Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Như biết, quan cần có văn phòng Văn phòng máy quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lí tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo Văn phòng có vai trò quan trọng quan, tổ chức Công tác văn phòng thực tốt động lực thúc đẩy phát triển, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động quan, đơn vị Ngược lại công tác văn phòng thực không tốt dẫn đến nhiều khó khăn hiệu đạt không mong muốn Bởi mà công tác văn phòng đóng góp lớn cho quan tổ chức mà góp phần vào thúc đẩy phát triển công xây dựng đất nước Là sinh viên trường Đại học Nội Vụ Hà Nội với chuyên ngành Quản trị văn phòng, em thầy cô giảng dạy đồng thời qua tìm hiểu phần biết đặc điểm, hoạt động công tác văn phòng, hiểu quản trị văn phòng Nhằm trang bị cho sinh viên kiến thức kỹ trình tổ chức thực hoạt động, quản lý, điều hành quan tổ chức, trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tổ chức đợt kiến tập, đặc biệt đợt kiến tập cho sinh viên khoa Quản trị văn phòng quan, đơn vị giúp sinh viên vận dụng kiến thức học để bước đầu tìm hiểu thực tiễn công tác văn phòng, quản trị văn phòng Đây hội để sinh viên làm quen với thực tiễn, tự tin giao tiếp có thêm kinh nghiệm Thông qua kiến tập ngành nghề, sinh viên có hội vận dụng lý thuyết để rèn luyện kỹ thực hành để sau tốt nghiệp hoàn thành tốt nhiệm vụ giao trình công tác Được đồng ý Lãnh đạo Văn phòng Bộ Khoa học Công nghệ, em tiếp nhận Phòng Hành – Tổ chức đơn vị trực thuộc Văn phòng Bộ để giúp phận văn thư Phòng nghiệp vụ công tác Văn thư – Lưu trữ, thực nghiệp vụ chuyên môn khác mà đào tạo số công việc Sinh viên: Đinh Tuấn Phương – Lớp: ĐHQTVPK1D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội khác hướng dẫn cán bộ, chuyên viên Phòng Đây môi trường thuận lợi cho em tiếp cận với thực tiễn, giúp em hiểu rõ nghiệp vụ công tác Hành văn phòng, Văn thư - Lưu trữ Với kiến thức lý luận trang bị, tích lũy thời gian học tập trường, với trình tự học trực tiếp thực công việc thực tế quan nơi kiến tập, em nhận thức nắm rõ vai trò, nhiệm vụ công tác văn phòng, nâng cao lực làm việc động, nhiệt tình lòng say mê nghề nghiệp cán văn phòng Trong thời gian kiến tập tháng (từ ngày 20/4 đến ngày 25/5/2015) Phòng Hành - Tổ chức thuộc Văn phòng Bộ Khoa học Công nghệ, em nhận hướng dẫn tận tình cán bộ, công chức Phòng đặc biệt bảo tận tình chuyên viên trực tiếp hướng dẫn thực tập tạo điều kiện giúp em hoàn thành đợt thực tập Do thời gian, kỹ vốn kiến thức có hạn chế định, báo cáo em không tránh khỏi có thiếu sót, mang tính chủ quan nhận định, đánh đề xuất giải pháp Chính vậy, để báo cáo hoàn thiện hơn, em mong nhận thông cảm ý kiến đóng góp quý báu cán bộ, công chức Phòng Hành - Tổ chức; thầy, cô Khoa Quản trị văn phòng để Báo cáo em hoàn thiện tốt Em xin chân thành cảm ơn ! Sinh viên: Đinh Tuấn Phương – Lớp: ĐHQTVPK1D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Ảnh: Trụ sở Bộ Khoa học Công nghệ Tên, địa chỉ, số điện thoại Bộ Khoa học Công Nghệ - Địa quan: 113 Trần Duy Hưng, Phường Trung Hòa, Quận Cầu Giấy, Hà Nội - Tổng đài: (84-4) 556 3456 - Lễ tân: (84-4) 943 9731 Fax: (84-4) 39 439 733 - Email: vanthu@most.gov.vn Sinh viên: Đinh Tuấn Phương – Lớp: ĐHQTVPK1D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội - Website: http//www.most.gov.vn Vài nét hình thành trình phát triển Bộ Khoa học Công nghệ Bộ Khoa học Công nghệ (KH&CN), tiền thân Uỷ ban Khoa học Nhà nước (UBKHNN) thành lập theo Sắc lệnh số 016-SL ngày 4/3/1959 Chủ tịch nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà Sự phát triển từ Uỷ ban UBKHNN sang Bộ KH&CN trình vừa hình thành, vừa xây dựng hoàn thiện Trong trình phát triển đó, nhận thức nội dung trách nhiệm quản lý KH&CN ngày nâng cao Hoạt động quản lý KH&CN Bộ phát triển chiều rộng lẫn chiều sâu ngày có hiệu Giai đoạn 1959 - 1965, UBKHNN có chức bảo đảm hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch phát triển khoa học kỹ thuật, đưa khoa học kỹ thuật Việt Nam lên trình độ tiên tiến nhằm phục vụ sản xuất, dân sinh, quốc phòng, góp phần đẩy mạnh công xây dựng CNXH Miền Bắc đấu tranh thực thống nước nhà Giai đoạn 1965 - 1975, UBKHNN tách thành quan: Uỷ ban Khoa học Kỹ thuật Nhà nước (UBKH&KTNN) Viện Khoa học Xã hội Việt Nam UBKH&KTNN quản lý thống tập trung công tác khoa học kỹ thuật trực tiếp thực chức Viện nghiên cứu khoa học tự nhiên khoa học kỹ thuật nhằm thực cách mạng kỹ thuật nước ta, phục vụ công xây dựng bảo vệ CNXH Miền Bắc, đấu tranh thực thống nước nhà Giai đoạn 1975 - 1985, đứng trước yêu cầu to lớn cấp bách nước vừa xây dựng CNXH vừa phải đối phó với hai chiến tranh biên giới, khối nghiên cứu tách khỏi Uỷ ban để thành lập Viện Khoa học Việt Nam UBKH&KTNN lúc chịu trách nhiệm quản lý nhà nước lĩnh vực khoa học kỹ thuật Sinh viên: Đinh Tuấn Phương – Lớp: ĐHQTVPK1D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội phạm vi nước nhằm phục vụ đắc lực công xây dựng sở vật chất kỹ thuật CNXH, nâng cao đời sống nhân dân củng cố quốc phòng Giai đoạn 1985 - 1992, giai đoạn thay đổi quan trọng đường lối, sách Đảng đổi chuyển đổi kinh tế từ chế kế hoạch hóa tập trung sang kinh tế thị trường định hướng XHCN Năm 1990, UBKH&KTNN đổi tên thành UBKHNN, thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực khoa học tự nhiên, khoa học kỹ thuật, khoa học xã hội nhằm khuyến khích việc sáng tạo ứng dụng rộng rãi thành tựu khoa học kỹ thuật, đưa lại hiệu thiết thực cho thời kỳ phát triển đất nước Giai đoạn 1992 - 2002, Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trường thành lập bối cảnh đất nước thực công đổi chuẩn bị bước vào thời kỳ đẩy mạnh công nghiệp hóa, đại hóa Bộ thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ, tiêu chuẩn hóa, sở hữu công nghiệp (SHCN) bảo vệ môi trường phạm vi nước Từ tháng 8/2002 đến nay, Bộ KH&CN thành lập theo Nghị Kỳ họp thứ nhất, Quốc hội khóa XI Bộ KH&CN có chức quản lý nhà nước hoạt động KH&CN, phát triển tiềm lực KH&CN; tiêu chuẩn đo lường chất lượng; sở hữu trí tuệ (SHTT); lượng nguyên tử, an toàn xạ hạt nhân; quản lý nhà nước dịch vụ công lĩnh vực thuộc Bộ quản lý; thực đại diện chủ sở hữu phần vốn Nhà nước doanh nghiệp thuộc Bộ quản lý Việc thành lập Bộ KH&CN giai đoạn đất nước đẩy mạnh công nghiệp hoá, đại hoá hội nhập kinh tế quốc tế thể quan tâm Đảng Nhà nước nghiệp phát triển KH&CN, giúp Bộ tập trung cho nhiệm vụ quản lý nhà nước KH&CN phạm vi nước, khẳng định vị vai trò Sinh viên: Đinh Tuấn Phương – Lớp: ĐHQTVPK1D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Bộ việc điều phối thúc đẩy hoạt động KH&CN đóng góp tích cực cho phát triển kinh tế đất nước hội nhập Trong suốt chặng đường xây dựng phát triển, Bộ KH&CN không ngừng khắc phục khó khăn, phấn đấu thực tốt trọng trách quan tham mưu, giúp Đảng Chính phủ quản lý thống KH&CN phạm vi nước, đạt thành tựu đáng tự hào, phục vụ đắc lực cho nghiệp xây dựng, bảo vệ phát triển đất nước Đó kết trình phấn đấu bền bỉ, lâu dài tập thể Lãnh đạo đội ngũ cán bộ, công chức Bộ Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ Vị trí chức Bộ Khoa học Công nghệ quan Chính phủ, thực chức quản lý nhà nước khoa học công nghệ, bao gồm: hoạt động khoa học công nghệ; phát triển tiềm lực khoa học công nghệ; sở hữu trí tuệ; tiêu chuẩn đo lường chất lượng; lượng nguyên tử, an toàn xạ hạt nhân; quản lý nhà nước dịch vụ công lĩnh vực thuộc Bộ quản lý theo quy định pháp luật Nhiệm vụ quyền hạn Bộ Khoa học Công nghệ thực nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng năm 2012 Chính phủ quy định Sinh viên: Đinh Tuấn Phương – Lớp: ĐHQTVPK1D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức Bộ, quan ngang Bộ nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây: - Trình Chính phủ dự án luật, dự thảo nghị Quốc hội; dự án pháp lệnh, dự thảo nghị Ủy ban Thường vụ Quốc hội; dự thảo nghị quyết, nghị định Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật hàng năm Bộ phê duyệt dự án, đề án theo phân công Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ; chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn, năm, hàng năm dự án, công trình quan trọng quốc gia ngành thuộc lĩnh vực Bộ Khoa học Công nghệ quản lý - Trình Thủ tướng Chính phủ dự thảo định, thị văn khác thuộc lĩnh vực Bộ Khoa học Công nghệ quản lý - Phê duyệt phương hướng, mục tiêu, nhiệm vụ khoa học công nghệ chủ yếu năm kế hoạch khoa học công nghệ hàng năm, chương trình nghiên cứu phát triển thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ phù hợp với chiến lược phát triển khoa học công nghệ theo phân cấp, ủy quyền Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ - Ban hành thông tư, định, thị văn khác thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ; đạo, hướng dẫn, kiểm tra tổ chức thực văn quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch thuộc lĩnh vực quản lý Bộ sau ban hành, phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật khoa học công nghệ; ban hành tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, quy trình, định mức kinh tế - kỹ thuật theo thẩm quyền ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ - Hướng dẫn, kiểm tra ngành nghề kinh doanh có điều kiện thuộc ngành, lĩnh vực theo danh mục Chính phủ quy định; quản lý việc cấp, điều chỉnh, thu hồi, Sinh viên: Đinh Tuấn Phương – Lớp: ĐHQTVPK1D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội gia hạn loại giấy phép, giấy chứng nhận, giấy đăng ký phạm vi quản lý nhà nước ngành, lĩnh vực Bộ theo quy định pháp luật; hướng dẫn nghiệp vụ hoạt động quan chuyên môn thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước Bộ - Về hoạt động khoa học công nghệ - Về phát triển tiềm lực khoa học công nghệ - Về sở hữu trí tuệ - Về tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng - Về lượng nguyên tử, an toàn xạ hạt nhân - Về dịch vụ công - Quản lý công chức, viên chức chuyên ngành khoa học công nghệ: - Về hợp tác quốc tế - Về công tác tra, kiểm tra, phòng chống tham nhũng - Công nhận ban vận động thành lập hội, hiệp hội, tổ chức phi Chính phủ (gọi tắt Hội) hoạt động lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ; hướng dẫn, tạo điều kiện cho Hội tham gia vào hoạt động ngành; tổ chức lấy ý kiến Hội để hoàn thiện quy định pháp luật khoa học công nghệ; kiểm tra, tra việc thực quy định pháp luật Hội hoạt động lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý Bộ; xử lý theo thẩm quyền kiến nghị quan nhà nước có thẩm quyền xử lý hành vi vi phạm pháp luật Hội theo quy định pháp luật Sinh viên: Đinh Tuấn Phương – Lớp: ĐHQTVPK1D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội - Quản lý tổ chức việc thực dự án đầu tư thuộc thẩm quyền Bộ theo quy định pháp luật - Tổ chức đạo thực kế hoạch nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến khoa học công nghệ đơn vị thuộc Bộ quản lý - Về thực đại diện chủ sở hữu phần vốn Nhà nước doanh nghiệp có vốn nhà nước thuộc Bộ theo quy định - Tổ chức thực kế hoạch cải cách hành chính, Bộ theo chương trình cải cách hành nhà nước Thủ tướng Chính phủ phê duyệt - Quản lý tổ chức máy, biên chế công chức, vị trí việc làm, cấu viên chức số lượng người làm việc đơn vị nghiệp công lập; định việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, luân chuyển, cách chức, từ chức, miễn nhiệm, biệt phái; thực chế độ tiền lương, chế độ, sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật chế độ khác cán bộ, công chức, viên chức; xây dựng tổ chức thực kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý Bộ theo quy định pháp luật - Xây dựng dự toán thu, chi ngân sách nhà nước hàng năm Bộ ngành khoa học công nghệ; phối hợp với Bộ Tài xây dựng, tổng hợp dự toán thu, chi ngân sách theo ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý Bộ Khoa học Công nghệ để Chính phủ trình Quốc hội; quản lý, tổ chức thực toán ngân sách nhà nước; thực nhiệm vụ khác ngân sách nhà nước, tài chính, tài sản theo quy định pháp luật Sinh viên: Đinh Tuấn Phương – Lớp: ĐHQTVPK1D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội - Thực nhiệm vụ, quyền hạn Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ giao theo quy định pháp luật Cơ cấu tổ chức Bộ Theo Nghị định 20/2013/NĐ-CP, ngày 26/02/2013 cấu tổ chức Bộ bao gồm: - Vụ Khoa học Xã hội Tự nhiên; - Vụ Khoa học Công nghệ ngành kinh tế - kỹ thuật; - Vụ Đánh giá, Thẩm định Giám định công nghệ; - Vụ Công nghệ cao; - Vụ Kế hoạch - Tổng hợp; - Vụ Tài chính; - Vụ Pháp chế; - Vụ Tổ chức cán bộ; - Vụ Hợp tác quốc tế; - Vụ Thi đua - Khen thưởng; - Vụ Phát triển khoa học công nghệ địa phương; - Văn phòng Bộ; - Thanh tra Bộ; - Cục Công tác phía Nam; 10 Sinh viên: Đinh Tuấn Phương – Lớp: ĐHQTVPK1D 10 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Trong phạm vi không gian kiến tập Phòng Hành – Tổ chức em xin khái quát sở vật chất trang thiết bị văn phòng Phòng sau: + Về Bàn ghế làm việc: có 07 bàn làm việc làm chất liệu gỗ theo tiêu chuẩn, thiết kế đại, bàn có 02 ngăn có khoá để đựng tài liệu đồ dùng quan trọng cần cất giữ Đồng thời, bàn thiết có chỗ máy tính an toàn, gọn gàng có tính thẩm mỹ Diện tích măt bàn 125cm75cm tạo không gian làm việc thoải mái cho cán bộ, nhân viên xếp trang thiết bị khác máy tính, điện thoại, máy fax….gọn gàng, ngăn nắp + Ghế làm việc trang bị đầy đủ tương ứng với 07 bàn làm việc, ghế xoay giúp nhân viên di chuyển thoải mái phòng, chất liệu mềm êm tạo thoải mái trình làm việc giảm tải áp lực công việc thư giãn với bàn làm việc khoa học thẩm mỹ + Ngoài có 01 bàn họp 06 ghế khác để tiếp khách tới làm việc với văn phòng phục vụ cho họp, trao đổi nội +Tương ứng với 07 bàn ghế làm việc 07 điện thoại đặt bàn làm việc cán bộ, công chức, nhân viên văn phòng để phục vụ tốt cho trình giải công việc trao đổi, cung cấp thông tin với quan đơn vị khác + Phòng làm việc trang bị 04 máy điều hoà tạo tinh thần thoải mái làm việc giúp suất hiệu công viêc cao hơn, đồng thời tạo môi trường làm việc tốt cho cán bộ, công chức Phòng + Hệ thống đèn điện trang bị đầy đủ gồm 08 hộp đèn đựng bóng tuýp led dài, hộp gồm 03 đèn Đảm bảo cung cấp ánh sánh đạt tiêu chuẩn cho phòng làm việc, bảo đảm cung cấp nguồn ánh sáng tốt cho trình giải công việc + Tủ tài liệu gồm 07 tủ to nhỏ khác dùng để chứa đựng hồ sơ, tài liệu trình giải công việc Văn phòng Bộ Ngoài tủ đựng tài liệu 45 Sinh viên: Đinh Tuấn Phương – Lớp: ĐHQTVPK1D 45 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội để chứa đựng loại sách tham khảo liên quan đến chuyên ngành để nâng cao trình độ chuyên môn đựng số đồ cá nhân tài liệu khác + Máy tính: Văn phòng trang bị 07 máy tính nối mạng cài đặt phần mềm quản lý như: VP-Net; CP-Net; Emost; Office…, từ giúp cán bộ, công chức giải công việc nhanh chóng, xác, đem lại hiệu cao + 01 máy Scan đặt phòng làm việc để phục vụ cho việc scan giúp cho việc chụp văn thuận tiệp + 01 máy fax để gửi nhận văn fax trường hợp cần xử lý công việc gấp mà chưa kịp gửi văn bản, gửi fax để chuyển đến quan cần trao đổi văn dược soạn thoả chuyển giao sau + 01 máy in đa chức với: in, scan, photocopy + 01 giá đựng dấu + 01 Bình đun nước nóng + 01 két dùng để cất giữ bảo quản dấu + Ngoài Phòng quản lý Phòng Photocopy riêng, trang bị 02 máy in công nghiệp SHARP công suất lớn, 02 máy tính cá nhân phục vụ cho việc in ấn, chụp tài liệu, giấy tờ tất đơn vị, cá nhân thuộc Bộ KH&CN (Xem phụ lục Ảnh) Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng Hành – Tổ chức thuộc Văn phòng Bộ Khoa học Công nghệ (Văn thư Bộ) Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu (Xem phụ lục: 08) - Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu: Trong trình xây dựng Phòng Hành – Tổ chức thuộc Khoa học Công nghệ (Văn thư Bộ) nhà thầu tư vấn thiết kế theo mô hình “Văn phòng Mở” - đại phù hợp với cấu tổ chức quan 46 Sinh viên: Đinh Tuấn Phương – Lớp: ĐHQTVPK1D 46 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội - Bên phòng làm việc: Với vị trí đặt phía bên phải, tầng 01 tòa nhà trụ sở Bộ Khoa học Công nghệ, phía có giao dịch công văn – đến làm kính suốt, thuận tiện cho trình giao dịch quan, đặc biệt không gây ảnh hưởng đến cán bộ, công chức làm việc phòng - Bên phòng làm việc: Các tràn thiết bị văn phòng như: Bàn ghế, tủ đựng hồ sơ tài liệu, giá để dấu, điện thoại, máy tính, máy in, máy scan, máy fax, két sắt… Được bố trí hợp lý, tận dụng tối đa diện tích Chính mà gần cách bố trí gần không gây bất tiện trình làm việc cán bộ, công chức phòng Trên tường treo số tranh, khen, ảnh lưu niệm… tạo cho không gian làm việc thêm sinh động có tính thẩm mỹ, bên cạnh phòng trang bị xanh nên tạo cảm giác thoải mái, thân thiện với môi trường Đây kiểu bố trí phòng làm việc theo xu mới, điển hình công sở đại, mô hình mẫu cho quan, đơn vị học tập làm theo Vì em xin không đưa đề xuất thay đổi Tìm hiểu thống kê cụ thể tên phần mềm sử dụng công tác văn phòng Bộ Khoa học Công nghệ Nhận xét bước đầu hiệu mang lại Các phần mềm sử dụng công tác Văn phòng Bộ Khoa học Công nghệ gồm: - Phần mềm quản lý văn chạy mạng nội VP-Net: Là phần mềm văn phòng điện tử, xây dựng với chức quản lý văn - đến; quản lý công việc; quản trị hệ thống; quản lý nhân sự… - Phần mềm CP-Net: phần mềm quản lý văn Chính phủ, cho phép gửi, nhận văn có file đính kèm Chính Phủ với Bộ ngành tỉnh nước Đảm bảo cho việc thông tin nhanh chóng, để kịp thời xử lý, điểm tối ưu phần mềm file văn Chính Phủ Bộ, tỉnh, ban 47 Sinh viên: Đinh Tuấn Phương – Lớp: ĐHQTVPK1D 47 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội hành gửi trước đến CP-Net trước văn giấy chuyển phát đến Việc giúp Chính Phủ Bộ, tỉnh cập nhật thông tin cách nhanh nhất, từ xây dựng sớm phương án giải quyết, giúp cho việc thống kê, tra tìm thuận lợi Đặc biệt, phần mềm có sơ đồ quy trình giải rõ ràng, có tên cá nhân, đơn vị gửi – nhận cụ thể, thuận tiện cho việc đôn đốc giải trường hợp cần thiết - Phần mềm MISA Mimosa.NET 2012: công cụ hỗ trợ đắc lực cho đơn vị hành nghiệp việc thực nghiệp vụ kế toán công tác hạch toán, kế toán thống kê MISA Mimosa.NET 2012 hoạt động tốt máy tính cá nhân mạng nội bộ, giúp nhiều người sử dụng làm việc tệp liệu kế toán - Phần mềm quản lý công tác Lưu trữ NeoARCHIVE: phần mềm quản lý công tác lưu chữ cho phép cập nhật thông tin hồ sơ, kho lưu trữ, phục vụ việc tra cứu cho cá nhân, … - Phần mềm Microsoft Office: phần mềm văn phòng thông dụng hàng đầu giới, tỷ người sử dụng giới, gần máy tính cá nhân cài đặt, với gói ứng dụng: Microsoft Word, Microsoft Excel Microsoft Powerpoint… Với phiên dùng như: 2003; 2007; 2010 2013 Ngoài ra, Bộ KH&CN sử dụng số phần mềm khác bổ trợ cho công việc nghiệp vụ tùy thuộc vào mục đích cá nhân, đơn vị như: Phần mềm đổi đuôi văn bản: Solid Converter v8; Phần mềm trợ giúp trực tuyến TeamViewer; Phần mềm hỗ trợ gõ tiếng việt Unikey… - Nhận xét bước đầu hiệu mang lại: + Ưu điểm: 48 Sinh viên: Đinh Tuấn Phương – Lớp: ĐHQTVPK1D 48 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Nhìn chung phần mềm sử dụng công tác Văn phòng Bộ Khoa học Công nghệ khai thác sử dụng hiệu giúp giải công việc cách nhanh chóng, xác, tiết kiệm sức lao động, chi phí cho công việc, dễ thống kê - tra tìm… đồng thời góp phần vào trình tin học hóa công tác văn phòng quan tổ chức, tiến tới đơn giản hóa thủ tục hành + Hạn chế: Bên cạnh ưu điểm to lớn mà phần mềm ứng dụng công tác văn phòng mang lại cho công việc Bộ KH&CN, yếu tố người sử dụng, phần mềm tồn số hạn chế định, cụ thể sau: - Đối với phần mềm VP-Net: Thứ nhất, việc chưa đưa file văn đính kèm lên hệ thống vậy, người sử dụng nắm thông tin số, ký hiệu trích yếu nội dung văn mà không xem toàn văn Thứ hai, mục quản lý công việc, chưa xây dựng sơ đồ, quy trình giải văn công việc - Đối với phần mềm CP-Net: Về xây dựng giống VP-Net, khác biệt chỗ có hiển thị quy trình giải công việc cụ thể Hiện tại, Bộ Khoa học Công nghệ cấp tải khoản cho cán bộ, công chức thuộc Phòng Hành – Tổ chức quản lý sử dụng nên việc tra tìm khai thác sử dụng hạn chế - Đối với phần mềm quản quản lý công tác lưu trữ NeoARCHIVE: Việc sử dụng hiệu quả, nhiên tài liệu lưu trữ Bộ KH&CN chưa số hóa tài liệu (Số hóa liệu lưu trữ hình thức chuyển đổi liệu từ dạng văn hệ thống bên thành liệu dạng tín hiệu số máy tính hiểu lưu trữ ), việc số hóa tài liệu lưu trữ thực giúp: Giảm không gian lưu trữ Kho Lưu trữ; Tránh việc mất, nhàu nát tài liệu trình lưu trữ; Lưu trữ, quản lý tài liệu vĩnh viễn; Giảm thời gian tìm kiếm tài liệu; Chia sẻ thông tin nhanh 49 Sinh viên: Đinh Tuấn Phương – Lớp: ĐHQTVPK1D 49 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội chóng; Tăng cường khả bảo mật thông tin; Nâng cao hiệu công việc tập hợp thông tin đưa đến cách nhanh chóng kịp thời; Chi phí vận hành quản lý thấp hiệu Bên cạnh hạn chế phần mềm, yếu tố người sử dụng định phần lớn, phần mềm đưa vào sử dụng lâu, cá nhân, đơn vị Bộ KH&CN chưa khai thác triệt để ứng dụng tiện ích xây dựng phần mềm Một số phần mềm cài đặt máy tính tượng lỗi font, … Phần II KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác văn phòng Bộ Khoa học Công nghệ Ưu điểm: Văn phòng Bộ KH&CN đơn vị thực tốt nhiệm vụ mình, đầu công tác thi đua Bộ KH&CN Tập thể Văn phòng Bộ có nhiều năm liền Lãnh đạo Bộ trao tặng cờ thi đua “ĐƠN VỊ HOÀN THÀNH XUẤT SẮC NHIỆM VỤ” Cán làm công tác Văn phòng nhân tố trung tâm, chủ thể Văn phòng Đội ngũ cán bộ, công chức làm việc Văn phòng Bộ chủ yếu hệ trẻ có lòng nhiệt huyết, tư duy, sáng tạo đào tạo chuyên môn bản; trang thiết bị văn phòng đại trang bị đầy đủ, trở thành yếu tố đóng góp nên thành công công việc.Văn phòng tạo điều kiện, quan tâm tới việc xây dựng, đào tạo đội ngũ cán có trình độ chuyên môn, có phẩm chất trị tốt tác phòng nghiêm túc, động, nhanh nhẹn, cởi mở có tinh thần trách nhiệm cao 50 Sinh viên: Đinh Tuấn Phương – Lớp: ĐHQTVPK1D 50 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Công tác quản trị văn phòng hoàn thành chức tham mưu tổng hợp phục vụ hậu cần cho hoạt động quan Văn phòng thực tốt công tác lập kế hoạch Trong trình lập kế hoạch có phối hợp cán văn phòng lãnh đạo văn phòng, có xem xét, theo dõi, kiểm tra thường xuyên lãnh đạo văn phòng, giúp cho việc xây dựng kế hoạch xác, đảm bảo đường lối, chủ trương quan Công tác lập kế hoạch thực chặt chẽ từ kế hoạch dài hạn, kế hoạch ngắn hạn với kế hoạch năm, quý, tháng Chương trình công tác tuần giúp cho đơn vị chủ động công việc Các chương trình, kế hoạch thông báo rộng rãi giúp cho lãnh đạo đơn vị nắm bắt thông tin nhanh chong, chủ động điều chỉnh công việc Các lãnh đạo văn phòng ý tới công tác kiểm tra, kiểm soát công việc văn phòng để kịp thời phát sai sót, đề xuất biện pháp điều chỉnh, bổ sung Lãnh đạo văn phòng phối hợp với lãnh đạo cấp để ban hành quy chế quan, công tác quản lý vào nề nếp Việc xếp, phân công nhiệm vụ Văn phòng khoa học, đảm bảo công việc không bị chồng chéo, lộn xộn, đồng thời khai thác sáng tạo cán bộ, công chức phân công Vì vậy, công việc giải cách nhanh chóng, hiệu tốt Quá trình cung cấp thông tin cho Lãnh đạo quan triển khai hiệu quả, nhanh chóng xác đảm bảo cho trình lãnh đạo, hành thông suốt Việc xây dựng văn hóa công sở quan tâm đạo thực nghiêm túc Trang thiết bị văn phòng bổ sung, mua sắm dần thay trang thiết bị cũ qua sử dụng nhiều năm đại hoá phù hợp với phát triển khoa học kỹ thuật công nghệ Các máy móc, phương tiện kĩ thuật áp dụng công tác văn phòng ngày đa dạng như: máy vi tính, máy fax, máy photocopy…Ngay bàn, ghế làm việc cải iến rõ nét: từ ghế cố 51 Sinh viên: Đinh Tuấn Phương – Lớp: ĐHQTVPK1D 51 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội định xuất nhiều ghế xoay, từ bàn cố định nhiều nơi trang bị bàn di động Chính việc đổi tăng cường phương tiện thiết bị đại phù hợp với công việc góp phần quan trọng nâng cao suất chất lượng công tác văn phòng quan Việc đưa phần mềm quản lý vào công tác Văn phòng đem lại hiệu tích cực Đó phần mềm: Phần mềm quản lý văn chạy mạng nội VP-Net; Phần mềm CP-Net; Phần mềm MISA Mimosa.NET 2012;Phần mềm quản lý công tác Lưu trữ NeoARCHIVE… Tại Văn phòng Bộ KH&CN nói riêng quan hành nhà nước nói chung áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 tiến hành thông qua việc xây dựng thực hệ thống quy trình xử lý công việc hợp lý, phù hợp với quy định pháp luật nhằm tạo điều kiện để người đứng đầu quan hành nhà nước kiểm soát trình giải công việc nội quan, thông qua bước nâng cao chất lượng hiệu công tác quản lý cung cấp dịch vụ công Bên cạnh đó, Văn phòng Bộ thường xuyên quan tâm đến việc bồi dưỡng, tập huấn cao chuyên môn, nghiệp vụ cho cán công chức Văn phòng, đặc biệt công tác Văn thư – Lưu trữ Hạn chế: Bên cạnh thành tích đạt được, công tác hành văn phòng Văn phòng Bộ số hạn chế, cần khắc phục: Đội ngũ cán làm công tác Văn thư, Lưu trữ theo hệ thống văn thư, lưu trữ số đơn vị chưa đào tạo 52 Sinh viên: Đinh Tuấn Phương – Lớp: ĐHQTVPK1D 52 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Tình trạng phổ biến cán công chức đơn vị chưa lập hồ sơ công việc, để tài liệu rời lẻ dạng bó gói giao nộp vào lưu trữ, chí cất giữ tủ tài liệu nhiều năm không giao nộp Điều gây khó khăn cho việc chỉnh lý, xếp lại hồ sơ, tài liệu xác định giá trị tài liệu Do đó, gây không khó khăn trở ngại cho hoạt động quản lý công tác lưu trữ quan Đây hạn chế lớn công tác văn thư Bộ Khoa học Công nghệ Các tài liệu lưu trữ chưa số hóa dẫn đến việc quản lý, tra tìm, bảo quản, xếp tài liệu lưu trữ gặp nhiều khó khăn Phần mềm quản lý văn chạy mạng nội VP-Net, thiếu sót, việc cập nhật thông tin công văn – đến dừng lại việc xem số, ký hiệu trích yếu nội dung văn bản, mà chưa cho phép xem toàn văn II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Do thời gian, kỹ vốn kiến thức hạn chế định, đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động công tác văn phòng Bộ KH&CN không tránh khỏi thiếu sót, mang tính chủ quan thân Chính vậy, để đề xuất giải pháp hoàn thiện hơn, em mong nhận thông cảm ý kiến đóng góp quý báu của thầy cô Về thân em xin mạnh dạn đề xuất giải pháp ngắn gọn vấn đề sau: Đối với Lãnh đạoVăn phòng Bộ cần quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực công tác văn thư, lưu trữ Bộ Khoa học Công nghệ, đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho đơn vị trực thuộc Bộ thường xuyên Đối với Thủ trưởng đơn vị trực thuộc Bộ cần triển khai tổ chức thực nghiêm túc quy định Bộ Khoa học Công nghệ công tác văn thư, lưu trữ; đạo xây dựng tổ chức thực quy định nội đơn vị công tác văn thư, lưu trữ 53 Sinh viên: Đinh Tuấn Phương – Lớp: ĐHQTVPK1D 53 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Đối với cán bộ, công chức trình theo dõi, giải công việc có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ, cán bộ, công chức phải thực nghiêm túc quy định Quy chế Văn thư – Lưu trữ Bộ quy định pháp luật hành công tác văn thư, lưu trữ Bộ Khoa học Công nghệ cần đầu tư cho công tác xây dựng, phát triển hoàn thiện phần mềm quản lý công việc cụ thể: - Đối với phần mềm VP-Net Bộ KH&CN cần phối hợp với công ty phần mềm xây dựng lại, tích hợp thêm số tác vụ như: cho phép xem văn dạng toàn văn có file kèm theo phần Dowload; chức quản lý nhân sự, có hiển thị chức vụ, đơn vị công tác, số điện thoại cụ thể Bộ cần đầu tư cho việc mua sắm trang thiết bị đại, thiết bị thông minh phục vụ công tác văn phòng, đặc biệt phòng làm việc phòng họp, hội trường Quan tâm tới đời sống tinh thần cán bộ, công chức giúp hạn chế căng thẳng công việc, từ giúp họ phát huy lực, sáng tạo công tác như: xây dựng thêm nhà chức có chỗ nghỉ ngơi cho cán bộ, công chức, chỗ giải trí thư giãn,… Bộ cần thường xuyên đánh giá lực, phẩm chất việc cán văn phòng Từ khen thưởng cá nhân, tập thể có thành tích, đồng thời phải nghiêm chỉnh phê bình cá nhân không hoàn thành nhiệm vụ Có kế hoạch bổ sung nhân cần thiết Đối với Công tác Văn thư – Lưu trữ: - Cần xây dựng phương án bước số hóa tài liệu lưu trữ Đây giải pháp tốt cho văn phòng điện tử nhằm: Giảm không gian lưu, tránh việc mất, nhàu nát tài liệu trình lưu trữ; Lưu trữ, quản lý tài liệu vĩnh viễn; Giảm thời gian tìm kiếm tài liệu; Chia sẻ thông tin nhanh chóng;Tăng cường khả bảo mật thông tin; Nâng cao hiệu công việc 54 Sinh viên: Đinh Tuấn Phương – Lớp: ĐHQTVPK1D 54 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tập hợp thông tin đưa đến cách nhanh chóng kịp thời; Chi phí vận hành quản lý thấp hiệu - Tổ chức chỉnh lý tài liệu lưu trữ tài liệu chưa chỉnh lý Bộ Khoa học Công nghệ cần quan tâm đến công tác xây dựng văn hóa công sở quan Cụ thể, cần phát hành thẻ vào quan để công tác kiểm soát an ninh tốt hơn, đồng thời cần đôn đốc việc đeo thẻ làm việc tạo nên tính chuyên nghiệp công tác Hành văn phòng 10 Bộ cần có quan tâm đến việc sử dụng điện tiết kiệm tránh láng phí 55 Sinh viên: Đinh Tuấn Phương – Lớp: ĐHQTVPK1D 55 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội KẾT LUẬN Trong thời gian thực tập Bộ Khoa học Công nghệ, làm kiến tập sinh, hướng dẫn giúp đỡ tận tình Lãnh đạo, chuyên viên Phòng Hành Tổng hợp cán bộ, công chức Văn phòng Bộ, em tiếp thu kinh nghiệm học rút từ thực tế Sau thời gian 01 tháng tiến hành khảo sát công tác hành văn phòng công tác văn thư, lưu trữ Bộ Khoa học Công nghệ giúp em có nhìn rõ nét chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan Bộ Qua trình thực tập, em nhận thức rõ đầy đủ tầm quan trọng, vị trí Văn phòng quan, tổ chức Văn phòng đóng vai trò quan trọng hoạt động quan, tổ chức Vị trí Văn phòng cầu nối phận, phòng ban, đơn vị quan; trung tâm xử lý, cung cấp thông tin tổng hợp phục vụ cho lãnh đạo, quản lý, giúp thủ trưởng quan có định đắn góp phần vào phát triển chung quan Cùng với phát triển Khoa học - Công nghệ, đặc biệt thành tựu tin học, máy tính điện tử, kỹ thuật viễn thông mở rộng quan hệ kinh tế hội nhập với cộng đồng quốc tế vấn đề đại hoá Văn phòng trở thành yêu cầu thiết không riêng quan, tổ chức để hội nhập khẳng định vị trí Kiến tập Phòng Hành – Tổ chức, em cô, chú, anh chị Lãnh đạo, chuyên viên Phòng giúp đỡ, hướng dẫn tận tình Đặc biệt hướng dẫn trực tiếp Anh Trương Khánh Toàn – Trưởng phòng Hành – Tổ chức, em hiểu rõ công tác lập hồ sơ, chỉnh lí tài liệu, giúp em có thêm nhiều kinh nghiệm hoạt động làm việc sau công tác hành 56 Sinh viên: Đinh Tuấn Phương – Lớp: ĐHQTVPK1D 56 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội văn phòng Đây coi học quý báu, hội cho em rèn luyện thêm kĩ làm việc, chuẩn bị hành trang trường Đây hội để em làm quen với môi trường làm việc trình thực tập củng cố cho lòng tin yêu thêm ngành học chọn, từ có ý thức phấn đấu vươn lên học tập Với kiến thức học với kiến thức thực hành trực tiếp em cố gắng nhiều cố gắng làm việc thật tốt trường Cuối cùng, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Lãnh đạo Văn phòng Bộ Khoa học Công nghệ; đặc biệt Lãnh đạo chuyên viên Phòng Hành – Tổ chức; Khoa Quản trị văn phòng - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tận tình giúp đỡ tạo điều kiện thuận lợi để em hoàn thành tốt đợt thực tập tốt nghiệp này./ Em xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội, ngày 01 tháng năm 2015 Sinh viên Đinh Tuấn Phương 57 Sinh viên: Đinh Tuấn Phương – Lớp: ĐHQTVPK1D 57 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Nghị định số 20/2013/NĐ-CP, ngày 26 tháng 02 năm 2013 Chính phủ Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn., cấu tổ chức Bộ Khoa học Công nghệ; Quyết định số 886/QĐ-BKHCN ngày 22 tháng năm 2013 Về việc ban hành Quy chế Tổ chức hoạt động Văn phòng Bộ Khoa học Công nghệ; Quyết định số: 11/QĐ-VP ngày 14/02/2014 việc ban hành Quy chế tổ chức hoạt động Phòng Tổng hợp; Quyết định số: 18/QĐ-VP ngày 14/02/2014 việc ban hành Quy chế tổ chức hoạt động Phòng Hành – Tổ chức; Quyết định số: 10/QĐ-VP ngày 14/02/2014 việc ban hành Quy chế tổ chức hoạt động Phòng Lễ Tân; Quyết định số: 15/QĐ-VP ngày 14/02/2014 việc ban hành Quy chế tổ chức hoạt động Phòng Lưu trữ; Quyết định số: 09/QĐ-VP ngày 14/02/2014 việc ban hành Quy chế tổ chức hoạt động Phòng Tài vụ; Quyết định số: 12/QĐ-VP ngày 14/02/2014 việc ban hành Quy chế tổ chức hoạt động Phòng Quản lý xe; Quyết định số: 14/QĐ-VP ngày 14/02/2014 việc ban hành Quy chế tổ chức hoạt động Phòng Quản trị - Y tế; 58 Sinh viên: Đinh Tuấn Phương – Lớp: ĐHQTVPK1D 58 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 10 Quyết định số: 4148/ QĐ-BKHCN ngày 30 tháng 12 năm 2013 việc ban hành Quy chế Công tác Văn thư, lưu trữ Bộ Khoa học Công nghệ; Và số văn quy phạm pháp luật khác, trang web: - luanvan.net.vn - www.chinhphu.vn - www.most.gov.vn, PHẦN PHỤ LỤC 59 Sinh viên: Đinh Tuấn Phương – Lớp: ĐHQTVPK1D 59 ... dài tập thể Lãnh đạo đội ngũ cán bộ, công chức Bộ Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ... Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội - Website: http//www.most.gov.vn Vài nét hình thành trình phát triển Bộ Khoa học Công nghệ Bộ Khoa học Công nghệ (KH&CN), tiền thân Uỷ ban Khoa học. .. Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 3.1 Thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lý Bộ Khoa học Công nghệ Văn Bộ Khoa học Công nghệ ban hành bao gồm loại văn sau: - Thông báo; - Báo cáo;