1 Hoạch định kiểm soát Ngân sách dự án • Project budgeting Nội dung  Ước lượng chi phí hoạt động  Hoạch định ngân sách dự án     Phân bổ tổng chi phí dự tốn (Total budgeted cost – TBC) Hình thành chi phí dự toán luỹ kế (Cumulative budgeted cost – CBC) Xác định chi phí thực giá trị tạo   Chi phí thực (Actual cost) Giá trị tạo (Earned value) Kiểm soát ngân sách dự án     Phân tích chi phí Dự báo ngân sách Kiểm sốt chi phí Quản lý dịng tiền Quản lý chi phí  Cơ cấu phân chia cơng việc WBS → phạm vi  Đường sở cho lịch trình → thời gian  Đường sở cho chi phí → chi phí    Ngân sách sơ (charter, preliminary scope statement & proposal) Ngân sách chi tiết   Chi thời gian dự án Chi thời gian dự án Tham số quản lý chi phí    Tổng chi phí thực luỹ kế (Cumulative actual cost* - CAC) Giá trị tạo lập luỹ kế (Cumulative earned value* - CEV) Tổng chi phí dự tốn luỹ kế** (Cumulative budgeted cost* – CBC) (*) từ lúc dự án bắt đầu thực (**) Đầu vào quan trọng để dự toán Lịch trình khả thi Quản lý chi phí  Các tiến trình bao gồm lập kế hoạch, dự tốn, lập ngân sách kiểm sốt chi phí để hồn thành dự án khuôn khổ ngân sách duyệt  Dự tốn chi phí: Ước lượng chi phí sử dụng nguồn lực cần thiết để hoàn thành hoạt động dự án  Lập ngân sách chi phí: Tổng hợp chi phí ước tính hoạt động gói cơng tác riêng lẻ thành kế hoạch sở chi phí  Kiểm sốt chi phí: Tác động đến yếu tố làm thay đổi chi phí kiểm sốt thay đổi ngân sách dự án Dự tốn (ước lượng) chi phí  Dự tốn chi phí tiên đốn chi phí có khả xảy sử dụng nguồn lực cần thiết để hồn thành tồn cơng tác dự án  Người lập dự toán phải xét đến:  Những nguyên nhân làm thay đổi dự toán, kể các rủi ro  Đưa xem xét nhiều phương án tính chi phí khác  Hồn chỉnh q trình triển khai dự án để phản ánh chi tiết bổ sung có  Độ xác dự tốn tăng dần dự án tiến hành qua giai đoạn chu kỳ sống Ước lượng chi phí hoạt động  Chi phí quản lý  Chi phí quản lý dự án (Project overhead costs)  Chi phí quản lý chung (G&A overhead costs)  Chi phí trực tiếp cho gói cơng việc hoạt động  Lao động  Vật liệu đầu vào  Tư vấn nhà thầu phụ  Thiết bị  Đi lại Ước lượng chi phí hoạt động (tt.)  Ước lượng chí phí  Khơng q cẩn trọng (1)  Khơng q lạc quan (2) Báo cáo dự tốn  Giới thiệu, thời hạn  Mô tả dự án, kết phạm vi  Phân tích chi phí chi tiết (Theo thành phần cơng việc, theo thành phần chi phí, Theo giai đoạn tiến độ)  Tóm tắt việc ước lượng chi phí  Những giả định thơng số sử dụng ước lước lượng      Tiền lương cho loại kỹ lao động mức độ kỹ Chi phí đơn vị thiết bị nguyên vật liệu sử dụng Tỷ lệ lạm phát hệ số điều chỉnh khác sử dụng Tỷ lệ chi phí quản lý dự án chi phí chung sử dụng phân tích Phụ lục tài liệu tham khảo Hoạch định ngân sách  Lập ngân sách tổng hợp chi phí ước tính hoạt động gói cơng tác riêng lẻ thành kế hoạch sở chi phí để đo lường kết thực dự án  Lập ngân sách chi phí phải sử dụng cách tiếp cận sở thời gian để tính nhu cầu chi phí dự án theo thời gian Đây sở để đo lường, theo dõi kiểm sốt chi phí dự án  Một kế hoạch ngân sách đơn giản, bao gồm:  Các bảng tính  Bảng tính chi phí tích lũy  Đồ thị đường chi phí (Baseline Cost) Hoạch định ngân sách  Phân bổ chi phí ước lượng cho gói cơng việc (WPs) WBS – total budgeted cost  Phân bổ chi phí gói cơng việc theo thời gian để xác định tổng chi phí thời điểm thực dự án (Cumulative budgeted cost) Chi phí thực Chi phí WB1 dự án @ thời điểm Chi phí WB2 1 10 phân bổ chi phí cho gói cơng việc - TBC Dự án máy đóng gói 100000$ WBS Thiết kế Xây dựng Lắp đặt 24000$ 60000$ 16000$ TBC Thiết kế Network Thiết kế Xây dựng Lắp đặt diagram 13 Phân bổ chi phí cho cơng việc – CBC*  Phân bổ tổng chi phí hoạch định cho gói cơng việc (TBC) suốt thời gian thực gói cơng việc Từng hoạt động chi tiết thực thời điểm định gói cơng việc phân bổ chi phí  Tổng chi phí hoạt động thuộc gói khác thực thời điểm định chi phí tích luỹ (cumulative budgeted cost – CBC)  CBC sở để theo dõi tình hình chi phí thực dự án (*) Cumulative budgeted cost = Budgeted cost for work scheduled (BCWS) 14 Phân bổ chi phí cho công việc - CBC Tuần TBC Thiết kế 24 4 8 Xây dựng 60 Lắp đặt 14 Tổng 100 Tích luỹ 10 8 12 12 10 10 11 12 8 4 8 8 12 12 10 10 8 16 24 32 40 52 64 74 84 92 100 15 Phân bổ chi phí cho cơng việc - CBC Total project budgeted cost 16 Xác định chi phí thực – Cumulative actual cost (CAC)*  Thu thập chi phí thực cách có hệ thống  Khoảng thời gian xác định (định kì)  Bảng biểu chuẩn  Cấu trúc liệu chi phí dựa vào hệ thống số gói cơng việc WBS  Phân bổ lao động, máy móc nguyên vật liệu cho gói cơng việc  Xác định rõ chi phí cam kết cho hoạt động tiền chưa thực chi tiêu (*) Cumulative actual cost – CAC = Actual cost for work performed - ACWP 17 So sánh chi phí thực chi phí kế hoạch Tuần TBC Thiết kế 24 Xây dựng 60 Lắp đặt 14 Tổng 100 Tích luỹ Tổng 22 10 14 12 46 9 10 14 12 68 16 23 32 42 56 68 68 18 So sánh chi phí thực chi phí kế hoạch Overrun 40000$ 19 Giá trị công việc – Earned value*  Giá trị công việc: giá trị công việc thực tế hồn thành  Tổng chi phí 2000$ dự án sơn 10 phòng giống 10 ngày Chi phí phịng 200$ Kết thúc ngày thứ 5, tổng chi phí chi 1000$ Chi phí thực 1000$ với 1000$ chi phí kế hoạch  Vào cuối ngày thứ 5, có phịng hồn thành (Giá trị công việc thực tế)  Cần phải so sánh giá trị công việc thực (EV) chi phí chi (Actual cost)  EV = % hồn thành gói cơng việc x TBC gói cơng việc  Cumulative earned value – CEV: tích luỹ giá trị cơng việc hồn thành dự án thời điểm  Thực so sánh CEV, CBC CAC (*) Cumulative Earned value (CEV) = Budgeted cost for work performed (BCWP) 20 Giá trị công việc – Earned value Tuần Thiết kế 10 25 80 90 100 100 100 100 Xây dựng 0 15 25 40 50 Lắp đặt 0 0 0 0 Tuần TBC Thiết kế 24 2.4 19.2 21.6 24 24 24 24 Xây dựng 60 15 24 30 Lắp đặt 16 CEV 100 24.6 33 39 48 54 2.4 19.2 21 Phân tích chi phí Tuần thứ việc thực dự án CBC: 64000$ CAC: 68000$ CEV: 54000$ 22 Phân tích chi phí 23 Phân tích chi phí Cost performance index – CPI  Cost variance – CV 24 Dự báo chi phí thực dự án  Forecasted cost at completition – FCAC 25 26 Kế hoạch Tuần TBC Nhiệm vụ 30 10 15 70 10 10 40 30 Tổng 170 10 25 15 10 20 10 10 5 25 10 Thực tế Nhiệm vụ 25 15 10 5 20 10 20 35 Mức độ hoàn thành 10 16 Nhiệm vụ 30% 80% 100% 10 25% 35% 55% 65% 10% 10% 10 10 12 24 12 5 4 Tổng 10 26 18 12 29 17 27 ... Xây dựng 0 15 25 40 50 Lắp đặt 0 0 0 0 Tuần TBC Thiết kế 24 2 .4 19.2 21.6 24 24 24 24 Xây dựng 60 15 24 30 Lắp đặt 16 CEV 100 24. 6 33 39 48 54 2 .4 19.2 21 Phân tích chi phí Tuần thứ việc thực dự. .. lúc dự án bắt đầu thực (**) Đầu vào quan trọng để dự tốn Lịch trình khả thi Quản lý chi phí  Các tiến trình bao gồm lập kế hoạch, dự toán, lập ngân sách kiểm sốt chi phí để hồn thành dự án khn... performed - ACWP 17 So sánh chi phí thực chi phí kế hoạch Tuần TBC Thiết kế 24 Xây dựng 60 Lắp đặt 14 Tổng 100 Tích luỹ Tổng 22 10 14 12 46 9 10 14 12 68 16 23 32 42 56 68 68 18 So sánh chi phí thực