Header Page of 126 -1- BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG VÕ THỊ BÍCH PHỤNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BẮC ÂU Chuyên ngành: Kế toán Mã số: 60.34.30 -2- Công trình ñược hoàn thành ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Nguyễn Mạnh Toàn Phản biện 1: TS Đoàn Thị Ngọc Trai Phản biện 2: PGS.TS Phạm Văn Dược Luận văn ñã ñược bảo vệ Hội ñồng chấm Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh họp Đại học Đà Nẵng vào ngày 24 tháng 11 năm 2012 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Đà Nẵng - Năm 2012 Footer Page of 126 Có thể tìm hiểu luận văn tại: - Trung tâm Thông tin - Học liệu, Đại học Đà Nẵng - Thư viện Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng Header Page of 126 -3MỞ ĐẦU Tính cấp thiết ñề tài -4- Đối tượng nghiên cứu: Công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty CP Bắc Âu Hiện nay, doanh nghiệp ñang phải ñối mặt với cạnh - Phạm vi nghiên cứu: Công tác KSNB chu trình bán hàng tranh khốc liệt gay gắt thị trường Để thành công lĩnh thu tiền lĩnh vực kinh doanh dược phẩm Văn phòng vực kinh doanh chiến lược kinh doanh hiệu quả, ñội ngũ quản ñơn vị trực thuộc Công ty Cổ Phần Bắc Âu lý tốt… doanh nghiệp phải hoàn thành tốt công tác kiểm tra, kiểm soát nhằm hạn chế rủi ro, sai sót làm ảnh hưởng ñến trình Phương pháp nghiên cứu Luận văn vận dụng phương pháp phân tích, quan sát, thu kinh doanh phát triển doanh nghiệp thập, xử lý trực tiếp, so sánh ñối chiếu, vấn, tiếp cận hồ sơ ñể Công ty Cổ Phần Bắc Âu doanh nghiệp cổ phần hoạt làm rõ thực trạng công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng thu ñộng lĩnh vực thương mại, nhiệm vụ chủ yếu cung cấp, phân tiền Công ty phối thuốc chữa bệnh cho bệnh viện hiệu thuốc ñịa Bố cục ñề tài bàn thành phố ñại lý khu vực miền Trung Chu trình bán hàng thu tiền Công ty diễn thường xuyên liên tục, hoạt ñộng phân phối hàng hóa ngày mở rộng, giá lại biến ñộng theo khu vực ñối tượng, mặt hàng ngày ña dạng, doanh thu bán hàng ñơn vị ngày gia tăng Tại Công ty ñã thiết lập thủ tục kiểm soát nội ñối với chu trình bán hàng thu tiền Tuy nhiên, việc kiểm soát nhiều bất cập hạn chế Xuất phát từ thực tế ñó, ñã chọn ñề “Kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty Cổ Phần Bắc Ngoài phần mở ñầu, kết luận, phụ lục, tài liệu tham khảo, nội dung luận văn gồm có chương: - Chương 1: Cơ sở lý luận kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp - Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty Cổ Phần Bắc Âu - Chương 3: Một số giải pháp tăng cường kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty Cổ Phần Bắc Âu Âu” ñể làm ñề tài nghiên cứu cho luận văn thạc sĩ Mục tiêu nghiên cứu ñề tài Hệ thống hóa lý luận kiểm soát nội kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Căn vào thực trạng công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền ñơn vị Để ñề xuất giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty Cổ Phần Bắc Âu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Footer Page of 126 CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 KHÁI QUÁT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội Theo liên ñoàn kế toán quốc tế (IFAC) thì: KSNB hệ thống sách tuân thủ nhằm mục tiêu: bảo vệ tài sản ñơn Header Page of 126 -5- -6- vị, bảo ñảm ñộ tin cậy thông tin, bảo ñảm việc thực chế ñộ pháp lý bảo ñảm hiệu hoạt ñộng ñơn vị cách có hiệu thông qua chế ñộ sách ban hành Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS 100): KSNB quy ñịnh thủ tục kiểm soát ñơn vị ñược kiểm toán xây dựng, áp dụng nhằm ñảm bảo cho ñơn vị tuân thủ pháp luật quy ñịnh ñể kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa phát gian lận, sai sót ñể lập báo cáo tài trung thực hợp lý nhằm bảo vệ sử dụng có hiệu tài sản ñơn vị Theo ủy ban COSO - Giúp cho việc quản lý hoạt ñộng kinh doanh DN - Phát kịp thời vấn ñề tồn kinh doanh ñể ñề biện pháp giải - Ngăn ngừa, phát sai sót gian lận phận hoạt ñộng kinh doanh - Đảm bảo chế ñộ, nghiệp vụ ghi chép kế toán ñầy ñủ, xác ñúng quy trình hoạt ñộng kinh doanh (Committeee of Sponsoring Organization): Ủy Ban thuộc Hội ñồng quốc gia Hoa Kỳ việc chống gian lận báo cáo tài KSNB trình bị chi phối người quản lý, hội ñồng quản trị nhân viên ñơn vị, ñược thiết lập ñể cung cấp ñảm bảo hợp lý nhằm ñạt ñược mục tiêu sau: - Đảm bảo báo cáo tài ñược kịp thời, hợp lý, tin cậy tuân thủ theo quy ñịnh - Đảm bảo tài sản thông tin không bị lạm dụng sử dụng sai mục ñích 1.1.3 Các nhân tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội Môi trường kiểm soát + Sự hữu hiệu hiệu hoạt ñộng Thứ nhất: Triết lý quản trị phong cách ñiều hành + Sự tin cậy báo cáo tài Thứ hai: Cơ cấu tổ chức + Sự tuân thủ pháp luật quy ñịnh Thứ ba: Chính sách nhân Hiện nay, ñịnh nghĩa ñược chấp nhận rộng rãi ñịnh nghĩa Thứ tư: Ban giám ñốc ủy ban kiểm toán COSO Trong ñịnh nghĩa có bốn khái niệm cần lưu ý ñó Thứ năm: Công tác lập kế hoạch trình, người, ñảm bảo hợp lý mục tiêu Thứ sáu: Bộ phận kiểm toán nội KSNB trình Con người Đảm bảo hợp lý Các mục tiêu 1.1.2 Vai trò kiểm soát nội - Giúp cho Lãnh ñạo DN giảm bớt tâm trạng bất an rủi ro tài sản người Thứ bảy: Các nhân tố bên Đánh giá rủi ro Đánh giá rủi ro phận thứ hai hệ thống kiểm soát nội Rủi ro nguy làm cho mục tiêu tổ chức không ñược thực Thủ tục kiểm soát Thứ nhất: Nguyên tắc phân công, phân nhiệm Thứ hai: Nguyên tắc bất kiêm nhiệm Footer Page of 126 Header Page of 126 -7- -8- Thứ ba: Nguyên tắc ủy quyền, phê chuẩn - Ký kết hợp ñồng với khách hàng Hệ thống kế toán - Cung cấp sản phẩm, hàng hóa cho khách hàng Hệ thống kế toán phận quan trọng HT KSNB - Nhận tiền toán từ khách hàng Thực tốt chế ñộ kế toán (chế ñộ chứng từ kế toán, sổ sách b Đặc ñiểm chu trình bán hàng thu tiền bán hàng kế toán, hạch toán kế toán báo cáo tài ) ñồng thời hoạt Chu trình bán hàng thu tiền trình chuyển giao ñộng kiểm soát kế toán Kiểm soát nội Loại cuối trình kiểm soát việc xem xét lại cẩn thận liên tục ñối với bốn thành phần ñã nêu KSNB quyền sở hữu hàng hoá qua trình trao ñổi hàng - tiền Chu trình thường bao gồm bước: Nhận xử lý ñơn ñặt hàng khách hàng, lập lệnh bán hàng, xét duyệt bán chịu, gửi hàng, lập hóa ñơn, cuối theo dõi nợ phải thu thu tiền 1.1.4 Hạn chế kiểm soát nội c Rủi ro xảy chu trình bán hàng thu tiền KSBN khó ngăn cản ñược gian lận sai sót người quản lý cấp cao Chấp nhận ñơn hàng không ñược phê duyệt khả cung ứng Hoạt ñộng kiểm soát tập trung vào sai phạm dự kiến, ñó xảy sai phạm bất thường thủ tục kiểm soát trở Người thẩm quyền lại ký xét duyệt giảm giá chiết khấu Bán hàng không thu ñược tiền, giao hàng nhầm số nên hữu hiệu chí vô hiệu Chi phí thực hoạt ñộng kiểm soát phải nhỏ giá trị lượng quy cách, chủng loại hay bị thất thoát trình giao thiệt hại ước tính sai sót hay gian lận gây Những thay ñổi tổ chức, thay ñổi quan ñiểm quản lý Bán hàng không lập hóa ñơn lập hóa ñơn sai ghi sai niên ñộ doanh thu phải thu khách hàng ñiều kiện hoạt ñộng dẫn ñến thủ tục kiểm soát không Tiền bán hàng bị lạm dụng hay không ghi nhận phù hợp Các nghiệp vụ bán hàng không ñược ghi chép ñầy ñủ dẫn ñến 1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU phản ánh thiếu doanh thu khoản phải thu khách hàng TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.2.1 Đặc ñiểm chu trình bán hàng thu tiền bán hàng a Nội dung chu trình bán hàng thu tiền bán hàng - Tìm kiếm thị trường khách hàng 1.2.2 Nội dung kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền a Mục tiêu kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền bán hàng Mục tiêu KSNB ñối với nghiệp vụ bán hàng - Quảng cáo khuyến - Các ñơn ñặt hàng ñược xử lý kịp thời, - Nhận ñơn hàng từ khách hàng - Các nghiệp vụ bán chịu ñược xét duyệt Footer Page of 126 Header Page of 126 -9- -10- - Các nghiệp vụ tiêu thụ ñều ñược phê chuẩn CHƯƠNG - Các nghiệp vụ tiêu thụ ñều ñược ghi sổ ñầy ñủ THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ - Doanh thu nợ phải thu khách hàng ñược tính ñúng ghi CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN sổ xác TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BẮC ÂU - Doanh thu ñược ghi nhận ñúng lúc kịp thời 2.1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN BẮC - Các nghiệp vụ ñược phân loại ñúng ñắn ÂU - Các nghiệp vụ tiêu thụ ñược ghi chép cộng dồn ñúng ñắn Mục tiêu KSNB ñối với nghiệp vụ thu tiền - Các khoản tiền ñã ghi sổ ñã thực tế nhận ñược - Chắc chắn khoản tiền mặt thu ñược ñã ñược ghi ñầy ñủ vào sổ quỹ, sổ nhật ký thu tiền - Khoản tiền chiết khấu ñã ñược xét duyệt ñúng ñắn, phiếu thu ñược ñối chiếu ký duyệt - Các khoản tiền thu ñã ñược ghi sổ ñã nộp ñều ñúng với giá bán hàng - Các khoản tiền ñều ñược phân loại ñúng ñắn 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển Công ty 2.1.2 Chức nhiệm vụ Công ty Công ty có nhiệm vụ chủ yếu kinh doanh sản phẩm thuốc phục vụ cho nhu cầu ñiều trị cho nhân 2.1.3 Đặc ñiểm hoạt ñộng kinh doanh Công ty a Đặc ñiểm hoạt ñộng kinh doanh b Đặc ñiểm mạng lưới kinh doanh Ngoài văn phòng, Công ty có ñơn vị trực thuộc ñịa bàn Đà Nẵng Quảng Nam, Quảng Ngãi, 2.1.4 Cơ cấu tổ chức quản lý kinh doanh Công ty - Các khoản thu tiền ghi ñúng thời hạn 2.2 CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC KIỂM - Các khoản thu tiền ghi ñúng vào sổ quỹ, sổ tổng hợp SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI ñúng CÔNG TY CỔ PHẨN BẮC ÂU b Quy trình kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền bán hàng Thứ nhất: Tiếp nhận xử lý ñơn ñặt hàng 2.2.1 Môi trường kiểm soát a Triết lý quản trị, phong cách ñiều hành Công ty Tại Công ty phận cấp cao: HĐQT, Giám ñốc Công ty ñều Thứ hai: Lập lệnh bán hàng coi công tác KSNB quan trọng phổ biến ñến toàn nhân Thứ ba: Xét duyệt bán chịu viên quy ñịnh, quy tắc yêu cầu nhân viên phải tuân thủ Thứ tư: Gửi hàng cho khách hàng quy tắc ñã ñược thiết lập Thứ năm: Lập hóa ñơn b Cơ cấu tổ chức Thứ sáu: Ghi sổ nghiệp vụ theo dõi toán Công ty thiết lập cấu tổ chức theo mối quan hệ trực tuyến Thứ bảy: Lập dự phòng xóa sổ nợ phải thu khó ñòi Footer Page of 126 – chức có kiểm soát từ xuống, ñồng thời phận Header Page of 126 -11- có mối quan hệ liên kết ñể thực ñầy ñủ chức c Chính sách nhân Lãnh ñạo Công ty lấy tiêu chí người gốc phát triển, tồn Công ty d Công tác lập kế hoạch Kế hoạch doanh thu ñược lập ñể Công ty lấy cho việc ñịnh hướng hoạt ñộng kinh doanh ñơn vị e Các nhân tố bên -12Hoạt ñộng mang lại doanh thu chủ yếu cho Công ty hoạt ñộng bán buôn bán lẻ thuốc tân dược 2.3.2 Thủ tục kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty Cổ Phần Bắc Âu a Các quy ñịnh sách liên quan ñến chu trình bán hàng thu tiền Quy ñịnh bán hàng, quản lý giá chiết khấu Tại Công ty, khách hàng ñược phân loại thành nhóm Ngoài nhân tố bên trong, Công ty chịu nhiều ảnh sau: nhóm khách hàng thuộc ñấu thầu (chủ yếu bệnh viện, trung hưởng nhân tố bên như: Sự cạnh tranh tâm y tế quận huyện), nhóm khách hàng ñại lý bán ñúng giá hưởng ñối thủ,của luật doanh nghiệp, luật thuế (Thuế thu nhập doanh hoa hồng (là công ty dược Nhà nước), nhóm khách hàng bán nghiệp, thuế giá trị gia tăng,) Chính sách tài khóa (tác ñộng ñến mức buôn (là công ty dược tư nhân ), nhóm khách hàng bán lẻ (là thuế xuất nhập khẩu) tỷ giá hối ñoái chủ nợ Ngân hàng, nhà thuốc, hiệu thuốc) tổ chức tín dụng 2.2.2 Đặc ñiểm hệ thống kế toán a Tổ chức máy kế toán Công ty Đối với nhóm khách hàng, Công ty có chế ñộ giá bán sách tín dụng khác Giá bán cho nhóm khách hàng ñại lý bán ñúng giá hưởng hoa b Hình thức kế toán Công ty hồng ñược bảng giá quy ñịnh niêm yết Công ty tỷ Hình thức kế toán Công ty Chứng từ ghi sổ ñược xử lệ hoa hồng Tỷ lệ hoa hồng 4%, 5% 7% tùy thuộc vào lý máy tính với phần mềm Weekend accounting c Quy trình lập luân chuyển chứng từ kế toán Các chứng từ chủ yếu ñược sử dụng hoạt ñộng bán hàng thu tiền Công ty Quy ñịnh trách nhiệm phận việc lập chứng từ kế toán liên quan ñến chu trình bán hàng thu tiền ñịa bàn bán hàng Công ty Nếu ñịa bàn rộng, hiểm trở khu vực Tây Nguyên 7%, ñịa bàn Đà Nẵng 4% Thời hạn nợ ñối với nhóm khách hàng tối ña 60 ngày ñối với ñơn hàng kể từ ngày giao hàng Quy ñịnh ký kết hợp ñồng kinh tế trách nhiệm thẩm ñịnh khách hàng d Hệ thống tài khoản, sổ sách kế toán báo cáo tài Hợp ñồng kinh tế công ty ñược Giám ñốc Công ty 2.3 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN người trực tiếp ký kết, ñối với ñơn vị trực thuộc Giám ñốc HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BẮC ÂU ủy quyền cho trưởng ñơn vị trực thuộc trực tiếp ký kết 2.3.1 Đặc ñiểm chu trình bán hàng thu tiền Công ty Footer Page of 126 Header Page of 126 -13- Hiện công tác thẩm ñịnh khách hàng mang tính hình thức, không ñánh giá ñược xác lực khách hàng b Thủ tục kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Kiểm soát hoạt ñộng bán hàng Tại văn phòng Công ty -14các tài khoản liên quan: TK 511, 3331, 111, 112, 131, 156, 632 báo cáo Định kỳ vào cuối quý, cuối năm kế toán bán hàng in sổ kế toán liên quan ñể lưu trữ theo quy ñịnh in bảng ñối chiếu công nợ phải thu khách hàng gửi xác nhận nợ văn thời ñiểm cuối quý, cuối năm Tại Công ty thực hai hình thức bán hàng: bán hàng thu tiền trước bán hàng theo hình thức gối ñầu Kiểm soát việc nhận xử lý ñơn hàng khách hàng Khi ñơn ñặt hàng gửi ñến qua mail, fax phòng kinh doanh nhận lưu Sau ñó kiểm tra hàng kho ñể yêu cầu xuất hàng Kiểm soát doanh thu bị trả lại chiết khấu, giảm giá hàng bán Đối với hàng bán không ñủ tiêu chuẩn chất lượng, bán không ñược khách hàng có yêu cầu trả lại Công ty tiến hành nhận, kiểm tra ghi giảm doanh thu Trưởng phòng kinh doanh ký yêu cầu xuất hàng chuyển phòng kế Tại Công ty, chiết khấu thương mại thường ñã ñược thỏa toán xác nhận công nợ khách hàng ñến thời ñiểm mua hàng ñể thuận từ ban ñầu theo hợp ñồng, việc giảm giá xảy ñể ñảm bảo trình Giám ñốc duyệt yêu cầu xuất hàng giá trị cho hàng hóa tạo lòng tin sử dụng nơi khách hàng Kiểm soát việc giao hàng Tại ñơn vị trực thuộc Yêu cầu xuất hàng ñã ñược chấp nhận, phòng kế toán lập Kiểm soát việc nhận xử lý ñơn hàng khách hàng: phiếu xuất kho giao cho thủ kho ñể xuất hàng nhân viên bán hàng Các ñơn vị trực thuộc thực nhiệm vụ bán lẻ hàng hóa theo kế phòng kinh doanh lập phiếu giao hàng hoạch Công ty giao Trưởng ñơn vị trực thuộc người trực tiếp Kiểm soát lập hóa ñơn bán hàng nhận xử lý ĐĐH khách hàng sau nhân viên báo cáo Khi ñã hoàn tất việc lập phiếu xuất kho, xuất kho hàng hóa hàng có kho Nhân viên viết hóa ñơn thuộc phòng kinh doanh lập hóa ñơn GTGT ñi kèm ñể giao hàng cho khách hàng Hóa ñơn GTGT ñược lập thành liên ñược ghi ñầy ñủ thông tin Kiểm soát giao hàng cho khách hàng: ĐĐH khách hàng ñã ñược duyệt, nhân viên bán hàng liên hệ với phận kho ñể tiến hành xuất hàng theo ĐĐH ñể giao ñể giao cho khách hàng mẫu hóa ñơn có chữ ký ñầy ñủ người lập hóa ñơn, thủ Kiểm soát lập hóa ñơn bán hàng: Sau hoàn tất thủ trưởng ñơn vị người mua (trường hợp bán hàng qua ñiện thoại tục giao nhận hàng Nếu khách hàng có nhu cầu nhận hóa ñơn GTGT chữ ký người mua hàng) phụ trách kế toán ñơn vị trực thuộc xuất hóa ñơn cho khách Kiểm soát việc ghi nhận doanh thu hàng Nếu khách hàng nhu cầu nhận hóa ñơn kế toán Hóa ñơn GTGT ñược lập lưu phần mềm Weekend ñơn vị trực thuộc ghi phiếu tính tiền giao cho khách hàng thay ñược phần mềm tự ñộng xử lý ghi vào sổ chi tiết sổ tổng hợp xuất hóa ñơn GTGT Cuối ngày kế toán ñơn vị trực thuộc lập Footer Page of 126 Header Page of 126 -15- -16- bảng kê bán lẻ ngày lập hóa ñơn GTGT ñối với lượng hàng Tại văn phòng Công ty: Tại Công ty vấn ñề kiểm soát tiền mặt ñược quản lý chặt chẽ Tất khoản tiền mặt ñược thu từ Kiểm soát doanh thu bán hàng: Doanh thu bán hàng khách hàng ñều ñược phòng tài kế toán thu, phiếu thu ñược lập ñơn vị trực thuộc quan trọng doanh số bán hàng chiếm 45% thành liên ñược lập trực tiếp từ phần mềm Weekend accounting, doanh thu Công ty ghi nhận vào sổ kế toán TK 111, TK 131 Tại ñơn vị trực thuộc: Việc ghi nhận tiền mặt ñược thực Kiểm soát nợ phải thu khách hàng Tại Công ty, Các khoản nợ ñược phân chia kiểm tra theo nguyên tắc: Nợ hạn, nợ hạn, nợ khó ñòi Nợ hạn: Nợ thời gian thỏa thuận Hợp ñồng văn phòng Công ty Các ñơn vị trực thuộc ña phần bán hàng thu tiền mặt chủ yếu Công ty quy ñịnh vào thứ tuần, ñơn vị trực thuộc chuyển tiền bán hàng ñược vào tài khoản Công ty Mà có chưa có kinh tế Nợ hạn: Nợ ñã thời gian toán 60 ngày so với thỏa thuận hợp ñồng Nợ khó ñòi: Các khoản nợ 06 tháng so với thỏa thuận quy ñịnh cụ thể việc kiểm soát việc bán hàng vấn ñề thu tiền Nghiệp vụ thu tiền qua ngân hàng toán ñã có nhiều lần gửi thư nhắc nợ Các nghiệp vụ thu tiền qua tài khoản Công ty mở ngân kết số nợ bên mua hàng có biểu xấu hàng Đơn vị trực thuộc không ñược phép mở Đơn vị trực thuộc toán (phá sản thiên tai, hỏa hoạn ) thu tiền bán hàng khách hàng tài khoản Công ty Định kỳ, quý kế toán Công nợ lập biên ñối chiếu mở ngân hàng Công nợ với khách hàng trình kế toán trưởng Giám ñốc ký duyệt Căn vào giấy báo có ngân hàng thông báo việc số sau ñó ñược gửi tới tất khách hàng nợ Kế toán ñơn vị tiền toán khách hàng Kế toán ngân hàng cập nhật vào phần trực thuộc lập biên ñối chiếu công nợ với khách hàng ñề mềm Sau số liệu ñược cập nhật xong, máy tính xử lý vào nghị khách hàng ký xác nhận sau ñó chuyển Công ty Chữ ký sổ chi tiết TK 112 131 báo cáo khác theo yêu cầu biên ñối chiếu Công nợ ñơn vị trực thuộc thủ Cuối tháng, kế toán ngân hàng ñối chiếu số liệu sổ phụ trưởng kế toán ñơn vị trực thuộc xác nhận Chữ ký khách ngân hàng với sổ kế toán chi tiết TK 112 Nếu sai sót tiến hành hàng phải chữ ký dấu người mua hợp ñồng kinh ñiều chỉnh, Đồng thời kế toán ngân hàng ñối chiếu với kế toán tế ñã ký kết ñơn vị trực thuộc số tiền khách hàng chuyển trả ñể ghi giảm nợ Kiểm soát nghiệp vụ thu tiền Nghiệp vụ thu tiền mặt khách hàng 2.3.3 Đánh giá thực trạng kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty Cổ Phần Bắc Âu Footer Page of 126 Header Page of 126 -17- a Những kết ñạt ñược công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Môi trường kiểm soát: Lãnh ñạo Công ty nhận thức ñược tầm quan trọng KSNB Công tác lập kế hoạch ñược thực ñưa mức khoán doanh thu lợi nhuận, thu nhập, doanh số bán hàng cho ñơn vị trực thuộc Công ty Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, công tác ñào tạo, tuyển dụng nhân lực có trình ñộ ñáp ứng ñược yêu cầu công việc -18Tất hoạt ñộng, ñịnh Công ty ñều phụ thuộc vào Giám ñốc Công ty Giám ñốc kiêm nhiệm chức vụ Chủ tịch hội ñồng quản trị Nhân viên Công ty kiêm nhiệm nhiều việc Chưa có quy ñịnh cụ thể việc ñánh giá nhân viên, quy chế tiền lương Chưa quy ñịnh mức ñộ xử phạt nhân viên vi phạm Công tác lập kế hoạch ñược thực hiện, chưa trọng, chưa tìm giải pháp cho kế hoạch không ñạt mục tiêu Hệ thống thông tin kế toán: Công tác lập, luân chuyển ghi Đánh giá rủi ro: Chưa thực ñánh giá rủi ro xác ñịnh chép chứng từ ñược thực tương ñối tốt, Hệ thống chứng từ, báo rủi ro ñịnh kỳ ñó khó ñánh giá hết mức ñộ ảnh hưởng cáo, sổ kế toán ñược lập ñầy ñủ theo ñịnh số 48/2006-BTC rủi ro ñến Công tác KSNB việc KSNB chu trình bán hàng Bộ Tài Chính thu tiền Đã ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt ñộng kiểm tra, kiểm soát Các thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng thu tiền: Các thủ tục kiểm soát ñược thực theo quy trình Có sách bán hàng rõ ràng: sách giá, sách chiết khấu công tác thẩm ñịnh khách hàng có sách bán chịu cụ thể ñối với khách hàng Thủ quỹ ñược phân công làm việc ñộc lập với phận kế Kiểm soát nội bộ: Chưa có phận KSNB ñộc lập thực công tác kiểm soát, Công ty vừa nhỏ việc mở rộng thị trường tiêu thụ ñang vấn ñề quan tâm hàng ñầu lãnh ñạo ñó cần có phận KSNB ñộc lập Thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng thu tiền Công ty có nhiều loại ĐĐH khiến cho việc xử lý kiểm soát gặp nhiều khó khăn Quy trình bán hàng ñơn vị trực thuộc nhiều bất cập, vấn ñề ghi nhận doanh thu bán hàng không ñảm bảo nguyên toán Hóa ñơn ñược lập kiểm tra trước giao khách hàng tắc tính kịp thời Vì muốn doanh thu bán hàng ñược ghi nhận Nợ khó ñòi ñược xử lý theo thông tư 228/2009/TT-BTC ngày xác việc ghi chép kế toán phải ñược lập viết 07/12/2009 Bộ tài b Những hạn chế công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Môi trường kiểm soát Footer Page of 126 phiếu tính tiền Công tác luân chuyển chứng từ chậm phòng ban chi nhánh Header Page 10 of 126 -20- -19- Công tác thẩm ñịnh khách hàng mang tính hình thức chưa trọng Hóa ñơn bán hàng ñược lập giao hàng ñó CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH TẠI BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI khách hàng chưa nhận ñược hàng CÔNG TY CỔ PHẦN BẮC ÂU Công nghệ thông tin ñã ứng dụng phần mềm sử 3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI dụng cho phận kế toán mà phận khác không dùng, dùng BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI Excel ñể làm việc CÔNG TY CỔ PHẦN BẮC ÂU Phần mềm kế toán không ñược kết nối trực tuyến với ñơn vị trực thuộc ñó chưa ñáp ứng ñược công tác kiểm soát Công Để ñứng vững thị trường Công ty cần tiếp tục củng cố xây dựng hệ thống KSNB vững mạnh, mang lại hiệu kinh tế cao nhằm ty với ñơn vị trực thuộc - Giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn kinh doanh - Bảo vệ tài sản ñược trì phát triển ổn ñịnh - Đảm bảo tính xác thông tin kế toán báo cáo tài - Đảm bảo ñược tuân thủ quy trình quản lý ñơn vị - Đảm bảo hiệu kinh doanh - Bảo vệ quyền lợi nhà ñầu tư - Đảm bảo quy ñịnh pháp luật kinh doanh 3.2 GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BẮC ÂU 3.2.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát a Hoàn thiện cấu máy quản lý Công ty Tách chức Giám ñốc với Chủ tịch hội ñồng quản trị Thành lập phận KSNB ñộc lập thành lập ban kiểm soát ñó có Giám ñốc, kế toán trưởng ñể tháng ban trực tiếp ñi cửa hàng chi nhánh ñể kiểm tra tình hình hoạt ñộng việc thực quy trình bán hàng thu tiền nhằm giảm thiểu rủi ro ñơn vị trực thuộc Footer Page 10 of 126 Header Page 11 of 126 -21- Nên có luân chuyển người quản lý nhân viên ñể ñảm bảo cho việc kiểm soát ñược chặt chẽ Tại cửa hàng, thủ quỹ ñôi kiêm nhiệm vụ bán hàng cần tách biệt ñể hạn chế gian lận b Hoàn thiện sách nhân Công ty Tuyển dụng xây dựng ñội ngũ cán có trình ñộ, lực -22hằng tháng, quý ñể từ ñó tìm nguyên nhân, giải pháp xử lý phù hợp ñối với kế hoạch không thực ñược xem xét lại công tác lập kế hoạch ñể ñiều chỉnh cho lần nhằm ñạt ñược mục tiêu ñề 3.2.2 Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán phục vụ cho kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền bố trí ñúng chuyên môn, ngành nghề ñược ñào tạo nhân tố a Hoàn thiện hệ thống tài khoản ñịnh nâng cao chất lượng cán bộ, ñặc biệt cán trực tiếp Hiện tại, cửa hàng ñược mở tài khoản khách bán hàng thu tiền Để hệ thống KSNB Công ty hoạt ñộng có hàng 131 “Phải thu khách hàng” Vì Công ty nên mở tài khoản hiệu cần phải có ñội ngũ nhân nhạy bén, có lực, ñó 157 “hàng gửi bán” chi tiết cấp cho hàng bán chi nhánh cần trọng ñến công tác ñào tạo tuyển dụng phát triển ñúng cửa hàng ñể thuận tiện cho việc quản lý theo dõi hướng, chọn lọc cán trực tiếp bán hàng thu tiền b Hoàn thiện hệ thống chứng từ Cần ñổi sách, chế ñộ trả lương cho người lao Để hạn chế ñến mức tối ña rủi ro ảnh hưởng ñến chu ñộng, cần xây dựng sách cụ thể khen thưởng kịp thời cho trình bán hàng thu tiền, Công ty nên xây dựng biểu mẫu ñơn ñặt cán làm việc có hiệu quả, tham mưu ñề xuất sáng kiến cải tiến hàng thống cho tất khách hàng việc quản lý kiểm soát có hiệu Đồng thời cần xây dựng c Hoàn thiện hệ thống báo cáo quy chế xử phạt nhân viên vi phạm quy ñịnh Ngoài hệ thống biểu mẫu theo quy ñịnh, Công ty cần thiết lập Tăng cường bố trí nhân cho ñơn vị trực thuộc ñể ñảm bảo ñộc lập bán hàng, thu tiền ghi sổ kế toán không vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm c Hoàn thiện công tác lập kế hoạch Công ty thêm biểu mẫu: Mẫu phiếu thẩm ñịnh khách hàng Báo cáo tổng hợp ĐĐH, Báo cáo tuần doanh thu chi nhánh 3.2.3 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty Cổ Phần Bắc Âu Các kế hoạch thường không ñề cập ñến dòng tiền thu a Hoàn thiện trình tự luân chuyển chứng từ chi trình thực kế hoạch Khi lập kế hoạch Công ty Đối với trình tiếp nhận xử lý ñơn hàng nên quy ñịnh việc dự tính dòng tiền lưu chuyển thu chi ñể Cần ñánh số thứ tự ñơn hàng vào sổ theo dõi ñể chủ ñộng ñược nguồn vốn công tác lập kế hoạch phải dựa tránh tình trạng ñơn ñặt hàng bị thất lạc, không ñược xét duyệt, thực tế ñánh giá kết hợp với tài có có không ñược kiểm soát Công ty nên quy ñịnh rõ ràng việc tiếp nhận, trình thực kế hoạch xử lý trả lời khách hàng thông qua “cửa” Công ty nên ñánh giá công tác lập thực kế hoạch Footer Page 11 of 126 Hợp ñồng pháp lý quan trọng, ñối với khách Header Page 12 of 126 -23- hàng quen, Công ty lập hợp ñồng nguyên tắc mà không lập thêm phụ lục cần bổ sung phụ lục hợp ñồng thực ñơn hàng -24có thể xảy Hóa ñơn nên ñược lập sau ñã hoàn thành xong nhiệm vụ giao hàng, khách hàng ñã thực nhận ñược hàng Đối với việc kiểm tra tín dụng b Hoàn thiện thủ tục kiểm soát doanh thu bán hàng Cần lập phiếu thẩm ñịnh khách hàng tháng ñánh giá Công ty ñã ứng dụng công nghệ thông tin ñó phần mềm kế tình hình công nợ theo tháng ñể phân tích tìm hiểu khách hàng Giám ñốc cho bán vượt giá trị gối ñầu Vì Công ty nên bàn ñến phương án bảo lãnh nợ ngân hàng ñối với số khách hàng mua nợ giá trị gối ñầu Cần có kiểm tra hạn sử dụng tháng lần lập báo cáo số hàng hết hạn sử dụng ñể có biện pháp xử lý sớm toán Với hỗ trợ phần mềm Weekend accounting, công tác kế toán ñược ñơn giản nhiều Tuy nhiên việc kiểm soát doanh thu bán hàng thu tiền Công ty số hạn chế: Phần mềm không kết nối trực tuyến với ñơn vị trực thuộc ñó không kiểm soát ñược số liệu doanh thu bán hàng không ñược kịp thời, số liệu phận thường xảy trường hợp Đối với việc giao hàng không khớp nhau, gây khó khăn trình ñối chiếu Yêu cầu xuất hàng nhân viên phòng kinh doanh lập, phòng ban ñơn vị trực thuộc Như muốn kiểm tra mức dư nợ phiếu xuất kho kế toán lập, tạo chồng chéo việc bán khách hàng ñể ñịnh xem có tiếp tục bán hàng hàng, nên giao phiếu xuất kho cho phòng kinh doanh lập số liệu phòng kế toán lại khác với phòng kinh doanh Đối với lập hóa ñơn phòng kinh doanh nơi lập hóa ñơn ñó họ cập nhật ñược doanh Việc lập hóa ñơn thuộc phòng kinh doanh, ñó Công ty nên thu bán hàng ñến thời ñiểm phòng kế toán lại cập nhật số tiền giao việc lập hóa ñơn cho phận kế toán Điều tạo ñược khách hàng toán số tiền lại chuyển cho phòng kế toán kiểm tra giá cả, số lượng, nhằm tránh ñược thông ñồng quản lý phòng kế toán lại không cập nhật hóa ñơn bán hàng phát nhân viên phòng kinh doanh với khách hàng bỏ sót số nghiệp sinh kịp thời hóa ñơn luân chuyển chậm vụ giao hàng không lập hóa ñơn Nên lập hóa ñơn theo phiếu giao hàng ñể dễ kiểm tra kiểm soát Hạn chế giao hàng phương tiện Công ty với số lượng ñể giảm trừ chi phí kho vận Nên kết hợp giao theo thời gian, tuyến với nhiều khách hàng, Công ty nên xây dựng phần ứng dụng thống gọi phần mềm quản lý, ñó quản lý tất hoạt ñộng Công ty quản lý kinh doanh, quản lý nhân sự, quản lý tài chính… ñược kết nối trực tuyến với tất phòng ban, ñơn vị trực thuộc ñó có phân quyền truy cập sử dụng Hiện nay, Công tác quản lý giá bán ñơn vị trực thuộc Hằng tuần, có ñối chiếu kế toán ghi nhận doanh thu trọng yếu Nguyên nhân dẫn ñến rủi ro doanh thu bán với phận bán hàng sổ bán hàng ñể kiểm tra sai sót, gian lận hàng Công ty phân quyền ñịnh giá cho ñơn vị trực Footer Page 12 of 126 Header Page 13 of 126 -25- -26- thuộc mà biện pháp kiểm soát giá bán Công ty không thu khách hàng kéo dài ñể tránh rủi ro xây dựng lại mẫu báo báo công quy ñịnh ñơn vị trực thuộc phải báo cáo giá bán Công ty nên nợ phù hợp nhằm cung cấp ñầy ñủ thông tin khách hàng, giúp Công ñể kiểm soát ñó Công ty nên quy ñịnh giá bán ty kiểm soát tốt nợ phải thu Hạn chế nợ hạn kéo dài cho khu vực ñể phù hợp với thị trường có quyền can thiệp vào giá bán ñơn vị trực thuộc giá bán cao thấp so với giá bình quân công ty ñưa thời ñiểm KẾT LUẬN Để doanh nghiệp ñứng vững thị trường cách doanh nghiệp phải xây dựng chiến lược kinh doanh hợp lý, nắm Kiểm soát xây dựng giá bán: Sản phẩm hàng hóa chặt thị trường, ñồng thời cần phải xây dựng máy vững Công ty mua ñi bán lại nên Công ty ñịnh giá bán mạnh mà ñó có hệ thống kiểm soát nội hữu hiệu ñể thực cho ñơn vị trực thuộc, việc ñịnh giá bán tùy thuộc vào việc kiểm tra, kiểm soát sở ñưa ñịnh kinh sách giá bán nhà cung cấp thời ñiểm doanh có hiệu giúp doanh nghiệp ổn ñịnh phát triển Kiểm soát giá bán hàng hóa: Sau giá bán ñã ñược Giám Nhận thức ñược tầm quan trọng ñó, Luận văn tác giả ñi sâu ñốc duyệt, phòng kinh doanh photo chuyển cho phòng kế toán nghiên cứu, khai thác ñể kết hợp lý luận thực tiễn từ ñó có thông báo giá bán áp dụng toàn Công ty giá bán cho giải pháp ñồng giúp công tác kiểm soát nội ñơn vị trực thuộc Sau ñó nhân viên kế toán bán hàng phòng kế chu trình bán hàng thu tiền ñơn vị kinh doanh ngành toán cập nhật tất giá bán mặt hàng vào phần mềm quản dược nói chung Công ty Cổ Phần Bắc Âu nói riêng ngày lý Và ñược ñiều chỉnh giá bán có thay ñổi giá ñã ñược ñược hoàn thiện ñể quản lý tốt trình bán hàng thu tiền lãnh ñạo ký duyệt Trong khuôn khổ luận văn trình bày vấn ñề sau : Ngoài ra, Công ty nên quy ñịnh có báo cáo ñột xuất Thứ nhất: Luận văn trình bày sở lý luận kiểm soát việc bán hàng quy ñịnh hình thức phạt ñối với trưởng nội làm rõ lý luận kiểm soát nội chu trình bán hàng thu ñơn vị trực thuộc bán không ñúng giá quy ñịnh tiền doanh nghiệp c Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nợ phải thu khách hàng Thứ hai: Luận văn ñi sâu nghiên cứu thực trạng kiểm soát nội Hoàn thiện công tác thẩm ñịnh khách hàng chu trình bán hàng thu tiền lĩnh vực dược Công ty CP Thành lập tổ thẩm ñịnh gồm người có liên quan Bắc Âu ñánh giá ưu, nhược cần khắc phục ñối với kiểm phòng kinh doanh phòng kế toán ñó có kế toán trưởng trưởng phòng kinh doanh soát nội chu trình bán hàng thu tiền ñơn vị Thứ ba: Qua lý luận thực tiễn, ñề xuất số giải pháp nhằm Hoàn thiện báo cáo kiểm soát nợ phải thu khách hàng tăng cường công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty ñã có quy ñịnh việc kiểm soát nợ hoàn thiện thủ tục kiểm soát chu trình bán thu hàng thu tiền ñơn vị báo cáo công nợ không phù hợp Công ty nên hạn chế nợ phải Footer Page 13 of 126 áp dụng cho ñơn vị có kinh doanh mặt hàng  ... TÁC KIỂM - Các khoản thu tiền ghi ñúng vào sổ quỹ, sổ tổng hợp SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI ñúng CÔNG TY CỔ PHẨN BẮC ÂU b Quy trình kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền bán. .. bán hàng thu tiền bán hàng a Nội dung chu trình bán hàng thu tiền bán hàng - Tìm kiếm thị trường khách hàng 1.2.2 Nội dung kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền a Mục tiêu kiểm soát nội chu. .. nội chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp - Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty Cổ Phần Bắc Âu - Chương 3: Một số giải pháp tăng cường kiểm soát nội chu trình