BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ ……/…… ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA NGUYỄN THỊ MINH QUY TRÌNH BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THANH HÓA Chuyên ngành : Quản lý hành cơng Mã số : 60 34 82 TĨM TẮT LUẬN VĂN THẠC SỸ QUẢN LÝ CƠNG Hà Nội - Năm 2016 Cơng trình hồn thành tại: HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH Người hướng dẫn khoa họcPGS.TS Nguyễn Thị Thu Vân: Phản biện 1: …………………………………………………………… ……………………………….…………………………… Phản biện 2: …………………………………………………………… ……………………………… …………………………… Phản biện 3: …………………………………………………………… ………………………………….………………………… Luận án bảo vệ trước Hội đồng đánh giá luận án cấp Học viện Địa điểm: Phịng Nhà ……, Học viện Hành Quốc gia Số: 77 - Đường Nguyễn Chí Thanh - Quận Đống Đa - Hà Nội Thời gian: vào hồi ……… … ngày … tháng … Năm ……… Có thể tìm hiểu luận án Thư viện Quốc gia Việt Nam thư viện Học viện Hành Quốc gia MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Trong hoạt động quản lý nhà nước, văn thể tính quyền lực, trình độ quản lý, tính trang trọng, uy nghiêm nhà nước, quốc gia dân tộc Các quan từ Trung ương đến địa phương sử dụng văn phương tiện chủ yếu, sở pháp lý để điều hành cơng việc Văn hành nhà nước phương tiện chủ yếu, sở pháp lý mà thể mối quan hệ quan nhà nước với nhau, quan nhà nước với tổ chức, công dân, thể phương thức, lề lối làm việc quan UBND tỉnh Thanh Hóa hàng năm có số lượng văn hành ban hành lớn (năm 2015 22.214 văn bản) Tuy nhiên, UBND tỉnh Thanh Hóa chưa xây dựng quy trình ban hành văn hành cụ thể, chi tiết, vậy, cơng tác ban hành văn hành Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa chưa phát huy hết hiệu lực, hiệu Nhằm giải hạn chế đồng thời tìm biện pháp nâng cao hiệu công tác soạn thảo, ban hành quản lý văn hành Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa, phục vụ tốt cho cơng tác quản lý nhà nước địa phương, nâng cao hiệu lực, hiệu cơng tác quản lý nhà nước việc nghiên cứu quy trình ban hành văn hành UBND tỉnh Thanh Hóa cần thiết để cải cách hành chính, nâng cao lực quản lý nhà nước, nâng cao hiệu lực, hiệu cải cách thủ tục hành chính, thu hút nhiều nhà đầu tư góp phần xây dựng tỉnh Thanh Hóa phát triển Đó lý tơi lựa chọn đề tài: “Quy trình ban hành văn hành Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa” Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn Trong năm gần có nhiều cơng trình nghiên cứu, sách, giáo trình, sách chun khảo, luận án Tiến sĩ, luận văn Thạc sỹ nghiên cứu vấn đề Nhìn chung, cơng trình tài liệu khoa học có chất lượng khoa học giá trị sử dụng, ứng dụng cao Tuy nhiên, hầu hết cơng trình cịn mang tính khái quát cao, chưa tập trung giải vấn đề thực tiễn đơn vị Đặc biệt, chưa có cơng trình nghiên cứu quy trình ban hành văn hành Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa Chính vậy, việc nghiên cứu quy trình ban hành văn hành Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa cần thiết, đặc biệt, giai đoạn tỉnh Thanh Hóa tiến hành cải cách hành cải cách thủ tục hành để thu hút nhà đầu tư tỉnh Mục đích nghiên cứu luận văn Trên sở nghiên cứu lý luận thực tiễn để đưa phương hướng giải pháp hồn thiện quy trình ban hành văn hành Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa, đáp ứng yêu cầu đổi cải cách hành tỉnh Thanh Hóa Đối tượng phạm vi nghiên cứu luận văn 4.1 Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu quy trình ban hành văn hành Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa 4.2 Phạm vi nghiên cứu - Phạm vi không gian: Căn vào đề tài luận văn, tác giả chủ yếu nghiên cứu quy trình ban hành văn hành UBND tỉnh Thanh Hóa - Phạm vi thời gian: Trong điều kiện nghiên cứu thời gian có hạn, phạm vi đề tài tập trung nghiên cứu việc ban hành văn hành nhà nước UBND tỉnh Thanh Hóa giai đoạn 2012 2015 tháng đầu năm 2016 Phương pháp luận phương pháp nghiên cứu luận văn 5.1 Phương pháp luận Đề tài tiến hành dựa sở lý luận chủ nghĩa Mác - Lê nin Nhà nước Pháp luật; hệ thống quan điểm đạo, định hướng Đảng Nhà nước nghiệp đổi mới; đồng thời xuất phát từ thực tiễn tình hình ban hành văn hành Uỷ ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa 5.2 Phương pháp nghiên cứu Để thực mục đích nhiệm vụ nghiên cứu, luận văn sử dụng số phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Đây phương pháp nghiên cứu sử dụng chủ yếu để xây dựng sở lý luận luận văn Thông qua phân tích tài liệu, tác giả hình thành hệ thống sở lý luận theo cách tiếp cận riêng cung cấp sở cho việc đánh giá thực trạng, đề xuất giải pháp cho việc ban hành văn hành - Phương pháp phân tích - tổng hợp: Phương pháp thực nhằm xử lý theo trình tự khoa học, logic thơng tin, số liệu thu thập việc ban hành văn hành chính, sau tiến hành tổng hợp để đưa kết luận phù hợp + Phương pháp quan sát: Phương pháp sử dụng nhằm thu thập thơng tin UBND tỉnh Thanh Hóa Những thông tin thu thập thông qua phương pháp quan sát tác giả phân tích, đánh giá để làm rõ thực trạng việc ban hành văn hành UBND tỉnh Thanh Hóa + Phương pháp thống kê: Phương pháp sử dụng sở phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ công việc UBND tỉnh Thanh Hóa, thống kê văn ban hành qua năm, qua nắm rõ loại văn đối tượng nghiên cứu luận văn, thống kê số lượng văn qua năm, cung cấp thông tin cho luận văn đầy đủ Ý nghĩa lý luận thực tiễn luận văn 6.1 Ý nghĩa lý luận: Góp phần làm rõ sở lý luận quy trình ban hành văn hành UBND tỉnh Thanh Hóa 6.2 Ý nghĩa thực tiễn: Phân tích thực trạng quy trình ban hành văn hành chính, rút ưu điểm, hạn chế quy trình ban hành văn hành UBND tỉnh Thanh Hóa, từ đưa giải pháp quy trình ban hành văn hành Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa Kết cấu luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo phần phụ lục, nội dung luận văn kết cấu thành chương, bao gồm: Chương 1: Cơ sở lý luận quy trình ban hành văn hành UBND cấp tỉnh Chương 2: Thực trạng quy trình ban hành văn hành Uỷ ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa Chương 3: Một số giải pháp hồn thiện quy trình ban hành văn hành Uỷ ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 1.1 Khái quát văn hành 1.1.1 Khái niệm văn hành 1.1.1.1 Khái niệm văn “Văn phương tiện ghi tin truyền đạt thông tin ngôn ngữ hay loại ký hiệu định” theo quan điểm Giáo trình kỹ thuật xây dựng ban hành văn [15, tr.8] 1.1.1.2 Khái niệm văn quản lý nhà nước “Văn quản lý nhà nước định thông tin quản lý thành văn (được văn hóa) quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức định Nhà nước đảm bảo thi hành biện pháp khác nhằm điều chỉnh mối quan hệ quản lý nội nhà nước quan nhà nước với tổ chức công dân”[15, tr.9] 1.1.1.3 Khái niệm văn quản lý hành nhà nước văn quản lý hành nhà nước định thông tin quản lý thành văn (được văn hóa) quan quản lý hành nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức định nhằm điều chỉnh quan hệ quản lý hành nhà nước quan hành nhà nước với quan hành nhà nước với tổ chức công dân 1.1.1.4 Khái niệm văn hành Văn hành bốn loại văn hình thành quan, tổ chức (trong hệ thống quan nhà nước tổ chức doanh nghiệp, tổ chức xã hội xã hội - nghề nghiệp) Đây loại văn ghi lại truyền đạt định cá biệt thông tin quản lý để phục vụ hoạt động điều hành công việc hành cụ thể quan tổ chức Văn hành bao gồm nhóm văn cá biệt văn hành thơng thường 1.1.2 Các loại văn hành Căn Nghị định số 110/2004/NĐ - CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư quy định hình thức văn hành gồm 23 loại văn Tuy nhiên, ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ ban hành Nghị định số 09/2010/NĐ - CP việc sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ - CP bổ sung thêm số loại văn hành chính, tổng cộng gồm 32 loại văn 1.1.3 Những yêu cầu kỹ thuật soạn thảo văn hành 1.1.3.1 Yêu cầu nội dung Để đảm bảo yêu cầu nội dung, văn phải đảm bảo số yêu cầu: tính mục đích, tính hợp pháp, tính khoa học, tính khả thi 1.1.3.2 Yêu cầu thể thức Theo Thông tư 01/2011/TT-BNV yếu tố thể thức chung yếu tố thể thức có, cấu thành văn quy định điều từ điều đến điều 15 Chương II, cụ thể như: Quốc hiệu; tên quan, tổ chức ban hành văn bản; số, ký hiệu văn bản; địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản; tên loại trích yếu nội dung văn bản; nội dung văn bản; quyền hạn, chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền; dấu quan, tổ chức; nơi nhận - Các thành phần bổ sung có yếu tố: dấu mức độ mật; dấu mức độ khẩn; dẫn phạm vi lưu hành 1.1.3.3 u cầu ngơn ngữ văn hành Việc sử dụng đơn vị ngôn ngữ cụ thể văn cần phải đảm bảo chuẩn xác, phù hợp với đặc điểm nội dung mục đích ban hành văn đảm bảo nội dung như: a) Sử dụng từ ngữ chuẩn xác nghĩa, đơn nghĩa; không dùng từ đa nghĩa làm phát sinh cách hiểu mơ hồ, bị xuyên tạc lợi dụng làm tổn hại quyền lợi Nhà nước nhân dân; hạn chế đến mức tối đa từ viết tắt để đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng, nghiêm túc văn b) Viết câu phải viết quy tắc ngữ pháp tiếng Việt, tức có đầy đủ hai thành phần nịng cốt: chủ ngữ vị ngữ; diễn đạt câu xác, rõ ràng, mạch lạc; đảm bảo tính logic, quán vế, mệnh đề câu, đoạn văn cần thực cho văn phản ánh trung thành trọn vẹn nội dung thông tin tác giả 1.2 Văn hành hoạt động quản lý UBND cấp tỉnh 1.2.1 Vai trò văn hành hoạt động quản lý UBND cấp tỉnh Văn hành hoạt động quản lý UBND cấp tỉnh có vai trị quan trọng, thể cụ thể sau: - Thứ nhất, văn quản lý hành nhà nước nói chung văn hành nói riêng có vai trị đảm bảo thơng tin cho hoạt động quản lý, điều hành quan, tổ chức; - Thứ hai, văn hành phương tiện truyền đạt định quản lý; - Thứ ba, phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động quan, tổ chức; - Thứ tư, công cụ quan trọng để xây dựng hệ thống văn quản lý hành nhà nước 1.2.2 Thẩm quyền ban hành văn hành UBND cấp tỉnh Tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa, Chủ tịch UBND tỉnh Thanh Hóa có thẩm quyền ký văn vấn đề thuộc thẩm quyền định tập thể UBND tỉnh; văn đạo điều hành thuộc lĩnh vực Chủ tịch UBND tỉnh trực tiếp phụ trách; định đình thi hành bãi bỏ văn trái pháp luật sở, UBND cấp huyện; định đình thi hành văn trái pháp luật HĐND cấp huyện đề nghị HĐND tỉnh bãi bỏ; tờ trình, báo cáo UBND tỉnh gửi Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, HĐND tỉnh văn khác theo thẩm quyền Các Phó Chủ tịch UBND tỉnh ký thay Chủ tịch UBND tỉnh văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách, trường hợp Phó Chủ tịch vắng, Chủ tịch ký định Phó chủ tịch khác ký văn thuộc lĩnh vực phân cơng Phó Chủ tịch vắng Chánh Văn phòng UBND tỉnh ký thừa lệnh Chủ tịch UBND tỉnh văn như: giấy mời họp, thông báo kết luận Chủ tịch Phó Chủ tịch UBND tỉnh họp UBND tỉnh, họp, buổi làm việc Chủ tịch Phó Chủ tịch UBND tỉnh chủ trì; văn thông báo ý kiến kết xử lý công việc cụ thể Chủ tịch Phó Chủ tịch UBND tỉnh để quan liên quan biết thực hiện; văn khác theo quy định Chủ tịch UBND tỉnh; Chánh Văn phòng UBND tỉnh uỷ quyền cho Phó Chánh Văn phòng UBND tỉnh ký thay văn theo phân cơng nhiệm vụ Văn phịng UBND tỉnh thứ tự, (do Cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành) bắt buộc chủ thể có liên quan phải thực tiến hành công việc xác định đó”[21, tr162] 1.3.1.2 Quy trình ban hành văn hành Thuật ngữ quy trình ban hành văn nhiều nhà nghiên cứu, đặc biệt nhà nghiên cứu hành đề cập tới đưa quan niệm thuật ngữ hiểu cách chung sau: Quy trình xây dựng ban hành văn trình tự bước mà quan, tổ chức phải tiến hành trình soạn thảo, ban hành văn nhằm đảm bảo chất lượng hiệu sử dụng văn ban hành 1.3.2 Quy trình chung ban hành văn hành Hiện nay, chưa có văn quy định trình tự, thủ tục ban hành văn hành thật cụ thể theo loại nhóm loại văn mà dừng mức quy định quy trình chung cho tất loại văn Tại điều 6,7,8,9,10 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư quy định sửa đổi, bổ sung Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 có quy định quy trình ban hành loại văn (trừ văn quy phạm pháp luật) có văn hành sau: “Điều Soạn thảo văn Điều Duyệt thảo, việc sửa chữa, bổ sung thảo duyệt Điều Đánh máy, nhân Điều Kiểm tra văn trước ký ban hành Điều 10 Ký văn bản” 1.3.3 Sự cần thiết phải xây dựng tuân thủ quy trình ban hành văn hành UBND cấp tỉnh 10 Tại UBND cấp tỉnh, hàng năm phải đưa chiến lược phát triển kinh tế - xã hội, vậy, đòi hỏi nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý nhà nước Một nhiệm vụ quan trọng UBND cấp tỉnh văn hành ban hành có chất lượng, có giá trị thực tế, khơng mang tính hình thức văn hành có hiệu lực pháp lý đảm bảo quyền uy quan nhà nước địa phương Chính vậy, UBND cấp tỉnh đưa quy trình ban hành văn hành thống nhất, tuân thủ theo quy định hành pháp luật đạt hiệu cao trong công tác soạn thảo, ban hành quản lý văn bản, từ nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý UBND cấp tỉnh 1.4 Các yếu tố ảnh hưởng tới việc đảm bảo thực quy trình ban hành văn hành Trong việc thực quy trình ban hành văn hành chính, yếu tố ảnh hưởng trực tiếp như: - Các quy chế, quy định; Đội ngũ cán bộ, công chức; Bộ máy làm việc; Thiết bị, sở vật chất; Ứng dụng công nghệ thông tin Chương THỰC TRẠNG QUY TRÌNH BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI UBND TỈNH THANH HÓA 2.1 Khái quát chung tỉnh Thanh Hóa 2.1.1 Điều kiện tự nhiên Thanh Hố tỉnh lớn Bắc Trung Bộ, có lãnh thổ rộng lớn: 11.129,48 km2, tỉnh có diện tích lớn thứ nước Thanh hoá nằm vị trí trung chuyển tỉnh phía Bắc tỉnh phía 11 Nam nước ta Trong lịch sử nơi địa vững chống ngoại xâm, kho nhân tài vật lực phục vụ tiền tuyến Thanh Hố số tỉnh nước ta có nguồn tài ngun khống sản phong phú đa dạng, có tiền đề địa chất thuận lợi cho trình tạo khoáng Kết điều tra đến cho thấy lãnh thổ Thanh Hố có nhiều loại hình khống sản khác 2.1.2 Điều kiện kinh tế - xã hội 2.1.2.1 Điều kiện kinh tế Tỉnh Thanh Hóa năm gần có bước đột phá, tốc độ tăng trưởng kinh tế đạt cao từ trước đến nay, lực sản xuất quy mô kinh tế ngày tăng thể nhiều điểm: Tốc độ tăng trưởng kinh tế bình quân năm giai đoạn 2011 - 2015 ước đạt 11,4%, mức cao so với giai đoạn trước GDP năm 2015 theo giá so sánh năm 1994 ước đạt 34.891 tỷ đồng, gấp 1,7 lần năm 2010, xếp thứ nước đứng đầu tỉnh Bắc Trung 2.1.3 Tổ chức máy UBND tỉnh Thanh Hóa Theo Khoản Điều 20 Luật Tổ chức quyền địa phương quy định “Ủy viên Ủy ban nhân dân tỉnh gồm Ủy viên người đứng đầu quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Ủy viên phụ trách quân sự, Ủy viên phụ trách Công an” Theo đó, Ủy viên Ủy ban nhân dân tỉnh gồm: 19 đồng chí giám đốc sở, quan ngang sở Giám đốc Công an tỉnh, Chỉ huy trưởng Chỉ huy quân ( riêng Sở Giao thông Vận tải Sở Tài nguyên Mơi trường chưa có giám đốc nên 02 sở chưa có Ủy viên danh sách tổng số Ủy viên UBND tỉnh Thanh Hóa) Bộ máy giúp việc quyền địa phương gồm Văn phịng UBND tỉnh Thanh Hóa sở, quan ngang sở gồm: Sở Nội vụ, 12 Sở Tư pháp, Sở Kế hoạch Đầu tư, Sở Tài chính, Sở Cơng thương, Sở Giao thông vận tải, Sở Nông nghiệp Phát triển nông thôn, Sở Xây dựng, Sở Tài nguyên Môi trường, Sở Thông tin Truyền thông, Sở Lao động- Thương binh Xã hội, Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch, Sở Khoa học Công nghệ, Sở Giáo dục Đào tạo, Sở Y tế; Thanh tra tỉnh, Sở Ngoại vụ, Ban Quản lý Khu Kinh tế Nghi Sơn Khu Công nghiệp, Ban Dân tộc 2.2 Thực trạng xây dựng tuân thủ quy trình ban hành văn hành UBND tỉnh Thanh Hóa 2.2.1 Số lượng văn hành UBND tỉnh Thanh Hóa Văn 25.000 20.077 20.000 15.626 21.201 17.212 15.000 12.114 10.000 Năm 5.000 2012 2013 2014 2015 2016 2.2.2 Thực trạng xây dựng quy trình ban hành văn hành UBND tỉnh Thanh Hóa Qua nghiên cứu, tác giả khái quát quy trình ban hành văn hành Ủy ban nhân dân tỉnh sau: Bước 1: Chuẩn bị dự thảo văn (hoặc kiểm tra nội dung dự thảo) Bước 2: Trình duyệt dự thảo, ký nháy ký ban hành Bước 3: Phát hành văn nhân Bước 4: Chọn văn đăng lên trang Quy phạm pháp luật tỉnh, gửi lưu văn 13 2.3 Thực trạng tuân thủ quy trình ban hành văn hành UBND tỉnh Thanh Hóa Theo khảo sát thực tế, nêu lỗi quy trình ban hành văn hành Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa sau: - Thứ nhất, chưa có văn quy định cụ thể chi tiết quy trình ban hành văn hành UBND tỉnh Thanh Hóa nên dễ xảy tình trạng lúng túng, đùn đẩy trách nhiệm; - Thứ hai, việc xác định tên loại văn số chuyên viên lúng túng, xác định sai tên loại văn (xem phụ lục); - Thứ ba, việc xử lý thông tin (kiểm tra nội dung dự thảo) phục vụ cho trình soạn thảo văn chưa cẩn thận dẫn đến soạn thảo nội dung sai sót; - Thứ tư, quy trình ban hành văn hành thực chưa tốt nên dẫn đến việc làm dàn ý công văn đạo trùng thừa, thiếu ý, thừa chữ, chưa tạo nên dàn ý, kết cấu hoàn chỉnh nội dung văn (xem phụ lục); - Thứ năm, cịn văn hành ban hành UBND tỉnh Thanh Hóa có bố cục, kết cấu, ngơn ngữ chưa quy định; - Thứ sáu, tồn số văn Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh trước ký nháy văn để trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh ký khơng kiểm tra, rà soát lại nội dung dẫn đến văn ký phát có sai sót; - Thứ bảy, thực khơng quy trình nên sau văn ký, có sai sót, dẫn đến việc nhân viên phận phát hành văn tự ý sửa lỗi bút mực nội dung văn gây phản cảm, tính uy nghiêm, trang trọng văn bị sửa lỗi 14 2.4 Đánh giá tác động việc tuân thủ quy trình đến chất lượng ban hành văn hành UBND tỉnh Thanh Hóa Tại UBND tỉnh Thanh Hóa, tác giả chọn năm khoảng 1000 văn để khảo sát tần suất mắc lỗi văn hành ban hành Thông qua thống kê lỗi văn bản, tác giả tổng hợp kết sau: 2.4.1 Về chất lượng ban hành văn hành UBND tỉnh Thanh Hóa Thứ nhất, tên loại văn khơng phù hợp với nội dung thông tin mà văn chứa đựng Thứ hai, soạn thảo văn số chuyên viên tham mưu sử dụng từ viết tắt sai quy định Thứ ba, soạn thảo văn số chuyên viên tham mưu chưa kiểm tra, rà sốt lại lỗi tả, thiếu từ, sai tên văn nên nhiều văn mắc lỗi Thứ tư, UBND tỉnh Thanh Hóa cịn tình trạng dùng Cơng văn Văn phịng UBND tỉnh để đính nội dung Quyết định Chủ tịch Phó Chủ tịch UBND tỉnh ký ban hành sai sót nội dung Thứ năm, số văn có trích yếu chưa phản ánh nội dung cô đọng tác giả cần nêu công văn Thứ sáu, số văn Luật sai ghi sai số định cần đính trích yếu văn Thứ bảy, số văn hành ban hành không ghi rõ chủ thể đạo điều hành nội dung cơng văn chủ thể Văn phịng UBND tỉnh lại ký “TL CHỦ TỊCH” chưa 15 Thứ tám, số văn ban hành nội dung có giao cho đơn vị thẩm định quy định, sau trình Chủ tịch UBND tỉnh phần “Kính gửi” “Nơi nhận” lại khơng gửi cho đơn vị Thứ chín, chưa có quy định cấp có thẩm quyền cơng văn (nội dung văn UBND thẩm quyền ký Chủ tịch) 2.4.2 Về thể thức văn hành ban hành UBND tỉnh Thanh Hóa Từ năm 2012 đến 30/6/2016, UBND tỉnh Thanh Hóa ban hành 86.230 văn hành thuộc đối tượng khảo sát luận văn này, tác giả chọn 5000 văn để khảo sát cụ thể nội dung thể thức (như mô tả) Tuy nhiên, thực tế cịn nhiều văn hành ban hành Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa cịn chưa quy định, tỷ lệ văn hành sai thể thức, nội dung 2.5 Nhận xét chung Từ thực trạng xây dựng tuân thủ quy trình ban hành văn hành Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa, chúng tơi xin đưa số đánh giá ưu điểm, tồn nguyên nhân tồn sau: 2.5.1 Về ưu điểm Thứ nhất, hầu hết văn hành ban hành quy định pháp luật hành Thứ hai, phần lớn văn hành ban hành Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa có đầy đủ thể thức, thành phần bắt buộc Thứ ba, nhận thức tầm quan trọng công tác ban hành văn quan tâm Lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa, Lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa 16 giao cho Văn phịng UBND tỉnh Thanh Hóa xây dựng quy định lập hồ sơ trình giải cơng việc, phát hành văn bản, lưu trữ tra cứu hồ sơ Văn phòng UBND tỉnh Thứ tư, cán bộ, công chức công tác Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa có nhận thức đắn cơng tác ban hành văn Công chức làm phận phát hành văn nắm vững quy định pháp luật thể thức văn 2.5.2 Về số tồn Thứ nhất, ban hành quy định lập hồ sơ trình giải cơng việc, phát hành văn bản, lưu trữ tra cứu hồ sơ Văn phòng UBND tỉnh Tuy nhiên, quy định chưa nêu rõ quy trình ban hành văn hành Thứ hai, tình trạng văn hành chưa sử dụng chức năng, khơng phù hợp với nhiệm vụ mà văn cần giải nên dẫn đến tình trạng thực tế có nhiều văn chưa phát huy hết hiệu lực văn Thứ ba, văn Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh ký, cơng chức phận phát hành văn kiểm tra thể thức, lỗi tả phát hành văn Thứ tư, bên cạnh việc chưa có quy trình cụ thể, chi tiết ban hành văn hành chính, Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa chưa nêu rõ quy trình cụ thể ban hành văn hành Quy chế hoạt động Thứ năm, nhiều văn vừa ban hành vài ngày phải đính nội dung văn lỗi số tiền, sai sót nội dung văn 17 2.5.3 Nguyên nhân tồn Thứ nhất, Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh chưa có quy định cụ thể quy trình ban hành văn hành chính, chưa quy định chức loại văn Thứ hai, có quan tâm Lãnh đạo song mức độ ưu tiên chưa tương xứng với yêu cầu công tác Thứ ba, cịn số cán bộ, cơng chức ảnh hưởng tính bảo thủ, trì trệ, khơng chịu tiếp thu, coi thường hình thức, thể thức văn bản, coi nội dung quan trọng nên dẫn đến số văn hành ban hành cịn sai thể thức Thứ tư, số lượng văn hành ban hành Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa nhiều Thứ năm, Lãnh đạo có thẩm quyền ký văn chưa nắm hết quy định thể thức văn hành Thứ sáu, Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa văn hành ký xong chuyển phận phát hành văn kiểm tra khơng đúng, ngược quy trình Thứ bảy, chưa có chế tài đủ mạnh xác định trách nhiệm pháp lý cá nhân, phòng, ban vi phạm quy định pháp luật liên quan đến công tác ban hành văn Thứ tám, hệ thống văn quy phạm pháp luật nước ta liên quan đến công tác ban hành văn thiếu nên gây lúng túng cho nhiều công chức công tác ban hành văn 18 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI UBND TỈNH THANH HÓA 3.1 Cơ sở để đề xuất giải pháp xây dựng Quy trình ban hành văn hành Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa 3.1.1 Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn cần xây dựng quy trình ban hành văn hành Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa Nếu khơng có quy trình ban hành văn bản, khơng có quy định cụ thể việc soạn thảo ban hành văn bản, văn hành thực tế khơng mang lại hiệu cao, quy trình rườm rà, văn hành phát hành sai thể thức, nội dung không chặt chẽ dẫn đến hiệu quản lý không cao Xuất phát từ thực tế trên, việc xây dựng quy trình ban hành văn hành UBND tỉnh Thanh Hóa cần thiết, đáp ứng đòi hỏi thực tiễn hoạt động quản lý UBND tỉnh Thanh Hóa giai đoạn 3.1.2 Xuất phát từ quy định pháp luật liên quan đến quy trình ban hành văn hành UBND tỉnh Thanh Hóa tỉnh rộng, người đơng, với diện tích tự nhiên 11.116 km2, dân số 3,5 triệu người; có 27 đơn vị hành cấp huyện, gồm 01 thành phố, 02 thị xã 24 huyện với 635 xã, phường, thị trấn Chính vậy, số lượng văn hành thực lớn, cần thiết để ban hành quy trình ban hành văn hành 3.2 Các giải pháp 3.2.1 Xây dựng lại Quy chế làm việc Ủy ban nhân dân tỉnh Văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa 19 Có thể nói, Quy chế làm việc UBND tỉnh Văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa nêu quy định, cách thức giải công việc, quy định thời gian giải hồ sơ công việc Tuy nhiên, 02 Quy chế chưa nêu rõ quy trình ban hành văn hành UBND tỉnh Thanh Hóa Chính vậy, xây dựng lại Quy chế làm việc UBND tỉnh Văn phòng UBND tỉnh cần thiết 3.2.2 Xây dựng quy trình ban hành văn hành Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa Bước Nội dung công việc Người thực thực Bước Chuẩn bị dự thảo văn Bước Kiểm tra thể thức nội dung văn dự thảo Chuyên viên soạn thảo Chuyên viên pháp chế (bộ phận phát hành văn bản) Trưởng phòng Kiểm tra Phòng Hành - Tổ chức Hành - Tổ chức Trình duyệt dự thảo, ký nháy ký ban hành văn thư trình hồ sơ cho Chủ Bộ phận Bước tịch, Phó Chủ tịch Lãnh đạo Văn phòng ký Bộ phận phát hành văn Bước Phát hành văn nhân Bước Chọn văn đăng lên trang QPPL tỉnh, gửi lưu văn phận photocopy Trưởng phòng HC-TC nhân viên văn thư Quan hệ chuyển, trình dự thảo Quan hệ phản hồi ý kiến, đề nghị chỉnh sửa văn Bảng 3.3 Các bước hình thành Văn hành ( khơng cần lấy ý kiến dự thảo văn bản) Tuy nhiên, số nội dung quy trình soạn thảo, ban hành quản lý văn hành cần thêm bước xin ý kiến đồng chí Ủy viên UBND tỉnh, xin ý kiến đồng chí Ban Cán sự, xin ý kiến đồng chí Thường vụ Tỉnh ủy v v hiểu quy trình sau: 20 Bước Nội dung công việc Người thực thực Chuyên viên Chuẩn bị dự thảo văn soạn thảo Bước Lãnh đạo VP, Lãnh đạo VP, Trưởng ban, Phó Trưởng ban kiểm tra nội dung Trưởng ban, Phó Trưởng ban dự thảo kiểm tra nội dung dự thảo Lấy ý kiến dự thảo văn Các đồng chí thành viên Ban Cán sự, Ủy viên UBND tỉnh, Thường vụ Tỉnh ủy Chuyên viên pháp chế Kiểm tra thể thức nội dung văn dự thảo (bộ phận phát hành văn bản) Kiểm tra Phòng Hành - Tổ chức Hành - Tổ chức Bước Bước Trưởng phịng Trình duyệt dự thảo, ký nháy ký ban hành Bộ phận văn thư trình hồ sơ cho Chủ tịch, Phó Chủ tịch Lãnh đạo Văn phòng ký Phát hành văn nhân Bộ phận phát hành văn Chọn văn đăng lên trang QPPL tỉnh, gửi lưu văn HC-TC nhân viên Bước phận photocopy Trưởng phòng Bước văn thư Quan hệ chuyển, trình dự thảo Quan hệ phản hồi ý kiến, đề nghị chỉnh sửa văn (trong trường hợp cần xin ý kiến dự thảo đồng chí Thành viên Ban Cán sự, Ủy viên UBND tỉnh Thường vụ Tỉnh ủy ) Bảng 3.4 Các bước hình thành văn hành ( cần lấy ý kiến cho dự thảo văn bản) 3.2.3 Tăng cường giáo dục nâng cao nhận thức công tác soạn thảo, ban hành quản lý văn cho cán bộ, công chức công tác Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa Tăng cường giáo dục nâng cao nhận thức công tác soạn thảo, ban hành quản lý văn cho cán bộ, công chức, đặc biệt cán bộ, công chức phụ trách công tác văn cần liên tục cập nhật thông tin văn để phổ biến, hướng dẫn kịp thời đến phòng, ban giúp cho công tác ban hành văn UBND tỉnh Thanh Hóa Đồng 21 thời, thể chế hóa thành trách nhiệm kỷ luật thực thi quy định quy trình soạn thảo, ban hành quản lý văn hành cán bộ, cơng chức, viên chức vi phạm quy định 3.2.4 Ứng dụng công nghệ thơng tin vào quy trình ban hành văn hành để rút ngắn thời gian thực quy trình soạn thảo, ban hành quản lý văn hành UBND tỉnh Thanh Hóa - Mẫu hóa văn đưa vào sở liệu mạng nội bộ, hướng dẫn cho toàn thể cán bộ, cơng chức, viên chức sử dụng thống tồn quan UBND tỉnh - Trong phần mềm quản lý văn hồ sơ công việc áp dụng UBND tỉnh Thanh Hóa chuyển dự thảo văn cho Lãnh đạo UBND tỉnh xem, duyệt dự thảo, sau chuyển lại chun viên hồn thiện, sửa lại (hoặc Lãnh đạo sửa trực tiếp dự thảo), sau chuyển lại chuyên viên phịng hồn thiện lại, tiếp tục bước trình ký theo quy định 3.2.5 Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ soạn thảo, ban hành quản lý văn hành Ngồi việc nâng cao trình độ soạn thảo, ban hành quản lý văn bản, cán bộ, công chức công tác UBND tỉnh Thanh Hóa cần rèn luyện nhiều kỹ khác kỹ văn phòng đại, kỹ giao tiếp, ứng xử, kỹ sử dụng phương tiện đại thời kỳ cơng nghiệp hóa, đại hóa sử dụng thành thạo máy vi tính, máy photocopy, máy fax, máy scan; nữa, công chức, viên chức cần rèn luyện phẩm chất đạo đức trị, nhanh nhẹn, cẩn thận, xác, có trách nhiệm cao công việc; thường xuyên cập nhật văn quy phạm pháp luật mới, văn liên 22 quan tới công tác chuyên môn quy định pháp luật khác có liên quan tới cơng tác văn hành 3.2.6 Mẫu hóa văn hành UBND tỉnh Thanh Hóa Trên sở quy trình xây dựng lại trên, hệ thống hóa tồn quy trình ban hành văn hành tất mẫu văn hành đưa vào sở liệu dùng chung, đưa lên mạng nội UBND tỉnh Thanh Hóa để tất cán bộ, cơng chức, viên chức sử dụng Có thể nói, giải pháp vừa giảm thời gian soạn thảo văn chuyên viên vừa đảm bảo tính thống quy chuẩn thể thức văn 23 KẾT LUẬN Thực tiễn cho thấy, nhiều phương diện, chất lượng hoạt động quản lý nhà nước lệ thuộc nhiều vào cách tổ chức sử dụng cách khoa học hệ thống thơng tin, có thông tin văn Phương thức hoạt động quan phù hợp hay không phù hợp thể rõ việc tổ chức xây dựng ban hành văn Chính thế, cơng tác soạn thảo, ban hành quản lý văn đòi hỏi người làm cơng tác phải có trình độ chuyên môn nắm vững quy định pháp luật nhà nước Tỉnh Thanh Hóa năm gần đưa nhiều giải pháp đẩy mạnh cải cách hành chính, trọng tâm đẩy mạnh cải cách thủ tục hành với mục tiêu cụ thể đến năm 2020 đảm bảo mức độ hài lòng cá nhân, doanh nghiệp, nhà đầu tư đối việc giải thủ tục hành đạt 90% Để đạt mục tiêu này, địi hỏi cơng tác soạn thảo, ban hành quản lý văn UBND tỉnh Thanh Hóa phải tn thủ theo quy trình, phải thực tốt để phát huy hết hiệu hoạt động quản lý Trong trình thực luận văn với đề tài: “Quy trình ban hành văn hành Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa”, với hạn chế chủ quan khách quan, chắn Luận văn khó tránh khỏi thiếu sót, hạn chế định Vì vậy, tác giả kính mong nhận đóng góp ý kiến thầy giáo, cô giáo, nhà khoa học bạn học viên để Luận văn hồn thiện có giá trị cao thực tế Em xin chân thành cảm ơn! 24 ... quy trình ban hành văn hành Uỷ ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 1.1 Khái quát văn hành 1.1.1 Khái niệm văn hành 1.1.1.1 Khái niệm văn. .. lượng văn hành ban hành lớn (năm 2015 22.214 văn bản) Tuy nhiên, UBND tỉnh Thanh Hóa chưa xây dựng quy trình ban hành văn hành cụ thể, chi tiết, vậy, công tác ban hành văn hành Ủy ban nhân dân tỉnh. .. thực tế, nêu lỗi quy trình ban hành văn hành Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa sau: - Thứ nhất, chưa có văn quy định cụ thể chi tiết quy trình ban hành văn hành UBND tỉnh Thanh Hóa nên dễ xảy tình