Đang tải... (xem toàn văn)
Quản lý và giải quyết văn bản đi
I VĂN BẢN ĐI Khái niệm văn đi: Văn tất loại văn bao gổm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể văn bản, văn nội văn mật) quan, tổ chức soạn thảo để gửi đến quan, đơn vị khác nhằm giải công việc có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ Văn bao gồm: - Văn Quy phạm pháp luật: Luật, văn quy phạm Luật Nghị định, Nghị quyết, Chỉ thị, Quyết định, Thông tư - Văn hành thông thường: Điều lệ, Thông báo, Báo cáo, Kế hoạch, Chương trình, Công văn, Tờ trình,… - Văn chuyên ngành: Chứng từ thu – chi, báo cáo tài chính, báo cáo thuế, vẽ xây dựng,… - Các loại văn bản: y, lục, trích Ngoài có Thư công dó người lãnh đạo quan viết gửi đến đối tượng liên quan nhằm góp phần vào việc giải công việc chung quan Nguyên tắc giải văn bản: Văn quan thực chất công cụ điều hành, quản lý trình thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giao Vì vậy, việc tổ chức quản lý chúng phải đảm bảo nguyên tắc sau: • Một là, nguyên tắc tập trung, thống - Tất văn đơn vị, cá nhân soạn thảo trước phát hành phải tập trung Văn thư quan để làm thủ tục, đơn vị, cá nhân soạn thảo không tự ý phát hành văn Cũng vậy, tất văn đến quan dù từ nguồn phải tập trung Văn thư quan để làm thủ tục cần thiết trước trình lãnh đạo phân phối đến đơn vị - Nguyên tắc đặt nhằm đảm bảo cho việc quản lý văn đi, đến thống nhất, đồng bộ, tránh phân tán, lẫn lộn; giúp Văn thư quan theo dõi, thống kê, quản lý văn nhanh chóng thuận lợi, đảm bảo cho việc thực hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư thông suốt • Hai là, nguyên tắc xác, kịp thời - Văn phải gửi quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền giải thời gian sớm nhất, văn có nội dung liên quan đến nhiệm vụ quan phải chuyến đến quan - Nguyên tắc đặt nhằm đảm bảo cho văn phát huy hiệu lực hiệu thi hành • Ba là, nguyên tắc chặt chẽ, tiết kiệm theo quy trình nhà nước quy định - Nguyên tắc đặt nhằm đảm bảo cho trình tổ chức quản lý, giải văn không bị phân tán, lẫn lộn, đảm bảo an toàn, tránh thất lạc, mát; tiết kiệm thời gian, công sức, tiền bạc; tạo thống nhất, đồng việc thực hoạt động nghiệp vụ, phục vụ tốt cho công tác tra, kiểm tra Quy trình quản lý văn 3.1 Kiểm tra thể thức, hình thức, kĩ thuật trình bày văn − Chánh văn phòng Trưởng phòng hành người chịu trách nhiệm kiểm tra hình thức, thể thức, kĩ thuật soạn thảo văn − Nội dung kiểm tra: văn thư quan có nhiệm vụ xem văn có đảm bảo yếu tố thể thức hay không? Kỹ thuật, hình thức trình bày văn có tiêu chuẩn mà Nhà nước quy định Những văn không đảm bảo thể thức, kỹ thuật, hình thức trình bày không đẹp, không quy định định phải sửa lại trước chuyển giao − Kết kiểm tra: Cán chuyên môn hoàn thiện dự thảo văn gửi cho thủ trưởng đơn vị duyệt nội dung ký nháy gửi cho Chánh văn phòng Trưởng phòng hành duyệt thể thức sai chuyển cho cán chuyên môn hoàn thiện lại Những văn đảm bảo thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày, Chánh văn phòng/ Trưởng phòng Hành người giao trách nhiệm phải ký tắt vào phần sau nội dung văn (sao dòng Lưu: VT,…) 3.2 Trình ký văn 3.2.1 Trình ký − Việc trình ký văn người phụ trách văn phòng (phòng Hành chính) cán chuyên viên soạn thảo văn thực hiện thiết phải thông qua phận Hành để theo dõi, kiểm tra, quản lý Đối với văn có nội dung đơn giản, văn thư quan giúp đơn vị, cá nhân soạn thảo trình người có thẩm quyền ký − Khi trình ký văn thường gặp 02 trường hợp sau đây: Trường hợp 1: Đối với văn có nội dung đơn giản loại Quyết định cá biệt,công văn Thông báo,… cần trình thảo văn đuuợc kiểm tra mặt nội dung hình thức để người có thẩm quyền ký thức Trường hợp 2: Đối với văn quan trọng (các văn Quy phạm Pháp luật, Đề án công tác, Quy định, Quy chế…), trình ký phải trình tất văn kí kết liên quan (hồ sơ soạn thảo văn bản) để người ký văn xem xét lại toàn trình soạn thảo văn Trước trình ký, văn phải kiểm tra kỹ mặt hình thức, nội dung Đồng thời phải có chữ ký tắt người phụ trách đơn vị soan thảo văn phòng/phòng hành người giao trách nhiệm Nếu trình ký lúc nhiều văn nên xếp văn theo trật tự hợp lý, đưa vào kẹp trình ký nên trình vào thời điểm định ngày 3.2.2 Ký 3.2.2.1 Tác dụng chữ ký: Thông thường người có thẩm quyền ký văn người đứng đầu quan, tổ chức đơn vị, người có trách nhiệm trước nội dung mà văn ban hành Mọi văn quan ban hành thiết có chữ ký người có thẩm quyền Chữ ký văn thể quyền uy nghĩa vụ người ký, đồng thời thể tính pháp lý, mức độ tin cậy văn Người ký văn người trục tiếp chịu trách nhiệm nội dung văn trước pháp luật 3.2.2.2 Quy định ký văn bản: Theo chế độ Theo chế độ thủ trưởng (như Quốc hội, HĐND, UBND): quy định người đứng đầu quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất văn quan, tổ chức ban hành văn quan trọng Còn văn không quan trọng người đứng đầu quan, tổ chức giao cho cấp phó ký thay (KT.) văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu quan, tổ chức có tổ chức ủy quyền cho cán phục trách ký thừa ủy quyền (TUQ), việc giao ký thừa ủy quyền phải thể văn giới hạn thời gian định Hoặc giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành ký thừa lệnh (TL.), việc giao ký thừa lệnh phải thể rõ quy chế hoạt động quy chế công tác văn thư quan, tổ chức Theo chế độ tập thể (được áp dụng Bộ, công ty, xí nghiệp…) vấn đề quan trọng mà theo quy định pháp luật Quy chế/Điều lệ tổ chức cần đưa thảo luận lấy ý kiến đóng góp tập thể định theo đa số, người đứng đầu quan, tổ chức thay mặt (TM.) tập thể ký loại văn quan, tổ chức Hoặc giao cho cấp phó tổ chức ký thay người đứng đầu quan tổ chức theo ủy quyền người đứng đầu văn thuộc lĩnh vực chuyên môn phụ trách Đối với vấn đề khác, việc ký văn thực giống quan hoạt động theo chế độ thủ trưởng Khi ký văn tuyệt đối không ký bút chì bút có mực màu đỏ 3.3 Ghi số ngày tháng, đăng ký văn 3.3.1 Ghi số văn − Số văn số thứ tự đăng ký văn văn thư quan, tổ chức Mỗi văn ghi số thứ tự riêng theo hệ thống số Ả Rập, số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm Ghi số ghi ngày tháng văn yêu cầu bắt buộc không loại trừ văn − Việc ghi số văn nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc đăng ký, quản lý, thống kê, tra tìm, đòng thời tạo điều kiện thuận lợi để thực hoạt động nghiệp khác công tác văn thư lưu trữ Cách ghi số văn thực sau: a) Văn Quy phạm pháp luật, ghi hệ thống số riêng Ví dụ: Số: 01/2015/NĐ-CP Số: 02/2015/NĐ-CP Số: 03/2015/NĐ-CP Số: 01/2015/TT-BNV Số: 02/2015/TT-BNV Số: 03/2015/TT-BNV Số: 01/2015/QĐ-UBND Số: 02/2015/QĐ-UBND Số: 03/2015/QĐ-UBND b) Quyết định (cá biệt), Quy định, Quy chế, Hướng dẫn ghi hệ thống số riêng: theo quy định lưu văn có thời hạn bảo quản vĩnh viễn.Việc ghi số riêng cho loại văn nhằm mục đích hình thành lập tập lưu riêng tập lưu riêng để quản lý, thống kê giao nộp vào lưu trữ lịch sử thuận lợi Ví dụ: Số: 01/2015/QĐ-UBND Số: 02/2015/QĐ-UBND Số: 03/2015/QĐ-UBND ……………………… Số: n/2015/QĐ-UBND c) − Số: 01/QĐ-SNV Số: 02/QĐ-SNV Số: 03/QĐ-SNV ……………… Số: n/QĐ-SNV Số: 01/2015/TT-BNV Số: 02/2015/TT-BNV Số: 03/2015/TT-BNV …………………… Số: n/2015/TT-BNV Văn hành thông thường: Nếu quan ban hành 2000 văn bản/01 năm, số văn ghi riêng cho loại: Tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý tra tìm văn nhanh chóng, xác, đồng thời tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ lại khó áp dụng văn có số lượng Ví dụ: Số: 01/KH-UBND Số: 02/KH-UBND Số: 03/KH-UBND Số: 04/KH-UBND Số: 05/KH-UBND ………………… Số: 01/BC-UBND Số: 02/BC-UBND Số: 03/BC-UBND Số: 04/BC-UBND Số: 01/TB-UBND Số: 02/TB-UBND Số: 03/TB-UBND Số: 04/TB-UBND Đối với quan ban hành từ 500 đến 2000 văn bản/01 năm, số văn thường ghi theo nhóm − Ví dụ: Số: 01/KH-UBND Số: 02/BC-UBND Số: 03/TB-UBND Số: 04/TTr-UBND ………………… − Số: 01/UBND-VX Số: 02/UBND-KT Số: 03/UBND-NC Số: 04/UBND-VX Đối với quan ban hành 500 văn bản/năm, số văn ghi chung cho loại: Cách đánh số tạo tính liên tục cho hệ thống số văn bản, nhiên lại gây khó khăn cho công tác quản lý tra tìm, tường hơp xếp lưu theo tên gọi chúng Ví dụ: Số: 01/TB-UBND Số: 02/BC-UBND Số: 03/KH-UBND Số: 04/TTr-UBND Số: 05/QĐ-UBND Bản loại văn ghi số riêng: Ví dụ: Số: 01/SY-VP Số: 02/SL-VP Số: 03/TS-VP e) Bản cá tổ chức quan thành lập sử dụng dấu quan đẻ giao dịch (Hội đồng tuyển dụng CCVC,Hội đồng tuyển sinh…) ghi số riêng f) Ghi số văn phải đảm bảo trình tự công việc, việc giải trước, văn việc ghi số trước g) Trường hợp ghi sót số, chèn ký tự a, b, c phải hạn chế tối đa tình trạng 3.3.2 Ghi ngày tháng văn − Ngày tháng văn ngày văn ký thức, ngày văn có hiệu lực Ngày, tháng, năm ban hành văn phải viết đầy đủ; số ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; ngày 10, tháng phải thêm số ‘’0’’ phía trước − Ngày tháng văn yếu tố quan trọng giúp quan quản lý tra tìm, nghiên cứu, sử dụng văn thuận lợi Ví dụ: Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 05 tháng 02 năm 2009 d) Quận 1, ngày 10 tháng 02 năm 2010 Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn trình bày dòng với số, ký hiệu văn bản, ô số 4, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; chữ đầu địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh ngày, tháng, năm đặt canh Quốc hiệu 3.3.3 Đăng kí văn − Đăng ký văn việc ghi chép, cập nhật thông tin văn số, ký hiệu, tác giả văn bản, tên loại trích yếu nội dung… vào sổ sở liệu máy tính để quản lý tra tìm Đây công việc bắt buộc phải thực trước chuyển giao văn đến đối tượng có liên quan việc làm giúp quan quản lý văn chặt chẽ; tra tì thống kê văn thực tiện − Hiện việc đăng ký văn ản thường áp dụng hai phương pháp, đăng ký sổ đăng ký phần mềm máy tính Trong tài liệu đề cập việc đăng ký văn Sổ (phương pháp truyền thống) − Lập sổ đăng ký văn a) Đối với quan, tổ chức ban hành 500 văn năm nên lập loại sổ sau: + Sổ đăng ký văn (loại thường) + Sổ đăng ký văn mật b) Đối với quan tổ chức ban hành từ 500 đến 2000 văn năm lập loại sổ sau: − Sổ đăng ký văn quy phạm pháp luật định (cá biệt), thị (cá biệt) + Sổ đăng ký văn hành có ghi tên loại khác công văn loại thường + Sổ đăng ký văn mật c) Đối với quan, tổ chức ban hành 2000 văn năm lập loại sổ sau: + Sổ đăng ký văn quy phạm pháp luật (nếu có) định (cá biệt), thị (cá biệt) + Sổ đăng ký văn hành ghi tên loại khác + Sổ đăng ký công văn loại thường + Sổ đăng ký văn mật Lưu ý: Khi lập sổ đăng kí văn Mật phải vào số lượng văn Mật quan ban hành năm Nếu văn Mật có số lượng không thiết phải lập sổ riêng 3.4 Nhân bản, đóng dấu 3.4.1 Yêu cầu việc nhân văn Việc nhân phải đảm bảo yêu cầu nhanh chóng, xác, số lượng; tuyệt đối giữ bí mật thông tin văn 3.4.2 Phương pháp đóng dấu văn Các quan sử dụng dấu nhắm khẳng định giá trị pháp lý, hiệu lực thi hành văn việc thực thủ tục hành quan, tổ chức công dân • Đóng dấu quan − Dấu quan phép đóng vào văn có chữ ký hợp lệ, tức chữ ký Thủ trưởng người Thủ trưởng uỷ quyền lý ( cấp phó ký thay –KT, cấp ký thừa lệnh – TL tuỳ theo nội dung tính chất quan trọng văn bản) Tuyệt đối không đóng dấu vào giấy trắng + − • Dấu đóng vào văn phải ghỉ rõ ràng, mẫu mực theo dấu quy định chung nhà nước Dấu đóng trùm lên 1/3 bên trái chữ ký Đóng dấu treo: Dấu treo dấu đóng vào góc trên, bên trái tên quan ban hành tiêu đề văn nhằm đảm bảo tính chân thực tính pháp lý văn đến Dấu treo đóng trường hợp sau: − Các văn quy phạm pháp luật, Đề án, Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo giai đoạn dự thảo trình hội nghị gửi quan để lấy ý kiến đóng góp, sửa đổi, bổ sung Trong trường hợp thủ trưởng quan không ký vào văn mà đóng dấu treo để đảm bảo tính chân thật Kèm theo văn dự thảo công văn đề nghị hướng dẫn góp ý − Một số tổ chức quan thành lập để thực nhiệm vụ thường xuyên không thường xuyên khong có dâu riêng Hội đồng khoa học, Hội đồng thi đua khen thưởng, Hội đồng tuyển sinh… cần dùng dấu quan để đóng treo vào văn bản, không đóng vào chữ ký − • • Một số trường hợp loại Biên bản, phụ lục văn đóng dấu treo Đóng dấu giáp lai: Dấu giáp lai đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn nhằm ngăn ngừa việc đánh tráo, thay đổi, làm thất lạc trang văn Mỗi dấu đóng tối đa tờ − Dấu quan dùng để đóng giáp lai văn có nội dung quan trọng nhưu kê khai, thông kê số liệu văn thể cam kết bên để đề phòng việc thất lạc; loại biên bản, phụ lục kèm theo văn khác, có từ 02 trang trở lên Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai văn người soạn thảo văn đề xuất, người ký văn định Đóng dấu lên phụ lục kèm theo Việc đóng dấu lên phụ lục văn người ký văn định, dấu đóng lên trang đầu, trùm phần, bên trái tên quan, tổ chức tên phụ lục • Đóng dấu Mật, Khẩn Trong trường hợp văn ban hành văn Khẩn văn Mật phải đóng dấu mức độ Khẩn, Mật, Dấu Khẩn, Mật trình bày số ký hiệu văn Trường hợp văn vừa mang mức độ Mật vừa mang mức độ Khẩn dấu Mật trình bày dấu Khẩn • Đóng dấu chức danh, dấu họ tên Đối với văn mẫu hoá (không ghi rõ chức danh người ký) ta phải đóng dấu chức danh dấu họ tên người ký văn 3.5 Làm thủ tục, chuyển giao theo dõi việc chuyển giao văn 3.5.1 Làm thủ tục phát hành văn 3.5.1.1 Lựa chọn trình bày bì đựng văn − Văn quan trước chuyển cho dối tượng có liên quan − phải để bị cẩn thận nhằm tránh thất lạc lộ thông tin Phong bì gửi văn phải làm giấy bền, dai không nhìn rõ chữ bên Bì văn nên dược in sẵn, hình chữ nhật, kích thước tối thiểu loại bì quy định sau: + Loại 307 x 220mm: Dùng cho văn trình bày khổ giấy A4 cho vào bì dạng nguyên khổ giấy + Loại 220 x 158mm: Dùng cho văn trình bày khổ giấy A4 cho vào bị dạng gấp 02 phần + Loại 220 x 109mm: Dùng cho văn trình bày khổ giấy A4 cho vào bị dạng gấp 03 phần + − Loại 158 x 115mm: Dùng cho văn trình bày khổ giấy A4 cho vào bị dạng gấp phần Ngoài bì phải ghi rõ ràng xác tên quan gửi, tên địa quan hay người nhận, số ký hiệu văn bản, số lượng văn (nếu có) để chuyển nhanh chóng, xác đến người nhận, tránh nhầm lẫn xảy Mẫu bì minh hoạ sau TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1) ĐC: Số xxx – Phố…Quận…….(2) (8) ĐT: ……….Fax…….(3) E-Mail:…………… Website:………(4) Số:…………….(5) Kính gửi: ………………………………(6) ……………………………………(7) Hướng dẫn trình bày viết bì (1): Tên quan, tổ chức gửi văn bản: (2): Địa quan, tổ chức (Ghi rõ số nhà, tên đường phố, tên phố phường, quận, huyện, thị xã, thị trấn tỉnh thành… cần) (3): Số điện thoại, số Fax (nếu cầu) (4): Địa E-Mail, Website quan, tổ chức (nếu có) (5): Ghi số, ký hiệu văn có phong bì (6): Ghi tên quan, tổ chức, cá nhân nhận văn (7): Địa quan, tổ chức, cá nhân nhận văn (8): Biểu tượng quan, tổ chức (nếu có) − Đối với văn có dấu hiệu “Khẩn”, tương ứng văn bản, vị trí đóng dấu ký hiệu chổ ghi số ký hiệu văn mực đỏ Ví dụ: TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1) ĐC: Số xxx – Phố…Quận…….(2) (8) ĐT: ……….Fax…….(3) E-Mail:…………… Website:………(4) Số:…………….(5) Khẩn Kính gửi: ………………………………(6) ……………………………………(7) Đối với văn “Mật” chuyển giao phải làm bì riêng Giấy làm bì phải dùng loại giấy dai, khó thấm nước, không nhìn thấy nội dung văn bên trong, hồ dán phải dính, khó bóc Khi chuyển giao văn Mật, phải làm bì: + + Bì trong: Ghi rõ số, ký hiệu văn bản, tên người nhận văn bản, đóng dấu mức độ Mật Nếu văn gửi đích danh người có trách nhiệm giải đóng dấu: “ Chỉ người có tên bóc bì” Bì ngoài: Ghi gửi tài liệu thường phải đóng dấu ký hiệu mức đọ Mật số ký hiệu văn A; Dấu ký hiệu mức độ Tuyệt Mật B: Dấu ký hiệu mức độ Tối Mật C: Dấu ký hiệu mức độ Mật Ví dụ: Bìa TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1) (8) ĐC: SỐ Phố Quận (2) ĐT:……… Fax…… (3) Số:…………………(5) MẬT Kính gửi:………………………………………………….(6) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1) (8) ĐC: Số……- Phố… Quận… (2) ĐT:……….Fax:…………(3) Email:……………… Website……………(4) Số:……………………………(5) C Kính gửi:……………… 6) ……………………………(7) 3.5.1.2 Vào bì dán bì: Tùy theo số lượng độ dày văn mà lựa chọn cách gấp văn để vào bì Khi gấp văn cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào Khi vào bì, dán bì cần tránh làm nhàu văn bản, không để hồ sơ dán vào văn bản; hồ phải dính đều; mép bì phải dán kín không bị nhăn Hồ dán bì phải có độ kết đinh cao, khó bóc 3.5.2 Chuyển phát văn 3.5.2.1 Nguyên tắc chung − Tất văn quan gửi tới đối tượng có liên quan phải thực nguyên tắc chung là: xác, đối tượng kịp thời Nguyên tắc nhằm đảm bảo cho văn chuyển giao không bị nhầm lẫn, chậm trễ, gây ách tắc xử lý, giải công việc, làm giảm hiệu lực hiệu văn ban hành − Để nguyên tắc xác, đối tượng kịp thời thực có ý nghĩa, người có thẩm quyền ký văn phải vào yêu cầu cụ thể việc theo quy định quyền hạn, nhiệm vụ, quan hệ công tác quan mà định việc gửi gửi văn Căn vào ……………………… (1)………… định người ký văn vào đối tượng liên quan lập danh sách để tranh ……………………….(2)…………… tình trạng bỏ sót đơn vị cá nhân phải gửi văn 3.5.2.2 Nội dung việc chuyển phát văn a) Chuyển phát trực tiếp cho đơn vị, cá nhân nội quan − Tùy theo số lượng văn chuyển giao trực tiếp cho đơn vị, cá nhân nội quan cách thức tổ chức chuyển giao, quan định lập sổ riêng sử dụng sỏ đăng ký văn để làm sổ chuyển giao BẢN ĐI giao nội − Những quan,SỔ tổ CHUYỂN chức có sốGIAO lượng VĂN văn chuyển nhiều việc chuyển giao vănNăm:… (3) tập trung thực biện phận văn thư cần lập sổ chuyểnTừgiao riêng đến Mẫu hồ sơ sau: ngày…./… ngày…/….(4) • Tờ bìa Từ số:…… đến số”…… (5) • Phần đăng ký bên trong: Ngày chuyển Số, ký hiệu Văn Nơi nhận văn Ký hiệu Ghi Cách ghi cột sổ: Cột số 1: Ghi ngày tháng năm chuyển văn Ngày 10, tháng phải thêm sổ phía trước Cột số 2: Ghi số, ký hiệu văn Cột số 3: Ghi tên quan, cá nhân, tổ chức nhận văn Cột số 4: chữ ký người trực tiếp nhận văn Cột số 5: Ghi điều cần thiết khác như: Số lượng bản, số lượng bì… + Đối với quan có số lượng văn sử dụng sổ Đăng ký văn để chuyển giao văn Mẫu sổ cần thêm cột Ký nhận vào sau cột số Số ký Hiệu văn Ngày tháng văn Tên loại Nơi trích Người nhận yếu nội ký văn dung văn Ký nhận Đơn vị, người nhận văn Số lượng văn Ghi Khi chuyển giao văn bản, đơn vị, cá nhân phải ký nhận vào sổ để giúp văn thư quan theo dõi việc chuyển giao văn thuận lợi tránh tình trạng mát, thất lạc tài liệu Chuyển giao trực tiếp cho quan, tổ chức khác Tất văn quan, tổ chức chuyển giao trực tiếp đến cho quan, tổ chức khác phải đăng ký vào sổ chuyển giao văn Mẫu sổ chuyển giao giống mẫu sổ chuyển giao văn nội quan c) Chuyển phát văn qua bưu điện Tất văn chuyển phát qua đường bưu điện phải lập hồ sơ chuyển giao Mẫu sổ sau: b) • Tờ bìa: …………………………………(1)…………… ……………………………….(2)……………… SỔ GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN Năm:… (3) Từ ngày:…./… đến ngày…./… (4) Từ số:… đến số……(5) • Phần đăng ký bên trong: Ngày chuyển Số, ký hiệu văn Nơi nhận văn Ký hiệu Số dấu bưu lượng bì điện Ghi Hướng dẫn cách ghi cột: Cột 1: ghi rõ ngày tháng chuyển văn Cột 2: Ghi số, ký hiệu văn (hoặc ghi phiếu chuyển phiếu gửi) Cột 3: Ghi tên quan, tổ chức, cá nhân nhận văn Cột 4: Ghi số lượng bì văn Cột 5: Chữ ký nhân viên bưu điện trực tiếp nhận văn dấu bưu điện Cột 6: Ghi dấu hiệu thông tin khác yếu tố ghi cột d) Chuyển phát văn qua máy Fax qua mạng: Trong trường hợp cần chuyển qua mạng sau phải gửi văn cho quan nhận văn Việc chuyển văn máy Fax qua mạng tiến hành thủ tục chuyển giao văn khác Trong trường hợp giao nhận văn Mật người dự thảo, văn thư, nhân viên bưu điện,,, người có trách nhiệm giải quyết, người giữ, bảo quản,,, phải vào sổ ký nhận bên giao, bên nhận 3.6 Lưu tổ chức sử dụng, khai thác văn lưu 3.6.1 Số lượng lưu văn quan: Mỗi văn quan ban hành để phục vụ hoạt động quản lý, điều hành, phải lưu lại hai bản, gốc Bản gốc văn hoàn chỉnh nội dung thể thức văn quan, tổ chức ban hành có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền Bản gốc lưu Văn thư quan, tổ chức phải đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký Bản văn hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn quan, tổ chức ban hành, lưu hồ sơ công việc đơn vị, cá nhân soạn thảo 3.6.2 Cách xếp lưu - Văn đánh số riêng theo loại xếp theo loại Ví dụ: Tập lưu Quyết định UBND tỉnh Quảng Nam quý I/2015 Tập lưu Quyết định UBND tỉnh Quảng Nam quý II/2015 Tập lưu Quyết định UBND tỉnh Quảng Nam quý III/2015 Tập lưu Quyết định UBND tỉnh Quảng Nam quý IV/2015 Nếu tài liệu nhiều chia theo tháng - Ví dụ: Tập lưu Quyết định UBND tỉnh Quảng Nam tháng 1/2015 Tập lưu Quyết định UBND tỉnh Quảng Nam tháng 2/2015 Tập lưu Quyết định UBND tỉnh Quảng Nam tháng 3/2015 Tập lưu Quyết định UBND tỉnh Quảng Nam tháng 4/2015 - Đối với tài liệu khác, lập thành tập sau: Tập lưu Báo cáo UBND quận Ngũ Hành Sơn năm 2015 Tập lưu Thông báo UBND quận Ngũ Hành Sơn năm 2015 Tập lưu Kế hoạch UBND quận Ngũ Hành Sơn năm 2015 Tập lưu Tờ trình UBND quận Ngũ Hành Sơn năm 2015 - Văn đánh số theo nhóm xếp riêng theo nhóm Ví dụ: 4 Tập lưu Quyết định, UBND xã Quế Phú năm 2015 Tập lưu Công văn UBND quận Sơn Trà quý I/2015 Tập lưu Công văn UBND quận Sơn Trà quý II/2015 Tập lưu Công văn UBND quận Sơn Trà quý III/2015 Tập lưu Công văn UBND quận Sơn Trà quý IV/2015 Tập lưu văn khác UBND quận Sơn Trà quý I/2015 Tập lưu Công văn UBND quận Sơn Trà quý II/2015 Tập lưu Công văn UBND quận Sơn Trà quý III/2015 Tập lưu Công văn UBND quận Sơn Trà quý IV/2015 - Trường hợp số văn ghi chung cho loại, văn lưu xếp theo trình tự ban hành chúng Ví dụ: Tập lưu văn Phòng Nội vụ huyện Quế Sơn năm 2015 Tập lưu văn quý I/2015 Nội vụ huyện Quế Sơn Tập lưu văn quý II/2015 Nội vụ huyện Quế Sơn Tập lưu văn quý III/2015 Nội vụ huyện Quế Sơn Tập lưu văn quý IV/2015 Nội vụ huyện Quế Sơn Các lưu văn sản phẩm quan trực tiếp làm ra, phận văn thư quan có nhiệm vụ bảo quản an toàn cho lưu để phục vụ yêu cầu hoạt động tra cứu quan cần thiết Các quan cần trang bị đầy đủ phương tiện cần thiết để bảo vệ lưu 1 Lưu đồ mô tả văn Mô tả chi tiết công việc: Người thực Cán chuyên môn Nội dung công việc - Dự thảo văn - Trường hợp cần thiết chuyển dự thảo văn xin ý kiến đóng góp, tiếp thu hoàn thiện dự thảo; - Chuyển dự thảo văn hoàn thiện cho lãnh đạo đơn vị xem xét; - Chỉnh sửa dự thảo văn bản; - In trình lãnh đạo đơn vị; - Chuyển văn giấy cho văn thư quan * Đối với văn điện tử: Đăng ký văn PHẦN MỀM Người thực Nội dung công việc QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, chuyển văn thư quan - Lưu văn đi: 01 (Bản văn hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn quan, tổ chức ban hành, lưu hồ sơ công việc đơn vị, cá nhân soạn thảo) Lãnh đạo đơn vị Trưởng đơn vị: - Kiểm tra nội dung văn bản; - Trường hợp cần bổ sung, sửa đổi cho ý kiến chuyển cho: + Phó trưởng đơn vị (trường hợp uỷ quyền cho phó trưởng đơn vị đạo giải quyết); + CBCCVC chuyên môn soạn thảo văn - Chuyển pháp chế quan/văn phòng để kiểm tra pháp chế, hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; - Tiếp thu ý kiến đạo CBCCVC chuyên môn chỉnh sửa dự thảo; - Ký nháy nội dung (đối với văn giấy), Kí tắt nội dung (đối với văn điện tử): Kí vào dòng cuối dòng Nội dung (sau dấu “./.”) Chánh văn Chánh văn phòng (hoặc văn thư quan uỷ quyền) kiểm tra phòng/Trư thể thức, kỹ thuật trình bày văn trước trình ký, chuyển ý kiến ởng phòng cho nơi gửi lãnh đạo quan HC - Kí nháy thể thức (đối với văn giấy), Kí tắt thể thức (đối với văn điện tử): Kí vào dòng sau cùa nơi nhận (Lưu:VT,…) Lãnh đạo quan Trường hợp cấp phó người đứng đầu giao phụ trách lĩnh vực đạo giải quyết: - Kiểm tra văn (cả nội dung, hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày); - Trường hợp không chấp thuận cho ý kiến chuyển lại cho trưởng đơn vị giao chủ trì giải để đạo bổ sung, sửa đổi; - Trường hợp chấp thuận cho ý kiến đồng ý chuyển cho: + Người đứng đầu quan, tổ chức (để báo cáo); + Trưởng đơn vị giao chủ trì giải (để biết đạo cán chuyên môn); Người thực Nội dung công việc + Chánh văn phòng (để biết) - Ký ban hành: + + Chữ ký tươi văn giấy Chứng thực chữ kí số văn điện tử (nếu đăng ký chữ ký số cấp chứng thực chữ ký số theo quy định Luật giao dịch điện tử) Trường hợp người đứng đầu quan đạo giải quyết: Người đứng đầu thực công việc tương tự công việc mà cấp phó thực nêu Văn thư - Nhận văn giấy từ cán chuyên môn có chữ ký nháy nội quan dung trưởng đơn vị văn điện tử từ cán chuyên môn có chữ ký tắt nội dung trưởng đơn vị - Chuyển cho pháp chế quan lãnh đạo văn phòng để ký nháy pháp chế, hình thức, thể thức, kỹ thuật (đối với văn giấy) ký tắt pháp chế, hình thức, thể thức, kỹ thuật (đối với văn điện tử) - Trình lãnh đạo quan để ký ban hành; - Đăng ký văn làm thủ tục phát hành bao gồm công việc: • • + Đối với văn giấy: Vào số ngày tháng, lập sổ đăng kí văn đi, đóng dấu văn (dấu quan, dấu khẩn, mật dấu khác) nhân văn bản; + Làm thủ tục chuyển phát văn đi; + Trường hợp văn quản lý môi trường vừa mạng vừa truyền thống, văn giấy scan vào máy chụp lại văn có chữ kí tươi người có thẩm quyền dấu đỏ quan + Lưu văn đi: Văn giấy gửi đi, văn thư quan lưu lại 01 lập thành tập lưu văn Văn lưu tập lưu văn phải gốc, có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền, lưu 01 văn scan vào máy (nếu có), chuyển giao 01 cho Cán chuyên môn chủ trì giải để lập hồ sơ công việc Bản lưu văn văn thư quan phải xếp theo thứ tự đăng ký Đối với văn điện tử: Đăng ký văn PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI Chuyển giao văn cho Cán chuyên môn soạn thảo văn 01 bản, văn điện tử có giá trị môi trường mạng • • Yêu cầu − Tuân thủ quy định pháp luật hành quản lý văn lập hồ sơ, phù hợp với quy trình hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008 − Phù hợp với quy định pháp luật công nghệ thông tin giao dịch điện tử, đáp ứng tiêu chuẩn kết nối, tích hợp liệu, truy cập thông tin, an toàn thông tin liệu đặc tả nhằm bảo đảm kết nối thông suốt, đồng bộ, an toàn khả chia sẻ thông tin thuận tiện quan, tổ chức − Thông tin sở liệu phải xác, kịp thời, đầy đủ, bảo vệ bí mật thông tin − Quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu giấy không để mát, thất lạc Tính hợp pháp văn điện tử trao đổi qua môi trường mạng − Giá trị pháp lý văn điện tử thực theo quy định Điều 35 Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng năm 2007 Chính phủ ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan, tổ chức − Tùy thuộc vào đặc điểm tài liệu văn thư quan, tổ chức, quan, tổ chức quy định Danh mục văn bản, tài liệu trao đổi hoàn toàn qua môi trường mạng; Danh mục văn bản, tài liệu không trao đổi qua môi trường mạng Danh mục văn bản, tài liệu trao đổi qua môi trường mạng, đồng thời gửi kèm văn bản, tài liệu giấy quan, tổ chức − Văn điện tử xác thực chữ ký số phải thực theo quy định pháp luật giao dịch điện tử − Thể thức kỹ thuật trình bày văn điện tử thực theo quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành quy định khác việc sử dụng chữ ký số − Việc ký ban hành, ký nội dung, ký pháp chế, hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn thực chữ ký số − Sử dụng mã ký tự mã hóa tiếng Việt theo tiêu chuẩn Unicode TCVN 6909:2001 để thể nội dung văn điện tử − Định dạng văn điện tử thực theo quy định Điểm 3.4, 3.5, 3.7 Thông tư số 22/2013/TT-BTTTT ngày 23 tháng 12 năm 2013 Bộ trưởng Bộ Thông tin Truyền thông ban hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật ứng dụng công nghệ thông tin quan nhà nước − Gửi nhận văn điện tử theo quy định Điều 16, 17, 18, 19, 20 Luật Giao dịch điện tử bảo đảm quy định giao dịch trao đổi văn điện tử môi trường mạng − Chức năng, tính kỹ thuật Phần mềm quản lý văn đạo điều hành thực theo hướng dẫn Văn số 1036/BTTTT-THH ngày 10 tháng năm 2015 Bộ Thông tin Truyền thông việc hướng dẫn yêu cầu chức năng, tính kỹ thuật cho hệ thống quản lý văn điều hành • Ưu điểm, nhược điểm quản lý văn qua môi trường mạng, khuyến nghị Ưu điểm Nhược điểm Khuyết nghị - Tính phổ biến, tuyên truyền cao - Tính bảo mật còn- Không nên quản lý - Hỗ trợ thiết bị máy tính, chưa cao, thông tinvăn Mật môi máy tính bảng, điện thoại thôngdễ bị kẻ tấntrường mạng công thay thế, chỉnh- Môi trường mạng minh để quản lý văn - Văn xếp khoa học,sửa theo thư mục thuận tiện cho việc - Tính ổn định hệbản giao dịch thống chưa đượctriển khai công việc, tìm kiếm, truy cập hoạt động hàng ngày - Tra cứu, tìm kiếm văn linhcao quan, tổ chức hoạt - Thuận tiện, dễ sử dụng: nhiều công cụ hỗ trợ, hướng dẫn chi tiết ... đơn vị; - Chuyển văn giấy cho văn thư quan * Đối với văn đi n tử: Đăng ký văn PHẦN MỀM Người thực Nội dung công việc QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, chuyển văn thư quan - Lưu văn đi: 01 (Bản văn hoàn chỉnh... trì giải để lập hồ sơ công việc Bản lưu văn văn thư quan phải xếp theo thứ tự đăng ký Đối với văn đi n tử: Đăng ký văn PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI Chuyển giao văn cho Cán chuyên môn soạn thảo văn. .. Vào bì dán bì: Tùy theo số lượng độ dày văn mà lựa chọn cách gấp văn để vào bì Khi gấp văn cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào Khi vào bì, dán bì cần tránh làm nhàu văn bản, không để hồ sơ dán vào