Nếu bạn cảm thấy tuần ngày chưa thực hiệu quả, cố gắng làm nhiều việc không cảm thấy hài lòng trọn vẹn, hay quên làm việc việc kia, cảm thấy tải hay bị cân vai trò khác sống, có lẽ đến lúc phương pháp quản trị cho tuần ngày làm việc Bài viết cung cấp cho bạn công cụ quản trị tuần làm việc SGV, giúp bạn giải vấn đề SGV viết tắt ba từ: S – Sứ mạng, G – Giá trị cốt lõi V – Vai trò, công cụ quản trị xếp lịch làm việc cá nhân hiệu Lý tưởng nhất, bạn nên xếp lịch làm việc cho tuần cho mình, tuần khoảng thời gian không dài (chẳng hạn tháng), không ngắn (chẳng hạn ngày), cho bạn nhìn bao quát, tổng thể công việc cần làm Thời gian lý tưởng để xếp lịch làm việc tuần vào buổi tối chủ nhật tuần, việc thường từ 15 – 30 phút, khoản đầu tư lớn cho bạn tuần làm việc Bây sâu vào yếu tố công cụ SGV, bao gồm bước sau: BƯỚC MỘT: XÁC ĐỊNH SỨ MẠNG VÀ GIÁ TRỊ CỐT LÕI CHO BẢN THÂN Bạn tự hỏi, việc lên lịch làm việc hàng tuần hàng ngày liên quan đến từ ngữ nghe nặng nề “sứ mạng” hay “giá trị cốt lõi” Những từ ngữ nghe phức tạp thật, việc xác định chúng điều quan trọng Bởi bạn cần đảm bảo công việc mà làm tuần ngày cần đưa bạn đến đích mà bạn ngắm tới Nó giống việc người phi công trước hành trình phải biết cần đưa máy bay đâu Rất nhiều người cảm thấy lạc lõng, mà họ cảm thấy việc mà làm hàng ngày dường nhiều ý nghĩa, nguyên nhân họ không xác định cho sứ mạng, giá trị cốt lõi rõ ràng Xác định Sứ mạng Để xác định sứ mạng, bạn cần tự hỏi, suy ngẫm trả lời cho câu hỏi chủ đạo: “Tôi sinh tồn giới với mục đích gì?” Sứ mạng bạn nên hướng đến điều cao cả, vượt thân bạn Chẳng hạn nhà sinh vật học nói: “Tôi sinh để góp phần bảo tồn trì loài cá heo””; bác sĩ nói: “Tôi sinh để nâng cao sức khỏe cho người”; Walt Disney đem sứ mạng vào công ty mình: “Sứ mạng Disney đem lại hạnh phúc cho trẻ em toàn giới” Nếu bạn thắc mắc, sứ mạng riêng là: “Học làm Lãnh đạo, Trở thành Lãnh đạo Đào tạo Lãnh đạo” Bạn nghĩ thêm số câu hỏi sau để xác định sứ mạng sống, chẳng hạn “Tôi có tài thiên phú mà người xung quanh khó để bắt chước theo”, “Nếu 12 tháng để sống, dành thời gian để làm việc gì?”, hay “Nếu có tất số tiền giới này, dành thời gian làm việc gì?” Việc tốn thời gian vài tuần, vài tháng, hay chí vài năm, quan trọng tổng thể đời bạn Nếu bạn nó, bạn chẳng khác máy bay cất cánh lên trời mà điểm đến rõ ràng, đời bạn bị trôi dạt vô định Vì kiên nhẫn, Steve Jobs nói: “Nếu bạn chưa tìm thấy nó, tiếp tục tìm kiếm Đừng thỏa hiệp.” Xác định Giá trị cốt lõi Nói cách đơn giản, giá trị cốt lõi (hay hệ giá trị cốt lõi) điều/ phẩm chất/ nguyên tắc bạn coi trọng sống Nếu việc xác định sứ mạng trả lời cho câu hỏi “Tôi sinh tồn giới với mục đích gì?”, việc xác định hệ giá trị cốt lõi trả lời cho câu hỏi “Tôi đại diện cho giá trị/ nguyên tắc / phẩm chất nào”, “Tôi muốn người nhớ đến người nào”, “Những nguyên tắc/giá trị/phẩm chất mà quán tuân theo, dù có rơi vào tình mà điều gây bất lợi cho nữa?” Hệ giá trị la bàn đồ cho bạn, giúp bạn cảm thấy an tâm giới biến động Chúng cho bạn biết điều bạn nên làm không nên làm hoàn cảnh cụ thể Chúng kéo bạn lại lộ trình bạn lỡ sai bước bước Cũng việc xác định sứ mạng, xác định hệ giá trị bền vững không diễn sớm chiều; đòi hỏi bạn kiên nhẫn trải nghiệm, thử sai thời gian dài Điều quan trọng hệ giá trị bạn cần tuân theo nguyên tắc đạo đức bất biến kiểm chứng thử thách qua nhiều thập kỷ, hệ luật bất biến, Luật nhân hay Luật hấp dẫn Một tạo hệ giá trị, bạn cần bảo vệ tuân theo cách quán ngày Bạn thay đổi điều để thích nghi tiến sống, đừng thay đổi hệ giá trị bạn Bảy giá trị cốt lõi mà xác định cho thân là: Chính trực, Dũng cảm, Kỷ luật, Khiêm tốn, Biết ơn, Phục vụ Yêu thương Nhưng hai người giới có hệ giá trị giống hoàn toàn Vì vậy, dành thời gian để xác định cho riêng Bạn đọc thêm viết: giá trị cốt lõi để sống vững vàng giới hỗn loạn BƯỚC HAI: XÁC ĐỊNH NHỮNG VAI TRÒ VÀ NHIỆM VỤ/CÔNG VIỆC CỦA TỪNG VAI TRÒ Trong sống, lúc đóng nhiều vai trò khác nhau: vai trò làm cha, mẹ, vai trò làm cái, vai trò làm thành viên gia đình, vai trò làm nhân viên công ty, vai trò tổ chức phi lợi nhuận nhà thờ, tổ chức xã hội, v.v Nhiều người cảm thấy tải, kẹt cứng vai trò ấy, bị cân dành thời cho vai trò nhiều vai trò khác Giải pháp xác định rõ vai trò bạn tuân theo số nguyên tắc công cụ SGV (mà trình bày sau phần cuối viết) Đầu tiên bạn liệt kê tất vai trò bạn giấy, đánh số thứ tự cho Chẳng hạn 1/ Trưởng phòng nhân sự; 2/ Làm vợ, làm mẹ gia đình; 3/ Làm trưởng nhóm nhà thờ, v.v Lưu ý số vai trò bạn không nên vượt 7, số mà não bạn ghi nhớ tốt (nếu bạn có vai trò sống, bạn nên gộp chúng lại với nhau) Sau xác định đầy đủ vai trò mình, bước bạn xác định nhiệm vụ/ công việc mà cần làm tuần với vai trò Ví dụ với vai trò làm Trưởng phòng nhân sự, nhiệm vụ mà bạn phải làm tuyển dụng, xây dựng triển khai chương trình đào tạo, hay quản lý dự án Với vai trò làm vợ/ làm mẹ, công việc nhiệm vụ chở/đón học, nấu ăn hay tổ chức buổi chơi cuối tuần gia đình Hay với vai trò trưởng nhóm nhà thờ, công việc bạn tổ chức lễ giáng sinh, hay tổ chức chuyến thiện nguyện,v.v Có vai trò đặc biệt mà bạn rất cần thiết phải có, mà gọi vai trò “Phát triển thân” hay “Làm thân” Vai trò gồm công việc mà bạn làm để chăm sóc, học hỏi, phát triển, làm thân mình, tập thể dục, đọc sách, ngồi thiền, v.v Một điều vô quan trọng cuối mà bạn cần lưu ý, vai trò, nhiệm vụ, công việc tuần bạn cần có gắn kết với sứ mạng giá trị cốt lõi bạn BƯỚC BA: SẮP XẾP NHIỆM VỤ/CÔNG VIỆC VÀO LỊCH TUẦN Sau xác định đầy đủ vai trò nhiệm vụ/công việc vai trò, bước bạn xếp chúng vào bảng lịch tuần Chẳng hạn người vợ, người mẹ, trưởng phòng nhân trưởng nhóm nhà thờ có lịch tuần làm việc sau: Một bạn làm đầy đủ tất bước trên, từ việc xác định rõ sứ mạng, hệ giá trị cốt lõi, vai trò, công việc nhiệm vụ, bạn lo lắng việc hay quên làm việc việc kia, hay gắn kết kết nối với điều quan trọng đời Trong trình làm việc tuần, có việc phát sinh, bạn cần cho vào lịch làm việc để khỏi quên Và cuối cùng, để công cụ quản lý công việc tuần hiệu lớn nhất, có bốn quy tắc mà bạn cần tuân theo BỐN QUY TẮC CẦN TUÂN THEO CỦA CÔNG CỤ SGV (QUY TẮC KCKC) Quy tắc 1: Kỷ luật – Bỏ đá to vào trước Hãy tưởng tượng trước mặt bạn bình, bên cạnh vài đá to, nhiều đá nhỏ, nhiều cát Nhiệm vụ bạn cho hết chúng vào bình Nếu bạn cho đá nhỏ cát vào bình trước, bạn nhét hết đá to vào Nhưng bạn đặt đá to vào trước, sau đá nhỏ, sau đổ cát len lỏi vào khoảng trống chúng, bạn cho tất chúng vào bình Trong sống hay thường xuyên đổ cát đá nhỏ vào bình trước Chúng ta hay làm việc vặt vãnh, nhiều giá trị ý nghĩa lướt web, kiểm tra facebook, v.v, cuối nhận không thời gian để làm thứ thực quan trọng Công cụ SGV cho bạn đặt đá to vào trước, việc thực thi ngày, bạn cần nhớ, kỷ luật làm điều ấy: ưu tiên cho điều quan trọng trước tiên Cuối cùng, bạn cần nhớ đến khái niệm mà gọi “Cuộc sống tinh gọn” (Lean Life) Khái niệm bắt nguồn từ khái niệm sản xuất tinh gọn (lean manufacturing), phương thức sản xuất thành công Toyota: Bất kỳ việc trình sản xuất mà không tạo giá trị lãng phí Tương tự vậy, khái niệm “Cuộc sống tinh gọn” (Lean Life) phát biểu sau: Bất kỳ điều làm hàng ngày đời bạn mà không liên quan đến sứ mạng, giá trị vai trò, công việc bạn tự đề hàng ngày lãng phí Quy tắc 2: Cân Mỗi người có bốn mặt, chữ T: 1) Thể chất / Tài chính, 2) Tình cảm / Xã hội, 3) Trí tuệ / Sự nghiệp 4) Tinh thần / Tâm linh Chúng ta cần xếp lịch làm việc để đảm bảo cân (dĩ nhiên cách tương đối) bốn mặt Một cân mặt gây ảnh hưởng tiêu cực đến mặt khác Chẳng hạn bạn dành nhiều thời gian dành cho trí tuệ nghiệp, mà quên đầu tư cho sức khỏe (mặt thể chất), ngày đó, sức khỏe bạn xuống dốc không phanh, ngược lại, kéo ba mặt xuống Hoặc bạn không dành đủ thời gian cho gia đình (mặt Tình cảm / Xã hội), ngày bạn nhận đỉnh nghiệp, bạn lại chẳng biết bạn Quy tắc 3: Kết hợp Như nói, người có bốn mặt sống là: 1) Thể chất / Tài chính, 2) Tình cảm / Xã hội, 3) Trí tuệ / Sự nghiệp 4) Tinh thần / Tâm linh Chúng ta hay có xu hướng tách rời chúng khỏi nhau, mà quên chúng tương quan, hỗ trợ cho nhau, kết hợp lại với Chẳng hạn, bạn kết hợp mặt Thể chất Tình cảm việc với thành viên gia đình tập thể dục, hay kết hợp mặt Tình cảm Tinh thần việc với thành viên gia đình cầu nguyện hay nhà thờ, v.v Nếu bạn sáng tạo, khéo léo kết hợp bốn mặt, hay vai trò bạn với nhau, bạn nhiều thời gian hơn, mà cảm thấy thú vị vui vẻ nhiều Quy tắc 4: Con người > Bàn làm việc Nếu bạn có dự án quan trọng, cha mẹ bạn hấp hối, dành thời gian cho họ, họ đi, bạn không hội làm việc Nếu bạn bận bịu làm việc, cô gái tuổi dậy dưng muốn tâm với bạn, ưu tiên cho cô trước tiên Hay bạn bè bạn gặp hoạn nạn, cần giúp đỡ chia sẻ bạn, ưu tiên cho họ Bởi vì, quy tắc cuối nói rằng, dù lịch làm việc bạn có bận rộn, có quan trọng đến đâu nữa, cuối chúng thứ vô tri vô giác Chính người, cha mẹ, vợ chồng, cái, bạn bè, đồng nghiệp, v.v bạn điều thực quan trọng có ý nghĩa Vì vậy, linh hoạt, quan tâm đến người cứng nhắc bám theo lịch làm việc bạn ... khỏi quên Và cuối cùng, để công cụ quản lý công việc tuần hiệu lớn nhất, có bốn quy tắc mà bạn cần tuân theo BỐN QUY TẮC CẦN TUÂN THEO CỦA CÔNG CỤ SGV (QUY TẮC KCKC) Quy tắc 1: Kỷ luật – Bỏ đá to... trò, công việc nhiệm vụ, bạn lo lắng việc hay quên làm việc việc kia, hay gắn kết kết nối với điều quan trọng đời Trong trình làm việc tuần, có việc phát sinh, bạn cần cho vào lịch làm việc để... đào tạo, hay quản lý dự án Với vai trò làm vợ/ làm mẹ, công việc nhiệm vụ chở/đón học, nấu ăn hay tổ chức buổi chơi cuối tuần gia đình Hay với vai trò trưởng nhóm nhà thờ, công việc bạn tổ chức