Đang tải... (xem toàn văn)
QUY TRÍNH THUC HIÉN 1 EVENT Dà có kiên, dù nhô hay cüng träi qua các công chuän bi co’ bän. Có thé tam chia quy trình tô chúc su kiên thành nhóm các công viêc nhó nhu sau: evemchannel everything in event Quy trình tà chúc ki_
QUY TRÍNH THUC HIÉN 1 EVENTDÃ có kiên, dù nhô hay cüng träi qua các công chuän bi co’ bän. Cú thộ tam chia quy trỡnh tụ chỳc su kiờn thnh nhúm cỏc cụng viờc nhú nhu sau:evemchanneleverything in eventQuy trỡnh t chỳc ki_ờn1. Nhõn thụng tin khỏch hng/ciợp trờn (Briefing)Thụng qua buúc nhõn Brief hay RFP (Request for proposal) tựt cõp trờn (dụi vúi nhỹng nguũri lm Event cho chớnh cụng ty mỡnh(In house Event) hay Khỏch hng (dụi vúi Event Agency), nguũi lrn Event cú duqc nhỹng thụng tin ce bỏn: dich, lv do tụ chỳtc kiờn, thũri gian, sú lutcyng tham gia, dụi tutcyng tharn cỏc yờu cõu dụi vúri Event . tự dú sờ xỏc dinh duqc hutúng di cho cụng viờc tú chỳtc kiờn cỳa mỡnh.2. Hỡnh thnh Concept v ThemeConcept l 5' ch dgn cỳa su kiờn, thuũng duqc nguũi lm Event vớ nhu linhhụn cỳa Event cho nờn buúc hỡnh thnh Concept cho Event rọt quan trỗng. Sau khi dọ cú Concept, nguũi ta sờ phỏt triờn duqc Theme (Ch dờ Event), nhỹrng hiờu ỳng phõn nhỡn nhu thiờt kộ sự dung trong chuorng trỡnh, viờc trang tri, hoat dũng Event sao cho phự vúi Concept dọ dinh ra. Núi thờm vờ Theme, nờu Concept l Linh hụn thỡ Theme l Diờn mao Event. Theme chi phụi ton bụ nũi dung v cỏc hoat dũng úf Event.Bỏnh bốo sờ cú bi Viờt giỏi thớch hon khỏi niờm Concept v Theme, nhung ban cú thờ tam hiờu 2 khỏi niờm ny qua vớ sau: Event ra mõt nhọn hiờu nuúrc giỏi khỏt dnh cho teen, Concept cú thờ l Luụn trn dõy nọng luỗrng sụng, cũn Theme thỡ phỏi thộ hiờn duqc 5'/ tỳ Trn dõy nọng luc_mgdú, cú thộ qua cỏc gam mu nrc trố trung, qua hỡnh ỏnh cỏc chng trai cụ gỏi cọng trn sỳc sụng trờn backdrop, poster. . ., qua cỏc trũ chori trong Event thõt trố khúe, nọng dũng.Bộ cú duoc Concept v Theme, nguũi ta phỏi trờn cỏc thụng tin vờ Bọc diởm sn phõm, thụng diờp cỳa sn phõm, vọn húa v hnh vi tiờu dựng khỏch hng, v muc tiờu truyốn thụng cỳa su kiờn. Quỏ trỡnh cựng nhau ngoi phỏt triờn cỏc $1 tuũng vờ Concept v Theme nguũi ta goi l Brainstorm.3. Viờt kộ (Planning proposal)Tự Concept, nguũi ta phat triờn ra nhiờu Y tuúrng (Idea), tuy phiờn cỏc Y tuửng ny`phỏi xoay quanh 5'/ tuúng dao l Concept. V sau khi phỏt triờn duorc cỏc 5'/ rụi thỡ nguũri ta phỏc thỏo kờ hoach (proposal) dua trờn Y tuúrng Proposal tụt phỏi ra cho khỏch hng/cõp trờn bỳc tranh mang tinh khỏ thi vờ viờc th1_rc hiờn Event dú: Y tuúrng, muc tiờu, nũi dung chuorng trỡnh, quỏ trỡnh thuc hiờn, kờ hoach truyờn thụng, cỏch thỳc do hiờu qu . Ban cú thờ thờm bi Viờt huúng dõn Viờt Proposal tai dõy.Mụt phõn khụng thộ thiờu nỹa l lõp trự kinh phi (nờu lỏm cho cụng ty), hay Bỏo giỏ (lm cho khỏch hng).4. Thuyởt trỡnh kộ hogch (Proposal Presentation)Sau khi dọ cú trong tay kộ hoach, cỏc thiờt kộ v toỏn ngõn sỏch cho kiờn, ban bõt dõu cho buúc khỏch hng/Cõp trờn dộ Present (thuyởt trỡnh) kộ hoach cựa mỡnh. Thụng qua viờc thuyờt trỡnh, ban phỏi lỏm cho nguũi nghe hỡnh dung duqc tiờn trỡnh th1_Ic hiờn kộ hoach sờ nhu thộ no, mỳtc dũ khỏ thi ra Sao, sú khỏch hng/cõp trờn dũi húi ban cho hcp thõy duqc cor sũ dỏnh giỏ, do hiờu qu m kiờn mang lai cho hg. Nờu kiờn m ban thuyờt trỡnh dỏp ỳng duqc mong dqi cỳa hcp, vờ yờu cõu tụ chỳc, mỳc dũ khỏ thi, chi phi, hg sờ chõp thuõn cho ban tiờn hnh.5. T5 chớrc triởn khai (Execution)Bộ tộ Chae mộm khai met kộ beach, du rien dũi hai han phi cfs nhõn su tlm nien. Nộu l nguũri trong cụng ty, ban cõn huy dũng Team/phũng ban mỡnh, nhũr hử trỗr cỳa phũng ban khỏc dộ hiờn, dụi khi ban cũn phỏi thuờ ngoi dộ cú nguũri hử ban th1_Ic hiờn. Nờu úf mũt Agency, viờc ny hõn dọ cú quy trỡnh riờng v cú nhỹng nhõn duorc phõn cụng trỏch tựng phõn dira trờn chuyờn mụn mỡnh: B@ phõn trỏch khỏch hng (Account), bụ phõn Thiờt kộ (Design), Bũ phõn Y tuúng (Creative), Bũ phõn Sỏn xuõt (Production), B@ phõn Ti chỏnh (Finance), B@ phõn truyờn thụng doi ngoai (PR-Media). . . Nhiờm cỳa ban - một nguũi quỏn 15'/ du ỏn, cu the l quỏn chớnh Event ny, l kờt ndi cỏc bụ phõn nhm th1_rc hiờn thụng suụt kiờn. Ban sờ phi lờn cỏc bỏng mụ t, phõn cụng cụng viờc, (checklist), tien dũ (schedule) cú cỏc thũri han (deadline) cu the. thõt chi tiet va) giỏm sỏt, dụn ddc cụng viờc cỳa tựng bụ phõn nhm dỏm bỏo cụng tỏc chuõn bi thõt tụt.kiờn (Pre-Event) sờ cú rọt nhiờu hang muc cõn phỏi tiờn hnh: Tự khỏo sỏt dớa diờm, Xin giõy phộp, thiờt kờ, sỏn Xuõt cho dờn thuờ nhõn su, giỏi tri vọn nghờ, dỏn dung lọp dt (set up), truyờn thụng cho chuorng trỡnh, sọp viờc mũri khỏch, phuong tiờn di lai, (nờu cú), tụng duyờt (rehearsal). v ban sờ phi thõt chu dỏo v nghiờm tỳc dộ hon thnh. Ngoi ra cũn phỏi du phũng cỏc ri ro, su cụ cú thờ Xỏy ra dờ cú biộn phỏp ỳng biờn phự nỹa.Trung kiờn (At-Event), vúi vai trũ Truúng du ỏn, ban sờ l dõu nọo chi huy mỗi hoa_1t dũng. Mụt nguũi chi huy tụt sờ biờt cỏch võn hnh guụng mỏy cỳa mỡnh suụn số, dem lai mũt Event lm hi lũng nguũi tham lõn Cụng ty/Khỏch hng. Mei viờc nhu võy chua phỏi dọ kờt thỳc m cú cỏ nỳi cụng viờc cn gii quyờt ngay sau Event (Post-Event): Ngay tai hiờn truũng, chỳng ta sờ phi thu dgn, bn giao dớa diem cho chỳ dớa diem, tr lai cỏc thiờt bi, võt dung thuờ mua tự nh cung cõp, cú the phi cựng nhúm lm Event (Event team) ọn mựng sau khi tụ chỳc thnh cụng (thõm chớ l khụng thnh eụng C6 thộ vọn phi dai hg met chu).6. Dỏnh giỏ, tfỡng kẫt v bỏo cỏo (Evaluation and Report)vi ngy sau dú chỳng ta phỏi lm cỏc viờc sau dộ gúri bỏo cỏo tụng kờt cho khỏch hng v tụng kờt, quyờt toỏn vúri cụng ty:ô Quyờt toỏn chi phi, cỏc hang phỏt sinh thờm tớnh toỏn thự lao, thuũngphat cho nhõn su trong chucmg trỡnh.ô Tụng kờt lai nhỹng gỡ dọ lm dugc, chua lm duqc, do luũng hiờu qu chucrng trỡnh: bao nhiờu nguũi tham bao nhiờu nguũi dọng ki/ mua hng (nờu cú), phn hũi ma 119 Cụng tỏc quỏng cỏo, truyờn thụng: Bao nhiờu banner dọ duqc treo, bao nhiờuphori dọ phỏt, phỏt úf dõu, bao nhiờu bi PR dọ dugc dua lờn bỏo. ô Cỏc hỡnh ỏnh bỏo cỏo, cỏc link . dớnh kốmTrong Event team cỹng cõn tụ chỳc hep tụng kờt, rỳt kinh nghiờm. cng súrm cng tụt ngay sau Event vỡ diờu ny rõt quan treng dờ chỳng ta cú nhỹng Event tiờp theo duqc cỏi thiờn theo chiờu huúng tụt hon.Nhu võy l chỳng ta dọ trỏi qua tọt cỏ cỏc cụng doan trong viờc th1_rc hiờn mũt kớờn. Nhlrng trờn thuc tộ, nhỹng gỡ phỏi lỏm cho một su kiiờn khụng chi gúi trong mũt, hai trang giõy, m nú l hng tỏn cụng viờc cỳa nguyờn mũt tõp thộ. Núi ngõn gỗn, dõng sau mụt Event, cú rọt nhiờu thỳt dộ lm.(Bi dọng trờn WWw.EventChannel.vn) . trờn (dụi vúi nhỹng nguũri lm Event cho chớnh cụng ty mỡnh(In house Event) hay Khỏch hng (dụi vúi Event Agency), nguũi lrn Event cú duqc nhỹng thụng tin. mũt Event lm hi lũng nguũi tham lõn Cụng ty/Khỏch hng. Mei viờc nhu võy chua phỏi dọ kờt thỳc m cú cỏ nỳi cụng viờc cn gii quy t ngay sau Event (Post -Event) :