ĐOÀN KHỐI CÁC CƠ QUAN TỈNH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CHI ĐOÀN NHNN TỈNH KHÁNH HÒA Độc lập – Tự – Hạnh phúc Khánh Hòa, ngày 08 tháng10 năm 2013 ĐỀ CƯƠNG THUYẾT TRÌNH Về mô hình, sáng kiến, giải pháp cải cách hành ỨNG DỤNG EBOOK HỆ THỐNG HÓA CÁC VĂN BẢN PHÁP LUẬT I PHẦN GIỚI THIỆU: Đơn vị: Ngân hàng nhà nước Chi nhánh tỉnh Khánh Hòa gồm thành viên: Nguyễn Thị Phương Hoa Nguyễn Quốc Hoàn (Trưởng đội) Nguyễn Hồng Tuấn Võ Đình Công Nguyễn Thị Như Quỳnh Lê Văn Châu Nguyễn Thiên Thanh Nguyễn Thị Kim Duyên Hà Duy Trung Tên Sáng kiến: ỨNG DỤNG EBOOK HỆ THỐNG HÓA CÁC VĂN BẢN PHÁP LUẬT II NỘI DUNG CHÍNH Bối cảnh (thực trạng) tiền đề để tác giả nảy sinh ý tưởng mô hình, sáng kiến, giải pháp cải cách hành (căn pháp lý, thực tiễn ý tưởng) 1.1 Thời gian qua nước ta thực chế cửa cụ thể hóa thủ tục hành tạo hiệu cao việc giảm thiểu thủ tục người dân, thủ tục hành có quy trình, biểu mẫu sẵn có nơi giao dịch phổ biến phương tiện thông tin đại chúng, Internet… Tuy nhiên số trường hợp xảy làm tốn thời gian cần khắc phục sau: - Người dân đến liên hệ thường xin biểu mẫu mang nhà để điền, họ không photo dự phòng viết sai hay cần biểu mẫu lại không có, người dân lại thời gian để lấy tờ mẫu khác - Nếu có internet người dân tự lên mạng in biểu mẫu nhiên số biểu mẫu mạng tải bị lỗi font chữ (máy tính kiểu font biểu mẫu download về) máy tính chương trình tương thích để đọc (biểu mẫu download dạng office 2010 mà máy người dân có office 2003; biểu mẫu dạng file PDF máy tính người dân không cài chương trình đọc) v.v Dẫn đến người dân phải đến quan hành xin biểu mẫu Từ hai lí nảy sinh vấn đề cần giảm thiểu số lần người dân phải tới quan hành (giảm thời gian cho người dân), nảy sinh ý tưởng quan hành thu thập văn bản, biểu mẫu liên quan tới thủ tục hành tập hợp lại chung file Ebook, dạng file CHM để đọc tất máy vi tính Khi cần làm việc (chẳng hạn làm giấy khai sinh; Đăng ký kinh doanh Đăng ký nhập cho v.v.), người dân cần download 01 file Ebook internet bao gồm bước hướng dẫn thủ tục biểu mẫu 1.2 Thực tiễn thứ hai quan, đơn vị, lượng văn hành ngày nhiều, quan đưa lên internet phổ biến rộng rãi theo chuyên mục in ấn văn giấy để phục vụ công tác có vấn đề sau: - Lượng văn nhiều làm tốn chi phí in ấn (giấy, mực, điện v.v.) - Đối với quan có cán thường xuyên công tác (ví dụ: tra chuyên ngành; thuế; hải quan v.v.) chi phí in ấn cần nhiều tùy thuộc vào số lượng đoàn công tác nhiều hay Ngoài công việc mang theo lượng lớn văn cồng kềnh khó khăn cho việc tra cứu - Đối với văn truyền tải Internet, số trường hợp kết nối (disconnect) công tác tới vùng chưa có Internet khó lấy văn để tra cứu Hoặc giả có file văn mang theo với đơn vị có nhiều văn phải tra cứu (như đơn vị tra NHNN phải tra cứu văn liên quan tâm 200 văn bản), dung lượng lưu trữ cho số lượng văn lớn khó tra cứu phải mở file văn lên xem Từ thực tế nghĩ quan, đơn vị nên trang bị văn thành file Ebook (dạng CHM) File Ebook chứa văn pháp quy liên quan đến hoạt động đợn vị chia thành chuyên đề rõ ràng Như dễ cho việc tra cứu, giảm thiểu chi phí đặc biệt dung lượng file Ebook CHM nhẹ nhiều so với file dạng PDF (thực tế đơn vị 750 văn dạng Ebook CHM 14 MB (Megabyte), dạng PDF 2.400 MB = 2,4 GB (Gigabyte) Quá trình phát triển ý tưởng thành mô hình, sáng kiến, giải pháp cải cách hành hoàn chỉnh Mô tả trình đưa mô hình, sáng kiến, giải pháp vào áp dụng thực tiễn công việc: Trước tiên công cụ để tạo file văn Ebook (dạng CHM) tải Internet (kèm hướng dẫn thao tác chi tiết) như: Fly Help; v.v Chỉ cần có chút kiến thức công nghệ thông tin văn phòng thao tác nhanh 2.1 Các bước áp dụng thực tiễn người dân: Bước 1: Đối với thủ tục hành chính, thủ tục tạo thành File Ebook (dạng CHM) bao gồm: Hướng dẫn thủ tục hành đó, văn liên quan biểu mẫu Tên file tên thủ tục hành (ví dụ: Thu_tuc_dang_ky_tam_tru.chm; Dang_ky_kinh_doanh.chm v.v.) Bước 2: Tải file lên trang web đơn vị, quan để sẵn máy tính nơi làm việc Người dân lên mạng tải đơn vị chưa có trang web riêng người dân copy nhà đọc sau Bước (Sử dụng): Khi cần thủ tục người dân cần lên mạng tải file Ebook (hoặc đến copy file đơn vị hành chính) xem hướng dẫn thủ tục, sau tự in biểu mẫu cần thiết có sẵn Ebook Hoàn thành xong tất giấy tờ, người dân mang lên quan có thẩm quyền để làm việc Như người dân cần đến quan hành lần (lần mang lên lần lên nhận về), giảm thời gian không cần thiết 2.2 Các bước áp dụng thực tiễn cho quan, đơn vị: Bước 1: Tạo file Ebook (dạng CHM) tất văn liên quan đến hoạt động đơn vị, văn chia theo chuyên đề riêng biệt phù hợp cho vấn đề tra cứu (việc chia chuyên đề tùy thuộc vào nghiệp vụ đơn vị) Bước (sử dụng): Khi cần tra cứu chỗ hay công tác, cần mở file Ebook lên có tất văn cần thiết, in ấn mang theo cồng kềnh Những kết cụ thể, tích cực từ thực tiễn áp dụng mô hình, sáng kiến, giải pháp quan, ngành, đơn vị, địa phương: Ý tưởng áp dụng Ngân hàng nhà nước Chi nhánh Khánh Hòa (Phòng Thanh tra) từ năm 2009, đến năm 2011 công nhận đề tài chiến sĩ thi đua cấp sở tiếp tục phát huy hiệu cao đến thời điểm tại; Những kết đạt Ebook quản lý văn đơn vị sau: - Văn cập nhật thường xuyên, liên tục; Chỉ cần người cập nhật văn vào Ebook tất thành viên khác có (chỉ đơn giản copy dùng) - Giảm thiểu chi phí in ấn đơn vị Giấy, mực, hao mòn máy móc v.v - Văn xếp theo chuyên đề dễ dàng cho công việc tra cứu, từ giảm thời gian tra cứu thay vào tập trung thời gian cho công việc chuyên môn dẫn đến hiệu công việc cao - Giúp người làm việc theo phong thái đại hơn, mang số lượng lớn công tác Phân tích, đánh giá hiệu quản lý, kinh tế - xã hội mà mô hình, sáng kiến, giải pháp đem lại qua trình áp dụng thực tiễn: Nếu áp dụng thực tiễn quan, đơn vị khác mang lại hiệu sau - Người dân giảm thiểu số lần tới quan hành chính, nhà xem xét thủ tục hành cần tự in biểu mẫu sau mang tới quan hành Quan trọng với file Ebook văn người dân dễ dàng tiếp cận với văn quy phạm phạm pháp luật họ có “Bộ luật điện tử đầy đủ” gia đình để tra cứu - Tiết kiệm chi phí thời gian cho toàn xã hội: Hãy hình dung văn luật ban hành để người dân tiếp cận cần thời gian để văn banr vào sống chi phí nhiều để in lượng lớn văn Nay với Ebook văn thơi gian văn đến tay người dân vào sống nhanh chóng không tốn chi phí liên quan khác - Đối với đơn vị cần tra cứu văn nhiều đơn vị hay công tác Ebook quản lý văn phương pháp tối ưu: Tiết kiệm chi phí đơn vị, dễ dàng tra cứu hay cập nhật văn bản, giảm cồng kềnh so với việc mang nhiều văn in giấy; đặc biệt không phụ thuộc vào Internet Ebook văn trang bị đầy đủ để đọc máy tính offline - Cuối văn pháp luật vào quần chúng nhanh nhiều so với văn giấy Từ người dân dễ dàng thực công việc giám sát hoạt động quan hành Đánh giá, kết luận khả tiếp tục hoàn thiện, nhân rộng áp dụng mô hình, sáng kiến, giải pháp; đề xuất, kiến nghị./ Ý tưởng tạo Ebook văn điện tử có nhiều hiệu cao sử dụng nói (các văn luật dễ dàng vào quần chúng nhân dân; tiết kiệm chi phí cho xã hội, cho đơn vị v.v.) ý tưởng chưa phải cách tối ưu cải cách thủ tục hành chính, nhiên ý tưởng giúp sáng kiến khác cách phụ trợ cho công cải cách thủ tục hành diễn nhanh chóng, thuận tiện Vì mạnh dạn đề nghị quan, đơn vị áp dụng sáng kiến “Ứng dụng Ebook hệ thông hóa văn pháp luât” vào đơn vị mình, thí điểm thời gian ngắn xem hiệu sáng kiến công việc nội nói riêng với toàn xã hội nói chung ... file Ebook văn người dân dễ dàng tiếp cận với văn quy phạm phạm pháp luật họ có “Bộ luật điện tử đầy đủ” gia đình để tra cứu - Tiết kiệm chi phí thời gian cho toàn xã hội: Hãy hình dung văn luật. .. tiếp tục hoàn thiện, nhân rộng áp dụng mô hình, sáng kiến, giải pháp; đề xuất, kiến nghị./ Ý tưởng tạo Ebook văn điện tử có nhiều hiệu cao sử dụng nói (các văn luật dễ dàng vào quần chúng nhân... diễn nhanh chóng, thuận tiện Vì mạnh dạn đề nghị quan, đơn vị áp dụng sáng kiến Ứng dụng Ebook hệ thông hóa văn pháp luât” vào đơn vị mình, thí điểm thời gian ngắn xem hiệu sáng kiến công việc