhiệm vụ 1.3 Cơ sở hạ tầng 1.4 Đặc điểm vốn tài liệu 1.5 Đặc điểm ngƣời dùng tin nhu cầu tin 11 1.5.1 Đặc điểm người dùng tin 11 1.5.1 Đặc điểm nhu cầu tin 14 Chƣơng 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN – TƢ LIỆU – THƢ VIỆN HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH KHU VỰC I 17 2.1 Tổ chức Trung tâm TT – TL – TV Học viện Chính trị - Hành Khu vực I 17 2.1.1 Cơ cấu tổ chức 17 2.1.2 Đội ngũ cán 21 2.2 Hoạt động Trung tâm 23 2.2.1 Công tác bổ sung 23 2.2.1.1 Chính sách bổ sung 25 2.2.1.2 Nguồn bổ sung 25 2.2.1.3 Kinh phí bổ sung 28 2.2.2 Hoạt động xử lý tài liệu 28 2.2.2.1 Xử lý hình thức 30 2.2.2.2 Xử lý nội dung 33 2.2.3 Sản phẩm thông tin Trung tâm 37 2.2.4 Công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu 41 2.2.4.1 Tổ chức xếp tài liệu 41 2.2.4.2 Lưu giữ bảo quản vốn tài liệu 43 2.2.4.3 Công tác kiểm kê lý 47 2.2.5 Công tác phục vụ người dùng tin 47 2.2.5.1 Tầm quan trọng công tác phục vụ người dùng tin 48 2.2.5.2 Các hình thức phục vụ người dùng tin 48 CHƢƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 51 3.1 Nhận xét 51 3.1.1 Ưu điểm 52 3.1.2 Nhược điểm 52 3.1.3 Nguyên nhân 54 3.2 Kiến nghị 55 3.2.1 Nâng cao trình độ chuyên môn cho cán thư viện 55 3.2.2 Đào tạo người dùng tin 55 3.2.3 Tăng cường sở vật chất, trang thiết bị đại 56 3.2.4 Tăng cường nguồn lực thông tin: 57 3.2.5 Nâng cao hiệu công tác xử lý tài liệu 58 3.2.6 Tăng cường sản phẩm dịch vụ thông tin 59 3.2.7 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin 59 3.2.8 Nâng cao chất lượng công tác phục vụ người dùng tin 60 KẾT LUẬN: 61 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 62 Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện PHẦN MỞ ĐẦU: Tính cấp thiết đề tài Ngày nay, loài ngƣời bƣớc vào “xã hội thông tin” vai trò quan TT - TV đƣợc khẳng định Một xã hội thông tin theo quan điểm nhà khoa học “xã hội mà diễn không trình chuyển dịch từ sản xuất sang dịch vụ, mà thay đổi từ xã hội sản xuất vật phẩm sang xã hội sản xuất thông tin tri thức” Trong kinh tế tri thức, tri thức thông tin trở thành lực lƣợng sản xuất hàng đầu, định phát triển xã hội Trong xã hội có kinh tế tri thức, hoạt động thông tin – thƣ viện có ƣu việc nâng cao khả nắm bắt, khai thác thông tin cho toàn xã hội Trong trƣờng có nhiệm vụ đào tạo, bồi dƣỡng cán nghiên cứu khoa học lý luận trị Đảng, Nhà nƣớc đoàn thể trị - xã hội địa bàn đƣợc phân công Vai trò quan TT - TV trở nên quan trọng Tổ chức hoạt động Thƣ viện phải hƣớng tới mục đích cuối phục vụ đƣợc tốt cho bạn đọc nhằm thực nhiệm vụ đƣợc giao Trong trình đào tạo, giảng viên học viên Học viện Chính trị - Hành Khu vực I gắn bó với Trung tâm Thông tin – Tƣ liệu – Thƣ viện (Trung tâm TT - TL – TV) mật thiết Trung tâm cung cấp cho độc giả khối lƣợng tài liệu chuyên ngành tài liệu tham khảo giúp họ có nghiên cứu để tạo đề án luận văn, đề tài khoa học Mặt khác Trung tâm TT TL - TV Học viện Chính trị - Hành Khu vực I phận hữu Học viện nên đòi hỏi phải đổi mới, hoàn thiện công tác tổ chức hoạt động nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin nhanh nhất, đầy đủ cho giảng viên học viên Học viện Trần Thị Như Lớp K50 TT – TV Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện Để phát huy tốt vai trò nhƣ hoàn thành chức nhiệm vụ Trung tâm cần có tổ chức hoạt động tốt có hiệu Điều thúc đẩy đặt vấn đề nghiên cứu, tìm tòi tổ chức hoạt đông nhƣ hƣớng phát triển Trung tâm TT - TL - TV Học viện Chính trị - Hành Khu vực I Với mong muốn trƣớc hết tìm hiểu thực trạng tổ chức hoạt động, từ đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động Trung tâm Chính vậy, lựa chọn đề tài: “Tăng cường hiệu hoạt động Trung tâm TT - TL - TV Học viện Chính trị - Hành Khu vực I” làm đề tài nghiên cứu Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu đề tài Mục đích nghiên cứu: Trên sở tìm hiểu thực trạng tổ chức hoạt động Trung tâm TT TL - TV, đánh giá mặt mạnh, mặt yếu hạn chế, tìm nguyên nhân Từ đƣa giải pháp nhằm nâng cao chất lƣợng tổ chức hoạt động, góp phần thúc đẩy trình phát triển ngày lớn mạnh Trung tâm Nhiệm vụ nghiên cứu: Để đạt đƣợc mục đích trên, nhiệm vụ mà đề tài cần giải là: - Giới thiệu khái quát trình hình thành phát triển Trung tâm TT - TL - TV Học viện Chính trị - Hành Khu vực I nghiệp đổi giáo dục đào tạo nhà trƣờng - Trình bày chức năng, nhiệm vụ Trung tâm TT - TL - TV Học viện Chính trị - Hành Khu vực I - Nghiên cứu đặc điểm ngƣời dùng tin, nhu cầu tin nguồn lực thông tin Trung tâm - Nghiên cứu thực trạng tổ chức hoạt động Trung tâm - Đƣa nhận xét giải pháp làm tăng hiệu tổ chức hoạt động Trung tâm Trần Thị Như Lớp K50 TT – TV Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện Tình hình nghiên cứu đề tài Trƣớc hết cần phải khẳng định tìm hiểu thực trạng tổ chức hoạt động quan TT - TV không vấn đề Đã có nhiều công trình nghiên cứu đề tài khoá luận khoá trƣớc (Phạm Thị Hải - Tổ chức hoạt động Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh; Đào Thị Thanh Bình - Tổ chức hoạt động Trung tâm TT - TV Trƣờng Đại học Lao động – Xã hội…) Tuy nhiên, tìm hiểu tổ chức hoạt động Trung tâm TT - TL - TV Học viện Chính trị - Hành Khu vực I khoá luận đề cập đến Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu + Đối tƣợng nghiên cứu: Khoá luận tập trung nghiên cứu thực trạng tổ chức hoạt động Trung tâm TT - TL - TV Học viện Chính trị - Hành Khu vực I + Phạm vi nghiên cứu: Phạm vi nghiên cứu đề tài giới hạn tổ chức hoạt động Trung tâm TT - TL - TV Học viện Chính trị - Hành Khu vực I giai đoạn Phƣơng pháp nghiên cứu 5.1 Phương pháp luận Khoá luận dựa sở phép biện chứng vật lịch sử, quan điểm chủ nghĩa Mác – Lênin tƣ tƣởng Hồ Chí Minh công tác sách, báo thƣ viện; thị nghị Đảng Nhà nƣớc đƣờng lối phát triển nghiệp thông tin - thƣ viện 5.2 Phương pháp nghiên cứu cụ thể Trong trình nghiên cứu, tác giả sử dụng phƣơng pháp nghiên cứu cụ thể sau: - Phƣơng pháp nghiên cứu, phân tích, tổng hợp tài liệu Trần Thị Như Lớp K50 TT – TV Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện - Phƣơng pháp quan sát, điều tra thực tế - Phƣơng pháp so sánh lý giải vấn đề - Phƣơng pháp trao đổi mạn đàm Đóng góp mặt lý luận thực tiễn khoá luận 6.1 Ý nghĩa mặt lý luận Góp phần làm rõ ý nghĩa, vai trò tổ chức hoạt động quan TT - TV 6.2 Ý nghĩa mặt thực tiễn Khoá luận đƣa giải pháp khả thi nhằm tăng cƣờng nâng cao hiệu hoạt động Trung tâm TT - TL - TV Học viện Chính trị - Hành Khu vực I để ngày phục vụ tốt nhu cầu tin ngƣời dùng tin Trung tâm Bố cục Khoá luận Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo khoá luận có cấu tạo thành chƣơng: Chƣơng 1: Đặc điểm Trung tâm TT - TL - TV Học viện Chính trị Hành Khu vực I Chƣơng 2: Thực trạng tổ chức hoạt động Trung tâm TT - TL - TV Học viện Chính trị - Hành Khu vực I Chƣơng 3: Một số nhận xét kiến nghị Trần Thị Như Lớp K50 TT – TV Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện NỘI DUNG Chƣơng THỰC TRẠNG CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN – TƢ LIỆU – THƢ VIỆN HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH KHU VỰC I 1.1 Quá trình hình thành phát triển Học viện Chính trị - Hành Khu vực I (HV CT-HC KV I) Học viện thuộc Học viện Chính trị - Hành Quốc gia Hồ Chí Minh, Trung tâm đào tạo, bồi dƣỡng cán nghiên cứu khoa học lý luận trị Đảng Nhà nƣớc, đƣợc Đảng Nhà nƣớc giao cho nhiệm vụ đào tạo, bồi dƣỡng cán hệ thống trị từ cấp huyện, quận, cán lãnh đạo cấp sở phận cán Bộ ngành Trung ƣơng, Học viện Chính trị - Hành Khu vực I đƣợc thành lập từ tháng 10 năm 1953, đến tròn 56 năm xây dựng phát triển Trong chặng đƣờng 56 năm qua nhà trƣờng hoàn thành tốt nhiệm vụ mà Đảng Nhà nƣớc giao cho, góp phần đào tạo cho Đảng Nhà nƣớc hàng vạn cán lãnh đạo cấp miền Tổ quốc, toàn dân thực thắng lợi nhiệm vụ cách mạng kháng chiến chống thực dân Pháp đế quốc Mỹ, ngày tích cực xây dựng đất nƣớc đƣờng công nghiệp hoá, đại hoá Học viện có nhiệm vụ đào tạo, bồi dƣỡng cán chủ chốt cấp quận, huyện phần cấp tỉnh – thành phía Bắc; phần cán bộ, ban, ngành Đảng Nhà nƣớc; đào tạo cán dân tộc thiểu số; bồi dƣỡng cán chuyên ngành tổ chức kiểm tra bảo vệ trị nội Cùng với hình thành phát triển Học viện, Trung tâm TT - TL TV đƣợc phát triển từ Phòng thông tin Thời kỳ 1993 – 1996, Phòng đƣợc đặt nhà A3 với nhiều khó khăn: tiêu chuẩn sở vật chất không đảm bảo, kinh phí bảo quản, đầu tƣ mua sắm thêm thiết bị hạn chế Trần Thị Như Lớp K50 TT – TV Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện CHƢƠNG NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 3.1 Nhận xét Ngày nay, vai trò thƣ viện ngày đƣợc khẳng định Thƣ viện quan văn hoá giáo dục đóng vai trò quan trọng nghiệp giáo dục, đào tạo đời sống xã hội Hiện sách, báo thƣ viện trở thành phƣơng tiện quan trọng việc xây dựng đào tạo ngƣời mới, giáo dục tinh thần yêu nƣớc, yêu chủ nghĩa xã hội, yêu lao động, làm chủ tập thể, tinh thần quốc tế cộng sản, vũ trang cho học viên kiến thức cụ thể để họ hoàn thành nhiệm vụ trị, kinh tế, văn hoá Đảng Chính phủ đề Trung tâm TT - TL - TV Học viện Chính trị - Hành Khu vực I suôt 56 năm hoạt động trƣởng thành đóng vai trò quan trọng công việc thu thập, lƣu giữ bảo quản vốn tài liệu, cung cấp thông tin tƣ liệu, phục vụ chƣơng trình đào tạo Học viện Từ thành lập đến Thƣ viện không ngừng chuyển đổi cấu tổ chức hoạt động nhằm đáp ứng nhu cầu thiết yếu ngƣời dùng tin, cán bộ, giảng viên, học viên trình học tập giảng dạy Với hoạt động cụ thể mình, Trung tâm TT - TL - TV Học viện Chính trị - Hành Khu vực I góp phần không nhỏ vào việc nâng cao chất lƣợng đào tạo Học viện, cung cấp đội ngũ cán lãnh đạo quản lý cao cấp Đảng Nhà nƣớc có đủ lực xây dựng đất nƣớc Trong trình hoạt động bƣớc đầu có nhiều thành tựu to lớn nhƣng có nhiều khó khăn cần phải khắc phục Trong cấu tổ chức hoạt động Trung tâm TT - TL - TV Học viện Chính trị - Hành Khu vực I có ƣu điểm nhƣợc điểm sau: Trần Thị Như 51 Lớp K50 TT – TV Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện 3.1.1 Ưu điểm * Đội ngũ cán bộ: Đội ngũ cán có trình độ chuyên môn trình độ lý luận trị cao Gần số cán làm công tác thông tin - thƣ viện ngày đƣợc trẻ hóa Đội ngũ cán đƣợc xếp xen kẽ tƣơng đối hợp lý, tạo nhiều thuận lợi công tác đặc biệt khâu xử lý tài liệu Họ thƣờng xuyên đƣợc bồi dƣỡng chuyên môn nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học Đội ngũ cán đƣợc Ban lãnh đạo quan tâm khích lệ tinh thần làm việc, chủ động sáng tạo, không ngừng nâng cao lực, trình độ Tập thể cán Trung tâm cố gắng cho phát triển Trung tâm * Cơ sở vật chất: Trung tâm TT - TL - TV đƣợc đầu tƣ kinh phí nâng cấp hạ tầng thiết bị nhƣ: kệ giá, hệ thống hút bụi, thông gió, điều hoà, bàn ghế… Trung tâm xây dựng đƣợc hệ thống sở vật chất tƣơng đối đầy đủ bƣớc đầu đáp ứng nhu cầu ngƣời dùng tin * Công tác bổ sung: Trung tâm xây dựng đƣợc kho tài liệu có giá trị, bao gồm số lƣợng lớn tài liệu chuyên ngành khoa học trị khoa học xã hội * Công tác phục vụ bạn đọc: Việc phục vụ bạn đọc Trung tâm diễn chủ yếu phòng: phòng đọc cán bộ, phòng đọc tổng hợp, kho sách tham khảo, kho sách kinh điển kho sách học tập Cán thƣ viện phục vụ tận tình, chu đáo cho bạn đọc trình tra cứu tài liệu, mƣợn - trả tài liệu 3.1.2 Nhược điểm Bên cạnh ƣu điểm trên, Trung tâm có số hạn chế khó khăn cần khắc phục, nhằm nâng cao hiệu phục vụ bạn đọc giai đoạn Trần Thị Như 52 Lớp K50 TT – TV Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện * Đội ngũ cán bộ: Tuy đƣợc đào tạo bản, song số cán trẻ chƣa có kinh nghiệm thực tiễn, cho nên, kiến thức mà họ đƣợc đào tạo trƣờng đem áp dụng vào thực tiễn có kết chƣa cao Tại Trung tâm có số cán lớn tuổi, hạn chế trình độ số đƣợc luân chuyển từ phận khác sang lại chƣa đƣợc trang bị kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ thƣ viện, nên ảnh hƣởng đến chất lƣợng hiệu hoạt động thƣ viện * Cơ sở vật chất: Với sở vật chất, trang thiết bị có Trung tâm TT - TL - TV thiếu lạc hậu nhiều so với quan thông tin - thƣ viện khác * Công tác bổ sung: Trung tâm chƣa thƣờng xuyên tiến hành khảo sát nhu cầu tin học viên, cán bộ, giảng viên việc tìm, khai thác tài liệu mới, việc bổ sung mang tính phiến diện chiều Diện bổ sung, nguồn bổ sung tài liệu hẹp, tài liệu phục vụ cho học tập đáp ứng phần nhu cầu ngƣời dùng tin, nguồn tin nội sinh chƣa khai thác đƣợc nhiều, kinh phí bổ sung hạn chế * Hoạt động xử lý: Việc xử lý nghiệp vụ mang tính thủ công nên tránh khỏi sai sót nhƣ số đăng ký cá biệt, ký hiệu xếp giá, phích thiếu bị trùng Việc xử lý tài liệu dừng lại công đoạn biên mục tài liệu, phân loại tài liệu, chƣa tiến hành làm tóm tắt, định từ khoá Phân loại tài liệu dừng mức sơ sài Kí hiệu phân loại dừng lại lớp lớn, không dùng bảng trợ ký hiệu Điều gây khó khăn cho việc tìm kiếm tài liệu tài liệu chuyên ngành sâu * Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin: Trần Thị Như 53 Lớp K50 TT – TV Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức hoạt động thông tin Học viện Chính trị - Hành Khu vực I nhiều hạn chế Cho đến Trung tâm TT- TL- TV chƣa thành lập đƣợc mạng cục để tổ chức hoạt động phục vụ, chia sẻ nguồn lực, thống kỹ thuật, kết hợp với hình thức phục vụ truyền thống Ở Học viện Chính trị - Hành Khu vực I chƣa tổ chức khai thác dịch vụ Internet, sở liệu, multimedia, CD - Room, * Bộ máy tra cứu: Bộ máy tra cứu thủ công nhiều hạn chế không phù hợp với thời đại Hệ thống mục lục truyền thống đƣợc bạn đọc sử dụng đến Bạn đọc đến Trung tâm không tìm thấy tài liệu cần thƣ viện có Theo thống kê có 18% bạn đọc thƣờng xuyên không tìm đƣợc tài liệu cần * Mối quan hệ hợp tác: Trung tâm gần nhƣ hoạt động trao đổi thông tin thƣ viện khác điều hạn chế phần đa dạng nguồn tin không phát huy đƣợc vốn tài liệu quan Ngày mà nguồn thông tin ngày pháp triển, không quan TT - TV đáp ứng đƣợc đầy đủ tài liệu Chính việc mở rộng quan hệ hợp tác trao đổi với quan khác quan trọng giúp Trung tâm đáp ứng tốt nhu cầu tin ngƣời dùng tin quan 3.1.3 Nguyên nhân Có tình trạng nguyên nhân sau: Trƣớc hết phải nói đến quan tâm chƣa mức Ban giám đốc Học viện Chính trị - Hành Khu vực I Chƣa có đầu tƣ xứng đáng để phát triển Trung tâm TT - TL – TV Năng lực quản lý, lực chuyên môn, trình độ tin học, ngoại ngữ cán thông tin - thƣ viện chƣa thực tốt Trần Thị Như 54 Lớp K50 TT – TV Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện Trung tâm thiếu chủ động, tích cực phát huy vai trò việc đáp ứng nhu cầu tin cho toàn ngƣời dùng tin học viện Trung tâm chƣa ý nghiên cứu nhu cầu tin ngƣời dùng tin cách thƣờng xuyên Chƣa có sách thu hút ngƣời dùng tin nên số lƣợng ngƣời dùng tin đến thƣ viện hạn chế Một số cán chƣa thực tận tâm với công viêc 3.2 Kiến nghị 3.2.1 Nâng cao trình độ chuyên môn cho cán thư viện Cán thƣ viện đóng vai trò quan trọng, hoạt động thƣ viện ngƣời thực Chính mà Trung tâm TT - TL - TV Học viện Chính trị - Hành khu vực I cần coi trọng công tác đào tạo, nâng cao trình độ đội ngũ cán để phục vụ bạn đọc ngày tốt Cụ thể Trung tâm cần có biện pháp sau: Ngoài mở lớp tập huấn cần trang bị thêm cho đội ngũ cán kiến thức giấy, đĩa từ, bảo quản giá kệ… Cần cử cán tham gia lớp đào tạo ngắn hạn dài hạn chuyên môn nghiệp vụ để cập nhật thông tin, kiến thức ngành Trung tâm cần có cán giao lƣu học hỏi kinh nghiêm, sáng tạo quan TT - TV bên Không ngừng nâng cao trình độ ngoại ngữ, tin học cho cán Cần có sách động viên, khuyến khích cán tự học tập, tự nâng cao trình độ Tuyển chọn cán chuyên ngành thông tin-thƣ viện cán chuyển ngành nhƣ 3.2.2 Đào tạo người dùng tin Ngƣời dùng tin Trung tâm TT - TL - TV Học viện Chính trị - Hành Khu vực I hầu nhƣ chƣa có kỹ sử dụng sản phẩm thông tin nhƣ Trần Thị Như 55 Lớp K50 TT – TV Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện khai thác triệt để hệ thống tra cứu thông tin, phƣơng pháp đọc, sử dụng tài liệu có hiệu quả, cách giữ gìn bảo quản tài liệu Nguyên nhân tình trạng hƣớng dẫn sử dụng dịch vụ thông tin sản phẩm thông tin chƣa đƣợc tổ chức Kết khảo sát cho thấy 98% ngƣời dùng tin mong muốn tham gia vào buổi hƣớng dẫn lớp huấn luyện ngƣời dùng tin Trung tâm Thông tin - Tƣ liệu - Thƣ viện tổ chức Trung tâm nên tổ chức đào tạo ngƣời dùng tin tiến hành với hình thức sau: - Đầu khoá học nên tổ chức hƣớng dẫn học viên nội quy Trung tâm, giáo dục ý thức giữ gìn tài liệu cho họ - Sử dụng hƣớng dẫn phòng đọc, phòng mƣợn công cụ tra cứu - Biên soạn tài liệu hƣớng dẫn sử dụng sản phẩm dịch vụ thông tin gửi cho đơn vị Nhà trƣờng để ngƣời dùng tin tham khảo - Tổ chức tọa đàm, trao đổi, thu nhận giải đáp thắc mắc ngƣời dùng tin sản phẩm dịch vụ thông tin Học viện Chính trị - Hành Khu vực I 3.2.3 Tăng cường sở vật chất, trang thiết bị đại Cơ sở trang thiết bị yếu tố thiếu đƣợc hoạt động TT TV Hiện sở vật chất Trung tâm tƣơng đối khang trang rộng rãi, song trang thiết bị thiếu nhiều trang thiết bị đại Trong tƣơng lai Trung tâm Thông tin - Tƣ liệu - Thƣ viện cần có phƣơng hƣớng, kế hoạch đầu tƣ phát triển cụ thể vừa đáp ứng nhu cầu trƣớc mắt vừa mang tính chất lâu dài Cần có đầu tƣ Học viện kinh phí để mua hệ thống máy tính phần mềm quản lý thƣ viện nhằm tin học hoá hoạt động thông tin Trung tâm Trung tâm cần phải có đề nghị cấp kinh phí mua thiết bị cho trình tự động hoá nhƣ thiết bị mã vạch, cổng từ,… Trần Thị Như 56 Lớp K50 TT – TV Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện Cần thay dần giá sách gỗ giá sách hay inol nhằm hạn chế mối mọt Cần có sách thu hút tài trợ từ quan, tổ chức nƣớc 3.2.4 Tăng cường nguồn lực thông tin: * Củng cố khai thác nguồn lực thông tin có thƣ viện Tiến hành tổ chức nguồn tài liệu có thƣ viện cách khoa học để tạo điều kiện tốt cho ngƣời dùng tin khai thác thông tin Rà soát lại tài liệu nhƣ sách, báo, tạp chí, tập san thƣờng bổ sung để nắm đƣợc tài liệu đƣợc sử dụng nhiều để có biện pháp tăng số lƣợng nhƣ giảm tài liệu không phục vụ cho công tác nghiên cứu giảng dạy Học viện để tránh tình trạng lãng phí không cần thiết * Củng cố, tăng cƣờng nguồn lực thông tin có định hƣớng Để đảm bảo phát triển hƣớng nguồn lực thông tin cần có sách bổ sung hợp lý sở nghiên cứu cấu nhu cầu tin ngƣời dùng, đặc biệt ƣu tiên cán làm công tác nghiên cứu, giảng dạy học tập Học viện Cần lƣu ý đến nguồn tin liên quan đến chƣơng trình đào tạo Học viện đƣợc chuyển tải dƣới dạng tài liệu truyền thống - Có kế hoạch bổ sung tài liệu ngoại văn vốn tài liệu Trung tâm chủ yếu toàn Tiếng Việt - Tăng cƣờng bổ sung tài liệu sản phẩm công nghệ thông tin nhƣ băng từ, đĩa từ, CD - Room Microfic, làm giàu thêm nguồn lực thông tin cho ngƣời dùng tin tiếp cần nhiều cách khác - Quan tâm bổ sung, hồi cố tài liệu có giá trị mà trung tâm thiếu - Có kế hoạch xây dựng sách bổ sung tài liệu để công tác bổ sung đƣợc thực có hiệu khoa học Trần Thị Như 57 Lớp K50 TT – TV Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện * Tăng cƣờng chia sẻ nguồn lực thông tin: - Trung tâm TT - TL - TV Học viện Chính trị - Hành Khu vực I chia sẻ nguồn lực thông tin với Viện khoa học thông tin Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh Ngoài ra, thƣ viện chia sẻ nguồn lực thông tin với quan làm công tác thông tin- thƣ viện nhƣ: Viện Thông tin Khoa học Xã hội, Thƣ viện Quốc gia, - Thƣờng xuyên trao đổi với khoa, môn chuyên ngành để cập nhật thông tin tài liệu cách tổ chức mạng nội trƣờng (mạng LAN) nhằm tăng cƣờng khai thác triệt để nguồn tin có đơn vị Học viện - Triển khai việc lắp đặt hệ thống tra cứu trực tuyến mở rộng khai thác thông tin có nƣớc Việc chia sẻ nguồn lực thông tin thực đƣợc qua phƣơng thức sau: trao đổi tài liệu, cho tặng tài liệu nhiều bản, cho mƣợn tài liệu thƣ viện, dùng chung sở liệu 3.2.5 Nâng cao hiệu công tác xử lý tài liệu Công tác xử lý tài liệu Trung tâm TT - TL - TV Học viện Chính trị Hành Khu vực I mang tính thủ công đơn giản Vì thời gian tới Trung tâm cần hoàn tiện chu trình xử lý tài liệu nhƣ cần bổ sung thêm công đoạn xử lý tài liệu nhƣ định từ khóa, định chủ đề Cần phân loại tài liệu chi tiết giúp bạn đọc dễ dàng tìm tài liệu thuộc chuyên nghành mà họ quan tâm, nghiên cứu Chất lƣợng xử lý tài liệu phụ thuộc nhiều vào trình độ ngƣời cán xử lý Do vậy, Trung tâm cần nâng cao trình độ, kỹ xử lý nghiệp vụ cho cán Trung tâm cách đồng Trần Thị Như 58 Lớp K50 TT – TV Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện 3.2.6 Tăng cường sản phẩm dịch vụ thông tin Cần tăng cƣờng nâng cao chất lƣợng thƣ mục, chuyên đề, buổi nói chuyện thời sự, hội nghị bạn đọc, hội thảo khoa học Hiện đại hoá máy tra cứu công tác tra cứu, đẩy mạnh hình thức phổ biến thông tin chọn lọc, tổ chức triển lãm, trƣng bày tuyên truyền giới thiệu sách, sản phẩm thƣ viện, tổ chức xây dựng sản phẩm dịch vụ thông tin có giá trị gia tăng cao Việc triển khai đa dạng hoá sản phẩm dịch vụ thông tin cần phải có đƣợc thông tin phản hồi từ ngƣời dùng tin Thực tốt việc tiếp nhận thông tin phản hồi từ ngƣời dùng tin, khảo sát, đánh giá thông tin Thông tin phản hồi đƣợc xử lý kịp thời, xác tạo điều kiện thoả mãn nhu cầu tin kích thích nhu cầu tin phát triển 3.2.7 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin Trong thời đại ngày nay, công nghệ thông tin trở thành yếu tố thiếu phát triển tất lĩnh vực Hoạt động thông tin thƣ viện không nằm xu Các giải pháp cụ thể: - Thống phƣơng hƣớng số tiêu chuẩn kỹ thuật Cần lựa chọn phần mềm quản lý thƣ viện thống dùng chung cho Trung tâm TT- TLTV hệ thống Học viện để tạo môi trƣờng chia sẻ nguồn lực thông tin, đồng thời thống hệ chủ đề, nguyên tắc hệ thống, phân loại, khổ mẫu tra cứu máy Marc, Nhằm mục đích dài hạn hơn, cần bƣớc số hoá tài liệu có, xây dựng yếu tố thƣ viện điện tử, sở liệu nội đơn vị, đƣờng kết nối, Để khai thác tốt thông tin từ bên ngoài, Trung tâm cần tiến hành xây dựng máy tra cứu, hƣớng dẫn ngƣời đọc tìm nguồn thông tin, dẫn, mục lục, thƣ mục, cách tiếp cận tƣ liệu kho, máy vi tính nhƣ web - Tập trung vốn đầu tƣ mua số tạp chí điện tử Trần Thị Như 59 Lớp K50 TT – TV Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện + Công việc số hoá nên tiến hành theo định hƣớng từ đầu Chỉ thực với tƣ liệu quý, hiếm, có nội dung chất lƣợng cao + Có kế hoạch phát triển loại hình dịch vụ thông tin thƣ viện đại nhƣ thông qua máy tính, sản phẩm số hoá, cd- room, web, + Nâng cao lực cán thƣ viện Đây việc quan trọng cấp bách nhằm đào tạo lại bổ sung kiến thức cho đội ngũ cán đáp ứng đƣợc yêu cầu trƣớc mắt phát triển nhanh chóng thông tin công nghệ thông tin + Đào tạo ngƣời sử dụng thông tin: cần tiến hành đào tạo, bồi dƣỡng kiến thức cần thiết cho ngƣời dùng tin để biết tra cứu máy tính, mạng sử dụng đƣợc email, dịch vụ mạng Internet, đặt yêu cầu, tìm kiếm thông tin, chia sẻ thông tin, 3.2.8 Nâng cao chất lượng công tác phục vụ người dùng tin Các phòng phục vụ Trung tâm nên tổ chức dƣới dạng kho mở Phƣơng thức phục vụ nhằm phát huy ƣu hình thức kho mở tạo điều kiện thuận lợi cho bạn đọc chủ động tiếp cận trực tiếp với kho tài liệu, tìm đƣợc nhiều tài liệu lĩnh vực mà yêu thích, thời gian ngắn Tạo thoải mái, gây hứng thú cho bạn đọc Đồng thời cán thủ thƣ tiếp nhận phiếu yêu cầu, vào kho lấy tài liệu bạn đọc không cần thời gian chờ lấy tài liệu Trần Thị Như 60 Lớp K50 TT – TV Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện KẾT LUẬN: Trong thời đại ngày nay, vai trò quan TT - TV đƣợc coi trọng Các quan TT - TV không ngừng hoàn thiện tổ chức hoạt động để đáp ứng cách tốt nhu cầu tin ngƣời dùng tin xứng đáng quan văn hoá Học viện Trải qua 56 năm hoạt động, Trung tâm TT - TL - TV Học viện Chính trị Hành khu vực I thực đạt đƣợc kết đáng trân trọng, quan cung cấp thông tin văn hoá, kinh tế, trị cho Học viện Trung tâm góp phần không nhỏ vào lớn mạnh Học viện công tác đào tạo, bồi dƣỡng Tuy thƣ viện truyền thống nhƣng Trung tâm hàng năm phục vụ đƣợc hang nghìn lƣợt bạn đọc học viên, thoả mãn nhu cầu tin hàng trăm cán Học viện Trong thời gian tới để phục vụ tốt cho nhu cầu tin bạn đọc đồng thời phát triển ngang tầm với thƣ viện nƣớc Trung tâm TT - TL - TV cần phải có thay đổi tích cực cấu tổ chức nhƣ có chƣơng trình hoạt động thật hiệu Trần Thị Như 61 Lớp K50 TT – TV Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Đào Thị Thanh Bình (2008) Tổ chức hoạt động Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Lao động - Xã hội, Khoá luận tốt nghiệp Thông tin – Thƣ viện, Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn ĐHQGHN, Hà Nội Phạm Thị Hải (2006) Tổ chức hoạt động thư viện Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh, Khoá luận tốt nghiệp Thông tin – Thƣ viện, Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn - ĐHQGHN, Hà Nội Tô Hiền Tập giảng tổ chức bảo quản vốn tài liệu, Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn – ĐHQGHN,Hà Nội Trần Hữu Huỳnh Tập giảng quản lý hoạt động thông tin thư viện, Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn – ĐHQGHN, Hà Nội Vũ Văn Nhật (1999) Thông tin thư mục khoa học kỹ thuật, ĐHQGHN, Hà Nội Nông Thị Mai Phƣơng, Nguyễn Đình Chƣơng (2008) Báo cáo tổng hợp kết nghiên cứu đề tài khoa học cấp sở năm 2008, Học viện Chính trị - Hành Khu vực I, Hà Nội Nông Thị Mai Phƣơng (2006) Tìm hiểu thực trạng thực nhiệm vụ quản trị thông tin phục vụ thông tin Trung tâm thông tin - tư liệu thư viện Học viện Chính trị - Hành Khu vực I, Kỷ yếu khoa học, Học viện Chính trị - Hành Khu vực I, Hà Nội Trần Thị Quý (2002) Công tác xử lý tài liệu Trung tâm TT - TV Đại học Quốc gia Hà Nội Thực trạng giải pháp, Kỷ yếu hội thảo khoa học thực tiễn hoạt động thông tin thƣ viện, ĐHQGHN, Hà Nội Vũ Văn Sơn (2000) Giáo trình biên mục mô tả, ĐHQGHN, Hà Nội Trần Thị Như 62 Lớp K50 TT – TV Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện 10 Nguyễn Thế Thuấn (2008) Công tác TT- TL- TV Học viện Chính trị Hành Khu vực I góp phần nâng cao chất lượng đào tạo, bồi dưỡng cán nghiên cứu khoa học (giai đoạn 2003- 2008), Học viện Chính trị - Hành Khu vực I, Hà Nội 11 TS Nguyễn Thế Thuấn (2006) Bàn chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ cấu tổ chức Trung tâm Thông tin- Tư liệu- Thư viện Học viện Chính trị khu vực I, Học viện Chính trị - Hành Khu vực I, Hà Nội 12 Bùi Loan Thuỳ, Lê Văn Viết (2001) Thư viện học đại cương, ĐHQG Tp HCM, Tp Hồ Chí Minh 13 Bùi Loan Thùy (1998) Tổ chức quản lý công tác thông tin – thư viện, Nhà xuất Thành phố Hồ Chí Minh, TP HCM 14 Trần Mạnh Tuấn (2000) Sản phẩm dịch vụ thông tin, Khoa hoc công nghệ Quốc gia, Hà Nội 15 Phan Văn, Nguyễn Huy Chƣơng (1997) Nhập môn khoa học thông tin thư viện, ĐHQGHN, Hà Nội 16 Lê Văn Viết (2000) Cẩm nang nghề thư viên, Văn hoá thông tin, Hà Nội PHẦN MỞ ĐẦU: 1 Tính cấp thiết đề tài Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu đề tài Tình hình nghiên cứu đề tài Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Phƣơng pháp nghiên cứu 5.1 Phương pháp luận 5.2 Phương pháp nghiên cứu cụ thể Đóng góp mặt lý luận thực tiễn khoá luận 6.1 Ý nghĩa mặt lý luận 6.2 Ý nghĩa mặt thực tiễn Bố cục Khoá luận NỘI DUNG Chƣơng 1: THỰC TRẠNG CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN – TƢ LIỆU – THƢ VIỆN HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH KHU VỰC I 1.1 Quá trình hình thành phát triển Trần Thị Như 63 Lớp K50 TT – TV Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện 1.2 Chức nhiệm vụ 1.2.1 Chức 1.2.2 Nhiệm vụ 1.3 Cơ sở hạ tầng 1.4 Đặc điểm vốn tài liệu 1.5 Đặc điểm ngƣời dùng tin nhu cầu tin 11 1.5.1 Đặc điểm người dùng tin 11 1.5.1 Đặc điểm nhu cầu tin 14 Chƣơng 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN – TƢ LIỆU – THƢ VIỆN 17 HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH KHU VỰC I 17 2.1 Tổ chức Trung tâm TT – TL – TV Học viện Chính trị - Hành Khu vực I 17 2.1.1 Cơ cấu tổ chức 17 2.1.2 Đội ngũ cán 21 2.2 Hoạt động Trung tâm 23 2.2.1 Công tác bổ sung 23 2.2.1.1 Chính sách bổ sung 25 2.2.1.2 Nguồn bổ sung 25 2.2.1.3 Kinh phí bổ sung 28 2.2.2 Hoạt động xử lý tài liệu 28 2.2.2.1 Xử lý hình thức 30 2.2.2.2 Xử lý nội dung 33 2.2.3 Sản phẩm thông tin Trung tâm 37 2.2.4 Công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu 41 2.2.4.1 Tổ chức xếp tài liệu 41 2.2.4.2 Lưu giữ bảo quản vốn tài liệu 43 2.2.4.3 Công tác kiểm kê lý 47 2.2.5 Công tác phục vụ người dùng tin 47 2.2.5.1 Tầm quan trọng công tác phục vụ người dùng tin 48 2.2.5.2 Các hình thức phục vụ người dùng tin 48 CHƢƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 51 3.1 Nhận xét 51 3.1.1 Ưu điểm 52 3.1.2 Nhược điểm 52 3.1.3 Nguyên nhân 54 3.2 Kiến nghị 55 3.2.1 Nâng cao trình độ chuyên môn cho cán thư viện 55 3.2.2 Đào tạo người dùng tin 55 3.2.3 Tăng cường sở vật chất, trang thiết bị đại 56 3.2.4 Tăng cường nguồn lực thông tin: 57 Trần Thị Như 64 Lớp K50 TT – TV Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện 3.2.5 Nâng cao hiệu công tác xử lý tài liệu 58 3.2.6 Tăng cường sản phẩm dịch vụ thông tin 59 3.2.7 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin 59 3.2.8 Nâng cao chất lượng công tác phục vụ người dùng tin 60 KẾT LUẬN: 61 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 62 Trần Thị Như 65 Lớp K50 TT – TV ...L I CAM ĐOAN T i xin cam đoan: Khoá luận Tăng cường hiệu hoạt động Trung tâm Thông tin – Tư liệu – Thư viện Học viện Chính trị - Hành Khu vực I công trình riêng tác giả M i số liệu kết nghiên... tin học hóa - Cơ cấu n i dung t i liệu Trung tâm Thông tin - Tƣ liệu - Thƣ viên Học viện Chính trị - Hành Khu vực I thƣ viện chuyên ngành Do n i dung vốn t i liệu tập trung chủ yếu trị xã h i. .. động Trung tâm TT - TL - TV Học viện Chính trị - Hành Khu vực I + Phạm vi nghiên cứu: Phạm vi nghiên cứu đề t i gi i hạn tổ chức hoạt động Trung tâm TT - TL - TV Học viện Chính trị - Hành Khu vực