Khóa luận tốt nghiệp Cao Thị Hoan MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Trung tâm Thơng tin-Thư viện Học viện Ngân hàng thư viện chuyên ngành có nguồn thơng tin đa dạng, phong phú bước đổi mặt từ trang thiết bị, sở vật chất, vốn tài liệu cán thư viện để đáp ứng nhu cầu bạn đọc cách tốt Trung tâm tòa nhà tầng, với đầy đủ phòng ban, trang thiết bị đại Tài liệu Trung tâm chủ yếu dạng in ấn, tài liệu điện tử Trung tâm sử dụng phần mềm Ilib 4.0 Tuy nhiên, phần mềm có phân hệ biên mục bổ sung hoạt động hiệu quả, phân hệ khác chưa phát huy hết chức Tất phòng ban thư viện phục vụ theo hình thức kho mở Mặc dù, Trung tâm phục vụ bạn đọc theo hình thức kho mở tài liệu kho sách lộn xộn chưa khoa học, công tác quản lý kho phần mềm chưa tâm Trước thực trạng đó, tơi nhận thấy cơng tác tổ chức, xếp bảo quản kho tài liệu TTTTTVHVNH vấn đề cần quan tâm Mục đích nghiên cứu Khi nghiên cứu đề tài này, tơi mong muốn tìm cách tổ chức bảo quản kho tối ưu cho TTTT-TV HVNH nói riêng thư viện chuyên ngành nói chung Đối tượng phạm vi nghiên cứu Nghiên cứu trạng cách xếp, tổ chức bảo quản kho tài liệu TTTT-TVV HVNH Từ đó, đưa giải pháp nhằm cơng nghệ hóa cơng tác tổ chức, xếp bảo quản kho tài liệu TTTT-TV HVNH K53 CQ- Khoa Thơng tin-Thư viện Khóa luận tốt nghiệp Cao Thị Hoan Trong trình nghiên cứu đề tài này, tập trung vào công tác tổ chức bảo quản kho tài liệu kho sách giáo trình, báo kho tài liệu tham khảo TTTT-TV HVNH Phương pháp nghiên cứu Khi nghiên cứu đề tài sử dụng phương pháp quan sát, phân tích, đánh giá, điều tra, vấn, thu thập ý kiến, nghiên cứu tài liệu… Tình hình nghiên cứu theo hướng đề tài Trong hoạt động thông tin-thư viện, công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu việc làm quan trọng quan Nó tạo tiền đề quan trọng cho cán người dùng tin dễ dàng tìm kiếm, trao đổi nghiên cứu thơng tin Do đó, đề tài tổ chức bảo quản tài liệu thu hút nhiều quan tâm sinh viên cán ngành Một số sinh viên Khoa Thông tin-Thư viện trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn gần nghiên cứu đề tài sau: - Dương Thị Phương (2008) Tìm hiểu công tác tổ chức kho tài liệu Trung tâm Thơng tin-Thư vịên Đại học Quốc gia Hà nội (khố luận tốt nghiệp) - Ngô Thị Mỹ Hạnh (2008) Công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện mạng thông tin trường Đại học Bách khoa Hà nội (khoá luận tốt nghiệp) Tuy nhiên, cơng trình nêu khơng có cơng trình nghiên cứu cách toàn diện hệ thống tổ chức bảo quản vốn tài liệu Trung tâm Thông tin-Thư viện Học viện Ngân hàng Đề tài vấn đề mà tơi quan tâm Do đó, tơi chọn đề tài “Tìm hiểu cơng tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Trung tâm Thông tin-Thư viện Học viện Ngân hàng” K53 CQ- Khoa Thơng tin-Thư viện Khóa luận tốt nghiệp Cao Thị Hoan Đóng góp lý luận thực tiễn đề tài Về mặt lý luận: Nghiên cứu nhằm đóng góp vào q trình tổ chức bảo quản vốn tài liệu quan thông tin-thư viện nói chung Về mặt thực tiễn: Khố luận nghiên cứu trình tổ chức bảo quản vốn tài liệu Trung tâm Thông tin-Thư viện Học viện Ngân hàng Đồng thời đưa đánh giá nhận xét kiến nghị, giải pháp giúp Trung tâm hồn thiện nâng cao q trình tổ chức bảo quản vốn tài liệu Trung tâm Bố cục Khố luận Ngồi phần mở đầu kết luận, Khố luận gồm có ba chương: Chương 1: Một số vấn đề chung tổ chức bảo quản tài liệu quan thông tin-thư viện Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức bảo quản tài liệu Trung tâm Thông tin-Thư viện Học viện Ngân hàng phương pháp tổ chức quản lý tài liệu tối ưu Chương 3: Nhận xét, kiến nghị giải pháp nhằm nâng cao công tác tổ chức bảo quản tài liệu Trung tâm Thông tin-Thư viện Học viện Ngân hàng K53 CQ- Khoa Thông tin-Thư viện Khóa luận tốt nghiệp Cao Thị Hoan CHƯƠNG MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN TÀI LIỆU TRONG CƠ QUAN THÔNG TIN-THƯ VIỆN 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Khái niệm tổ chức tài liệu Năm 1934, khái niệm tổ chức kho tài liệu nhà thư viện học người Nga nghiên cứu đánh giá cao Định nghĩa hiểu sau: “ Tổ chức vốn tài liệu phương thức xếp tài liệu khoa học, hiệu Hay tổ chức vốn tài liệu đăng ký, xử lý, xếp, kiểm kê bảo quản vốn tài liệu.” Muốn nắm bắt tốt công tác tổ chức kho tài liệu, cán thư viện cần nắm vững quy trình tổ chức kho, loại kho, phương pháp xếp tài liệu hợp lý công tác kiểm kê, bảo quản khoa học 1.1.2 Khái niệm bảo quản tài liệu Là hoạt động góp phần vào việc gìn giữ tài liệu Bảo quản vốn tài liệu biện pháp bảo đảm toàn vẹn trạng vốn tài liệu bình thường có kho Bảo quản chia làm hai loại: Bảo quản dự phòng bảo quản phục chế Nghiên cứu bảo quản có nhóm: Môi trường bảo quản, nhà cửa kho tàng bảo quản, tác nhân phá hoại tài liệu, phương pháp bảo quản sửa chữa tài liệu, quy trình thao tác bảo quản, chuyển dạng tài liệu để bảo quản K53 CQ- Khoa Thông tin-Thư viện Khóa luận tốt nghiệp Cao Thị Hoan 1.1.3 Các hình thức tổ chức kho tài liệu quan thông tinthư viện Tuỳ đối tượng độc giả, phương thức phục vụ, vốn tài liệu, quy mô đội ngũ cán mà trung tâm thông tin-thư viện tổ chức loại kho sau: + Kho riêng tổng hợp + Kho loại tài liệu Trong kho riêng tổng hợp, người ta chia thành: Kho chính, kho phụ kho phục vụ tự chọn Đối với kho loại tài liệu có nhiều để phân chia:  Căn vào hình thức tài liệu phân chia thành: • Kho sách • Kho báo, tạp chí • Kho tài liệu tham khảo,  Căn vào dấu hiệu nội dung tài liệu, chia thành: • Kho tài liệu khoa học, kỹ thuật • Kho tài liệu kinh tế, trị  Căn vào dấu hiệu ngơn ngữ tài liệu, phân chia thành: • Kho tài liệu tiếng Anh • Kho tài liệu tiếng Pháp K53 CQ- Khoa Thông tin-Thư viện Khóa luận tốt nghiệp  Cao Thị Hoan Căn vào đối tượng người dùng tin, chia thành: • Kho tài liệu dành cho người cao tuổi • Kho tài liệu dành cho sinh viên  Căn vào cách thức phục vụ, chia thành: • Kho đóng • Kho mở Do giới hạn phạm vi đề tài Khố luận nên tơi tập trung nghiên cứu hai hình thức tổ chức kho tài liệu kho đóng kho mở Đây hai hình thức tổ chức kho sử dụng phổ biến thư viện Việt Nam giới Tổ chức kho đóng Kho đóng hình thức phục vụ bạn đọc thơng qua đối tượng trung gian cán thư viện Tài liệu kho đóng thường xếp theo số đăng ký cá biệt, ngôn ngữ, khổ cỡ Các tài liệu kho đóng bảo quản lưu giữ cách nghiêm ngặt chặt chẽ Khi người dùng tin muốn tiếp cận tài liệu, họ phải sử dụng hệ thống tra cứu để tìm tài liệu Hình thức kho đóng thường sử dụng để lưu trữ tài liệu quý ưu điểm bảo quản luân chuyển tài liệu Ngoài ra, tài liệu giáo trình, sách tham khảo cho sinh viên mượn nhà nên tổ chức theo hình thức kho đóng K53 CQ- Khoa Thơng tin-Thư viện Khóa luận tốt nghiệp Cao Thị Hoan Trong trình tổ chức kho đóng, cán tổ chức kho cần ý tới việc dãn kho dồn kho để kho sách không bị thừa, thiếu nhiều Đối với tài liệu kho đóng xếp theo ngơn ngữ cần ý tới loại ngôn ngữ thường xuyên nhập thư viện để có kế hoạch để trống giá sách cho tài liệu Tổ chức kho mở Kho mở cách tiếp cận trực tiếp với tài liệu * Có hai loại kho mở: + Kho mở tồn phần: Áp dụng với kho có số lượng tài liệu không lớn + Kho mở phần: Áp dụng với kho có số lượng tài liệu nhiều, đa dạng Tài liệu thường xuyên cập nhật Việc tổ chức tài liệu theo hình thức kho mở địi hỏi khoảng diện tích rộng, tài liệu thường xuyên cập nhật, cán kho thường xuyên xếp lại kho sách để phục vụ bạn đọc bổ sung sách Tổ chức kho mở đòi hỏi hệ thống an ninh bảo vệ tài liệu như: camera, cổng từ, máy quét mã vạch Phục vụ bạn đọc theo hình thức kho mở địi hỏi cán thư viện cần phải có kiến thức khung phân loại cách tra cứu, phương pháp tạo lập ký hiệu xếp giá để xếp tài liệu vị trí dẫn giúp người dùng tin tìm kiếm tài liệu nhanh chóng xác * Phương pháp tổ chức kho mở - Trước hết, thư viện cần lựa chọn khung phân loại phù hợp với quan để phân loại tài liệu xác - Tiếp cơng việc định ký hiệu xếp giá K53 CQ- Khoa Thông tin-Thư viện Khóa luận tốt nghiệp Cao Thị Hoan KHXG= KHPL+KH tác giả/tên tài liệu + Ký hiệu phân loại: Tùy loại thư viện, mà khung phân loại sử dụng khác như: LCC, DDC, UDC, khung phân loại 19 lớp… + Ký hiệu tên tác giả/ tên tài liệu (Bảng kí hiệu tác giả hay cịn gọi bảng Cutter) Số Cutter giúp tạo hình thức họ tên tác giả ngắn gọn, tạo điều kiện xếp lên giá dễ dàng, xác Hiện nay, bảng Cutter cải tiến áp dụng rộng rãi giới với ba chữ số KHXG= KHPL DDC+Ký hiệu tác giả (Số Cutter chữ số) Một số thư viện Việt Nam định ký hiệu xếp giá theo ký hiệu phân loại ký hiệu tên tài liệu KHXG= KHPL+Ký hiệu tên tài liệu >Ưu điểm công tác xếp theo tên tài liệu  Cán phân loại không cần phải tra tìm số Cutter  Khơng phải băn khoăn định kí hiệu cho tác giả phiên âm  Khi xếp giá, tài liệu tên xếp cạnh > Nhược điểm  Nhớ chữ khó nhớ chữ số - Cuối công việc xếp tài liệu Sắp xếp tài liệu kho mở có điều kiện: Diện tích kho rộng, thường xuyên bổ sung tài liệu nên cần nhiều chỗ trống Cần dán tem an ninh, công nghệ mã vạch, camera, hệ thống cổng từ… K53 CQ- Khoa Thông tin-Thư viện Khóa luận tốt nghiệp Cao Thị Hoan Cơng tác tổ chức kho mở, địi hỏi người cán cần có kiến thức khoa học thư viện, khung phân loại, KHXG, cấu tạo ký hiệu tác giả để xếp tài liệu vị trí giá 1.1.4 Các phương pháp xếp tài liệu quan thông tin-thư viện Tài liệu thư viện xếp sau: Phương pháp xếp tài liệu Sắp xếp theo nội dung Sắp xếp theo khung phân loại Sắp xếp theo chủ đề Sắp xếp theo đề tài Sắp xếp theo hình thức Sắp xếp theo vần chữ tên tác giả tên tài liệu Sắp xếp theo thời gian xuất tài liệu Sắp xếp theo ngôn ngữ tài liệu Sắp xếp theo khổ cỡ tài liệu Sắp xếp theo số đăng ký cá biệt Sơ đồ 1: Các phương pháp xếp tài liệu quan thông tin-thư viện 1.1.4.1 Sắp xếp theo nội dung tài liệu - Sắp xếp tài liệu theo khung phân loại: Là cách xếp mà cán thư viện vào nội dung tài liệu khung phân loại K53 CQ- Khoa Thơng tin-Thư viện Khóa luận tốt nghiệp Cao Thị Hoan sử dụng như: UDC, DDC, LCC, khung phân loại dùng cho thư viện khoa học tổng hợp Việt Nam ( khung 19 lớp) K53 CQ- Khoa Thơng tin-Thư viện 10 Khóa luận tốt nghiệp Cao Thị Hoan + Kiểm kê phục vụ 2.2.4 Ứng dụng phần mềm Ilib tổ chức bảo quản kho tài liệu Hiện tại, Trung tâm sử dụng phần mềm Ilib 4.0 công ty CMC Công tác tổ chức bảo quản kho tài liệu bước đầu nhận hỗ trợ phần mềm thông qua module Kho Các chức module Kho: - Tổ chức, xếp kho theo yêu cầu thư viện - Quản lý thông tin hệ thống kho: cấp lưu trữ, hệ thống lưu trữ - Hỗ trợ tối đa công tác kiểm kê kho - Xử lý trình kiểm kê - Xếp giá tự động - Đánh lại số đăng ký cá biệt - Thống kê in danh sách tài liệu có kho - Thanh lý tài liệu - Thực in nhãn tài liệu Với chức vấn đề quản lý kho tài liệu Trung tâm bước đầu đạt hiệu K53 CQ- Khoa Thông tin-Thư viện 39 Khóa luận tốt nghiệp Cao Thị Hoan Hình 4: Giao diện phân hệ quản lý kho phần mềm Ilib Trong phân hệ Kho, Trung tâm ứng dụng sơ lược phần: Báo cáo kho, thống kê sách, lý Công tác kiểm kê tài liệu, đánh lại số đăng ký cá biệt xử lý chưa tiến hành triệt để 2.3 Phương pháp tổ chức quản lý tài liệu tối ưu 2.3.1 Cách thức tổ chức Cách xếp tài liệu thuận lợi cho cán kho xếp giá bạn đọc dễ dàng tìm kiếm xếp theo tiêu chí theo thứ tự: Chỉ số phân loại→ Tên tài liệu→ Chỉ số Cutter→ Năm xuất (xem phụ lục 2) Để giúp công tác tổ chức xếp kho tài liệu thuận lợi theo cách cán quản lí kho cần có ý thức, tinh thần trách nhiệm cao công tác K53 CQ- Khoa Thơng tin-Thư viện 40 Khóa luận tốt nghiệp Cao Thị Hoan thống kê mượn-trả tài liệu để kiểm soát số lần tài liệu tìm đọc, kiểm kê tài liệu, hiểu rõ nguyên tắc xếp, cách thức tổ chức Cách xếp đưa tài liệu có tên sách chỗ, tiện lợi cho bạn đọc cán thư viện tìm kiếm xếp sách kho Tài liệu mơn loại tri thức tìm kiếm giá sách theo thứ tự chữ Phiếu chỗ giá ghi tên tài liệu bạn đọc tìm đọc nhiều Do vấn đề kiểm sốt lưu thơng địi hỏi phải làm thường xun liên tục Công việc thực nhờ máy quét mã vạch thư viện phần mềm hỗ trợ thư viện 2.3.2 So sánh hai cách xếp (DDC→Cutter→Năm xuất bản) (DDC→Tên tài liệu→Cutter→Năm xuất bản) Các tiêu chí DDC→Cutter→Năm xuất DDC→Tên tài liệu→Cutter→ Năm xuất Vị trí tài liệu -Các tài liệu có nhan đề, -Các tài liệu có khơng xếp gần nhan đề giá sách xếp gần giá sách Công tác kiểm kê -Tốn nhiều thời gian, -Tốn thời gian, công sức công sức Tác động tới cán - Tốn nhiều công sức để thư viện Không tốn xếp tài liệu tìm kiếm tài liệu nhiều sức để cho bạn đọc xếp tìm kiếm tài liệu K53 CQ- Khoa Thơng tin-Thư viện 41 Khóa luận tốt nghiệp Cao Thị Hoan Tác động tới người -Gặp khó khăn tìm kiếm tài -Tự tìm tài liệu dùng tin liệu -Xếp sách khơng vị trí nhanh chóng, xác ban đầu, gây lộn xộn kho -Dễ dàng xếp sách tài liệu chỗ Hai cách xếp khác chi tiết nhỏ thêm thông tin xếp theo tên tài liệu tạo thay đổi khơng nhỏ cho q trình xếp kiểm kê tài liệu giá Khi xếp theo số Cutter tài liệu có tên sách khơng xếp vị trí giá sách Đặc biệt phục vụ bạn đọc theo hình thức kho mở địi hỏi cơng việc xếp kho phải thường xuyên liên tục buổi phục vụ 2.4 Bảo quản tài liệu Trung tâm Thông tin-Thư viện Học viện Ngân hàng 2.4.1 Công tác vệ sinh kho trang thiết bị kho - Tất kho sách Trung tâm tổ chức theo hình thức kho mở tài liệu chủ yếu dạng in ấn, làm giấy Do đó, cơng tác vệ sinh, an ninh mơi trường bảo quản ý, quan tâm + Phịng đọc sách thơng thống, đầy đủ ánh sáng nhờ hệ thống quạt điện, quạt thơng gió, bóng đèn huỳnh quang có hộp, cửa cửa sổ kính… + Các thiết bị an ninh như: từ, cổng từ giúp ích nhiều q trình phát đối tượng trộm sách + Các phòng ban đặt nơi cao ráo, thống gió khơng gian học tập dễ chịu, thoải mái Toà nhà TTTT-TV HVNH xây dựng cách xa K53 CQ- Khoa Thông tin-Thư viện 42 Khóa luận tốt nghiệp Cao Thị Hoan đường phố khu công nghiệp tạo không gian học tập yên tĩnh, hiệu + Phòng phục vụ bạn đọc thường xuyên lau dọn, vệ sinh - Mỗi kho phục vụ Trung tâm có phịng lưu trữ đặt cạnh Các tài liệu bạn đọc sử dụng đến lưu trữ Sau thời gian, bạn đọc khơng cịn nhu cầu tìm đọc tài liệu Trung tâm tiến hành lý hồn tồn Thơng thường, năm năm lần, Trung tâm tiến hành lý tài liệu, để bổ sung tài liệu cập nhật cho người dùng tin - Cơ sở vật chất trang thiết bị để phục chế tài liệu TTTT-TV HVNH thiếu thốn, kể kỹ thuật phổ thông như: đóng lại sách, chụp lại tài liệu tăng tài liệu 2.4.2 Tác nhân người Hệ thống kho mở gặp nhiều khó khăn cơng tác bảo quản vốn tài liệu tác nhân người + Cán thư viện làm hư tài liệu trình vận chuyển, xử lý nghiệp vụ xếp tài liệu sau phục vụ + Người dùng tin thường xuyên tiếp xúc trực tiếp với tài liệu, khơng có ý thức gìn giữ, bảo quản + Một số sinh viên có ý định trộm cắp tài liệu, xé rách tài liệu gây hư hỏng mát + Một số giá sách không lau bụi bẩn, khiến tài liệu nhanh chóng bị hư hại 2.4.3 Chuyển tài liệu sang vật mang tin đại K53 CQ- Khoa Thơng tin-Thư viện 43 Khóa luận tốt nghiệp Cao Thị Hoan Trong thời đại công nghệ thơng tin, lồi người có vơ số vật lưu trữ thông tin điện tử chuyên dụng đại, TTTT_TV HVNH số hoá số lượng luận án, luận văn từ dạng giấy thành tài liệu điện tử để phục vụ cho mục đích tra cứu bảo quản tài liệu Các tài liệu giấy phải số hố máy Scanner để qt tồn văn tài liệu, sau tệp tồn văn cài đặt chế độ bảo mật Trung tâm đưa lên giới thiệu thông tin tài liệu để bạn đọc tham khảo Bạn đọc muốn truy cập tiếp tồn văn liệu cần phải có tài khoản riêng Tuy nhiên, TTTT_TV HVNH chưa có trang web dành riêng cho truy cập tài liệu số Bạn đọc truy cập vào nguồn tài liệu số thông qua trang web Trung tâm học liệu Thái Nguyên Bạn đọc tìm kiếm tài liệu theo mục sau:  Tìm lướt  Tìm từ khóa  Tìm chun gia  Tìm tồn văn Do việc số hố tài liệu tốn kém, đòi hỏi trang thiết bị đại như: Thiết bị xử lý, thiết bị nhập liệu (máy tính, máy scanner, phần mềm ), cán cơng nghệ thơng tin, kinh phí…nên cơng việc số hoá tài liệu Trung tâm tạm ngừng thời gian CHƯƠNG K53 CQ- Khoa Thông tin-Thư viện 44 Khóa luận tốt nghiệp Cao Thị Hoan KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN-THƯ VIỆN HỌC VIỆN NGÂN HÀNG 3.1 Một số nhận xét TTTT_TV HVNH bước tới đại hoá giai đoạn hoạt động thông tin-thư viện Phần mềm Ilib hỗ trợ vài phần việc cho công tác tổ chức kho Các trang thiết bị, sở vật chất thư viện tương đối tiện nghi Công tác tổ chức kho tài liệu công việc quan trọng hoạt động thơng tin thư viện Nó có mối quan hệ mật thiết với cơng tác khác thư viện, đặc biệt mối quan hệ với công tác bổ sung xây dựng hệ thống mục lục tra cứu thư viện Do đó, cơng việc làm tốt tạo tiền đề quan trọng cho công tác tổ chức bảo quản kho tài liệu TTTTTV HVNH cần ý tới cơng việc để có sách tổ chức tài liệu hiệu Trong trình xếp tài liệu, Trung tâm nên kết hợp nhiều phương pháp xếp nhằm tìm cách xếp khoa học, sáng tạo, phù hợp với nhu cầu tin bạn đọc TTTT-TV HVNH cần nhanh chóng tăng cường cơng việc số hoá tài liệu bảo quản số để thúc đẩy hợp tác trao đổi thông tin nước quốc tế Trung tâm cần trọng nhiều tới công tác bảo quản phục chế tài liệu để phục vụ bạn đọc có nhu cầu 3.1.1 Ưu điểm K53 CQ- Khoa Thông tin-Thư viện 45 Khóa luận tốt nghiệp Cao Thị Hoan Nguyên tắc xếp hợp lí khoa học: Sắp xếp từ ngoài, từ trái qua phải từ xuống Sắp xếp theo môn loại tri thức giúp bạn đọc tăng cường khả học tập nghiên cứu, mở mang tri thức Tổ chức kho mở giúp bạn đọc chủ động tìm kiếm tài liệu nghiên cứu Bước đầu ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác thống kê kho sách 3.1.2 Nhược điểm Cách xếp thư viện khiến cho kho sách thư viện trở nên lộn xộn, không theo trật tự ban đầu, bạn đọc không nắm bắt cách xếp theo số Cutter Cách xếp khơng tạo nhiều tiện ích cho bạn đọc tìm kiếm tài liệu tự xếp tài liệu giá Cán thư viện tốn nhiều công sức thời gian xếp lại tài liệu giá sau lần phục vụ Công tác phân loại chưa đồng cán thư viện, gây tài liệu tên sách có số phân loại khác Công tác lưu thông thư viện chưa tiến hành thường xuyên đặn để kiểm tra xác tần suất sử dụng tài liệu thư viện sinh viên, giúp công việc viết phiếu chỗ kho sách xác, góp phần giúp cơng tác tổ chức kho tốt Công tác tổ chức xếp kho phải làm thủ công, chưa hỗ trợ nhiều phần mềm, gây tốn nhiều công sức, thời gian cho cán K53 CQ- Khoa Thông tin-Thư viện 46 Khóa luận tốt nghiệp Cao Thị Hoan 3.2 Kiến nghị giải pháp 3.2.1 Kiến nghị Công tác phân loại tài liệu cần phải làm xác, quán từ đầu để tạo tiền đề tốt cho công tác tổ chức xếp kho tài liệu Đổi cách xếp tổ chức kho tài liệu theo hướng thân thiện với người dùng tin TTTT-TV HVNH quan thư viện chuyên ngành, tài liệu phục vụ chủ yếu lĩnh vực ngân hàng, quản trị, kế tốn, tài chính… tài liệu có tính lỗi thời cao có nhiều tài liệu tên sách viết nhiều tác giả khác Do vậy, Trung tâm cần nghiên cứu kĩ kí hiệu xếp giá để tài liệu vị trí dễ dàng thuận lợi cho người học, giúp cho họ nghiên cứu loại tài liệu nhiều tác giả khác Từ đó, bạn đọc sáng tạo học tập, nghiên cứu Trung tâm nên thực công tác lưu thông tài liệu thường xuyên nghiêm túc Bởi lẽ, việc kiểm tra lượt bạn đọc tần suất sử dụng tài liệu người dùng tin góp phần quan trọng vào việc bổ sung tài liệu công việc dồn kho, giãn kho hợp lý, khoa học Các tài liệu kho đưa dán nhãn lại cần phải nhanh chóng xử lý xếp vào kho sách, kịp thời phục vụ bạn đọc Trung tâm nên nhanh chóng thực thao tác nghiệp vụ lên phân hệ Kho phần mềm ilib để giúp cơng tác tổ chức kho diễn nhanh chóng, thuận tiện Tăng cường đầu tư sở vật chất, trang thiết bị số hoá tài liệu để đáp ứng tối ưu nhu cầu người dùng tin Tại TTTT_TV HVNH, lớp tập huấn hướng dẫn người dùng tin sử dụng thư viện chưa nhiều Đây việc làm quan trọng, giúp người K53 CQ- Khoa Thơng tin-Thư viện 47 Khóa luận tốt nghiệp Cao Thị Hoan dùng tin hình dung cấu trúc kho sách, loại tài liệu hình thức phục vụ Trung tâm cần ý tới công tác đào tạo kiến thức thư viện cho người dùng tin 3.2.2 Giải pháp 3.2.2.1 Chuẩn hố nghiệp vụ Tìm cách xếp tài liệu phù hợp khắc phục tình trạng tài liệu có nhan đề lại xếp xa Trung tâm tham khảo tài liệu: Định ký hiệu tác giả Cục Khoa học Công nghệ Quốc gia bảng định kí hiệu tác giả thư viện giới để biên soạn tài liệu định ký hiệu tác giả cho thư viện cho phù hợp, khoa học, vừa đáp ứng nhu cầu hợp tác, trao đổi, vừa tạo điều kiện thuận lợi cho bạn đọc tìm kiếm tài liệu học tập thuận tiện, dễ dàng Xây dựng mục lục công vụ để thống số phân loại cho tài liệu Từ đó, Trung tâm khắc phục trạng tài liệu có nhiều số phân loại khác xếp nhiều chỗ khác kho sách Cán thư viện cần nâng cao tinh thần trách nhiệm cho cơng tác lưu thơng quản lí kho Mỗi phịng phục vụ có thiết bị hỗ trợ cơng tác lưu thông như: Máy đọc mã vạch, phiếu mượn tài liệu, phiếu chụp tài liệu Cán phục vụ nên thực công việc: quẹt thẻ sinh viên, quẹt sách, giữ gìn bảo quản phiếu mượn, chụp tài liệu sinh viên cách cẩn thận thường xuyên chấn chỉnh kho tài liệu… để tìm phương hướng tổ chức bảo quản kho xác, khoa học Tăng cường mở lớp tập huấn, đào tạo người dùng tin sử dụng thư viện Các ngày học đầu năm, Trung tâm nên mở lớp học nội quy thư viện, sau đưa kiểm tra để kiểm tra kiến thức thư viện sinh K53 CQ- Khoa Thông tin-Thư viện 48 Khóa luận tốt nghiệp Cao Thị Hoan viên Nếu sinh viên vượt qua kiểm tra sử dụng thư viện, sinh viên sai phải học lại đạt mức yêu cầu 3.2.2.2 Cơng tác số hố tài liệu Mỗi biết lợi ích mà thư viện điện tử, thư viện số mang lại như: Mang thông tin đến cho người khắp nơi theo chế quản trị quyền truy cập; tăng cường việc sử dụng thông tin việc phá vỡ hàng rào thời gian, khơng gian, ngơn ngữ văn hóa; tăng cường chia sẻ thông tin tổ chức, công ty, trường đại học, viện nghiên cứu sử dụng tài nguyên thông tin internet thư viện số… Mặt khác, tài liệu Trung tâm chủ yếu dạng in ấn, tài liệu điện tử, tài liệu số chiếm tỉ lệ nhỏ Do đó, TTTT_TV HVNH cần thúc đẩy công tác số hoá tài liệu khoảng thời gian tới để nâng cao công tác tổ chức bảo quản kho tài liệu, tiếp nhận thông tin cập nhật thời đại cách xác nhanh chóng Muốn làm tốt công tác này, Trung tâm cần tập trung thúc đẩy nâng cao yếu tố: Vốn tài liệu số; hạ tầng kĩ thuật; đội ngũ cán có trình độ chun mơn; người sử dụng thư viện điện tử a) Vốn tài liệu số Vốn tài liệu số hay gọi sưu tập số bao gồm đối tượng số siêu liệu để hỗ trợ, tra cứu định vị tài nguyên số Đối tượng số cách thức cấu tạo thông tin dạng số, có siêu liệu phận định danh * TTTT_TV HVNH nên tăng cường công tác sưu tập lưu trữ tài liệu có mục đích lưu trữ lâu dài thư viện như: Các luận án, luận văn, khóa luận, tài liệu chuyên ngành có giá trị lâu dài người dùng tin Tháng 9/2010, Trung tâm tiến hành nhận lưu chiểu đĩa mềm luận án, luận văn học viên trường Việc làm tạo tiền đề quan K53 CQ- Khoa Thông tin-Thư viện 49 Khóa luận tốt nghiệp Cao Thị Hoan trọng cho công tác sưu tập số tương lai Bên cạnh đó, sưu tập máy chủ, sưu tập gương sưu tập liên kết cần phải tâm b) Hạ tầng kĩ thuật Các thiết bị tin học, mạng, cơng cụ hỗ trợ tìm kiếm, phần mềm, định vị tài nguyên, kho liệu số… * Hạ tầng phần cứng bao gồm hệ thống mạng; hệ thống máy trạm, máy chủ… • Hệ thống mạng bao gồm: Hệ thống mạng, hệ thống thiết bị, hệ thống truyền thơng phục vụ cho mục đích kết nối mạng WAN LAN, kết nối truy cập internet Tại TTTT_TV HVNH có kết nối mạng wireless mạng internet • Hệ thống máy chủ máy trạm: Phục vụ cho công tác nghiệp vụ tra cứu thông tin Sau xây dựng sở liệu, Trung tâm cần cần xây dựng máy chủ sở liệu để thực chức quản trị hệ thống quản trị hệ thống liệu thông tin thư viện; bổ sung máy trạm quản trị nhằm phục vụ công tác quản trị mạng cán thư viện tăng cường dịch vụ hướng dẫn người dùng tin sử dụng máy trạm tra cứu * Trung tâm cần tăng cường thiết bị an tồn thơng tin (các thiết bị lưu điện, chống sét, lưu liệu, bảo vệ, bảo mật…), thiết bị ngoại vi ( in laser, photocopy…) thiết bị nhập liệu (Scanner, digital camera, card xử lý…) * Hạ tầng phần mềm: Khi thực số hóa tài liệu, phần mềm giữ vai trò quan trọng Phần mềm thư viện ilib sử dụng Trung tâm chưa đủ để làm cơng tác số hóa tài liệu Trung tâm cần mua thêm phần mềm số hóa tài liệu thư viện cho phép số hóa, biên mục, quản lý truy nhập dạng tài liệu: văn bản, hình ảnh, âm thanh, video Dữ liệu chưa số hóa đưa K53 CQ- Khoa Thơng tin-Thư viện 50 Khóa luận tốt nghiệp Cao Thị Hoan vào dây chuyền nhập vào hệ thống Các liệu số hóa phân quyền truy nhập cho đối tượng khác (giảng viên, sinh viên, học viên…) ghi lại trình sử dụng đối tượng liệu khác Module số hóa tài liệu thiết kế đặc thù cho thư viện nhằm phù hợp với nguồn tin điện tử thư viện Có thể tích hợp với kỹ thuật nhận dạng quang học để áp dụng số hóa văn Đồng thời Trung tâm cần nhanh chóng xây dựng triển khai kế hoạch số hóa tài liệu c) Đội ngũ cán Là người có khả kỹ quản trị thư viện điện tử, tổ chức thông tin tri thức số, phổ biến thông tin số các, phục vụ dịch vụ tra cứu thông tin số, số hóa, lưu trữ bảo quản thơng tin số…Đội ngũ cán thư viện TTTT-TV HVNH người có trình độ chun mơn nghiệp vụ thư viện trình độ tin học để phục vụ cho cơng tác số hóa cịn chưa đủ Trung tâm cần tăng cường mở lớp đào tạo tin học cho cán thư viện để tăng vốn kiến thức tin học kiến thức tài liệu số d) Người sử dụng thư viện Đối tượng dùng tin Trung tâm sinh viên, học viên cao học, giảng viên trường nên họ có trình độ tin họ Trong môi trường thông tin điện tử, người dùng tin Trung tâm không bị giới hạn thời gian, không gian để truy cập tới nguồn tin thông qua máy tính có nối mạng Chính vậy, Trung tâm phải đào tạo thêm cho người dùng tin kiến thức chun mơn Tóm lại, TTTT-TV HVNH nên ý vào việc xây dựng sưu tập số; nâng cấp sở vật chất, hạ tầng thông tin; bồi dưỡng cán thư viện đào tạo người dùng tin để cơng tác số hóa tài liệu triển khai hiệu Trung tâm K53 CQ- Khoa Thơng tin-Thư viện 51 Khóa luận tốt nghiệp Cao Thị Hoan 3.2.2.3 Đầu tư sở vật chất cho kho mở Trước mắt, TTTT_TV HVNH cần củng cố nâng cao phân hệ quản trị hệ thống phần mềm Ilib, tạo tảng vững cho phân hệ khác (lưu thông, quản lý kho…) hoạt động hiệu Đầu tư kinh phí cho bổ sung vốn tài liệu độc Trung tâm Công tác bảo quản tài liệu tốt hơn, TTTT_TV HVNH lắp đặt thêm hệ thống máy điều hoà máy camera phòng phục vụ Bổ sung thêm thiết bị khử từ, đầu tư diện tích kho sách lượng sách để nhanh chóng mở dịch vụ cho sinh viên mượn tài liệu nhà Có vậy, thư viện hồn thành chức nó, phục vụ bạn đọc học nghiên cứu lúc, nơi Mở rộng diện tích phục vụ bạn đọc Các phịng phục vụ Trung tâm ln tình trạng thiếu chỗ ngồi cho sinh viên khoảng thời gian ôn thi sinh viên Trung tâm nên bổ sung thêm bàn ghế tầng để phục vụ nhu cầu người học Trung tâm Thông tin-Thư viện Học viện Ngân hàng cần tăng số lượng tài liệu độc kho sách lên để phù hợp với cách thức tổ chức kho mở, đáp ứng đủ tài liệu cung cấp cho bạn đọc nhiều bạn đọc có nhu cầu tìm đọc tài liệu thời điểm không gian lưu trữ KẾT LUẬN K53 CQ- Khoa Thơng tin-Thư viện 52 Khóa luận tốt nghiệp Cao Thị Hoan Cơng tác tổ chức bảo quản tài liệu thư viện giữ vai trị quan trọng Cơng tác trở nên quan trọng thời đại bùng nổ công nghệ thông tin Nhiều thư viện lớn nước giới không ngừng đổi công nghệ để tổ chức bảo quản kho tin cách hiệu an toàn Ngày nay, tất thư viện có xu hướng hợp tác để trao đổi chia sẻ nguồn thơng tin cho Vì vậy, TTTT-TV HVNH bước triển khai kế hoạch số hóa kho tài liệu tìm hướng chung với bạn bè nước quốc tế công tác tổ chức bảo quản kho tài liệu nói riêng hoạt động thơng tin-thư viện nói chung Trung tâm Thông tin-Thư viện Học viện Ngân hàng bước đầu đổi lượng chất để đáp ứng kịp thời nhu cầu người học Tổ chức phục vụ bạn đọc theo hình thức kho mở cách làm đem lại nhiều tiện ích cho bạn đọc học tập nghiên cứu Tuy nhiên, Trung tâm cần có cố gắng tích cực xây dựng sở liệu toàn văn sưu tập số Ngoài ra, Trung tâm cần có sách tổ chức xếp tài liệu khoa học thân thiện với người dùng tin giúp họ tìm đến tài liệu cách dễ dàng K53 CQ- Khoa Thông tin-Thư viện 53 ... bảo quản vốn tài liệu Trung tâm Thông tin-Thư viện Học viện Ngân hàng Đề tài vấn đề mà quan tâm Do đó, tơi chọn đề tài ? ?Tìm hiểu cơng tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Trung tâm Thông tin-Thư viện. .. Hoan 2.2 Thực trạng công tác tổ chức bảo quản tài liệu Trung tâm Thông tin-Thư viện Học viện Ngân hàng 2.2.1 Công tác tổ chức kho sách Trung tâm Thông tin-Thư viện Học viện Ngân hàng phục vụ bạn... chức bảo quản tài liệu quan thông tin-thư viện Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức bảo quản tài liệu Trung tâm Thông tin-Thư viện Học viện Ngân hàng phương pháp tổ chức quản lý tài liệu tối ưu