Đang tải... (xem toàn văn)
Là một cán bộ Văn phòng trong tương lai, đợt kiến tập này đã trang bị cho em những kiến thức cơ bản. Trước hết là sự nhận thức rõ ràng về công tác Văn phòng cũng như nhận thức tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ đối với sự phát triển của đất nước, thấy được những bất cập trong công tác này ở cơ quan. Từ đó thấy được trách nhiệm, nghĩa vụ của thế hệ cán bộ trẻ như chúng em là rất cần thiết.Báo cáo sau đây là kết quả của quá trình khảo sát thực tế cùng sự kết hợp với lý luận chuyên môn mà em đã đúc kết sau thời gian kiến tập tại Công ty Cổ phần Biovigi Việt Nam.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG _ NGUYỄN THỊ THÚY BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K1B KHÓA HỌC (2012 - 2016) Tên quan: Văn Phòng Công Ty Biovigi Việt Nam Địa chỉ: Số 55, ngách 140/1 Nguyễn Xiển, phường Hạ Đình, quận Thanh Xuân, Hà Nội Cán hướng dẫn: Nguyễn Khắc Lục Giảng viên hướng dẫn: Lâm Thu Hằng HÀ NỘI - 2015 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội MỤC LỤC SV: Nguyễn Thị Thúy Lớp: ĐHQTVP-K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay, với phát triển khoa học – công nghệ, lĩnh vực đại hóa, hành nhà nước có phát triển để phù hợp Với vai trò quan trọng công tác Văn phòng, công tác Văn thư - lưu trữ lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng nhà nước ta quan tâm, có chủ trương sách ngày đại công tác này, nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý nhà nước quan Thực phương châm: “Học đôi với hành, lý thuyết đôi với thực tế” nhằm giúp cán văn phòng tương lai nắm vững lý thuyết học để vận dụng vào thực tế Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tạo điều kiện cho sinh viên kiến tập quan Được quan tâm, giới thiệu nhà trường, giúp đỡ lãnh đạo Công ty Cổ phần Biovigi Việt Nam, em tiếp nhận kiến tập Văn phòng Giám đốc Công ty Cổ phần Biovigi Việt Nam kể từ ngày 20/4/2015 đến hết ngày 25/5/2015 Trong khoảng thời gian này, thân em cố gắng nỗ lực, không ngừng học hỏi kinh nghiệm làm việc rèn luyện kỹ nghiệp vụ Văn phòng sở áp dụng lý thuyết học nhận hướng dẫn tận tình cán văn phòng nơi Là cán Văn phòng tương lai, đợt kiến tập trang bị cho em kiến thức Trước hết nhận thức rõ ràng công tác Văn phòng nhận thức tầm quan trọng công tác văn thư – lưu trữ phát triển đất nước, thấy bất cập công tác quan Từ thấy trách nhiệm, nghĩa vụ hệ cán trẻ chúng em cần thiết Báo cáo sau kết trình khảo sát thực tế kết hợp với lý luận chuyên môn mà em đúc kết sau thời gian kiến tập Công ty Cổ phần Biovigi Việt Nam SV: Nguyễn Thị Thúy Lớp: ĐHQTVP-K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN BIOVIGI VIỆT NAM I GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN BIOVIGI VIỆT NAM 1.1 Giới thiệu 1.1.1 Tầm nhìn Trở thành nhà phân phối uy tín dẫn đầu thị trường nấm tươi, trái tươi rau an toàn, đem đến cho người tiêu dùng sản phẩm an toàn, bổ dưỡng 1.1.2 Sứ mệnh • Không ngừng nỗ lực để cung cấp đầy đủ, kịp thời sản phẩm an toàn, đảm bảo chất lượng • Tạo dựng cho cán nhân viên môi trường làm việc tốt với hội để phát triển toàn diện • Mang lại cho cổ đông, đối tác, khách hàng xã hội giá trị hấp dẫn, lâu dài thông qua việc triển khai chiến lược kinh doanh phù hợp song song với việc áp dụng phương thức quản trị doanh nghiệp hiệu 1.1.3 Giá trị cốt lõi Giá trị Biovegi cam kết mang lại cho khách hàng nhiều năm qua • Luôn nỗ lực tìm hiểu thỏa mãn nhu cầu khách hàng • Không ngừng học hỏi hoàn thiện • Tinh thần phối hợp: tin tưởng hợp tác đồng nghiệp • Phát triển nhân lực: tạo điều kiện để cán nhân viên phát huy tối đa lực khen thưởng xứng đáng cho cá nhân tập thể đạt thành tích cao • Cam kết hành động: đảm bảo công việc cam kết phải hoàn thành 1.1.4 Tên thông tin liên lạc Tên giao dịch: Công ty cổ phần Biovigi Việt Nam SV: Nguyễn Thị Thúy Lớp: ĐHQTVP-K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Miền Bắc: Công ty Cổ phần Biovegi Việt Nam Address: Số 55, ngách 140/1 Nguyễn Xiển, phường Hạ Đình, quận Thanh Xuân, Hà Nội Email: info.biovegi@gmail.com Phone: (04)37 855 444 - Fax: (04)37833303 Miền Nam: Công ty Cổ phần Biovegi Miền Nam Address: Số 41 Võ Thị Sáu, phường Đa Kao, quận 1, Hồ Chí Minh Email: info.biovegi@gmail.com Phone: (08)38205226 - Fax: (08) 3820 3992 1.2 Lịch sử hình thành phát triển Từ thành lập năm 2007, Biovegi không ngừng hoàn thiện phát triển lớn mạnh quy mô hoạt động hệ thống sản phẩm với cột mốc quan trọng đây: • 20/12/2007: Công ty TNHH Công nghệ xanh Hưng Phát đời với thương hiệu Biovegi mắt thị trường qua sản phẩm Rau mầm siêu Biovegi công nghệ Nhật Bản • 2008:Bắt đầu phân phối sản phẩm nấm tươi Biovegi nguồn gốc Việt Nam, Đài Loan thị trường • 2009: Trở thành nhà phân phối thức sản phẩm nấm tươi nấm quý từ Hiệp hội nấm Hàn Quốc với sản phẩm phổ biến nấm Kim châm Hàn Quốc Biovegi • 2013: Đưa vào thị trường loại hoa nội địa tiêu biểu hoa nhập từ thị trường lớn Mỹ, Úc, New Zealand, Nam Phi, Canada, Chile, Peru… • 2013: Trở thành nhà phân phối thức sản phẩm nấm tươi thương hiệu HOKTO bao gồm nấm Bunapi, Bunashimeji Maitake từ Hokuto – Nhà sản xuất nấm tươi số Nhật Bản • 2014: Được lựa chọn nhà phân phối thức sản phẩm Kiwi Zespri từ New Zealand thị trường Việt Nam SV: Nguyễn Thị Thúy Lớp: ĐHQTVP-K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội • 2014:Trở thành nhà phân phối Hà Nội sản phẩm rau an toàn Mekostar – thương hiệu rau có uy tín trồng sản xuất theo công nghệ Hà Lan Công ty The Fruit Republic cung cấp • 2014: Thành lập công ty Thành phố Hồ Chí Minh với tên giao dịch Công ty Cổ phần Biovegi Miền nam với sản phẩm thương hiệu Biovegi • 11/2014: Chuyển đổi tên loại hình công ty mẹ từ Công ty TNHH Công nghệ xanh Hưng Phát thành Công ty Cổ phần Biovegi Việt Nam 1.3 Một số sản phẩm tiêu biểu Biovegi Nấm kim châm Hàn Quốc Táo Envy Mỹ Nấm tươi Hokto - Nhật Bản Cherry đỏ Úc Kiwi Zespri New Zealand Cà chua trứng Mekostar SV: Nguyễn Thị Thúy Hỗn hợp nấm tươi Nho xanh Mỹ Xà lách lô lô xanh Lớp: ĐHQTVP-K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Mekostar II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN BIOVIGI VIỆT NAM 2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn: Do công ty tư nhân nên chức năng, nhiệm vụ quyền hạn không nhiều chủ yếu xoay quanh việc kinh doanh thủ tục kinh doanh nghĩa vụ nhà nước 2.1.1 Chức Công ty Cổ phần Biovegi Việt Nam đơn vị kinh doanh Chịu giám soát, kiểm tra thương mại, UBND nơi công ty xin cấp giấy phép hoạt động Công ty tham gia loại hình hoạt động kinh doanh kinh danh mặt hàng không bị phát luật nhà nước pháp luật quốc tế cấm Công ty tổ chức hoạt động theo nguyên tác tập chung ý kiến, đầu giám đốc có quyền định vấn đề công ty Các phòng, ban có chức tham mưu Mọi hoạt động công ty thống từ xuống 2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn - Trong lĩnh vực kinh tế: Chịu phê chuẩn kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội quận, thành phố Thực nộp ngân sách địa phương (thuế) Không phát hành cổ phiếu - Trong lĩnh vực kinh doanh : Tuân thủ tất hính thức kinh doanh, cạnh tranh lành mạng VD: Xây dựng tổ chức thực chương trình khuyến mại nhằm thúc đẩy phát triển công ty Kinh doanh mặt hành mà công ty đăng ký Chấp hành hiến pháp, luật pháp văn quan nhà nướcđối với doanh nhiệp tư 2.2 Cơ cấu tổ chức (Xem phần phụ lục 1) SV: Nguyễn Thị Thúy Lớp: ĐHQTVP-K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Tổng số CBCNV toàn Công ty thời điểm 15/07/2012 3200 người đó: Nữ 535 người Trình độ: Đại học 183 người; Cao đẳng, Trung cấp tổng số 300 người; Công nhân kỹ thuật 2.152 người Bộ máy tổ chức quản lý tổ chức hệ thống trị - Hội đồng quản trị: Chủ tịch 04 uỷ viên - Ban kiểm soát: Trưởng ban 02 uỷ viên - Lãnh đạo điều hành: Giám đốc điều hành, 04 Đồng chí Phó giám đốc, 02 Trợ lý Giám đốc Kế toán trưởng - Công đoàn Công ty có: 28 công đoàn phận với 4260 đoàn viên - Đoàn niên Công ty có: 1.530 ĐVTN, sinh hoạt 27 chi đoàn - Hội CCB có: 46 hội viên, sinh hoạt 04 chi hội Ngoài ra, số lượng lao động thời vụ giao động từ 200 – 250 người Điều chứng tỏ quy mô hoạt động công ty mở rộng chiều sâu lẫn chiều rộng Để mở rộng thị trường, ngành nghề sản xuất nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ, công nhân kỹ thuật, công ty hợp tác liên doanh với nhiều công ty, tổ chức nước để chuyển giao công nghệ ứng dụng khoa học kĩ thuật giới III KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 3.1 Tổ chức hoạt động văn phòng 3.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng * Vị trí chức - Văn phòng Công ty Cổ phần Biovigi Việt Nam văn phòng trực thuộc Công ty thực chức tham mưu, giúp việc cho Giám đốc Công ty quản lý nghiệp vụ văn phòng, văn thư lưu trữ, chương trình nghị sự, hoạt động thi đua tuyên truyền văn hoá thể thao đáp ứng yu cầu sản xuất kinh doanh Công ty * Nhiệm vụ - Quản lý, tổ chức thực hoạt động nghiệp vụ văn phòng, văn thư lưu trữ, hoạt động văn hoá thể thao, thi đua tuyên truyền, chương trình nghị SV: Nguyễn Thị Thúy Lớp: ĐHQTVP-K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội theo luật, văn hướng dẫn, quản lý cấp quy chế quản lý Công ty bao gồm không giới hạn công việc sau: + Công tác nghiệp vụ văn phòng - Tổ chức triển khai chương trình công tác Giám đốc đến đơn vị, cá nhân đầy đủ, kịp thời, xác - Tổ chức chương trình nghị Công ty - Lập báo cáo, thị, nghị cá chương trình nghị Công ty, có theo dõi, đôn đốc thực đơn vị - Tổ chức việc tiếp đón khách đến với Công ty - Quản lý, vận hành hệ thống nhà khách , phòng họp, hội trường Công ty - Đôn đốc kiểm tra thường xuyên vệc thực Nội quy làm việc quan Công ty CBCNV - Quản lý điều hành tài sản, trang thiết bị, dụng cụ phòng làm việc đơn vị phòng ban + Công tác văn thư lưu trữ - Tiếp nhận, kiểm tra, đối chiếu, cập nhật, phân loại để xử lý toàn văn bản, thông tin đến, Công ty xác, kịp thời, theo yêu cầu văn Giám đỗ Công ty - Tổ chức luân chuyển, phát hành lưu trữ toàn công văn, hồ sơ có liên quan đến quản lý, hoạt động sản xuất – kinh doanh Công ty - Tổ chức photo, in ấn, lưu loại văn gửi đến Công ty gửi nội Công ty - Thực quản lý dấu Công ty, bảo quản loại công văn tài liệu lưu trữ theo quy định Kiểm tra công văn đề nghị photo -Quản lý, vận hành hệ thống kho lưu trữ, nhà truyền thống Công ty + Công tác thi đua tuyên truyền văn hoá thể thao - Tổ chức hoạt động văn hoá thể thao Công ty SV: Nguyễn Thị Thúy Lớp: ĐHQTVP-K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội - Quản lý, tổ chức thực công tác thi đua tuyên truyền xác, kịp thời đảm bảo nguyên tắc phát huy hiệu cao sản xuất kinh doanh công tác xã hội khác Công ty - Tổ chức phổ biến, hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ, thủ tục đề nghị Giám đốc, cấp khen thưởng cho cá nhân, tập thể có thành tích hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty - Sưu tầm, phục hồi, củng cố gìn giữ bảo quản sản phẩm văn hóa giữ gìn truyền thống Công ty + Công tác khác - Tổ chức rà soát, bổ sung sửa đổi, hoàn thiện quy định, quy chế quản lý thuộc lĩnh vực văn phòng, thi đua văn hóa thể thao kiểm tra đôn đốc việc thực hiện, tổng hợp báo cáo theo quy định - Tổ chức phổ biến, hướng dẫ, huấn luyện chuyên môn nghiệp vụ thuộc lĩnh vực phụ trách cho CBCNV đơn vị, phòng ban có yêu cầu - Làm công việc khác Giám đốc giao * Cơ cấu tổ chức SƠ ĐỒ TỔ CHỨC VĂN PHÒNG (Xem phần phụ lục 2) 3.1.2 Mô tả phân công nhiệm vụ vị trí công việc văn phòng * Nhiệm vụ văn phòng công ty Chánh văn phòng: 01 người Phó chánh văn phòng: 04 người - Nhân viên: 09 người - Nhân viên văn thư: 01 người - Nhân viên lưu trữ: 01 người - Nhân viên phòng truyền thống: 01 người - Nhân viên thư viện: 01 người - Nhân viên photo, scan: 01 người - Nhân viên lễ tân: 01 người - Nhân viên văn hóa văn nghệ: 01 người SV: Nguyễn Thị Thúy Lớp: ĐHQTVP-K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội - Khi sử dụng máy ghi âm, xuất lao động người đánh máy tăng 25 45%, mức thời gian tiết kiệm người đọc lên tới 20% Thời gian thảo văn giảm - lần Cán quan sử dụng máy ghi âm tiết kiệm - phút cho trang viết tài liệu cần soạn thảo b) Điện thoại Dùng để liên hệ giao dịch trực tiếp với người nghe Ngày có nhiều loại điện thoại khác như: điện thoại để bàn, điện thoại cầm tay (điện thoại di động) Đây thiết bị dùng để giúp cho hoạt động giao tiếp thuận lợi, thiết bị dùng phổ biến công sở, văn phòng Vì vậy, đòi hỏi người làm công tác văn phòng nói riêng cán bộ, công chức, viên chức nói chung phải rèn luyện kỹ giao tiếp qua điện thoại c) Máy fax - Là thiết bị có khả nhận diện ký tự theo màu trắng đen, màu đen màu có ký tự, màu trắng ký tự (hay khoảng trống) vẽ lại y gốc (từ máy gửi fax sang máy nhận fax) - Ngoài cách gửi văn bản, tài liệu từ máy Fax sang máy Fax, Fax từ máy tính sang máy Fax (hệ điều hành Windows XP có hỗ trợ tính này) d) Máy tính nối mạng - Được thiết lập có từ máy vi tính trở lên kết nối với để chia sẻ tài nguyên: máy in, máy fax, tệp tin, liệu Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng mức độ đại hóa văn phòng ngành, lĩnh vực, địa phương, quan mà sử dụng mạng máy tính nối mạng diện rộng (WAN) mạng nội (LAN) để phục vụ nhu cầu chia sẻ, khai thác truyền nhận thông tin e) Máy chụp ảnh - Máy chụp ảnh sử dụng công tác văn phòng để ghi lưu lại hình ảnh hội nghị, họp, hội thảo kiện trọng đại quan, đơn vị Hiện nay, máy chụp ảnh tự động thiết bị văn phòng thông dụng, bên cạnh có loại máy cơ, máy bán tự động… Thiết bị chụp, in ấn, hủy tài liệu SV: Nguyễn Thị Thúy 33 Lớp: ĐHQTVP-K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Để có in, để nhân số lượng văn bản, tài liệu người ta sử dụng nhóm: - Các phương tiện chụp nhân bản: Để truyền văn với nguyên mẫu (dấu, chữ ký, sơ đồ…) xa dùng máy Fax truyền qua mạng - Các phương tiện in ấn: Theo cách làm văn chia loại máy in như: in laze, in phun, offset, in kim… Máy in dùng văn phòng bao gồm nhiều thể loại công nghệ khác Thông dụng chiếm phần nhiều giới máy in giấy sử dụng công nghệ laze Đa phần máy in sử dụng cho văn phòng nối với máy tính máy chủ dùng in chung Một phần khác máy in nối với thiết bị công nghiệp dùng để trang trí hoa văn sản phẩm, in nhãn mác chất liệu riêng - Máy hủy tài liệu: Dùng để cắt tài liệu cần hủy thành dải nhỏ đến mức khôi phục lại nội dung nhằm mục đích bảo mật Các trang thiết bị văn phòng khác Ngoài nhóm thiết bị truyền thông, thiết bị sao, in, hủy tài liệu có thiết bị đồ dùng văn phòng khác như: - Máy quét hình ảnh hay gọi máy scan (scanner) Đây thiết bị có khả số hóa hình ảnh, tài liệu, đưa vào máy tính để lưu xử lý chúng Thiết bị dần trở nên thông dụng cho người dùng máy tính cá nhân thông thường Cấu tạo máy Scan gồm ba phận chính: thấu kính nhạy quang, cấu đẩy giấy mạch logic điện tử - Máy chiếu đa (projector) Dùng kết hợp với máy vi tính, sử dụng phần mềm trình chiếu để tạo nhiều hiệu ứng sinh động, nhờ làm tăng sức thu hút buổi họp, hội nghị, hội thảo, thuyết trình Đây loại máy chiếu dùng nguồn sáng bên chiếu ánh sáng xuyên qua hình vi tính nhỏ qua hệ thống thấu kính để chiếu lên hình bên Nói cách đơn giản đóng vai trò hình vi tính to để người xem từ xa SV: Nguyễn Thị Thúy 34 Lớp: ĐHQTVP-K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội - Các đồ vật dùng cho công việc hàng ngày người làm công tác văn phòng đa dạng, phong phú ngày cải tiến theo hướng bền đẹp, đa năng, thuận tiện cặp, kẹp, ghim, bút… 5.1.2 Nhận xét trang thiết bị văn phòng Trang thiết bị kỹ thuật văn phòng thành phần “cách mạng” công đại hóa văn phòng, trang thiết bị ngày cải tiến, sáng chế với nhiều chủng loại đa dạng, phong phú giá thành rẻ Các phương tiện kỹ thuật làm văn máy đánh chữ, máy tính tạo khả năng, thuận lợi to lớn khâu soạn thảo văn bản, lưu trữ, hệ thống hóa tra tìm liệu Tuy nhiên, trang thiết bị môi trường văn phòng cải thiện phần lớn nhờ người đưa vào ứng dụng rộng rãi hoạt động văn phòng Do khâu tổ chức sử dụng trang thiết bị cần quan tâm, cụ thể: - Đào tạo người sử dụng trang thiết bị văn phòng đại đạt đến trình độ cao, theo hướng đa năng, toàn diện nghiệp vụ, kỹ thuật Theo hướng đào tạo đó, người lao động biết làm nhiều việc thực thành thạo nhiệm vụ công tác giao - Xây dựng kế hoạch, theo dõi giám sát việc mua sắm tình hình bảo quản, sử dụng trang thiết bị - Giám sát, kiểm tra việc sử dụng trang thiết bị đơn vị, cá nhân giao quản lý sử dụng - Thực chế độ khấu hao trang thiết bị vật tư theo qui định Nhà nước Đề xuất việc lý, xử lý trang thiết bị hư hỏng không dùng đến để đảm bảo việc sử dụng có hiệu Tóm lại, với phát triển công nghệ thông tin, khoa học kỹ thuật, văn phòng phát triển theo hướng đại đòi hỏi người làm công tác văn phòng kỹ nghiệp vụ chuyên môn phải liên tục đào tạo lại kỹ năng, kỹ xảo công nghệ thông tin, sử dụng thành thạo trang thiết bị phân tích, xử lý thông tin cách khoa học SV: Nguyễn Thị Thúy 35 Lớp: ĐHQTVP-K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 5.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc (Xem phụ lục 4) 5.3 Tìm hiểu thống kê cụ thể tên phần mềm sử dụng công tác văn phòng PortalOffice Giải pháp văn phòng điện tử xây dựng Web bao gồm 20 chức như: Lịch quan, Tin tức, Quản lý công việc, Quy trình, Hồ sơ tài liệu, Quản lý Công văn, Nhân sự,… PortalOffice văn phòng điện tử kết nối phòng ban, chi nhánh để truyền thông nội bộ, quản lý điều hành tác nghiệp Đây giải pháp Việt dễ triển khai sử dụng, 600 quan, tổ chức, doanh nghiệp ứng dụng có nhiều ngân hàng tổng công ty EximBank, Tập đoàn Đại Dương, Ngân hàng Việt Á, Sở GD & ĐT Hải Phòng , Tổng công ty cấp nước Sài Gòn, có Công ty Cổ phần than Mông Dương – Vinacomin Giải pháp văn phòng điện tử ứng dụng nhiều Việt Nam Việc ứng dụng hiệu PortalOffice giúp Công ty Cổ phần Biovigi Việt Nam SV: Nguyễn Thị Thúy 36 Lớp: ĐHQTVP-K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội ● Tạo văn phòng ảo, kết nối văn phòng tạo kênh truyền thông nội giúp truyền thông nhanh thuận tiện ● Tin học hóa hệ thống thông tin quản lý điều hành cộng tác Tăng suất hiệu lao động, giúp giảm chi phí hoạt động quản lý ● Lưu trữ tổ chức thông tin khoa học, tạo khả khai thác kho liệu dùng chung tạo lập tài sản cho tổ chức, chia sẻ tài nguyên tốt giảm rủi ro mát thông tin ● Hỗ trợ theo dõi tình trạng xử lý công việc, dự án có thông tin đầy đủ để kịp thời định ● Cung cấp công cụ chuẩn hoá thông tin, văn bản, tài liệu, biểu mẫu ● Là công cụ điều hành trực tuyến làm việc từ xa ● Là môi trường để thành viên chia sẻ tri thức với ● Xây dựng nét văn hoá mới, giúp bỏ thói quen làm việc phương tiện thủ công, xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp ưu việt PHẦN II KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ ƯU- NHƯỢC ĐIỂM TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Nhận xét chung Công ty Cổ phần Biovigi Việt Nam tiến hành công tác hành Văn phòng công tác Văn thư dựa sở lý thuyết công tác Văn thư, công tác Văn phòng theo quy định Nhà nước Cụ thể là: - Đối với công tác văn phòng, công tác văn thư thực đầy đủ khâu nghiệp vụ quy định - Cách đăng kí văn vào mẫu sổ học - Công tác sử dụng trang thiết bị văn phòng hoàn thiện có tính thẩm mĩ cao SV: Nguyễn Thị Thúy 37 Lớp: ĐHQTVP-K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội - Công tác lưu trữ quan có tính khoa học văn bảo quản theo quy định Nhà nước - Bên cạnh đó, có số văn mặt thể thức trình bày không quy định nhà nước, định số, kí hiệu - Văn phòng thiếu quan sát bao quát toàn công ty - Nhiều sở vật chất yếu kém, nhu cầu phát sinh triển khai chậm chễ Ưu điểm - Trong thời gian kiến tập công ty, em nhận thấy làm việc công ty nói chung cán văn phòng nói riêng thực nghiêm túc triệt để, thời gian làm việc buổi sáng từ 7h30 phút đến 11h30 phút, buổi chiều từ 13h đến 16h Đó việc làm quy định Nhà nước đồng thời làm cho trình hoạt động quan thông suốt, nâng cao hiệu công việc - Đội ngũ cán Công ty Ban Giám đốc tạo điều kiện cho học thêm khóa học ngắn hạn để nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn - Công tác Văn thư đầu tư trang thiết bị đại như: máy tính nối mạng, mái in, máy fax, máy photo, máy scan, phần mềm tin học cung cấp cho việc quản lý công tác văn thư - Các khâu nghiệp vụ công tác Văn thư tổ chức cách khoa học, đảm bảo giải công việc cách nhanh chóng, kịp thời, xác - Để nắm bắt ứng dụng công nghệ thông tin kịp thời, công ty đầu tư mua phần mềm Portal vào công tác quản lý văn thư Nhược điểm - Có thể nói rằng, thu thập xử lý thông tin lao động tất yếu mang tính thường xuyên người tham gia hoạt động quản lý, tai Công ty Cổ phần than Mông Dương – Vinacomin khâu công tác văn thư làm tốt việc soạn thảo nhiều thiếu sót, chưa chấp hành nghiêm chỉnh, nhiều văn chưa thực triệt để SV: Nguyễn Thị Thúy 38 Lớp: ĐHQTVP-K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội - Việc quản lý, giải văn – đến chậm triển khai, chí bị bỏ xót, bỏ quên Tại văn thư tình trạng chuyển nhầm công văn cho cá nhân, đơn vị nhiều công văn đến lúc nhiều mà cán Văn thư thiếu nhân lực - Mặt khác việc lập hồ sơ chưa thực mà tài liệu lưu dạng văn rời lẻ, chưa lập hồ sơ hành gây khó khăn cho việc tra tìm tài liệu, điều ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu hoạt động quản lý quan - Ngoài Cán lãnh đạo có biểu xa rời thực tế, thiếu thân thiện với quần chúng sở, nhiều giải công việc không theo điều tra, nghiên cứu cụ thể II ĐỀ XUẤT NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM, KHẮC PHỤC NHƯỢC ĐIỂM Trong trình khảo sát đánh giá, nghiên cứu thực tiễn hoạt động công tác Văn phòng Công ty Cổ phần Biovigi Việt Nam em thấy học hỏi thêm nhiều điều lạ hoạt động kinh doanh công tác quản lý văn phòng công ty Vận dụng lý luận học vào thực tiễn, em xin đóng góp số ý kiến, với mong muốn góp phần nhỏ bé để công tác Văn phòng - Văn thư ngày vào chiều sâu hoạt động có hiệu - Cán lãnh đạo công ty cần tuyên truyền phổ biến pháp luật văn quy phạm pháp luật công tác Văn thư để từ cán bộ, công nhân viên hiểu vai trò tầm quan trọng công tác Từ có quan tâm thích đáng đến nghiệp vụ chuyên môn - Cần điều chỉnh hệ số lương, quan tâm động viên mặt tinh thần, giúp Cán yên tâm công tác từ nâng cao hiệu công việc - Công ty có đầu tư áp dụng rộng rãi ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn thư, việc làm thiết thực thời đại công nghiệp hóa – đại hóa đất nước, công ty phải đào tạo cán không giỏi chuyên môn nghiệp vụ mà người sử dụng thành thạo hệ thống công nghệ thông tin, ứng dụng khoa học kỹ thuật vào thực tiễn, muốn công ty phải cử cán học khóa học ngắn hạn để nắm bắt kịp thời nâng cao tay nghề 39 SV: Nguyễn Thị Thúy Lớp: ĐHQTVP-K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội - Công ty cần phải ban hành quy định riêng công tác Văn thư tuyên truyền cho phòng, ban, xí nghiệp - Phải có quy định cụ thể thời gian giao nộp tài liệu đơn vị, tránh trường hợp nhân viên vừa làm vừa chơi đến hạn nộp làm qua loa, hiệu - Cán Văn thư nên cài đặt chương trình lưu trữ văn máy thường xuyên bảo quản tra tìm tài liệu cách nhanh đồng thời hạn chế sổ sách, tiết kiệm chi phí mua tủ đựng sổ sách tài liệu, kiết kiệm không gian phòng làm việc, hạn chế việc lập loại sổ thời gian SV: Nguyễn Thị Thúy 40 Lớp: ĐHQTVP-K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội KẾT LUẬN Sự hội nhập giới giúp người sát lại gần hơn, việc trao đổi thông tin trở thành nhu cầu cấp thiết đặc biệt thời kì Công nghiệp hóc – đại hóa đất nước Công ty Cổ phần Biovigi Việt Nam góp phần sức lực để xây dựng lên công trình, cải, khối vàng đen, để làm cho đất nước ngày văn minh, đại hơn, để tạo nét đẹp, hướng người đến điều tốt đẹp hơn, để hòa nhập với phát triển giới Để đạt mục tiêu, nhiệm vụ đề ra, công ty trọng nỗ lực đẩy mạnh công tác Văn phòng, Văn thư , cần sai sót nhỏ gây hậu khó lường Do thời gian đợt kiến tập có hạn, nên báo cáo kiến tập em trình bày sơ lược chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức công ty sâu vào trình bày tình hình công tác văn thư, nhận xét, đánh giá công ty Những ưu – nhược điểm, thuận lợi khó khăn đợi kiến tập * Ưu điểm thuận lợi: - Sinh viên trang bị đầy đủ kiến thức, sở lý thuyết mặt công tác nghiệp vụ - Sinh viên thực hành quan sát thực tế, làm quen nghiệp vụ Công tác Văn thư – Văn phòng trước kiến tập quan, đơn vị - Được giáo viên hướng dẫn quy trình kiến tập, nhà trường cấp giấy giới thiệu liên hệ địa điểm kiến tập, tạo điều kiện tốt cho việc kiến tập quan, đơn vị Bên cạnh đó, nhờ nhiệt tình Ban Giám đốc, cán Văn phòng- Văn thư Công ty Cổ phần Biovigi Việt Nam giúp em làm tốt thời gian kiến tập Những kết đạt rút từ thân: - Trong trình kiến tập, em cảm thấy lý thuyết thực tế nhiều lúc khác xa Kiến thức học không lý thuyết mà trở thành kĩ nghiệp vụ SV: Nguyễn Thị Thúy 41 Lớp: ĐHQTVP-K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội - Chính vậy, qua đợt kiến tập em tiếp thu nhiều kiến thức bổ ích, sâu vào thực tế, trực tiếp làm công việc chuyên ngành mình, rút nhiều kinh nghiệm quý báu cho thân để phục vụ cho công việc sau Đồng thời củng cố phát huy tác phong làm việc giờ, phong cách chuyên nghiệp, hợp lý, khoa học để đáp ứng yêu cầu xã hội nói chung quan nói riêng Bởi làm cán chuyên môn giỏi chưa đủ mà phải rèn luyện để nâng cao phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, suốt trình làm việc đòi hỏi cán phải có tinh thần trách nhiệm, có phối hợp thành viên tổ, phận hay tổ, phần với tổ, phận khác; phận với lãnh đạo quan Phải có tinh thần làm việc nghiêm túc, thực đủ đúng, không cắt xén, làm tắt khâu nghiệp vụ * Nhược điểm khó khăn Bên cạnh ưu điểm thuận lợi nêu trên, em có gặp phải số khó khăn như: - Thời gian kiến tập ngắn nên tìm hiểu hết khâu nghiệp vụ - Công ty chưa làm hết khâu nghiệp vụ quy định Nhà nước như: chưa lập hồ sơ hành, chưa có sổ đăng kí văn mật em chưa có dịp tiếp xúc trực tiếp Cán văn thư hạn chế số lượng nhân lực nên nhiều lúc bận việc chưa thể hướng dẫn em cụ thể, tỉ mỉ thao tác nghiệp vụ em chưa biết Qua báo cáo kiến tập trình bày trên, em xin khẳng định lần nữa, công tác Văn phòng – Văn thư quan, đơn vị quan trọng cần quan tâm từ cấp ngành nghề để công tác Văn phòng – Văn thư nâng cao tiến lên hòa nhập với ngành khác, tổ chức, quan, đơn vị cần có văn để đạo điều hành công việc Vì không phủ nhận tầm quan trọng Công tác Văn phòng – Văn thư Để viết đề tài này, em nhận quan tâm từ nhiều phía Trước tiên em xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu nhà trường, cô giáo Lâm Thu SV: Nguyễn Thị Thúy 42 Lớp: ĐHQTVP-K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Hằng, người hướng dẫn truyền đạt giảng dạy cho em niềm say mê, hiểu biết môn Văn phòng, để em hoàn thành đề tài với nỗ lực cao Em xin chân thành cảm ơn Ban Giám đốc Công ty Cổ phần Biovigi Việt Nam cho phép em kiến tập công ty Em xin chân thành cảm ơn ông Chánh Văn phòng, cô văn thư tập thể cán công nhân viên công ty, người quan tâm, giúp đỡ em hoàn thành báo cáo kiến tập Mặc dù cố gắng thời gian kiến tập ngắn với hiểu biết, nhận thức thân có hạn nên nội dung phương pháp đánh giá cá nhân em nhiều hạn chế, báo cáo em khó tránh khỏi thiếu sót Vì em kính mong nhận bảo, góp ý thầy cô giáo khoa Quản trị Văn phòng thầy cô giáo Ban lãnh đạo nhà trường quý vị Ban giám đốc Công ty Cổ phần Biovigi Việt Nam để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! SV: Nguyễn Thị Thúy 43 Lớp: ĐHQTVP-K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội PHẦN III: PHỤ LỤC Phụ lục 1: SV: Nguyễn Thị Thúy Lớp: ĐHQTVP-K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Phụ lục CHÁNH VĂN PHÒNG TỔNG HỢP HOẠT ĐỘNG SXKD, KT-XH (Chuyên viên) - Thi đua - TUYÊN TRUYỀN - LỄ TÂN - KHÁNH TIẾT - QUAN HỆ CÔNG CHÚNG SV: Nguyễn Thị Thúy - Văn thư - LƯU TRỮ - PHÒNG TRUYỀN THỐNG - THƯ VIỆN Văn hóa THỂ THAO - QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Lớp: ĐHQTVP-K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Phụ lục Văn đến Chuyển (1) Trình (2) @( Văn thư Chuyển(4) Ban Giám đốc Kí duyệt (3) Đơn vị khác Đơn vị soạn thảo Chuyển (1) Văn thư Đóng dấu, Ban hành , Gửi (4) Kiểm tra, Vào số, Trình (2) Ban giám đốc Kí duyệt (3) Đơn vị khác SV: Nguyễn Thị Thúy Lớp: ĐHQTVP-K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Phụ lục SV: Nguyễn Thị Thúy Lớp: ĐHQTVP-K1C