Quản trị dự án máy tính với Microsoft Project Khoa CNTT - Đại học Kinh doanh Công nghệ Hà Nội Lộ trình môn học  Bài 1: Dự án quy trình quản lý dự án  Bài 2: Giới thiệu công cụ Microsoft Project(MSP)  Bài 3: Quản lý yêu cầu dự án  Bài 4: Xây dựng lịch trình công việc  Bài 5: Phòng chống rủi ro quản lý lịch  Bài 6: Thiết lập điều phối nguồn lực  Bài 7: Quản lý chi phí dự án  Bài 8: Các kỹ thuật giám sát dự án  Bài 9: Ôn tập kiểm tra BÀI Giới thiệu công cụ Microsoft Project (MSP) Nội dung          Các thành phần cần quản lý dự án Mục tiêu quản lý công việc Mục tiêu quản lý nguồn lực Mục tiêu quản lý thời gian Mục tiêu quản lý chi phí Thuật ngữ tiếng Anh cho MSP Tổng quan lợi ích/tác dụng công cụ MSP Thiết lập hệ điều hành để chạy MSP Khái niệm Task, Duration, Date, Resource, Cost Gantt Chart  Task Usage  Team Planner  Resource Sheet  Network Diagram  Calendar  Timeline  Resource Graph  Resource Usage  Resource Form  Task Form  Task Sheet  Tracking Gantt  Các thành phần cần quản lý  Công việc      Tổ chức phân rã công việc Tình trạng hoàn thành Thứ tự ưu tiên Mối quan hệ với công việc khác Nguồn lực        Danh sách loại nguồn lực Tình trạng nguồn lực Số lượng, phân bố nguồn lực Tải công việc Bảng phân công nhiệm vụ Bảng theo dõi thời gian Thời gian        Thời gian kế hoạch Thời gian thực tế Độ sai lệch thời gian Lịch làm việc chung dự án Lịch làm việc cá nhân, nhóm Lịch làm việc máy móc thiết bị Chi phí        Chi phí kế hoạch Chi phí thực tế Các hạng mục chi phí Sai lệch chi phí Chi phí làm việc, chạy máy theo Chi phí vật tư theo sản phẩm Các khoản điện, nước, vận chuyển… Mục tiêu quản lý công việc Trình tự công việc theo yêu cầu kỹ thuật Đảm bảo công việc liệt kê đầy đủ Đảm bảo nắm tình trạng công việc hoàn thành, dở dang Đảm bảo quản lý công việc tổng thể đến chi tiết, việc mẹ-việc Quản lý mối quan hệ công việc Quản lý thời gian bắt đầu, kết thúc Đảm bảo quản lý nguồn lực gắn với công việc Mục tiêu quản lý nguồn lực Quản lý loại nguồn lực người, máy móc, vật tư… Quản lý chi phí gắn với loại nguồn lực Quản lý tải thời gian hoạt động Quản lý lịch làm việc Quản lý phân công nguồn lực Cân đối đảm bảo tối ưu hóa nguồn lực Điều chuyển nguồn lực cập nhật thay đổi Mục tiêu quản lý thời gian Quản lý thời gian dự tính, thời gian kế hoạch Quản lý thời gian thực tế, sai lệch thời gian Quản lý thời gian bắt đầu thời gian kết thúc Quản lý giai đoạn, mốc thời gian dự án Quản lý công thực theo công việc, nguồn lực Quản lý lịch làm việc dự án cá nhân, nhóm Cập nhật xác thay đổi dây chuyền thời gian dự án Mục tiêu quản lý chi phí Quản lý chi phí gắn với loại nguồn lực Quản lý chi phí gắn với công việc Quản lý chi phí kế hoạch chi phí phát sinh thực tế, sai lệch chi phí Quản lý chi phí theo giờ, chi phí giờ, chi phí theo lần sử dụng Quản lý chi phí trả trước, trả sau, trả theo công suất sử dụng Quản lý tiến độ giải ngân theo dự án Quản lý giới hạn chi phí Thuật ngữ tiếng Anh sử dụng Microsoft Project Thuật ngữ Giải thích Thuật ngữ Giải thích Project Dự án Ribbon Nhóm công cụ Task Công việc Tab Mục nhóm công cụ Resource Nguồn lực Chart Bảng, biểu đồ Duration Khoảng thời gian Sheet Bảng liệu Calendar Lịch Form Màn hình nhập liệu Cost Chi phí Planner Công cụ lập kế hoạch Usage Mức độ sử dụng Tracking Theo dõi Team Đội ngũ Gantt Henry Gantt Schedule Lịch trình View Màn hình hiển thị Network Mạng Format Định dạng Diagram Biểu đồ, đồ thị Entire Toàn Timeline Trục thời gian Selected Được chọn Resource Sheet Đơn vị tính Danh sách nguồn lực Loại nguồn lực Giá Giá Cách tính chi phí Kiểu lịch làm việc Bài tập Resource Sheet # Bài tập Một người thợ vẽ làm việc từ 2h chiều đến 8h tối, tiền công phải trả bao nhiêu? Dự án có tối đa thợ nặn gốm? Dự án có tối đa bàn xoay? Mẻ gốm thứ nung ngày, tiền gas hết triệu, tiền điện hết triệu Cho biết chi phí điện-gas phát sinh vào ngày thứ ngày thứ 3? Trong đợt làm lọ hoa, bàn xoay sử dụng lần, lần thứ 8h, lần thứ hai 5h, lần thứ ba 6h Hãy tính chi phí sử dụng bàn xoay? Bấm tab VIEW bấm nút tam giác cạnh Tables chọn bảng Cost / Entry / Summary / Usage / Work => nhận xét khác Đáp án Network Diagram    Là sơ đồ mạng công việc Giúp quan sát trực quan mối quan hệ việc dạng đồ thị Đánh dấu đỏ việc quan trọng cần thực phòng chống rủi ro để đảm bảo thành công dự án Calendar    Màn hình hiển thị công việc dạng lịch làm việc Hỗ trợ kiểm tra lịch làm việc theo thời gian Hữu dụng cho tình có kiện bất thường xảy vào thời điểm => cần xác định thời điểm có việc gì? Resource Usage    Màn hình hiển thị mức độ sử dụng nguồn lực theo thời gian Cho biết chi tiết ngày nguồn lực sử dụng giờ, chi phí Có thể điều chỉnh để theo dõi số liệu lũy kế xem thời gian chi phí đồng thời Bấm chuột phải để menu điều chỉnh Bài tập Network Diagram – Calendar – Resource Usage # Bài tập Cho biết tổng chi phí tiền điện dự án? Việc “Trang trí bình hoa” có phải việc trọng yếu dự án không? Điện lực địa phương báo điện ngày 19/5 20/5 cho biết công việc bị ảnh hưởng? (sử dụng Calendar view) Cho biết công lũy kế ‘Thợ nặn gốm’ tính đến ngày 22/4 Cho biết ngày làm việc “nặng” (nhiều nhất) ‘Thợ nặn gốm’? Chủ xưởng vắng ngày 28/4, dùng view Calendar, chế độ Week xác định công việc thực ngày 28/4 để chủ xưởng nhờ người trông coi Đáp án Resource Graph     Biểu đồ kiểm soát tải nguồn lực Cho biết số lượng nguồn lực dùng theo ngày Cảnh báo tải nguồn lực Cho phép xem nhiều nguồn lực, vẽ biểu đồ nguồn lực cho loại nguồn lực dạng nhân công, máy móc… có giới hạn số lượng tối đa Trục thời gian dự án Bấm View \ Entire Project để xem toàn dự án Nguồn lực Quá tải Thanh cuộn để chuyển xem nguồn lực khác Vạch số lượng tối đa Số nguồn lực cần sử dụng theo ngày Timeline     Trình bày vòng đời dự án theo trục thời gian Thể điểm mốc công việc yếu Thể ngày bắt đầu kết thúc dự án Dùng kết hợp với Gantt Chart để hỗ trợ xem lịch dự án Ngày bắt đầu Những công việc Ngày kết thúc Biểu diễn điểm mốc dự án Tracking Gantt Theo dõi liệu thực tế dự án Theo dõi tỷ lệ hoàn thành Theo dõi việc quan trọng (màu đỏ) Biểu diễn sai lệch so với KH ban đầu Bài tập Resource Graph – Timeline – Tracking Gantt # Bài tập Thống kê số ngày tải với nguồn lực? Tổng số ngày bị tải nguồn lực dự án bao nhiêu? Liệt kê nguồn lực không bị tải? Điểm mốc “Trang trí xong” xảy nào? Hãy cho biết tình trạng hoàn thành việc “Mua khí đốt” toàn giai đoạn “Chuẩn bị sản xuất”? Việc “Mua thạch cao” bị lệch so với kế hoạch ban đầu ngày? Liệt kê danh sách ID (số hiệu) công việc trọng yếu dự án thể biểu đồ Tracking Gantt? Đáp án Resource Form     Màn hình nhập liệu masterdetail, kê chi tiết công việc theo nguồn lực Cho phép điều chỉnh số lượng nguồn lực cần dùng thời gian sử dụng Có thể điều chỉnh để xem/cập nhật thời gian làm việc chi phí Hỗ trợ ghi Bấm Next / Previous để chuyển nguồn lực Bấm chuột phải để menu điều chỉnh Task Form     Màn hình nhập liệu masterdetail, kê chi tiết nguồn lực gắn với công việc Cho phép điều chỉnh danh sách nguồn lực, số lượng nguồn lực, nhập chi phí Có thể điều chỉnh để xem/cập nhật thời gian làm việc chi phí Hỗ trợ ghi Bấm Next / Previous để chuyển nguồn lực Bấm chuột phải để menu điều chỉnh Task Sheet   Màn hình nhập liệu dạng bảng, tương tự Gantt Chart phần biều đồ trực quan Thích hợp cho việc thiết kế trường thông tin tự định nghĩa để phục vụ mục tiêu quản lý khác quản lý yêu cầu, quản lý rủi ro Bài tập Resource Form – Task Form – Task Sheet # Bài tập Cho biết chi phí lại công việc “Nặn 100 bình hoa”? Cho biết số lượng loại nguồn lực việc “Nặn 500 bát ăn cơm”? Thợ vẽ có công việc? Xác định việc tốn nhiều thời gian nhất, thời gian thợ vẽ? Cột “Add new column” có ý nghĩa Task Sheet? So sánh khả lọc liệu Task Sheet với Excel? Đáp án Bài tập nhà    Chia nhóm tìm hiểu nút bấm toolbar Bỏ qua nhóm Clipboard Font tab Task Phần Format biến đổi khác tùy thuộc view, tìm hiểu Format cho Gantt Chart, Tracking Gantt, Resource Sheet Team Planner