CHƯƠNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN VÀ KIỂM KÊ MỤC TIÊU HỌC TẬP Khái niệm ý nghóa chứng từ kế toán; Tác dụng tính chất pháp lý chứng từ kế toán; Phân loại chứng từ; Tổ chức lập xử lý chứng từ kế toán; Khái niệm tác dụng kiểm kê; Phân loại kiểm kê; Phương pháp kiểm kê 5.1 Khái niệm Khái niệm Theo điều chương “Luật kế toán Việt Nam”:  Chứng từ kế toán giấy tờ vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh hoàn thành, làm ghi sổ kế toán  Lập chứng từ phương pháp kế toán dùng để ghi nhận nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh thực hoàn thành theo thời gian, theo đòa điểm phát sinh nghiệp vụ giấy tờ vật mang tin theo quy đònh pháp luật Nội dung phương pháp chứng từ: – Ghi chép nghiệp vụ liên quan đến tài sản, nguồn vốn doanh nghiệp vận động chúng – Thông tin kòp thời tình trạng đối tượng vận động chúng theo yêu cầu quản lý Hình thức biểu phương pháp chứng từ:  Hệ thống chứng từ kế toán  Kế hoạch luân chuyển chứng từ 5.2 Ý nghóa, tác dụng tính chất pháp lý chứng từ kế toán  Lập chứng từ để ghi nhận nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh thực hoàn thành Dó đó, chứng từ để kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ nghiệp vụ kinh tế;  Chứng từ pháp lý để ghi sổ kế toán;  Chứng từ kế toán sở pháp lý thiếu cho tra, kiểm tra, khiếu nại, khiếu tố, chứng kiểm toán;  Chứng từ xác đònh trách nhiệm vật chất đơn vò cá nhân liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh  Chứng từ để thực kiểm tra tình hình nộp thuế  Chứng từ phương tiện giúp lãnh đạo doanh nghiệp truyền đạt kiểm tra việc thực thò, mệnh lệnh công tác Ví dụ như: lệnh chi, lệnh xuất kho, lệnh điều động lao động 5.3 Phân loại chứng từ kế toán Phân loại theo nội dung kinh tế Hiện hệ thống chứng từ kế toán nước ta bao gồm nội dung: - Chứng từ lao động tiền lương - Chứng từ hàng tồn kho - Chứng từ bán hàng - Chứng từ tiền tệ - Chứng từ tài sản cố đònh Phân loại theo tính chất pháp lý a Hệ thống chứng từ kế toán thống bắt buộc  Là chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế pháp nhân có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi  Áp dụng thống cho tất doanh nghiệp b Hệ thống chứng từ hướng dẫn Là chứng từ kế toán sử dụng nội đơn vò Đối với loại chứng từ này, Nhà nước hướng dẫn tiêu đặc trưng để đơn vò, ngành, thành phần kinh tế sở vận dụng vào hoàn cảnh cụ thể mình, thêm bớt số tiêu đặc thù thay đổi thiết kế biểu mẫu cho thích hợp với việc ghi chép yêu cầu nội dung phản ánh, phải bảo đảm tính chất pháp lý chứng từ Chẳng hạn phiếu nhập kho, phiếu xuất kho Phân loại theo trình tự xử lý công dụng chứng từ a Chứng từ gốc (chứng từ ban đầu, chứng từ trực tiếp) Chứng từ gốc chứng từ lập trực tiếp nghiệp vụ kinh tế phát sinh, bước ghi chép kế toán – gọi chứng từ ban đầu, như: hóa đơn bán hàng, hóa đơn giá trò gia tăng, phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho… 10 b Chứng từ ghi sổ (Chứng từ tổng hợp; Bảng kê chứng từ gốc) Chứng từ ghi sổ loại chứng từ dùng để tổng hợp số liệu nhiều chứng từ gốc loại, nghiệp vụ để ghi chép vào sổ kế toán đơn giản, nhanh chóng, lập lại nhiều lần bút toán giống 14 5.4 Tổ chức lập xử lý chứng từ Tổ chức lập, ký chứng từ kế toán Xem luật kế toán 15 Trình tự xử lý chứng từ kế toán a Kiểm tra chứng từ Chứng từ kế toán trước ghi sổ phải kiểm tra chặt chẽ nhằm bảo đảm tính trung thực, tính hợp pháp hợp lệ chứng từ Việc kiểm tra chứng từ có ý nghóa đònh chất lượng công tác kế toán 16 Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán  Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ tiêu, yếu tố ghi chép chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với tài liệu khác có liên quan (Chữ ký có thực không, có đầy đủ số liên theo quy đònh không? )  Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ nghiệp vụ phát sinh, xem có phù hợp với chế độ, thể lệ quản lý kinh tế, tài hành không?  Kiểm tra tính xác số liệu, thông tin chứng từ kế toán 17 b Hoàn chỉnh chứng từ Là ghi bổ sung yếu tố cần thiết chứng từ phục vụ cho việc ghi sổ kế toán Bao gồm: Ghi số tiền vào chứng từ, phân loại, xếp chứng từ kế toán, đònh khoản… 18 c Luân chuyển chứng từ Luân chuyển chứng từ xác đònh trình tự luân chuyển chứng từ qua phận kế toán có liên quan để kiểm tra, xử lý ghi sổ kế toán Trình tự luân chuyển loại chứng từ khác tùy theo tổ chức kế toán tổ chức hệ thống thông tin nội đơn vò 19 d Bảo quản lưu trữ chứng từ  Chứng từ pháp lý để ghi sổ kế toán  Chứng từ kế toán phải xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian bảo quản an toàn theo quy đònh pháp luật Mục đích: cần thiết đem đối chiếu, kiểm tra 20 KIỂM KÊ 5.5 Khái niệm tác dụng kiểm kê: Khái niệm Theo khoản điều 30 Luật kế toán: “Kiểm kê tài sản việc cân, đong, đo, đếm số lượng, xác nhận đánh giá chất lượng, giá trò tài sản, nguồn vốn có thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu số liệu sổ kế toán” 21 Tác dụng kiểm kê a Kiểm kê nhằm kiểm tra chổ tài sản có, đối chiếu sổ sách kế toán thực tế để phát kòp thời tượng, nguyên nhân gây chênh lệch để điều chỉnh sổ kế toán cho phù hợp với thực tế 22 b Các tài liệu kiểm kê cung cấp sở để có kế hoạch sử dụng hợp lý loại tài sản, chứng vật chất cho kiểm toán, đồng thời sở để quy trách nhiệm vật chất đắn 23 Phân loại kiểm kê Theo phạm vi đối tượng kiểm kê Kiểm kê toàn Kiểm kê phần 24 Theo thời gian kiểm kê Kiểm kê đònh kỳ Kiểm kê đột xuất 25 Phương pháp kiểm kê Tùy theo đối tượng kiểm kê vật, giá trò (tiền) hay khoản toán mà có phương pháp khác a Kiểm kê vật (vật liệu, hàng hóa, tài sản cố đònh…) Tiến hành cách cân, đong, đo, đếm chổ loại tài sản, vật kiểm kê 26 b Kiểm kê tiền mặt, chứng phiếu có giá trò tiền chứng khoán  Đối với việc kiểm kê tiền mặt chứng phiếu có giá trò tiền (séc, tem, bưu điện…) Phương pháp kiểm kê đếm trực tiếp loại đối chiếu Sau đó, lập biên kiểm kê quỹ tiền mặt  Đối chiếu tài khoản tiền mặt với biên kiểm kê quỹ tiền mặt 27 c Kiểm kê tiền gửi ngân hàng khoản nợ phải thu, phải trả Kiểm kê tiền gửi ngân hàng khoản toán thực phương pháp đối chiếu số dư tài khoản sổ kế toán doanh nghiệp với sổ phụ ngân hàng đơn vò có quan hệ toán Mọi khoản chênh lệch phải điều chỉnh thích hợp, trường hợp chưa rõ nguyên nhân phải kết chuyển vào khoản phải thu khác, hay phải trả khác xử lý phù hợp 28 [...]... lý chứng từ 1 Tổ chức lập, ký chứng từ kế toán Xem luật kế toán 15 2 Trình tự xử lý chứng từ kế toán a Kiểm tra chứng từ Chứng từ kế toán trước khi ghi sổ phải được kiểm tra chặt chẽ nhằm bảo đảm tính trung thực, tính hợp pháp và hợp lệ của chứng từ Việc kiểm tra chứng từ có ý nghóa quyết đònh đối với chất lượng công tác kế toán 16 Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán  Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực,... cần thiết của chứng từ phục vụ cho việc ghi sổ kế toán Bao gồm: Ghi số tiền vào chứng từ, phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, đònh khoản… 18 c Luân chuyển chứng từ Luân chuyển chứng từ là xác đònh trình tự luân chuyển của chứng từ qua các bộ phận kế toán có liên quan để kiểm tra, xử lý và ghi sổ kế toán Trình tự luân chuyển của mỗi loại chứng từ sẽ khác nhau tùy theo tổ chức kế toán và tổ chức hệ... họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán 13 b Chứng từ ghi sổ (Chứng từ tổng hợp; Bảng kê chứng từ gốc) Chứng từ ghi sổ là loại chứng từ dùng để tổng hợp số liệu của nhiều chứng từ gốc cùng loại, cùng nghiệp vụ để ghi chép vào sổ kế toán được đơn giản, nhanh chóng, không phải lập lại nhiều lần những bút toán giống nhau 14 5. 4 Tổ chức lập và xử lý chứng từ. .. có kế hoạch sử dụng hợp lý các loại tài sản, là bằng chứng vật chất cho kiểm toán, đồng thời là cơ sở để quy trách nhiệm vật chất được đúng đắn 23 3 Phân loại kiểm kê Theo phạm vi và đối tượng kiểm kê Kiểm kê toàn bộ Kiểm kê từng phần 24 Theo thời gian kiểm kê Kiểm kê đònh kỳ Kiểm kê đột xuất 25 4 Phương pháp kiểm kê Tùy theo từng đối tượng kiểm kê là hiện vật, giá trò (tiền) hay các khoản thanh toán. .. trong nội bộ từng đơn vò 19 d Bảo quản và lưu trữ chứng từ  Chứng từ là căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán  Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn theo quy đònh của pháp luật Mục đích: khi cần thiết đem ra đối chiếu, kiểm tra 20 KIỂM KÊ 5. 5 Khái niệm và tác dụng của kiểm kê: 1 Khái niệm Theo khoản 1 điều 30 của Luật kế toán: Kiểm kê tài sản... 1 Tên và số hiệu của chứng từ kế toán 2 Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán 3 Tên và đòa chỉ của đơn vò và cá nhân lập chứng từ kế toán 4 Tên và đòa chỉ của đơn vò và cá nhân nhận chứng từ kế toán 5 Nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh 6 Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế tài chính ghi bằng số Riêng tổng số tiền của chứng từ dùng để thu, chi tiền phải ghi bằng số và bằng... nhận và đánh giá chất lượng, giá trò của tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu số liệu trong sổ kế toán 21 2 Tác dụng của kiểm kê a Kiểm kê nhằm kiểm tra tại chổ tài sản hiện có, đối chiếu giữa sổ sách kế toán và thực tế để phát hiện kòp thời các hiện tượng, nguyên nhân gây ra chênh lệch và để điều chỉnh sổ kế toán cho phù hợp với thực tế 22 b Các tài liệu do kiểm kê. .. Kiểm kê hiện vật (vật liệu, hàng hóa, tài sản cố đònh…) Tiến hành bằng cách cân, đong, đo, đếm tại chổ các loại tài sản, hiện vật được kiểm kê 26 b Kiểm kê tiền mặt, các chứng phiếu có giá trò như tiền và các chứng khoán  Đối với việc kiểm kê tiền mặt và các chứng phiếu có giá trò như tiền (séc, tem, bưu điện…) Phương pháp kiểm kê là đếm trực tiếp từng loại và đối chiếu Sau đó, lập biên bản kiểm kê. .. ghi chép trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan (Chữ ký có thực không, có đầy đủ số liên theo quy đònh không? )  Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ phát sinh, xem có phù hợp với chế độ, thể lệ về quản lý kinh tế, tài chính hiện hành không?  Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán 17 b Hoàn chỉnh chứng từ Là ghi bổ.. .Chứng từ gốc Theo công dụng, chứng từ gốc được chia thành:  Chứng từ mệnh lệnh:  Chứng từ thực hiện:  Chứng từ liên hợp: Lệnh kiêm phiếu xuất kho, Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ… 11 Các yếu tố cơ bản của một chứng từ gốc Theo nội dung quy đònh trong khoản 1, điều 17, mục I chương 2 của Luật kế toán, bất kỳ một chứng từ gốc nào cũng bao gồm ... nghóa chứng từ kế toán; Tác dụng tính chất pháp lý chứng từ kế toán; Phân loại chứng từ; Tổ chức lập xử lý chứng từ kế toán; Khái niệm tác dụng kiểm kê; Phân loại kiểm kê; Phương pháp kiểm kê 5. 1... đến chứng từ kế toán 13 b Chứng từ ghi sổ (Chứng từ tổng hợp; Bảng kê chứng từ gốc) Chứng từ ghi sổ loại chứng từ dùng để tổng hợp số liệu nhiều chứng từ gốc loại, nghiệp vụ để ghi chép vào sổ kế. .. sổ kế toán đơn giản, nhanh chóng, lập lại nhiều lần bút toán giống 14 5. 4 Tổ chức lập xử lý chứng từ Tổ chức lập, ký chứng từ kế toán Xem luật kế toán 15 Trình tự xử lý chứng từ kế toán a Kiểm