Đang tải... (xem toàn văn)
Tóm tắt toàn bộ nội dung giáo trình môn Quản Trị Học bao gồm các chương tổ chức, lãnh đạo, ra quyết định, kiểm soát, truyền thôngvăn hóa và quản trị nhóm. Các chương được trình bày rõ ràng, dễ hiểu, chi tiết giúp người đọc nắm bắt được toàn bộ nôi dung chương trình.
TỔ CHỨC I/ TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC Khái niệm tổ chức Tổ chức trình mà nhà quản trị thiết lập mối quan hệ công việc nhân viên nhằm giúp họ đạt mục tiêu tổ chức cách hiệu Cơ cấu tổ chức hệ thống nhiệm vụ công việc phản ánh mối quan hệ định việc nhân viên sử dụng nguồn lực tổ chức để đạt mục tiêu Thiết kế cấu trình nhà quản trị đưa lựa chọn quan hệ nhiệm vụ công việc cụ thể để hình thành nên cấu tổ chức Ba nhiệm vụ chức tổ chức nhà quản trị : lựa chọn mô hình cấu tổ chức phân chia công việc quản trị nhân CÁC NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC Nguyên tắc thống huy : Theo nguyên tắc , nhân viên báo cáo tới cấp trực tiếp nhân viên báo cáo với hai hay nhiều người quản lí cấp vướng phải mâu thuẫn mệnh lệnh thứ tự ưu tiên công việc Nguyên tắc gắn với mục tiêu : Tổ chức phải gắn với mục tiêu nhà quản trị tổ chức việc tổ chức nhằm thực mục tiêu Nếu việc tổ chức mà xa rời mục tiêu không đem lại mục tiêu coi việc tổ chức thất bại Nguyên tắc cân đối : Nguyên tắc cân đối có nghĩa cân đối quyền hạn trách nhiệm tổ chức không tốt dễ xảy tình trạng cân đối Có hai trường hợp cân đối xảy quyền hạn trách nhiệm : TH1 : quyền hạn lớn trách nhiệm => tình trạng lạm dụng quyền hạn để trục lợi cho cá nhân , làm việc sai nguyên tắc chủ trương đề ảnh hưởng đến mục tiêu công việc TH2 : trách nhiệm lớn quyền hạn => nhà quản trị bị sức ép từ công việc dễ dàng lẩn tránh công việc , thực công việc với mục tiêu đề Nguyên tắc hiệu : Theo nguyên tắc , nhà quản trị phải tìm phương thức tổ chức hiệu khía cạnh so sánh lợi nhuận chi phí Cần tìm phương thức Tổ chức cho hiệu Tiêu chí phải đạt hiệu tối đa tốn Nguyên tắc linh hoạt : Theo nguyên tắc nhà quản trị không nên lựa chọn cấu tổ chức cứng nhắc cố định , cần phải linh hoạt lựa chọn phương án tổ chức cho phù hợp điều kiện môi trường thay đổi để đem lại hiệu cao Tập quyền phân quyền : Tập quyền hay phân quyền cách thức mà tổ chức lựa chọn trình định Tập quyền : Tập quyền tập trung quyền lực người có vị trí cao tổ chức , , có vấn đề phát sinh , người có vị trí cao thường người đưa định Phân quyền : Phân quyền xu hướng phân tán quyền định cấu tổ chức sở việc ủy quyền Tập quyền hay phân quyền hai khái niệm loại trừ mà khái niệm cấp độ tập trung hay phân tán quyền định tổ chức hoàn toàn tập quyền hoàn toàn phân quyền II/ Các mô hình máy tổ chức : Mỗi tổ chức, doanh nghiệp tùy theoloại hình, chức năng, nhiệm vụ mà có mô hình cấu tổ chức riêng hệ thống nhân phân vai nào, hệ thống báo cáo, thông tin truyền đạt theo cấp bậc quyền hành từ đâu tới đâu Cơ cấu tổ chức tạo điều kiện cho doanh nghiệp hoạt động thường xuyên ổn định để tồn a/ Mô hình trực tuyến : Mô hình trực tuyến mô hình cấu đơn giản phù hợp với doanh nghiệp quy mô nhỏ, tính chất công việc không phức tạp Trong mô hình cấp quản lý số cấp dưới, tên gọi mô hình trực tuyến, người ta gọi mô hình chế độ thủ trưởng Thông tin truyền theo đường thẳng từ nhà quản trị cao tới cấp Về bản, mô hình trực tuyến có nhiều ưu điểm hỗ trợ chơ việc quản trị nhanh chóng, linh hoạt tốn Giám Đốc GĐ sản xuất Phân xưởng Đội GĐ bán hàng Phân xưởng Cửa hàng Cửa hàng … Hình 4.1: Mô hình trực tuyến b/ Mô hình chức Mô hình cấu chức mô hình mà phận phân chia theo chức nghiệp vụ riêng biệt Mô hình chức có nhiều ưu điểm:Các nhân viên chuyên môn hóa phần chức phát huy tốt vai trò họ vị tríquan sát, học hỏi kinh nghiệm lẫn tự trau dồi trình độ nghiệp vụ mình, khuyến khích mức độ phối hợp nhóm làm việc phận Thuận lợi nhà quản trị cấp cao cần quản lý không thiết phải có kiến thức chuyên môn sâu lĩnh vực Tuy nhiên, lúc mô hình chức phát huy ưu điểm nó.Khi công ty mở rộng quy mô, đa dạng hóa sản phẩm dịch vụ nhà quản trị phận chức cảm thấy khó khăn việc giao tiếp, phối hợp với họ phải chịu trách nhiệm cho kết hoạt động nhiều dòng sản phẩm Tổng Giám Đốc Marketing Kỹ thuật Sản xuất Phân xưởng A Phân xưởng B Tài Nhân Phân xưởng C Hình 4.2: Sơ đồ chức c/ Mô hình hỗn hợp trực tuyến – chức Để khắc phục nhược điểm cấu trực tuyến chức năng, thường hay sử dụng kiểu cấu liên hợp.Theo cấu người lãnh đạo doanh nghiệp giúp sức người lãnh đạo chức để chuẩn bị định, hướng dẫn kiểm tra việc thực định, chịu trách nhiệm mặt công việc toàn quyền định phạm vi doanh nghiệp Việc truyền mệnh lệnh theo tuyến định Mô hình có ưu điểm tạo điều kiện thuận lợi cho phối hợp hoạt động phận để hoàn thành mục tiêu chung Mô hình có số trở ngại xuất bất đồng đơn vị trực tuyến đơn vị chức năng, dẫn tới việc nhà lãnh đạo tổ chức phải thời gian việc giải quan hệ phân trực tuyến với phận chức năng, đơn vị chức can thiệp sâu vào công việc phận trực tuyến dẫn tới công việc bị chậm tiến độ, gia tăng chi phí Tổng Giám Đốc Marketing Kỹ thuật Phân xưởng A Sản xuất Phân xưởng B Tài Nhân Phân xưởng C Hình 4.3: Mô hình hỗn hợp trực tuyến – chức d/ Mô hình phân chia theo phận : Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, đa dạng hóa loại hình kinh doanh nhà quản trị thường lựa chọn cấu tổ chức chia theo phận Mỗi phận tập hợp phận chức để tạo sản phẩm dịch vụ Mục đích mô hình tạo mô hình quản lý công ty lớn để giúp cho nhà quản trị dễ kiểm soát e/ Mô hình cấu trúc sản phẩm : Mô hình cấu trúc sản phẩm mô hình dòng sản phẩm dịch vụ tổ chức quản trị phận riêng biệt Trên thực tế, công ty mở rộng quy mô, đa dạng hóa sản phẩm lĩnh vực hoàn toàn khác biệt, không nhà quản trị có đủ khả năng, kiến thức cần thiết để kiểm soát tất hệ thống sản phẩm Các nhà quản trị phụ trách phận chức có báo cáo lên nhà quản trị phận nhà quản trị phận tiếp túc báo cáo lên giám đốc Giám Đốc Sản phẩm Sản phẩm Sản phẩm f/ Mô hình cấu trúc khách hàng : Mô hình cấu trúc theo khách hàng thị trường mục tiêu tương tự trên, có khác biệt phận quản lý phân khúc khách hàng mục tiêu riêng biệt Ví dụ, công ty cung cấp máy tính chia khách hàng nhóm: khách hàng cá nhân, khách hàng doanh nghiệp lớn, khách hàng doanh nghiệp vừa nhỏ Giám Đốc Nhóm KH Nhóm KH Nhóm KH Mô hình cấu trúc khách hàng Giám Đốc Khu vực Khu vực Khu vực Mô hình cấu trúc khu vực địa lý g/ Mô hình ma trận mô hình nhóm sản phẩm : Khi môi trường thay đổi, có nhiều rủi ro, mô hình ma trận cho phép nhà quản trị linh hoạt việc thích ứng với biến động từ bên Ưu điểm mô hình ma trận tận dụng tối đa thời gian lực nguồn nhân lực.Nếu nhân viện làm việc cố định phận hầu hét họ không tận dụng hết thời gian mình, tính chất công việc lặp lặp lại không kích thích nhệt tình phát huy hết khả nhân viên Nhược điểm: Nó đòi hỏi người lãnh đạo cần phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp Hạn chế việc sử dụng chuyên gia có trình độ cao chuyện sâu lĩnh vực, cần phối hợp h/ Mô hình nhóm sản phẩm : Mô hình nhóm sản phẩm khác với mô hình ma trận điểm Thứ nhất, mô hình nhóm sản phẩm khắc phục nhược điểm lớn mô hình ma trận việc nhân viên phải báo cáo cho hai người quản lý Thứ hai nhân viên phận chức làm việc lâu dài nhóm chức chéo, nhóm coi nhóm tự quản, có quyền thiết kế cung ứng sản phẩm cho thị trường CEO GĐ phận chức Tài Marketing Thiết kế Nghiên cứu phát triển Sản Xuất Nhóm SP A Nhóm SP b Nhóm SP C CEO Nhóm SP D Cơ khí Đơn vị sản xuất Marketing Thiết kế Đơn vị sản xuất Nghiên cứu Đơn vị sản xuất Thành viên nhóm Trưởng nhóm Mô hình sản phẩm Trong nhóm chức chéo này, thành viên nhóm người đến từ phận chức khác hợp lại để thực công việc tổ chức.Các thành viên phải báo cáo công việc cho trưởng nhóm III QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC : Quản trị nguồn nhân lực bao gồm tất hoạt động mà nhà quản trị thực đểthu hút, giữ chân nhân viên đảm bảo họ làm việc với suất cao đóng góp cho thành công tổ chức Tuyển dụng tuyển chọn : Tuyển dụng bao gồm tất hoạt động tham gia vào trình tập hợp ứng viên có kiến thức kỹ phù hợp cho vị trí trống tổ chức Hoạch định nguồn nhân lực: nhà quản trị cần phải dự báo nhu cầu nhân lực tương lại tổ chức Nhà quản trị cần phải dự báo cung cầu nhân lực, tức ước tính số lượng vầ chất lượng nhân viện mà tổ chức cần để đạt mục tiêu nguồn nhân lực sẵn có tổ chức bên thị trường Phân tích công việc: trình xác định nhiệm vụ, trách nhiệm mà công việc cần có Là bảng mô tả công việc mà nhà quản trị cần phải lập bên cạnh chi tiết yêu cầu công việc kiến thức chuyên môn kỹ khác cần thiết phải có để thực công việc Đào tạo phát triển: Khi nhân viên nhận vào làm việc tổ chức, nhà quản trị tiến hành khóa huấn luyện nhằm giúp cho người nhân viên thích ứng với công việc cách nhanh chóng hiệu Nhà quản trị đánh giá nhu cầu để biết nhân viên thực cần đào tạo phát triển cần trang bị cho họ kiến thức kỹ Có hai loại hình đào tạo theo lớp học đào tạo chỗ Nhà quản trị tổ chức lớp học tập hợp nhiều nhân viên tham gia.Với công việc cần hướng dẫn, đặc thù khác biệt với công việc khác áp dụng loại hình đào tạo chổ Ngoài hai loại hình giống đào tạo, phát triển nhân viên có thêm hai dạng khác:đa dạng hóa kinh nghiệm nhân viên cách cho họ trải nghiệm thêm nhiều vị trí công việc khác tổ chức đào tạo quy tham gia hóa học ngắn hạn dài hạn để nâng cao trình độ Đánh giá công việc: Để xác định nhân viên có hoàn thành công việc giao hoàn thànhmức độ nào, đóng góp cho tổ chức, nhà quản trị thực đánh giá công việc Đánh giá công việc bao gồm đánh giá đặc điểm nhân viện trình độ, kỹ năng, tính cách Đánh giá công việc dựa kết công việc nhân viên: hoàn thành gì? Tuy nhiên, chủ thể đánh giá nhân viên khách hàng, đồng nghiệp, cấp trên, cấp thân nhân viên đánh giá 10 Một lợi điểm việc sử dụng nhóm hội để có sức - mạnh tổng hợp: Khi làm việc nhóm tăng suất cao Có khả sản xuất nhiều sản phẩm với chất lượng tốt hơn.so với việc cá nhân làm việc riêng lẻ khả riêng người sau tổng hợp lại Bản chất sức mạnh tổng hợp thể quan điểm “Toàn nhiều tổng hợp nhiều phận” Những yếu tố góp phần tạo nên sức mạnh tổng hợp nhóm bao gồm lực thành viên nhóm để nhận ý tưởng sai người khác sửa lại để giải vấn đề chúng phát sinh, kiến thức tảng kinh nghiệm đa dạng Vì để đạt thuận lợi tiềm tàng từ sức mạnh tổng hợp nhóm, tổ chức nhóm cần tập hợp thành viên có kỹ kiến thức bổ sung cho liên quan đến công việc nhóm Những nhà quản trị cần cho nhóm đủ quyền tự chủ để họ giải vấn đề xác định làm để đạt mục tiêu mục đích Nhà quản trị nên theo dõi, hướng dẫn cho nhóm đóng vai trò trực tiếp lãnh đạo Ví dụ trưởng phòng mẫu hàng, marketing, tài chánh… không nên đạo trực tiếp cho nhóm tổ chức kiện cần làm mà nên nhóm tự hoạch định kế hoạch thực thi Tăng cường sức mạnh tổng hợp Phát huy lực thành viên NHÓM CÓ THỂ Tăng khả đáp ứng nhu cầu khách hàng Tăng cường đổi Tăng hài lòng - động 48 lực GẶT HÁI NHỮNG LỢI THẾ CẠNH TRANH b) Phát huy mạnh riêng thành viên: - Nhóm thường hình thành với thành viên mạnh khác Ví dụ: Thành viên đến từ phận sản xuất hiểu rõ qui trình kĩ thuật sản xuất sản phẩm, thành viên đến từ phòng marketing hiểu rõ đối thủ cạnh tranh khách hàng, thành viên đến từ phòng tài chánh hiểu rõ nguyên tắc chi tiêu toán… Làm việc chung nhóm họ bổ sung tốt cho việc giải công việc trở nên dễ dàng Để phát huy tốt mạnh thành viên nhóm nhà quản lí cần tiếp xúc với viên nhóm để nắm rõ mong đợi thành viên, yêu cầu khác thành viên để tạo điều kiện thuận lợi cho việc hoàn thành mục tiêu nhóm Trong nhóm tự quản, thành viên nhóm tự tìm cách phát huy mạnh riêng c) Tăng khả đáp ứng khách hàng: - Để phát triển, doanh nghiệp cần tăng cường khả đáp ứng yêu cầu khách hàng Doanh nghiệp cần có thông tin phản hồi từ phía khách hàng để nhanh chóng nắm bắt tình hình, điều chỉnh kịp thời vấn đề, giúp khách hàng hiểu Tuy nhiên, có đáp lại khách hàng lúc điều dễ dàng, doanh nghiệp thường khó khăn xử lí nhu cầu Ví dụ: Ở doanh nghiệp làm dịch vụ điển trung tâm chăm sóc sức khỏe, nhu cầu khách hàng trái ngược với chất lượng khám, chữa bệnh, nhu cầu mong muốn bác sĩ, mức phí chăm sóc sức khỏe Để đáp ứng nhu cầu khách hàng đỏi hỏi kĩ chuyên môn đa dạng lĩnh vực cấp độ khác hệ thống quản trị tổ chức d) Thúc đẩy đổi mới: - Để trì nâng cao lợi cạnh tranh công ty tìm cách đổi sản phẩm, đổi dịch vụ, đổi công nghệ cấu tổ chức Làm việc cá nhân thường không tập hợp kỹ kiến thức chuyên môn rộng nên khó triển khai ý tưởng sáng tạo Nhà quản trị khuyến khích đổi tốt cách lập nhóm, tập hợp cá nhân có kiến thức liên quan mật thiết đến đổi 49 để họ làm việc nhau, nhờ đổi dễ thành công để người làm việc riêng lẻ Vì làm việc nhóm cá nhân sai lầm, lỗi người khác thừa nhận sai lầm - Để đẩy mạnh đổi nhà quản trị cần phát huy sức mạnh tổng hợp nhóm làm cho thành viên nhóm có trách nhiệm với trình đổi Vai trò người quản trị người hướng dẫn, bổ trợ theo dõi trình đổi e) Thúc đẩy tinh thần làm việc: - Nhà quản trị thương định thiết lập nhóm để hoàn thành mục tiêu nhóm tổ chức sau tìm cách sử dụng nhóm để mang lại lợi ích gia tăng Làm việc nhóm tinh thần thúc đẩy lên cao thành viên mong muốn cố gắng chuyên môn trực tiếp góp phần tạo nên thành tựu tổ chức Tinh thần làm việc thúc đẩy lên cao độ, thành viên thấy hứng thú công việc nhờ có điều kiện kết nối với người khác Bên cạnh đó, thành viên nhóm đối phó tốt với yếu tố gây căng thẳng, họ chia sẻ chúng với thành viên khác nhóm họ Tất nhà quản trị tổ chức dựa nhiều vào nhóm Quản trị có hiệu nhóm tổ chức đạt thành tích cao, tăng cường sức mạnh tập thể lực cạnh tranh, phản hồi nhanh trước khách hàng gia tăng khả đổi , tăng cường động lực làm việc thành viên II PHÂN LOẠI NHÓM: 1) Nhóm không thức: - Những nhóm người nhóm lại với thất thường để làm việc theo vụ việc có tính chất đặc biệt nhằm giải nhiều nhu cầu: Các nhóm thực theo dự án thời vụ Các nhóm linh động bàn thảo chiến lược hay cần dàn xếp vụ việc Các nhóm nóng cần vận dụng trí tuệ cho đề án cần nhiều sáng tạo Những lực lượng đặc nhiệm tạm thời giải gấp rút vấn đề đặc biệt thời gian ngắn 50 Nhóm đồng lợi ích Nhóm tự nguyện - Nhằm đáp ứng nhu cầu - Nhóm lợi ích không thân người tham gia thức hình thành số nhân thường hình thành bắt nguồn viên nhận thấy họ có mục tiêu từ quan hệ bạn bè, đồng nghiệp thân liên quan đến lợi ích thành thiết - viên Nhờ mối quan hệ không thức giúp giải vấn đề liên quan đến công việc đưa lời khuyên bổ ích cho - Nhà quản trị cần phải quan tâm đến hoạt động nhóm không thức để tác động cách tích cực vào ý thức, quan điểm, động lực khả làm việc nhân viên tổ chức Ví dụ: Nhóm bạn học sau tan Ví dụ: Nhóm nhân viên nữ tìm học, vào quán trà sữa trao đổi với cách tác động đến người lãnh học sáng nay, đưa đạo xem xét cho họ làm việc với thắc mắc để giải giấc linh hoạt để thuận lợi cho việc đáp hay cần thiết lập nhóm để chăm sóc cái… giải điều chưa giải đáp được, giúp cho việc học tập tốt 2) Nhóm thức: 51 - Là nhóm có tổ chức Chúng thường cố định, thực công việc có tính thi đua, có phân công rõ ràng có chung tay nghề chuyên môn - Các nhóm cấp độ tổ chức theo chuyên môn mang tính chất lâu dài để đảm đương mục tiêu chuyên biệt - Gồm: nhóm quản trị cấp cao, nhóm huy, nhóm chức năng, nhóm nghiên cứu phát triển, nhóm đa chức năng, nhóm công tác đặc biệt, nhóm giải vấn đề, nhóm làm việc tự quản, nhóm làm việc từ xa, nhóm làm việc hiệu a) Nhóm quản trị cấp cao: - Có trách nhiệm phát triển chiến lược để có lợi cạnh tranh nhằm giúp công ty đạt sứ mệnh mục đích đề - Thành viên nhóm phải có chuyên môn, kỹ năng, kiến thức kinh nghiệm khác để có nhìn toàn diện đưa định tốt đồng thời chống lại “suy nghĩ nhóm” b) Nhóm huy: - Được hình thành nhà quản trị cấp cao lập cấu tổ chức thiết lập mối quan hệ việc báo cáo thực thi mệnh lệnh thiết yếu - Là phận thực công việc quan trọng tổ chức giúp tổ chức đạt lợi cạnh tranh c) Nhóm chức năng: - Bao gồm: trưởng nhóm, thành viên làm lĩnh vực - Họ nỗ lực để cải thiện kết công việc, giải vấn đề cụ thể đơn vị từ giúp cho việc đưa định tương đối đơn giản, rõ ràng Ví dụ: Phòng tài chính, Phòng kĩ thuật… d) Nhóm nghiên cứu phát triển (R&D): - Là nhóm nghiên cứu phát triển để tạo sản phẩm công ty thuộc ngành kĩ thuật, công nghệ cao - Thành viên có chuyên môn kinh nghiệm lĩnh vực nhát định e) Nhóm đa chức năng: - Là tập hợp thành viên từ phận khác để thực nhiệm vụ dự án nhà quản trị cấp cao công ty đặt f) Nhóm công tác đặc biệt: 52 Để giải vấn đề cấp bách nhiệm vụ mang tính thời điểm - Không tồn lâu dài giải tán sau nhiệm vụ hoàn thành g) Nhóm giải vấn đề: - Bộ phận cấu thành thường làm phận - Thảo luận cách thức cải thiện chất lượng, nâng cao hiệu tạo môi trường làm việc tốt h) Nhóm làm việc tự quản: - Các thành viên có quyền nghĩa vụ nhau, tự quản lý để hoàn thành công việc sở thỏa thuận đạt với - Nhà quản trị người hướng dẫn, huấn luyện không giám sát i) Nhóm làm việc từ xa: - Làm việc qua Internet, điện thoại, fax…giúp cho nhà quản trị xóa bỏ khoảng cách địa lý mà tập hợp thành viên có kiến thức chuyên môn kinh nghiệm để giải vấn đề đặc biệt Nhược điểm lớn không tạo niềm tin cảm thông - thành viên với j) Nhóm làm việc hiệu quả: - Các thành viên phải có niềm tin vào mục tiêu đồng thời phải đưa đến kết cụ thể - Phải thống cam kết kết đạt - Có tương tác hiểu biết tốt thành viên - Các thành viên cần có người biết lãnh đạo - Môi trường làm việc thoải mái có hỗ trợ - Các thành viên phải linh hoạt tự điều chỉnh - Các thành viên cần có lực kỹ thuật lực tương tác III CÁC GIAI ĐOẠN PHÁT TRIỂN CỦA NHÓM: - Mặc dù theo thời gian phát triển nhóm không đồng nhất, hầu hết qua bước : HÌNH THÀNH PHÁT TRIỂNỔN ĐỊNHTHỂ HIỆNKẾT THÚC 53 1) Bước – Hình thành: - Các thành viên phải cố gắng hiểu người khác, cách thành viên nhóm nên đối xử với nhau,cùng hiểu mà nhóm cố gắng hoàn thành Trong suốt giai đoạn nhà quản trị cần cố gắng làm cho thành viên cảm thấy phần nhóm 2) Bước hai – Phát triển: - Các thành viên nhóm trải qua mâu thuẫn bất đồng ý kiến Nhóm tự quản tình nguyện giai đoạn đột kích Cuộc tranh luận tăng lên tầm kiểm soát trưởng nhóm Người trưởng nhóm nên theo dõi nhóm giai đoạn để đảm bảo mâu thuẫn không vượt tầm kiểm soát 3) Bước ba – Ổn định: - Là giai đoạn hình thành chuẩn mực sở tin tưởng gia tăng hợp tác, gắn bó thành viên Những thành viên nhóm đồng lòng hướng tới mục tiêu chung xây dựng cách ứng xử thành viên nhóm 4) Bước bốn – Thể hiện: - Là giai đoạn mà mục tiêu nhóm thực đạt tới tùy thuộc vào vấn đề nhóm,ở giai đoạn người trưởng nhóm có cách khác để làm cho nhóm hoạt động hiệu Người trưởng nhóm nhóm huy cần phải có biện pháp thành viên nhóm làm việc tích cực từ cho thấy họ lãnh đạo thành viên cách hiệu Với nhóm tự quản người trưởng nhóm phải quan sát khả tự quản lí nhóm thúc đẩy thành viên làm việc hiệu 5) Bước cuối – kết thúc: - Xảy nhóm hoàn thành mục tiêu đề (chỉ áp dụng cho nhóm cuối bị giải tán chẳng hạn nhóm công tác đặc biệt) Ví dụ: Một nhóm thành lập để thực báo cáo hài long khách hàng với sản phẩm dự đưa thị trường nhóm hoàn thành bảng báo cáo nhóm giai đoạn kết thúc nhiệm vụ viết báo cáo hoàn thành, nhóm phải giải tán 54 Như vậy, giai đoạn khác nhau, hoạt động nhóm có đặc trưng riêng Những nhà quản trị nên có phương pháp linh hoạt phù hợp với giai đoạn để nhóm làm việc tốt IV TỔ CHỨC NHÓM: - Để thực tổ chức nhóm nhằm phát huy tối đa sức mạnh nhóm, năm yếu tố quan trọng đề cập đến là: Quy mô nhiệm vụ nhóm Lãnh đạo nhóm Phát triển nhóm Tiêu chuản nhóm Sự gắn kết nhóm 1) Quy mô nhiệm vụ nhóm: - Số lượng thành viên nhóm có tầm quan trọng định đến động lực trách nhiệm thành viên cách thể nhóm Nhóm nhỏ hay lớn có nhứng thuận lợi bất lợi riêng: NHÓM NHỎ - NHÓM LỚN Các thành viên dễ phối hợp với - Có nhiều động lực - Có nhiều nguồn lực sẵn có bao gồm kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng, thời gian Mức độ hài lòng nỗ lực thành viên cao Có điều kiện để phân Có trách nhiệm công lao động, tách công việc - THUẬN LỢI dễ dàng chia sẻ thông tin chung thành nhiều việc nhỏ, cụ với thể cho thành viên - Dễ thấy tầm quan trọng đóng 55 góp thành viên - Các thành viên khó chia sẻ thông tin cho nhau, khó phối hợp hành động - BẤT LỢI Các thành Nhóm đông dẫn đến viên tình trạng số thành viên nhóm có nguồn nhóm nghĩ nỗ lực sẵn có để đạt mục lực họ không cần thiết, tiêu chí họ nghĩ không ảnh hưởng đến kết nhóm - Ít động lực,ít hài lòng,tinh thần trách nhiệm Như nhóm lớn hay nhỏ có thuận lợi hay bất lợi Do đó,việc định số thành viên nhóm nhà quản trị phải cố gắng chọn quy mô phù hợp với mục tiêu nhiệm vụ nhóm,nhà quản trị nên nghĩ cách khuyến khích thành viên để họ đóng góp tích cực đạt kết tốt 2) - Lãnh đạo nhóm: Lãnh đạo hiệu chìa khóa để nhóm.các tổ chức đạt thành tích cao Các nhà quản trị thực vai trò lãnh đạo trực tiếp rõ nét nhóm huy Nhà quản trị giao quyền cho thành viên khác đẻ lãnh đạo nhóm trường hợp đặc biệt trường hợp nhóm tự quản, thành viên nhóm chọn lãnh đạo hay nhà lãnh đạo tự nhiên tham gia buổi làm việc chung đẻ nhóm đạt mục tiêu chung ( luân phiên trưởng nhóm để đạt kết tốt) 56 Tóm lại, trưởng nhóm nhà lãnh đạo bổ nhiệm hay định nhóm, giao người lãnh đạo để đảm bảo nhóm phát huy tốt tiềm 3) Phát triển nhóm: - Thông thường nhóm thức hay không thức trải qua giai đoạn trình phát triển Gồm giai đoạn sau: Giải thích Giai đoạn Giai đoạn thành viên nhóm bắt đầu tập hợp lại Hình thành Vai trò trưởng nhóm thúc đẩy thành viên cởi mở, giao tiếp nhóm với nhau, sau phối hợp xây dựng định hướng hoạt động nhóm, mục tiêu hoạt động nhóm Xảy thành viên xung đột cách làm việc, công việc phân công chia sẻ trách nhiệm Hỗn loạn Trưởng nhóm phải người cứng rắn, gương mẫu, gần gũi thành viên, tránh để xảy căng thẳng quá, tổ chức tốt công việc làm cho công việc bắt đầu có hiệu Ổn định Các thành viên bắt đầu nỗ lực đóng góp vào công việc chung nhóm Lãnh đạo nhóm tạo điều kiện để thành viên hỗ trợ nhau, tin tưởng lẫn nhau, gắn kết mục tiêu chung Hoạt động Các thành viên hoàn toàn hòa hợp nhau, tạo suất làm việc cao, tiềm cá nhân tập thể nhóm phát huy, vấn đề giải hiệu Kết thúc Các thành viên hoàn thành mục tiêu chung, nhiệm vụ hoàn thành nhóm kết thúc 57 Hoạt động nhóm thường giám sát đánh giá để rút kinh nghiệm học cho nhóm khác, dự án khác - Song, nhóm hoàn toàn trải qua năm giai đoạn này, mà tùy thuộc thời gian, hoàn cảnh, …, mà vận dụng cách cụ thể Những nhà quản trị nên có phương pháp linh hoạt để phát triển nhóm góp phần đạt hiệu cao công việc 4) Những tiêu chuẩn nhóm: - Để đảm bảo nhóm hoạt động tốt đạt tới mục tiêu đề nhà quản trị cần phải kiểm soát cử chỉ, hành vi thành viên nhóm cách phân công rõ nhiệm vụ người để phân định rõ trách nhiệm Mặc khác, việc xây dựng thực thi quy tắc vận hành nhóm ảnh hưởng đến hành vi thành viên - Những tiêu chuẩn nhóm bao gồm: Những nguyên tắc nội quy cách ứng xử thành viên Quy định làm việc San thông tin thành viên cách thực thi nhiệm vụ Trang phục thành viên nhóm Hoàn thành công việc giao hạn định Nhà quản trị nên khuyến khích thành viên nhóm để phát triển định mức đóng góp thành tích chung nhóm… 5) Sự gắn kết nhóm: - Sự gắn kết nhóm tùy thuộc vào quy mô nhóm, thường gắn kết nhóm nhỏ thường lớn nhóm lớn Sự gắn kết thành viên nhóm giúp nhóm hiểu sâu sắc hơn, đẩy mạnh thành tích chung giúp tổ chức hoàn thành tốt mục tiêu đặt - Những yếu tố định gắn kết thành viên nhóm: Sự khác biệt thành viên nhóm, cạnh tranh lành mạnh họ khả nhà quản trị việc tạo môi trường chấp nhận khác biệt nhóm 58 Thành mà nhóm đạt được, tính hấp dẫn công việc tương lai đạt tới thành công chung mang lại phấn kích tinh thần, niềm tự tin, tự hào, thúc đẩy gắn kết lên cao… - Việc gắn kết tăng mức độ hiểu nhóm, tăng hấp dẫn giao tiếp, tăng mức độ tuân thủ quy định thành viên trọng vào mục tiêu cần hoàn thành, đẩy mạnh mức độ đóng góp vào mục tiêu chung Góp phần hướng đến thành công công việc nhóm tổ chức V QUẢN TRỊ ĐIỀU HÀNH NHÓM: 1) Động viên thành viên: - Có bốn hình thức: Hình thức Cách tiến hành 1) Trả lương, thưởng công Mục đích Dựa vào mức độ đóng Tạo động góp người vào kết lực cá nhân cao, làm việc nhóm làm kết làm việc nhóm cao 2) Trang bị thêm phương tiện làm việc Cung cấp trang thiết bị, phầm mềm vi tính, phương tiện làm tăng suất làm Tăng suất làm việc nhóm việc cho nhóm Trong nhóm tở chức Tạo mối quan hệ 3) Quan tâm đến thành thăm hỏi thành viên, thân viên gặp khó khăn đột gia đình thành viên khác tạo điều kiện nhóm có ốm đau, cho người gặp khó bệnh tật, tai nạn ,hay chiu ảnh khăn vượt xuất 59 tình, mặt hưởng thiên tai … qua khó khăn, đóng góp vào kết hoạt động nhóm 4) Những hình thức công nhận khác Như khen thưởng danh hiệu, tạo điều kiện học lên, du lịch, cấp bậc… Kết hợp khuyến Khuyến khích cá nhân khuyến khích, phát huy tối đa khích nhóm Nhưng đặt hiệu suất làm việc thách thức cho nhà cá nhân, nhóm quản trị cấp cao phải xây dựng hệ thống tiền lương thực công 2) Giảm trì trệ: - Sự trì trệ tập thể khuynh hướng nỗ lực làm việc làm việc theo nhóm so với làm việc Để giảm trì trệ nhà quản lí áp dụng cách sau: Hình thức Cách tiến hành Phân công cụ thể cho 1) Công khai công nhận đóng góp cá nhân nhóm Mục đích Giúp thành viên nhận n :tất nỗ lực h dù lớn hay nhỏ ó ghi nhận m đánh giá 60 thức thành viên theo dõi sát tiến độ hoàn thành công việc họ 2) Nhấn mạnh đóng góp Khi chia nhóm , nên chọn thành viên dựa có giá trị cá nhân sở giá trị đóng góp mà cá nhân đóng góp cho nhóm 3) Giữ qui mô nhóm Chia nhóm mức độ mức độ thích hợp vừa đủ để hoàn thành mục tiêu Giúp cá nhân hiểu góp có giá trị nhóm Giúp tất thành viên có hội thể cao độ khả đóng góp 3) Sự tuân thủ vi phạm qui định: - Các thành viên nhóm tuân thủ qui định họ muốn trì thành tích, theo gương thành viên người ngưỡng mộ - Ngược lại, có không thành viên vi phạm điều luật, nhóm kiểm soát hành vi số thành viên nhóm, số thành viên có ý kiến chủ quan họ tin vào điều đắn - Để tránh việc vi phạm nhóm cần: Cô gắng thuyết phục Giúp đỡ Có hình thức xử phạt 61 đóng - Tuy nhiên, nhà quản trị cần linh hoạt cân việc tuân thủ, cho phép phản kháng Điều cho phép nhóm tổ chức cách có hiệu quả, phát huy sức mạnh nhóm - Các nhóm cần trì tuân thủ môt mức độ định, cần cho phép vi phạm phản kháng nội qui nhóm mức độ định, để giúp cho qui tắc không thích hợp loại bỏ kịp thời, đắn Tóm lại : Duy trì cân cách linh hoạt tuân thủ vi phạm yêu cầu đặt nhà quản trị nhóm, dù đội điều hành cấp cao, đôi R&D, nhóm huy hay nhóm tự quản 62 ... kết hoạt động quan sát từ nhỏ đến lớn, việc quan sát để nghiên cứu hoạt động xảy ra.Tuy nhiên, lượng thông tin nhiều rơi vào tình trạng thiếu khách quan - Bên cạnh quan sát cá nhân, quan sát trường... thập qua bốn nguồn thông tin là: +Quan sát cá nhân +Báo cáo thống kê +Báo cáo miệng +Báo cáo văn - Quan sát cá nhân cách nhà quản trị tiến hành việc theo dõi, quan sát để thu thập thông tin cần... cho họ phát tri n ,và cho họ làm công việc thích thú có ý nghĩa So sánh lý thuyết động thúc đẩy Maslow lý thuyết yếu tố Herzberg 15 Các yếu tố động viên Các yếu tố trì Liên quan đến quan hệ cá