Đang tải... (xem toàn văn)
giáo trình mới nhất của HVHC về môn thông tin trong quản lý
CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ 1.1 Thông tin 1.1.1 Khái niệm thông tin Trong lịch sử tồn phát triển mình, người thường xuyên cần đến thông tin Đối với người, thông tin vô cần thiết Khái niệm thông tin (information) sử dụng thường ngày Thông tin cung cấp nội dung cho trao đổi người với người người với môi trường, trước hết tạo điều kiện cho người thích nghi với mơi trường, sau để người làm chủ mơi trường, khai thác môi trường hướng môi trường phục vụ cho mục đích Thơng tin mang lại cho người hiểu biết, nhận thức tốt đối tượng đời sống xã hội, thiên nhiên, giúp họ thực hợp lý công việc cần làm để đạt tới mục đích cách tốt Vậy thơng tin gì? Thơng tin khái niệm có từ lâu đời số khái niệm khoa học đại, liên quan tới nhiều lĩnh vực hoạt động tri thức Vì có nhiều cách hiểu thông tin, từ điển chưa thể đưa định nghĩa thống Từ điển Oxford English Dictionary cho rằng: "Thông tin điều người ta đánh giá nói đến; tri thức, tin tức", từ điển khác lại định nghĩa thông tin đồng với kiến thức: "Thông tin điều người ta biết", "Thông tin chuyển giao tri thức làm tăng thêm hiểu biết người" Thông tin, thuật ngữ tiếng Anh Information có nguồn gốc từ tiếng La tinh Infomatio, có nghĩa là: giảng giải, trình bày, báo cáo Khái niệm có hai hướng nghĩa: Thứ nhất: nói hành động cụ thể để tạo hình thái, thứ hai: nói truyền đạt ý tưởng, khái niệm hay biểu tượng Hai hướng nghĩa tồn tại, nhằm vào tạo lập cụ thể, nhằm vào tạo lập kiến thức truyền đạt Nó thể gắn kết hai lĩnh vực kỹ thuật kiến thức Từ góc độ nhận thức luận, thơng tin kết phản ánh thực khách quan, biểu hệ thống ngôn từ, ký hiệu, hình ảnh v.v Thơng tin đồng nghĩa với hình thái tri thức mẻ, có giá trị phát triển hiểu biết người Từ góc độ khoa học kỹ thuật, thơng tin số liệu, dẫn liệu mà ta lấy phân tích, so sánh, phân loại, giải thích, khái quát, tổ chức lại, từ mà rút ý nghĩa, giá trị tính chất, đặc trưng vật, tượng quy luật tồn vận động chúng Cho đến nay, có vấn đề cịn phải tiếp tục nghiên cứu định nghĩa triết học thông tin nêu xác đáng: Thông tin đa dạng phản ánh Ở thông tin hiểu theo hai nghĩa: Thứ nhất, nội dung thơng tin; Thứ hai, phương tiện chuyển tải, thông báo, báo tin Tùy thuộc vào lĩnh vực nghiên cứu, người ta đưa định nghĩa thông tin khác giới hạn khái niệm lại để phục vụ mục đích nghiên cứu Chẳng hạn: - Thông tin nội dung giới bên thể nhận thức người (N.Wiener); - Thông tin loại trừ tính bất định tượng ngẫu nhiên (Shannon.K); - Thông tin xác suất lựa chọn (Iaglom); - Thơng tin tín hiệu thu nhận, hiểu đánh giá có ích cho việc định (các nhà quản lý kinh tế) Khó đưa định nghĩa chung thông tin Tuy nhiên, đơn giản cả, theo nghĩa thơng thường, ta định nghĩa: Thơng tin tất giúp người hiểu đối tượng mà quan tâm 1.1.2 Q trình thơng tin Theo quan điểm triết học, thơng tin tượng vốn có vật chất, thuộc tính khách quan giới vật chất hay nói cách khác, thơng tin phản ảnh giới vật chất (tự nhiên xã hội) phương tiện tác động lên giác quan người (ngơn ngữ, ký hiệu, hình ảnh, âm thanh…) Có thể coi đối tượng vật chất nguồn thơng tin (vì vật chất có thuộc tính tự phản ánh - V.I Lê nin) Để có thơng tin cần phải có đối tượng thu nhận tin Q trình thơng tin tác động qua lại nguồn tin/nơi phát tin Q trình thơng tin thực qua kênh truyền tin/đối tượng nhận tin Sơ đồ q trình thơng tin C.E.Shannon Wearver đưa ra, minh họa cho tổng thể yếu tố ảnh hưởng tới q trình thơng tin (Hình 1-1) Các yếu tố tham gia vào trình thơng tin bao gồm: - Nguồn tin/nơi phát tin: Có thể cá nhân, tổ chức hay nhóm người Thơng thường thơng tin phát từ nguồn tin với mục đích xác định, phục vụ cho đối tượng định - Nơi nhận tin/đối tượng nhận tin: Có thể cá nhân, tổ chức nhóm người, nơi nhận tin nhận thông tin từ nhiều nguồn tin khác cần chọn lọc xử lý thơng tin để có thơng tin thích hợp - Kênh truyền tin: Có thể cá nhân, tổ chức, nhóm người đóng vai trị trung gian nguồn tin nơi nhận tin Kênh truyền tin vật mang tin phương tiện truyền thông - Chuyển giao thông tin: Thông tin chuyển giao từ nguồn tin đến đối tượng nhận tin nguồn tin nhận thơng tin phản hồi từ đối tượng nhận tin Việc chuyển giao thông tin gặp trở ngại mặt kỹ thuật, tổ chức, tâm lý, nhận thức…từ nguồn tin, kênh truyền tin nơi nhận tin Hình 1-1: Sơ đồ trình thơng tin Shannon Weaver Để giải trở ngại cần có giải pháp đồng điều quan trọng xây dựng trì mối quan hệ tốt nguồn tin nơi nhận tin Nội dung thơng tin thuộc tính, tính chất vốn có vật với vật tượng bộc lộ ra, thể thông qua tác động qua lại vật với vật khác Thông tin gắn với trình phản ánh Những dấu ấn để lại thơng tin hệ thống vật chất hệ thống vật chất khác Phản ánh vật chất phản ánh thơng tin, khơng có thông tin chung chung mà thông tin thông tin vật vật khác Người ta tách nội dung thơng tin khỏi hình thức biểu diễn nhằm phân biệt nội dung thơng tin cần truyền cách thức chuyển giao thông tin Các hình thức biểu diễn thơng tin hữu hạn nội dung thơng tin vơ hạn Khi thơng tin có hình thức biểu diễn q trình chuyển giao thơng tin q trình truyền ký hiệu biểu diễn Muốn nâng cao q trình thơng tin, ta cần ý đến số biện pháp sau: - Nâng cao nguồn thông tin: Hiệu phụ thuộc trực tiếp vào lực hoạt động quan cung cấp thông tin Vì để nâng cao lực hoạt động quan cung cấp thông tin, nhà nước cần quan tâm đầu tư để phát triển lực quan cung cấp thông tin gồm nguồn nhân lực, nguồn thông tin sở vật chất kỹ thuật - Đa dạng hóa kênh truyền tin: Đa dạng hóa nâng cao chất lượng kênh truyền tin dựa thực tế địa phương để đảm bảo chất lượng trình chuyển giao thông tin nguồn tin nơi nhận tin 1.1.3 Quy trình xử lý thơng tin máy tính Máy tính cơng cụ xử lý thơng tin Về bản, q trình xử lý thơng tin máy tính - q trình xử lý thơng tin người - có giai đoạn : Nhận thông tin (Receive input): Thu nhận thông tin từ giới bên ngồi vào máy tính Thực chất q trình chuyển đổi thơng tin giới thực sang dạng biểu diễn thơng tin máy tính thơng qua thiết bị đầu vào Hình 1-2: Máy tính cơng cụ xử lý thơng tin Xử lý thơng tin (process information): Biến đổi, phân tích, tổng hợp, tra cứu thơng tin ban đầu để có thông tin mong muốn Xuất thông tin (produce output): Đưa thông tin kết (đã qua xử lý) trở lại giới bên Ðây trình ngược lại với trình ban đầu, máy tính chuyển đổi thơng tin máy tính sang dạng thông tin giới thực thông qua thiết bị đầu Lưu trữ thông tin (store information): Ghi nhớ lại thông tin ghi nhận để đem sử dụng lần xử lý sau Ðể đáp ứng thao tác máy tính thơng thường gồm bốn thành phần hợp thành, thành phần có chức riêng: Hình 1-3 : Quá trình xử lý thơng tin máy tính Thiếp bị nhập (input device): Thực thao tác đưa liệu từ giới bên ngồi vào, thường bàn phím chuột, loại thiết bị khác mà ta nói rõ phần sau Thiết bị xử lý (đơn vị xử lý trung tâm – CPU): Thực thao tác xử lý, tính tốn kết quả, điều hành hoạt động tính tốn máy vi tính, xem CPU não người Thiết bị xuất (Output): Thực thao tác gửi thơng tin ngồi máy vi tính, hầu hết dùng hình máy tính thiết bị xuất chuẩn, thêm số khác máy in, loa… Thiết bị lưu trữ (storage devices): Được dùng để cất giữ thông tin Lưu trữ sơ cấp (primary memory) nhớ máy tính dùng để lưu tập lệnh chương trình, thông tin liệu sẵn sàng tư chuẩn bị làm việc theo yêu cầu CPU Lưu trữ thứ cấp (secondary storage) cách lưu trữ đơn với mục đích cất giữ liệu, cách dùng thiết bị đĩa cứng, đĩa mềm, bút nhớ (USB), CD, 1.1.4 Một số phương thức xử lý thơng tin máy tính Trên máy tính thơng tin xử lý theo nhiều phương pháp khác Một số phương thức xử lý thường gặp như: o Xử lý tương tác (interactive processing), o Xử lý giao dịch (transaction processing), o Xử lý trực tuyến (on-line processing), o Xử lý theo lô (batch processing), o Xử lý phân tán (distribute processing) o Xử lý thời gian thực (real-time processing) a Xử lý tương tác: Xử lý tương tác xử lý thực phần, phần xử lý người máy tính thực xen kẽ Nói cách khác, xử lý tương tác, người dẫn dắt trình xử lý, ngắt tham gia vào trình xử lý Trong trình xử lý tương tác, máy tính đóng vai trị trợ giúp tích cực Xử lý tương tác phương thức lựa chọn cho hệ thống phải xử lý nhiều thông tin có mối quan hệ phức tạp với nhau, khó mơ tả cơng thức, phương trình tốn học Con người phải thường xuyên vận dụng kinh nghiệm cơng tác vào q trình xử lý b Xử lý giao dịch: Xử lý giao dịch xử lý yêu cầu kết quả, khơng có can thiệp từ ngồi vào Một trình xử lý gọi giao dịch Xử lý giao dịch thích hợp với tiến trình có nhiều khâu độc lập với để kiểm tra xử lý thông tin Thủ tục rút tiền từ ngân hàng ví dụ xử lý giao dịch Khởi đầu kiểm tra lỗi thông tin nhập vào, kiểm tra tương thích thông tin với liệu có hệ thống Trên sở kết kiểm tra, hệ thống đáp ứng yêu cầu khách hàng c Xử lý theo lô: Xử lý theo lô hay cịn gọi xử lý trọn gói, xử lý theo mẻ, tiến trình tập hợp thơng tin sẵn có tạo thơng tin theo định kỳ Điều có nghĩa thông tin sử dụng sinh tiến trình xử lý theo lơ thường có chu kỳ sống ngắn Ví dụ xử lý theo lơ lập báo cáo định kỳ hàng tuần, hàng tháng Phương thức xử lý theo lơ thích hợp với tiến trình xử lý thơng tin mà đó: o Việc truy cập thông tin diễn định kỳ o Khn dạng kiểu liệu hồn tồn xác định o Thông tin ổn định khoảng thời gian hai tiến trình xử lý liên tiếp d Xử lý trực tuyến: Xử lý trực tuyến sử dụng hệ thống mà địi hỏi xử lý dịng thơng tin, mẫu tin thời điểm xuất cách trực tiếp đối thoại đối tác Ví dụ, dịch vụ gửi tiền ngân hàng, xử lý phòng bán vé máy bay, tàu hoả, dịch vụ thông tin tổng đài thường xử lý trực tuyến Đặc trưng xử lý trực tuyến là: o Việc truy cập thơng tin xảy hồn tồn ngẫu nhiên o Khn dạng kiểu thơng tin khơng hồn tồn xác định o Thơng tin thay đổi liên tục thực tiến trình xử lý e Xử lý thời gian thực: Xử lý thời gian thực tiến trình máy tính phải đảm bảo yêu cầu ngặt nghèo hệ thống thời gian Thông thường xử lý thời gian thực xuất hệ thống liên kết với hệ thống hệ thống điều kiển nhiệt độ lò luyện thép lò nấu sợi, hệ thống điều khiển đường bay tên lửa hệ thống mô Xử lý thời gian thực phải đảm bảo đồng tiến trình máy tính với hoạt động diễn thực tế f Xử lý phân tán: Các xử lý diễn phận vị trí khác nhau, có yêu cầu khác vào thời điểm khác Nói chung, với hệ thống có xử lý phân tán, liệu thường bố trí vị trí địa lý khác quy định dùng chung Trong xử lý phân tán, với thành phần liệu, lúc xảy nhiều thao tác cập nhập, sửa chữa khai thác khác Vì vậy, vấn đề cần phải quan tâm xử lý phân tán đảm bảo tính đồng hệ thống 1.1.5 Chất lượng tin, giá trị tin, giá thành thông tin - Chất lượng tin: Càng ngày người ta đòi hỏi cao chất lượng tin Thông tin phải xác thực đắn; thông tin phải phù hợp với thực tế; thông tin phải cập nhật thường xuyên, đầy đủ vả xác; độ tin cậy thông tin phải cao; thông tin phải thích hợp kịp thời; thơng tin phải dễ hiểu, trình bày hấp dẫn, phải dạng giúp cho người nhận xử lý cách thuận lợi để lĩnh hội được; thơng tin phải có mức độ chi tiết thỏa đáng cần phải lưu giữ với độ an toàn bảo mật theo u cầu - Giá trị thơng tin: Có bốn yếu tố tác động đến chất lượng tin đem lại giá trị tin Đó là: Tính xác, phạm vi bao quát nội dung, tính cập nhật tần số sử dụng Trong quan trọng nội dung tính xác Thơng tin có giá trị thơng tin có tính chất riêng biệt (phù hợp với yêu cầu người sử dụng) thông tin có tính chất dự báo cho phép lựa chọn định nhiều khả cho phép Giá trị thơng tin cịn nằm quyền lực tổ chức Thơng tin có giá trị cao giúp nhà lãnh đạo định đắn, ứng phó nhanh trước thay đổi bất thường hồn cảnh - Giá thành thơng tin xem xét qua lao động trí tuệ (hình thành tin xử lý tin) qua yếu tố vật chất (phương tiện xử lý, lưu trữ tin, truyền tin) Các yếu tố vật chất định giá giá trị thị trường, giá phương tiện vật chất chi phối giá thành đơn vị thông tin thông tin trao đổi lớn ghi lại phương tiện vật chất sách, báo chí, băng đĩa…Ở thơng tin mua bán, trao đổi quyền sở hữu thông tin bị chia sẻ Trái lại, người sáng tạo thông tin có quyền sở hữu lao động trí tuệ lao động đảm bảo pháp luật (ví dụ luật quyền, luật phát minh sáng chế …) Chiến lược phát triển thông tin đến năm 2020 Thủ tướng Chính phủ nêu khái niệm: "Thông tin coi nhu cầu thiết yếu đời sống xã hội, công cụ để điều hành, quản lý, đạo quốc gia, phương tiện hữu hiệu để mở rộng giao lưu hiểu biết quốc gia, dân tộc, nguồn cung cấp tri thức mặt cho công chúng nguồn lực phát triển kinh tế - xã hội" Chiến lược nhận định: Sự chênh lệch trình độ phát triển thông tin nước đặc điểm quy mơ trình độ phát triển thời kỳ cách mạng khoa học công nghệ Nước không vượt qua thách thức thông tin, nước hội phát triển có nguy khả tự chủ Thiếu thơng tin, gặp khó khăn việc đưa định định bị sai lệch, thiếu sở khoa học, không thực tiễn trở nên hiệu 1.2 Thông tin quản lý 1.2.1 Khái niệm thông tin quản lý Trong tổ chức, cấp, nhà quản lý cần có thơng tin để vạch kế hoạch, để tổ chức, để đảm bảo thực chức mình, để huy để kiểm sốt Hiệu quản lý liên quan chặt chẽ tới số lượng chất lượng thông tin mà người quản lý nhận Những luồng thông tin luân chuyển hệ thống liên lạc tổ chức đóng vai trị tương tự hệ thống mạch máu thể Chúng chuyển giao phần tử cần thiết cho việc định mà phải cho phép ảnh hưởng tới thái độ cá nhân, theo cách thức động viên họ để hướng hoạt động quan tâm họ vào việc điều hịa mục đích đơn vị cách hợp lý Thông tin quản lý mà nhà quản lý cần cho việc định Đó thơng tin có ích cho hoạt động quản lý thực hành vi quản lý Thông tin quản lý phải gắn liền với định quản lý mục tiêu quản lý, cụ thể thông tin quản lý nhằm phục vụ cho việc định quản lý nhằm đạt mục tiêu quản lý; ngược lại, định quản lý phải chứa đựng thông tin sản phẩm định quản lý thơng tin Có thể xem thơng tin quản lý hệ thần kinh hệ thống quản lý, tác động đến tất khâu trình quản lý Cho nên có quan niệm: "bản chất q trình quản lý xử lý thơng tin", hoặc: "thông tin vừa sản phẩm, vừa đối tượng hoạt động quản lý" Hoạt động quản lý, chất tác động liên tục có hướng đích chủ thể quản lý lên đối tượng trình quản lý Sự tác động này, dù hình thức, tính chất quy mô nào, dù phục vụ mục tiêu lâu dài hay trước mắt, dù phức tạp hay đơn giản… phải xác lập tảng hai tiền đề bản: vật chất - kỹ thuật thông tin Bộ máy quản lý nhà quản lý cần đến thông tin thứ nguyên liệu đầu vào, hay nói cách khác – sở liệu cho việc đưa định (tìm đáp số cho tốn quản lý) Quyết định quản lý - dạng sản phẩm quản lý, thân lại thông tin Để định quản lý, thơng tin phản ánh ý chí máy nhà nước, trở thành thực, cần phải tổ chức thực Về thực chất, công việc kiến thiết, xác lập mối liên hệ thông tin đầu máy, nhà quản lý - với tư cách chủ thể phát tin người thực - với tư cách chủ thể nhận tin Tuy nhiên, phải nhìn nhận chủ thể khơng cố định vai trị Quá trình thực định quản lý trình liên tục diễn tác động vật chất - kỹ thuật, kéo theo biến đổi vật chất trạng thái Trạng thái vật, trình chịu tác động vật chất - kỹ thuật người tạo tác động phản ánh thơng qua thơng tin thực – lúc mang tính chất hồi báo, đảo vai trò người thực định quản lý từ chủ thể nhận tin thành chủ thể phát tin Những thơng tin nói trên, tập hợp lại với thơng tin bên ngồi (thông tin khách thể quản lý) thông tin trạng thái máy, đặt trước nhà quản lý tập thông tin, phản ánh tình quản lý chủ thể quản lý tiếp nhận tập hợp liệu cho hành vi ứng xử (sự điều chỉnh định quản lý mới) Như vậy, thấy, thơng tin liên hệ thơng tin có mặt nơi, lúc, khâu, giai đoạn hoạt động quản lý với đủ hình thức, biến thể tư cách - vừa nguyên liệu, vừa sản phẩm, vừa công cụ, thước đo, phương tiện Nói cách khác, q trình quản lý đồng nghĩa với trình làm việc liên tục với hình thái chuyển hố luồng vận chuyển thơng tin quản lý 1.2.2 Vai trị thơng tin quản lý • Thơng tin đối tượng lao động cán quản lý Chủ thể quản lý sử dụng thông tin để điều hành hoạt động chung quan, tổ chức Thực chất, quản lý q trình xử lý thơng tin để đưa định, chủ trương, sách Khơng có thơng tin đầy đủ, xác, kịp thời khó quản lý cách hiệu Từ nhận định đó, thơng tin coi cơng cụ quản lý, thông tin vừa phương tiện, vừa sản phẩm trình quản lý Chất lượng hiệu thông tin định đến chất lượng hiệu quản lý • Thơng tin sở để nhà quản lý ban hành định quản lý Quyết định quản lý phương tiện giúp nhà quản lý thực hoạt động điều hành tổ chức quan theo hệ thống cấu trúc thống để thực mục tiêu Các định quản lý thể hành vi sáng tạo nhà quản lý Giá trị định quản lý phụ thuộc vào tính hợp pháp (khơng trái pháp luật) tính hợp lý định Tính hợp 10 (dành cho lãnh đạo) Nhóm chức lập báo cáo vể hồ sơ Báo cáo thống kê tình hình hồ sơ nhận trả Báo cáo chi tiết hồ sơ hạn xử lý Báo cáo chi tiết hồ sơ xử lý Báo cáo chi tiết hồ sơ khơng xử lý Nhóm chức thơng tin thủ tục hồ sơ Cấu hình thủ tục thông tin hướng dẫn hồ sơ huyện Lập giao diện tương tác với hình cảm ứng Cấu hình thời gian lật trang phần mềm thông tin thủ tục hồ sơ Tra cứu thông tin trạng thái hồ sơ qua mã vạch barcode KẾT QUẢ THU ĐƯỢC Quản lý thủ tục, hồ sơ thông tin chủ hồ sơ Tìm kiếm thơng tin kết xử lý hồ sơ nhanh chóng Lập báo cáo việc tiếp nhận kết xử lý hồ sơ hành đơn vị Hỗ trợ đơn vị liên quan xử lý liên thông thủ tục Hỗ trợ công dân tra cứu thông tin tự động 110 1.1 Phần mềm quản lý hồ sơ hành phận cửa Quy trình quản lý 111 - Quyền chuyên viên cửa: Gồm cán thuộc huyện, phận “Một cửa”, “Một cửa liên thơng” có nhiệm vụ tiếp công dân, nhận hồ sơ, chuyển giao cho phòng ban thụ lý trả hồ sơ cho công dân sau xử lý xong - Quyền chuyên viên phòng ban: Gồm cán thuộc phận, phịng ban trực thuộc huyện có nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ để xử lý, cho ý kiến, trình lãnh đạo ký - Quyền quản trị hệ thống: Bao gồm cán quản lý công nghệ thông tin huyện có nhiệm vụ điều chỉnh thơng tin thủ tục, phịng ban cách xác, cập nhật thêm tài khoản cho người sử dụng • QUYỀN CHUYÊN VIÊN MỘT CỬA Để sử dụng phần mềm với quyền bạn cần phải có tài khoản sử dụng, hình đăng nhập ra: nhập user password cấp: + Nhập tên cấp vào phần mềm + Nhập mật cấp vào phần mềm + Nhập xong nhấn vào nút Đăng nhập để vào phần mềm 112 Sau đăng nhập thành công giao diện phần mềm “Quản lý hồ sơ hành cửa” giao diện sử dụng phần mềm bao gồm quy trình: Home Đổi mật Nhập hồ sơ Trình lãnh đạo Tra cứu hồ sơ Tìm kiếm Báo cáo Danh sách giao nhận hồ sơ In sổ nhật ký 10 Nhận kết phòng ban 11 Hồ sơ yêu cầu bổ sung 12.Trả hồ sơ Xử lý đến quy trình 12 hồn tất trả hồ sơ 12 Trả hồ sơ: Tìm kiếm hồ sơ trả cho công dân Bạn chọn vào “Trả hồ sơ” 113 Bạn tìm kiếm hồ sơ trả cho cơng dân theo tiêu chí như: mã hồ sơ, tên hồ sơ, chủ hồ sơ, loại thủ tục… - Sau bạn kích vào nút “tìm kiếm” - Bạn kích vào “trả” Bạn điền thêm thông tin hồ sơ trả nhấn nút “trả hồ sơ” sau nhấn vào “trả hồ sơ” hồ sơ biến phần “trả hồ sơ” phần mềm lưu sở liệu 114 1.2 Phần mềm quản lý hồ sơ hành (phịng ban) QUY TRÌNH I) QUYỀN LÃNH ĐẠO PHÒNG BAN Đăng nhập user gõ mật cấp Đăng nhập user gõ mật password cấp 1) Home : giao diện đăng nhập thành cơng hình 2) Hồ sơ từ cửa 3) Hồ sơ chưa duyệt 4) Hồ sơ liên thơng 5) Tìm kiếm 6) Báo cáo Ví dụ: Quy trình bước đầu chuỗi quy trình xử lý cơng việc thuộc quyền lãnh đạo phịng ban chuyên viên phòng ban sau: I) QUYỀN LÃNH ĐẠO PHÒNG BAN 1) Home 2) Hồ sơ từ cửa 3) Hồ sơ chưa duyệt 115 4) Hồ sơ liên thơng 5) Tìm kiếm 6) Báo cáo Quyền lãnh đạo phòng ban nhận hồ sơ gửi từ phòng cửa, lãnh đạo phòng ban duyệt gửi cho chuyên viên phòng ban xử lý Bạn đăng nhập user password cấp 1) Home : giao diện đăng nhập thành công hình • Hồ sơ từ cửa: số hồ sơ mà phận cửa gửi • Hồ sơ có ý kiến xử lý chờ duyệt: hồ sơ từ chun viên phịng gửi lên • Hồ sơ liên thơng từ phịng khác chuyển sang: hồ sơ từ phòng khác chuyển sang chờ xử lý Kết thúc bước cho báo cáo: 116 6) Báo cáo: phần bạn nắm bắt quản lý tổng số hồ sơ có hệ thống từ đầu năm báo cáo tuần Bạn nhấn vào phần “Báo cáo” Bạn nhấn vào “ báo cáo tuần ” để in xem thơng tin hồ sơ II) QUYỀN CHUN VIÊN PHỊNG BAN 1) Hồ sơ chưa xử lý 1.1.Yêu cầu bổ sung hồ sơ 1.2 Chuyển hồ sơ sang phòng khác xử lý 2) Hồ sơ xử lý 2.1 Trả hồ sơ bổ sung cửa 2.2 Chuyển hồ sơ sang phòng khác xử lý 117 3) Hồ sơ liên thơng: 3.1 Hồ sơ liên thơng 3.2 Tìm kiếm hồ sơ liên thông 3.3 Nhận lại hồ sơ liên thơng 4) Tìm kiếm 5) Báo cáo Giao diện đăng nhập phần mềm Bạn gõ user pass cấp theo quyền chuyên viên 1) Hồ sơ chưa xử lý Bạn vào để tìm hồ sơ chưa xử lý, có hồ sơ từ lãnh đạo phòng ban gửi trang Bạn bấm vào Mã hồ sơ để vào xử lý hồ sơ 118 Bước kết thúc quy trình xử lý chuyên viên phòng ban, cho báo cáo: 5) Báo cáo: phần bạn quản lý tổng số hồ sơ có hệ thống từ đầu năm báo cáo từ đầu tuần đến ngày Bạn nhấn vào phần “Báo cáo” Bạn nhấn vào báo cáo tuần để in xem thông tin hồ sơ: 119 120 MỤC LỤC Trang Lời nói đầu CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ THƠNG TIN TRONG QUẢN LÝ 1.1 Thơng tin 1.1.1 Khái niệm thông tin 1.1.2 Q trình thơng tin 1.1.3 Quy trình xử lý thơng tin máy tính 1.1.4 Một số phương thức xử lý thơng tin máy tính 1.1.5 Chất lượng tin, giá trị tin, giá thành thông tin 1.2 Thông tin quản lý 10 1.2.1 Khái niệm thông tin quản lý 10 1.2.2 Vai trị thơng tin quản lý 11 1.2.3 Những yêu cầu thông tin quản lý 13 1.2.4 Đặc điểm thông tin quản lý .15 1.2.5 Tính chất thơng tin quản lý .16 1.2.6 Phân loại thông tin quản lý 18 Câu hỏi ôn tập Chương I 19 CHƯƠNG II: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC 20 2.1 Vai trò thông tin quản lý nhà nước .20 121 2.2 Nhu cầu thông tin quản lý nhà nước 21 2.3 Đặc trưng thông tin phạm vi khu vực nhà nước 25 2.4 Thông tin công 27 2.5 Quản lý thông tin hoạt động quản lý nhà nước 29 2.5.1 Sự cần thiết phải quản lý thông tin công 29 2.5.2 Cách thức quản lý thông tin hoạt động quản lý nhà nước .34 Câu hỏi ôn tập Chương II 35 CHƯƠNG III: HỆ THỐNG THÔNG TIN .36 3.1 Sơ lược lý thuyết hệ thống 36 3.1.1 Vài nét khoa học hệ thống 36 3.1.2 Những thành phần hệ thống .38 3.1.3 Phân loại hệ thống 41 3.2 Hệ thống thông tin .42 3.2.1 Một số khái niệm hệ thống thơng tin 42 3.2.2 Q trình xử lý thông tin hệ thống thông tin 45 3.2.3 Các yêu cầu hệ thống thông tin 45 3.2.4 Các bước xây dựng hệ thống thông tin 46 3.3 Cáchệ thống thông tin .50 3.3.1 Hệ thống xử lý giao tác (Transaction Processing System – TPS) .52 3.3.2 Hệ tự động hóa văn phịng (Office automation system – OAS) .52 3.3.3 Hệ thống thông tin quản lý (Management information systems – MIS) 53 3.3.4 Hệ trợ giúp định (Decision support system – DSS) 56 3.3.5 Hệ thông tin điều hành (Executive Information System -EIS) 122 58 3.3.6 Hệ hỗ trợ điều hành (Executive Support System-ESS) .59 Câu hỏi ôn tập Chương III 60 CHƯƠNG IV: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC 4.1 Hệ thống thông tin quản lý 61 4.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý 61 4.1.2 Các điều kiện để xây dựng khai thác hệ thống thông tin quản lý 64 4.1.3 Các guyên tắc xây dựng khai thác hệ thống thông tin quản lý 69 4.1.4 Vấn đề người hệ thống thông tin quản lý 66 4.2 Một số hệ thống thông tin phục vụ quản lý hành Nhà nước .71 4.2.1 Hệ thống thơng tin tồn quốc, bao gồm từ Chính phủ đến địa phương, bộ, ngành 71 4.2.2 Hệ thống thông tin phục vụ nhu cầu quản lý địa phương .72 4.2.3 Hệ thống thông tin phục vụ nhu cầu quản lý nhà nước bộ, ngành 73 4.3 Một số hệ thống thông tin quản lý ứng dụng Việt Nam 73 4.3.1 Hệ thống phần mềm quản lý công văn: 73 4.3.2 Hệ thống trang thông tin điện tử quan (Web nội bộ) 74 4.3.3 Hệ thống phần mềm quản lý chuyên ngành 76 4.3.4 Cổng thông tin dịch vụ công 76 Câu hỏi ôn tập Chương IV 80 CHƯƠNG V: ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC 81 123 5.1 Nguyên tắc ứng dụng CNTT hoạt động quan nhà nước 81 5.2 Điều kiện để triển khai ứng dụng CNTT quản lý nhà nước 81 5.3 Nội dung ứng dụng CNTT hoạt động quan nhà nước .83 5.4 Thực trạng ứng dụng CNTT quản lý hành nhà nước Việt Nam .83 5.4.1 Ứng dụng CNTT công tác quản lý, điều hành .83 5.4.2 Ứng dụng CNTT phục vụ người dân doanh nghiệp 84 5.4.3 Hạ tầng CNTT 84 5.4.4 Nguồn nhân lực ứng dụng CNTT 85 5.4.5 Môi trường pháp lý 85 5.4.6 Đánh giá chung kết đạt .85 5.5 Nội dung ứng dụng cơng nghệ thơng tin quan nhà nước giai đoạn 2010-2015 86 5.5.1 Nâng cao lực quản lý, điều hành quan nhà nước .86 5.5.2 Phục vụ người dân doanh nghiệp 86 5.5.3 Xây dựng tảng phục vụ Chính phủ điện tử 87 5.5.4 Phát triển nguồn nhân lực công nghệ thông tin 88 Câu hỏi ôn tập Chương V 89 CHƯƠNG VI: MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP TÌM KIẾM, KHAI THÁC THƠNG TIN ỨNG DỤNG TRONG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC 90 6.1 Quy trình khai thác, xử lý thơng tin quản lý 90 6.1.1 Xác định nhu cầu thông tin 90 6.1.2 Kiểm tra tính sẵn có thơng tin cần thiết 90 6.1.3 Thu thập tin phương pháp thu thập tin .91 6.1.4 Xử lý tin 96 124 ... Chất lượng tin, giá trị tin, giá thành thông tin - Chất lượng tin: Càng ngày người ta đòi hỏi cao chất lượng tin Thông tin phải xác thực đắn; thông tin phải phù hợp với thực tế; thông tin phải cập... truyền thông - Chuyển giao thông tin: Thông tin chuyển giao từ nguồn tin đến đối tượng nhận tin nguồn tin nhận thơng tin phản hồi từ đối tượng nhận tin Việc chuyển giao thông tin gặp trở ngại mặt kỹ... thơng tin nhiệm vụ, quyền hạn việc thu thập, xử lý, cung cấp thông tin + Phân loại thông tin theo hệ thống quản lý: Căn vào hệ thống quản lý, thông tin bao gồm: Thông tin xuống, thông tin lên thông