Bài giảng quản trị văn phòng

Chương I TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG Nội dung I: Hiểu khái niệm văn phòng Nhiệm vụ văn phòng Các chức năng văn phòng Các nguyên tắc làm việc văn phòng 1.1 Khái niệm chức năng, nhiệm vụ của văn phòng: 1.1.1 Khái niệm về Văn phòng: Văn phòng: Trong tất cả các CQNN, TC chính trị, TC CT XH, tổ chức XH, TC XH nghề nghiệp, TC KT DN, đơn vị vũ trang… gọi chung là CQ, TC đều có công tác VP và lập ra đơn vị làm công tác VP. Do quy mô, đặc điểm, chức năng, nhiệm vụ, khối lượng công việc, phạm vi hoạt động của mỗi CQ, TC khác nhau nên đơn vị làm công tác VP cũng có tên gọi khác nhau. Từ đó, có nhiều cách hiểu về khái niệm VP. Về lý luận cũng như thực tiễn khái niệm VP có các cách hiểu sau: Thứ nhất, VP là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một CQ chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo. Thứ hai, VP là trụ sở làm việc của CQ, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của CQ, đơn vị đó. Thứ ba, VP là nơi làm việc của những người tầm cỡ như nghị sĩ, GĐ, Tổng GĐ.... Thứ tư, VP là 1 dạng hoạt động trong các CQ, TC trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ liên quan đến công tác văn thư.... Tóm lại, VP là bộ máy của CQ, TC có trách nhiệm thu thập, tổng hợp và xử lý thông tin phục vụ sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời bảo đảm các điều kiện VCKT cho hoạt động của CQ, TC. Ngoài ra, các yếu tố của hệ thống VP luôn còn có mối quan hệ chặt chẽ với yếu tố môi trường tổng quát (chính trị, kinh tế, VH, XH, KHCN...), và môi trường đặc thù (Nhà cung cấp, khách hàng, tổ chức cạnh tranh...). Để thực hiện các tác nghiệp trên VP cần có những điều kiện cần và đủ: Về phương diện tổ chức: Phải có bộ máy VP để thực thì mọi hoạt động của VP một cách độc lập nhằm đáp ứng đầy đủ và kịp thời sự vận hành chung của CQ, TC. Tuy nhiên, đối với CQ, TC có quy mô nhỏ nội dung hoạt động có tính thuần nhất, đơn lẻ thì bộ máy VP có thể gọn nhẹ với một biên chế tối thiểu, vừa đủ, trong đó mỗi NV có thể kiêm nhiệm nhiều CV khác nhau miễn sao đáp ứng được những yêu cầu hoạt động của CQ, TC. Thậm chí, trong nhiều trường hợp không có VP riêng biệt, công tác văn phòng được thực hiện bởi các đơn vị chức năng khác nhau, hoặc các NV thuộc các đơn vị khác nhau trong CQ, TC (còn gọi là “VP ảo”). Về phương diện nhân sự: Phải có đội ngũ CBCC, viên chức, nhân viên VP đảm bảo cho sự vận hành của các công tác VP. Về phương diện vật chất: VP phải có địa điểm HĐ giao dịch nhất định, tức là phải có một cơ sở hạ tầng cụ thể như nhà làm việc, phòng làm việc, phương tiện, trang thiết bị và các điều kiện vật chất khác tương ứng với quy mô tổ chức để đảm bảo vận hành CV thuận lợi. Phân tích khái niệm văn phòng ở góc độ khác chúng ta thấy: Ở trạng thái tĩnh: VP bao gồm những yếu tố vật chất như nhà cửa, phòng làm việc, xe cộ, trang thiết bị, con người... phục vụ hoạt động của chính nó, đồng thời góp phần đắc lực vào quá trình vận hành để đạt tới những mục tiêu chung của CQ, TC. Ở trạng thái động: VP bao gồm toàn bộ quá trình thu thập, xử lý, chuyển tải thông tin từ đầu vào đến đầu ra phục vụ cho quá trình tổ chức, điều hành mọi HĐ của CQ, TC và của người lãnh đạo. Tuy nhiên, HĐ đó diễn ra không chỉ giới hạn trong phạm vi nội bộ VP, mà còn ở trong toàn CQ, TC khi nó liên quan đến vòng quay của các hồ sơ, văn bản, từ khi hình thành cho đến khi giải quyết xong CV. Tóm lại, HĐ là bộ máy của CQ, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ sự điều hành của LĐ, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất kỹ thuật cho HĐ chung của toàn CQ, tổ chức. 1.1.2. Chức năng của văn phòng: VP là bộ máy giúp việc của CQ, có chức năng tham mưu, tổng hợp đáp ứng nhu cầu tổ chức điều hành CV của lãnh đạo và bảo đảm hậu cần, VCKT cho CQ, tổ chức hoạt động. a. Chức năng tham mưu, tổng hợp: VP phải tiến hành nhiều nội dung HĐ có tính chất tổng hợp trong việc tham gia tư vấn về mặt quản lý điều hành CV của lãnh đạo CQ, TC. Như vậy, tham mưu là tham gia tư vấn, đề đạt ý kiến còn tổng hợp là thống kê, xử lý thông tin phục vụ cho HĐQL. Tham mưu Tổng hợp có quan hệ hữu cơ: Như vậy tham mưu bao hàm nội dung tham vấn, còn tổng hợp là thống kê, xử lý thông tin phục vụ công tác quản lý. Tiến hành HĐ nhiều mặt. Tham mưu về mặt tổ chức, điều hành CV, tổng hợp số liệu, thông tin phục vụ điều hành, chỉ đạo kịp thời, hiệu quả. Việc ra QĐ đúng không thể chủ quan mà cần tham vấn ý kiến tập thể để hiệu quả hơn. Để ra QĐ đúng cần có thông tin (Thông qua BP giúp việc ở VP) phân tích, tổng hợp số liệu, xử lý thông tin môi trường cung cấp cho lãnh đạo có nhìn bao quát và khả thi. HĐ này mang tính chất tham vấn và CM sâu nhằm giúp LĐ lựa chọn QĐ tối ưu. Mặt khác, kết quả tham vấn xuất phát từ việc xử lý khoa học, đầy đủ và chính xác thông tin đầu vào, đầu ra, kể cả những thông tin phản hồi mà VP thu thập được. Như vậy, tham mưu cần có sự tổng hợp và tổng hợp là để tham mưu. b. Chức năng hậu cần: Là chức năng có tính chất phục vụ, dịch vụ, cung cấp, đáp ứng các HĐ hàng ngày của CQ và của LĐ. Đây là HĐ mang tính chất đặc thù của công tác VP, có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả HĐ của mỗi CQ, TC. Nội dung của chức năng hậu cần là QL, sắp xếp, phân phối và không ngừng bổ sung các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, trang thiết bị kỹ thuật, tài chính... để cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan, tổ chức và của người lãnh đạo. Chức năng hậu cần của VP được thực hiện theo nguyên tắc quản lý hiệu quả, tức là tổ chức các hoạt động hậu cần sao cho với chi phí thấp nhất nhưng đạt hiệu quả cao nhất. 1.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng: Do quy mô, đặc điểm của từng loại CQ, tổ chức cho nên VP của các CQ, tổ chức có thể được giao những NV khác nhau, nhưng nhìn chung VP có những nhiệm vụ chủ yếu sau đây: 1 Tổ chức bộ máy, xây dựng đội ngũ; từng bước hiện đại hóa công tác HCVP; chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ VP cho các VP cấp dưới hoặc đơn vị CM khi cần thiết; 2Tổ chức xây dựng chương trình công tác của CQ và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện; sắp xếp chương trình, lịch làm việc hàng tuần, quý, 6 tháng, năm của CQ; 3 Thu thập, xử lý, QL và TC sử dụng thông tin để tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động phục vụ hoạt động quản lý; 4 Tổ chức xây dựn các quy chế hoạt động của cơ quan và văn phòng; 5 Chủ trì hoặc phối hợp tổ chức hội họp; 6 Tổ chức quản lý nhân sự thuộc biên chế văn phòng; 7 Tổ chức và quản lý công tác văn thư, lưu trữ cơ quan; 8 Tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo; 9 Tổ chức bảo đảm công tác hậu cần, y tế, sức khỏe, VSMT, an toàn lao động. 10 Tổ chức bảo đảm công tác lễ tân, lễ nghi, công tác khánh tiết của cơ quan; 11 Tổ chức bảo đảm công tác an ninh, trật tự , phòng chống thiên tai, cháy nổ; 12 Thực hiện kiểm tra, giám sát theo sự phân cấp của lãnh đạo; 13 Tổ chức một số nhiệm vụ khác theo yêu cầu của thủ trưởng cơ quan; 14 Tổ chức công tác thi đua, khen thưởng. 1.2 Cơ cấu tổ chức và nguyên tắc hoạt động của văn phòng: 1.2.1 Cơ cấu tổ chức của các loại hình văn phòng 1.2.1.1. Cơ cấu tổ chức văn phòng của các cấp ủy Đảng, các tổ chức chính trị xã hội 2.1.1. Tổ chức ĐCS Việt Nam: Đảng CSVN là đội tiên phong của giai cấp công nhân VN. Mục đích của Đảng là xây dựng 1 nước VN độc lập, dân giàu, nước mạnh, XH công bằng, dân chủ và văn minh thực hiện thành công XHCN. Đảng CSVN là Đảng cầm quyền, Đảng lãnh đạo nhân dân, lãnh đạo cả hệ thống chính trị XHCN Việt Nam. Hệ thống tổ chức của Đảng được thành lập từ TƯ đến cơ sở tương ứng với hệ thống NN. Cấp Trung ương: Ban chấp hành TW Đảng và các CQ thuộc BCHTW; Cấp Tỉnh: Ban chấp hành Đảng bộ tỉnh, TP trực thuộc TW (gọi là tỉnh uỷ, thành ủy) và các ban thuộc BCH Đảng bộ tỉnh, thành phố trực thuộc TW; Cấp huyện: Ban chấp hành Đảng bộ huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (gọi là huyện uỷ, thành ủy) và các ban thuộc BCH Đảng bộ huyện, thành phố thuộc tỉnh; Cấp xã, phường, thị trấn: Ban chấp hành Đảng bộ (gọi là Đảng ủy xã, phường, thị trấn); Đối với các CQ, TC có số lượng ĐV đông: Được tổ chức thành Đảng bộ CQ (ĐW CQ) Mỗi cấp ủy nói trên đều có các đơn vị giúp việc. Trong số các đơn vị đó có VP (gọi là VP cấp ủy) như VP TW Đảng, VP Tỉnh ủy, VP huyện ủy, VP Đảng ủy xã, VP đảng ủy CQ. Văn phòng cấp ủy là một đơn vị tổ chức trong hệ thống tổ chức Đảng CSVN. Tổ chức của văn phòng cấp uỷ: Ngoài VP Trung ương Đảng và Văn phòng Đảng uỷ cấp xã, thì ở cấp Tỉnh uỷ, cấp Huyện uỷ và cấp tương đương Văn phòng cấp uỷ Đảng được tổ chức thành các phòng hoặc bộ phận công tác như: Phòng (hoặc bộ phận công tác) Nghiên cứu Tổng hợp. Phòng (hoặc bộ phận công tác) Văn thư Lưu trữ. Phòng (hoặc bộ phận công tác) Tài chính Quản trị.