Bộ máy quản lý cấu tổ chức doanh nghiệp Bộ máy quản lý cấu tổ chức doanh nghiệp Bởi: Vũ Quang Minh Bộ máy quản lý doanh nghiệp Khái niệm máy quản lý doanh nghiệp Bộ máy quản lý doanh nghiệp gì? Ta biết, quản lý tác động liên tục, có tổ chức, hướng đích chủ thể quản lý lên đối tường quản lý nhằm đạt mục tiêu quản lý đề điều kiện biến đổi môi trường Trong doanh nghiệp ta thấy quản lý phức tạp vì: - Tính chất công việc doanh nghiệp đa dạng phức tạp - Thực chất quản lý doanh nghiệp quản lý người mà người phức tạp - Môi trường doanh nghiệp luôn biến đổi ngày, Vậy việc tác động liên tục lên đối tượng quản lý nhằm đạt mục tiêu quản lý doanh nghiệp người đảm nhận mà ta cần phải chia tách công việc, đối tượng quản lý để phân chia nhà quản lý thực quản lý phần công việc phần đối tượng Tuy nhiênm để đảm bảo tính thể, hướng tới mục tiêu chung doanh nghiệp phận phải có mối quan hệ chặt chẽ với từ hình thành khái niệm máy quản lý doanh nghiệp Bộ máy quản lý doanh nghiệp tập hợp phận, phân hệ với trách nhiệm quyền hạn định phân công thực chức quản lý Tính chất máy quản lý doanh nghiệp 1/13 Bộ máy quản lý cấu tổ chức doanh nghiệp Bộ máy quản lý doanh nghiệp có tính chất sau: - Tính đa dạng: Đối với doanh nghiệp, tính chất riêng ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh, mục đích, mục tiêu, quy mô hoạt động, thị trường từ việc quản lý doanh nghiệp có điểm khác định máy quản lý doanh nghiệp không đồng doanh nghiệp mà chúng đa dạng, phụ thuộc vào tính chất doanh nghiệp - Tính cân động: Xét khoảng thời gian định, chẳng hạn giai đoạn chiến lược máy quản lý doanh nghiệp có trạng thái cân tạm thời Tuy nhiên nhìn nhận máy quản lý doanh nghiệp toàn trình phát triển doanh nghiệp ta thấy máy quản lý doanh nghiệp biến đôỉ để phù hợp với biến đổi doanh nghiệp môi trường - Tính hệ thống Trong máy quản lý doanh nghiệp có phận, phân hệ Mỗi phận, phân hệ đảm nhiệm chức quản lý định vật hình thành cấp bậc quản lý máy Các phận, phân hệ không hoạt động cách hoàn toàn riêng biệt mà chúng có liên hệ chặt chẽ với tạo thành chỉnh thể máy Vai trò máy quản lý doanh nghiệp Trong hệ thống doanh nghiệp ta thấy máy quản lý đóng vai trò chủ thể quản lý, thực tác động hướng đích tới đối tượng khách thể doanh nghiệp nhằm đạt mục tiêu doanh nghiệp đề Vì vai trò máy quản lý doanh nghiệp quan trọng cụ thể là: Bộ máy quản lý doanh nghiệp thực chức quản lý doanh nghiệp bao gồm chức quản lý xét theo trình là: kế hoạch, tổ chức, điều hành, kiểm tra chức quản lý phân chia theo lĩnh vực quản lý như: Tài chính, nhân lực, sản xuất, Marketing, nghiên cứu phát triển Trong số doanh nghiệp máy quản lý doanh nghiệp có vai trò định tới tồn tại, phát triển diệt vong doanh nghiệp, coi quan đầu não điều khiển hoạt động doanh nghiệp, phối hợp hoạt động phận, tác động tới người lao động từ tác động đến suất lao động doanh nghiệp 2/13 Bộ máy quản lý cấu tổ chức doanh nghiệp Cấu trúc máy quản lý doanh nghiệp Bộ máy quản lý doanh nghiệp bao gồm ba yếu tố là: Cơ cấu tổ chức, quản lý chế hoạt động máy đó: Cơ cấu tổ chức xác định phận, phân hệ, phòng ban chức có mối quan hệ chặt chẽ với Mỗi phòng ban, phận chuyên môn hoá, có trách nhiệm, quyền hạn định nhằm thực chức quản lý - Cán quản lý : người định chịu trách nhiệm định quản lý - Cơ chế hoạt động máy: Xác định nguyên tắc làm việc máy quản lý mối liên hệ để đảm bảo phối hợp hoạt động phận nhằm đạt mục tiêu chung đề Hoàn thiện máy quản lý doanh nghiệp a Tính tất yếu việc hoàn thiện máy quản lý doanh nghiệp Như trình bày phần trên, ta thấy tính chất máy quản lý doanh nghiệp tính cân động Từ ta thấy xét toàn trình tồn phát triển doanh nghiệp máy quản lý doanh nghiệp luôn cần phải biến đổi hoàn thiện lý sau: - Doanh nghiệp dù doanh nghiệp sản xuất doanh nghiệp kinh doanh tuý (doanh nghiệp thương mại) hoạt động môi trường kinh doanh định Môi trường kinh doanh bao hàm yếu tố luật pháp, trị, văn hoá, môi trường kinh doanh quốc tế, khách hàng, đối thủ cạnh tranh, đổi thủ cạnh tranh tiềm năng, nhà cung cấp Các yếu tố thuộc môi trường luôn biến động hàng năm, hàng quý, hàng tháng, hàng ngày, thạm chí hàng Vì hoạt động ngắn hạn dài hạn doanh nghiệp phải biến đổi theo, kế hoạch chiến lược tác nghiệp thay đổi Mà máy quản lý tạo lập để thực kế hoạch chiến lược tác nghiệp phải biến đổi hoàn thiện để phù hợp với tình hình - Điều kiện kinh doanh thay đổi doanh nghiệp thay đổi môi trường thường tạo hội đe doạ hoạt động sản xuất, kinh doanh doanh nghiệp cần phải thay đổi, hoàn thiện máy quản lý để tận dụng thời cơ, tránh mối đe doạ nhằm đưa doanh nghiệp đạt mục tiêu sớm dự kiến 3/13 Bộ máy quản lý cấu tổ chức doanh nghiệp - Càng ngày, trình độ khoa học kỹ thuật phát triển tạo máy móc thiết bị đại, dây chuyền công nghệ tiên tiến đòi hỏi nhà quản lý phải nắm bắt kịp thời cần phải hoàn thiện máy quản lý - Khi quy mô doanh nghiệp thay đổi tất yếu dẫn đến máy quản lý thay đổi cho phù hợp - Đối với doanh nghiệp Việt Nam nay, ảnh hưởng tiêu cực chế tập trung quan liêu bao cấp trước làm cho hạn chế nhiều mặt đặc biệt máy quản lý Trước đây, thực chế kế hoạch hoá tập trung, tiêu kế hoạch rót từ xuống, nhà quản lý doanh nghiệp không cần phải quan tâm tới thị trường, khách hàng, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp, hiệu kinh doanh, tạo nên đội ngũ cán quản lý doanh nghiệp động kinh tế chuyển sang hoạt động theo chế thị trường cạnh tranh, thành phần kinh tế hoạt động bình đẳng, cạnh tranh quốc tế chế cũ đội ngũ cán cũ tỏ khó phù hợp họ không tự học tập hoàn thiện Tóm lại, hoạt động chế thị trường cạnh tranh ngày nay, doanh nghiệp Việt Nam cần hoàn thiện máy quản lý Nhìn chung, việc hoàn thiện máy quản lý doanh nghiệp tất yếu khách quan kinh tế giai đoạn phát triển, đặc biệt doanh nghiệp Việt Nam Nội dung hoàn thiện máy quản lý Để nâng cao hiệu hoạt động máy quản lý, doanh nghiệp cần phải hoàn thiện máy quản lý theo hướng đơn giản, gọn nhẹ có hiệu lực để đảm bảo cho hệ thống làm việc tối ưu, mang lại hiệu kinh tế cao cho trình sản xuất, kinh doanh doanh nghiệp Nội dung hoàn thiện máy quản lý gồm: - Hoàn thiện cấu tổ chức máy tức hoàn thiện việc phân chia phong ban chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phòng ban cho cấu trở nên tối ưu, tinh giảm, gọn nhẹ, tiết kiệm - Hoàn thiện công tác cán bộ: Bao gồm hoàn thiện việc tuyển dụng cán bộ, sử dụng cán bộ, di chuyển cán bộ, trả công cho cán phát triển cán - Hoàn thiện chế hoạt động máy: Tức hoàn thiện nguyên tắc hoạt động máy, hoàn thiện phối hợp phận, phòng ban cá nhân nhằm thực chức quản lý Quá trình hoàn thiện máy quản lý doanh nghiệp 4/13 Bộ máy quản lý cấu tổ chức doanh nghiệp Để hoàn thiện máy quản lý doanh nghiệp, trước hết ta cần phân tích đánh giá máy có xem máy đáp ứng yêu câù hay chưa, tối ưu hay chưa Để phân tích máy ta phân tích ba yếu tố là: - Phân tích cấu tổ chức - Phân tích công tác cán - Phân tích chế hoạt động máy Từ phân tích ta rút nhận xét ưu, khuyết điểm, tìm nguyên nhân từ đưa biện pháp nhằm hoàn thiện máy Cơ cấu tổ chức Khái niệm cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức tổng hợp phận (đơn vị cá nhân) khác nhau, có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, chuyên môn hoá có trách nhiệm, quyền hạn định bố trí theo cấp, khâu khác nhằm đảm bảo thực chức quản lý phục vụ mục đích chung xác định doanh nghiệp Ta thấy rằng, chất việc tồn cấu tổ chức dự phân chia quyền hạn trách nhiệm quản lý Vì cấu tổ chức mặt phản ánh cấu trách nhiệm người doanh nghiệp, mặt khác tác động tích cực đến việc phát triển doanh nghiệp Trong cấu tổ chức doanh nghiệp ta thấy có cấp quản lý, ví dụ cấp Công ty, cấp đơn vị, cấp chức Các cấp quản lý phản ánh phân chia chức quản lý theo chiều dọc (trực tuyến) thể tập trung hoá quản lý Trong cấu ta thấy phận, phòng ban chức phòng tổ chức, phòng tài chính, phòng Marketing, phòng nghiên cứu phát triển, phòng sản xuất phận, phòng ban thể phân chia chức quản lý theo chiều ngan, biểu thị chuyên môn hoá phân công lao động quản lý Các loại hình cấu tổ chức doanh nghiệp Trên thực tế, tổ chức tồn có cấu tổ chức xác định, nhiên tuỳ vào đặc điểm tổ chức mà có loại hình cấu tổ chức khác Để phân loại cấu tổ chức người ta thường dựa hai quan điểm sau: - Phân loại cấu tổ chức theo phương pháp tiếp cận hệ thống 5/13 Bộ máy quản lý cấu tổ chức doanh nghiệp - Phân loại cấu tổ chức quan điểm chiến lược Đối với tổ chức doanh nghiệp việc phân loại cấu tổ chức thường xem xét dựa quan điểm chiến lược Theo quan điểm chiến lược thường có loại hình cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp sau: Cơ cấu giản đơn Cơ cấu giản đơn loại hình cấu đơn giản Trong cấu chức quản lý hầu hết tập trung vào người quản lý doanh nghiệp Hầu chuyên môn hoá phân công lao động quản lý - Ưu điểm cấu gọn nhẹ, quyền lực tập trung vào số người (một người) định đưa thực nhanh chóng - Nhược điểm cấu quyền lực, trách nhiệm tập trung vào số người nên khả định sai lầm cao - Khả ứng dụng: Loại hình cấu áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ, tính chất kinh doanh đơn giản, chẳng hạn doanh nghiệp tư nhân chủ, kinh doanh đơn mặt hàng, cửa hàng nhỏ Cơ cấu chức Các chức quản lý doanh nghiệp phân chia theo chiều dọc chiều ngang Theo chiều ngang, quản lý doanh nghiệp chức như: quản lý nhân sự, quản lý Marketing, quản lý tài chính, sản xuất tương ứng với chức quản lý trên, máy quản lý doanh nghiệp hình thành loại hình cấu có cấu trúc chức Ở đây, hoạt động tương tự phân nhóm thành phòng ban: Nhân sự, Marketing, tài chính, sản xuất theo sơ đồ sau: 6/13 Bộ máy quản lý cấu tổ chức doanh nghiệp Trong cấu trên, tổng giám đốc phụ trách chung, phó tổng giám đốc phụ trách lĩnh vực tương ứng - Ưu điểm: + Cơ cấu chức phân chia nhiệm vụ rõ ràng, thích hợp với lĩnh vực cá nhân đào tạo +Trong cấu này, công việc dễ giải thích, phần lớn nhân viên dễ dàng hiểu công việc phòng ban công việc + Cơ cấu chức thực chặt chẽ chế độ thủ trưởng - Nhược điểm: + Khó kiểm soát thị trường + Có tượng tổng hợp nội dung hoạt động chức - Khả ứng dụng: + Cơ cấu phù hợp với tổ chức hoạt động đơn lĩnh vực, đơn sản phẩm, đơn thị trường + Cơ cấu chức phù hợp với tổ chức vừa nhỏ Cơ cấu theo đơn vị (Lĩnh vực/Sản phẩm /Thị trường) Cơ cấu phân nhóm cá nhân nguồn lực theo lĩnh vực hoạt động, sản phẩm thị trường 7/13 Bộ máy quản lý cấu tổ chức doanh nghiệp Vì hình thành nên loại cấu sở cấu theo lĩnh vực, cấu theo sản phẩm cấu theo thị trường * Cơ cấu theo lĩnh vực: + Theo sản phẩm + Theo thị trường: 8/13 Bộ máy quản lý cấu tổ chức doanh nghiệp - Ưu điểm: + Cơ cấu theo sát trình quản lý gắn với mục tiêu chiến lược + Loại cấu thực chuyên môn hoá theo yếu tố mà tổ chức đặc biệt quan tâm - Nhược điểm: + Cản trở trình tổng hợp chức giảm khả sử dụng chuyên gia cho hoạt động khác - Khả áp dụng: + Cơ cấu theo đơn vị áp dụng cho doanh nghiệp có quy mô lớn, hoạt động đa lĩnh vực, đa sản phẩm, đa thị trường Thông thường cấu tổ chức doanh nghiệp cấu hỗ hợp ba loại hình cấu đơn vị Cơ cấu hỗn hợp biểu diễn theo sưo đồ sau: 9/13 Bộ máy quản lý cấu tổ chức doanh nghiệp Cơ cấu ma trận Các cấu trúc nhằm để phối hợp tập trung vào thị trường chức lựa chọn việc tổ chức Cơ cấu ma trận loại hình cấu mà hai loại tập trung coi quan trọng cấu tổ chức Cơ cấu ma trận thường sử dụng dự án phát triển ngành công nghiệp lớn Trong cấu ma trận, bên cạnh tuyến phận chức năng, cấu hình thành nên chương trình dự án để thực mục tiêu lớn, quan trọng, mang tính độc lập tương đối cần tập trung nguồn lực Trong cấu ma trận, lãnh đạo chương trình, dự án sử dụng phận, phân hệ, người tổ chức để thực chương trình, dự án theo quy chế thức Cơ cấu ma trận biểu diễn theo sơ đồ sau: 10/13 Bộ máy quản lý cấu tổ chức doanh nghiệp - Ưu điểm: + Cơ cấu ma trận có độ linh hoạt lớn + Có khả tập trung nguồn lực vào khâu xung yếu + Sử dụng chuyên gia giỏi lĩnh vực khác tổ chức để đến mục tiêu + Có thể dễ dàng phối hợp hoạt động - Nhược điểm: + Khó phối hợp hoạt động người lãnh đạo chương trình, dự án người lãnh đạo phận, phân hệ khác + Cơ cấu phức tạp, tốn kém, không bền - Khả ứng dụng: + Cơ cấu áp dụng rộng rãi thực tế, đặc biệt vào năm 70 Châu Âu Châu Mỹ Ở Việt Nam phát triển loại hình cấu 11/13 Bộ máy quản lý cấu tổ chức doanh nghiệp + Trong ứng dụng cấu ma trận cần thân trọng, tổ chức thời điểm không nên có nhiều chương trình, dự án Cơ cấu hỗn hợp Trong thực tế, tổ chức thường sử dụng hỗn hợp hình thức cấu Người ta mong muốn phân chia người nguồn lực hai phương pháp lúc, quan điểm câu ma trận đưa ra, nhằm cân lợi bất lợi phương pháp Cơ cấu hỗn hợp sử dụng rộng rãi tổ chức kinh doanh lớn Việt Nam đặc biệt Tổng Công ty 90 91 Tại Tổng Công ty này, phân chia theo chức chiếm chủ đạo quy mô, chủng loại sản phẩm thị trường mở rộng, phân chia thep sản phẩm, thị trường sử dụng hỗ hợp cấu Hoàn thiện cấu tổ chức doanh nghiệp Cơ sở khách quan hoàn thiện cấu tổ chức doanh nghiệp Như trình bày phần trước, hoàn thiện máy quản lý doanh nghiệp bao gồm ba nội dung là: Hoàn thiện cấu tổ chức, hoàn thiện công tác cán hoàn thiện chế hoạt động máy Ta thấy việc hoàn thiện cấu tổ chức tất yếu khách quan vì: - Khi doanh nghiệp phát triển mục đích, yêu cầu, công việc, tầm quản lý thay đổi cần phải thay đổi, hoàn thiện cấu tổ chức cho phù hợp - Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp thiết lập lý chủ quan hay khách quan thường chưa đạt đến mức độ tối ưu, sai sót mô hình chưa tối ưu ảnh hưởng bất lợi đến trình quản lý hoạt động doanh nghiệp để tăng hiệu máy quản lý ta cần phải hoàn thiện cấu tổ đạt đến tối ưu Quá trình hoàn thiện cấu tổ chức doanh nghiệp Để hoàn thiện cấu tổ chức trước hết phải nghiên cứu cách kỹ lưỡng cấu có tiến hành đánh giá cấu theo tiêu định Để phân tích cấu ta cần biểu diễn cấu dạng sơ đồ Từ sơ đồ ta rõ quan hệ phụ thuộc phận chức mà phải thi hành Tiếp theo phân tích tình hình thực chức quy định cho phận Phân tích khối lượng công tác phận, phát khâu yếu 12/13 Bộ máy quản lý cấu tổ chức doanh nghiệp Phân tích việc chia quyền hạn trách nhiệm cho phận, cấp quản lý Việc phân tích cấu cần trả lời câu hỏi sau: - Cơ cấu đáp ứng yêu cầu chiến lược chưa? - Điểm chưa hợp lý cấu gì? Nguyên nhân? - Cần phải hoàn thiện cấu theo hướng nào? Trên sở đưa giải pháp, phương án để hoàn thiện cấu Việc hoàn thiện cấu cần quản lý tức phải lập kế hoạch, tổ chức hoàn thiện, điều hành việc hoàn thiện kiểm tra việc hoàn thiện 13/13 ... quản lý cấu tổ chức doanh nghiệp Cấu trúc máy quản lý doanh nghiệp Bộ máy quản lý doanh nghiệp bao gồm ba yếu tố là: Cơ cấu tổ chức, quản lý chế hoạt động máy đó: Cơ cấu tổ chức xác định phận,... tiêu doanh nghiệp đề Vì vai trò máy quản lý doanh nghiệp quan trọng cụ thể là: Bộ máy quản lý doanh nghiệp thực chức quản lý doanh nghiệp bao gồm chức quản lý xét theo trình là: kế hoạch, tổ chức, ... thực chức quản lý Quá trình hoàn thiện máy quản lý doanh nghiệp 4/13 Bộ máy quản lý cấu tổ chức doanh nghiệp Để hoàn thiện máy quản lý doanh nghiệp, trước hết ta cần phân tích đánh giá máy có