LỜI CẢM ƠN Qua 10 tuần thực khóa luận với giúp đỡ tạo điều kiện Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế - Trường Đại học Công nghệ Thông tin Truyền thông - Đại học Thái Nguyên, hướng dẫn trực tiếp, bảo tận tình thầy Mai Ngọc Anh, Đỗ Văn Đại em hồn thành khóa luận với báo cáo chương trình thời gian quy định Với khả thời gian có hạn nên khơng tránh khỏi sai sót, em mong nhận quan tâm, giúp đỡ, tạo điều kiện Thầy, Cô để em hồn thiện khóa luận tốt nghiệp Em xin bày tỏ lịng biết ơn tới Trường THCS Phi Mô - Lạng Giang - Bắc Giang tạo điều kiện tận tình giúp đỡ em q trình hồn thành khố luận tốt nghiệp Em xin chân thành cảm ơn tất Thầy, Cô Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế - Trường Đại học Công nghệ Thông tin Truyền thông - Đại học Thái Nguyên hướng dẫn em suốt q trình làm khóa luận để em hồn thành tốt chương trình báo cáo Em xin chân thành cảm ơn! Thái Nguyên, ngày 26 tháng năm 2016 Sinh viên thực Nguyễn Thị Chi LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan khóa luận tốt nghiệp “ TIN HỌC HỐ CƠNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG THCS PHI MÔ - LẠNG GIANG - BẮC GIANG BẰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ CÔNG VĂN VÀ ĐIỀU HÀNH TÁC NGHIỆP” em thực hướng dẫn tận tình thầy Mai Ngọc Anh thầy Đỗ Văn Đại - Khoa Hệ thống thông tin kinh tế - Trường Đại học Công nghệ thông tin Truyền thơng Thái Ngun Mọi trích dẫn tài liệu tham khảo mà em sử dụng có ghi rõ nguồn gốc Em xin cam đoan toàn nội dung khóa luận tốt nghiệp em tự tìm hiểu, nghiên cứu định hướng thầy hướng dẫn Nội dung khóa luận tốt nghiệp khơng chép vi phạm quyền từ cơng trình nghiên cứu Nếu lời cam đoan không em xin chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật Em xin chân thành cảm ơn! Thái nguyên, ngày 26 tháng năm 2016 Sinh viên Nguyễn Thị Chi DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1.1 Mẫu dấu đến Hình 1.2 Mẫu bìa sổ đăng ký văn đến Hình 1.3 Mẫu bìa sổ đăng ký văn .11 Hình 1.4 Khởi động chương trình 17 Hình 1.5 Đăng nhập chương trình 17 Hình 1.6 Danh mục hệ thống .18 Hình 1.7 Danh sách nhân viên .19 Hình 1.8 Quản lý văn 20 Hình 1.9 Nhắc việc 21 Hình 2.1 Sơ đồ quy trình quản lý giải văn đến 26 Hình 2.2 Lưu đồ quy trình quản lý giải văn .32 Hình 3.1 Nhập văn đến .37 Hình 3.2 Nhập thông tin văn đến 38 Hình 3.3 Tải file văn vào phần mềm .39 Hình 3.4 Danh sách văn đến chờ duyệt 40 Hình 3.5 Ý kiến duyệt văn 40 Hình 3.6 Danh sách văn đến chưa duyệt 41 Hình 3.7 Danh sách văn đến duyệt 41 Hình 3.8 Gửi văn - cơng văn cho phịng ban 42 Hình 3.9 Gửi văn - cơng văn cho cá nhân 42 Hình 3.10 Nhập văn 43 Hình 3.11 Nhập thơng tin văn 44 Hình 3.12 Tải file văn vào phần mềm 45 Hình 3.13 Danh sách văn chờ duyệt 46 Hình 3.14 Danh sách văn duyệt 47 Hình 3.15 Thơng tin văn 48 Hình 3.16 Gửi văn – cơng văn cho phịng ban 48 Hình 3.17 Gửi văn - công văn cho cá nhân 49 Hình 3.18 Gửi văn qua Email 49 Hình 3.19 Thiết đặt hệ thống Email 50 Hình 3.20 Thống kê số lượng văn gửi 50 Hình 3.21 Thống kê số lượng văn 51 Hình 3.22 Thống kê số lượng văn theo độ mật .51 Hình 3.23 Thống kê số lượng văn theo độ khẩn 52 Hình 3.24 Giao việc 53 Hình 3.25 Nhập thơng tin cơng việc 54 Hình 3.26 Nhập thông tin công việc 55 Hình 3.27 Trao đổi nội qua “Chat” 56 Hình 3.28 Trao đổi nội qua “Email” .57 DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng1.1 Mẫu trình bày đăng ký văn đến Bảng 1.2 Mẫu trình bày sổ đăng ký văn 12 Bảng 1.3 Mẫu sổ chuyển giao văn 14 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt Giải thích THCS Trung học sở TT-BNV Thông tư - Bộ nội vụ CNTT Công nghệ thông tin TT-BCA Thông tư - cơng an NĐ-CP Nghị định - phủ VTLTNN-NVTW Văn thư lưu trữ nhà nước - nội vụ trung ương MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1 Giới thiệu khái quát quản lý văn 1.1.1 Văn 1.1.2 Văn đến 1.1.3 Quản lý văn đến 1.1.4 Văn 1.1.5 Quản lý văn 10 1.2 Giới thiệu phần mềm quản lý công văn điều hành tác nghiệp 16 1.2.1 Phần mềm quản lý công văn điều hành tác nghiệp gì? 16 1.2.2 Sử dụng phần mềm 17 1.2.3 Một số thành phần giao diện phần mềm 18 1.3 Giới thiệu trường THCS Phi Mô - Lạng Giang - Bắc Giang 22 CHƯƠNG KHẢO SÁT THỰC TRẠNG VÀ PHÂN TÍCH QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG TRƯỜNG THCS PHI MÔ 24 2.1 Khảo sát thực trạng quản lý văn Trường THCS Phi Mô 24 2.1.1 Thực trạng 24 2.1.2 Ưu điểm 24 2.1.3 Nhược điểm 24 2.1.4 Biện pháp 25 2.2 Lưu đồ quy trình quản lý văn đến Trường THCS Phi Mô 26 2.2.1 Lưu đồ 26 2.2.2 Các bước tiến hành quản lý văn đến theo quy trình Trường THCS Phi Mơ 27 2.3 Lưu đồ quy trình quản lý văn Trường THCS Phi Mô 32 2.3.1 Lưu đồ 32 2.3.2 Các bước tiến hành quản lý văn theo quy trình Trường THCS Phi Mơ 32 2.4 Giải pháp nâng cao hiệu quản lý văn 35 CHƯƠNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM “QUẢN LÝ CÔNG VĂN VÀ ĐIỀU HÀNH TÁC NGHIỆP” TẠI TRƯỜNG THCS PHI MÔ - LẠNG GIANG - BẮC GIANG 36 3.1 Bài toán 36 3.2 Ứng dụng phần mềm quản lý công văn điều hành tác nghiệp Trường THCS Phi Mô – Lạng Giang – Bắc Giang 37 3.2.1 Chương trình quản lý văn đến 37 3.2.2 Chương trình quản lý văn 43 3.2.3 Kết 58 KẾT LUẬN 59 TÀI LIỆU THAM KHẢO 61 LỜI NÓI ĐẦU  Lý chọn đề tài Như biết công văn giấy tờ phương tiện thông tin cần thiết hoạt động Nhà nước Nó đời khơng nhu cầu giao tiếp truyền thơng tin, mà cịn nhu cầu quản lý Nhà nước Vì cơng tác văn thư xem chức quản lý trở thành điều kiện thiếu việc phát triển hoàn thiện xã hội Tổ chức hợp lý cơng tác văn thư có ảnh hưởng tốt đến chất lượng hoạt động quản lý Nhà nước tính linh hoạt, tính bền vững, tính tổ chức tiết kiệm Trong thực tế công tác quản lý văn hành nước giới đặc biệt nước phát triển cơng nghệ thơng tin đưa vào áp dụng phổ biến Tuy nhiên quan hành nước ta việc quản lý văn hành cịn thủ công, thiếu khoa học Công nghệ thông tin chưa áp dụng phổ biến Đặc biệt quan cấp địa phương xã, phường…Từ việc cơng tác nghiệp vụ quản lý cịn thủ cơng dẫn đến nhiều hạn chế như: ảnh hưởng nhiều đến việc đảm bảo thông tin văn cho hoạt động quản lý, đạo, điều hành công việc quan, tổ chức Có thể tạo sai sót khơng nên cơng tác xử lý, giải cơng việc có dẫn tới khơng đảm bảo hiệu cơng việc Từ hạn chế cịn tồn nghiệp vụ quản lý công tác quản lý hành đặc biệt cơng tác quản lý văn dẫn đến yêu cầu thiết quan, tổ chức hành nước ta, đặc biệt địa phương cần áp dụng nhiều thành tựu ngành công nghệ thông tin vào công tác quản lý nhằm tận dụng thành tựu ngành khoa học để nâng cao hiệu cơng việc Qua đó, góp phần xây dựng nên quy trình nghiệp vụ quản lý văn khoa học hiệu Điều thực cần thiết mà nước ta giai đoạn hội nhập quốc tế góp phần giúp quản lý hành nước ta phần bắt kịp với xu nước giới Hơn sinh viên công nghệ thông tin ngày phải không ngừng học hỏi, cập nhật biết vận dụng học hỏi vào thực tiễn sống Đợt thực tập tốt nghiệp hội để sinh viên tổng hợp lại kiến thức học năm qua Thông qua đề tài này, em muốn tìm hiểu kỹ phần mềm Quản lý công văn điều hành tác nghịêp từ làm sở để ứng dụng phần mềm vào quy trình quản lý văn trường THCS Phi Mô - Lạng Giang - Bắc Giang nhằm xây dựng để cải thiện quy trình quản lý văn trở lên hiệu Hơn hội để em tìm hiểu, học hỏi mở rộng thêm kiến thức áp dụng kiến thức vào thực tế Đồng thời dịp để em tổng hợp kiến thức hai năm học trường Qua làm sở cho em sau trường có hành trang tốt để xin việc làm việc Từ yêu cầu cấp thiết lý em đến lựa chọn đề tài: “Tin học hóa cơng tác quản lý văn trường THCS Phi Mô - Lạng Giang - Bắc Giang phần mềm “quản lý công văn điều hành tác nghiệp” đợt thực tập Bài thực tập kết cấu bao gồm phần:  Chương 1: Tổng quan quản lý văn  Chương 2: Khảo sát thực trạng phân tích quy trình quản lý văn trường THCS Phi Mô  Chương 3: Ứng dụng phần mềm “Quản lý công văn điều hành tác nghiệp” nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý văn trường THCS Phi Mô - Lạng Giang - Bắc Giang CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1 Giới thiệu khái quát quản lý văn 1.1.1 Văn Theo nghĩa rộng văn vật mang tin thể thông qua ký hiệu hay ngôn ngữ, nghĩa phương tiện dùng để ghi nhận truyền đạt thông tin từ chủ thể đến chủ thể khác Theo nghĩa hẹp văn dược hiểu tài liệu, hồ sơ hình thành trình hoạt động quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế theo nghĩa này, loại giấy tờ dùng để quản lý điều hành hoạt động quan, tổ chức thị, thông tư, nghị quyết định đề án công tác, báo cáo gọi văn 1.1.2 Văn đến Văn đến văn quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến quan để yêu cầu, đề nghị giả vấn đề mang tính chất cơng Văn đến tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể Fax, văn chuyển qua mạng, văn mật) đơn, thư gửi đến quan, tổ chức 1.1.3 Quản lý văn đến Quản lý văn đến áp dụng biện pháp, quy trình nghiệp vụ vào tiếp nhận, phân loại, xử lý bảo quản văn đến quan, tổ chức nhắm mục đích cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý, điều hành quan tổ chức tương lai lâu dài Nguyên tắc tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn bản:  Các văn đến phải qua văn thư đăng ký  Trước văn giao giải phải thông qua thủ trưởng quan xem xét  Được tổ chức giải kịp thời Quy trình quản lý văn đến (Gồm bước) Bước 1: Tiếp nhận văn + Tiếp nhận văn đến: Khi tiếp nhận văn đến từ nguồn, làm việc Văn thư người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn phải kiểm tra số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước nhận ký nhận Trường hợp phát bì khơng cịn ngun vẹn, văn chuyển đến muộn thời gian ghi bì (đối với bì văn có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), văn thư người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn đến phải báo cáo với người có trách nhiệm, trường hợp cần thiết, phải lập biên với người chuyển văn Đối với văn đến chuyển qua máy fax qua mạng, văn thư kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang văn bản, phát có sai sót, phải kịp thời thơng báo cho nơi gửi báo cáo cho người có trách nhiệm giải + Phân loại, bóc bì văn đến: Loại khơng bóc bì: Các văn đến có đóng dấu mức độ mật gửi đích danh cá nhân, tổ chức đoàn thể quan, tổ chức, văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận, văn liên quan đến công việc chung quan, tổ chức cá nhân nhận văn phải có trách nhiệm chuyển lại cho văn thư để đăng kí Việc bóc bì văn phải đảm bảo u cầu: ưu tiên bì có đóng dấu mức độ khẩn bóc trước để giải kịp thời Loại bóc bì: Bao gồm tất loại bì lại quan, tổ chức Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì với số, ký hiệu văn bì, văn đến có kèm theo phiếu gửi phải đối chiếu văn bì với phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi trả lại cho nơi gửi văn bản, trường hợp phát có sai sót, thơng báo cho nơi gửi biết để giải Đối với đơn thư, khiếu nại tố cáo văn cần phải kiểm tra, xác minh điểm văn đến mà ngày tháng nhận cách xa ngày tháng văn giữ lại bì đính kèm với văn để làm chứng Sau văn duyệt nằm mục “Danh sách văn duyệt” Hình 3.14 Danh sách văn duyệt Người có quyền hạn nhấn vào nút Để chuyển cho phận, cá nhân thực 47 Không cần vào văn , phần mềm có khung danh sách nhận thơng tin văn góc phải hình, thuận tiện cho việc xem, duyệt thơng tin làm việc công văn đến, công văn Hình 3.15 Thơng tin văn Gửi cho phịng ban Hình 3.16 Gửi văn – cơng văn cho phịng ban 48 Gửi cho cá nhân Hình 3.17 Gửi văn - công văn cho cá nhân Phần mềm hỗ trợ gửi văn qua Gmail cách nhấn vào biểu tượng Trong thẻ văn Hình 3.18 Gửi văn qua Email 49 Tài khoản để gửi mail (Chỉ hỗ trợ tài khoản Gmail) Được thiết lập phần hệ thống : Hình 3.19 Thiết đặt hệ thống Email Cuối người dùng thống kê số lượng văn theo văn gửi Hình 3.20 Thống kê số lượng văn gửi 50 Thống kê số lượng văn theo văn gửi Hình 3.21 Thống kê số lượng văn Thống kê số lượng văn theo văn theo độ mật Hình 3.22 Thống kê số lượng văn theo độ mật 51 Thống kê số lượng văn theo văn theo độ khẩn Hình 3.23 Thống kê số lượng văn theo độ khẩn Menu công việc : Để cập nhật thông tin công việc Bấm nút để thêm 52 Hình 3.24 Giao việc - Bấm nút sửa liệu - Bấm nút để xóa liệu - Bấm nút mũi tên bên danh sách để chuyển sang trang khác - Nhập thông tin công việc - Nếu Loại công việc, trạng thái mức độ ưu tiên khơng có danh sách chọn, Bấm nút để thêm - Bấm nút [Thêm văn bản] thẻ Các văn liên quan để thêm văn đến/ văn liên quan đến công việc - Bấm nút [Thêm liên hệ] thẻ Các liên hệ liên quan để thêm liên hệ có liên quan đến cơng việc - Bấm nút [Thêm file] thẻ File đính kèm để thêm file có liên quan đến công việc - Bấm nút [Lưu & Đóng] để thêm/sửa thơng tin đóng hình - Bấm nút [Lưu & Thêm] để thêm/sửa thông tin giữ nguyên hình để tiếp tục thêm - Bấm nút [Reset] để phục hồi lại giá trị ban đầu - Bấm nút [Đóng] để hủy tác vụ 53 Hình 3.25 Nhập thơng tin cơng việc - Bấm nút Phân cơng hình liệt kê danh sách cơng việc để phân cơng cơng việc cho Phịng ban, cá nhân thực - Bấm nút Nhấp đúp chuột vào phòng ban nhân viên cần chuyển để thêm vào danh sách nhận - Phòng ban Nhân viên có danh sách nhận mờ danh sách cần chuyển - Bấm nút nhấp đúp chuột vào Phòng ban nhân viên danh sách nhận để xóa khỏi danh sách nhận - Bấm nút [Lưu phân cơng] để hồn tất 54 Hình 3.26 Nhập thông tin công việc Sau nhập thông tin cơng tin cơng việc nhấn , chương trình hiển thị danh sách nhân viên theo “Gửi cho phòng ban” “Gửi cho cá nhân” sau nhấp chọn đối tượng cần giao cơng việc nhấn hồn thành, nhấn để thực lại 55 để Hình 3.27 Trao đổi nội qua “Chat” Chương trình có thêm ứng dụng cho phép trao đổi cơng việc nội trực tiếp qua mạng Internet với nhân viên có danh sách cài đặt phần mềm 56 Hình 3.28 Trao đổi nội qua “Email” Ngồi ứng dụng cho phép trao đổi cơng việc nội trực tiếp qua mạng Internet với nhân viên có danh sách phần mềm có thêm hỗ trợ qua cho phép soạn thư đính kèm tệp 57 3.2.3 Kết  Giúp công tác văn thư tiếp cận gần với công nghệ thông tin, tạo hứng phấn công việc, tự nghiên cứu tự học cán nhằm nâng cao chất lượng hiệu công việc  Nâng cao hiệu xử lý công việc cán  Quản lý theo dõi hệ thống văn đến đễ dàng  Tìm kiếm nhanh chóng kịp thời văn cần  Giảm thiểu công sức nâng cao hệu công tác văn thư 58 KẾT LUẬN Quản lý văn nghiệp vụ quan trọng đố với quan, tổ chức làm tốt công tác sở cung cấp thông tin cho hoạt đông quản lý điều hành quan, tổ chức Việc nâng cao hiệu công tác điều mà quan tổ, chức muốn hướng tới Do việc xây dựng mơt chương trình để phục vụ cho cơng tác quản lý văn đến điều cần thiết thực tế Là sinh viên ngành Quản trị văn phịng, ngành nghề có liên quan mật thiết với công tác quan lý văn bản, em thấy ý nghĩa thực tế việc nghiên cứu đề tài “Tin học hóa cơng tác quản lý văn trường THCS Phi Mô - Lạng Giang - Bắc Giang phần mềm “quản lý công văn điều hành tác nghiệp” Nó giúp em khắc sâu kiến thức nghiệp vụ quản lý văn đến Đồng thời sở để nâng cao hiệu quản lý văn Công tác Quản lý văn Trường THCS Phi Mô - huyện Lạng Giang tỉnh Bắc Giang đạt thành tích tốt, bên cạnh số điểm yếu cần khắc phục, để công tác văn thư quan đạt kết tốt * Ưu điểm: Công tác văn thư tiến hành bước đồng nhịp nhàng, chuyển giao văn đến thực nhanh chóng, phân loại độ mật, khẩn để chuyển giao kịp thời Cán nhân viên văn phòng hoàn thành nhiệm vụ giao đảm bảo quy định công tác công văn giấy tờ * Nhược điểm: Bên cạnh ưu điểm đạt cơng tác văn thư cịn gặp số hạn chế sau: Hiện Trường THCS Phi Mô cập nhật phần mềm quản lý văn qua phần mềm tự đầu tư nên việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý văn đến chưa thục Cán văn thư phải bước tự nắm bắt tự học để sử dụng phần mềm hiệu Phần mềm không hỗ trợ trực tuyến nên công tác quản lý bị động 59 Trường hợp điện, máy tính hỏng muốn sử dụng để quản lý văn tra tìm văn khơng thực * Định hướng phát triển Cần nâng cao trình độ chun mơn ứng dụng cơng nghệ thơng tin cho nhân viên văn phịng trường THCS Phi Mơ Khai thác triệt để tiện ích phần mềm để ứng dụng cho phù hợp với quan, đơn vị Chú trọng đầu tư mua trang thiết bị, xây dựng phịng kho để có điều kiện bảo quản văn tốt 60 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ, hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ Lưu trữ quan [2] Thông tư 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/72005 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn quản lý văn đi, đến [3] Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng năm 2002 Bộ Công An, hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước quy định cụ thể quan, tổ chức [4] Tạ Hữu Ánh, (2008), Soạn thảo ban hành văn quan, tổ chức, NXB Lao động [5] Nguyễn Thế Phán, (2008), Kỹ thuật soạn thảo văn quản lý kinh tế quản trị kinh doanh, NXB ĐH Kinh tế quốc dân [6] Đồng Thị Thanh Phương- Nguyễn Thị Ngọc An, (2011), Soạn thảo văn & công tác văn thư lưu trữ, NXB Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh [7] Tài liệu lưu hành nội Công ty CPCN TMDV Tổng hợp Danaline 61 ... trình quản lý văn trường THCS Phi Mô  Chương 3: Ứng dụng phần mềm ? ?Quản lý công văn điều hành tác nghiệp? ?? nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý văn trường THCS Phi Mô - Lạng Giang - Bắc Giang. .. MỀM “QUẢN LÝ CÔNG VĂN VÀ ĐIỀU HÀNH TÁC NGHIỆP” TẠI TRƯỜNG THCS PHI MÔ - LẠNG GIANG - BẮC GIANG 36 3.1 Bài toán 36 3.2 Ứng dụng phần mềm quản lý công văn điều hành tác nghiệp Trường. .. ĐOAN Em xin cam đoan khóa luận tốt nghiệp “ TIN HỌC HỐ CƠNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG THCS PHI MÔ - LẠNG GIANG - BẮC GIANG BẰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ CÔNG VĂN VÀ ĐIỀU HÀNH TÁC NGHIỆP” em thực hướng