Header Page of 126 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG CÔNG TRÌNH ĐƯỢC HOÀN THÀNH TẠI ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG NGUYỄN THIỆN CHƯƠNG TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP ĐÀ NẴNG Người hướng dẫn khoa học: TS NGUYỄN PHÙNG Phản biện 1: TS ĐOÀN NGỌC PHI ANH Phản biện 2: PGS.TS VÕ VĂN NHỊ Chuyên ngành: KẾ TOÁN Mã số : 60.34.30 Luận văn ñược bảo vệ Hội ñồng chấm Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh doanh họp Đại học Đà Nẵng vào ngày 26 tháng năm 2012 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Có thể tìm hiệu luận văn tại: - Trung tâm Thông tin - Học liệu, Đại học Đà Nẵng Đà Nẵng, Năm 2012 Footer Page of 126 - Thư viện Trường Đại học kinh tế, Đại học Đà Nẵng Header Page of 126 MỞ ĐẦU Lý chọn ñề tài Mỗi doanh nghiệp trình tổ chức ñạt ñến qui mô hoạt ñộng ñịnh phải thiết lập trì phận ñể kiểm tra, kiểm soát, tư vấn cho nhà quản lý ñiều hành hoạt ñộng kinh tế tài doanh nghiệp Một phận thực chức phận kiểm soát nội ñơn vị Kiểm soát nội giúp quản lý hiệu nguồn lực kinh tế công ty ñồng thời góp phần hạn chế tối ña rủi ro phát sinh trình sản xuất, kinh doanh giúp doanh nghiệp xây dựng ñược tảng quản lý vững phục vụ cho trình phát triển ñơn vị nâng cao hiệu hoạt ñộng kinh doanh Công ty Cổ Phần Thép Đà Nẵng với lĩnh vực kinh doanh xuất nhập sản phẩm thép, vật tư, nguyên liệu, nhiên liệu trang thiết bị phục vụ sản xuất kinh doanh thép Vì thế, ñể tăng sức cạnh tranh tăng cường công tác kiểm tra quản lý công ty cần phải sử dụng phối hợp nhiều biện pháp ñể ñem lại hiệu ñịnh Trong ñó, bật lên phải tăng cường kiểm soát nội ñối với chu trình mua hàng toán Đây chu trình quan trọng, cung cấp ñầy ñủ yếu tố ñầu vào cho hoạt ñộng sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Hiện nay, công ty ñã thiết lập thủ tục kiểm soát nội ñối với mua hàng toán chưa thật hữu hiệu Nó tiềm ẩn rũi ro từ yếu sai phạm nhà quản lý, ñội ngũ nhân viên hay bên thứ ba thực gây thiệt hại làm suy giảm hiệu sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Việc xây dựng hệ thống Kiểm soát nội việc quan trọng, giúp ngăn ngừa, phát sai phạm giảm thiểu tổn thất xảy Điều thấy rõ cần thiết ñối với việc Kiểm soát nội chu trình mua hàng toán Vì ñã chọn ñề tài “Tăng cường kiểm soát nội chu trình mua hàng toán Công ty cổ phần Thép Đà Nẵng ”, ñể làm ñề tài luận văn tốt nghiệp Cao học Kế toán Footer Page of 126 Mục ñích nghiên cứu luận văn Luận văn vận dụng lý luận thông qua nghiên cứu thực tiễn Công ty, ñề xuất giải pháp phù hợp nhằm tăng cường kiểm soát nội ñối với chu trình mua hàng toán Công ty cổ phần Thép Đà Nẵng Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu ñề tài: Là kiểm soát nội chu trình mua hàng toán Công ty Cổ phần Thép Đà Nẵng, ñồng thời làm rõ sai sót, hạn chế tồn trình mua hàng toán công ty, qua ñó ñưa giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát chu trình mua hàng toán cách có hiệu Phạm vi nghiên cứu: Luận văn giới hạn công tác kiểm soát nội ñối với khâu mua hàng hóa vật tư toán tiền mua hàng hóa vật tư Công ty Phương pháp nghiên cứu Trong trình nghiên cứu ñể thực luận văn, tác giả sử dụng phương pháp cụ thể bao gồm: Quan sát, ñiều tra phân tích, hệ thống hoá, phân tích tổng hợp, phương pháp thực chứng ñể ñối chiếu, ñánh giá vấn ñề, kiện nêu lên ý kiến thân Đóng góp Luận văn Luận văn ñã góp phần hệ thống hoá làm rõ lý luận kiểm soát nội bộ, ñặt biệt kiểm soát nội chu trình mua hàng toán doanh nghiệp Qua phân tích ñánh giá thực trạng kiểm soát nội ñối với chu trình mua hàng toán công ty Cổ Phần Thép Đà Nẵng, luận văn ñã nêu lên bất cập, tồn tại, hạn chế ñối với kiểm soát nội chu trình mua hàng toán công ty, từ ñó ñưa số giải pháp tương ñối hữu hiệu nhằm ñáp ứng ñược yêu cầu kiểm tra, kiểm soát ñối với mua hàng toán ñơn vị Kết cấu luận văn Ngoài phần mở ñầu, kết luận, mục lục, danh mục tài liệu tham khảo, luận văn gồm chương: Chương 1: Lý luận kiểm soát nội chu trình mua hàng toán doanh nghiệp Header Page of 126 Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội chu trình mua hàng toán Công ty cổ phần Thép Đà Nẵng Chương 3: Tăng cường kiểm soát nội chu trình mua hàng toán Công ty cổ phần Thép Đà Nẵng CHƯƠNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội Theo Ủy ban Hội ñồng quốc gia Hoa Kỳ việc chống gian lận báo cáo tài (COSO): “Kiểm soát nội trình bị chi phối người quản lý, Hội ñồng quản trị nhân viên ñơn vị, ñược thiết lập ñể cung cấp ñảm bảo hợp lý nhằm ñạt ñược mục tiêu sau ñây: - Sự hữu hiệu hiệu hoạt ñộng - Sự tin cậy báo cáo tài - Sự tuân thủ pháp luật quy ñịnh.” Trong ñịnh nghĩa trên, có bốn nội dung : - Kiểm soát trình - Kiểm soát nội ñược thiết lập vận hành người - Kiểm soát nội cung cấp ñảm bảo hợp lý Theo liên ñoàn kế toán quốc tế (IFAC): “Kiểm soát nội chức thường xuyên ñơn vị, tổ chức sở xác ñịnh rủi ro xảy khâu công việc ñể tìm biện pháp ngăn chặn nhằm thực có hiệu tất mục tiêu ñặt ñơn vị: - Bảo vệ tài sản ñơn vị - Đảm bảo ñộ tin cậy thông tin - Bảo ñảm việc thực chế ñộ pháp lý - Bảo ñảm hiệu hoạt ñộng lực quản lý.” Theo chuẩn mực 400 Bộ tài (Ban hành theo Quyết ñịnh số 143/2001/QĐ-BTC ngày 21 tháng 12 năm 2001 Bộ tài chình): Kiểm soát nội quy ñịnh thủ tục kiểm soát ñơn vị ñược kiểm Footer Page of 126 toán xây dựng áp dựng nhằm ñảm bảo cho ñơn vị tuân thủ pháp luật quy ñịnh, ñể kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa phát gian lận, sai sót; ñể lập báo cáo tài trung thực hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý sử dụng có hiệu tài sản ñơn vị Kiểm soát nội toàn sách thủ tục ban Giám ñốc ñơn vị thiết lập nhằm ñảm bảo việc quản lý chặt chẽ hiệu hoạt ñộng khả Các thủ tục ñòi hỏi việc tuân thủ sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa phát sai sót hay gian lận, tính ñầy ñủ xác ghi chép kế toán, ñảm bảo lập báo cáo thời gian mong muốn 1.1.2 Mục tiêu Kiểm soát nội Mục tiêu 1: Bảo vệ tài sản ñơn vị Mục tiêu 2: Đảm bảo ñộ tin cậy thông tin Mục tiêu 3: Đảm bảo việc thực chế ñộ pháp lý Mục tiêu 4: Bảo ñảm hiệu hoạt ñộng lực quản lý 1.1.3 Các phận cấu thành Kiểm soát nội 1.1.3.1 Môi trường kiểm soát - Đặc thù quản lý - Cơ cấu tổ chức - Chính sách nhân - Công tác kế hoạch - Uỷ ban kiểm soát - Bộ phận kiểm toán nội - Môi trường bên 1.1.3.2 Hệ thống kế toán Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải ñảm bảo cho mục tiêu tổng quát sau ñây ñược thực hiện: Tính có thực; phê chuẩn;tính ñầy ñủ; ñánh giá; phân loại; tính ñúng kỳ; trình luân chuyển sổ tổng hợp xác 1.1.3.3 Các thủ tục kiểm soát Các thủ tục kiểm soát ñược xây dựng dựa ba nguyên tắc bản: Nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng; nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn Header Page of 126 1.1.4 Vai trò kiểm soát nội ñối với công tác quản lý Ngày nay, KSNB ñang ñóng vai trò quan trọng hoạt ñộng kinh tế doanh nghiệp tổ chức KSNB giúp nhà quản trị quản lý hữu hiệu hiệu nguồn lực kinh tế công ty như: Con người, tài sản, vốn, góp phần hạn chế tối ña sai phạm rủi ro phát sinh trình SXKD doanh nghiệp, ñồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng ñược tảng quản lý vững phục vụ hiệu cho trình mở rộng phát triển doanh nghiệp 1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1.2.1 Đặc ñiểm chu trình mua hàng toán 1.2.1.1 Khái niệm chu trình mua hàng toán Chu trình mua hàng toán giai ñoạn ñầu tiên hoạt ñộng sản xuất kinh doanh Chu trình bao gồm nghiệp vụ liên quan tới việc mua hàng nghiệp vụ toán ñối với tài sản cố ñịnh, vật tư, hàng hóa, phục vụ cho hoạt ñộng sản xuất kinh doanh ñơn vị Chu trình bắt ñầu từ yêu cầu mua hàng phận có nhu cầu thông qua phiếu yêu cầu mua hàng, kết thúc việc toán tiền cho nhà cung cấp chu trình ảnh hưởng ñến nhiều khoản mục báo cáo tài ñơn vị 1.2.1.2 Đặc ñiểm Mua hàng toán chu trình quan trọng ñối với ña số doanh nghiệp Sự hữu hiệu hiệu chu trình ñược thể qua việc ñơn vị mua hàng kịp thời với giá hợp lý, không bị tổn thất tài sản, chi trả nợ ñúng hạn cho nhà cung cấp, có ảnh hưởng lớn ñến hoạt ñộng ñơn vị Chu trình mua hàng toán trãi qua nhiều khâu, liên quan hầu hết ñến chu trình khác, liên quan ñến tài sản nhạy cảm hàng tồn kho, tiền,… nên dễ bị tham ô, chiếm dụng 1.2.1.3 Chức chu trình mua hàng toán - Xử lý ñơn ñặt mua hàng ký hợp ñồng mua bán - Nhận hàng hoá, dịch vụ kiểm ñịnh - Ghi nhận khoản nợ người bán - Xử lý ghi sổ khoản toán người bán Footer Page of 126 1.2.1.4 Rủi ro xảy chu trình mua hàng toán - Đề nghị mua hàng: mua hàng không cần thiết trùng lắp, mua sai mục ñích sử dụng, ñặt hàng trễ sớm, ñặt hàng chất lượng giá cao - Lựa chọn nhà cung cấp: nhân viên mua hàng thông ñồng với nhà cung cấp nhà cung cấp hàng hóa giá cao, nhân viên phận xử lý báo giá thông ñồng với nhà cung cấp nên giấu bớt hồ sơ báo giá nhà cung cấp có giá hợp lý giá nhà cung cấp ñược nhân viên ủng hộ - Nhận hàng: Nhận hàng không ñúng quy cách, chất lượng, số lượng, hàng ñã ñặt, nhận biển thủ hàng không nhập kho - Bảo quản hàng: Hàng tồn kho bị cắp, công nhân hủy giấu sản phẩm có lỗi ñể tránh bị phạt Hàng hóa bị hư hỏng, phẩm chất - Trả tiền: Lập chứng từ toán khống ñể ñược toán, chi trả nhiều số tiền hóa ñơn, trả tiền trễ hẹn,… 1.2.2 Mục tiêu kiểm soát nội chu trình mua hàng toán Đảm bảo tính hiệu lực, hiệu tính tuân thủ: - Hàng hoá mua vào ñảm bảo quy cách, chất lượng, số lượng - Các nghiệp vụ toán ñều ñược phê chuẩn người có thẩm quyền trước thực - Việc toán phải ñảm bảo ñúng với số lượng hàng thực tế mua, ñúng nhà cung cấp Đồng thời, trình thực theo dõi, ghi sổ, báo cáo chu trình mua hàng toán phải ñảm bảo tính trung thực, hợp lý BCTC - Các nghiệp vụ mua vào phải có ñầy ñủ chứng từ ñi kèm như: yêu cầu mua hàng, ñơn ñặt hàng, báo cáo nhận hàng, hoá ñơn người bán….có phê chuẩn người có thẩm quyền - Kế toán ghi nhận ñúng giá trị thực tế giá vốn hàng nhập kho - Các nghiệp vụ toán ñược tính toán ghi nhận ñúng ñắn Header Page of 126 1.2.3 Hệ thống chứng từ, sổ sách báo chu trình mua hàng toán 1.2.3.1 Luân chuyển chứng từ: Đơn ñề nghị mua hàng, ñơn ñặt hàng, phiếu giao hàng, phiếu nhập kho, hóa ñơn bán hàng, hóa ñơn GTGT 1.2.3.2 Hệ thống sổ sách báo cáo: Chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết hàng hóa, nguyên vật liệu, sổ chi tiết theo dõi toán với người bán, sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng, sổ hàng hóa, sổ phải trả người bán, sổ quỹ, sổ tiền gửi ngân hàng 1.2.4 Thủ tục kiểm soát nội chu trình mua hàng toán 1.2.4.1.Thủ tục kiểm soát chu trình mua hàng - Yêu cầu mua hàng: Khi có yêu cầu mua hàng, phận có liên quan phiếu yêu cầu mua hàng ñể mua Đây chứng từ khởi ñầu cho chu trình mua hàng, ñó cung cấp chứng với mức ñộ tin cậy phát sinh nghiệp vụ mua hàng hay hữu hàng hóa Đơn ñề nghị hàng hóa phải ñảm bảo thông tin ngày ñề nghị hàng hóa, số hiệu chứng từ, tên hàng hóa, số lượng, quy cách, người ñề nghị, người phê duyệt, - Đặt hàng: Đơn ñề nghị mua hàng chuyển cho phận phụ trách mua hàng Để kiểm soát nội tốt phận ñộc lập với phòng ban khác chịu trách nhiệm nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ từ bên - Sau ñơn ñề nghị mua hàng ñã ñược duyệt phận mua hàng tiến hành chọn nhà cung cấp Quá trình chọn nhà cung cấp phải ñược giám sát chặt chẽ tránh tình trạng thông ñồng giữu nhân viên ñặt hàng với nhà cung cấp làm thiệt hại ñến ñơn vị - Thực thủ tục pháp lý cần thiết: Trong trình mua hàng, phận mua hàng phải thực thủ tục pháp lý cần thiết ñể ñảm bảo quyền lợi ñơn vị phát sinh tranh chấp sau - Nhận hàng: Khi hàng ñược vận chuyển ñến ñịa ñiểm giao hàng ñã ñược thỏa thuận trước, phận nhận hàng vào Đơn ñặt hàng Hợp ñồng mua bán ñể kiểm tra thực tế quy cách, số lượng chất lượng hàng nhận Ngoài ra, phận nhận hàng phải tiến hành kiểm tra thông tin ghi Hóa ñơn, thông tin Hóa ñơn phải khớp với Đơn ñặt hàng, hợp ñồng mua bán Footer Page of 126 10 - Trả lại hàng: Khi kiểm nhận, phát hàng không ñúng quy cách, chất lượng không ñảm bảo số lượng không ñúng với Đơn ñặt hàng, hợp ñồng mua bán, Hóa ñơn, phận mua hàng có quyền từ chối xúc tiến thủ tục trả lại hàng Đại diện hai bên lập biên trả lại hàng, ñó nêu rõ lý trả lại hàng ký xác nhận vào biên Biên ñược lưu ñể chứng minh hàng ñặt mua chưa nhận ñược 1.2.4.2 Thủ tục kiểm soát chu trình toán Căn vào chứng từ liên quan, kế toán hàng tồn kho ghi nhận nghiệp vụ mua hàng vào sổ chi tiết hàng hóa Bộ chứng từ ñầy ñủ nghiệp vụ mua hàng bao gồm: Đơn ñề nghị mua hàng, Đơn ñặt hàng, Hợp ñồng mua bán, Biên kiểm nhận hàng hóa, Hóa ñơn CHƯƠNG THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP ĐÀ NẴNG 2.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP ĐÀ NẴNG 2.1.1.Quá trình hình thành phát triển Công ty cổ phần Thép Đà Nẵng Công ty Cổ phần Thép Đà Nẵng công ty cổ phần ñược chuyển ñổi từ doanh nghiệp Nhà nước – Công ty Cổ phần Thép Đà Nẵng thuộc Tổng Công ty Thép Việt Nam theo Quyết ñịnh số: 690/QĐ-BCN ngày 24 tháng năm 2006 Bộ trưởng Bộ Công Nghiệp Tên giao dịch Công ty là: Da Nang Steel Joint Stock Company Tên viết tắt là: DSC, hoạt ñộng kinh doanh Công ty là: - Sản xuất, kinh doanh: Phôi thép, thép xây dựng loại, tôn mạ màu, xà gồ, lưới thép, thép chế tạo thông dụng, chi tiết gang thép, loại khí công nghiệp - Kinh doanh mua bán vật tư, nguyên vật liệu - Gia công, chế tạo chi tiết gang thép Header Page of 126 11 12 - Xuất nhập sản phẩm thép, vật tư, nguyên liệu, nhiên liệu trang thiết bị phục vụ sản xuất kinh doanh thép, sản xuất kinh doanh khí ôxy, y tế Trụ sở Công ty tại: Khu công nghiệp Liên Chiểu, Quận Liên Chiểu, Thành Phố Đà Nẵng, Việt Nam 2.1.2 Chức nhiệm vụ Công ty Cổ Phần Thép Đà Nẵng 2.1.2.1 Chức Công ty cổ phần Thép Đà Nẵng với chức thực kế hoạch sản xuất phôi thép kinh doanh thép xây dựng Công ty chuyên nhập kinh doanh loại thép phế liệu 2.1.2.2 Nhiệm vụ Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh sản phẩm dịch vụ có thị trường nước, nghiên cứu xác ñịnh nhu cầu thị trường mặt hàng công nghiệp nhằm xây dựng kế hoạch, tổ chức hoạt ñộng kinh doanh hiệu phục vụ tối ña hóa nhu cầu khách hàng nhằm hoàn thành tốt tiêu kinh tế kế hoạch công ty ñề 2.1.3 Sơ ñồ tổ chức máy quản lý Công ty Cổ phần Thép Đà Nẵng Bộ máy quản lý công ty theo mô hình trực tuyến chức 2.1.4 Tổ chức kế toán công ty 2.1.4.1 Tổ chức máy kế toán Công ty Cổ phần Thép Đà Nẵng Bộ máy kế toán công ty ñược áp dụng theo mô hình tập trung 2.1.4.2 Hình thức sổ kế toán áp dụng Công ty cổ phần Thép Đà Nẵng Với quy mô sản xuất kinh doanh trên, Công ty ñang sử dụng phần mềm kế toán theo hình thức “ Nhật ký chung” 2.2 THỰC TẾ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP ĐÀ NẴNG 2.2.1 Môi trường kiểm soát 2.2.1.1 Chính sách nhân Là công ty cổ phần nên việc sử dụng nhân sử dụng lao ñộng chặt chẽ hiệu quả, với lực lượng lao ñộng 352 người ñó: 40 người trình ñộ ñại học (chiếm 11,4%), 16 người trình ñộ cao ñẳng (chiếm 4,6%), 47 người trình ñộ trung cấp (chiếm 13,4%), 16 người trình ñộ nghề bậc (chiếm 4,6%) 233 người lao ñộng phổ thông (chiếm 66%) Việc tuyển dụng nhân ñặt biệt ñược coi trọng, tiêu chí ñược sử dụng ñể lựa chọn kỹ chuyên môn, công ty trọng ñến ñạo ñức nghề nghiệp, lối sống, tính trung thực, sáng tạo ñộng 2.2.1.2 Đặc thù sản phẩm Sản phẩm phôi thép, nguồn nguyên liệu phục vụ cho sản xuất thép Công ty Trước ñây, nguồn cung cấp thép phế liệu cho công ty chủ yếu sở thu mua phế liệu thuộc khu vực miền Trung, Tây nguyên Tuy nhiên, với quy mô phát triển nay, công ty ñã nâng cấp công suất lên mức 150.000 tấn/năm nên nhu cầu lượng thép lớn, mức cung nước ñáp ứng, ñó công ty ñang thực nhập từ nước nước Nam Phi, Mỹ, Singapo, Philippin,….lượng thép phế liệu nhập chiếm khoảng từ 60% - 70% nhu cầu phục vụ cho sản xuất 2.2.1.3 Quan ñiểm quản lý Tổng giám ñốc người chịu trách nhiệm cao mặt hoạt ñộng sản xuất Công ty Trong công tác chuyên môn, Tổng giám ñốc thực phân công cụ thể chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cho Phó tổng giám ñốc, có trách nhiệm hỗ trợ, tham mưu cho Tổng giám ñốc việc ñiều hành hoạt ñộng Công ty Quan ñiểm, thái ñộ lãnh ñạo ñược thể thông qua quy chế, quy ñịnh qua ñó nhằm tạo môi trường quản lý thuận lợi cho ñơn vị cá nhân nhận thức ñúng ñắn chấp hành nghiêm túc quy ñịnh, ñem lại hiệu SXKD 2.2.1.4 Cơ cấu tổ chức Sơ ñồ tổ chức ñược phân ñịnh quyền hạn trách nhiệm phòng ban tương ñối rõ sở ñánh giá lực thực tế trình ñộ chuyên môn, ñạo ñức nhân viên Quan hệ báo cáo doanh nghiệp tương ñối rõ ràng, giúp ích cho mối quan hệ hợp tác, phối hợp chia sẻ thông tin lẫn phận doanh nghiệp nhân viên phòng ban Footer Page of 126 Header Page of 126 13 14 2.2.1.5 Công tác lập kế hoạch - Đối với kế hoạch sản xuất: Do phòng kế hoạch lập dựa lực sản xuất có công ty nhu cầu sản phẩm tiêu thụ thị trường - Đối với vật tư, Thép phế liệu: Thép phế liệu loại nguyên liệu trình sản xuất phôi Thép, chiếm khoảng 70% giá thành sản phẩm Tuy nhiên, nguồn cung cấp loại nguyên liệu lại không ổn ñịnh bị ảnh hưởng nhiều thị trường giới nghiêm túc kinh doanh ñối tác nước nên công tác thu mua Thép phế liệu ñược ñặt biệt quan tâm nhằm ñảm bảo cho trình sản xuất ñược liên tục 2.2.2 Mục tiêu kiểm soát nội chu trình mua hàng toán Công ty cổ phần Thép Đà Nẵng 2.2.2.1 Đối với khâu mua hàng Mua hàng ñúng loại, ñảm bảo ñúng quy cách, chất lượng, số lượng, mua ñúng nhà cung cấp, ñúng giá (giá thấp tốt) mua ñúng theo phân công, phân cấp lãnh ñạo Mua hàng ñủ số lượng hàng hóa ñã ñề nghị, ñã ñược phê duyệt Mua hàng kịp thời, ñúng thời hạn ñã quy ñịnh, ñúng kế hoạch ñã xây dựng không làm ảnh hưởng ñến hoạt ñộng sản xuất, tiêu thụ công ty 2.2.2.2 Đối với khâu toán Việc toán phải ñảm bảo ñúng với số lượng hàng thực tế mua, ñúng nhà cung cấp Thanh toán ñúng giá ñã thỏa thuận hợp ñồng, trả ñủ số tiền thực nợ nhà cung cấp Thanh toán ñúng hạn ñã ký kết hợp ñồng, khoản nợ nhà cung cấp, ñã cam kết thời hạn toán Các nghiệp vụ toán ñều ñược phê chuẩn Tổng giám ñốc Nghiệp vụ mua hàng toán phải ñược kế toán ghi nhận, báo cáo tình hình xuất nhập tồn hàng hóa công nợ ñúng, kịp thời, rõ ràng cho khách hàng cụ thể Nghiệp vụ mua hàng phải ñầy ñủ chứng từ sau: Phiếu yêu cầu mua hàng, phiếu kiểm ñịnh thép phế liệu, phiếu nhập vật tư, cân quan ñiện tử, phiếu kiểm ñịnh KCS, hoá ñơn người bán,….có phê chuẩn người có thẩm quyền 2.2.3 Hệ thống chứng từ, sổ sách báo chu trình mua hàng toán Công ty cổ phần Thép Đà Nẵng 2.2.3.1 Tổ chức lập luân chuyển chứng từ mua hàng toán công ty cổ phânThép Đà Nẵng Khâu mua vật tư hàng hóa nhập kho Chứng từ kế toán: Hợp ñồng, ñơn ñặt hàng, hóa ñơn GTGT, Hóa ñơn bán hàng thông thường, phiếu cân, biên kiểm nghiệm, biên giao nhân…… Khâu toán Chứng từ kế toán: Hóa ñơn GTGT, phiếu ñề nghị toán, phiếu chi, UNC, lệnh chi,…… 2.2.3.2 Hệ thống tài khoản sổ sách kế toán mua hàng toán công ty cổ phân Thép Đà Nẵng Hệ thống kế toán yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội công ty Thông qua việc ñối chiếu, ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh Tổ chức tốt hệ thống kế toán chu trình mua hàng toán giúp cho hệ thống kiểm soát nội Công ty chặt chẽ 2.2.4 Thủ tục kiểm soát chu trình mua hàng toán Công ty Cổ phần thép Đà Nẵng 2.2.4.1.Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ mua hàng công ty cổ phần Thép Đà Nẵng Yêu cầu mua hàng Tại Công ty, Phòng Vật tư XNK ñược ủy quyền Ban giám ñốc chịu trách nhiệm việc mua hàng Khi có yêu cầu vật tư hàng hóa, phận liên quan (phân xưởng, kho) nhu cầu phận, cân ñối vật tư hàng hóa tồn kho, kế hoạch mua hàng, kế hoạch tiêu thụ công ty, dự trù vật tư hàng hóa khách hàng làm sở ñể lập Phiếu ñề nghị mua hàng, công ñoạn ñược kiểm tra, ñối chiếu chặt chẽ nhằm tránh ñược tình trạng mua hàng sai mục ñích, không ñúng số lượng Phiếu ñược lập thành 03 liên, mẫu thống công ty, ñảm bảo thông tin ngày ñề nghị, số hiệu chứng từ, số lượng, quy cách vật tư hàng hóa, ñầy ñủ chữ ký người ñề nghị, người phê duyệt, phiếu ñược chuyển ñến Tổng giám ñốc công ty phê duyệt ñồng ý mua hàng Footer Page of 126 Header Page of 126 15 16 Đặt hàng Phòng Vật tư XNK vào phiếu ñề nghị mua hàng ñã ñược phê duyệt ñể xem xét nhu cầu chủng loại cần mua, khảo sát nhà cung cấp truyền thống chất lượng, giá cả, so với nhà cung ứng khác (thông qua bảng báo giá) Sau ñó Đơn ñặt hàng Phòng vật tư XNK lập, vào phiếu ñề nghị mua hàng ñã ñược duyệt, vào kế hoạch, kế hoạch mua hàng, kế hoạch tiêu thụ, ñơn ñặt hàng khách hàng, số lượng hàng tồn kho Sau kiểm tra, ñối chiếu ñúng theo yêu cầu thực tế, Phòng vật tư XNK tiến hành gửi ñơn ñặt hàng tới nhà cung cấp Bên cạnh ñó công ty khảo sát tìm thêm nhà cung cấp nước nước ñể ñảm bảo cho hàng hoá mua vào ñảm bảo chất lượng, ổn ñịnh, giá phù hợp, toán thuận ñảm bảo hoàn thành theo hợp ñồng Công ty ñã ký kết Các thủ tục pháp lý cần thiết Trong trình mua hàng, phận Vật tư XNK thực thủ tục pháp lý cần thiết ñể ñảm bảo quyền lợi công ty có xảy tranh chấp Sau chấp nhận ñơn ñặt hàng hai bên ký hợp ñồng mua bán hàng hóa thống hai bên, hợp ñồng phải ñầy ñủ tính pháp lý, bên giữ 02 có ñầy ñủ chữ ký người ñại diện pháp lý ký hợp ñồng Nhận hàng Khi hàng ñến công ty xe vận chuyển phải qua trạm cân công ty, sau ñó thủ kho tiến hành ñối chiếu, kiểm tra ñơn ñặt hàng với hàng hoá thực tế nhận ñược làm thủ tục nhập kho vật tư hàng hoá ñó Tuỳ theo ñặc ñiểm loại vật tư hàng hoá mà có cách thức kiểm tra khác biên kiểm nghiệm ñược lập khác Bộ phận kho sau hoàn thành thủ tục nhập kho hàng hóa, lập bảng báo cáo nhận hàng 2.2.4.2 Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ toán công ty cổ phần Thép Đà Nẵng Kế toán toán sau nhận ñủ chứng từ liên quan như: Hợp ñồng mua bán, ñơn ñặt hàng, phiếu cân, biên kiểm tra vật tư, phiếu nhập kho, hóa ñơn bán hàng hóa ñơn GTGT tiến hành kiểm tra, ñối chiếu số liệu chứng từ ñã khớp với hay chưa, tất chứng từ ñã ñược phê duyệt, có ñầy ñủ chữ ký phận có liên quan hay chưa ñể ñảm bảo toán ñúng, ñủ số nợ cho người bán, hạn chế toán cho số lượng hàng hóa vượt yêu cầu Đồng thời kiểm tra, ñối chiếu hóa ñơn, phiếu nhập kho,biên kiểm nghiệm vật tư với ñơn ñặt hàng số tiền ghi nhận hóa ñơn có ñúng số nợ phải trả hay không, kiểm tra khoản chiết khấu mà công ty ñược hưởng,… Khi ñến hạn toán, kế toán toán chuyển chứng từ toán cho kế toán trưởng duyệt, sau ñó chuyển cho Tổng giám ñốc xét duyệt chấp nhận toán Sau chấp nhận toán, Tổng giám ñốc ñề nghị kế toán lập chứng từ toán 2.2.5 Đánh giá kiểm soát nội chu trình mua hàng toán công ty Cổ phần Thép Đà Nẵng 2.2.5.1 Ưu ñiểm - Tại công ty, ñể hoàn thiện chấn chỉnh công tác toán, Tổng giám ñốc ñã quy ñịnh thủ tục thời gian trình toán cụ thể từ khâu mua hàng cho ñến khâu toán - Ban Giám ñốc Công ty cổ phần Thép Đà Nẵng ñã nhận thức ñược cần thiết công tác Kiểm soát nội chu trình mua hàng toán, thể qua việc trọng vào công tác lập kế kế hoạch mua hàng, phiếu cân, biên kiểm nghiệm vật tư, Đây sở ñể nhà quản lý theo dõi, kiểm soát chặt chẽ chu trình mua hàng toán - Chứng từ kế toán Công ty ñược lập ñầy ñủ ñược ñánh số thứ tự trước sử dụng tuân theo quy ñịnh hành, trình tự luân chuyển chứng từ hợp lý Công ty áp dụng phần mềm kế toán ñể hỗ trợ việc ghi chép tính toán số liệu kế toán cung cấp kịp thời thông tin theo yêu cầu kiểm soát lãnh ñạo - Trong suốt chu trình mua hàng từ khâu lập kế hoạch, ñánh giá, lựa chọn nhà cung cấp lúc nhận hàng ñều ñược tổ chức thực chặt chẽ ñặc biệt khâu kiểm tra chất lượng vật tư mua vào 2.2.5.2 Hạn chế - Môi trường kiểm soát Footer Page of 126 Header Page of 126 17 18 * Ban kiểm soát chưa thực phát huy ñược chức nhiệm vụ mình, Ban kiểm soát chưa tiến hành kiểm soát chặt chẻ hoạt ñộng sản xuất kinh doanh Công ty Do thành viên Ban kiểm soát ñều thành viên ñược thuê (sáu tháng tiến hành kiểm soát lần) kiêm nhiệm họ thời gian ñể thực nhiệm vụ ban kiểm soát * Khâu mua hàng chưa ñược kiểm soát hữu hiệu, phận vật tư XNK kiêm nhiều khâu từ công tác liên hệ với nhà cung cấp, ñặt hàng, nhận hàng việc phân công ñã vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm * Tại công ty việc bổ nhiệm, ñề bạt cán chung chung chưa có quy ñịnh cụ thể, chế ñộ thưởng phạt chưa ñược thực thi, công tác tuyển dụng không dựa vào tiêu chuẩn cụ thể * Với quy mô ngày phát triển Công ty công ty chưa xây dựng phận kiểm toán nội hoạt ñộng theo chuẩn mực kiềm toán Nhà nước kiểm toán quốc tế * Chu trình mua hàng toán chu trình quan trọng, cung cấp ñầy ñủ yếu tố ñầu vào cần thiết cho hoạt ñộng sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Nhưng chu trình mua hàng toán công ty ñưa thiếu xót cần ñiều chỉnh bổ sung thêm cho hợp lý * Về việc lập kế hoạch toán: Chưa trọng ñến công tác lập kế hoạch toán, ñiều dẫn ñến khó khăn cân ñối tài mà Công ty gặp phải trình hoạt ñộng sản xuất kinh doanh - Hệ thống thông tin phục vụ cho công tác kiểm soát * Hệ thống biểu mẫu, chứng từ, sổ sách phục vụ công tác mua hàng toán chưa ñáp ứng ñầy ñủ nhu cầu kiểm soát, chưa hiệu * Đối với hàng mua ñang ñi ñường cuối tháng chưa nhập kho không ñược công ty tiến hành theo dõi vào tài khoản 151 mà nhân viên kế toán ñợi lúc hàng hoá tới kho tiến hành phản ánh vào tài sổ sách kế toán ñiều làm cho hàng hoá ñơn vị không ñược theo dõi cách ñầy ñủ sổ sách kế toán nên việc quản lý kiểm soát hàng hóa trở nên khó khăn * Qua thực tế công ty, tác giả nhận thấy công ty chưa xây dựng quy trình mua hàng toán cụ thể ñể phận thực cách ñồng bộ, tăng cường khả kiểm soát rủi ro có khả xảy trình thực - Về thủ tục kiểm soát chu trình mua hàng toán: * Nghiệp vụ mua hàng - Công ty chưa kiểm soát ñược vấn ñề giá thép thu mua, ñiều dẫn ñến trường hợp chênh lệch giá thực mua với báo giá nhà cung cấp - Công ty chưa ñưa ñược tiêu chí cụ thể ñể lựa chọn nhà cung cấp phù hợp tách biệt việc ñặt hàng, lựa chọn nhà cung cấp (Phòng Vật tư – XNK ñược công ty giao nhiệm vụ) Công ty chủ yếu mua hàng nhà cung cấp lâu năm - Việc phê duyệt, ñịnh mua hàng chưa tính ñến vật tư tồn kho thực tế chưa vào khả sản xuất công ty, làm cho lượng hàng tồn kho lớn, chi phí tăng cao * Nghiệp vụ nhập kho - Sau hàng hóa vật tư kho, thủ kho tiến hành kiểm kê lập báo cáo nhận hàng Tuy nhiên, chứng từ lại không ñánh số thứ tự, ñiều dẫn ñến rủi ro kiểm soát, thất thoát tài sản gian lận việc kiểm hàng * Nghiệp vụ toán: - Các nghiệp vụ toán liên quan ñến ngoại tệ phát sinh công ty lại chưa ñược theo dõi riêng vào sổ riêng biệt - Kế toán toán chưa Báo cáo khoản nợ phải trả ñể theo dõi công nợ Dựa vào Báo cáo Ban giám ñốc tranh thủ khoản tiền tạm thời nhàn rỗi ñể toán cho nhà cung cấp thời hạn chiết khấu ñể hưởng thêm khoản toán chiết khấu từ nhà cung cấp - Chu trình mua hàng toán công ty ñưa ra, thiếu sót cần bổ sung thêm ñể kiểm soát chu trình cách có hiệu Footer Page of 126 Header Page 10 of 126 19 20 CHƯƠNG TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP ĐÀ NẴNG 3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP ĐÀ NẴNG 3.2.1 Giải pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát 3.2.1.1 Nâng cao nhận thức Ban lãnh ñạo kiểm soát nội Ban Giám ñốc Công ty cần phải tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội cách toàn diện ñó có kiểm soát nội chu trình mua hàng toán Bởi hệ thống Kiểm soát nội hoạt ñộng cách chặt chẽ có hiệu kiểm tra, kiểm soát toàn hoạt ñộng Công ty nhằm phát kịp thời sai sót, gian lận ñể ñưa biện pháp xử lý hiệu quả, ñúng quy ñịnh pháp luật Ban lãnh ñạo Công ty cần xác ñịnh rõ cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội ñồng thời ñiều hành kiểm soát hệ thống kiểm soát nội bộ, mà trọng tâm kiểm soát nội chu trình mua hàng toán cho phù hợp với ñặc ñiểm ñơn vị Vì ñó, công cụ hữu hiệu ban Giám ñốc trình quản lý ñiều hành hoạt ñộng sản xuất Công ty Đồng thời thông qua chế kiểm soát ñó, phận cá nhân ñơn vị có nhận thức ñúng vị trí, vai trò kiểm soát nội trình thực nhiệm vụ 3.2.1.2 Tăng cường công tác quản lý Phòng Vật tư XNK phòng tài kế toán cần phối hợp nhịp nhàng với trình thực chu trình mua hàng toán Mỗi có thay ñổi toán (thời hạn, hàng mua trả lại,…) mua bổ sung phòng Vật tư XNK thông báo với phòng tài kế toán ñể kịp thời phản ánh vào sổ sách kế toán lập chứng từ cần thiết Công ty ñã có phân công chức năng, nhiệm vụ cho phận, nhiên cần xây dựng bảng mô tả công việc quy ñịnh rõ trách nhiệm, nhiệm vụ nhân viên phòng ban chức ñơn vị Phòng Vật tư – XNK công ty nên ñược tách biệt thành hai phận cụ thể ñó phận thu mua phận tìm kiếm nguồn hàng, ñể từ ñó công tác kiểm soát ñược tốt giải ñược tình hình cán phòng vật tư – XNK kiêm nhiệm nhiều khâu, hạn chế ñược quyền ñịnh 3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP ĐÀ NẴNG Trong chiến lược kinh doanh công ty năm tới, hoạt ñộng sản xuất phôi thép kinh doanh thép xây dựng trọng tâm công ty ngày ñược mở rộng Vì phát triển công ty tương lai nên công tác KSNB ñối với chu trình mua hàng toán ñặc biệt có ý nghĩa quan trọng Công ty cần phải tiếp tục cải tiến công tác quản lý, ñể ngày hoàn thiện công tác kinh doanh Thép, nâng cao hiệu kinh doanh ngày phục vụ khách hàng tốt giá chất lượng Đồng thời, ñơn vị phải nâng cao tính chuyên nghiệp với hệ thống công cụ quản lý quan trọng hệ thống KSNB hữu hiệu, ñặc biệt hệ thống KSNB chu trình mua hàng toán Vì thế, việc tăng cường KSNB ñược coi công việc cần thiết, thường xuyên liên tục phải làm không công ty mà tất công ty Đây quy luật tất yếu trình vận ñộng phát triển Để ñáp ứng với xu hội nhập phát triển công ty, công ty ñã nâng công suất lên mức 150.000 tấn/ năm nên nhu cầu lượng thép phế lớn, mức cung nước ñáp ứng, ñó công ty ñang thực nhập từ nước nước Nam Phi, Mỹ, Singapo, Philippin,….lượng thép phế liệu nhập chiếm khoảng từ 60% - 70% nhu cầu phục vụ cho sản xuất Điều này, thực ñược Công ty tăng cường KSNB, nâng cao hiệu công tác quản lý ñiều hành Do vậy, việc tăng cường KSNB yêu cầu cấp bách ñể công ty thực thành công chiến lược phát triển mình, tiếp tục phát triển bền vững tiến trình hội nhập, ñạt ñược mục tiêu tăng trưởng mà Hội ñồng quản trị ñề Footer Page 10 of 126 Header Page 11 of 126 21 22 3.2.1.3 Về sách nhân sự, khen thưởng Hằng năm, công ty nên có kế hoạch ñào tào nhân có nhằm tạo nguồn nhân lực có trình ñộ chuyên môn, quản lý tốt Điều giúp cho nhà quản lý cấp cao chủ ñộng việc sử dụng nguồn lực người ñể góp phần ñạt ñược mục tiêu chung ñơn vị Đặc biệt, công ty cần có biện pháp nâng cao lực ñội ngũ làm công tác kiểm soát nội chu trình mua hàng toán, ñảm bảo ñủ số lượng chất lượng, thường xuyên ñược cập nhập nâng cao kiến thức quản lý ñầu tư kiểm soát nội chu trình mua hàng toán 3.2.1.4 Xây dựng máy kiểm toán nội Với quy mô ñầu tư sản xuất nay, phận KTNB Công ty nên thành lập gồm người, ñứng ñầu Trưởng phòng KTNB chịu trách nhiệm ñạo trực tiếp từ Ban Giám ñốc Dưới trưởng phòng phó trưởng phòng kiểm toán viên nội bộ, ñó người có trình ñộ chuyên môn nghiệp vụ, ñạo ñức nghề nghiệp, am hiểu nhiều lĩnh vực ñược ñưa ñi bồi huấn bổ sung kiến thức vể kiểm toán nội chu trình mua hàng toán Bộ phận KTNB ñược tiến hành sau: - Xác lập mối quan hệ KTNB với phận ñơn vị phòng ban chức công ty quan kiểm toán ñộc lập, Kiểm toán Nhà nước, Việc xác lập mối quan hệ thông qua việc ban hành Qui chế nội công ty nhằm tạo thống triển khai thực 3.2.1.5 Hoàn thiện chu trình mua hàng toán Công ty Chu trình mua hàng toán công ty cần bổ sung thêm mục: tìm kiếm nhà cung cấp, thông tin giá; lựa chọn nhà cung cấp; báo cáo nhận hàng; kiểm soát thông tin giá, ñánh giá ñộ tin cậy 3.2.1.6 Công tác lập kế hoạch toán Công ty cần lập kế hoạch toán ñể từ ñó kiểm soát hiệu khoản toán phát sinh kỳ Trên sở kế hoạch ñược lập công ty phải tiến hành theo dõi kế hoạch toán ñể biết ñược tình hình thực so với kế hoạch ñặt nào, có phát sinh thêm khoản toán nằm kế hoạch, có vấn ñề bất thường trình toán không, ñể xử lý ñiều chỉnh kế hoạch kịp thời Công ty nên xây dựng kế hoạch toán từ ñầu năm ñể biết ñược luồng tiền ñi từ ñó có sách cân ñối thu chi cho hợp lý Kế hoạch toán ñược lập kế hoạch mua hàng, kế hoạch ñấu thầu, kế hoạch nhập khẩu, ñể lập kế hoạch toán cho nhà cung cấp 3.2.2 Giải Pháp hoàn thiện hệ thống thông tin phục vụ kiểm soát nội ñối với chu trình mua hàng toán 3.2.2.1 Xây dựng quy trình mua hàng Bước 1: Khi có nhu cầu hàng hóa vật tư dùng cho sản xuất phận có liên quan lập phiếu ñề nghị mua hàng ñó kê chi tiết loại hàng hóa vật tư cần mua số lượng Trình trưởng phận xem xét ký duyệt Bước 2: Sau nhận ñược phiếu ñề nghị mua hàng phận liên quan gửi qua (có ký trưởng phận) Phòng vật tư –XNK vào số lượng bán kỳ trước, lượng tồn kho tại, hợp ñồng ñã ký kết ñầu năm, vào kế hoạch ñầu năm, quý, tháng Sau ñã kiểm tra ñúng thực tế theo nhu cầu cần mua Bước 3: Chuyển cho Tổng giám ñốc xem xét duyệt Bước 4: Sau ñược duyệt phận vật tư- XNK tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp, thông tìm giá,… Bước 5: Chuyển thông tin nhà cung cấp, giá, chất lượng cho phận kế toán kiểm tra, thẩm ñịnh ñánh giá ñộ tin cậy thông tin Bước 6: Kế toán kiểm tra thấy hợp lý chuyển cho phận Vật tư- XNK tiến hành lập hợp ñồng xác nhận thời gian hoàn thành Bước 7: Chuyển Tổng giám ñốc ký hợp ñồng Footer Page 11 of 126 Header Page 12 of 126 23 24 Bước 8: Phòng vật tư-XNK tiến hành theo dõi hợp ñồng, thời gian hoàn thành nhận hàng, nhập kho Quy trình toán Bước 1: Khi có nhu cầu toán phận liên quan tập hợp chứng từ gồm: Phiếu ñề nghị mua hàng, bảng báo giá lựa chọn nhà cung cấp, phiếu cân, biên kiểm nghiệm, KCS ñánh giá, hóa ñơn, phiếu ñề nghị chi tiền mặt, chuyển khoản chuyển cho trưởng phận duyệt chuyển bước (nếu không duyệt chất lượng chưa ñảm bảo, kết thúc ) Bước 2: Kế toán vật tư kiểm tra ñối chiếu chứng từ: Đối chiếu số lượng, số tiền, phiếu cân, biên kiểm nghiệm có ñúng hợp ñồng hay không, sau ñó chuyển chứng từ cho kế toán trưởng (nếu có sai phạm chuyển trả hồ sơ toán) Bước 3: Kế toán trưởng kiểm tra hợp lý, ñầy ñủ duyệt chuyển Tổng giám ñốc ký (không duyệt chuyển trả hồ sơ chờ toán) Bước 4: Tổng giảm ñốc duyệt chuyển sang bước 5, không duyệt chuyển trả hồ sơ Bước 5: Phó phòng kế toán kiểm tra xác nhận chứng từ hợp lệ, ñối chiếu công nợ, thu xếp dòng tiền toán chuyển bước 6, chưa ñủ tiền lưu hồ sơ chờ toán sau Bước 6: Kế toán tiền mặt kiểm tra chứng từ ñầy ñủ, lập phiếu chi, UNC, hồ sơ vay Sau ñó chuyển cho kế toán trưởng ký phiếu chi, chuyển Tổng giám ñốc ký phiếu chi, Lưu hồ sơ 3.2.2.2 Trình tự luân chuyển chứng từ Nhằm phục vụ tốt cho việc kiểm soát chu trình mua hàng toán, chứng từ phải ñược thiết kế lại hoàn thiện lại cho sử dụng môi trường máy tính Việc hoàn thiện chứng từ bổ sung thêm số chứng từ kiểm soát cần bổ sung thêm số yếu tố cho chứng từ ñể thể vai trò kiểm soát phận liên quan, qua ñó ñể giúp cho công tác kiểm soát chi phí ñược thực chặt chẽ ñem lại hiệu cao công tác quản lý Các chứng từ công ty sử dụng chu trình mua hàng toán ñều ñược ñánh số thứ tự trước sử dụng quy ñịnh rõ ràng trách nhiệm ký duyệt chứng từ, hệ thống sổ sách ñược tổ chức khoa học chặc chẽ thuận tiện cho việc ghi chép, lưu trữ tìm kiếm cần thiết Nghiệp vụ hàng mua ñang ñi ñường cuối tháng chưa nhập kho phải ñược công ty tiến hành theo dõi Các chứng từ toán công ty kế toán toán tập hợp phải ñược kiểm tra phê duyệt Tổng giám ñốc người ñược uỷ quyền Giải pháp xử lý vấn ñề chênh lệch giá mua Tại công ty việc kiểm soát chênh lệnh giá hợp ñồng Thanh toán chưa ñược kiểm soát cách hiệu Theo tác giả ñể kiểm soát tốt trường hợp Bộ phận kế toán nhận ñược phiếu yêu cầu toán cần ñối chiếu giá thực mua hợp ñồng ñã ký phiếu báo giá với nhà cung cấp có chênh lệch không, có chênh lệch giá báo cáo với Ban lãnh ñạo công ty ñể có hướng xử lý Công tác thu mua Thép phế liệu gặp khó khăn vấn ñề kiểm tra chất lượng Thép phế liệu qua cân, ñối với trường hợp theo tác giả ñể ñảm bảo công tác thu mua ñạt chất lượng, mua ñúng, mua ñủ, ñảm bảo tính xác, trung thực công ty nên có phân loại sau Thép phế liệu qua nhà cân phận KCS công ty tiến hành ñánh giá xe theo hóa ñơn nhập hàng Tại công ty nên ñưa tiêu chí phân loại thép phế liệu loại 1, dựa tạp chất nằm lẫn phế liệu ñể từ ñó công tác ñánh giá ñược chặc chẽ xác 3.2.2.3 Hệ thống sổ sách, báo cáo Theo tác giả công ty cần bổ sung sổ sau: - Sổ theo dõi mua hàng - Sổ theo dõi công tác thu mua - Bảng báo cáo nhận hàng - Báo cáo kiểm kê hàng tồn kho - Phiếu kiểm kê Footer Page 12 of 126 Header Page 13 of 126 25 26 3.2.3 Tăng cường thủ tục kiểm soát nội chu trình mua hàng toán Công ty cổ phần Thép Đà Nẵng 3.2.3.1.Nghiệp vụ mua hàng nhập kho - Khâu ñặt hàng: Để tránh sai phạm Bộ phận mua hàng có thông ñồng với nhà cung cấp, công ty nên tách bạch chức tìm kiếm nguồn hàng, thương thảo giá cả, mua hàng với chức ký hợp ñồng, kiểm tra, giám sát ñối với việc thu mua hàng hóa vật tư, thép phế liệu - Lựa chọn nhà cung cấp: Để ñảm bảo nguồn hàng cung cấp ổn ñịnh cho việc sản xuất, công ty thường chọn nhà cung cấp truyền thống, ñể kiểm soát chặt chẽ khâu ñặt hàng nhà cung cấp, cần có kiểm duyệt người quản lý phận trước nhân viên gửi ñơn ñặt hàng ñi nhằm hạn chế gian lận, sai sót xảy Trường hợp có khác giá nhà cung cấp truyền thống thị trường ñối với vật tư hàng hóa loại, nhân viên cung ứng phải lấy báo giá 03 nhà cung cấp khác thông qua trưởng phòng vật tư XNK xem xét, trình Tổng giám ñốc (có thể người ñược ủy quyền) phê duyệt Định kỳ, phòng Vật tư XNK phối hợp với phận KCS tiến hành ñánh giá lại nhà cung cấp, báo cáo cho Ban lãnh ñạo Công ty việc có nên tiếp tục mua hàng nhà cung cấp ñó hay không, họ không ñáp ứng ñầy ñủ tiêu chí lựa chọn ban ñầu, có nhà cung cấp tốt Nếu NCC vi phạm ñiều khoản chất lượng, số lượng hàng, tiến ñộ giao hàng chậm,… cần phải ñánh giá lại, xem xét tiếp tục mua lô hàng hay không 3.2.3.2 Nhập kho hàng hóa Để hạn chế rủi ro tiếp nhận hàng kho, thủ kho nhận hàng cần phải kiểm tra lô hàng số lượng, chất lượng, mẫu mã, thời gian nhận hàng ñiều khoản ghi ĐĐH Mọi nghiệp vụ nhận hàng phải ñược lập Báo cáo nhận hàng, có chữ ký người giao hàng, thủ kho người lập, nhân viên thu mua Phòng vật tư – XNK, KCS Phiếu phải ñược ñánh số liên tục, chứng việc nhận hàng kiểm tra hàng hóa, dùng ñể theo dõi toán Bên cạnh ñó, nhận hàng thủ kho phải có thêm phận quản lý chất lượng ( KCS ) tham gia ñể kiểm tra chất lượng hàng Việc giúp phát kịp thời ñược hàng hóa chất lượng không ñảm bảo yêu cầu Hợp ñồng ñã phê duyệt, thông báo cho NCC biết Các chứng từ ñược lập thời ñiểm nhận hàng là, Phiếu nhập kho, phiếu cân, biên kiểm nghiệm chất lượng, Theo tác giả, tất chứng từ liên quan ñến nhập kho, thủ kho lập nên ñược ñánh số thứ tự, có chữ ký xác nhận kho, phận KCS, phòng vật tư – XNK, ñại diện nhà cung cấp 3.2.3.3 Nghiệp vụ toán Để phận tài kế toán phát huy ñược hiệu quả, ban giám ñốc tránh trường hợp phân công nhân viên kiêm nhiệm nhiều chức ảnh hưởng ñến tính kiểm soát hệ thống quản lý công ty Các chứng từ toán công ty kế toán toán tập hợp phải ñược kiểm tra phê duyệt Tổng giám ñốc người ñược uỷ quyền Ở phận kế toán nợ phải trả, tất chứng từ cần ñược ñóng dấu ngày nhận chứng từ khác phát sinh phận phải ñược ñánh số liên tục ñể kiểm soát Theo tác giả Bộ phận tài kế toán công ty nên thiết kế Bảng kê chứng từ cần toán, ñể tránh rủi ro bỏ quên sót Hóa ñơn ñã ñến hạn toán Footer Page 13 of 126 KẾT LUẬN Trong giai ñoạn nay, ngành sản xuất Thép phải tiếp tục trì ñược mức tăng trưởng ổn ñịnh bền vững sỏ ñảm bảo tính hiệu ñể ñáp ứng yêu cầu nghiệp công nghiệp hóa, ñại hóa ñất nước, bước phát triễn thành ngành công nghiệp mũi nhọn kinh tế nước nhà Trên sở nghiên cứu lý luận thực tiễn, luận văn “Tăng cường kiểm soát nội chu trình mua hàng toán công ty cổ phần Thép Đà Nẵng” ñã xây dựng ñược số giải pháp nhằm tăng cường công tác kiểm soát nội chu trình mua hàng toán nhằm hạn chế gian lận việc mua hàng toán từ ñó nâng cao tính canh tranh thị trường cho doanh nghiệp giai ñoạn hội nhập  ... TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP ĐÀ NẴNG 3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP ĐÀ NẴNG... 2.2.4 Thủ tục kiểm soát chu trình mua hàng toán Công ty Cổ phần thép Đà Nẵng 2.2.4.1.Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ mua hàng công ty cổ phần Thép Đà Nẵng Yêu cầu mua hàng Tại Công ty, Phòng Vật... CỔ PHẦN THÉP ĐÀ NẴNG 2.1.1.Quá trình hình thành phát triển Công ty cổ phần Thép Đà Nẵng Công ty Cổ phần Thép Đà Nẵng công ty cổ phần ñược chuyển ñổi từ doanh nghiệp Nhà nước – Công ty Cổ phần Thép