MÔN HỌC:HÀNH VI TỔ CHỨC Hà Nội, tháng 6/2011 Bài tập cá nhân môn học Hành vi tổ chức CÂU HỎI Bạn phát triển dự án đổi mô hình quản lý cá nhân nhóm làm làm việc cho doanh nghiệp/tổ chức bạn làm việc Hãy xác định doanh nghiệp/tổ chức bạn, có vấn đề hay hội liên quan đến chủ đề môn học hành vi tổ chức? Tại sao? Bạn có giải pháp mang tính thực tiễn dựa sở lý thuyết hành vi tổ chức? Báo cáo trình bày dự án đổi cần xây dựng theo cấu trúc sau: - - Cung cấp thông tin cô đọng doanh nghiệp/tổ chức bạn Phát triển tầm nhìn đổi mới: Giải thích cần thay đổi lĩnh vực lĩnh vực hành vi tổ chức người cần tham gia thay đổi vào lúc này? Phân tích sâu vấn đề hành vi tổ chức: Phân tích trọng tâm vào số lĩnh vực môn học hành vi tổ chức mà bạn thấy có vấn đề hay hội cần thay đổi doanh nghiệp hay tổ chức bạn Bạn khai thác chủ đề theo gợi ý sau: o Phong cách lãnh đạo: nhiều nhà phân tích nhấn mạnh khác biệt quản lý lãnh đạo Ứng dụng doanh nghiệp/tổ chức bạn, phân tích xem xét phong cách lãnh đạo có khác biệt với quản lý không? Bạn cần diễn giải cụ thể ứng dụng khái niệm, lý thuyết làm sở o Văn hóa doanh nghiệp: coi yếu tố chiến lược cho việc hoàn thành mục tiêu tổ chức Bạn xác định đặc điểm văn hóa doanh nghiệp/tổ chức bạn, phân tích cách biện chứng để dẫn dắt đến đề đạt đổi cần thiết giúp tăng cường khả cạnh tranh doanh nghiệp/tổ chức bạn thông qua văn hóa doanh nghiệp o Quyền lực xung đột: hai yếu tố gắn liền tổ chức hữu ích phá hủy tổ chức Bạn xác định nguồn quyền lực xung đột doanh nghiệp/tổ chức bạn Phân tích biện chứng đề giải pháp thực tế o Động viên khuyến khích nhân viên làm việc: Bạn phân tích vấn đề hay hội động viên khuyến khích nhân viên làm việc xác định, Bài tập cá nhân môn học Hành vi tổ chức quan sát bình luận trạng thái độ, lực nhân viên doanh nghiệp/tổ chức bạn - Phát triển đề xuất có giá trị: Các ý tưởng, sáng kiến đổi bạn cần diễn giải cụ thể, ý tưởng, sáng kiến quan trọng cho doanh nghiệp/tổ chức bạn? - Xác định bước hành động chi tiết cụ thể cho dự án đổi bạn: Thời gian thực dự án đổi bao lâu? Cần tham gia? Như nào? Xác định giai đoạn thực then chốt? BÀI LÀM a b - Thông tin tổ chức : Giới thiệu Công ty Tên Công ty : Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Giáo dục Ngành nghề kinh doanh : In ấn phát hành sách giáo dục, sách tham khảo loại sản phẩm giáo dục khác - Kinh doanh loại sản phẩm thiết bị giáo dục, thiết bị văn phòng, học sinh, lịch loại - Dịch vụ tư vấn, đầu tư, chuyển giao công nghệ lĩnh vực giáo dục đào tạo, tư vấn du học, lập dự án đào tạo - Khai thác, cung cấp dịch vụ giáo dục, đào tạo qua phương tiện internet, qua phương tiện viễn thông c Lịch sử hình thành phát triển : - Công ty Công ty thành viên Nhà xuất Giáo dục Việt Nam - Các cổ đông : Là Nhà xuất Giáo dục Việt Nam, tổ chức cá nhân - Vốn điều lệ : 80 tỷ đồng - Số lượng CBCNV : 158 người - Số lượng phòng ban : phòng Phòng Khai thác đề tài ; Phòng Kinh doanh ; Phòng Sản xuất Kho vận ; Phòng Kế toán Ngân quỹ; Phòng Hành chính, Phòng Đầu tư Kế hoạch d Sơ đồ tổ chức máy của công ty: HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KI ỂM SOÁT Bài tập cá nhân môn học Hành vi tổ chức PHÓ GIÁM ĐỐC Phòng Khai thác đề tài Phòng Sản xuất Kho vận GIÁM ĐỐC Phòng Kinh doanh Phòng Hành Phòng Kế toán Ngân quỹ Phòng Đầu tư Kế hoạch Phát triển tầm nhìn mới: Qua học từ Bộ môn Quản trị hành vi tổ chức để áp dụng tìm hiểu tổ chức người lao động tổ chức, tìm hiểu nhiều vấn đề liên quan đến hành vi tổ chức mình, ưu điểm có, nhược điểm có Tuy nhiên, xin điểm qua số điển hình hành vi tổ chức tổ chức sau : • Phong cách lãnh đạo : Trong văn hóa tổ chức có người lãnh đạo cao mẫu mực, tài giỏi lĩnh vực kinh doanh với tinh thần trách nhiệm đầy tính sáng tạo Từng thầy giáo đứng trước bục giảng nên lãnh đạo có đạo đức vô đáng kính, gương có ảnh hưởng mạnh đến cấp Lãnh đạo quan tâm tới đời sống nhân viên, công ty lãnh đạo đặt lợi ích khách hàng lên hàng đầu, tổ chức lãnh đạo biết tạo niềm tin, truyền nhiệt huyết cảm hứng cho nhân viên hăng say làm việc • Văn hóa doanh nghiệp : Như bạn biết công ty công ty cổ phần mơí từ nhà xuất giáo dục, môi trường tốt cho người lao động người lao động nghành giáo dục thừa hưởng lịch sử giá trị đạo đức nghành, luôn phải đặt tiêu chí : « có tâm với khách hàng », từ mục tiêu mà có sản phẩm chất lượng, tạo uy tín với khách hàng nhiều mục đích trị, hệ học sinh tương lai bỏ qua mục tiêu kinh doanh lợi nhuận để phục vụ nghành giáo dục phục vụ khách hàng học sinh Nhưng thực tế không lợi nhuận trước mắt mà Bài tập cá nhân môn học Hành vi tổ chức xây dựng hình tượng nhà sản xuất, cung cấp tốt đẹp lòng khách hàng lớn nhiều mang lại lợi ích lâu dài • Quyền lực xung đột : Sự phân công lao động chưa hợp lý khối văn phòng sư phối hợp công việc chưa nhịp nhàng khối kinh doanh hạn chế cần thay đổi tổ chức Một số xung đột thường xảy tổ chức xung đột quyền lợi, lương, thưởng : Hệ thống trả lương tiền thưởng chưa phản ánh lực, trình độ đóng góp người lao động : Do đặc thù ngành từ trước tới nên công ty cổ phần từ Nhà xuất Giáo dục Việt Nam công ty áp dụng trả lương, thưởng theo chức vụ thâm niên công tác, vị trí vào trước tăng lương trước không phân biệt, cấp độ khả năng, lực làm việc Chính điều làm tăng xung đột không đáng có tổ chức • Động viên khuyến khích nhân viên làm việc : Người lãnh đạo Công ty cần phải thường xuyên khuyến khích nhân viên làm việc Hầu hết nhân viên tin tổ chức hưởng lợi họ động viên công việc không động viên gia tăng tỷ lệ chuyển công tác Lãnh đạo « động viên » nhân viên bỏ việc Tuy nhiên hạn chế hệ thống lương, thưởng tổ chức kéo theo vài hạn chế cần thay đổi khác khuyến khích nhân viên làm việc hạn chế tổ chức Người lãnh đạo Công ty thường xuyên khuyến khích nhân viên làm việc, khuyến khích mang tính chất cho có lệ không hiệu Chúng luôn có câu : « Một đống tiền lương không đồng tiền thưởng » Nhưng cách sử dụng hệ thống lương, thưởng phạt tổ chức mà dẫn đến coi hình thức động viên khuyến khích nhân viên làm việc cách đáng Đây vấn đề làm trì trệ lao động tổ chức Ngoài ra, Công ty chưa quan tâm đầu tư cách thực sự, có chuyên môn đến vấn đề tuyển chọn đội ngũ nhân viên đưa vào làm việc Hầu hết thành viên ban lãnh đạo cán cán Nhà xuất đề bạt điều chuyển xuống, với quan điểm ngại không muốn tuyển dụng nhân viên khác ngành Hạn chế làm cho Công ty đổi mới, đột biến hoạt động sản xuất kinh doanh mình, có ổn định lại tạo nhàm chán tổ chức Lãnh đạo thay đổi tức có hội lựa chọn để có giải pháp tối ưu quản lý sử dụng nhận Và quan điểm làm giảm suất hoạt động Công ty Bài tập cá nhân môn học Hành vi tổ chức Phát triển đề xuất bước hành động chi tiết cụ thể cho dự án : Được trả công ? đánh giá thăng tiến mối quan tâm hàng đầu người lao động tổ chức Do đó, để thực dự án « Xây dựng Quy chế trả lương tổ chức » xin đề xuất bước hành động sau : Bước : Xây dựng hệ thống mô tả công việc khoa học, mang tính hệ thống hoá phục vụ cho việc phân công công việc (người theo việc), tuyển dụng (yêu cầu công việc tương quan so sánh với lực phẩm chất cá nhân), tuyển dụng nội (điều chuyển, thăng tiến, đề bạt, kế vị…) Bước : Xây dựng hệ thống thang bảng lương tiên tiến, linh hoạt thể đầy đủ chuẩn mực đại đãi ngộ, giúp trì phát triển sức mạnh nguồn nhân lực- tài sản quý giá doanh nghiệp Hệ thống lương đề xuất tiếp thu ưu điểm hệ thống hành, triệt tiêu bất cập tồn giới thiệu cấu phần giúp cho hệ thống hoạt động hiệu giác độ quản trị nhân quản trị tài Sau xin đưa hướng đề xuất thực dự án việc xây dựng Quy chế tiền lương Công ty sau: I MỤC ĐÍCH VÀ YÊU CẦU CỦA DỰ ÁN Mục đích dự án: - Khảo sát, đánh giá thực trạng hệ thống phân công công việc, xây dựng quy chế tiền lương áp dụng Công ty - Dự án thực áp dụng cho vị trí, chức danh Công ty Yêu cầu dự án: Hệ thống tiền lương xây dựng nhằm mục đích tăng cường khả thu hút, lưu giữ ổn định đội ngũ nhân sự, nâng cao mức độ hài lòng, gắn bó nhân viên, tăng cường hiệu lực hiệu quản lý Yêu cầu cụ thể sau:  Công nội công ty: Trả lương theo tích chất, mức độ phức tạp công việc đảm nhận (hay gọi giá trị công việc) mức độ hoàn thành người lao động doanh nghiệp Đây vấn đề khó nhạy cảm hệ thống tiền lương Có câu ‘không sợ ít, sợ không công bằng’ Thách thức phải đánh giá, phân hạng giá trị chức danh công việc thành nhóm lương từ thấp đến cao Việc đánh giá phải dựa mô tả công việc chuẩn phương pháp phù hợp Giá trị công việc cần xem xét, phân tích Bài tập cá nhân môn học Hành vi tổ chức nhiều khía cạnh không dừng lại thâm niên hay cấp Tại chức danh công việc nhóm lương cao thấp chức danh khác, vị trí công việc trả lương cho người cao hơn, thấp người câu hỏi phổ biến mà người xây dựng hệ thống tiền lương phải giải đáp  Cạnh tranh so với thị trường lao động: Mức tiền lương thiết lập sở cạnh tranh với thị trường lao động, đảm bảo thu hút lưu giữ lao động Theo đó, hệ thống tiến lương cần có chế thu thập thông tin mặt tiền lương thị trường lao động Trên sở đó, tùy nhóm lao động, doanh nghiệp xác định chiến lược trả lương phù hợp với nhu cầu thu hút - cao hơn, thấp mức trung bình thị trường Ngoài ra, thang lương hàng năm xem xét điều chỉnh theo tình hình lạm phát, số giá tiêu dùng  Đảm bảo tính hệ thống: Hệ thống tiền lương phải xây dựng phù hợp quán với chiến lược kinh doanh, kế hoạch/ngân sách nhân chức quản lý khác Điều yêu cầu phải có nhìn tổng thể toàn hệ thống quản lý nhân doanh nghiệp Ví cấu tổ chức, phân công công việc không rõ ràng dẫn đến đánh giá giá trị công việc không công bằng, bình quân chủ nghĩa Thiếu chế tiêu chuẩn đánh giá lực, kết làm việc dẫn đến xếp lương tăng lương luận cứ, cảm tính theo thâm niên, cấp II CÁC VẤN ĐỀ CẦN XEM XÉT TRONG VIỆC XÂY DỰNG QUY CHẾ TRẢ LƯƠNG Mặt lương chung xã hội ngành khu vực Doanh nghiệp không chịu sức ép cạnh tranh đầu sản phẩm, dịch vụ mà chịu cạnh tranh gay gắt yếu tố đầu vào mà nhân lực luôn yếu tố quan trọng Dự án phải xác định mặt mức lương bình quân vị trí lao động ngành khu vực địa lý Điều giúp đưa mức tiền lương cạnh tranh, có khả thu hút lưu giữ nhân viên Quy định của pháp luật: Tìm hiểu tuân thủ quy định pháp luật vấn đề lao động trước xây dựng chế trả lương việc làm bắt buộc Doanh nghiệp cần lưu ý đến vấn đề mức lương tối thiểu Nhà nước quy định hợp đồng Bài tập cá nhân môn học Hành vi tổ chức lương thử việc, lương thời vụ, lương kỳ thai sản, ốm đau, nghỉ việc… Chính sách phát triển nhân lực Công ty, phải xác định rõ doanh nghiệp cần loại lao động bao nhiêu? Doanh nghiệp cần nhân viên cống hiến nào? Và dự án làm để có? Tính chất đặc thù công việc mức độ ưu tiên vị trí chức danh: Hãy liệt kê sơ phân loại lao động doanh nghiệp theo đặc thù công việc yêu cầu lực, trình độ khác Loại lao động hay nhóm vị trí chức đanh then chốt doanh nghiệp, chịu cạnh tranh lớn từ thị trường lao động cần có mức độ ưu tiên thích đáng Tuy nhiên, dù lương cao trả lương cào bằng, không gắn với tính chất công việc, mục tiêu kết lao động lại không phát huy hiệu quả, chí phản tác dụng Việc phân loại lao động thành nhóm có vị trí, tính chất công việc mức độ trách nhiệm khác để trả lương giúp bạn việc xác lập nên chế trả lương công Cách thức tính trả lương Tuỳ thuộc vào đặc thù kinh doanh doanh nghiệp mà dự án lựa chọn cách thức trả lương cứng hay khoán, đồng thời hai Lương cứng số tiền cố định mà doanh nghiệp trả cho người lao động hàng tháng tương ứng với vị trí chức danh công việc Lương khoán số tiền người lao động hưởng khối lượng, số lượng chất lượng công việc hoàn thành Lương khoán theo thời gian (giờ), hay đơn vị sản phẩm, doanh thu, chí lãi gộp tháng Mỗi cách trả lương có ưu điểm riêng Lương cứng đảm bảo cho người lao động cảm thấy yên tâm ổn định công việc sống, từ họ toàn tâm, toàn ý với công việc Lương khoán lại tạo động lực khuyến khích, phát huy tối đa lực người, đo đếm dễ dàng gắn liền với kết lao động thông qua khoán Thực tế, doanh nghiệp vừa nhỏ nên áp đụng hai cách trả lương Quan điểm ý kiến của người lao động Thông qua trưng cầu ý kiến người lao động, biết ưu, nhược điểm chế trả lương vấn đề cần khắc phục, nắm rõ mong muốn nguyện vọng quan điểm nhân viên tính hợp lý, công cách tính lương… Điều này, giúp dự án tránh sai lầm mang tính chủ quan, áp đặt Mặt khác, làm cho người lao động cảm thấy tôn trọng việc trả lương họ xây dựng định Bài tập cá nhân môn học Hành vi tổ chức Khả chi trả doanh nghiệp: Vấn đề cuối cần xem xét khả chi trả doanh nghiệp Lương phận chi phí ảnh hưởng đến kết kinh doanh Chúng ta cần tính toán tỷ lệ tiền lương hợp lý doanh thu kế hoạch để vừa đảm bảo trả lương đủ khuyến khích người lao động, vừa đảm bảo hiệu kinh doanh Cũng cần lưu ý, lúc việc có lãi hay không lãi sở đề trả lương Nếu dự án kinh doanh giai đoạn bắt đầu sao? III CÁC BƯỚC XÂY DỰNG QUY CHẾ TRẢ LƯƠNG Để dự án triển khai hiệu đề xuất thực dự án theo giai đoạn với bước sau: Bước 1: Xác định đơn giá Quỹ tiền lương kế hoạch năm Chúng ta cần dự báo doanh nghiệp cần cho tiền lương tỷ lệ doanh thu đơn giá tiền lương năm Đơn giá sở để xác định lương cho nhóm chức danh, để tính lương khoán doanh thu hay đơn vị sản phẩm Bước 2: Xây dựng hệ thống chức danh hệ số dãn cách Ở bước này, cần liệt kê nhóm công việc có tính chất, mức độ phức tạp trách nhiệm thành nhóm chức đanh Việc đòi hỏi cần có mô tả công việc yêu cầu chi tiết cho vị trí chức danh theo nhóm yếu tố bản, ví dụ như: Trình độ đào tạo, kinh nghiệm chuyên môn, kiến thức kỹ cần có để thực công việc Tính trách nhiệm áp lực công việc thực tế đảm nhận Trên sở yếu tố này, xác định hệ số số điểm tương ứng với chức danh Cần cân nhắc kỹ lưỡng đến hệ số dãn cách vị trí chức danh cho đảm bảo hợp lý người cao thấp công ty vị trí liền kề Bước 3: Xác định cách thức tính trả lương đến lao động Với loại tính chất lao động, với phận doanh nghiệp mà ta áp dụng cách tính trả lương cho phù hợp Lương cố định áp dụng cho vị trí hành chính, lương khoán áp dụng cho vị trí trực tiếp sản xuất sản phẩm tạo doanh thu Cũng áp dụng hai cách tính lương, tức vừa có phần lương cố định vừa có phần lương khoán nhằm tận dụng ưu điểm hai hình thức Trả lương khoán có nhiều phương pháp, trả kết khối lượng sản phẩm doanh thu trực tiếp cá nhân nhóm thực hiện, Bài tập cá nhân môn học Hành vi tổ chức hệ số số điểm chức danh, cho phận trực tiếp gián tiếp sản xuất Điều cần lưu ý việc trả lương khoán hay gọi trả lương theo kết công việc hoàn thành bạn phải xác định tỷ lệ hay đơn giá khoán phù hợp, có tính khuyến khích đảm bảo thu nhập cho người lao động Chúng ta nên đặt mức hoàn thành công việc khác nhau, mức cao có tỷ lệ khoán thưởng bổ sung nhằm phát huy tối đa lực khuyến khích người lao động đạt thành tích cao công việc Bước 4: Xây dựng hệ thống đánh giá hoàn thành công việc, khen thưởng xử phạt Đảm bảo tính khuyến khích công quy chế trả lương cần xây dựng tiêu chuẩn hoàn thành công việc, đặc biệt vị trí lao động khối văn phòng gián tiếp sản xuất Việc đòi hỏi mô tả công việc xây dựng tương đối sát với thực tế, công tác lập giám sát kế hoạch làm việc phận, cá nhân thực triệt đế nghiêm túc Mức độ hoàn thành công việc quy đổi thành mức hệ số 0,8 – 0,9 tối đa 1,0 tương ứng với loại lao động A, B, C Một cách khác lỗi sai phạm công việc chất lượng, số lượng tiến độ hoàn thành công việc mà có điểm giảm trừ tương ứng Bước Quy định thời điểm quy trình tính trả lương sách lương đặc biệt Người lao động cần biết rõ quy trình tính lương thời điểm họ trả lương hàng tháng Bên cạnh đó, quy chế cần xác định rõ trường hợp trả lương người lao động công ty cử học, lương làm thêm giờ, lương thời kỳ thai sản lao động nữ… Bước Ban hành, áp dụng liên tục đánh giá, sửa đổi, bổ sung Quy chế Quy chế cần viết ngắn gọn, súc tích dễ hiểu Trước ban hành thức, ban dự án cần họp phổ biến lấy ý kiến người lao động Ở nhiều doanh nghiệp, nhận nguyên nhân gây bất bình, đồn đại, mâu thuẫn đoàn kết Cơ chế lương rõ ràng, minh bạch tinh thần động lực nhân viên cao Đừng giữ bí mật quy chế lương viết đánh đố người đọc Mức trả cho người bí mật cách tính lương bạn phải rõ ràng dễ hiểu Người lao động cần biết trả lương cho họ Mỗi người lao động Công ty phải biết rõ cách tính lương cho cá nhân, phận mình, sách khuyến khích, đãi ngộ Công ty Sau áp đụng, phải nhớ chế sách trả lương bất biến mà cần liên tục xem xét, đánh giá sửa đổi cho phù hợp với bối cảnh kinh doanh yêu cầu 10 Bài tập cá nhân môn học Hành vi tổ chức IV TỔ CHỨC THỰC HIỆN Thành phần tham gia dự án Để đảm bảo dự án tiến triển thuận lợi tiến độ, Ban dự án đề nghị có thêm phối hợp Ban lãnh đạo Công ty với thành viên dự án Thành phần tham dự bao gồm: Ông/Bà ……… - Giám đốc – Trưởng ban dự án Ông/Bà ……… - Phó Giám đốc – Phó ban dự án Ông/Bà……… - Giám đốc nhân - Thành viên ban dự án Ông/Bà……… - Kế toán trưởng - Thành viên ban dự án Ông/Bà……… - Chuyên viên tiền lương, sách – Thành viên ban dự án kiêm thư ký dự án Tiến độ triển khai dự án: Tổng thời gian thực dự án 10 tuần, đó: - Giai đoạn 1: Khảo sát thực trạng, báo cáo định hướng dự án xây dựng quy chế tiền lương: tuần - Giai đoạn 2: Xây dựng hệ thống đánh giá phân công công việc cho chức danh : tuần - Giai đoạn 3: Xây dựng hệ thống lương chế độ đãi ngộ: tuần Trên toàn viết, thể quan điểm, nhận xét thân hành vi tổ chức đơn vị mà làm việc Rất mong nhận xét chân thành từ phía Thầy (Cô) giáo viết Xin chân trọng cảm ơn! DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu tham khảo – lưu hành nội Chương trình Đào tạo Thạc sỹ- Quản trị Kinh doanh Quốc tế trường Đại học Quốc gia Bộ môn Hành vi tổ chức Tham khảo trang web: http:/tailieu.vn/ , http://www.vatgia.com; http://en.wikipedia.org/ 11