Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY 1 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 1 1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty 3 1.3 Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty 4 1.4 Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của công ty 11 CHƯƠNG 2 : TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY 15 2.1 Tổ chức môi trường kiểm soát 15 2.1.1 Tư duy quản lý, phong cách điều hành của nhà quản lý công ty 15 2.1.2 Tính trung thực và các giá trị đạo đức do công ty xây dựng 16 2.1.3 Cơ cấu tổ chức tại công ty 16 2.1.4 Chính sách nhân sự của công ty 17 2.1.5 Công tác kế hoạch 18 2.1.6 Các yếu tố bên ngoài 18 2.2 Tổ chức hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ tai công ty 19 2.2.1 Tổ chức công tác kế toán tại công ty 19 2.2.2Tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty 30 2.3 Các thủ tục kiểm soát nội bộ trong công ty 35 2.3.1 Kiểm soát nội bộ đối với khoản mục tiền 35 2.3.2 Kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng và thanh toán 38 2.3.3 Kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền 41 2.3.4 Kiểm soát nội bộ đối với chu trình tiền lương 44 CHƯƠNG 3 : ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA CÔNG TY 46 3.1 Đánh giá thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ của công ty 46 3.1.1 Ưu điểm 46 3.1.2 Những tồn tại 46 3.2 Giải pháp hoàn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ của công ty 48 3.2.1 Giải pháp về môi trường kiểm soát 48 3.2.2 Giải pháp về hoạt động đánh giá rủi ro 50 3.2.3 Giải pháp về hoạt động kiểm soát 51 3.2.4 Giải pháp về thông tin và truyền thông 53 3.2.5 Giải pháp về hoạt động giám sát 53 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC
MỤC LỤC DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU Sơ đồ 1: Sơ đồ máy Quản lý Công ty cổ phần thương mại đầu tư dịch vụ N&C Việt Nam Sơ đồ 2: Sơ đồ cấu tổ chức máy kế toán Công ty cổ phần thương mại đầu tư dịch vụ N&C Việt Nam Sơ đồ 3: Hình thức chứng từ ghi sổ Bảng 1.1: Báo cáo kết hoạt động kinh doanh năm 2013 - 2015 Bảng 1.2: Báo cáo kết hoạt động kinh doanh năm 2014 - 2015 CHƯƠNG : TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY 1.1 Lịch sử hình thành phát triển công ty • Tên công ty : CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI ĐẦU TƯ VÀ DỊCH VỤ N&C VIỆT NAM • Địa trụ sở : Số 46A, ngõ 89 Quan Nhân, quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội • Mã số doanh nghiệp : 0107007015 phòng ĐKKD Sở Kế hoạch Đầu tư Hà Nội cấp ngày 25 tháng 09 năm 2011 • Điện thoại :04.62753353/3356 • Fax : 04.62753312 • Người đại diện theo pháp luật công ty : Giám đốc NGUYỄN PHÚC MINH • Vốn điều lệ : 1.000.000.000 đồng Năm 2011 công ty thành lập với tên Công ty cổ phần thương mại đầu tư dịch vụ N&C Việt Nam Ngày đầu thành lập công ty gặp nhiều khó khăn kinh tế thị trường với diện cạnh tranh gay gắt nhiều thành phần kinh tế, đặc biệt kinh tế Nhà nước kinh tế tư nhân, để khẳng định chỗ đứng kinh tế toàn thể doanh nghiệp đoàn kết trí lòng để vượt qua khó khăn tâm xây dựng doanh nghiệp đứng vững phát triển, tập thể lãnh đạo công ty sâu tìm hiểu thị trường để có phương hướng tổ chức hoạt động kinh doanh cho phù hợp với thị trường giai đoạn Công ty vào hoạt động gần năm, trải qua trình xây dựng trưởng thành Tuy công ty trẻ với nỗ lực không ngừng vươn lên đồng lòng phấn đấu toàn cán công nhân viên giúp công ty ngày lớn mạnh, không ngừng mở rộng thị trường góp phần thực chủ trương phát triển kinh tế xây dựng đất nước Công ty bước đầu tư nguồn lực từ vốn máy móc, trang thiết bị đào tạo nâng cao trình độ cho cán quản lí, cán kĩ thuật, nâng cao tay nghề cho nhân viên Do doanh nghiệp chủ đầu tư đánh giá cao, hoàn thành nhiều đơn đặt hàng Từ khẳng định chỗ đứng kinh tế Bên cạnh đó, công ty tuân thủ sách pháp luật Nhà nước quy định, làm tròn nghĩa vụ kê khai nộp thuế ngân sách Nhà nước, thực tốt sách lao động, đảm bảo công xã hội, không ngừng đào tạo bồi dưỡng cán nhân viên công ty, thực điều lệ công ty cam kết hợp đồng với khách hàng Ngành nghề kinh doanh :Loại hình doanh nghiệp :kinh doanh thương mại Vốn điều lệ : 1.000.000.000 ( tỷ đồng ) Ngành nghề kinh doanh : buôn bán vải , hàng may sẵn , xuất nhập đồ da : túi , ví , dây lưng , giày dép…… Quá trình phát triển công ty Công ty phát triển dựa hoạt động chuỗi cửa hàng + Năm 2011 – 2013 : Năm 2011 khai trương cở sở Cửa hàng Thế Giới Đồ Da 140 Quan Nhân Thời điểm công ty thành lập với số vốn ban đầu thấp , sở vật chất nghèo nàn , diện tích hoạt động nhỏ nên gặp nhiều khó khăn , hoạt động với đến nhân viên thời điểm mà điều kiện hoạt động gặp nhiều khó khăn Tuy nhiên công ty không ngừng phấn đấu phát triển để tiếp tục mở sở khác tương lai Năm 2012 : Khai trương cở sở Cửa hàng Thế Giới Đồ Da 101D11 Thái Thịnh Năm 2013 : Liên tiếp khai trương cở sở Thế giới Đồ Da 195B Đội Cấn số Liễu Giai + Năm 2014 - 2015 : Công ty đưa hệ thống dần hoàn thiện ổn định để tập trung phát triển.Hệ thống mở rộng tiếp tục khai trương cở sở Thế Giới Đồ Da số Xuân Đỉnh thành phố Hải Dương Điểm bật giai đoạn công ty phát triển với quy mô lớn , giải vấn đề việc làm cho nhiều người lao động , hoạt động kinh doanh ngày ổn định có hiệu , đóng góp vào hiệu chung cho công ty + Năm 2016: Khai trương cở sở số 190 Lê Thanh Nghị Sự phát triển hệ thống cửa hàng cố gắng nỗ lực không ngừng công ty để đáp ứng nhu cầu ngày lớn xã hội công ty có hệ thống quản lý tốt việc xây dựng phát triển công ty điều kiện khó khăn cạnh tranh gay gắt 1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất – kinh doanh công ty Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh : doanh nghiệp đóng vai trò trung gian nhà sản xuất người tiêu dùng Hoạt động kinh tế chủ yếu doanh nghiệp lưu chuyển hàng hóa : trình đưa hàng hóa từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng thông qua hoạt động mua bán , trao đổi sản phẩm hàng hóa nhằm thỏa mãn nhu cầu hàng hóa người tiêu dùng Thị trường tiêu thụ : Hoạt động công ty mua bán , xuất nhập loại mặt hàng liên quan đến đồ da : giày dép , túi xách da … để cung cấp cho thị trường nước số nước khu vực Thị trường tiêu thụ công ty phân bổ nước : Hà Nội, Đà Nẵng , Hưng Yên, Thái Nguyên, Lào Cai, Yên Bái Mặc dù vậy, thị trường có nhiều công ty kinh doanh mặt hàng mà công ty kinh doanh Do đó, việc cạnh tranh không tránh khỏi Trong chế thị trường nay, sách chế độ có thay đổi với doanh nghiệp, công ty không ngừng mở rộng nguồn nhập hàng đảm bảo uy tín chất lượng, phấn đấu đạt chất lượng tốt mặt hàng đảm bảo đời sống cho người tiêu dùng Công ty tổ chức lưu thông hàng hóa, thực giá trị hàng hóa cách tốt Công ty không ngừng trau dồi hoàn thiện công tác quản lý nhân sự, quản lý tài chính, quản lý sở vật chất, tiền vốn, hàng hóa kinh doanh Với chiến lược kinh doanh thích hợp có mạng lưới tiêu thụ lâu dài, uy tín nên sản phẩm công ty tiêu thụ với khối lượng ngày cao, khẳng định chỗ đứng công ty thị trường Thị trường tiêu thụ sản phẩm tập trung thành phố lớn, tập trung đông dân cư với mức sống cao Tuy nhiên, thị trường sản phẩm đồ da thị trường tiềm nên mang tính cạnh tranh cao nhạy cảm đòi hỏi công ty phải cố gắng, bên cạnh nhu cầu yêu cầu khách hàng ngày cao việc đảm bảo chất lượng, cải tiến mẫu mã, tăng cường quảng cáo sản phẩm chất lượng dịch vụ,hình thứuc toán, nắm bắt tâm lý khách hàng yếu tố cần thiết công ty có hình thức kinh doanh thương mại Với thị trường rộng lớn, nhiều tầng lớp dân cư với mức thu nhập khác Công ty ngày tập trung vào dịch vụ sản phẩm để đáp ứng cho tầng lớp xã hội.Trong kinh tế thị trường có cạnh tranh gay gắt khách hàng có quyền đòi hỏi tiêu dùng sản phẩm tốt với thái độ bán hàng niềm nở, chào mời nhiệt tình giá thành phải phù hợp với khả toán 1.3 Tổ chức máy quản lý hoạt động sản xuất – kinh doanh công ty Mô hình tổ chức máy quản lý Để doanh nghiệp tồn tại, hoạt động phát triển yêu cầu thiếu việc tổ chức quản lý cho hợp lý với đặc thù doanh nghiệp Bộ máy quản trị doanh nghiệp phải đáp ứng yêu phải đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ doanh nghiệp, phải thực đầy đủ nghiêm túc chế độ thủ trưởng, chế độ trách nhiệm cá nhân sở bảo đảm phát huy quyền làm chủ tập thể cho lao động doanh nghiệp Đồng thời phải phù hợp với đặc điểm kinh tế lĩnh vực kinh doanh doanh nghiệp Nắm yêu cầu trên, vào đặc điểm quy mô đặc thù kinh doanh công ty, Công ty cổ phần thương mại đầu tư dịch vụ N&C Việt Nam lực chọn hình thức tổ chức máy quản trị theo nguyên tắc tập trung thống từ Giám đốc tới phòng ban nhằm đáp ứng nhu cầu, thuận tiện công tác quản lý hạch toán kế toán Sơ đồ máy quản lý ( Phụ lục ) Chức nhiệm vụ phòng ban Hội đồng quản trị : Bao gồm thành viên cổ đông đươc bầu vào hội đồng quản trị công ty Đứng đầu chủ tịch hội đồng quản trị Hội đồng quản trị có chức định vấn đề quan trọng , vấn đề lớn công ty , định hướng phát triển công ty , định bổ nhiệm , miễn nhiệm chức vụ quan trọng công ty Giám đốc : Nguyễn Phúc Minh • Đứng đầu phận quản lý công ty, chịu trách nhiệm toàn hoạt động kinh doanh công ty theo giấy phép kinh doanh hành nghề cho phép • Người đại diện cho quyền lợi nghĩa vụ toàn công ty, chịu trách nhiệm trước nhà nước, quan chủ quản công ty kết hoạt động kinh doanh công ty • Giám đốc có quyền nghĩa vụ : Quyết định tất vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh hàng ngày công ty • Tổ chức thực kế hoạch kinh doanh kế hoạch đầu tư công ty • Kiến nghị phương án cấu tổ chức, quy chế quản lý nội công ty • Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức chức danh quản lý công ty Phó giám đốc : Nguyễn Thị Hạnh • Là người thường xuyên phối hợp với Giám đốc kiểm tra, đôn đốc cán bộ, công nhân viên công ty • Cùng với Giám đốc đưa biện pháp ,chiến lược cụ thể kinh doanh, quản lý để kinh doanh có hiệu • Phó giám đốc Giám đốc công ty phân công công việc cụ thể ủy quyền giải số công việc, có trách nhiệm thực tốt nhiệm vụ phân công kinh doanh, quản lý để kinh doanh có hiệu • Thường xuyên báo cáo Giám đốc tình hình thực công việc • Phó giám đốc công tác có trách nhiệm tổ chức điều hành công việc thời gian ủy nhiệm , ủy quyền phải báo cáo kết công việc thời gian phụ trách với Giám đốc công tác Phòng kinh doanh phận thiếu công ty thị trường kinh doanh cạnh tranh • Phòng kinh doanh có nhiệm vụ nghiên cứu, xây dựng chiến lược kinh doanh dài hạn, trung hạn, ngắn hạn, kế hoạch hoạt động kế hoạch kinh doanh hàng năm, hàng quý công ty • Tham mưu cho Ban Giám đốc công ty giao tiêu kinh doanh; theo dõi, thúc đẩy tiến độ thực kế hoạch kinh doanh chương trình công tác công ty, hợp đồng xuất nhập hàng hóa đối tác nước nước • Phòng kinh doanh cần tổng hợp, phân tích lập báo cáo tình hình hoạt động tình hình kinh doanh tháng, quý, tháng, năm theo yêu cầu Ban Giám đốc công ty • Lập báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh theo yêu cầu cấp Thu thập, phân tích, tiếp thị, quảng cáo công ty • Tổ chức thực hợp đồng, tình hình vận chuyển hàng hóa nhận hàng cảng đưa kho công ty cách an toàn • Giám sát kiểm tra chất lượng công việc, sản phẩm phận khác nhằm mang đến khách hàng chất lượng dịch vụ cao • Có quyền nghiên cứu, đề xuất với lãnh đạo chiến lược kinh doanh • Nghiên cứu đề xuất, lựa chọn đối tác đầu tư liên doanh, liên kết • Báo cáo thường xuyên tình hình chiến lược, phương án thay cách hợp tác với khách hàng • Nghiên cứu thị trường, đối thủ cạnh tranh • Xây dựng cách chiến lược PR, marketng cho sản phẩm theo giai đoạn đối tượng khách hàng • Xây dựng chiến lược phát triển thương hiệu Phòng kế toán • • Theo dõi ghi chép tình hình biến động tài sản, nguồn vốn Tổ chức thực công tác từ việc hạch toán kế toán đến lập báo cáo tài tháng, quý, tháng, năm theo quy định theo yêu cầu quản lý công ty • Liên tục cập nhật, theo dõi sách, quy định thay đổi Nhà nước ban hành • Chức phòng tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo công ty công tác quản lý tài nhằm sử dụng đồng vốn hợp lý mục đích, chế độ, đảm bảo cho trình kinh doanh công ty trì liên tục đạt hiệu kinh tế cao • Nhiệm vụ phòng ghi chép, phản ánh xử lý nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoạt động kinh doanh, phản ánh đầy đủ kịp thời, xác kết kinh doanh công ty • Theo dõi chi tiết công nợ khách hàng, thường xuyên báo cáo đôn đốc công nợ với đơn vị có quan hệ toán với công ty • Định kỳ báo cáo phục vụ cho công tác quản trị nội đối tượng khác công ty; lưu trữ tài liệu kế toán chứng từ sổ sách, báo cáo kế toán tài liệu liên quan đến kế toán.Tài liệu kế toán đảm bảo an toàn, chu đáo trình sử dụng tài liệu xếp, phân loại theo năm Phòng có nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát hoạt động kinh tế tài công ty, phát ngăn ngừa kịp thời tượng tham ô, lãng phí, vi phạm sách chế độ quản lý kinh tế kỷ luật tài Nhà Nước • Xây dựng hệ thống kế toán DN • Quản lý chi phí đầu vào, đầu công ty • Có trách nhiệm báo cáo tình hình tài công ty cho lãnh đạo có yêu cầu • Giải chế độ tiền lương, thưởng, thai sản… • Quản lý doanh thu, lượng hàng, công nợ, hàng tồn kho, tài sản cố định… • Thanh toán hợp đồng, tham gia đàm phán hợp đồng kinh tế Phòng hành • Tham mưu cho Ban lãnh đạo công ty vấn đề liên quan đến nhân sự, • • • • công văn, hợp đồng, quy chế áp dụng cho công ty Tham mưu cách tổ chức phòng ban, nhân theo mô hình công ty Lên kế hoạch tuyển dụng phát triển nhân lực Lưu trữ hồ sơ, văn bản, giấy tờ quan trọng Soạn thảo văn bản, tài liệu hành lưu hành nội gửi cho khách hàng • Đón tiếp khách, đối tác quan trọng • Quản lý tài sản cố định bảo dưỡng tài sản công ty • Tổ chức, quản lý theo dõi kiểm tra công tác liên quan đến trật tự, phòng cháy chữa cháy, vệ sinh… Phòng nhân 10 • Xây dựng cấu, tổ chức máy, chức nhiệm vụ phòng ban, phận để Tổng giám đốc trình Hội đồng quản trị phê duyệt • Xây dựng quy chế tổ chức máy Chi nhánh, Văn phòng đại diện, Phòng giao dịch trình cấp thẩm quyền phê duyệt theo quy định Điều lệ Công ty • Xây dựng chiến lược phát triển nguồn nhân lực toàn Công ty, ngân sách liên quan đến chi phí lao động (quỹ lương, chi phí đào tạo, chi phí đóng BHXH, BHYT, chi phí đồng phục,…) Tham gia chương trình khảo sát lương với đối tác thực khảo sát chi phí lao động thị trường để làm sở xây dựng sách nhân hàng năm Thực khảo sát sách nhân sự, mức độ hài lòng hàng năm toàn thể cán bộ, nhân viên để cải tiến sách nhân • Xây dựng kế hoạch nhân hàng năm (định biên, cấu chức danh, vị trí công việc, kế hoạch quy hoạch & bổ nhiệm hàng năm, kế hoạch luân chuyển, điều chuyển) • Tham mưu cho Tổng giám đốc việc xếp, bố trí nhân sự, quy hoạch & phát triển cán thông qua phân tích cấu tổ chức, đánh giá kết thực công việc, đánh giá lực nhân • Xây dựng quy chế tiền lương để Tổng giám đốc trình Hội đồng quản trị phê duyệt • Xây dựng nội quy lao động; quy chế làm việc, phân công Ban quan điều hành trình Tổng giám đốc phê duyệt • Xây dựng quy trình, quy chế công tác tuyển dụng, đào tạo, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, khen thưởng, kỷ luật, đánh giá người lao động Công ty • Tổ chức thực hoạt động nhân theo quy định: xếp lương, nâng bậc lương, tuyển dụng, đánh giá nhân sự, đánh giá thực công việc, đào tạo, toán lương, chế độ phúc lợi… • Phối hợp với Công đoàn sở xây dựng chương trình Phúc lợi, Khen thưởng hàng năm để xin ý kiến Hội nghị Người lao động hàng năm • Quản lý hồ sơ, thông tin người lao động theo quy định hành (hồ sơ nhân sự, thông tin phần mềm HRM) 43 Công ty thiết lập hệ thống kiểm soát nội phân tích , đánh giá cụ thể theo nhân tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội : Môi trường kiểm soát , đánh giá rủi ro , hoạt động kiểm soát , thông tin truyền thông , giám sát góp phần ngăn ngừa , hạn chế rủi ro xảy trình hoạt động kinh doanh làm tăng mức độ tin cậy báo cáo tài , đảm bảo mực tiêu doanh nghiệp đề 3.1.2 Những tồn Các nhà quản lý muốn quan tâm đến đầu tư , đến sách phát triển nguồn nhân lực , người nhân tố quan trọng then chốt nhiên mục tiêu lợi nhuận mà công ty quan tâm đến đầu tư , tuyển thêm lao động , sợ chi phí tăng cao điều ảnh hưởng đến mục tiêu kiểm soát chung toàn công ty Công ty chưa quan tâm nhiều đến việc xậy dựng nội quy , quy chế làm việc , quy tắc ứng xử , đạo đức nghề nghiệp , quy trình làm việc theo khâu nghiệp vụ chuyên môn , việc phân công nhiệm vụ quyền hạn cho phận , phòng ban chưa thực cụ thể rõ ràng Chế độ tiền lương , tiền thưởng cho nhân viên chưa nhà quản lý quan tâm mức , chưa trả tiền lương thưởng tương xứng với công sức người lao động bỏ , điều không khuyến khích tinh thần làm việc nhân viên Công ty chưa quan tâm nhiều đến việc nhận dạng phân tích rủi ro hoạt động kinh doanh ,rủi ro môi trường hoạt động , điều dễ gậy thiệt hại đe dọa đến mục tiêu công ty , đièu đòi hỏi công ty phải thường xuyên nhận dạng phân tích rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu kinh doanh doanh nghiệp Việc phân tich đánh giá rủi ro nhằm đảm bảo thực mục tiêu chung công ty mục tiêu riêng biệt Hoạt động kiểm soát công ty quan tâm đầu tư Tuy nhiên, nguyên tắc cần thiết kiểm soát ủy quyền phân công trách 44 nhiệm lại chưa đảm bảo gây ảnh hưởng đến mục tiêu hoạt động kiểm soát Nguyên nhân tồn : • Một phận không nhỏ công ty chưa nhận thức rõ tầm quan trọng hệ thống kiểm soát nội hưa xậy dựng riêng cho hệ thống kiểm soát nội hữu hiệu Điều dễ hiểu công ty gặp nhiều khó khăn vốn đầu sản phẩm Vì với nguồn lực có hạn công ty phải giành cho ưu tiên • Công ty chưa đủ nhân lực để phân chia trách nhiệm để nhân viên kiêm nhiệm chức phê chuẩn , thực hiện, ghi chép nghiệp vụ bảo vệ tài sản Do vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm nên việc bảo vệ tài sản sổ sách ké toán không chặt chẽ ,dễ bị gian lận , mát • Hoạt động kiểm soát hệ thống máy tính chưa tốt , cụ thể : chưa phân loại đối tượng sử dụng , chưa khai báo cho User trước đăng nhập hệ thống , chưa phân quyền Xem , Thêm , Sửa , Xóa… • Việc đảm bảo an toàn cho hệ thống máy tính chưa quan tâm mức Nên việc đảm bảo liệu không bị xâm hại , mát có độ tin cậy cao chưa đạt yêu cầu Các thủ tục kiểm soát chưa đủ để giúp công ty bảo mật thông tin với bên bên doanh nghiệp • Khi định kinh doanh , nhà quản lý doanh nghiệp thường dựa vào thông tin từ thị trường cảm tính , kinh nghiệm phán đoán có từ thực tế dựa vào nhưngc thông tin hệ thống kế toán cung cấp • Các sách sử dựng lao động chưa tốt nên không tạo động lực khuyến khích nhân viên nhiệt tình công việc gắn bó lâu dài cho công ty 3.2 Giải pháp hoàn thiện hoạt động kiểm soát nội công ty 3.2.1 Giải pháp môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát nhân tố quan trọng cho thành phần khác hệ thống kiểm soát nội , để có môi trường kiểm soát tốt người đứng đầu công ty phải thiết lập cấu tổ chức , xây dựng nội quy , quy chế , ban 45 hành văn quy định rõ ràng đến phận nhân viên để toàn thể nhân viên công ty biết , nắm rõ thực Các nhà quản lý công ty nên tham gia lớp đào tạo kỹ quản lý , điều hành doanh nghiệp khóa đào tạo Giám đốc điều hành – CEO ( Chief Executive Officer ) , khóa đào tạo giám đốc tài – CFO ( Chief Financial Officer ) … Các nhà quản lý công ty nên để nhân viên tham gia trao đổi bàn bạc cho chiến lược kinh doanh , mục tiêu tài để bám sát thực tế dễ dàng thực Các nhà quản lý công ty cần thể hành vi ứng xử đắn gương sáng cho nhân viên noi theo Công ty cần quan tâm xây dựng nội quy , quy chế làm việc , xây dựng quy tắc ứng xử … cụ thể : Xây dựng môi trường làm việc an toàn , lành mạnh , tạo môi trường giao tiếp tinh thần cởi mở , chân thành , xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng , nhà cung cấp , cổ đông …và ban hành rộng rãi nội quy , quy chế toàn công ty để nhân viên biết kết hợp với ý nghĩa , nội dung , tinh thần nội quy , quy tắc vào hành động để đạt mục tiêu chung cho toàn công ty Để nhân viên hiểu rõ ràng công việc tránh bị trùng lặp , chồng chéo với trách nhiệm quyền hạn đòi hỏi công ty cần phải lập bảng mô tả công việc rõ ràng có phân tích đầy đủ yêu cầu kiến thức , kỹ , kinh nghiệm cho cá nhân , vị trí doanh nghiệp giúp đảm bảo công tác quản lý hiệu truyền đạt rộng rãi nội công ty , định kỳ xem xét , điều chỉnh phù hợp Có sách tiền lương , tiền thưởng thỏa đáng , sách đề bạt cụ thể, rõ ràng có người lao động yên tâm làm việc ,phát huy sức sáng tạo , tăng suất làm việc , gắn bó lâu dài với doanh nghiệp Bộ phận nhân công ty góp phần đào tạo nhân viên có lực , giảm nguy phát sinh sai sót gia tăng mức độ hiệu nghiẹp vụ thực Công ty cần ban hành sách khuyến khích nhân 46 viên nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ nhu hỗ trợ kinh phí , thời gian học tập , khen thưởng cho người có thành tích tốt Ngoài phúc lợi cho nhân viên , công ty cần quan tâm đến đến phúc lợi cho người nhà nhân viên Ví dụ công ty co sách trợ cấp hỗ trợ ngày phép cho nhân viên người thân họ bị đau ốm tổ chức du lịch năm cho nhân viên người thân… Có tạo cảm giác hứng thú làm việc ,an tâm làm việc suất làm việc cao Để nâng cao tính hữu hiệu hệ thống kiểm soát nội , nhà quản lý phải không ngừng hoàn thiện lực quản trị thông qua việc tiếp cận thường xuyên thông tin kinh tế xã hội phương tiện thông tin đại chúng ,đặc biệt văn pháp quy nhà nước Việt Nam ban hành có liên quan đến môi trường hoạt động công ty tham dự kháo học kiểm soát nội Văn hóa công ty hệ thống chuẩn mực giá trị hình thành , gắn với trình thành lập hoạt động công ty Với tư cách chuẩn mực , văn hóa công ty làm tiêu chuẩn điều tiết hoạt động thành viên công ty , góp phần hình thành ý thức chấp hành ,nghiêm chỉnh kỷ luật ,tăng cường niềm tin vào giá trị đạo đức Các cấp quản lý cần thực tiết kiệm , khen thưởng nhân viên tiết kiệm tài nguyên công ty đạt hiệu chất lượng.Xử phạt nghiêm minh nhân viên không tuân thủ quy định công ty đề 3.2.2 Giải pháp hoạt động đánh giá rủi ro Bất lợi lớn hoạt động kinh doanh công ty khả cạnh tranh thị trường bị hạn chế vốn , kỹ thuật nhân lực Vì để tồn phát triển công ty phải tự đánh giá biết mạnh để phát huy đứng vững thị trường Trong hoạt động kinh doanh doanh nghiệp diễn ngày hoạt động tiềm ẩn nhiều loại rủi ro gây thiệt hại cho công ty Để hạn chế , phòng ngừa giảm nhẹ rủi ro , công ty cần : 47 Thiết lập mục tiêu hoạt động công ty cụ thể phổ biến rộng rãi toàn công ty Mục tiêu nên xây dựng từ họp lấy ý kiến đóng góp nhiều cấp quản lý , nhà đầu tư , cổ đông từ có thống , đồng thuận toàn doanh nghiệp phân tích đánh giá mục tiêu tổng thể mục tiêu chi tiết để nhân viên lấy làm sở tham chiếu triển khai công việc , hạn chế giảm thiểu rủi ro trình thực mục tiêu Nhận dạng phân tích rủi ro Đặc biệt giai đoạn khủng hoảng kinh tế biến động xấu , yếu tố bát lợi xảy nên công ty cần tập trung rà soát xem xét đánh giá phân tích loại rủi ro sau : • Rủi ro chiến lược : Sự phù hợp định hướng chiến lược thị trường thay đổi có quy định khác : công ty nên xem xét hướng chiến lược chưa ? Có cần phải thay đổi thu hẹp hay thay đổi thứ tự ưu tiên hoạt động chiến lược để tránh rủi ro làm công ty chệch hướng ? • Rủi ro hoạt động : Các ảnh hưởng suy giảm thị trường , tưng chi phí đầu vào … mảng hoạt động công ty có hoạt động hiệu không ? Tại lại không hiệu ? Công ty có quy trình chức phải xem xét lại để trì hiệu hay không ? • Rủi ro tài : Cần quản lý hiệu nguồn tài Công ty có chủ động xếp đủ nguồn tài cho dự án không ? Tỷ lệ nợ có đảm bảo không ? Hệ số khả toán ? Việc sử dụng nguồn tài có theo dõi giám sát chặt chẽ không ? • Rủi ro tuân thủ : Trong điều kiện khủng hoảng , lạm phát tăng cao Nhà nước đưa nhiều sách, quy chế để điều hành kinh tế hiệu Công ty phải đảm bảo đáp ứng yêu cầu ? 3.2.3 Giải pháp hoạt động kiểm soát Hệ thống kế toán 48 Với doanh nghiệp, máy kế toán giữ vị trí vô quan trọng, đảm bảo phát triển định nhà quản lý Bởi máy cung cấp thông tin cách xác, kịp thời tình hình hoạt động doanh nghiệp Do đó, hoạt động doanh nghiệp, máy kế toán phận cần lưu tâm hàng đầu Hệ thống kế toán công ty thực kiểm soát tốt : có chứng từ phản ánh đầy đủ cho tất nghiệp vụ , đánh số thứ tự chứng từ , tuân thủ quy trình luân chuyển chứng từ , ký trách nhiệm chứng từ , chứng từ ghi chép xác ,trung thực kiểm tra ,đối chiếu vật chất sổ sách , tài sản … Khuyến khích khách hàng toán chuyển khoản , hạn chế toán tiền mặt Kiểm tra đối chiếu số liẹu sổ sách số liệu kiểm kê thực tế, cụ thể : kiểm kê tiền mặt quỹ đối chiếu tiền mặt sổ sách , kiểm kê hàng tồn kho đối chiếu số liệu sổ sách , xác minh đối chiếu công nợ phải thu , phải trả… Hệ thống máy tính Công ty đag sử dụng hệ thống máy tính để hạch toán chưa trọng đến kiểm soát hệ thống máy tính , chưa thực việc khai báo User , Password trước đăng nhập vào hệ thống , chưa phân loại đối tượng sử dụng hệ thống Vì công ty cần quan tâm đến kiểm soát hệ thống máy tính : + Khai báo User , Password trước đăng nhập vào hệ thống máy tính Phân loại đối tượng sử dụng phân quyền truy cập vào hệ thống trước đăng nhập , người truy cập vào phần liệu , hệ thống liên quan đến chức nhiệm vụ mà họ cấp quyền sử dụng mà Thường xuyên thay đổi mật thời gian định cho đối tượng sử dụng Sao lưu truyền liệu đến nơi an toàn theo định kỳ , tháng , tháng năm 49 3.2.4 Giải pháp thông tin truyền thông Đa dạng hóa kênh thông tin Kênh thông tin phương tiện để nhà quản lý truyền đạt mong muốn xuống cấp đẩm bảo nhân viên thực nhiệm vụ thu nhận ý kiến phản hồi Ngoài kênh thông tin truyền thống : qua họp , gặp gỡ , trao đổi , văn , hội nghị khách hàng… Công ty cần xậy dựng thêm kênh thông tin để nắm bắt kịp thời nhiều chiều : xây dựng cổng thông tin điện tử - website , địa email , thiết lập số điện thoại đường dây nóng , lắp đặt hộp thư góp ý , phiếu đánh giá… Công ty cần xây dựng mạng máy tính nội phần mềm quản lý cho phận để dễ dàng tích hợp với để người quản lý truy cập vào số liệu phận , phòng ban để kiểm tra, đối chiếu 3.2.5 Giải pháp hoạt động giám sát Giám sát thường xuyên : Ngoài việc thiết kế , vận hành hệ thống kiểm soát nội để nhân viên thực đạt mục tiêu chung công ty có chức giám sát nhân viên với , phòng ban lẫn Tuy nhiên nhà quản lý phải thường xuyên kiểm tra , giám sát công việc hàng ngày phạm vi , qua nhà quản lý phát điểm chưa hợp lý , bất cập hệ thống biện pháp điều chỉnh kịp thời Các nhà quản lý doanh nghiệp luôn phải quan tâm đến việc tiếp nhận ý kiến phản hồi ,góp ý khách hàng nhà cung cấp , nhà đầu tư…để điều chỉnh lúc , giữ hình ảnh , uy tín công ty Giám sát định kỳ : Định kỳ nhà quản lý tham gia xây dựng hệ thống ngồi lại phân tích , đánh giá tính hữu hiệu , phù hợp với điều kiện hay không Định kỳ tổ chức họp đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh , đánh giá chất lượng sản phẩm hiệu công việc nhân viên tham 50 gia vận hành hệ thống kiểm soát , kiểm tra lại quy trình, nghiệp vụ đối chiếu , so sánh số liệu sổ sách thực tế Định kỳ , mời kiểm toán độc lâp làm việc Một hệ thống Kiểm soát nội vững mạnh nhu cầu thiết, công cụ tối ưu để xác định an toàn nguồn vốn đầu tư, xác định hiệu điều hành Ban điều hành doanh nghiệp kịp thời nắm bắt hiệu hoạt động doanh nghiệp.Hệ thống kiểm soát nội sản phẩm trách nhiệm cấp qunr lý công ty.Nhưng đòi hỏi nỗ lực tất thành viên công ty để làm cho trở nên hữu hiệu Và hệ thống kiểm soát nội hữu hiệu xậy dựng lần ngắn hạn , sớm chiều Xã hội phát triển môi trường kinh doanh thay đổi kéo theo thay đổi rủi ro Do hệ thống kiểm soát nội công ty cần phải hoàn thiện liên tục để phù hợp với môi trường Các nhà quản lý cần phải thường xuyên cập nhật thay đổi ảnh hưởng tới hệ thống kiểm soát nội , đánh giá hệ thống để tìm yếu tố chưa phù hợp ,những nhân tố đe dọa hữu từ để đề giải pháp hoàn thiện TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình hệ thống kiểm soát nội - Trường đại học Tài nguyên môi trường Hà Nội Báo điện tử kiểm soát nội , http://www.kiemtoan.com.vn Bộ môn Kiểm toán , Khoa Kế toán – Kiểm toán , Trường Đại Học Kinh Tế TP.Hồ Chí Minh, Kiểm toán , NXB Lao Động Xã Hội ,2015 Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán – Trường Đại Học Quốc Gia TP.Hồ Chí Minh , NXB Tài 2015 Và số tài liệu tham khảo khác PHỤ LỤC Sơ đồ 1: Sơ đồ máy Quản lý Công ty cổ phần thương mại đầu tư dịch vụ N&C Việt Nam Hội đồng quản trị Giám đốc Phó giám đốc (Nguồn: Phòng hành chính) Phòng kinh doanhPhòng hành Phòng kế toán Phòng nhân Kho Sơ đồ : Sơ đồ cấu tổ chức máy kế toán Công ty cổ phần thương mại đầu tư dịch vụ N&C Việt Nam Kế toán trưởng ( Nguồn : Phòng kế toán ) Kế toán hàng hóa Kế toán cửa hàng Kế toán toán Thủ quỹ Sơ đồ : Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ kế toán Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán loại CHỨNG TỪ GHI SỔ Sổ Cái Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra BÁOsốCÁO phátTÀI sinhCHÍNH ( Nguồn : Phòng kế toán ) Bảng 1.1: Báo cáo kết hoạt động kinh doanh năm 2013-2014 (ĐVT: Triệu đồng) STT 10 11 12 13 14 CHỈ TIÊU Doanh thu Giá vốn hàng bán Lợi nhuận gộp Doanh thu tài Chi phí tài Chi phí bán hàng Chi phí quản lý Lợi nhuận Thu nhập khác Chi phí khác Lợi nhuận khác Tổng lợi nhuận trước thuế Chi phí thuế thu nhập DN Lợi nhuận sau thuế 2013 2014 2.168 1.540 628 85 52 220 296 145 14 153 33,66 119,34 2.890 2.010 880 100 48 360 350 222 24 10 14 236 51,92 184,08 CHÊNH LỆCH +/% 722 33,30 470 30,52 252 40,13 15 17,65 (4) ( 7.69 ) 140 63,63 54 18,24 77 53,10 10 71,73 66,67 75 83 54,25 18,26 54,25 64,74 54,25 ( Nguồn: Phòng kế toán công ty cổ phần thương mại đầu tư dịch vụ N&C Việt Nam ) Bảng 1.2: Báo cáo kết hoạt động kinh doanh năm 2014-2015 (ĐVT: Triệu đồng) STT 10 11 12 13 14 CHỈ TIÊU Doanh thu Giá vốn hàng bán Lợi nhuận gộp Doanh thu tài Chi phí tài Chi phí bán hàng Chi phí quản lý Lợi nhuận Thu nhập khác Chi phí khác Lợi nhuận khác Tổng lợi nhuận trước thuế Chi phí thuế thu nhập DN Lợi nhuận sau thuế 2014 2015 2.890 2.010 880 100 48 360 350 222 24 10 14 236 51,92 184,08 3.385 2.421 964 91 70 396 354 235 35 17 18 253 55,66 197,34 CHÊNH LỆCH +/% 495 17,13 411 20,45 84 9,55 (9) (9) 22 45,83 36 10 1,14 13 5,56 11 45,83 70 28,57 17 7,20 3,74 7,20 28,08 7,20 ( Nguồn: Phòng kế toán công ty cổ phần thương mại đầu tư dịch vụ N&C Việt Nam ) ... soát nội công ty Hệ thống kiểm soát nội thiết lập hoạt động với đời công ty cổ phần đầu tư dịch vụ thương mại N&C Việt Nam Hoạt động kiểm soát nội tiến hành tất phận công ty, phận kiểm soát nội. .. đồ 1: Sơ đồ máy Quản lý Công ty cổ phần thương mại đầu tư dịch vụ N&C Việt Nam Sơ đồ 2: Sơ đồ cấu tổ chức máy kế toán Công ty cổ phần thương mại đầu tư dịch vụ N&C Việt Nam Sơ đồ 3: Hình thức... trưởng đạo lãnh đạo Công ty Sơ đồ máy kế toán ( Sơ đồ ) Công ty Cổ phần thương mại đầu tư dịch vụ N&C Việt Nam công ty kinh doanh thương mại, quy mô công ty không lớn, nghiệp vụ kinh tế phát sinh