BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO -/ - BỘ NỘI VỤ -/ - HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA NGUYỄN THANH HÀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 60.34.82 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG HÀ NỘI, NĂM 2016 Công trình hoàn thành tại: Học viện Hành Quốc gia Người hướng dẫn khoa học: TS Nguyễn Bùi Nam Phản biện 1:………………………………………………………… Phản biện 2:………………………………………………………… Luận văn bảo vệ Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ, Học viện Hành Quốc gia Địa điểm: Phòng họp … , Nhà - Hội trường bảo vệ luận văn thạc sĩ, Học viện Hành Quốc gia 77 – Nguyễn Chí Thanh, Đống Đa, Hà Nội Thời gian: vào hồi …… …… tháng …… năm 2016 Có thể tìm hiểu luận văn Thư viện Học viện Hành Quốc gia trang Web Khoa Sau đại học, Học viện Hành Quốc gia PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Những công việc soạn thảo, duyệt ký ban hành văn bản, chuyển giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ sơ,… gọi chung công tác văn thư trở thành thuật ngữ quen thuộc cán bộ, viên chức quan, tổ chức Công tác văn thư hoạt động thường xuyên, thiếu quan, tổ chức Ngay từ cách mạng tháng Tám thành công, Nhà nước ta có quy định cụ thể công tác Sau thời gian xây dựng máy nhà nước, công tác văn thư lần đề cập cách có hệ thống Điều lệ công tác công văn giấy tờ công tác lưu trữ, ban hành kèm theo Nghị định 142/CP năm 1963 Chính phủ Sau 40 năm áp dụng qua nhiều biến động lịch sử, năm 2004, Nghị định công tác văn thư Chính phủ thay cho Nghị định 142/CP, Nghị định 110/2004-CP ban hành ngày 8/7/2004 Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều phận Vì vậy, làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao suất, chất lượng công tác quan, tổ chức phòng chống tệ quan liêu giấy tờ Trong hoạt động quan, tổ chức từ việc đề chủ trương, sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với quan cấp trên, đạo quan cấp triển khai, giải công việc phải dựa vào nguồn thông tin có liên quan Thông tin đầy đủ, xác kịp thời hoạt động quan đạt hiệu cao, lẽ thông tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thông tin chủ yếu nhất, xác thông tin từ văn Đặc biệt, thực tốt công tác văn thư tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hành Khi làm tốt công tác văn thư, công việc quan, tổ chức văn hoá; giải xong công việc, tài liệu lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ quan quy định tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành khâu nghiệp vụ phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày lâu dài sau Quá trình toàn cầu hóa diễn hệ phát triển vô mạnh mẽ, mang tính chất đột biến khoa học công nghệ cao, công nghệ thông tin Các phương tiện đại công nghệ thông tin, trước hết mạng Internet, mạng viễn thông toàn cầu, cáp quang xuyên đại dương, mạng kết nối siêu lộ thông tin,… tạo kết cấu hạ tầng kỹ thuật toàn cầu hóa Nếu xét riêng mặt toàn cầu hóa sản phẩm, thành văn minh nhân loại, mà tất quốc gia, tất dân tộc có hội để tiếp nhận sản phẩm thành đó, mà có quyền cần phải tìm cách tham gia vào trình ấy, để góp phần tiếp tục thúc đẩy tiến nhân loại Cùng với phát triển máy nhà nước qua thời kỳ, thực tế công tác văn thư quan ngày củng cố, giai đoạn hội nhập quốc tế Những thành tựu khoa học công nghệ tin học tác động mạnh mẽ đến quy trình quản lý Điều đòi hỏi phải cải cách hành cũ, phải xếp lại máy, bố trí lại nhân để theo kịp với tiến chung giới Theo đó, việc đại hóa công tác văn thư - đổi toàn công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải văn bản, lập hồ sơ hành nhằm bảo đảm thông tin văn cho hoạt động quản lý quan, tổ chức điều kiện tiên trình hội nhập Xuất phát từ cần thiết phải đại hóa công tác văn thư, với kinh nghiệm công tác Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam, lựa chọn đề tài nghiên cứu: “ Hiện đại hóa công tác văn thư Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam” làm đề tài luận văn tốt nghiệp Tôi mong muốn thông qua đề tài đóng góp giá trị nghiên cứu thực tiễn thực trạng công tác văn thư Viện đề xuất giải pháp góp phần đại hóa công tác văn thư Viện nói riêng, quan, tổ chức hệ thống nhà nước nói chung Tình hình nghiên cứu đề tài Trong năm gần Việt Nam, việc tìm kiếm giải pháp đại hóa công tác văn thư quan nhà nước nói chung thu hút quan tâm nhiều nhà khoa học, nhà quản lý nghiên cứu sinh, học viên cao học với nhiều phạm vi, góc độ nghiên cứu khác Đến có nhiều giáo trình nghiên cứu khoa học công tác văn thư công bố, hay số chuyên khảo lĩnh vực xuất cuốn: - Giáo trình Văn quản lý nhà nước công tác văn thư lưu trữ quan nhà nước Học viện Hành Quốc gia (Nxb Giáo dục 1997) cung cấp kiến thức văn quản lý nhà nước hiểu biết công tác văn thư quan nhà nước; - Hướng dẫn soạn thảo văn lập quy TS Lưu Kiếm Thanh (Nxb Thống kê 1999) Cuốn sách tài liệu hướng dẫn, tham khảo cách đầy đủ, cụ thể cách thức thực soạn thảo văn lập quy; - Soạn thảo ban hành văn quan, tổ chức Tạ Hữu Ánh (Nxb Lao động 2008) cho độc giả nhìn tổng quan việc soạn thảo ban hành văn quan, tổ chức nói chung; - Nghiệp vụ văn thư lưu trữ Hoàng Lê Minh (Nxb Văn hóa thông tin 2009) trình bày nội dung, bước công tác văn thư lưu trữ, có tính hướng dẫn nghiệp vụ chi tiết cho người làm công tác văn thư lưu trữ; - Kỹ nghiệp vụ hành TS Nguyễn Văn Hậu (Nxb Lao động) cung cấp cho độc giả kiến thức cụ thể nghiệp vụ hành bao gồm nội dung gì, cần kỹ để thực nghiệp vụ hành chính; - Hỏi đáp công tác văn thư, lập hồ sơ lưu trữ quan, tổ chức TS Nguyễn Thị Hà TS Nguyễn Văn Hậu đồng chủ biên (Nxb Chính trị Quốc gia)… Ngoài ra, có số luận văn thạc sĩ Quản lý công, Quản lý hành công, hành học nghiên cứu vấn đề luận văn thạc sĩ: - Hoàn thiện Quản lý nhà nước công tác văn thư giai đoạn nước ta Nguyễn Thị Trà (2001); - Hoàn thiện công tác văn thư - lưu trữ văn phòng UBND quận, huyện đáp ứng yêu cầu cải cách Hành nhà nước Đào Ngọc Quang (2004); - Hoàn thiện công tác văn thư - lưu trữ bối cảnh cải cách hành Đại học Văn hóa Hà Nội Lê Thị Bích Thuận (2008); - Quản lý nhà nước công tác văn thư - lưu trữ UBND phường địa bàn quận Gò Vấp - Thành phố Hồ Chí Minh Phạm Văn Năm (2010); - Ứng dụng CNTT công tác văn thư lưu trữ Sở Y tế Đăk Lăk Kiều Xuân Lợi (2011)… Các công trình khoa học nêu đề cập cách trực tiếp gián tiếp đến giải pháp hoàn thiện chất lượng công tác văn thư mức độ, phạm vi nghiên cứu rộng, hẹp khác Đây nguồn tài liệu tham khảo quan trọng quý giá cho sử dụng tham khảo nghiên cứu để viết luận văn cao học měnh Tuy nhięn, cần thấy rằng, chưa có công trình hay đề tài nghiên cứu khoa học sâu nghiên cứu cách cụ thể đại hóa công tác văn thư đơn vị nghiệp - viện nghiên cứu Bằng kiến thức học chương trình đào tạo thạc sĩ quản lý công, hy vọng đánh giá chất lượng công tác văn thư Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam thời gian qua đề xuất giải pháp để đại hóa công tác văn thư Viện Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu 3.1 Mục đích nghiên cứu Đánh giá thực trạng đại hóa công tác văn thư Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam năm gần đây, để từ đề xuất số giải pháp nhằm góp phần tăng cường đại hóa công tác văn thư Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam thời gian tới 3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu - Xây dựng sở lý luận công tác văn thư, nội dung công tác văn thư, đại hóa công tác văn thư - Nghiên cứu, khảo sát, đánh giá chất lượng đại hóa công tác văn thư Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam giai đoạn từ năm 2013 đến - Đánh giá mặt đạt được, mặt hạn chế công tác văn thư Viện, nguyên nhân hạn chế - Đề xuất giải pháp nhằm tăng cường đại hóa công tác văn thư Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam thời gian tới Đối tượng, phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: công tác văn thư Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam - Phạm vi nghiên cứu: + Phạm vi không gian: Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam + Phạm vi thời gian: Từ năm 2013 đến Cơ sở lý luận phương pháp nghiên cứu đề tài - Cơ sở lý luận đề tài dựa lý luận chủ nghĩa Mác Lênin nhà nước pháp luật; hệ thống quan điểm đạo, định hướng Đảng Nhà nước nghiệp công nghiệp hóa, đại hóa đất nước; Thông tư, hướng dẫn công tác văn thư - lưu trữ; tài liệu tham khảo, công trình nghiên cứu khoa học công tác văn thư quan, tổ chức, đơn vị - Phương pháp nghiên cứu đề tài là: phương pháp Quan sát, phương pháp Phân tích - tổng hợp, phương pháp thống kê - so sánh, phương pháp điều tra xã hội học số phương pháp nghiên cứu khoa học khác… Ý nghĩa lý luận thực tiễn luận văn Kết nghiên cứu đề tài luận văn sau bảo vệ thành công tài liệu phong phú bổ sung thêm sở lý luận, giải pháp thiết thực việc đẩy mạnh đại hóa công tác văn thư Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam nói riêng, quan nhà nước nói chung Các giải pháp tăng cường đại hóa công tác văn thư Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam tiếp tục nghiên cứu để áp dụng thực tế với phạm vi rộng rãi Kết cấu luận văn Ngoài mục lục, danh mục chữ viết tắt, phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo phụ lục, luận văn chia thành chương: Chương 1.Những vấn đề lý luận đại hóa công tác văn thư Chương 2.Thực trạng đại hóa công tác văn thư Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ giai đoạn 2013 đến Chương 3.Phương hướng giải pháp tăng cường đại hóa công tác văn thư Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam Chương NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ Những vấn đề chung công tác văn thư Khái niệm công tác văn thư Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP quy định công tác văn thư quản lý nhà nước công tác văn thư, áp dụng quan nhà nước, tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế đơn vị vũ trang nhân dân (sau gọi chung quan, tổ chức), công tác văn thư bao gồm “các công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức; quản lý sử dụng dấu công tác văn thư” (Điều 2) 1.1.2 Vị trí , vai trò công tác văn thư 1.1.2.1 Vị trí Công tác văn thư xác định hoạt động máy quản lý nói chung Trong văn phòng, công tác văn thư hoạt động thiếu nội dung quan trọng, chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng 1.1.2.2 Vai trò - Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý quan; - Làm tốt công tác văn thư góp phần nâng cao hiệu suất chất lượng công tác quan; - Làm tốt công tác văn thư có tác dụng phòng chống tệ quan liêu, giấy tờ; - Làm tốt công tác văn thư góp phần giữ gìn bí mật nhà nước, bí mật quan; - Làm tốt công tác văn thư tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ 1.1.3 Yêu cầu công tác văn thư Trong trình thực nội dung công việc, công tác văn thư quan phải bảo đảm yêu cầu đây: 1.1.3.1 Nhanh chóng 1.1 1.1.1 1.1.3.2 Chính xác 1.1.3.3 Bí mật 1.1.3.4 Khoa học đại 1.1.4 Nội dung công tác văn thư 1.1.4.1 Soạn thảo ban hành văn 1.1.4.2 Quản lý giải văn - Quản lý văn đến - Quản lý văn 1.1.4.3 Quản lý sử dụng dấu 1.1.4.4 Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hành quan, tổ chức đảng, tổ chức trị - xã hội 1.2 Hiện đại hóa công tác văn thư 1.2.1 Khái niệm đại hóa, đại hóa công tác văn thư 1.2.1.1 Hiện đại hóa Trong giới hạn luận văn nghiên cứu, tác giả xin giới hạn cách hiểu khái niệm “hiện đại hóa” cách dễ hiểu, súc tích sau: Hiện đại hóa trình ứng dụng trang bị thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến, đại vào trình chuyển đổi sản xuất, kinh doanh, dịch vụ trình phát triển kinh tế - xã hội 1.2.1.2 Hiện đại hóa công tác văn thư Hiện nay, có nhiều cách hiểu đại hóa công tác văn thư, quan điểm tác giả luận văn cho rằng: Hiện đại hóa công tác văn thư việc áp dụng thành tựu khoa học, sử dụng phương tiện kỹ thuật đại công tác văn thư 1.2.2 Nội dung đại hóa công tác văn thư Thứ nhất, công tác văn thư hoạt động có chức đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, việc ứng dụng thành tựu công nghệ thông tin vào đại hóa công tác văn thư yêu cầu tất yếu Thứ hai, việc nghiên cứu ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2008 vào hoạt động quan, thực chất phương pháp quản lý nhằm hệ thống hóa cụ thể hóa thủ tục hành ứng với công việc theo trình tự định quy định nhiều văn pháp luật quy định, quy chế quan Chương THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM GIAI ĐOẠN TỪ NĂM 2013 ĐẾN NAY 2.1 2.1.1 Khái quát Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam Vị trí, chức Nghị định số 108/2012/NĐ-CP Chính phủ ban hành ngày 25/12/2012 quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam Theo đó, Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam (Viện HLKH&CN Việt Nam) quan thuộc Chính phủ, thực chức nghiên cứu khoa học tự nhiên phát triển công nghệ; cung cấp luận khoa học cho công tác quản lý khoa học, công nghệ xây dựng sách, chiến lược, quy hoạch phát triển kinh tế, xã hội; đào tạo nhân lực khoa học, công nghệ có trình độ cao theo quy định pháp luật 2.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam thực nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây: - Trình Chính phủ dự thảo Nghị định quy định, sửa đổi, bổ sung chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam - Trình Thủ tướng Chính phủ định thành lập mới, đổi tên, tổ chức lại, giải thể tổ chức, đơn vị trực thuộc Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam thuộc thẩm quyền Thủ tướng - Về nghiên cứu khoa học công nghệ - Đào tạo nhân lực khoa học, công nghệ có trình độ cao; tổ chức đào tạo sau đại học khoa học tự nhiên công nghệ theo quy định pháp luật - Báo cáo cung cấp thông tin động đất, cảnh báo sóng thần với quan có thẩm quyền theo quy định - Tuyên truyền, phổ biến kiến thức, kết nghiên cứu khoa học phát triển công nghệ đáp ứng yêu cầu phát triển thị trường khoa học, công nghệ 10 - Tham gia thẩm định trình độ công nghệ, xét duyệt luận chứng kinh tế - kỹ thuật công trình trọng điểm theo phân công quan nhà nước có thẩm quyền - Quyết định dự án đầu tư Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam theo quy định pháp luật - Quản lý tổ chức, máy, biên chế công chức, vị trí việc làm, cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp số người làm việc đơn vị nghiệp công lập; định luân chuyển, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật; chế độ sách, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền theo quy định pháp luật - Về tài chính, tài sản - Thực hợp tác quốc tế khoa học, công nghệ theo quy định pháp luật - Thực nhiệm vụ, quyền hạn khác Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ giao 2.1.3 Cơ cấu tổ chức máy  Về lãnh đạo Viện Viện HLKH&CN Việt Nam có: 01 Chủ tịch: GS.VS Châu Văn Minh 04 Phó Chủ tịch: GS.TS Nguyễn Đình Công GS.TS Phan Ngọc Minh PGS.TS Phan Văn Kiệm PGS.TS Phạm Ngọc Lãng -  Về đơn vị giúp việc Chủ tịch Viện Văn phòng: 93 cán bộ, công, nhân viên Ban Tổ chức cán bộ: 13 cán Ban Kế hoạch - Tài chính: 17 cán Ban Hợp tác quốc tế: 11 cán Ban Kiểm tra: 06 cán Ban Ứng dụng triển khai công nghệ: 09 người Văn phòng đại diện Thành phố Hồ Chí Minh: 15 cán Các tổ chức đoàn thể 11  Về đơn vị trực thuộc - Các Viện nghiên cứu: - Các đơn vị nghiệp Chính phủ thành lập - Các đơn vị nghiệp Chủ tịch Viện thành lập - Các đơn vị tự trang trải kinh phí - Các doanh nghiệp: Công ty TNHH thành viên ứng dụng công nghệ du lịch - Các Ban quản lý, chương trình 2.1.4 Nhân lực khoa học Viện Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam có tổng số 4000 cán bộ, viên chức, có 2649 cán tiêu biên chế giao; 44 GS, 161 PGS, 35 TSKH, 706 TS, 781 ThS 794 cán bộ, viên chức có trình độ đại học 2.1.5 Quy định công tác văn thư Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam  Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam Theo Quyết định số 1396/QĐ-KHCNVN Viện Khoa học công nghệ Việt Nam ban hành ngày 27/10/2011 quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Văn phòng Viện KH&CN Việt Nam  Quy chế công tác văn thư lưu trữ Viện HLKH&CN Việt Nam Ngày 24 tháng năm 2015, Chủ tịch Viện HLKH&CN Việt Nam ký ban hành định số 1601/QĐ-VHL quy định cụ thể, chi tiết việc ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ Viện giai đoạn Quy chế quy định hoạt động công tác văn thư, công tác lưu trữ trình quản lý, đạo Viện HLKH&CN Việt Nam, để thực chức năng, nhiệm vụ mình; áp dụng tất đơn vị trực thuộc Viện 2.2 Phân tích thực trạng đại hóa công tác văn thư Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam giai đoạn từ năm 2013 đến 2.2.1 Về thực khâu nghiệp vụ công tác văn thư 2.2.1.1 Soạn thảo ban hành văn 12 2.2.1.2 Quản lý văn - đến  Đối với văn đến  Đối với văn 2.2.1.3 Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hành quan 2.2.1.4 Quản lý dấu  Về quản lý dấu  Về sử dụng dấu 2.2.2 Về biên chế hình thức tổ chức công tác văn thư 2.2.2.1 Về biên chế văn thư Bộ phận làm công tác văn thư Viện có biên chế, có trình độ Đại học chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ Trong đó, Trưởng phòng, Phó phòng, có 01 nhân viên phụ trách công văn đến, 01 nhân viên phụ trách công văn đi, 01 nhân viên phụ trách việc tiếp nhận văn bản, 01 nhân viên phụ trách quản lý dấu, 01 nhân viên phụ trách lưu trữ Tất chuyên môn hóa công việc cho cá nhân phụ trách, đảm bảo xử lý công việc hiệu quả, kiêm nhiệm 2.2.2.2 Hình thức tổ chức công tác văn thư Hiện nay, tất văn đi, văn đến Viện HLKH&CN hay đơn vị quản lý theo hình thức tập trung, thống phòng Văn thư Viện hay văn thư đơn vị để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật 2.2.3 Về quản lý công tác văn thư - Viện HLKH&CN Việt Nam ban hành Quy chế công tác văn thư riêng Viện, quy định cụ thể nội dung công tác văn thư - Về kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác văn thư: Công tác Viện HLKH&CN Việt Nam thường thực thông qua việc theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở trình giải công việc cá nhân, phòng, ban, đơn vị Viện thông qua chế độ thông tin báo cáo hội họp 2.2.4 Về ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư Nhìn cách tổng quát, việc ứng dụng khoa học công nghệ công tác văn thư Viện HLKH&CN Việt Nam năm gần bước đầu quan tâm, chưa ứng dụng mạnh mẽ, rộng rãi thỏa đáng 13 2.3 Đánh giá việc đại hóa công tác văn thư Viện Hàn lâm khoa học Công nghệ Việt Nam giai đoạn từ năm 2013 đến 2.3.1 Những thành đạt Việc giải công văn giấy tờ Viện Hàn lâm diễn nhanh chóng, xác, hiệu Công tác văn thư Viện HLKH&CNVN thực theo phương châm “Bảo quản tài liệu an toàn, chu đáo, khoa học” nên tất tài liệu, công văn giấy tờ Viện bảo quản tốt Cơ sở vật chất Viện Hàn lâm đầu tư trang bị đầy đủ, đặc biệt phương tiện phục vụ cho công tác văn thư Về nhân làm công tác văn thư, có trình độ Đại học chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ Hình thức tổ chức công tác văn thư Viện Hàn lâm tập trung thống Viện HLKH&CN Việt Nam ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, quy định rõ ràng, cụ thể, hướng dẫn chi tiết việc thực công tác văn thư Một điểm đáng lưu ý Viện Hàn lâm Viện áp dụng chứng thư số chữ ký số hoạt động giao dịch 2.3.2 Hạn chế - Công tác quản lý công văn không theo quy trình định - Tài liệu tồn đọng, tích đóng chưa phân loại chỉnh lý thực phổ biến Viện Hàn lâm - Việc đại hóa công tác văn thư việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý hồ sơ, tài liệu hạn chế - Việc quản lý văn nhiều hạn chế - Việc cập nhật công văn số đơn vị Viện chưa thường xuyên, tượng thất lạc trình chuyển giao, ký nhận - Chất lượng văn hành soạn thảo sử dụng Viện Hàn lâm chưa cao - Nghị 36a/NQ-CP ban hành ngày 14 tháng 10 năm 2015 quy định chi tiết Chính phủ điện tử Tuy nhiên, nay, Viện 14 Hàn lâm quan chưa hoàn thành kết nối liên thông phần mềm quản lý văn với Chính phủ điện tử - Việc ứng dụng chữ ký số hoạt động giao dịch Viện Hàn lâm khó khăn, vướng mắc - Những năm gần đây, công tác đào tạo, bồi dưỡng cán phòng Hành - Lưu trữ trọng Tuy nhiên, việc đào tạo, bồi dưỡng chưa đạt tầm vóc mong muốn 2.3.3 Nguyên nhân 2.3.3.1 Nguyên nhân điểm đạt - Được quan tâm cấp lãnh đạo, nên công tác văn thư Viện HLKH&CN Việt Nam vào nề nếp - Nhìn chung công tác văn thư Viện HLKH&CNVN tạo điều kiện, phương tiện làm việc, đảm bảo hoàn thành tốt khâu nghiệp vụ - Cán văn thư, lưu trữ có tinh thần trách nhiệm cao phát huy vai trò, trao đổi học tập, đúc kết kinh nghiệm người trước để hoàn thành nhiệm vụ - Công tác bảo quản tài liệu tương đối an toàn, lãnh đạo Viện Hàn lâm tích cực quan tâm đầu tư - Công tác tổ chức đảm bảo theo yêu cầu cấp trên, cán thể tốt tinh thần trách nhiệm 2.3.3.2 Nguyên nhân hạn chế - Do nhiều công việc nên cán văn thư chưa lập hồ sơ nguyên tắc, lập dự kiến danh mục hồ sơ cho quan - Việc thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu từ phận chưa thực theo quy định pháp luật hành - Phần lớn tài liệu, công văn - đến đưa bảo quản tủ lưu trữ chưa phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị xếp cách khoa học - Do thiếu đầu tư kinh phí - Thiếu cập nhật văn luật, nghị định, thông tư hay văn hướng dẫn công tác văn thư dẫn đến việc ứng dụng Chính phủ điện tử, ISO 9001:2008 vào hoạt động quản lý chậm 15 chạp, chưa hiệu quả, bắt kịp tốc độ đại hóa nước khu vực - Vẫn thiếu văn QPPL quy định, hướng dẫn cụ thể nội dung văn thư - Các chương trình đào tạo, bồi dưỡng cho cán văn thư thường chương trình có thời gian đào tạo ngắn hạn, lớp học thường đông TIỂU KẾT CHƯƠNG Qua việc phân tích thực trạng công tác văn thư Viện HLKH&CN Việt Nam, mặt đạt được, mặt hạn chế quan, thấy thực tiễn Viện Hàn lâm chưa ứng dụng công nghệ thông tin, chưa có đại hóa công tác văn thư Phương thức hoạt động, quản lý công văn, giấy tờ nặng phương pháp truyền thống, gắn với sổ sách, giấy tờ thực rào cản cho phát triển Viện Hàn lâm giai đoạn hội nhập Qua đó, thân tác giả luận văn rút kinh nghiệm để công tác văn thư Viện thực tốt thời gian tới, cần: - Cần có quan tâm Cấp ủy đảng, Ban lãnh đạo Viện Hàn lâm công tác văn thư - Cần phải ý tới công tác cán cán làm công tác văn thư - lưu trữ - Cần phải có quy hoạch cán để kế thừa công tác văn thư cần thiết, giúp cho việc quản lý thống - Cần phải tổ chức lớp tập huấn công tác văn thư thường xuyên cán văn thư có nghiệp vụ văn thư - Cần phải có chế độ sách phù hợp người làm công tác văn thư - lưu trữ - Cần trang bị phương tiện kỹ thuật đầy đủ ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư - Phải có chế độ khen thưởng thường xuyên để thúc đẩy tính nhiệt tình cán văn thư làm tốt công tác đồng thời phải có chế độ kỷ luật hành vi thiếu tinh thần trách nhiệm, gây ảnh hưởng không nhỏ quan, tổ chức công tác văn thư 16 Chương PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM HIỆN NAY 3.1 Phương hướng yêu cầu tăng cường đại hóa công tác văn thư Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam 3.1.1 Phương hướng Kể từ năm 1986, nước ta bắt đầu thực đường lối đổi Đại hội đại biểu toàn quốc Đảng Cộng sản Việt Nam lần thứ VI đề Báo cáo trị Ban Chấp hành Trung ương khóa VIII Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ IX Đảng đề nhiệm vụ “ xây dựng hành Nhà nước dân chủ, sạch, vững mạnh, bước đại hóa” Những văn kiện kim nam cho việc cải cách hành Việt Nam Trong bối cảnh toàn cầu hóa kinh tế, với đường lối đa phương hóa, đa dạng hóa quan hệ quốc tế, nước ta có hội thuận lợi để tiếp thu tri thức KH&CN, nguồn lực kinh nghiệm tổ chức quản lý tiên tiến nước để nhanh chóng tăng cường lực kinh tế quốc gia, đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội Ngày 01/01/2007, Việt Nam thức thành viên WTO, khẳng định giai đoạn hội nhập sau vào kinh tế giới Việt Nam Do đó, việc tiếp tục hoàn thiện thể chế kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa sở cho việc xây dựng đồng hành nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa dân, dân, dân trình thực nhiệm vụ CNH - HĐH đất nước, phấn đấu tới năm 2020, Việt Nam trở thành nước công nghiệp Theo đó, việc đổi mới, đại hóa công tác văn thư - đại hóa toàn công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải văn bản, lập hồ sơ hành, nhằm bảo đảm thông tin văn cho hoạt động quản lý quan, tổ chức điều kiện tiên trình hội nhập 17 3.1.2 Yêu cầu Trước đòi hỏi công cải cách hành chính, đại hóa công tác văn thư Viện HLKH&CN Việt Nam cần đáp ứng yêu cầu: Thứ nhất, sở Luật ban hành văn quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn quan có thẩm quyền, Viện cần xây dựng hoàn thiện hệ thống văn đạo hướng dẫn công tác văn thư Thứ hai, rà soát văn quy định công tác văn thư, bãi bỏ quy định trái với Luật văn đạo, hướng dẫn công tác văn thư Thứ ba, quy định trách nhiệm: từ thủ trưởng quan đến nhân viên văn thư công tác Viện HLKH&CN phải thực đầy đủ quy định công tác văn thư Có chế tài cụ thể xử lý hành vi vi phạm quy định hoạt động văn thư Thứ tư, bố trí nhân viên làm công tác văn thư Viện phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ phẩm chất Thứ năm, Viện HLKH&CN cần đẩy mạnh công tác nghiên cứu khoa học công tác văn thư xuất phát từ nhu cầu thực tế, thẩm định áp dụng công trình khoa học nghiên cứu Thứ sáu, Viện cần áp dụng phương tiện khoa học, kỹ thuật đại theo hướng đại hóa công tác văn thư 3.2 Giải pháp tăng cường đại hóa công tác văn thư Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam 3.1.3 Hoàn thiện quy định pháp luật đại hóa công tác văn thư Hiện nay, Viện HLKH&CNVN ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Tuy nhiên, Viện Hàn lâm nói riêng quan, tổ chức nói chung chưa có văn quy định cụ thể Hiện đại hóa công tác văn thư Cũng lẽ đó, thời gian tới, cần sớm có văn quy phạm pháp luật quy định rõ ràng đại hóa công tác văn thư, hoàn thiện 18 khái niệm, mục đích, nội dung phương pháp đại hóa văn thư 3.2.2 Tổ chức lớp đào tạo nâng cao, bồi dưỡng kiến thức nghiệp vụ văn thư cho cán bộ, công chức, viên chức Để thực nhiệm vụ nêu cần: - Khảo sát, nghiên cứu, đánh giá thực trạng lực cán văn thư nhằm đánh giá số lượng, chất lượng phân loại lực chuyên môn, nghiệp vụ đội ngũ - Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng dài hạn, trung hạn, ngắn hạn cho cán văn thư Đảm bảo việc đào tạo, bồi dưỡng có chất lượng, có tính ứng dụng thực tiễn, lớp học không đông, để tạo hiệu cho việc tiếp thu kiến thức 3.2.3 Ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 công tác văn thư Việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 cách thức thực mục tiêu đề án Những nguyên tắc quản lý theo tiêu chuẩn ISO giúp quan chuẩn hóa hoạt động mình, nhằm nâng cao chất lượng phục vụ Áp dụng ISO 9001:2015 vào hoạt động quan hành giúp nâng cao hiệu giải công việc, giảm tối đa thủ tục rườm rà, chồng chéo góp phần tối ưu hóa hoạt động quan Đối với công tác văn thư, hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 áp dụng thực chất hình thức rà soát thủ tục hành nhằm xây dựng quy trình quản lý khoa học, hợp lý Xác định rõ việc (làm gì?); rõ người (ai làm); rõ cách làm (theo trình tự nào, quy định nào, biểu mẫu nào…); đảm bảo sở, pháp lý để người lãnh đạo kiểm soát trình giải công việc nội quan Việc áp dụng ISO 9001:2015 không ngừng nâng cao chất lượng hiệu công tác văn thư, khắc phục nhược điểm phổ biến lâu thường làm theo thói quen, kinh nghiệm, tùy tiện 19  Các biện pháp nâng cao tính ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào công tác văn thư Viện HLKH&CN Việt Nam Một là, tăng cường vai trò đạo, điều hành trách nhiệm người lãnh đạo Hai là, tuyên truyền nâng cao nhận thức nội dung, vị trí, tầm quan trọng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 Ba là, tăng cường đầu tư trang thiết bị kỹ thuật, ứng dụng công nghệ thông tin để vận hành tốt hệ thống 3.2.4 Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ cần hoàn thành kết nối liên thông phần mềm quản lý văn với Chính phủ điện tử Theo định nghĩa ngân hàng giới (World Bank) "CPĐT việc quan Chính phủ sử dụng cách có hệ thống CNTTTT để thực quan hệ với công dân, doanh nghiệp tổ chức xã hội Nhờ giao dịch quan Chính phủ với công dân tổ chức cải thiện, nâng cao chất lượng Lợi ích thu giảm thiểu tham nhũng, tăng cường tính công khai, tiện lợi, góp phần vào tăng trưởng giảm chi phí"  Các biện pháp ứng dụng Chính phủ điện tử công tác văn thư Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam Một là, trọng đầu tư hạ tầng công nghệ Hai là, trọng phát triển nguồn nhân lực Ba là, hoàn thiện hệ thống sách, pháp luật liên kết với Chính phủ điện tử quan, tổ chức Bốn là, tăng cường tính bảo mật thông tin liên kết với Chính phủ điện tử 3.2.5 Đẩy mạnh ứng dụng Công nghệ thông tin công tác văn thư Công nghệ thông tin (CNTT) ứng dụng tất lĩnh vực đời sống xã hội đem lại hiệu cao Việc ứng dụng CNTT công tác văn thư nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho khâu nghiệp vụ công tác văn thư, từ thủ công 20 sang tự động hóa, góp phần giải cách nhanh khâu chuyển giao lưu văn bản, hồ sơ, thể tính tính khoa học, tính đại giải công việc Để ứng dụng thành công CNTT vào công tác văn thư Viện HLKH&CN Việt Nam cần có biện pháp sau: - Quan tâm cán làm công tác văn thưu, tăng cường tập huấn thông qua lớp bồi dưỡng tin học ứng dụng CNTT - Xây dựng hệ thống mạng LAN, kết nối với sở, ban, ngành liên quan hệ thống đảm bảo thông suốt, kịp thời khâu ứng dụng, quản lý khai thác tài liệu, văn sử dụng trang Web quan đơn vị liên quan - Trang bị hệ thống máy tính nối mạng đảm bảo tốt chất lượng, thông tin, tín hiệu nhận - Đẩy mạnh hoạt động thông tin tuyên truyền, nâng cao nhận thức tạo lập thói quen tác nghiệp môi trường mạng cho cán chuyên trách làm công tác văn thư - Thường xuyên tổ chức kiểm tra, đánh giá lực ứng dụng CNTT cán làm công tác văn thư - Ứng dụng giải pháp phần mềm quản lý văn thư, lưu trữ tài liệu điều hành công việc CloudOffice để công việc phận văn thư giảm tải, công tác quản lý thống Những văn phòng không giấy hình thành, điều kiện đảm bảo đại hóa công tác văn thư 3.2.6 Có chế độ, sách đầu tư kinh phí hợp lý cho việc đại hóa công tác văn thư Trong công tác văn thư có nhiều hoạt động cần bố trí kinh phí để thực hiện, cần quan tâm cấp lãnh đạo, đặc biệt việc tạo nguồn kinh phí để trì hoạt động, tiến tới đầu tư đại hóa công tác văn thư, nhằm nâng cao hiệu hoạt động nói chung toàn Viện 21 TIỂU KẾT CHƯƠNG Trong bối cảnh đẩy mạnh cải cách hành chính, việc đại hóa công tác văn thư Viện HLKH&CN Việt Nam nhiệm vụ cần thiết hợp lý Công tác văn thư nề nếp, chuẩn hóa ứng dụng CNTT lưu giữ toàn hồ sơ tài liệu văn tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ quan Hiện đại hóa công tác văn thư góp phần làm giảm bớt giấy tờ vô dụng, tiết kiệm công sức tiền cho quan Đồng thời công tác giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu cần thiết có giá trị để phục vụ cho việc tra cứu, giải công việc trước mắt nộp vào lưu trữ để nghiên cứu sử dụng lâu dài Những biện pháp đề xuất như: hoàn thiện quy định pháp luật đại hóa văn thư; tổ chức lớp đào tạo, nâng cao, bồi dưỡng kiến thức nghiệp vụ văn thư cho cán bộ, viên chức; ứng dụng ISO, phủ điện tử vào đại hóa văn thư, tạo nguồn kinh phí đầu tư cho việc đại hóa công tác văn thư; biện pháp có tính ứng dụng cao giúp Viện Hàn lâm nói riêng quan, tổ chức khác nói chung thực mục tiêu đại hóa công tác văn thư lâu dài  Kiến nghị: Xuất phát tự vị trí công tác thân Viện Hàn lâm, bên cạnh giải pháp chung, có tính định hướng lâu dài đề xuất trên, tác giả luận văn xin đưa số kiến nghị riêng với Viện HLKH&CNVN nhằm hoàn thiện việc đại hóa công tác văn thư thời gian tới sau: Thứ nhất, Cấp uỷ Đảng, thủ trưởng đơn vị người làm công tác văn thư cần nhận thức đắn vai trò vị trí công tác văn thư, quan Thứ hai, Tiếp tục trì phát huy mặt làm công tác văn thư Viện Hàn lâm thời gian qua Xây dựng văn hướng dẫn đại hóa văn thư 22 Thứ ba, Phải có chế độ khen thưởng thường xuyên để thúc đẩy lòng nhiệt tình cán làm tốt công tác văn thư Thứ tư, Quan tâm đầu tư, trang bị cập nhật kịp thời phần mềm có tính quản lý công tác văn thư, lưu trữ phạm vi toàn quan, chẳng hạn phần mềm quản lý văn nội (VIC)… Thứ năm, Cần có tham mưu, tư vấn hoàn chỉnh lại hệ thống biểu mẫu văn để áp dụng thống quan thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, đồng thời xác định trách nhiệm tăng cường công tác kiểm tra thể thức văn trước trình ký, ban hành Xử lý nghiêm, thẳng thắn phê bình trường hợp soạn thảo sai thể thức, kỹ thuật trình bày văn để rút kinh nghiệm Thứ sáu, Khẩn trương đạo triển khai thực việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan qua phần mềm quản lý, để ngăn chặn tình trạng hồ sơ tồn đọng tiết kiệm chi phí chỉnh lý tài liệu KẾT LUẬN Công tác văn thư lĩnh vực hoạt động thiếu hoạt động quản lý tất quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức Với vai trò vậy, công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Việc thực công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng phương tiện kỹ thuật văn phòng đại Do đó, đại hóa công tác văn thư tiền đề nhằm nâng cao suất, chất lượng công tác ngày trở thành nhu cầu cấp bách quan, tổ chức Đối với Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam - trung tâm nghiên cứu phục vụ công tác quản lý khoa học, công nghệ xây dựng sách, chiến lược, quy hoạch phát triển kinh tế - xã hội, đại hóa công tác văn thư lại trở nên có ý nghĩa quan trọng Công tác văn thư Viện đại hóa đảm 23 bảo cho việc vận hành trình quản lý đồng bộ, nhịp nhàng Hiện đại hóa công tác văn thư vấn đề tất yếu khách quan tiến trình phát triển chung xã hội, hoạt động quản lý nhà nước theo xu hướng quản lý công mới, phù hợp với hội nhập kinh tế quốc tế, khoa học công nghệ đại ngày Tuy nhiên, trình đại hóa công tác văn thư phải tiến hành bước, phù hợp với tổ chức, trình độ cán điều kiện khách quan Viện Trong thời gian tới, để tăng cường đại hóa công tác văn thư, Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam cần quan tâm tới việc xây dựng quy định hướng dẫn cụ thể công tác văn thư cho đơn vị Chú trọng đầu tư, nâng cấp, bổ sung trang thiết bị, máy móc, tài liệu, phương tiện lưu trữ, văn phòng phẩm theo hướng đại hóa Song song với đó, Viện cần ý đến công tác đào tạo, bồi dưỡng thường xuyên cho cán bộ, công chức, viên chức công tác nghiên cứu Viện Trong công tác đạo, quản lý, lãnh đạo thủ trưởng quan, đơn vị trực thuộc Viện cần phải coi trọng việc nâng cao nhận thức cán bộ, công chức, viên chức tầm quan trọng việc đại hóa công tác văn thư Nếu quan tâm, trọng mức cầu thị lãnh đạo Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam, chắn thời gian tới việc đại hóa công tác văn thư Viện cải thiện đáng kể Cùng với việc đại hóa công tác văn thư Viên nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý Viện tăng cường, góp phần thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội chung nước 24 ... CƯỜNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM HIỆN NAY 3.1 Phương hướng yêu cầu tăng cường đại hóa công tác văn thư Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam. .. đại hóa công tác văn thư, với kinh nghiệm công tác Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam, lựa chọn đề tài nghiên cứu: “ Hiện đại hóa công tác văn thư Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam ... mạnh đại hóa công tác văn thư Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam nói riêng, quan nhà nước nói chung Các giải pháp tăng cường đại hóa công tác văn thư Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam