Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Khoa Học Quản Lý MỤC LỤC CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP Sơ đồ 2: Quá trình hoàn thiện cấu tổ chức 13 Sơ đồ 3: Quá trình chuyên môn hóa tổ chức 13 CHƯƠNG 16 ĐÁNH GIÁ CƠ CẤU TỔ CHỨC Ở CÔNG TY TNHH MTV 16 ĐIỆN MÁY – TODIMAX 16 Bảng 4: Quy mô vốn công ty TODIMAX giai đoạn 2008-2011 20 CHƯƠNG 35 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC 35 Ở CÔNG TY TNHH MTV ĐIỆN MÁY – TODIMAX 35 Sinh viên: Phạm Bích Hạnh 50 Lớp: Kinh tế quản lý công Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Khoa Học Quản Lý DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP Sơ đồ 2: Quá trình hoàn thiện cấu tổ chức 13 Sơ đồ 3: Quá trình chuyên môn hóa tổ chức 13 CHƯƠNG 16 ĐÁNH GIÁ CƠ CẤU TỔ CHỨC Ở CÔNG TY TNHH MTV 16 ĐIỆN MÁY – TODIMAX 16 Bảng 4: Quy mô vốn công ty TODIMAX giai đoạn 2008-2011 20 CHƯƠNG 35 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC 35 Ở CÔNG TY TNHH MTV ĐIỆN MÁY – TODIMAX 35 Sinh viên: Phạm Bích Hạnh 50 Lớp: Kinh tế quản lý công Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Khoa Học Quản Lý LỜI MỞ ĐẦU Trong điều kiện hội nhập kinh tế toàn cầu, cạnh tranh ngàycàng trở nên gay gắt, doanh nghiệp muốn tồn phát triển bên cạnh yếu tố vốn, công nghệ, chiến lược kinh doanh… yếu tố bỏ qua cấu tổ chức doanh nghiệp Đối với tổ chức nào, hoạt động kinh doanh lĩnh vực ngành nghề cấu tổ chức yếu tố cốt lõi Tổ chức có hoạt động ổn định, có hiệu hay không phụ thuộc nhiều vào cấu tổ chức Qua thời gian thực tập công ty TNHH MTV ĐiệnMáy – TODIMAX, em nhận thấy cấu tổ chức công ty tồn nhiều vấn đề khiến công ty hoạt động chưa hiệu Do em mạnh dạn chọn đề tài “ Hoàn thiện cấu tổ chức công ty TNHH MTV ĐiệnMáy – TODIMAX” để làm chuyên đề tốt nghiệp Bố cục chuyên đề gồm phần, phần làm chương kết cấu sau: Chương 1: Cơ sở lý luận cấu tổ chức doanh nghiệp Chương 2: Đánh giá cấu tổ chức công ty TNHH MTV Điện Máy – TODIMAX Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức công ty TNHH MTV Điện Máy – TODIMAX Mục tiêu nghiên cứu chuyên đề hệ thống hóa sở lý luận cấu tổ chức doanh nghiệp, phân tích, đánh giá thực trạng cấu tổ chức công ty TNHH MTV Điện Máy – TODIMAX đưa giải pháp, khuyến nghị Để đạt mục tiêu nghiên cứu, chuyên đề sử dụng phương pháp nghiên cứu so sánh phương pháp tổng hợp phân tích Chuyên đề sử dụng phương pháp nghiên cứu tài liệu bàn, nghiên cứu định tính định lượng Sinh viên: Phạm Bích Hạnh 50 Lớp: Kinh tế quản lý công Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Khoa Học Quản Lý CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp 1.1 Khái niệm Cơ cấu tổ chức tổng hợp phận (đơn vị cá nhân) có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, chuyên môn hóa, có nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm định, bố trí theo cấp, khâu khác nhằm thực hoạt động tổ chức tiến tới mục tiêu xác định 1.2Đặc trưng cấu tổ chức doanh nghiệp 1.2.1 Chuyên môn hóa tổng hợp hóa công việc Chuyên môn hóa liên quan đến việc chia nhỏ công việc thành nhiệm vụ phân công chúng cho nhóm chuyên môn hóa tổ chức Nhờ chuyên môn hóa, công việc phức tạp, khó khăn chia thành việc nhỏ hơn, đơn giản hơn, nhờ mà người dễ dàng chọn cho công việc phù hợp để thực nhờ suất lao động tăng lên rõ rệt Đây lợi chuyên môn hóa tổ chức.Tuy nhiên, chuyên môn hóa có mặt hạn chế định.Nếu nhiệm vụ bị chia cắt thành khâu nhỏ, tách rời người chịu trách nhiệm khâu, họ nhanh chóng cảm thấy công việc nhàm chán Bên cạnh đó, tình trạng xa lạ đối địch người lao động gia tăng Tổng hợp hóa tăng cường khả phối hợp hoạt động, hội nhập người lao động tổ chức thông qua việc người đảm trách nhiều công việc mang tính chất liên quan, tương đồng Ưu điểm bật tổng hợp hóa khả thích nghi người lao động trước nhiệm vụ dễ dàng, nhanh chóng hơn, đồng thời phát huy khả sáng tạo công việc Tuy nhiên, tổng hợp hóa dễ dẫn đến tình trạng không đảm bảo kĩ lao động cho người tổng hợp hóa thực cách dàn trải Ngày nay, nhà quản lý có xu hướng tăng cường mức độ tổng hợp hóa cho người lao động đảm bảo kĩ hoạt động cho họ Sinh viên: Phạm Bích Hạnh 50 Lớp: Kinh tế quản lý công Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Khoa Học Quản Lý Những cách tăng cường tổng hợp hóa công việc sử dụng thông thường mở rộng công việc, làm giàu công việc luân chuyển công việc 1.2.2 Phân chia tổ chức thành phận mô hình tổ chức phận Cơ cấu tổ chức thể hình thức cấu tạo tổ chức, bao gồm phậnmang tính độc lập tương đối thực hoạt động định Việc hình thành phận cấu phản ánh trình chuyên môn hóa hợp nhóm chức quản lý theo chiều ngang Các phận tổ chức hình thành dựa tiêu chí khác nhau, làm xuất mô hình tổ chức phận khác Một vài mô hình bản: 1.2.2.1 Mô hình tổ chức đơn giản: Đây phương thức tổ chức đơn giản Trong tổ chức không hình thành nên phận, người lãnh đạo trực tiếp quản lý tất thành viên tổ chức Người lao động tuyển để thực nhiệm vụ cụ thể 1.2.2.2 Mô hình tổ chức phận theo chức Đây hình thức tạo nên phận cá nhân hoạt động lĩnh vực chức (như marketing, nghiên cứu phát triển…) hợp nhóm đơn vị cấu Ưu điểm bật mô hình hiệu tác nghiệp cao nhiệm vụ có tính tác nghiệp lặp lặp lại Bên cạnh đó, mô hình tổ chức phận theo chức phát huy đầy đủ ưu chuyên môn hóa ngành nghề, giữ sức mạnh uy tín chức chủ yếu Tuy nhiên, mô hình thường dẫn đến mâu thuẫn đơn vị chức đề tiêu chiến lược, thiếu phối hợp hành động phòng ban chức năng, đồng thời hạn chế việc phát triển đội ngũ cán quản lý chung, đổ trách nhiệm vấn đề thực mục tiêu chung tổ chức cho cấp lãnh đạo cao 1.2.2.3 Mô hình tổ chức phận theo sản phẩm Đây mô hình hình thành dựa việc hợp nhóm hoạt động đội ngũ nhân theo sản phẩm tuyến sản phẩm Ưu điểm mô hình việc quy định trách nhiệm mục tiêu cuối tương đối dễ dàng, việc phối hợp hành động phòng ban chức mục tiêu cuối có hiệu hơn, tạo khả tốt cho việc phát Sinh viên: Phạm Bích Hạnh Lớp: Kinh tế quản lý công 50 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Khoa Học Quản Lý triển đội ngũ cán quản lý chung, đề xuất đổi công nghệ dễ quan tâm, có khả lớn khách hàng tính tới đề định Nhược điểm mô hình tranh giành quyền lực tuyến sản phẩm dẫn đến phản hiệu quả, làm nảy sinh khó khăn việc kiểm soát cấp quản lý cao Mô hình yêu cầu người quản lý chung phải thật người có lực 1.2.2.4 Mô hình tổ chức phận theo địa dư Đây mô hình tổ chức phận dựa vào lãnh thổ Phương thức phổ biến tổ chức hoạt động phạm vi địa lý rộng Các doanh nghiệp thường sử dụng mô hình cần tiến hành hoạt động giống khu vực địa lý khác Ưu điểm bật mô hình ý tới nhu cầu thị trường vấn đề địa phương, phối hợp hoạt động phận chức hướng hoạt động vào môi trường cụ thể, tận dụng tính hiệu nguồn lực hoạt động địa phương Tuy nhiên, mô hình tiềm ẩn nhược điểm định khó trì hoạt động thực tế diện rộng tổ chức cách quán, đòi hỏi phải có nhiều cán quản lý, công việc bị trùng lắp khó trì việc định kiểm tra cách tập trung 1.2.2.5 Mô hình tổ chức phận theo đối tượng khách hàng Những yêu cầu mang đặc trưng riêng khách hàng sản phẩm dịch vụ dẫn nhiều nhà cung ứng đến với việc hình thành phận dựa sở khách hàng Mô hình có ưu điểm tạo hiểu biết khách hàng tốt hơn, đảm bảo khả chắn soạn thảo định, khách hàng dành vị trí bật để xem xét, tạo cho khách hàng cảm giác họ có nhà cung ứng đáng tin cậy, tạo hiệu lớn việc định hướng nỗ lực phân phối Tuy nhiên, mô hình tồn nhiều nhược điểm: tranh giành nguồn lực cách phản hiệu quả, thiếu chuyên môn hóa, không thích hợp với hoạt động khác marketing, nhóm khách hàng xác định rõ ràng 1.2.2.6 Mô hình tổ chức phận theo đơn vị chiến lược Sinh viên: Phạm Bích Hạnh 50 Lớp: Kinh tế quản lý công Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Khoa Học Quản Lý Các đơn vị chiến lược phân hệ độc lập đảm nhận hay số ngành nghề hoạt động khác nhau, với nhà quản lý quan tâm trước hết tới vận hành đơn vị cạnh tranh với đơn vị khác tổ chức Ưu điểm mô hình xây dựng sở phân đoạn chiến lược nên giúp đánh giá vị trí tổ chức thị trường đối thủ cạnh tranh diễn biến môi trường, hoạt động dựa vào trung tâm chiến lược, cho phép tiến hành kiểm soát sở chung thống nhất, có đơn vị đủ độc lập với mục tiêu rõ ràng điều cho phép tăng cường phối hợp phương pháp giảm thiểu nhu cầu phối hợp Nhược điểm mô hình có khả xuất tình trạng cục bộ, lợi ích đơn vị chiến lược lấn át lợi ích toàn tổ chức, chi phí cho cấu tăng tính trùng lắp công việc, kỹ kỹ thuật không chuyển giao dễ dàng kĩ thuật gia chuyên viên bị phân tán đơn vị chiến lược, công tác kiểm soát cấp quản lý cao gặp nhiều khó khăn 1.2.2.7 Mô hình tổ chức phận theo trình Tổ chức theo trình phương thức hình thành phận hoạt động hợp nhóm sở giai đoạn dây chuyền công nghệ Việc hình thành phận theo trình phương thức phổ biến tổ chức có dây chuyền hoạt động chặt chẽ, phân chia thành cung đoạn mang tính độc lập tương đối, thích hợp với phân hệ sản xuất 1.2.2.8 Mô hình tổ chức theo phận Đây mô hình có kết hợp hai hay nhiều mô hình tổ chức phận khác Ưu điểm mô hình định hướng hoạt động theo kết cuối cùng, tập trung nguồn lực vào khâu xung yếu, kết hợp lực nhiều cán quản lý chuyên gia, tạo điều kiện đáp ứng nhanh chóng với thay đổi môi trường Nhược điểm môi trường tượng song trùng lãnh đạo dẫn đến không thống mệnh lệnh, quyền hạn trách nhiệm nhà quản lý trùng lắp tạo xung đột, cấu phức tạp không bền vững, gây tốn Sinh viên: Phạm Bích Hạnh 50 Lớp: Kinh tế quản lý công Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Khoa Học Quản Lý 1.2.3 Mối quan hệ quyền hạn tổ chức 1.2.3.1 Khái niệm Quyền hạn quyền tự chủ trình định quyền đòi hỏi tuân thủ định gắn liền với vị trí (hay chức vụ) quản lý định cấu tổ chức 1.2.3.2 Các loại quyền hạn cấu tổ chức Quyền hạn chất kết dính cấu tổ chức, sợi dây liên kết phận với nhau, phương tiện mà nhờ nhóm hoạt động đặt huy nhà quản lý, phối hợp đơn vị nâng cấp dần lên Trong tổ chức, thông thường có loại quyền hạn • Quyền hạn trực tuyến Quyền hạn trực tuyến quyền hạn cho phép người quản lý định giám sát trực tiếp cấp Đó mối quan hệ cấp cấp trải dài từ cấp cao đến cấp thấp tổ chức Người đứng đầu phận trực tuyến gọi nhà quản lý trực tuyến hay quản lý tác nghiệp • Quyền hạn tham mưu Bản chất mối quan hệ tham mưu cố vấn.Chức tham mưu điều tra, khảo sát, nghiên cứu, phân tích đưa ý kiến tư vấn cho nhà quản lý trực tiếp • Quyền hạn chức Quyền hạn chức quyền trao cho cá nhân hay phận định kiểm soát hoạt động định phận khác Để đạt hiệu tổ chức, quyền hạn chức thông thường giới hạn phạm vi câu hỏi “như nào” câu hỏi “khi nào”, gắn liền với trình quản lý sách, bao hàm nghĩa “ở đâu”, “cái gì” hay “ai” gắn với trình quản lý tác nghiệp Lý hạn chế để trì tính quán mệnh lệnh nhà quản lý trực tuyến 1.2.4 Cấp quản lý, tầm quản lý mô hình cấu tổ chức theo số cấp quản lý Tầm quản lý (hay tầm kiểm soát) số người số phận mà nhà quản lý kiểm soát kiểm soát có hiệu Có số lượng hạn chế thuộc cấp mà nhà quản lý giám sát có hiệu quả, số xác Sinh viên: Phạm Bích Hạnh 50 Lớp: Kinh tế quản lý công Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Khoa Học Quản Lý trường hợp khác tùy thuộc vào nhiều biến số ảnh hưởng chúng đến thời gian cần thiết cho việc quản lý hiệu Tầm quản lý có mối quan hệ với số yếu tố: • Tầm quản lý trình độ cán quản lý có quan hệ tỷ lệ thuận Trong tình hình yếu tố khác không thay đổi, nhà quản lý có trình độ cao có tầm quản lý rộng ngược lại • Tính phức tạp hoạt động quản lý tầm quản lý có quan hệ tỷ lệ nghịch Nếu công việc quản lý ổn định, không phức tạp tầm quản lý lớn, ngược lại công việc quản lý thay đổi thường xuyên, giàu tính sang tạo tầm quản lý lại nhỏ • Trình độ ý thức tôn trọng, tuân thủ mệnh lệnh cấp với tầm quản lý có quan hệ tỷ lệ thuận Thuộc cấp đào tạo tốt có ý thức cao cần quan hệ tác động cấp cấp • Tầm quản lý rõ ràng xác định nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm có quan hệ tỷ lệ thuận Nếu người đào tạo tốt, tiến hành nhiệm vụ xác định rõ ràng có đủ quyền hạn để thực cách có hiệu cần thời gian ý tối thiểu cấp • Năng lực hệ thống thông tin có ảnh hưởng đến tầm quản lý Một hệ thống có khả cung cấp truyền đạt thông tin định cách nhanh chóng, xác, đầy đủ rút ngắn khoảng cách cấp cấp Các mô hình cấu tổ chức xét theo số cấp quản lý Mô hình cấu tổ chức Đặc điểm Cơ cấu nằm ngang - Chỉ có vài cấp quản lý - Quản lý theo phương thức phi tập trung - Tổng hợp hóa hoạt động - Công việc xác định khái quát - Giới hạn linh hoạt công việc phận - Quan tâm đến phương thức làm việc theo nhóm - Di chuyển nhân lực theo chiều ngang Sinh viên: Phạm Bích Hạnh 50 - Tập trung ý vào khách hàng Lớp: Kinh tế quản lý công Chuyên đề tốt nghiệp Cơ cấu hình tháp Khoa: Khoa Học Quản Lý - Nhiều cấp bậc quản lý - Quản lý thưo phương thức hành - Chuyên môn hóa hoạt động - Mô tả công việc chi tiết - Giới hạn cứng nhắc công việc phận - Các cá nhân làm việc độc lập Cơ cấu mạng lưới - Di chuyển nhân lực theo chiều dọc - Liên kết với khách hàng, nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh - Quản lý theo phương thức tập thể - Trọng tâm nhóm, với thành viên vượt khỏi biên giới tổ chức - Chia sẻ nhiều đặc điểm cấu nằm ngang 1.2.5 Phân bổ quyền hạn cấp quản lý – tập trung phân quyền tổ chức Tập trung phương thức tổ chức quyền định tập trung vào cấp quản lý cao tổ chức Phân quyền xu hướng phân tán quyền định cho cấp quản lý thấp hệ thống thứ bậc.Phân quyền tượng tất yếu tổ chức đạt tới quy mô trình độ phát triển định Ủy quyền tổ chức hành vi cấp trao cho cấp số quyền hạn để họ nhân danh thực công việc định Để tiến hành ủy quyền có hiệu cần có điều kiện sau:  Các nhà quản lý phải thật tự giác trao cho cấp quyền tự để họ hoàn thành nhiệm vụ  Cần xây dựng hệ thống truyền thông mở cấp cấp  Các nhà quản lý phải có khả phân tích yếu tố mục tiêu tổ chức, đòi hỏi nhiệm vụ lực nhân viên để thực làm chủ trình ủy quyền 1.2.6 Phối hợp phận tổ chức Sinh viên: Phạm Bích Hạnh 50 Lớp: Kinh tế quản lý công Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Khoa Học Quản Lý đảm bảo tình hình tài công ty ổn định để công ty tồn phát triển - Trưởng Phòng kinh doanh hóa chất: chịu trách nhiệm việc kinh doanh hóa chất công ty, đảm bảo cho hoạt động kinh doanh hóa chất diễn ổn định, đảm bảo mặt doanh thu lợi nhuận cho công ty - Trưởng phòng điện máy – thiết bị: chịu trách nhiệm việc kinh doanh điện máy – thiết bị, đảm bảo cho hoạt động kinh doanh điện máy – thiết bị diễn ổn định, đảm bảo mặt doanh thu lợi nhuận cho công ty - Trưởng phòng kế hoạch – thị trường: người cuối chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc việc xây dựng kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh cho toàn công ty - Trưởng ban quản lý tài sản: chịu trách nhiệm việc quản lý tài sản công ty Như vậy, cấu tổ chức công ty cấu trực tuyến – chức Nó bao gồm ba loại quan hệ quyền hạn: trực tuyến, tham mưu chức Ban Giám đốc Phòng tổ chức – hành – tra – bảo vệ Phòng tài – kế toán PhòngKin h doanh hóa chất Phòng Kinh doanh hóa chất Phòng kế hoạch thị trường Ban quản lý tài sản Luồng quyền hạn trực tuyến Quan hệ tham mưu Sơ đồ 4: Mối quan hệ quyền hạn công ty TODIMAX 2.4 Thực trạng tầm quản lý, cấp quản lý công ty Sinh viên: Phạm Bích Hạnh 50 29 Lớp: Kinh tế quản lý công Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Khoa Học Quản Lý Công ty TODIMAX bao gồm cấp quản lý Cấp quản lý thứ quản lý trực tiếp Giám đốc trưởng phòng, trưởng ban trưởng chi nhánh, cấp quản lý thứ hai quản lý trưởng phòng, chi nhánh chi nhánh nhân viên quyền trực tiếp Tầm quản lý nhà quản lý cấp cao (Giám đốc) Công ty TODIMAX 14 bao gồm trưởng phòng phòng chức trưởng chi nhánh chi nhánh, trung tâm Tầm quản lý trưởng phòng có chênh lệch lớn, thấp (ban quản lý tài sản) cao 13 (Phòng tổ chức – hành – tra – bảo vệ) Ở có vận dụng linh hoạt cấu nằm ngang cấu hình tháp, cấu mang số đặc điểm: có vài cấp quản lý, quản lý theo phương thức vừa hành vừa phi tập trung, hành thể việc quản lý phòng chức năng, phi tập trung thể khối sản xuất 2.5 Thực trạng phân bổ quyền hạn cấp quản lý Tại Công ty TODIMAX mức độ phân quyền không lớn, định Công ty phải trình lên Giám đốc để ký duyệt Các chi nhánh Công ty Thành phố Hồ Chí Minh Nam Định có chức đơn vị nghiệp vụ thay mặt lãnh đạo công ty giải công việc, nhiệm vụ tỉnh miền Trung miền Nam Hai chi nhánh dấu riêng mà sử dụng dấu Công ty TODIMAX Trưởng chi nhánh chi nhánh phép thừa lệnh Giám đốc ký Nguồn vốn chi nhánh công ty trực tiếp quản lý, thu chi chi nhánh phải báo cáo với Giám đốc công ty Việc phân quyền Công ty gắn liền với chế độ ủy quyền trách nhiệm kép.Như Giám đốc trưởng phòng, trưởng chi nhánh phải chịu trách nhiệm định đưa 2.6 Thực trạng phối hợp phận Sinh viên: Phạm Bích Hạnh 50 30 Lớp: Kinh tế quản lý công Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Khoa Học Quản Lý Ở công ty TODIMAX, phối hợp chủ yếu thông qua công cụ thức hệ thống kế hoạch, cấu tổ chức Công ty Điều thể số điểm sau: • Công ty có kế hoạch hàng năm chiến lược phát triển năm Căn vào đó, phòng ban tự lên kế hoạch riêng thực để đạt mục tiêu định • Công ty TODIMAX sử dụng hệ thống tiêu chuẩn kinh tế - kĩ thuật để phối hợp phòng ban Ví dụ quy trình bán hàng công ty thông thường trải qua bước sau: lập kế hoạch đặt hàng, đặt hàng, nhận hàng, bán hàng, toán với công ty Quá trình thực theo sơ đồ sau: Đặt hàng Bán hàng Nhận hàng Quyết toán Khách hàng Sơ đồ 5: Quá trình bán hàng công ty TODIMAX Các phận công ty phối hợp hoạt động nhờ kế hoạch sản xuất kinh doanh lập phòng Kế hoạch – Thị trường Sự phối hợp hoạt động phận thể thông qua bước sau: Phòng kinh doanh làm nhiệm vụ thông báo nhu cầu mặt hàng Sau tổng hợp nhu cầu chuyển tới kế hoạch – thị trường Phòng kế hoạch – thị trường tổng hợp yêu cầu lại đặt hàng với nhà cung cấp Các mặt hàng sau đặt mua phận bán hàng tiếp nhận để tổ chức bán hàng, bảo quản Sau bán hàng, phận bán hàng có trách nhiệm làm toán với công ty, gửi lên phòng tài – kế toán Công ty sử dụng công cụ phối hợp phi thức Đánh giá chung cấu tổ chức công ty TNHH MTV Điện Máy – TODIMAX 3.1 Ưu điểm  Việc chuyên môn hoá công việc công ty làm cho khối lượng công việc giải nhanh chóng Sinh viên: Phạm Bích Hạnh 50 31 Lớp: Kinh tế quản lý công Chuyên đề tốt nghiệp  Khoa: Khoa Học Quản Lý Mô hình tổ chức Công ty mô hình tổ chức phận theo chức kết hợp với mô hình tổ chức theo địa dư, phù hợp với đặc thù công việc công ty Với chi nhánh Hà Nội,thành phố Hồ Chí Minh Nam Định đòi hỏi Công ty phải lựa chọn thêm mô hình tổ chức bên cạnh mô hình tổ chức theo chức năng, mô hình tổ chức theo địa dư Sự kết hợp hai loại mô hình tổ chức giúp phát huy ưu điểm loại mô hình Đó quản lý chặt chẽ, thống mô hình theo chức đáp ứng nhanh chóng đòi hỏi thị trường mô hình tổ chức theo địa dư  Mối quan hệ Công ty mối quan hệ trực tuyến - chức Ưu điểm giữ vững chế độ thủ trưởng, tạo tập trung cao điều hành Mặt khác, sử dụng tham mưu nên có ý kiến đóng góp từ trưởng phòng chức năng, họ có kiến thức kinh nghiệm lĩnh vực hoạt động nên ý kiến họ đưa có tính thực tiễn khả thi cao Đồng thời, trưởng phòng có quyền định nhân viên cấp nên trì mối liên kết dọc tổ chức Mối quan hệ Công ty phù hợp điều kiện quy mô Công ty không lớn mối quan hệ không phức tạp  Tầm quản lý Tổng Giám đốc 14, tầm quản lý tương đối rộng (con số trung bình số thuộc cấp 8), Giám đốc Công ty quản lý tốt nhờ vào trình độ cán quản lý Công ty mà cụ thể trưởng chi nhánh, trưởng phòng, trưởng trung tâm có tuổi nghề bình quân chung 20 năm, thâm niên công tác bình quân Công ty 15 năm.1 Mặt khác, hoạt động quản lý Công ty không phức tạp nên tầm quản lý hoàn toàn chấp nhận Cấp quản lý Công ty xét từ Giám đốc Công ty bao gồm cấp quản lý trực tiếp, cấp quản lý không lớn, phù hợp với tính chất công việc Công ty Nhưng thực tế, trưởng chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh Nam Định có tầm quản lý tương đối rộng (ở chi nhánh thành phố Hồ Nguồn: Số liệu từ phòng Tổ chức - hành – tra – bảo vệ Công ty TNHH MTV Điện Máy TODIMAX Sinh viên: Phạm Bích Hạnh 50 32 Lớp: Kinh tế quản lý công Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Khoa Học Quản Lý Chí Minh 25, chi nhánh Nam Định 15) Do trung tâm phải có thêm cấp quản lý để đảm bảo hoạt động quản lý mình, tổ trưởng Cơ cấu tổ chức Công ty vận dụng linh hoạt cấu nằm ngang cấu hình tháp Cơ cấu có ưu điểm cấp quản lý, nên trình truyền thông tin Công ty theo chiều nhanh chóng xác Việc di chuyển nhân lực Công ty vừa thực theo chiều ngang chiều dọc, tạo nên linh hoạt bố trí lao động cho phù hợp có thay đổi cần thiết  Tại Công ty TODIMAX, Giám đốc người đứng đầu Công ty định quản lý, có uỷ quyền cho Phó Giám Đốc trưởng phòng không lớn, thể tuân thủ nghiêm chế độ thủ trưởng Việc định phù hợp Công ty có quy mô nhỏ, tầm hoạt động không lớn Nhưng nay, hoạt động Công ty có phát triển trước nhiều, từ chỗ Công ty trọng hoạt động lĩnh vực kinh doanh xe đạp chuyển sang kinh doanh thêm hàng điện máy, hóa chất Vì mà tính tự chủ phòng Trung tâm Công ty cần cải thiện  Việc phối hợp phận Công ty TODIMAX thực tương đối đồng Chức năng, nhiệm vụ phòng ban quy định rõ ràng chi tiết nên không xảy chồng chéo công việc phòng ban 3.2 Nhược điểm nguyên nhân  Hiệu việc chuyên môn hoá chưa cao mặt trình độ phận chưa đồng đều, chẳng hạn, phòng TC- NS – HC số lượng nhân viên có trình độ chưa cao chiếm 47.37% Ở phận sản xuất lượng công nhân chưa qua đào tạo chiếm 12.56% Điều làm giảm tính đồng khâu sản xuất  Sự phối hợp số đơn vị Công ty, phận đơn vị chưa thật nhịp nhàng, đạt hiệu cao công tác quản lý, điều hành sản xuất – kinh doanh Công ty thiếu công cụ phi thức  Do mô hình tổ chức Công ty chức kết hợp với địa dư nên máy Công ty cồng kềnh, việc quản lý nhân gặp nhiều khó khăn Sinh viên: Phạm Bích Hạnh 50 33 Lớp: Kinh tế quản lý công Chuyên đề tốt nghiệp  Khoa: Khoa Học Quản Lý Công ty có đơn vị kinh doanh hạch toán phụ thuộc, chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh Nam Định với số lượng lao động lớn Mỗi chi nhánh có phận chức công ty thu nhỏ nên máy cồng kềnh Mặt khác, chi nhánh đơn vị lại phụ thuộc vào công ty, hoạt động theo kế hoạch công ty đạo trực tiếp Giám đốc Việc xếp nhân sự, tiền lương thực từ phòng chức công ty nên việc quản lý nhân gặp nhiều khó khăn  Do thực chuyên môn hóa nhiều khâu, nhiều công đoạn nên công đoạn khó nắm bắt hoạt động công đoạn khác dẫn đến việc lập kế hoạch thiếu tính thực tế tính sâu sát phận Quá trình thực gặp nhiều khó khăn  Sự phân quyền ủy quyền Giám đốc cho phận hạn chế gây nên tính thiếu chủ động phòng, trung tâm Ví dụ, phòng kinh doanh có chức trung tâm phòng chưa có quyền tự chủ phòng sản xuất công ty  Tầm quản lý Giám đốc tương đối rộng mà uỷ quyền lại không lớn làm giảm chất lượng định mang tính chiến lược, chủ yếu vào kế hoạch tác nghiệp Sinh viên: Phạm Bích Hạnh 50 34 Lớp: Kinh tế quản lý công Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Khoa Học Quản Lý CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC Ở CÔNG TY TNHH MTV ĐIỆN MÁY – TODIMAX Phương hướng hoàn thiện cấu tổ chức công ty TNHH MTV Điện Máy – TODIMAX 1.1 Định hướng phát triển công ty Trong giai đoạn tới, công ty tập trung vào đổi nâng cao chất lượng lao động củng cố kinh doanh mặt hàng theo giấy phép kinh doanh Đặc biệt là: • Tiếp tục đẩy mạnh kinh doanh sản phẩm điện tử điện lạnh, đồ điện tiêu dùng, xe đạp, xe máy với chất lượng cao phù hợp với thị hiếu nước Tăng cường ưu tiên khả tài để chuyển dần mở rộng nhập kinh doanh vật tư, nguyên liệu phục vụ sản xuất hạt nhựa, hoá chất công nghiệp, dầu mỡ công nghiệp, phương tiện vận tải (ô tô loại vừa nhỏ), sắt thép… • Đánh giá phân loại khu vực đất đai, kho tàng nhà xưởng có, lập phương án đầu tư nâng cấp, hoàn thiện công tác khoán khai thác tài sản, đất đai để tạo hiệu cao • Đầu tư xây dựng văn phòng làm việc, kho bãi địa điểm có ưu địa lý thuận lợi cho kinh doanh để tăng thu dịch vụ cho thuê văn phòng, kinh doanh bất động sản dịch vụ bán hàng Kế hoạch thị trường, sản phẩm • Trong năm tới công ty cần tập trung biện pháp tổ chức thị trường tiêu thụ sản phẩm với mục tiêu ổn định phát triển thị trường nước số lượng sản phẩm, doanh thu thị phần Bằng cách bước mở rộng địa bàn cung cấp sản phẩm đến tỉnh, thành phố nước, đảm bảo chất lượng sản phẩm giá cạnh tranh Chú trọng công tác tổ chức thị trường việc mở rộng địa bàn kinh doanh cần quan tâm đến đối tượng bán hàng bao gồm nhà sản xuất vừa nhỏ Kết hợp hình thức kinh doanh kể hình thức làm đại lý bán hàng cho nhà sản xuất lớn mặt hàng sắt thép, ôtô tải… Sinh viên: Phạm Bích Hạnh 50 35 Lớp: Kinh tế quản lý công Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Khoa Học Quản Lý • Xây dựng tổ chức thực tốt sách bán hàng đảm bảo hài hoà lợi ích quyền lợi kinh tế công ty khách hàng, nâng cao lực quản lý khả tác nghiệp cán kinh doanh, thiết lập mối quan hệ hợp tác, thiện chí phát triển công ty đối tác • Bám sát tình hình diễn biến thị trường nhu cầu tiêu dùng để lựa chọn phát triển kinh doanh mặt hàng phù hợp với chức hoạt động khả công ty • Xác định sản phẩm chủ lực, có hướng phát triển lâu dài để tập trung ưu tiên cho kinh doanh phát triển ngành hàng như: hạt nhựa, vật liệu xây dựng, sắt thép, phương tiện vận tải, dầu mỡ công nghiệp, nông sản… Trong năm tới, công ty tập trung triển khai số công việc dự án đầu tư để đưa vào khai thác, gồm dự án sau:  Trước tiên hoàn thiện công tác quy hoạch đất đai, nhà xưởng, kho tàng bến bãi hoàn thiện thủ tục pháp lý quyền quản lý sử dụng lô đất có Khẩn trương xây dựng dự án cải tạo nâng cấp, xây hệ thống kho tàng, nhà xưởng để đưa vào khai thác nhằm mang lại hiệu cao nhất, tạo nguồn vốn tiếp tục đầu tư - Tập trung khả tài công ty đầu tư kho tàng nhà xưởng sau - Xây xưởng lắp ráp hoàn chỉnh sản phẩm khu ngõ 81 phố Đức Giang, quận Long Biên, thành phố Hà Nội, thực vào năm 2011 Diện tích xưởng:525m2, chi phí ước tính khoảng 1.769 triệu đồng - Cải tạo nâng cấp kho C số 35 ngõ 67 Đức Giang, quận Long Biên, thành phố Hà Nội để làm kho chuyên dụng, chất lượng cao với sức chứa 300 tấn, thực vào năm 2014 Diện tích kho 10000m2, chi phí ước tính khoảng 7700 triệu đồng - Tổng chi phí đầu tư ước tính 9469 triệu đồng dùng từ nguồn vốn doanh nghiệp vốn vay tín dụng  Tìm kiếm đối tác có khả tài quản lý văn phòng để liên doanh liên kết xây dựng nhà đa lô đất có địa Sinh viên: Phạm Bích Hạnh 50 36 Lớp: Kinh tế quản lý công Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Khoa Học Quản Lý bàn thành phố Hà Nội để mở rộng kinh doanh bất động sản, cho thuê văn phòng làm việc trung tâm thương mại Cụ thể sau: Dự án 1: Xây dựng văn phòng làm việc, trung tâm thương mại hộ thuê bán vị trí 76 Ngọc Lâm-Long Biên-Hà Nội Diện tích 1547m2 Hình thức đầu tư: hợp tác với đối tác khác Vốn đầu tư: theo hình thức góp vốn Dự án 2: Xây dựng nhà chung cư, văn phòng làm việc trung tâm thương mại số 52 Ngọc Lâm- Long Biên- Hà Nội thuê, bán Diện tích 7582m2 Hình thức đầu tư: hợp tác với đối tác khác Vốn đầu tư: theo hình thức góp vốn Dự án 3: Xây dựng trung tâm thương mại , văn phòng cho thuê, hộ để bán 163 Đại La, Hà Nội Hình thức đầu tư: hợp tác với đối tác khác Vốn đầu tư: theo hình thức góp vốn Sinh viên: Phạm Bích Hạnh 50 37 Lớp: Kinh tế quản lý công Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Khoa Học Quản Lý 1.2 Phương hướng hoàn thiện cấu tổ chức công ty TNHH MTV Điện Máy – TODIMAX Với định hướng phát triển rộng khắp vậy, công ty TODIMAX phải xây dựng cấu tổ chức hợp lý theo hướng gọn nhẹ, linh động, hiệu quả, dễ thích ứng với điều kiện môi trường luôn biến động.Đặc biệt phải có phân định rõ chức phận, tránh tình trạng công việc chồng chéo, không tìm người chịu trách nhiệm cuối Một số giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức công ty TNHH MTV Điện Máy – TODIMAX 2.1 Sắp xếp lại nhân phòng tổ chức – hành – tra – bảo vệ Phòng tổ chức – hành – tra – bảo vệ có khối lượng công việc lớn, bao gồm nhiều mảng hoạt động như: tổ chức cán cho toàn Công ty (bao gồm trụ sở chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh Nam Định), công tác thi đua, hành quản trị, phụ trách mảng y tế, bảo hiểm Xã hội cho CB, CNV, phụ trách đời sống cho CB, CNV bếp ăn, chế độ phụ cấp, bảo hộ lao động, an toàn lao động, nghỉ ốm, sinh đẻ…Tổ chức tiếp đón khách đến làm việc với Công ty, thực nghĩa vụ địa phương nơi quan đóng trụ sở, quan hệ với quan để giải nhiệm vụ giao lao động, hành quản trị Công ty Như vậy, với số lượng lao động 13 người phòng khối lượng công việc lớn mà phòng có trưởng phòng phó phòng phụ trách mảng thi đua khối lượng công việc trưởng phòng tương đối lớn, phòng nên có thêm phó phòng trưởng phòng uỷ quyền phụ trách mảng lao động tiền lương Công ty 2.2 Tăng cường hoạt động ủy quyền cho trưởng phòng, trưởng chi nhánh, trung tâm Công ty cần thực việc uỷ quyền mạnh cho trưởng phòng, có quyền tự mảng hoạt động phù hợp với chức năng, quyền hạn Ngoài ra, công ty cần tăng cường ủy quyền cho trưởng chi nhánh đặc biệt chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh chi nhánh Nam Định, đặc thù hai đơn vị tự tìm khách hàng địa bàn phụ trách mà không phụ thuộc vào lượng khách hàng Công ty Việc uỷ quyền mạnh ẽ Sinh viên: Phạm Bích Hạnh Lớp: Kinh tế quản lý công 38 50 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Khoa Học Quản Lý tạo điều kiện cho trung tâm chi nhánh chủ động hoạt động kinh doanh, khuyến khích đơn vị mạnh dạn thử nghiệm phương pháp việc tìm kiếm khách hàng, đưa ý tưởng kinh doanh phù hợp với đặc điểm địa phương 2.3 Hoàn thiện công cụ phối hợp, đặc biệt xây dựng hệ thống thông tin quản lý Hoạt động phối hợp thực công ty TODIMAX chưa thực có hiệu quả, nguyên nhân chưa phát huy hết công cụ phối hợp Để hoàn thiện cấu tổ chức, công ty phải hoàn thiện công cụ phối hợp hoạt động • Đối với kế hoạch, chiến lược phát triển: công ty có kế hoạch hàng năm chiến lược phát triển năm chưa có kế hoạch chiến lược từ 2-3 năm nên dẫn đến tình trạng nhiều phòng ban tập trung nhiều vào mục tiêu cho năm mà không nhìn tranh toàn cục Vì vậy, công ty phải xây dựng kế hoạch cho giai đoạn từ đến năm để phòng ban nhân viên biết thực theo kế hoạch đề ra, đảm bảo phát triển ổn định bền vững cho công ty • Xây dựng hệ thống thông tin quản lý vững mạnh Hệ thống thông tin quản lý hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản lý tổ chức Nó bao gồm người, thiết bị quy trình thu thập, phân tích, đánh giá phân phối thông tin cần thiết, kịp thời, xác cho người soạn thảo định tổ chức Một hệ thống thông tin quản lý tốt thực đảm bảo cho tổ chức hoạt động ổn định phát triển Đây công cụ đắc lực, có hiệu phối hợp hoạt động Để xây dựng hệ thống thông tin quản lý, trước hết công ty phải xây dựng đội ngũ nhân lực có trình độ Công ty phải đảm bảo thông tin báo cáo cách đầy đủ, xác, kịp thời Công ty phải triển khai đến phòng, ban, đến nhân viên để phối hợp hoạt động cách ăn khớp, hiệu 2.4 Hoàn thiện công tác bồi dưỡng lao động bố trí nhân lực hợp lý Hiện nay, trình độ chuyên môn cán nhân viên công ty thấp: lao động có trình độ sơ cấp chưa qua đào tạo chiếm 32.4% Vì vậy: Sinh viên: Phạm Bích Hạnh 50 39 Lớp: Kinh tế quản lý công Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Khoa Học Quản Lý công ty nên mở lớp bồi dưỡng chỗ nhiều hình thức để nâng cao trình độ nghiệp vụ, đưa cán lãnh đạo chủ chốt đơn vị học trường đào tạo đại học sau đại học, lớp quản trị doanh nghiệp, quản lý kinh tế, tham quan học hỏi kinh nghiệm nước có trình độ cao phát hành báo chí Công ty cần xây dựng sách đào tạo tái đào tạo nguồn nhân lực đáp ứng nhu cầu phát triển giai đoạn, tập trung theo hướng chuyên môn sâu Điều kiện thực giải pháp Những giải pháp chuyên đề đưa dựa tình hình thực tế công ty yêu cầu khách quan môi trường Tuy nhiên, giải pháp điều kiện định 3.1 Về tài chính, nguồn lực cho hoàn thiện cấu • Tài chính: Việc hoàn thiện cấu đòi hỏi phải có hiểu biết công ty, có thời gian nguồn lực tài Vì công ty nên thành lập nhóm chuyên gia nghiên cứu có đảm bảo tài cho họ làm việc (trả lương, phục vụ cho cải cách cần thiết) • Tăng cường trang thiết bị: Công nghệ yếu tố có ảnh hưởng lớn đến suất chất lượng dịch vụ, giai đoạn khoa học công nghệ phát triển vũ bão thay đổi nhanh chóng • Tăng cường văn hóa tổ chức: trọng tới việc khen thưởng cho lao động có thành tích việc nâng cao chất lượng lao động có thư báo khen ngợi từ phía khách hàng trình cung cấp dịch vụ, khuyến khích sáng kiến nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ đẩy mạnh thành phong trào thi đua thường xuyên, liên tục 3.2 Thái độ tâm hoàn thiện cán quản lý cấp cao Cán quản lý cấp cao công ty cần nghiên cứu cụ thể xây dựng cho mô hình tổ chức phù hợp với mô hình Công ty cần đề bạt người có đủ lực làm việc kiên chuyển công tác cho nghỉ chế độ cán trình độ chuyên môn, xây dựng máy có trình độ, chất lượng Sinh viên: Phạm Bích Hạnh 50 40 Lớp: Kinh tế quản lý công Chuyên đề tốt nghiệp Sinh viên: Phạm Bích Hạnh 50 Khoa: Khoa Học Quản Lý 41 Lớp: Kinh tế quản lý công Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Khoa Học Quản Lý KẾT LUẬN Với thị trường điện máy ngày sôi động nay, công ty TODIMAX phải nỗ lực lớn để tồn phát triển môi trường cạnh tranh liệt với đa dạng thành phần kinh tế tham gia chia sẻ thị trường Đó thách thức hội Công ty Để không ngừng nâng cao lực cạnh tranh đòi hỏi Công ty TODIMAX phải tiếp tục phát huy mạnh sẵn có, đồng thời có nhìn nhận, đánh giá cách xác, khách quan điểm yếu, tồn trình điều hành, quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh toàn Công ty Mặc dù nhận giúp đỡ nhiệt tình toàn cán công nhân viên công ty nói chung cô phòng hành – tổ chức nói riêng, hướng dẫn tận tình PGS.TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền, kiến thức hạn chế kinh nghiệm thực tế chưa có nhiều nên luận văn em tránh sai sót, khiếm khuyết Em mong nhận góp ý người để chuyên đề em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn Sinh viên: Phạm Bích Hạnh 50 42 Lớp: Kinh tế quản lý công Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Khoa Học Quản Lý DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Điều lệ, quy chế hoạt động công ty trách nhiệm hữu hạn thành viên Điện Máy – TODIMAX Báo cáo tài công ty trách nhiệm hữu hạn thành viên Điện Máy – TODIMAX giai đoạn 2006 – 2010 Hồ sơ “Phương án cổ phần hóa công ty trách nhiệm hữu hạn thành viên Điện Máy – TODIMAX” Giáo trình “ Khoa học quản lý II”, NXB Khoa học kĩ thuật Hà Nội 2002 Giáo trình “ Quản trị học”, NXB Tài Chính, 2009 Giáo trình “Tài doanh nghiệp”, NXB Đại học kinh tế quốc dân, 2007 Giáo trình “ Những vấn đề cốt yếu quản lý”, NXB Khoa học kĩ thuật Hà Nội, 2008 8.Website: http://vi.wikipedia.org/wiki/H%E1%BB%87_th%E1%BB %91ng_th%C3%B4ng_tin_qu%E1%BA%A3n_l%C3%BD http://www.hanhchinh.com.vn/forum/archive/index.php/t-46250.html http://hitman-codename.blogspot.com/2010/08/co-cau-to-chucorganizational-structure.html Sinh viên: Phạm Bích Hạnh 50 43 Lớp: Kinh tế quản lý công ... giá cấu tổ chức công ty TNHH MTV Điện Máy – TODIMAX Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức công ty TNHH MTV Điện Máy – TODIMAX Mục tiêu nghiên cứu chuyên đề hệ thống hóa sở lý luận cấu. .. vào cấu tổ chức Qua thời gian thực tập công ty TNHH MTV ĐiệnMáy – TODIMAX, em nhận thấy cấu tổ chức công ty tồn nhiều vấn đề khiến công ty hoạt động chưa hiệu Do em mạnh dạn chọn đề tài “ Hoàn thiện. .. nhân công ty, thách thức không nhỏ đặt tư tưởng trì trệ, ngại đổi mới, khó thay đổi văn hóa công ty Đây vấn đề cần cân nhắc trình hoàn thiện cấu tổ chức công ty 2.Thực trạng cấu tổ chức công ty TNHH