ĐỀ BÀI : Vận dụng kiến thức giảng tài liệu tham khảo để xây dựng kế hoạch dự án để tự động hố hoạt động lưu thơng tài liệu BÀI LÀM Bản kế hoạch để tự động hố hoạt động lưu thơng tài liệu Trung tâm Thông tin – Tư liệu – Thư viên, Học viện Báo chí Tuyên truyền I, Tóm tắt: -Lưu thơng tài liệu khâu cuối quy trình nghiệp vụ thư viện khâu giữ vị trí quan trọng nhằm đánh giá tồn hiệu hoạt động thư viện Vì vậy, quy trình lưu thơng phải tổ chức khoa học nhằm nâng cao hiệu khai thác phổ biến thông tin tới đông đảo người dùng tin thư viện Đối với thư viện nước ta, việc áp dụng mã vạch lưu thông tài liệu áp dụng cách rộng rãi Đầu tiên phải kể đến Trung tâm thơng tin Tư liệu khoa học Công nghệ Quốc gia đơn vị đầu việc sử dụng mã vạch, thư viện thuộc trường Đại học Khoa học tự nhiên, Đại học Sư phạm kỹ thuật, Đại học Nông lâm Và kế hoạch áp dụng công nghệ mã vạch lưu thông tài liệu Trung tâm Thông tin – Tư liệu – Thư viên, Học viện Báo chí Tuyên truyền II, Vài nét Trung tâm Thông tin- Tư liệu -Thư viện Trung tâm thông tin –tư liệu -Thư viện nơi thu thập, xử lý, bảo quản cung cấp thông tin, phục vụ cho công tác nghiên cứu khoa học, giảng dạy cán bộ, giảng viên học tập học viên, sinh viên : sách báo, tạp chí, luận án, luận văn, tài liệu tham khảo khoa học nói chung tài liệu khoa học chuyên ngành nói riêng đào tạo Học viện Thư viện hướng dẫn cho bạn đọc biết sử dụng phương tiện tra cứu, hướng dẫn đọc, giúp họ khai thác, sử dụng có hiệu Cơ sở liệu điện tử: Là phận thiếu hệ thống thơng tin tự động hóa coi thành phần quan trọng máy tra cứu hoạt động thông tin- thư viện Hiện Trung tâm TT- TL-TV chưa trang bị phần mềm dùng phần mềm CDS/ISIS đưa vào sử dụng từ năm 2005 - Cơ sở liệu ( CSDL) sách: Bao quát toàn tên sách bổ sung vào Thư viện từ năm 1952 nay: kho sách phòng đọc tổng hợp phòng mượn tổng hợp - Cơ sở liệu LA, LV: luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, khóa luận cử nhân bảo vệ nghiệm thu Học Viện số quan khác từ năm 1995 năm 2013 - CSDL Báo, tạp chí: đóng lưu từ năm 1992 đến năm 2012 Phương thức khai thác CSDL bạn đọc tự tra cứu qua máy vi tính, đặt phịng phục vụ 2.Nguồn lực thông tin (vốn tài liệu) - Vốn tài liêụ có ý nghĩa lớn việc thỏa mãn nhu cầu tin người đọc, sở để tổ chức tốt hoạt động thông tin - thư viện Hiện số vốn tài liệu chưa nhiều ( chủ yếu sách), vật mang tin băng từ, microfilm, đĩa CD-Rom Thành phần kho sách chủ yếu thư viện sách trị xã hội, sách chuyên ngành chiếm 70%, sách tham khảo chiếm 15%, sách văn học 10% sách ngoại văn chiếm 5%, 200 loại báo tạp chí Trung ương nhiều tỉnh thành nước, loại báo tạp chí nước ngồi + Giảng viên biên soạn 500 loại sách giáo trình đề cương giảng, phục vụ cho công tác giảng dạy đại học sau đại học + Đề tài khoa học cấp Nhà nước trọng triển khai tốt Mỗi năm Học viện nghiệm thu từ 130-150 đề tài cấp, công bố 500 báo khoa học, tổ chức hàng chục hội thảo, hội nghị thông tin khoa học nước quốc tế + Tổng số sách có khoảng 20 vạn cuốn, 1014 khóa luận cử nhân, 656 luận văn thạc sĩ, 21 luận án tiến sĩ, 585 đề tài khoa học - Hàng năm Trung tâm thực đặn việc bổ sung sách, báo tạp chí, tạo nguồn tin ổn định cho hoạt động TT-TV Mục đích cơng tác bổ sung : đảm bảo khách quan, phù hợp với chương trình đào tạo mục tiêu giảng dạy Học viện, hàng năm kinh phí đầu tư cho thư viện khoảng 650.000.000 đồng Cán TT-TV: người trực tiếp tiến hành khâu công tác hoạt động thông tin: Thu thập, xử lý, lưu trữ phổ biến thông tin Chất lượng sản phẩm dịch vụ thông tin hiệu phục vụ bạn đọc, tùy thuộc vào trình độ lực nhạy bén cán thư viện Để nâng cao công tác phục vụ bạn đọc, cán thư viện khơng có trình độ nghiệp vụ chuyên môn, xử lý thông tin đầy đủ xác, kịp thời mà cịn nâng cao trình độ ứng dụng công nghệ thông tin đại vào hoạt động thư viện Hiện Trung tâm có 10 cán bộ: + Trình độ thạc sĩ có 07 cán (trong có thạc sĩ chuyên ngành TTTV, 01 thạc sĩ triết học, 01 thạc sĩ văn hóa 01thạc sĩ báo chí ) + Trình độ cử nhân: có 03 cán thuộc chuyên ngành ( Thơng tinthư viện, triết học, văn hóa ) Nhận thức tầm quan trọng hoạt động TT-TV việc đảm bảo cung cấp thông tin phục vụ cho công tác giảng dạy, học tập nghiên cứu khoa học, Ban giám đốc HVBC & TT quan tâm đầu tư kinh phí cho hoạt động TT-TV nói chung nâng cao trình độ cho cán thư viện nói riêng tổ chức mở lớp nâng cao nghiệp vụ, cử cán học lớp bồi dưỡng chuyên mơn, lý luận trị… Người dùng tin: Hoạt động thông tin hoạt động đặc thù một nhóm tập thể người bắt nguồn từ nhu cầu tin Đặc điểm người dùng tin HVBC TT bao gồm loại: Cán nghiên cứu, giảng dạy học viên, sinh viên * Đội ngũ cán nghiên cứu, giảng dạy gần 300 người có giáo sư, 26 phó giáo sư, 92 tiến sỹ 200 thạc sỹ, Học viện trọng xây dựng đội ngũ giảng viên kiêm chức nhà khoa học, cán lãnh đạo, quản lý có nhiều kinh nghiệm giảng dạy thực tiễn Bộ, ngành, trường Đại học quan nghiên cứu khoa học khác, tham gia giảng dạy thường xuyên Học viện - Đội ngũ cán nghiên cứu giảng dạy vừa người sử dụng tin, vừa người sáng tạo tin Họ có nhu cầu tin chuyên sâu đa dạng Thông tin chủ yếu họ cần thông tin KH thơng tin trị XH, cán nghiên cứu, giảng dạy lực lượng nòng cốt, định chất lượng trình đào tạo nghiên cứu khoa học trường, đồng thời đối tượng phục vụ đặc biệt Trung tâm TT- TL- TV Người dùng tin nhóm có thời gian, nên thơng tin thích hợp họ phục vụ thơng tin có chọn lọc thơng tin có u cầu - Để đáp ứng với việc đổi giáo dục, yêu cầu giảng viên phải giới thiệu tài liệu cần thiết liên quan đến giảng để sinh viên tìm tịi bổ sung kiến thức, kích thích khả sáng tạo, mang lại hiệu cao học tập nghiên cứu KH - Cán giảng dạy người phải đảm nhận trọng trách nhà trường, khoa Ngồi việc giảng dạy quy trường, họ phải tham gia giảng dạy chức tỉnh, tham gia hội đồng khoa học, trực tiếp hướng dẫn luận án, luận văn, khóa luận tốt nghiêp đề tài khoa học cho học viên, sinh viên * Học viên sinh viên lực lượng TV Mỗi năm Học viện tuyển 1700 sinh viên đại học hệ quy, 100 học viên cao học 30 nghiên cứu sinh - Do có chênh lệch xuất phát điểm việc đào tạo, nên mối quan tâm đến tài liệu, sách báo bước đầu có đơi chút khác nhau, sinh viên chủ yếu sử dụng thông tin cấp - Học viên cao học nghiên cứu sinh lớp người trưởng thành, có trình độ chun mơn vị trí cơng tác định, họ học nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ chun mơn, có nhu cầu tìm kiếm loại thơng tin có chiều sâu tổng hợp, thơng tin cần có độ xác cao, bao quát rộng lĩnh vực, nhu cầu họ thông tin cấp 2,3, thông tin tổng luận, tổng thuật, thơng tin chun đề, u cầu họ thư viện đáp ứng hạn chế II Thiết kế hệ thống Quy trình lưu thông tài liệu cho phép thư viện thực dịch vụ mượn trả tài liệu đồng thời nhiều điểm, chi nhánh khác đảm bảo đồng liệu toàn hệ thống Hệ thống cho phép thư viện xây dựng sách phục vụ linh hoạt, thiết lập sách chung cấu hình sách riêng cho vị trí lưu thơng Các thư viện sử dụng hệ thống để lưu trữ truy nhập thông tin bạn đọc tài liệu có liên quan đến việc cho mượn tài liệu Phần mềm hệ thống sử dụng kỹ thuật nhận dạng đọc mã vạch in nhãn đặc biệt dán chặt vào tài liệu lưu thông thẻ đọc người mượn -Thư viện quản lý quy trình lưu thơng tài liệu, phục vụ bạn đọc qua nhóm phân hệ chức lưu thơng bao gồm phân hệ: Tra cứu OPAC Quản lý lưu thông Mượn liên thư viện Cổng thông tin thư viện điện tử 1,Ứng dụng công nghệ mã vạch lưu thông tài liệu Thành phần hệ thống: + Máy in mã vạch: tạo in chất liệu: giấy vật liệu cứng + Thiết bị đọc mã vạch ( Barcode ) +Máy tính phần mềm xử lý liệu - Trước hết phải có tệp liệu gồm biểu chứa đựng thông tin bạn đọc, bao gồm: mã số bạn đọc, số thẻ, địa chỉ, điện thoại, nơi công tác, nghề nghiệp Mã số bạn đọc nhập vào sở liệu bạn đọc đồng thời mã hoá dạng mã vạch để gắn vào thẻ bạn đọc Một sở liệu thứ hai chứa đựng thông tin sách tên sách, tác giả ,mã số sách (ký hiệu sách), nhà xuất bản, năm xuất mã hoá dạng mã vạch gắn vào sách theo sở liệu Nói cách khác, bạn đọc mượn sách họ xuất trình thẻ  nhân viên thư viện đưa vào chế độ cho mượn dùng đầu đọc quét lên nhãn mã vạch thẻ bạn đọc sau quét lên mã vạch tài liệu mà bạn đọc muốn mượn Máy tính lưu tồn thơng tin bạn đọc mượn loại sách nào, tên sách, ký hiệu sách, thời gian mượn Khi bạn đọc trả, nhân viên thư viện đưa vào chế độ sách trả dùng đầu đọc mã vạch quét lên nhãn mã vạch thẻ bạn đọc sau quét lên mã vạch sách mà bạn đọc muốn trả -Máy tính tự động đánh dấu số sách bạn đọc trả, thời gian trả sách Số sách trở kho tài liệu tình trạng chưa có người mượn -Nhân viên thư viện biết trạng sách, bạn đọc loại sách có người mượn, loại sách hạn, thời gian hạn ngày -Ở nhiều thư viện nước ngoài, bạn đọc sử dụng thẻ thư viện có mã vạch mà hệ thống tự động kiểm sốt mượn tiếp thu Hiện nay, máy vi tính đọc số mã hoá nhãn cách sử dụng đồng bút quang Các tín hiệu nhân từ bút quang gửi tới hệ thống kiểm sốt q trình lưu thơng sách báo theo dạng mẫu qui định -Thông thường, nhãn mã vạch cầu nối tài liệu cụ thể biểu ghi thư mục Trị số mã vạch hoá phải tương ứng với số thứ tự biểu ghi file tổ chức kho sở liệu phục vụ bạn đọc Khi sản xuất nhãn, người ta in kèm theo mã vạch vài liệu liên quan đến tài liệu như: ký hiệu xếp giá, số ISBN hay ISSN nhan đề rút gọn để thuyết minh cho mã vạch trường hợp đọc mắt thường - Khi xuất tài liệu, trước hết hệ thống chờ đợi để tiếp nhận mã số thẻ người mượn file mượn, sau nhờ bút quang đầu đọc mã vạch, số nhận dạng tài liệu gửi tới hệ thống liên kết với mã số người mượn tạo thành thao tác mượn -Trường hợp thao tác hoàn tất mỹ mãn, máy thơng báo hình máy tính có tín hiệu báo đúng/sai âm thanh, tiện lợi lúc quầy thủ thư có đơng người mượn Việc nhập vào máy mã số người mượn khác cho hệ thống biết thao tác mượn bắt đầu -Nhờ sử dụng hệ thống mã vạch kết hợp với phần mềm, cán thư viện nhanh chóng xác đưa liệu mượn trả sách vào sở liệu quản trị việc đọc từ dùng máy quét mã vạch gọi biểu ghi sách cầm tay để biết thông tin sách sách có phép mượn hay khơng?, từ trước đến có bạn đọc sử dụng nhờ liên thông với sở liệu bạn đọc biết cụ thể người ai? -Nếu tiếp cận sở liệu mã vạch ghi thẻ bạn đọc đó, cán thư viện nhanh chóng biết bạn đọc từ trước đến mượn tài liệu thư viện, tài liệu chưa trả hạn để nhắc nhở định có tiếp tục cho mượn khác hay khơng -Trong thư viện, ngồi việc kiểm sốt lưu thơng tài liệu, mã vạch cịn giúp ích nhiều để tăng tốc độ kiểm kê kho sách báo, để theo dõi sách nhập khâu bổ sung, gọi chép lại biểu ghi mô tả có sẵn sở liệu nhà xuất hay phát hành nơi khác tạo lập thay phải biên mục lại từ đầu Mã số mã vạch áp dụng rộng rãi đem lại lợi ích sau: - Hiệu suất : Nhận dạng tự động thay ghi chép tay nên giúp giảm nhân công, tiết kiệm thời gian, dẫn đến tăng hiệu suất cơng việc - Chính xác: với cấu trúc tiêu chuẩn hố, an tồn đơn giản, mã số mã vạch cho phép nhận dạng xác vật phẩm dịch vụ, thay khâu “nhập” “truy cập” liệu tay, cho “kết quả” xác, khơng nhầm lẫn - Thơng tin nhanh: Mã số mã vạch giúp thu thập cung cấp thông tin nhanh, giúp cho nhà kinh doanh quản lý có định đắn kịp thời hoạt động sản xuất kinh doanh quản lý - Thỏa mãn khách hàng: Do tính hiệu suất, xác, thơng tin nhanh Trong quan thông tin – thư viện , sử dụng mã số mã vạch để nhận dạng đối tượng quản lý điều cần thiết: + Thực thao tác tra cứu bạn đọc cách nhanh chóng, xác, không nhầm lẫn thao tác thủ công túy + Thao tác mượn / trả sách, báo, tài liệu cho bạn đọc kho đóng kho mở thực cách tự động, tăng vòng quay sách phục vụ bạn đọc +Thực kiểm kê kho tài liệu cách thường xuyên, không nhiều cơng sức, giúp lãnh đạo nắm tình hình kho tài liệu thời điểm - Thống kê bạn đọc cách nhanh chóng, chuẩn xác; phát nhanh chóng thơng báo tới bạn đọc mượn tài liệu hạn 2, Thuận lợi: -Ứng dụng mã vạch vào thư viện nước ta có thuận lợi có cơng ty dịch vụ chuyên cung ứng thiết bị nguyên vật liệu nhãn trắng, nhãn mã vạch làm theo yêu cầu, máy in mã vạch, máy quét lazer giá thành hạ so với mua trực tiếp nước ngồi với số lượng tránh thủ tục nhập phiền phức 3, Khó khăn: -Tự động hóa thư viện khát vọng Tuy nhiên, dự án phức tạp cần phải lập kế hoạch cách thận trọng Việc lập kế hoạch đảm bảo thành cơng phát tương lai -Chi phí mua thiết bị tự động hóa cao III,Tổng kết Có thể nói, việc ứng dụng công nghệ mã vạch công tác lưu thơng tài liệu nói riêng đem lại lợi ích định cho quan thơng tin – thư viện: cho phép quản lý ghi lai thông tin liên quan đến việc mượn trả tài liệu bạn đọc, từ đưa báo cáo thống kê tần xuất, số lần mượn ấn phẩm tra cứu, tổng kết ấn phẩm tay 10 bạn đọc, ấn phẩm giữ hạn… Việc ứng dụng mã vạch lưu thông tài liệu cịn cho phép kiểm tra tự động tình trạng thời bạn đọc như: giá trị thẻ, nhóm người dùng, sách cho mượn tương ứng, số tài liệu giữ, mức phạt tài liệu mượn hạn bạn đọc mượn Ngồi ra, cịn cho phép vẽ đồ thị thống kê tần xuất mượn trả sách khoảng thời gian; kiểm tra, in thư nhắc nhở bạn đọc giữ sách hạn đồng thời hỗ trợ mã vạch giúp tự động hóa tối đa q trình ghi nhật ký mượn trả ấn phẩm từ lợi ích đó, khẳng định xu hướng tất yếu phải ứng dụng công nghệ mã vạch vào công tác thông tin – thư viện nói chung cơng tác lưu thông tài liệu thư viện quan thơng tin nói riêng 11 ... sách riêng cho vị trí lưu thông Các thư viện sử dụng hệ thống để lưu trữ truy nhập thông tin bạn đọc tài liệu có liên quan đến việc cho mượn tài liệu Phần mềm hệ thống sử dụng kỹ thuật nhận dạng... dán chặt vào tài liệu lưu thông thẻ đọc người mượn -Thư viện quản lý quy trình lưu thơng tài liệu, phục vụ bạn đọc qua nhóm phân hệ chức lưu thơng bao gồm phân hệ: Tra cứu OPAC Quản lý lưu thông. .. nhiên, dự án phức tạp cần phải lập kế hoạch cách thận trọng Việc lập kế hoạch đảm bảo thành cơng phát tương lai -Chi phí mua thiết bị tự động hóa cao III,Tổng kết Có thể nói, việc ứng dụng cơng