CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRƯ GV: Phan Thị Thu Nga I Công tác văn thư Những vấn đề chung về công tác văn thư I Nôôi dung nghiêôp vụ công tác văn thư www.themegallery.com Những vấn đề chung về công tác văn thư 1.1 Khái niêôm 1.2 Nguyên tắc, Yêu cầu chung 1.3 Ý nghĩa 1.4 Trách nhiêôm www.themegallery.com 1.1 Khái niêệm Công tác văn thư bao gồm các công việc về: - Soạn thảo, ban hành văn bản; - Quản lý văn bản, tài liệu khác hình thành quá trình hoạt đôông CQ, TC; - Quản lý sử dụng dấu công tác văn thư www.themegallery.com Tại nói công tác văn thư ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động QLHCNN? Nêu VD cụ thể không làm tốt CTVT gây hậu hoạt động QLHCNN? www.themegallery.com 1.2 Nguyên tắc, yêu cầu chung Viêôc thực hiêôn nghiêôp vụ văn thư cần NGUYÊN TẮC đảm bảo nguyên tắc thống nhất về trình tự, thủ tục; biểu mẫu, thuâ tô ngữ theo quy định pháp luâ tô quy định quan, tổ chức www.themegallery.com 1.2 Nguyên tắc, yêu cầu chung NHANH CHÓNG HIÊôN ĐẠI YÊU CÂU BÍ MÂôT CHÍNH XÁC Nhanh chóng - Tất các khâu nghiêôp vụ CTVT - Chọn lựa CB,CC có lực Chính xác - Chính xác về nôôi dung - Chính xác về thể thức - Chính xác về khâu kỹ thuâôt nghiêôp vụ Bí mâật Theo quy định của Pháp lêênh Bảo vêê bí mâêt QG - Quản lý VB - - Soạn thảo VB Chọn lựa CB, CC Bố trí phòng làm viêôc … Các loại dấu Dấu có hình quốc huy; Dấu không có hình quốc huy \ND 58CP CON DAU.rtf www.themegallery.com Company Logo Những quy định QL SD dấu - Thủ trưởng CQ, TC: chịu tr/nhiệm trước pháp luật về việc quản lý và sử dụng dấu của các CQ, TC Thủ trưởng CQ có thể uỷ quyền cho TPHC (CVP) kiểm tra, theo dõi và quản lý việc sử dụng dấu của CQ, TC - Nhân viên văn thư: có tr/nhiệm trực tiếp quản lý, bảo quản dấu và đóng dấu vào VB www.themegallery.com Company Logo Những quy định QL SD dấu  Mỗi quan được sử dụng một dấu, trường hợp cần có thêm một dấu thứ hai phải có ký hiệu phân biệt với dấu thứ nhất  Các quan, tổ chức có chức cấp văn bằng, chứng chỉ, thẻ, chứng minh nhân dân, thị thực, visa có dán ảnh thì được khắc thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ đê phục vụ cho công tác, nghiệp vụ, phải được quan, tổ chức đã quyết định thành lập quan, tổ chức cho phép, nội dung dấu phải giống dấu thứ nhất www.themegallery.com Company Logo Những quy định QL SD dấu  Con dấu làm xong phải được đăng ký mẫu tại quan Công an và được sử dụng sau đã được cấp Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu Cơ quan, tổ chức bị mất Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu, phải đề nghị quan Công an nơi đã cấp cấp lại Việc đăng ký mẫu dấu phải nộp lệ phí theo quy định Bộ Tài chính Nghiêm cấm việc tự sửa chữa nội dung dấu sau đã đăng ký Cơ quan, tổ chức bắt đầu sử dụng dấu mới phải thông báo giới thiệu mẫu dấu mới” www.themegallery.com Company Logo Những trường hợp dấu bị thu hồi  Có quyết định chia tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thê, kết thúc nhiệm vụ, chuyên đổi hình thức sở hữu;  Doanh nghiệp bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh theo quyết định quan có thẩm quyền hoặc có các vi phạm theo quy định pháp luật  Con dấu bị mất được tìm thấy sau đã có thông báo mất www.themegallery.com Company Logo Thủ tục xin làm dấu Khoản Điều NĐ 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 SĐ, BS một số điều NĐ 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 quản lý và sử dụng dấu www.themegallery.com Company Logo Thủ tục xin làm dấu Khoản Điều NĐ 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 SĐ, BS một số điều NĐ 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 quản lý và sử dụng dấu www.themegallery.com Company Logo Nguyên tắc đóng dấu  Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định  Dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái  Chỉ được đóng dấu vào các VB có chữ ký của người có thẩm quyền,  Không được đóng dấu khống chỉ Nguyên tắc đóng dấu  Không đóng dấu chồng lên nhau, không nhòe mực  Trong trường hợp đóng dấu sai phải hủy bỏ VB, làm lại VB mới Đóng dấu treo - Khi VB còn dạng dự thảo - Đóng vào VB của các tổ chức CQ thành lập không có dấu riêng - Đóng lên phụ lục … www.themegallery.com Company Logo Đóng giáp lai - Được đóng vào chính giữa ranh giới của hai tờ VB VB nhằm đảm bảo tính chân thực của VB, ngăn ngừa tình trạng đánh tráo, thay đổi các tờ VB www.themegallery.com Company Logo Đóng dấu lên phụ lục - Do người ký VB định - Dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên CQ, TC tên của phụ lục www.themegallery.com Company Logo BẢO QUẢN CON DẤU  Dấu của CQ/DN phải được để tại trụ sở CQ/DN Trong trường hợp đặc biệt, Thủ trưởng Cq/DN có thể mang dấu khỏi trụ sở, phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ và đóng dấu  Dấu phải giao cho cán văn thư đủ tin cẩn giữ và đóng dấu Khi vắng mặt, cán văn thư phải bàn giao dấu cho người khác theo y/cầu của lãnh đạo CQ/DN  Dấu phải để hòm, tủ có khoá chắc chắn và để đúng nơi quy định BẢO QUẢN CON DẤU (tiếp)  Không được dùng vật cứng để cọ, rửa dấu Khi cần cọ rửa dấu, có thể ngâm vào xăng và dùng chổi lông để rửa  Khi dấu bị mòn quá trình sử dụng biến dạng thì phải xin phép khắc dấu mới để thay và nộp lại dấu cũ  Trong trường hợp mất dấu: phải báo cáo quan công an gần nhất; đồng thời phải báo cáo quan công an cấp giấy phép khắc dấu và thông báo huỷ bỏ dấu bị mất Xin cám ơn vì đã lăng nghe!