QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI XÍ NGHIỆP ĐỊA CHẤT CẨM PHẢ-THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

38 1.9K 22
QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI XÍ NGHIỆP ĐỊA CHẤT CẨM PHẢ-THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

Đang tải... (xem toàn văn)

Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống

Thông tin tài liệu

báo cáo thực tập ngành hành chính quản trị văn phòng tại cẩm phả quảng nonh

Báo cáo thực tập tốt nghiệp Sinh viên: Nguyễn Thùy Linh TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÀNH ĐÔ KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG THÔNG TIN THƯ VIỆN ********** BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Đề tài: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI NGHIỆP ĐỊA CHẤT CẨM PHẢ-THỰC TRẠNG GIẢI PHÁP Giảng viên hướng dẫn: Hà Công Hải Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thùy Linh Lớp: ĐHLT Quản trị văn phòng-K1 Hà Nội, ngày 14, tháng 05, năm 2011 1 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Sinh viên: Nguyễn Thùy Linh LỜI NÓI ĐẦU Quảnhành chính nhà nước luôn là vấn đề tối quan trọng của các cơ quan quản lý nhà nước. Trong các cơ quan, doanh nghiệp khác thì công tác quản trị hành chính văn phòng cũng không phải là ngoại lệ. Công việc hành chínhvăn phòng là vốn công việc phức tạp không những thể trong thời đại hiện nay, xã hội phát triển kéo theo việc các doanh nghiệp, tổ chức phải năng động hơn trong công việc quản kinh doanh của đơn vị mình. Chính vì vậy, nhân viên hành chính trong cơ quan cũng phải kiêm nhiệm thêm rất nhiều công việc ngoài luông khác , điều này đã khiến cho công việc của các nhà quản trị hành chính văn phòng càng thêm bề bộn khó khăn hơn. Qua quá trình học tập về chuyên ngành Quản trị văn phòng thời gian thực tập tại nghiệp Địa chất Cẩm phả em đã học hỏi được thêm rất nhiều điều về công việc của những nhà quản trị hành chính văn phòng trong các cơ quan, tổ chức. Thời gian thực tập không dài nhưng em đã trang bị được cho mình một số kỹ năng nhất định rất có ích cho công việc của em sau này. Bài báo cáo của em đã phản ánh đúng thực trạng công việc quản trị hành chính của nghiệp em mong rằng những giải pháp của em có thể đưa vào thực tế ở các cơ quan. 2 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Sinh viên: Nguyễn Thùy Linh CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 1.1 VĂN PHÒNG 1.1.1 Khái niệm phân loại văn phòng Để phục vụ cho công tác lãnh đạo, quản lý ở các cơ quan, đơn vị cần phải có công tác văn phòng với những nội dung chủ yếu như: tổ chức, thu thập, xử lý, phân phối, truyền tải, quản lý, sử dụng các thông tin bên ngoài nội bộ, trợ giúp lãnh đạo thực hiện các hoạt động điều hành, quản lý cơ quan, đơn vị . Bộ phận chuyên đảm trách các hoạt động nói trên được gọi là văn phòng. Văn phòng có thể hiểu theo nhiều giác độ như sau: - Nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị. Theo quan niệm này thì các cơ quan có thẩm quyền chung, các cơ quan có quy mô lớn thì thành lập văn phòng (ví dụ: Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Tổng công ty .) còn ở các cơ quan, đơn vị có quy mô nhỏ thì Văn phòngphòng Hành chính tổng hợp. - Nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp, đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó. - Ngoài ra văn phòng còn được hiểu là phòng làm việc của thủ trưởng có tầm cỡ cao như: Nghị sĩ, kiến trúc sư trưởng . Mặc dù văn phòng có thể hiểu theo những cách khác nhau nhưng đều có một điểm chung, đó là: - Văn phòng phải là một bộ máy được tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thể của từng cơ quan. Ở các cơ quan, đơn vị có quy mô lớn thì bộ máy văn phòng sẽ gồm nhiều bộ phận với số lượng các nhân viên cần thiết để thực hiện 3 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Sinh viên: Nguyễn Thùy Linh mọi hoạt động; còn ở các cơ quan, đơn vị có quy mô nhỏ, tính chất công việc đơn giản thì văn phòng có thể gọn nhẹ ở mức tối thiểu. - Văn phòng phải có cơ sở hoạt động giao dịch với cơ sở vật chất nhất định. Quy mô của các yếu tố vật chất này sẽ phụ thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động của công tác văn phòng. Đặc điểm chung của các loại văn phòng là tổ chức để trợ giúp nhà quản trị với đối tượng quản lý là thông tin, hoạt động văn phòng mang tính dịch vụ cao. Tuy nhiên, dựa vào khái niệm văn phòng có thể phân loại văn phòng như sau: - Văn phòng của cơ quan nhà nước; - Văn phòng của các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội; - Văn phòng của các đơn vị sự nghiệp, tổ chức dịch vụ công; - Văn phòng của các đơn vị thuộc các lực lượng vũ trang; - Văn phòng của các doanh nghiệp; - Văn phòng đại diện. 1.1.2 Chức năng của văn phòng a. Chức năng giúp việc điều hành : - Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc. - Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch. - Tổ chức, điều phối các hoạt động chung của cơ quan b. Chức năng tham mưu tổng hợp: Tổng hợp, xử lý cung cấp thông tin mọi mặt về tình hình hoạt động của cơ quan tham mưu cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết xử lý. c. Chức năng hậu cần, quản trị: Đảm bảo cơ sở vật chất phương tiện, điều kiện làm việc cho cơ quan 1.1.3 Nhiệm vụ của văn phòng 4 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Sinh viên: Nguyễn Thùy Linh - Xây dựng chương trình công tác của cơ quan đôn đốc thực hiện chương trình đó; bố trí; sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, quý, 6 tháng, năm của cơ quan; - Thu thập, xử lý, quản tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động trong đơn vị, đề xuất kiến nghị các biện pháp thực hiện, phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng; - Tư vấn văn bản cho thủ trưởng, chiụ trách nhiệm pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành; - Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ, giải quyết các văn thư tờ trình của các đơn vị cá nhân theo quy chế của cơ quan; tổ chức theo dõi việc giải quyết các văn thư, tờ trình đó; - Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp cơ quan tổ chức trong công tác thư từ, tiếp khách, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan, tổ chức mình với cơ quan, tổ chức khác; - Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, quý, dự kiến phân phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, năm; chi trả tiền lương, thưởng, nghiệp vụ; - Mua sắm trang thiết bị cơ quan, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan , đảm bảo yêu cầu hậu cần cho họat động công tác của cơ quan; - Tổ chức thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe; bảo vệ trật tự an toàn cơ quan; tổ chức phục vụ các buổi họp, lễ nghi, khánh tiết, thực hiện công tác lễ tân , tiếp khách một các khoa học văn minh; - Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ Cán bộ nhân viên trong văn phòng, từng bước hiện đại hoá công tác hành chính - văn phòng; chỉ dẫn hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hoặc đơn vị chuyên môn khi cần thiết. 5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Sinh viên: Nguyễn Thùy Linh 1.2 QUẢN TRỊ 1.2.1 Khái niệm Quản trị là quá trình tác động thường xuyên, liên tục có tổ chức của chủ thể quản trị đến đối tượng quản trị nhằm phối hợp các hoạt động giữa các bộ phận, các cá nhân, các nguồn lực lại với nhau 1 cách nhịp nhàng, ăn khớp để đạt đến mục tiêu của tổ chức với hiệu quả cao nhất. 1.2.2 Các chức năng quản trị a. Hoạch định (Planning): xây dựng chương trình, mục tiêu chiến lược, kế hoạch hoạt động cho từng giai đoạn, từng bộ phận quyết định lựa chọn các giải pháp thích hợp để hoàn thành các mục tiêu đó. b. Tổ chức: (Organizing): lựa chọn, bồi dưỡng sắp xếp nhân sự theo một cơ cấu, bộ phận phù hợp để đảm nhiệm các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu. Xác định nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm các cá nhân, bộ phận, mối quan hệ giữa các cá nhân, bộ phận đó. c. Lãnh đạo (Leading): Phân công, giao nhiệm vụ, hướng dẫn nhân viên thực hiện cụ thể động viên, khuyến khích nhân viên. d. Kiểm soát (Controlling): Theo dõi, kiểm tra, đánh giá tình hình & kết qủa của từng công việc, từng nhiệm vụ toàn bộ chương trình, kế hoạch, áp dụng các biện pháp xử lý (khen thưởng, xử phạt). Rút kinh nghiệm, chỉnh sửa nguyên tắc, chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện. 1.2.3 Quản trị hành chính văn phòng a. Khái niệm về Quản trị hành chính văn phòng: Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin trong văn phòng. Nhà quản trị hành chính văn phòng, trước tiên phải là nhà quản trị: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra bộ phận hành chính của mình. Đó cũng là 6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Sinh viên: Nguyễn Thùy Linh người điều khiển, giám sát công việc của những người khác. Đó là người ra quyết định, tổ chức thực hiện quyết định, người thực hiện các chức năng quản trị trong bộ máy quản trị ở các cấp. b. Các chức năng Quản trị hành chính văn phòng: - Hoạch định công việc hành chính; - Tổ chức công việc hành chính; - Lãnh đạo công việc hành chính; - Kiểm soát công việc hành chính; - Thực hiện dịch vụ hành chính. Như vậy, Quản trị hành chính văn phòng trước hết phải thực hiện các chức năng quản trị (phòng, ban nào cũng có), bổ sung thêm chức năng dịch vụ hành chính (chỉ có ở phòng hành chính). 1.2.4 Phân biệt công việc hành chính văn phòng công việc Quản trị a. Công việc hành chính văn phòng: Đó là các công việc hành chính đơn thuần như xử lý công văn, soạn thảo VB, giao dịch điện thoại…do các nhân viên hành chính văn phòng thực hiện. Họ làm việc với giấy tờ, máy móc, trang thiết bị văn phòng. Ở các doanh nghiệp vừa nhỏ, hành chính kiêm nhiệm một phần nhân sự, thực hiện các công việc về quy trình hoạt động doanh nghiệp, thông báo tuyển dụng, chuẩn bị công tác, tài liệu họp, văn phòng phẩm, thủ tục chế độ chính sách đãi ngộ,… Mặc dù công việc hành chính văn phòng chủ yếu do nhân viên văn phòng thực hiện, nhưng công việc hành chính VP có mặt ở mọi phòng ban trong tổ chức, mọi thành viên (từ cấp nhân viên đến cấp quản trị) đều thực hiện công việc hành chính ở các mức độ khác nhau. b. Công việc quản trị: 7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Sinh viên: Nguyễn Thùy Linh Công việc quản trị do nhà quản trị thực hiện, đó chính là: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo kiểm tra. Họ làm việc với con người các ý tưởng. Mọi thành viên đều thực hiện công việc hành chính văn phòng, nhưng cấp quản trị càng cao thì các công việc hành chính văn phòng càng ít công việc quản trị càng nhiều. Quản trị hành chính văn phòng là một công tác cần có sự hiểu biết sâu rộng trên nhiều lĩnh vực, vì thế nó cũng là một thách thức đối với nhiều nhà quản lý. Trong thực tế, nhiều cấp lãnh đạo đã gặp không ít những khó khăn trong công tác quản lý, chương trình đào tạo này nhằm củng cố, hoàn thiện phát triển thêm các kỹ năng công cụ hỗ trợ để cấp quản trị điều hành tốt công việc hành chính văn phòng. 8 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Sinh viên: Nguyễn Thùy Linh CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI NGHIỆP ĐỊA CHẤT CẨM PHẢ 2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ NGHIỆP ĐỊA CHẤT CẨM PHẢ 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển nghiệp Địa chất Cẩm Phả là một doanh nghiệp Nhà nước thuộc Công ty TNHH một thành viên Địa chất Mỏ - VINACOMIN. Thực hiện Nghị định 338 HĐBT ngày 20 tháng 11 năm 1991 của HĐBT về thành lập giải thể doanh nghiệp Nhà nước. nghiệp Địa chất Cẩm Phả được thành lập theo Quyết định số 412 NL/TCCB-LĐ ngày 30/6/1993 của Bộ trưởng Bộ Năng lượng. Hiện nay trụ sở chính đặt tai số 304 - Đường Trần Phú - Thị xã Cẩm Phả - Tỉnh Quảng Ninh Trong suốt thời gian thành lập từ năm 1964 đến nay đã thay đổi nhiều cơ quan chủ quản như sau: Năm 1964 - 1976 Trực thuộc Công ty than Hòn Gai. Nhiệm vụ sản xuất của nghiệp lúc này là khoan thăm dò bổ sung cho các mỏ để phục vụ cho công tác khai thác Mỏ. Từ Năm 1977 - 1989 trực thuộc Công ty Khảo sát Thăm dò thiết kế than. Nhiệm vụ sản xuất trong thời kỳ này không chỉ tại Quảng Ninh mà còn phải đến các mỏ Na Dương, Sơn La để làm việc theo nhu cầu của Công ty Khảo Sát Thiết kế than. Tháng 01/1995 trong tình hình khó khăn đó để đảm bảo đời sống cho toàn bộ cán bộ công nhân viên trong nghiệp. Bộ Năng lượng đã quyết định điều nghiệp về Công ty than Hòn Gai để làm nhiện vụ vừa thăm dò cho các mỏ đồng thời vừa làm nhiệm vụ khai thác than thuộc Tổng Công Ty than Việt Nam. Tháng 3/1996 nghiệp lại được Tổng Công ty Than Việt Nam điều về thuộc Công ty Địa Chất Khai thác khoáng sản làm nhiệm vụ thăm dò vừa làm nhiệm vụ khai thác than trong nội địa cũng như xuất khẩu. 9 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Sinh viên: Nguyễn Thùy Linh Để phù hợp với cơ cấu tổ chức hiện nay nghiệp lại một lần nữa sát nhập với nghiệp 908 đổi tên thành nghiệp Địa Chất Cẩm phả theo Quyết định số 1227 QĐ-TCCB ngày 24 tháng 9 năm 2002 của Tổng Công ty Than Việt Nam. Trụ Sở văn phòng đóng tại số nhà 304, đường Trần Phú, thị xã Cẩm Phả, tỉnh Quảng Ninh. Số điện thoại: 033.862.269 Số Fax: 033.721.762 Theo mô hình tổ chức đổi mới quản lý của ngành than là chuyên môn hoá ngành nghề nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đó là những mặt tích cực ưu điểm mà đến nay mới quy tụ lại được. Về các chỉ tiêu kế hoạch sản xuất hàng năm đều do nhà nước giao theo tỷ lệ nhất định, theo từng phương án thăm dò của từng vùng khác nhau. Về tài chính thì được Nhà nước cấp theo dự toán của các phương án bằng các nguồn vốn ngân sách. Do vậy mà trong thời gian đó nghiệp đều làm ăn theo kế hoạch của cấp trên giao xuống không phải lo đi tìm việc làm nguồn vốn cũng như vật tư, vật liệu thị trường tiêu thụ sản phẩm. Chính vì lẽ đó mà nền kinh tế nước ta chuyển sang kinh tế thị trường, xoá bỏ bao cấp nghiệp đã gặp phải khó khăn lúng túng trong chỉ đạo sản xuất kinh doanh. Cán bộ công nhân viên trong nghiệp thiếu việc làm, nghiệp thiếu vốn, các hợp đồng thăm dò thì lại giảm dần. Song trong lúc khó khăn đó, được sự giúp đỡ của Công ty, nhờ vào sức sáng tạo sự đoàn kết nhất trí của toàn thể cán bộ công nhân viên trong nghiệp Địa chất Trắc địa Cẩm phả đã quyết tâm tự vượt lên khó khăn để đứng vững đi lên. nghiệp đã nghiên cứu tìm hiểu thị trường mới thay đổi những mặt hàng mà thích ứng với thị trường tiêu thụ. Đó là sản xuất than tiêu thụ sản phẩm. Trải qua 45 năm hình thành phát triển ( 1964 - 2009 ) đi lên. Đến nay nghiệp đã không ngừng lớn mạnh về mọi mặt với đội ngũ gần 300 cán bộ công nhân viên được rèn luyện qua nhiều khó khăn thử thách. Nhờ sự quan tâm của các cấp lãnh đạo, sự đoàn kết nhất trí của tập thể cán bộ công nhân viên trong những năm qua nghiệp luôn luôn hoàn thành 10 . TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Đề tài: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI XÍ NGHIỆP ĐỊA CHẤT CẨM PHẢ-THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP Giảng viên hướng. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI XÍ NGHIỆP ĐỊA CHẤT CẨM PHẢ 2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ XÍ NGHIỆP ĐỊA CHẤT CẨM PHẢ 2.1.1 Quá trình hình thành

Ngày đăng: 26/06/2013, 10:25

Từ khóa liên quan

Tài liệu cùng người dùng

  • Đang cập nhật ...

Tài liệu liên quan